HATTFJELLDAL KOMMUNE. 2.utgave. Økonomireglement, vedtatt

Transkript

1 HATTFJELLDAL KOMMUNE 2.utgave. Økonomireglement, vedtatt

2 Innhold: Økonomireglement for Hattfjelldal kommune 1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET Bakgrunn Formål KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM Årsbudsjett og økonomiplan Tidsplan og innhold Oppstilling og fordeling Behandling Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Anvendelsesområde Kommunestyrets kompetanse Begrensinger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakter til formannskapet Fullmakter til rådmannen Oppfølging av budsjett ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN Økonomimodellen og økonomisystemet Økonomisystemet Økonomimodellen (kontostrengen) Hovedinndelingen av regnskap og budsjett Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Intern rapportering SENTRALE SYSTEMER FOR KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER Kontroll ved varemottak attestasjon - anvisning Varemottak Utregningskontroll Attestasjon Anvisning Utgående fakturaer REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING Årsregnskapet Grunnleggende regnskapsprinsipp Anordningsprinsippet Finansielt orientert regnskap Bruttoføring God kommunal regnskapsskikk Vurderingsregler i balansen Regnskapsloven og løsbladforskriftene Merverdiavgift Merverdiavgiftskompensasjon Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister Regnskapsavslutningen Strykningsbestemmelser Regnskapsavleggelse Forslag til aktiviteter ved avslutning av årsregnskapet RAPPORTERING Periodisk rapportering utgave vedtatt side 2 av 51

3 6.2 Årsberetning Nasjonal rapportering REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING Formålet med forvaltningen Opptak av lån Finansieringsavtaler leasing Plassering overskuddslikviditet Bankinnskudd Obligasjoner/sertifikater Øvrige verdipapirer Rapportering DIVERSE BESTEMMELSER REGNSKAPET Retningslinjer for avskriving av fordringer Saksgang og ansvarfordeling i innfordringsarbeidet Retningslinjer for tapsavsetning, avskrivning av konstaterte tap og sletting Delegasjon Retninglinjer for aktivering av eiendeler Retningslinjer for avskrivning av eiendeler Regler for innbetalinger Regler for utbetalinger Regler for kontantkasse REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKTER Formål Definisjoner Forholdet til kommunens plansystem Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet Initiativ Forslag til bevilgning Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett Administrasjon Tomt/eiendomserverv Forprosjekt Godkjenning av forprosjekt Detaljprosjektering Byggestart Oppfølging i byggetiden Prosjektregnskap Tilleggsbevilgning Overtakelse/Overlevering Sluttregnskap RETNINGSLINJER INVENTARPROTOKOLL Generelle bestemmelser Registrering Registreringsmåte Gjenstand for registrering Innholdet i registreringen utgave vedtatt side 3 av 51

4 Ansvarlig for registreringen Spesielle tiltak ved flytting og salg av utstyr Kassasjon Kontroll REGLEMENT FOR TILDELING AV STARTLÅN FORMÅL: REGLER FOR TILDELING: LÅNEUTMÅLING: LÅNEVILKÅR: BEHOVSPRØVING / PRIORITERING: SÆRSKILT TILDELING: BEVILGNINGSMYNDIGHET: LÅNEOPPTAK I HUSBANKEN: ADMINISTRASJON OG SAKSBEHANDLING: BETALINGSUTSETTELSE: OMKOSTNINGER: PANT OG PRIORITET: IKRAFTTREDELSE: utgave vedtatt side 4 av 51

5 1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jmfr kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning - jmfr kommuneloven 48 nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Økonomireglementet er bygget opp med budsjett- og regnskapsteori sammen med fremgangsmåter (rutiner) for hvordan vi løser de viktigste spørsmålene i vår egen økonomiforvaltning. 2. utgave vedtatt side 5 av 51

