Selskapsavtale. Beise- og miljøtilsyn Salten IKS. Revidert og vedtatt av medlemskommunene. Gjelder fra...

Transkript

1 Vedlegg 1: Revidert selskapsavtale Selskapsavtale Beise- og miljøtilsyn Salten IKS Revidert og vedtatt av medlemskommunene. Gjelder fra... Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser 1. NAVN, SELSKAPSFORM, ANSVAR, DELTAKERE OG KONTOR Selskapets navn er Helse- og miljøtilsyn Salten IKS, forkortet HMTS. Selskapets forretningskontor er i Bodø. Selskapet eies av kommunene Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Meløy, Saltdal, Steigen, Sørfold, Hamarøy, Røst og Værøy. Selskapet er et non profit-selskap dannet i medhold av Lov om interkommunale selskaper (IKS-Ioven), Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven). Forvaltningslov og offentlighetslov gjelder for selskapets virksomhet. Virksomheten er et eget rettssubjekt. Arbeidsgiveransvaret tiligger styret. Virksomheten skal være registrert i Foretaksregisteret. 2. FORMAL I samsvar med rammebetingelser gitt av selskapets eiere samt gjeldende regelverk og delegering av myndighet, er formålet med selskapet å: Utføre saksbehandling, tilsyn og veiledning vedrørende biologiske, Igemiske, fysikalske og tekniske forhold innenfor folkehelse, miljørettet helsevern og forurensning overfor eierkommunene eller andre. Tilføre samfunnsmedisinsk kompetanse etter ønske fra eierkommunene. Gjennomføre utredninger, tilrådinger og prosjekter overfor eierkommunene eller andre. Styret kan bestemme at selskapet også kan påta seg andre oppgaver enn det som ovenfor er nevnt. Selskapet kan ut fra krav om habilitet, uavhengighet og integritet om nødvendig være oppdelt i tilstrekkelig antall underenheter ut fra virksomhetsfelt med atskilte budsjett og regnskap. Selskapet kan delta i andre selskap. Selskapet kan selge tjenester til andre enn sine eiere. Side 2 av 12

2 Kapittel 2. Økonomiforvaltning 3. ANSVAR OG RETTIGHETER l. Selskapet fører noteringer over fordelingen av driftskostnader og driftsinntekter. Representantskapet fastsetter endelig fordeling av netto driftsutgifter på basis av disse noteringene. 2. Selskapets tjenester til eierkommunene betales av eierkommunene. Eierandelene mellom eierkommunene svares prosentvis i henhold til folketallet pr. l. januar det året budsjettet gjelder for. Folketall justeres automatisk hvert år ut fra SSB sine oversikter. Representantskapet fastsetter tilskuddets størrelse i økonomiplan og i årlig budsjett. Representantskapet kan bestemme en annen økonomisk fordeling mellom eierkommunene ut fra ulike mengder pålagte oppgaver. 3. Representantskapet kan bestemme at kommunene skal betale separat for arbeid selskapet utfører utover det avtalte ved inngangen til driftsåret. Representantskapet kan bestemme at selskapets tilsynsrelaterte aktiviteter knyttet til vann, avløp eller renovasjon skal finansieres via andel av kommunenes gebyrer for disse. 4. Betaling for øvrige tjenester skjer, dersom ikke representantskapet vedtar noe annet, på vanlig forretningsmessig grunnlag og fastsettes av styret. Oppdrag for eksterne oppdragsgivere skal dekkes fullt ut økonomisk av disse. 5. Eierkommunene hefter for selskapets disposisjoner og lån i samme forhold som eierbrøken som fastslås etter pkt 2. Overskudd av årets drift kan ikke tilbakeføres til eierne, men avsettes til et fond som disponeres innen selskapet av representantskapet etter forslag fra styret. 6. Underskudd dekkes ved bruk av fondsmidler, egenkapital, overføring til neste års budsjett eller på annen måte som bestemt av representantskapet etter forslag fra styret. 7. Eierne dekker godtgjørelse til egne medlemmer i representantskapet. 8. Selskapet dekker godtgjørelse til styrets medlemmer. 4. REGNSKAP OG REVISJON Selskapet kan ta opp lån i banker og kredittinstitusjoner i hht IKS-Iovens 22. Øvre ramme for driftslån er L mill. kr. Regnskapet skal føres etter regnskapsloven, og regnskapet skal revideres etter revisorloven og god rev isj onsskikk. Selskapet skal ha revisor som velges av representantskapet, jfr IKS-Ioven SÆRSKILTE PLIKTER FOR MEDLEMSKOMMUNENE For de samarbeidende kommunene gjelder følgende særlige forhold: a) I samsvar med selskapets vedtatte budsjett betaler de deltakende kommunene sin budsjetteiie del av utgiftene til selskapet med en halvpaii den 5. januar, og den andre halvpart den 1. juli i budsjettåret. b) Selskapet viderefører medlemskap i Kommunenes Sentralforbund. Side 3 av 12

3 Kapittel 3. Organisasjon 6. REPRESENTANTSKAPET l. Eierkommunene utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste organ og behandler selskapets regnskap, budsjett, økonomiplan og andre saker som etter lover eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet, jfr IKS- loven Representantskapet har 23 medlemmer som sammensettes slik: Beiarn Bodø Fauske Gildeskål Hamarøy Meløy 1 medlem 9 /I 3 /I 1 /I 1 /I 2 /I Saltdal Sørfold Steigen Røst Værøy 2 medlem 1 /I 1 /I 1 /I 1 /I Ved endring av eierforholdet, vurderes representantskapets sammensetning. 3. Representantskapets medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge fra hver kommune, velges av kommunestyrene i eierkommunene for en periode på 4 år, i samsvar med den kommunale valgperioden. Jfr. IKS-Ioven 6. Medlemmer i styret og daglig leder kan ikke være medlemmer i representantskapet. 4. Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet når det er nødvendig for behandling av saker etter IKS-Ioven eller selskapsavtalen og ellers når det er nødvendig for behandling av bestemte saker. Representantskapets leder plikter å innkalle til møte når styret, revisor, minst en av eierkommunene i selskapet eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det for en angitt sak. Innkalling til møte skal skje med minst 4 ukers varsel og innkallingen skal inneholde saksliste og eventuelt saksmateriale. De enkelte eierkommunene skal varsles tilsvarende. Kortere frist kan anvendes når det er tvingende nødvendig (jfr. IKS-Ioven 8). 5. Representantskapet kommer sammen to ganger i året. Årsmøtet skal avholdes senest innen utgangen av mai måned. Budsjettmøtet skal avholdes senest innen utgangen av oktober måned. Representantskapet kan ellers innkalles i samsvar med IKS-Ioven Representantskapet er vedtaksberettiget, og gjennomfører saksbehandlingen, i samsvar med IKSloven 9. Vedtak blir gjort med vanlig tleiiall og hvert medlem har en stemme. Ved likt stemmetall gjør lederens stemme utslaget. Om habilitet blir kommuneloven 40, pkt. 3 gjoli gjeldende i samsvar med IKS-Ioven 15. Jfr forvaltningsloven kap. 2. Vedtak i representantskapet må godkjennes i den utstrekning dette blir krevd etter IKS-Ioven eller lovgivning ellers. 7. Det skal føres møteprotokoll fra møtene. Protokollen underskrives av lederen og 2 av de øvrige medlemmene som velges ved møtets begynnelse. Styre leder og daglig leder skal delta på representantskapets møter. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen. De har talerett og forslagsrett, men ikke stemmerett. 8. På årsmøtet skal representantskapet behandle disse faste sakene: skriftlig årsmelding fra styret revideii årsregnskap fra styret fra forrige kalenderår valg av leder og nestleder i representantskapet annet hveii år Side 4 av 12