6 2 KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) Årsbudsjettet Kvartalssrapporter Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering Kommuneplanens langsiktige del (Strategisk kommuneplan) Strategisk kommuneplan trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs i hver kommunestyreperiode. Kommuneplanens kortsiktige del Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har et 4 årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til handlingsprogram og disse dokumentene blir dermed identiske. Dokumentet betegnes heretter som økonomiplan. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles parallelt med vedtak i kommunestyret i desember. I løpet av året er det rapporteringer til kommunestyret, per 30. mai og 30.oktober. Her foretas det en grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. I bestemmelsene om fullmakter i budsjettsaker fremgår administrasjonens fullmakter til å regulere budsjettet i løpet av året. I forbindelse med rapportene til kommunestyret (se pkt. 6.1.) foretas det budsjettreguleringer etter behov. Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jfr kommuneloven 49 og forskrift om rapportering per 15. februar hvert år. For videre prosedyre se kapittel 6. Kommunestyret er pålagt å behandle årsregnskapet innen 1. juli det påfølgende år, jfr kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10. For videre prosedyre se kapittel 5 Rådmannen skal utarbeide årsberetning i hht kommuneloven 48. For videre prosedyre se kapittel utgave vedtatt side 6 av 51

7 Det kommunale styringssystemet kan fremstilles slik: Kommuneplanen langsiktig del mål for utviklingen retningslinjer for gjennomføring arealdel Handlingsprogram mål/premisser sektorplaner langtidsbudsjett/økonomiplan Bevilgningsbudsjett Internregnskap Drift, investering og balanse Etter den inndelingen kommunen har gjort i bevilgningsbudsjettet (se kontoplanveileder) Ekstern regnskap Økonomi oversikter drift investering balanse Kvartalsrapporter Årsberetning Nasjonal rapportering (KOSTRA/IPLOS/GIS) ekstern rapportering funksjonsinndeling nøkkeltall Samlet ekstern informasjon 2. utgave vedtatt side 7 av 51

8 2.1 Årsbudsjett og økonomiplan Økonomireglement for Hattfjelldal kommune FORMÅL Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere mål og strategier fastsatt i Strategisk kommuneplan, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. ANVENDELSESOMRÅDE I henhold til kommuneloven 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jfr kommuneloven 44, nr 5. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. ANSVAR Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økonomiplanog årsbudsjettsakene. UTARBEIDELSE Strategisk kommuneplan benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg benyttes følgende: sektorplaner konsekvensjustert budsjett årsregnskap årsmelding med evaluering av drift og vedtatte mål kommuneproposisjon fra regjeringen nasjonal rapportering Konsekvensjustert budsjett For å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i økonomiplanperioden utarbeider rådmannen en konsekvensjustert budsjettsak. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele perioden. I tillegg er sektorplaner og de investeringer som kommunestyret har vedtatt ved forrige rullering av økonomiplanen, samt andre evt. eksterne pålegg lagt inn. På grunnlag av ovenstående bestemmer kommunestyret avdelingenes foreløpige rammer Tidsplan og innhold. Rådmannen sender i juni ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av økonomiplanen og årsbudsjettet med vedtak i desember, jfr. økonomisystemets årssyklus. 2. utgave vedtatt side 8 av 51

9 Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik: Budsjettsak Rundskriv fra rådmannen Administrativ behandling i avdelingene Frist avdelinger Rådmannens forslag presenteres Formannskapet Kommunestyret august august august - september Ca 25.oktober Ca 15.november Ca 1.desember Ca 15.desember Økonomiplanen skal gjelde for fire år angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden danne grunnlaget for årsbudsjett følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i Strategisk kommuneplan og sentrale vedtak som er gjort. Driftsenhetene utarbeider sine forslag til økonomiplan innenfor sine respektive rammeområder. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. I praksis fremskrives årsbudsjettet for hele økonomiplanperiode, samtidig som det foretas endringer i den grad disse er kjent. Årsbudsjettet skal utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelder for ett år bygge på prioriteringer i økonomiplanen være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene for bindende for rammeområdene. årsbudsjett er integrert i økonomiplanen som år Oppstilling og fordeling Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bygge på driftsenhetenes regnskap og årsmelding det foregående året. Det korrigeres for: - Forventede endringer i perioden som følge av endringer i forutsetninger(ny virksomhet, vedtak, pålegg o.l.) - Målsettinger for virksomheten - Resultater som forventes nådd i planperioden - Endringer i stillinger (nye/omgjøringer/reduksjoner) Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområder iht obligatorisk oppstilling, jfr budsjettforskriften vedlegg 1a, 2 og 4. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan 2. utgave vedtatt side 9 av 51