4 valg av styremedlemmer, styrets leder og nestleder med varamedlemmer for 2 år av gangen etter forslag fra valgkomiteen valg av valgkomite og dets leder og nestleder fastsetting av godtgjørelse til styret, samt evt. særskilt godtgjørelse til leder valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse vedta størrelsen på tilskudd pr. innbygger for neste års budsjett Valgene skal være skriftige dersom noen krever det. På budsjettmøtet skal representantskapet behandle disse faste sakene: - vedta selskapets budsjett for kommende kalenderår (jfr. IKS-Ioven i 8) - langtidsplan med økonomiplan ihht. IKS-Iovens 20 Dessuten skal representantskapet behandle: - fullmakter til styret - forslag fra styret til låneopptak utover det som er delegert til styret - forslag fra styret om bruk av midler avsatt på fond - forslag til eierne om endringer i vedtektene etter råd fra styret - forslag som er komme inn til styret innen 5 uker før møtet i representantskapet - andre saker som styret vil ta opp 7. STYRET l. Styret i selskapet skal ha 4 medlemmer. Representantskapet velger 3 styremedlemmer med 3 varamedlemmer i rekkefølge. Styremedlemmer og varamedlemmer blir valgt for 2 år av gangen, likevel slik at halvparten er på valg etter loddtrekning etter første året. Ett av styrets 4 medlemmer med varamedlem velges av og blant de ansatte (jfr IKS-Ioven L O). 2. Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstilende organisering av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets budsjett, etiske retningslinjer, retningslinjer for styret samt andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Styret skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. For øvrig skal styret: representere selskapet utad og tegne dets firma ha den myndighet som ble gitt av representantskapet for å lede selskapets virksomhet kunne foreta opptak av driftslån inntil L milion kroner kunne bestemme at hele eller deler av tjenestene regnskapsføring, kassafunksjon, lønnsutbetaling, fellesopplæring, bedriftshelsetjeneste o.a. kan kjøpes utenfor virksomheten opprette og inndra stillinger tilsette og avsette daglig leder og fastsette dennes lønns- og arbeidsvilkår føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten 3. Styret gir sin innstiling i saker som skal forelegges representantskapet og skal i god tid orientere lederen i representantskapet om slike saker. 4. Styrets leder kaller inn til møte når lederen finner det nødvendig, eller når et styremedlem eller daglig leder ber om det. Daglig leder skal være med på styrets møter som sekretær. I styret har daglig leder tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Innkalling til møte skal skje med minst 5 dagers varsel og innkallelse skal inneholde saksliste og evt. saksmateriale (jfr IKS-Ioven i l). 5. Styret er vedtaksføii når minst halvpaiien av medlemmene er til stede. Vedtak blir gjoli med vanlig tleiiall. Ved likt stemmetall gjør lederens stemme utslaget. Ved valg, tilsettinger og habilitet gjelder tilsvarende 6 pkt. 6 i avtalen. Side 5 av 12

5 6. Det skal føres styreprotokoll fra møtene (jfr IKS-Ioven 12). Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 8. DAGLIG LEDER OG ADMINISTRASJON Den daglige driften er underlagt en daglig leder, jfr IKS loven L 4. Daglig leders myndighet og plikter skal være beskrevet i egne retningslinjer. Selskapet skal ha pensjonsordning som gir minst like gode pensjonsrettigheter som den kommunale pensj onsordningen. De ansattes rettigheter og plikter skal være i samsvar med Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø (arbeidsmiljøloven) og selskapets etiske retningslinjer. Endringer av den enkeltes rettigheter/plikter, som et ledd i å harmonisere organisasjonen, vedtas i forhandlinger mellom styret og de ansattes organisasjoner. Kapittel 4. Øvrige bestemmelser 9. UTVIDELSER OG ENDRINGER AV SELSKAPSAVTALEN Nye kommuner eller offentlige virksomheter kan tas opp i selskapet som eiere. Forslag om endring av selskapsavtalen krever minst 2/3 flertall i representantskapet (jfiks-iovens 4). Endringer i selskapsavtalen må godkjennes av kommunestyrene i eierkommunene. Unntatt er justeringer av folketall og tilskudd i 3 i avtalen som gjøres årlig i ut fra SSB sine oversikter pr. 1. Januar. 10. VOLDGIFT Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og utgiftsfordeling avgjøres med bindende virkning ved voldgift etter reglene i tvistemålsloven. 11. UTTREDEN OG OPPLØSNING De første 5 år etter videreføring av selskapet kan ingen av eierne tre ut av selskapet. Vedtak i en kommune om ut-treden av selskapet må meddeles representantskapet skriftlig på årsmøtet minst ett år før planlagt uttredelsestidspunkt. JfIKS-Iovens 30. Oppløsning av selskapet kan bare sige dersom samtlige kommunestyrer har fattet vedtak om dette. Oppløsning må godkjennes av departementet, jfr. IKS-Ioven 32. Ved uttreden eller oppløsning fastsettes utløsningssummen til andelenes nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn. Hver av de deltakende kommuner skal ved oppløsningen av selskapet være ansvarlig for sin del av forpliktelsene i forhold til folketallet det året selskapet blir oppløst. Ved uttreden skal den uttredende kommune fortsette å hefte for den andel av gjeld selskapet måtte ha på det tidspunkt Side 6 av 12