10 økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på netto rammeområde på lik linje med budsjettet. Kommunen opererer med følgende rammeområder: 1 Finans 2 Politiske styringsorganer 3 Sentraladministrasjon 40 PRO 41 Helseavdeling 42 Sosialavdeling 501 Avd.Hattfjelldal skole 502 Avd.Susendal skole/barnehage 503 Avd.Varntresk oppvekstsenter 504 Avd.Hattfjelldal barnehage Avdeling Næring/Teknisk/Kultur (NTK) Innenfor hvert rammeområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. I tilfeller hvor kommunestyret vedtar en innsparing for et rammeområde, skal denne så langt mulig spesifiseres Behandling Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens 44 og 45, og budsjettforskriften 3, 4 og Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret kan vedta budsjettet som brutto utgifter og brutto inntekter eller gi en nettoramme. Avhengig av detaljgraden på nettorammen i bevilgningsbudsjettet skal kommunestyret i tillegg gi mål og premisser for tildelingen. Kommunestyret må selv avgjøre hvilket detaljnivå de vil vedta bevilgningsbudsjettet på gjennom bestemmelser i økonomireglementet. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Er bevilgningene gitt netto pr ansvarsområde skal kommunestyret selv foreta budsjettjusteringer når nettorammen for det gitte ansvarsområde er overskredet. Er bevilgningen gitt brutto inntekt og brutto utgift må kommunestyret få seg forelagt budsjettjustering dersom enten brutto inntekten har avvik eller at brutto utgiften har avvik. Hattfjelldal kommunes budsjett og økonomiplan vedtas med netto rammer. Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året i størst mulig grad må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet, eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Har en sektor overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, pr dato dekkes inn i løpet av året legger rådmannen fram sak om tilleggsbevilgning til kommunestyret. 2.3 Anvendelsesområde Prosedyren for disposisjonsfullmakter i budsjettsaker skal benyttes når: Nettorammen fra kommunestyret skal fordeles Det skal foretas budsjettendringer i løpet av året 2. utgave vedtatt side 10 av 51

11 ANSVAR Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at budsjettreglementet følges. Driftslederne har tilsvarende ansvar overfor rådmannen at reglementet blir fulgt i egen driftsenhet. BESKRIVELSE AV GJENNOMFØRING Budsjettreglementet kommer til anvendelse når det er nødvendig å endre kommunestyrets vedtatte årsbudsjett. Rådmannen foretar budsjettendringer på alle rammeområdene. Rådmannen delegerer myndigheten i den grad dette er hensiktsmessig. 2.4 Kommunestyrets kompetanse Drift: Kommunestyret skal fatte vedtak om årsbudsjett iht. kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Kommunestyret skal selv vedta et budsjett satt opp iht. budsjettskjemaene 1a og 2. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr rammeområde fremgå. Rammeområdene er sammensatt av flere ansvar iht. den interne kontoplanen. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven 45, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder sum frie disponible inntekter finansutgifter netto avsetninger netto til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr budsjettskjema 1a. Kommunestyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom bevilgningen til et rammeområdet er overskredet, jfr budsjettskjema 2. Kommunestyret skal selv foreta endringer i driftsbudsjettet dersom det oppstår merinntekter på over kr ,- innenfor ett rammeområde. Investering: Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjekt, jfr budsjettskjema 4. Kommunestyret selv skal foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på, jfr budsjettskjema 4, dersom netto utgifter på et prosjekt må økes. Formannskapet er for øvrig delegert budsjettmyndighet som angitt i delegasjonsreglementet for formannskapet 2, jfr. k.sak vedtatt den utgave vedtatt side 11 av 51

12 2.4.1 Begrensinger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter: tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn forkommunestyrets vedtak Fullmakter til formannskapet Med de begrensninger som følger av ovenstående samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter, jfr Delegasjonsreglement for formannskapet datert gis følgende ordlyd: 3. Budsjettsaker. 3.1 Formannskapet kan ikke iverksette nye varige driftstiltak med netto årlig utgiftsramme over kr ,- femhundretusen, jfr. Pkt.3.4. Formannskapet kan det enkelte år foreta omdisponering mellom ansvarsområder på inntil kr ,- femhundretusen - for det enkelte ansvarsområde og innenfor totalrammen av vedtatt budsjett. Formannskapet kan gi tilleggsbevilgninger innenfor den ramme for reserverte tilleggsbevilgninger som ligger i det enkelte års budsjett. 3.2 Formannskapet kan vedta endringer i investeringsbudsjettet ved omdisponeringer innenfor den av kommunestyret vedtatte ramme, og kan bevilge midler innenfor den myndighet formannskapet har som fondsstyre for Konsesjonsavgiftsfondet (Næringsfondet) 3.3 Formannskapet har fullmakt til å omgjøre budsjetterte avsetninger til driftsfond, og til å omdisponere tidligere foretatte tilsvarende avsetninger, for å gjøre opp regnskap det enkelte år uten underskudd.. Videre har formannskapet fullmakt til å vedta at bevilgninger kan overføres fra ett regnskapsår til et annet når det foreligger grunner for slik overføring. 3.4 Formannskapet er fondsstyre for kommunens konsesjonsavgiftsfond (næringsfondet) og for tiltaksfondet. For øvrig disponerer formannskapet alle fondsmidler, så lenge bruken av slike midler ikke kommer i strid med kommunestyrets vedtak.. For øremerkede statstilskudd er fullmakten begrenset til statstilskuddet dersom det ikke finnes kommunal bevilgning på området allerede. Foreligger det kommunal bevilgning på området vurderer formannskapet om statstilskuddet skal komme i tillegg til den kommunale bevilgning, eller erstatte denne. Bestemmelsen gjelder for alle rammeområder. Avsetninger: Formannskapet får fullmakt til å foreta avsetning av ledige driftsmidler til disposisjonsfond. Dette gjelder for alle rammeområder.. 2. utgave vedtatt side 12 av 51

13 2.5 Fullmakter til rådmannen Rådmannen skal ifølge budsjettforskriften sette opp budsjettskjema 6 og 7 for gjeldende årsbudsjett innen 15.januar. Rådmannen gis fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følge av forskyvning av prosjektenes framdrift, ved at budsjettbeløp reduseres i regnskapsåret og overføres til påfølgende budsjettår. Prosjektenes totalbudsjett kan ikke endres. Delegasjonsreglement for rådmannen datert 14.januar 1997/ 17.februar 1998./ 11.juni 1998, 5 gis følgende ordlyd: 5. Budsjett og økonomisaker. 5.1 Med hjemmel i forskrifter av 27. oktober 1993, fastsatt av Kommunaldepartementer, gir kommunestyret rådmannen fullmakt til å foreta endringer i driftsbudsjettet for budsjettområdene 1 til 69 innenfor de rammer kommunestyret har satt for det enkelte budsjettområde. Rådmannen har også fullmakt til å se under ett utgiftsposter for lønn og inntektsposter for refundert sykelønn. Tilsvarende fullmakt gjelder for andre utgifter/inntekter av mindre omfang. 5.2 Rådmannen har fullmakt til å fatte vedtak i forbindelse med søknader fra organisasjoner o.l. om økonomisk støtte innenfor en ramme i det enkelte tilfelle på kr ,- tjuefemtusenmed inndekning over ansvar/art?, 130/14900 «Reserverte tilleggsbevilgninger», eller de enkelte sektorbudsjetter. Denne fullmakt gjelder for saker av ikke-prinsipiell karakter, og ikke for eventuelle tilskudd til partipolitiske organisasjoner. 5.3 Den myndighet som formannskapet har i forbindelse med regnskapsavslutning, jfr.delegasjonsreglementet for formannskapet 3.3, kan utøves av rådmannen dersom tids-og praktiske hensyn gjør dette nødvendig. Det delegeres til rådmannen å ta stilling til bruk av avsatte øremerkede midler fra staten til kommunen (bundne driftsfond) til forutsatte formål. 5.5 Det delegeres til rådmannen å ta stilling til konkret bruk av fondsmidler som kommunestyret/formannskapet har avsatt til angitte formål. Rådmannen kan ikke nytte slike midler til andre tiltak enn de er avsatt til. Rådmannen kan heller ikke nytte slike midler til igangsetting av nye tiltak, eller til varig utvidelse av eksisterende virksomhet. 5.6.Det delegeres til rådmannen å godta anbud på kommunale bygge- og anleggsoppdrag under forutsetning av at dette ligger innenfor vedtatt budsjett og godkjent kostnadsoverslag. Det delegeres også til rådmannen å godkjenne pristilbud på leveranse av varer og tjenester til kommunen for de tilfeller slik godkjenning måtte være kurant. 5.7 Det delegeres til rådmannen å fatte vedtak om omsetning av kommunens konsesjonskraft i tilfeller hvor tidshensyn ikke muliggjør behandling i formannskapet. Før rådmannen fatter slikt vedtak skal han/hun, om mulig, drøfte saken med ordfører, eller i dennes fravær, varaordfører. 5.8 Det delegeres til rådmannen å fatte vedtak om å avskrive uerholdelige fordringer i kommuneregnskapet vedrørende kommunale avgifter og betaling for kommunal tjenesteproduksjon, innenfor en beløpsgrense på kr ,- tjuefemtusen - i forhold til en enkeltperson eller husstand. 2.6 Oppfølging av budsjett Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12, jfr budsjettforskriften utgave vedtatt side 13 av 51