6 uttreden finner sted. Med andel menes den %-vise eierandel i forhold til den enkelte kommunes innbyggertall pr siste årsskifte, se 3.2. Tvist i forbindelse med økonomisk oppgjør ved uttreden eller oppløsning, avgjøres ved voldgift, jfr. L L i avtalen. 12. IKRAFTTREDEN Vedtektsendringer trer i kraft når den er godkjent av eierkommunene. Selskapsavtalen gjøres gjeldende fra... Beiarn Vedtak dato: Saltdal Vedtak dato: Bodø Vedtak dato: Sørfold Vedtak dato: Fauske Vedtak dato: Steigen Vedtak dato: Gildeskål Vedtak dato: Røst Vedtak dato: Hamarøy Vedtak dato: Værøy Vedtak dato: Meløy Vedtak dato: Side 7 av 12

7 Vedlegg 2: Gjeldende selskapsavtale Helse- og miljøtilsyn Salten IKS Revidert og vedtatt av medlemskommunene. Gjelder fra l. januar 2006 Innbyggertall oppdatert SELSKAPSFORM, DELTAKERE, NAVN OG KONTORKOMMUNE Selskapet eies av kommunene Beiarn, Bodø, Fauslke, Gildeskål, Meløy, Saltdal, Steigen, Sørfold, Hamarøy, Røst og Værøy. Selskapet er organisert i samsvar med Lov av 29. januar 1999 nr 6 om interkommunale selskaper, Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene 1-5 og Lov av 13. mars 1981 nr 6 om vern mot forurensninger og om avfall 81 og 83. Selskapets virkefelt utvides til også å omfatte arbeid inenfor området forurensning. Selskapet videreføres ved en overtakelse av personale og aktiva i de deler av Næringsmiddeltilsynet i Salten IKS som ikke går over til det statlge Mattilsynet eller Labora AS. Selskapet er et non profit-selskap. Virksomheten er et eget rettssubjekt og arbeidsgiveransvaret tiligger styret. Virksomheten skal registreres i Foretaksregisteret. Selskapets navn er "Helse- og miljøtilsyn Salten IKS". Selskapet har sitt forretningskontor i Bodø (nedenfor kalt kontorkommune ). 2. FORMAL I samsvar med rammebetingelser gitt av selskapets eiere samt gjeldende regelverk og delegering av myndighet, er formålet med selskapet å:. Utføre saksbehandling, tilsyn og veiledning vedrørende biologiske, kjemiske, fysikalske og tekniske forhold innenfor folkehelse, miljørettet helsevern og forurensning.. Tilføre samfunnsmedisinsk kompetanse.. Gjennomføre utredninger, tilrådinger og prosjekter overfor kommune eller andre.. Samarbeide med og videreutvikle de tjenestene som er lokalisert ute i de ulike kommunene. Oppgave tilagt kommunene i følge sær lov, vil betinge hjemmel i særlov eller unntak fra sær lov som vilkår for at oppgaven kan overføres til interkommunalt selskap. Styret kan bestemme at selskapet også kan påta seg andre oppgaver enn det som ovenfor er nevnt. Selskapet kan ut fra krav om habilitet, uavhengighet og integritet om nødvendig være oppdelt i tilstrekkelig antall underenheter ut fra virksomhetsfelt med atskilte budsjett og regnskap. Selskapet kan delta i andre selskap. 3. EIENDELER, AVTALER, DELEGASJONER Fra videreføringstidspunktet blir:. Eiendelene i Næringsmiddelti L synet og Miljørettet Helsevern i Salten som ikke overføres til det statlige Mattilsynet eller Labora AS, felles eiendom for selskapets medlemskommuner. Det betales ikke vederlag for de respektive eierandeler.. Delegasjoner fra kommunestyrene til Næringsmiddeltilsynet i Salten IKS opphevet.. Delegasjoner fra kommunestyrene til Helse- og miljøtilsyn Salten IKS utarbeidet i forhold til innhold, omfang og funksjon. Side 8 av 12