14 3 ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN 3.1 Økonomimodellen og økonomisystemet Økonomisystemet Økonomistyring er bl.a å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem. Kommunens økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: Arena - Budsjett og analyseverktøy. Unique Økonomi Unique Ansatt Unique Kommfakt Unique Fakturabehandling Webmoduler; Unique Faktura og Unique Økonomirapportering I tillegg er det som benyttes av kommunens ulike avdelinger/etater. I den løpende økonomistyring er spesialsystemene et viktig supplement til økonomisystemet. Hovedregnskaps/budsjettsystemet er sentralt i oppbyggingen av en økonomimodell, fordi her samles og presenteres data fra alle modulene i økonomisystemet Økonomimodellen (kontostrengen) Grunntanken i økonomimodellen er "rendyrking" av logisk uavhengige styringsbegreper. I økonomimodellen kalles disse styringsbegrepene dimensjoner og kan settes sammen etter behov. Dimensjonene skal gi relevante data for økonomistyring, hvilket innebærer at hva vi ønsker å få ut skal styre hva vi legger inni økonomisystemet. Økonomimodellen (kontostrengen) styrer "input" i økonomisystemet. Kontostrengen i Hattfjelldal kommune består av fire dimensjoner (ansvar, art, funksjon, prosjekt). Økonomisystemet har flere ledige dimensjoner. Behov for flere dimensjoner vil stort sett komme fra den enkelte avdeling/etat knyttet til løsningen av spesielle oppgaver. Det er hovedsakelig tjenestene (hva som gjøres/skal gjøres) og ansvar (hvor tjenestene utføres) som påvirker ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstyper) og dermed også muligheten for å skape resultater og realisere målene. Det er derfor logisk å bygge opp økonomimodellen med basis i : Ansvar (hvor tjenestene utføres) Art (ressursbruk-inntekts og utgiftstyper) Tjeneste/funksjon (hva som gjøres) som obligatoriske dimensjoner. I en del tilfeller er det også nødvendig å vise spesielt hva vi gjør noe med (objekt/anlegg) eller hvem vi gjør noe for (målgruppe) og dette kan ivaretas i prosjektdimensjonen 2. utgave vedtatt side 14 av 51

15 3.1.3 Hovedinndelingen av regnskap og budsjett En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler: ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT Driftsregnskap/budsjett + Investeringsregnskap/budsjett = Bevilgningsregnskap/budsjett Balanseregnskap Bevilgningsregnskap/budsjett (drifts og investeringsregnskapet) benytter som nevnt over dimensjonene ansvar, art, funksjon og prosjekt. Drifts-og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. Drifts og investeringsdelen skilles ved at første siffer i art settes til 3 eller 1 (3=investeringsdelen og 1=driftsdelen). Eksempel på byggeklosser i økonomimodellen ANSVAR Ansvar defineres som den instans/person som har ansvar for at resultatene skapes og budsjettene holdes (hvem har ansvar for ressursbruk/inntekter - måten tingene gjøres på). Ansvarsdimensjonen viser organiseringen av virksomheten og dermed hvem som har ansvaret for de enkelte ledd i ansvarskjeden. ART -Ressurs/inntektstype (hva slags-lønn, utstyr, salgsinntekter mv) -Beløp, kvantum -Budsjett pr måned, år, flere år tilbake/fremover (HP) -Regnskap pr uke,måned, år, flere år tilbake TJENESTE /FUNKSJON. Tjeneste skal vise hvorfor vi har disse utgiftene/inntektene og hva som gjøres/skal gjøres (hvilke tjenester inntekter/utgifter kan henføres til). Tjenestestrukturen viser de ting som er aktuelle å utføre for å realisere målene. Innenfor en sektor (ansvarsområde) er det et hierarki av tjenester som det skal skapes resultater på, for å oppfylle virksomhetens mål. 2. utgave vedtatt side 15 av 51