8 4. FORDELING AV ANSVAR OG RETTIGHETER MELLOM KOMMUNENE, REGNSKAP, REVISJON. Selskapet fører noteringer over fordelingen av driftskostnader og driftsinntekter. Representantskapet fastsetter endelig fordeling av netto driftsutgifter på basis av disse noteringene. Selskapets nettoutgifter betales av deltakerkommunene etter følgende ordning: a) Nettoutgiftene til selskapets tilsynsrelaterte aktiviteter fordeles prosentvis mellom kommunene i henhold til folketallet pr. 1. januar det året budsjettet settes opp. Pr hefter deltakerkommunene slik: Kommune Bodø Beiarn Fauske Gildeskål Meløy Røst Saltdal Steigen Sørfold Værøy Hamarøy Sum Folketall L %-andel 59,16 1,45 12,18 2,63 8,51 0,80 6,05 3,43 2,57 0,95 2,26 100,00 Folketall og dermed årlige tilskudd vil automatisk justeres hvert år ut fra SSB sine oversikter. Representantskapet kan bestemme en annen fordeling mellom kommunene ut fra ulike mengder av pålagte oppgaver. b) Representantskapet kan bestemme at kommunene skal betale separat for arbeid selskapet utfører utover det avtalte ved inngangen til driftsåret. c) Selskapets tilsynsrelaterte aktiviteter knyttet til vann, avløp eller renovasjon kan representantskapet bestemme skal finansieres via andel av kommunenes gebyrer for disse. d) Betaling for øvrige tjenester skjer, dersom ikke representantskapet vedtar noe annet, på vanlig forretningsmessig grunnlag og fastsettes av styret. e) Oppdrag for eksterne oppdragsgivere skal dekkes fullt ut økonomisk av disse. Kommunene er ansvarlige for selskapets forpliktelser etter samme forhold som nevnt i 2. ledd, pkt. a. Overskudd av årets drift kan ikke tilbakeføres til eierne, men avsettes til et fond som disponeres innen selskapet av representantskapet etter forslag fra styret. Underskudd dekkes ved bruk av fondsmidler, overføring til neste års budsjett eller annen måte bestemt av representantskapet etter forslag fi'a styret. Regnskapet skal føres etter regnskapsloven, og regnskapet skal revideres etter revisorloven og god revisj onsskikk. 5. SÆRSKILTE PLIKTER FOR MEDLEMSKOMMUNENE For de samarbeidende kommunene gjelder følgende særlige forhold: a) de deltakende kommunene betaler sin budsjetterte del av utgiftene til selskapet med en halvpart den 5. januar, og den andre halvpart den I. juli i budsjettåret. Endelig avregning og oppgjør siqer når revideii regnskap foreligger. b) selskapet viderefører medlemskap i Kommunenes Sentralforbund. 6. ANSATTES RETTIGHETER Side 9 av 12

9 Selskapet skal tilstrebe å videreføre en pensjonsordning som gir minst like gode pensjonsrettigheter som den kommunale pensj onsordningen. Ved videre drift av selskapet, skal personellets rettigheter og plikter være i samsvar med Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø. Endringer av den enkeltes rettigheter/plikter, som et ledd i å harmonisere organisasjonen, vedtas i forhandlinger mellom styret og de ansattes organisasjoner. 7. ORGANER Selskapet blir ledet av et representantskap og et styre. Den daglige driften er underlagt en daglig leder. 8. DAGLIG LEDER Den daglige leder har ansvaret for den daglig drift og for at selskapets arbeid utføres i overensstemmelse med gjeldende regelverk, i samsvar med delegert myndighet og i samsvar med de vedtak som er fattet av representantskap og styre. Daglig leder gir innstiling i saker som skal behandles av styret og har sekretariatsfunksjon for dette. I styret har daglig leder tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. 1 representantskapet har daglig leder møteplikt, tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Daglig leder skal:. fastsette stilingsbeskrivelser. fastsette eventuelle stilingsinstrukser for driftspersonell. utføre andre oppgaver etter delegasjon fra styret Selskapets daglige leder, eller dennes stedforteder ved leders fravær, samt andre med drifts- og økonomi ansvar for virksomhetsfelt med entydige krav om integritet og uavhengighet, har anvisningsmyndighet innenfor sine respektive deler av det vedtatte budsjett. 9. REPRESENTANTSKAPET 1. Representantskapet er øverste organ for selskapet og sammensettes slik:. For kommunene Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Meløy, Saltdal, Steigen, Sørfold, og Hamarøy: Som representantskapet for Salten Forvaltning IKS.. V ærøy kommune: L representant. Røst kommune: 1 representant Ved endring av eierforholdet, vurderes representantskapets sammensetning. Representantskapets medlemmer med personlige varamedlemmer for Røst og Værøy, velges av kommunestyrene i disse kommunene for en periode på 4 år, i samsvar med den kommunale valgperioden. Øvrige medlemmer og varamedlemmer velges tilsvarende som for Salten Forvaltning IKS. 2. Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet når leder av representantskapet, styret, revisor, minst en av deltakerne i selskapet eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det. Årsmøtet skal avholdes senest innen utgangen av juni måned. Medlemmene i styret og daglig leder kan ikke være medlemmer i representantskapet, men skal være med på representantskapets møter. De har talerett og forslagsrett, men ikke stemmerett. 3. Representantskapet er vedtaksberettiget når minst halvpaiien av medlemskommunene er til stede, og når disse representerer minst to tredeler av stemmene. Vedtak blir gjoli med vanlig flertall. Ved likt stemmetall gjør lederens stemme utslaget. Ved valg eller ansettelse anses den eller de valgt eller ansatt som får flest stemmer. Står stemmetallet likt, treffes avgjørelse om ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning. Om habilitet blir kommuneloven 40, pkt. 3 og Forvaltningsloven kap. 3 gjort gjeldende. Side LO av 12