16 PROSJEKT Prosjektdimensjonen vil stort sett inneholde tidsbegrensede aktiviteter. I første omgang er det aktuelt å benytte prosjekt i forbindelse med oppføring av bygg og anlegg, tiltak i forbindelse med handlingsprogrammet/økonomiplan, tilskudd som krever eget regnskap osv. Prosjekt er årsuavhengig, dvs at flere år kan til enhver tid ses i sammenheng. FRI BYGGEKLOSS F.eks. bydeler/områder, målgrupper (eldre, barn og unge, mv.) RENDYRKING AV LOGISK UAVHENGIGE STYRINGSBEGREPER. OBLIGATORISKE DIMENSJONER: ANSVAR, ART FUNKSJON Innenfor de ulike dimensjonene som er i bruk er det egne kontoplaner, dvs en kontoplan for ansvar, art, og funksjon. som i spørring og rapportering kobles sammen for lettere å presentere økonomisk informasjon. I økonomisystemet brukes det konteringsregler som effektiviserer input og kontrollfunksjonene i det daglige bruk. Administrativ styring og oppfølgning vil være fokusert på ansvar, mens politisk styring og prioritering vil være mest opptatt av funksjoner. Eksempel på registreringsnivå for drift og investering: Med registreringsnivå forstås den kontospesifikasjon (kontostreng) som benyttes ved anvisning av regninger og lønn for registrering i datasystemene. DRIFT Kontostrengen består av følgende komponenter: Ansvar Art Funksjon Prosjekt 3 siffer 5 siffer 3 siffer 4 siffer ANSVAR Ansvarsområdet angir hvem som er administrativt ansvarlig for budsjettområdet (hvem som har anledning til å disponere en bevilgning og sørger for at bevilgningen ikke overskrides) og er hierarkisk oppbygd. 1. siffer angir hovedansvarsområde. Siffer 2-3 spesifiserer hva ansvaret omfatter. Eks. 501 Hattfjelldal skole (5 for skoler/barnehage/kultur01 for Hattfjelldal skole. ) ART Art beskriver type ressursinnsats som benyttes (hovedgrupper av inntekter og utgifter). Art er bygget opp etter samme mal som Kostra-art.1. siffer angir kontoklasse, drift eller investering.2-4 siffer er Kostra-art 5. siffer er ytterligere spesifisering. Eks Fast lønn (Under Kostra-art 010) Lønn pedagogisk personale (Under Kostra-art 010) FUNKSJON Kode og betegnelse på konkrete tjenester som kommunen yter ovenfor innbyggerne. 2. utgave vedtatt side 16 av 51

17 INVESTERING Kontostrengen består av følgende komponenter: Ansvar Art Funksjon Prosjekt 3 siffer 5 siffer 3 siffer 4 siffer ANSVAR Ansvar er administrativt underlagt rådmannen. ART Art beskriver type ressursinnsats som benyttes (hovedgrupper av inntekter og utgifter). Art er bygget opp etter samme mal som Kostra-art.1. siffer angir kontoklasse, drift eller investering.2-4 siffer er Kostra-art 5. siffer er ytterligere spesifisering. FUNKSJON Funksjoner kode og betegnelse på konkrete tjenester som kommunen yter ovenfor innbyggerne Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats-årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter p.r. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Kommunens økonomimodell tar hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA. Dette betyr i korthet at KOSTRA s arter og funksjoner opptrer i kommunens registrerings-, spørre- og rapporteringsordninger, som «levende begreper» Intern rapportering Rapportering og spørring vil foregå ved at det velges ut en eller flere dimensjoner i økonomimodellen som skal inngå i et søk eller rapport. Hvilke nivåer som skal presenteres avhenger av målgruppen. Beløpskolonnene skal være regnskap per dato, periodisert budsjett eller hele årets budsjett evt. tidligere års regnskap. Standard rapport til bruk i rapporteringen er: Budsjettoppfølging. Rapporteringen skal foregå slik: Tidspunkt/frekvens Ansvarlig Rapportmottaker Månedlig Leder driftsenhet. Rådmannen juni - oktober Rådmannen Kontrollutvalget Juni - oktober Rådmannen Kommunestyret Rapport til kontrollutvalg og kommunestyre samordnes. 2. utgave vedtatt side 17 av 51