10 4. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder for 2 år om gangen. Likeledes velger representantskapet leder og nestleder til styret, også for 2 år om gangen. 5. Innkallng til møte skal skje med minst 4 ukers varsel og inkallingen skal inneholde saksliste og eventuelt saksmateriale. Kortere frist kan anvendes når det er tvingende nødvendig. Det skal føres møteprotokoll. Protokollen underskrives av lederen og 2 av de øvrige medlemmene som velges ved møtets begynnelse. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å ra sitt syn på en sak innført i protokollen. 6. På årsmøtet skal representantskapet behandle disse faste sakene: - skriftlig årsmelding fra styret revidert årsregnskap fra styret fra forrige kalenderår fullmakter til styret valg av leder og nestleder i representantskapet (annet hvert år) valg av styremedlemmer med varamedlemmer etter forslag fra valgkomiteen valg av valgkomite og dets leder og nestleder valg av styrets leder og nestleder fastsetting av godtgjørelse til styret, samt evt. særskilt godtgjørelse til leder valg av revisor Valgene skal være skriftlige dersom noen krever det. Dessuten skal representantskapet behandle: - langtidsplaner og vesentlige endringer forslag fra styret til økonomiplan for kommende 4 år forslag fra styret til låneopptak utover det som er delegert til st yret forslag fra styret til budsjett for kommende år innenfor rammer gitt av eierne forslag fra styret om bruk av midler avsatt på fond forslag ti eierne om endringer i vedtektene etter råd fra styret forslag som er komme inn til styret innen 5 uker før møtet i representantskapet andre saker som styret vil ta opp Vedtak i representantskapet må godkjennes i den utstrekning dette blir krevd etter IKS-Ioven eller lovgivning ellers. Eierne dekker godtgjørelse til egne medlemmer i representantskapet. 10. STYRET I. Styret til selskapet skal ha 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Styremedlemmer og varamedlemmer blir valgt for 2 år av gangen, likevel slik at halvparten er på valg-etter loddtrekning etter første året. Ett av styrets 4 medlemmer velges av og blant de ansatte. 2. Lederen kaller inn til møte når lederen finner det nødvendig, eller når medlem i styret eller daglig leder ber om det. Daglig leder skal være med på styrets møter som sekretær. 3. Styret er vedtaksføit når mer enn halvpaiten av medlemmene er til stede. Vedtak blir gjolt med vanlig flertall. Ved likt stemmetall gjør lederens stemme utslaget. Ved valg, tilsettinger og habilitet gjelder 9 pkt Innkallng til møte skal skje med minst 5 dagers varsel og innkallelse skal inneholde saksliste og evt. saksomfang. Det skal føres styreprotokoll. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 5. Styret skal: representere selskapet utad og tegne dets firma ha den myndighet som ble gitt av representantskapet for å lede selskapets virksomhet kunne foreta opptak av driftslån inntil L milion kroner kunne bestemme at hele eller deler av tjenestene regnskapsføring, kassafunksjon, lønnsutbetaling, fellesopplæring, bedriftshelsetjeneste o.a. kan kjøpes utenfor virksomheten opprette og inndra stilinger tilsette og avsette daglig leder føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten fastsette eventuell stilingsinstruks for daglig leder I --l Side I I av 12

11 tilsette' driftspersonell hvis ikke styret har delegert dette til daglig leder avsette driftspersonell fastsette lønns- og arbeidsvilkår Styret gir sin innstiling i saker som skal forelegges representantskapet og skal i god tid orientere lederen i representantskapet om slike saker. Selskapet dekker godtgjørelse til styrets medlemmer. 11. UTVIDELSER OG ENDRINGER AV SELSKAPSAVTALEN Nye kommuner eller offentlge virksomheter kan tas opp i selskapet som eiere. Forslag om endring av selskapsavtalen krever minst 2/3 flertall i representantskapet. Endringer i selskapsavtalen må godkjennes av kommunestyrene i eierkommunene. Unntatt er justeringer av folketall og tilskudd i 4 som gjøres årlig i ut fra SSB sine oversikter pr. 1. januar. Dette legges fram til underretning til representantskapet. 12. VOLDGIFT Eventuell tvist om forståelsen av vedtekter og utgiftsfordeling avgjøres endelig aven voldgiftsnemnd på 3 medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen. 13. UTTREDEN OG OPPLØSNING De første 5 år etter videreføring av selskapet kan ingen av eierne tre ut av selskapet. Forslag om ut-treden av selskapet meddeles representantskapet skriftlig minst et år før planlagt uttredelsestidspunkt Forslag om oppløsning av samarbeidet må vedtas av representantskapet med 2/3 flertall. Vedtak om oppløsning må godkjennes av deltakerkommunene. Ved uttreden eller oppløsning fastsettes utløsningssummen til andelenes nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn. Den uttredende kommune fortsetter å hefte for den andel av gjeld selskapet måtte ha på det tidspunkt uttreden finner sted. Med andel menes den enkelte kommunes innbyggeiiall i forhold til det totale innbyggertall i deltakerkommunene. Tvist i forbindelse med det økonomiske oppgjøret ved uttreden eller oppløsning, avgjøres ved voldgift, jfr IKRAFTTREDEN Vedtektsendringer trer i kraft fra det tidspunkt representantskapet bestemmer. Sidel2avl2

12 Etiske regler for Helse- og miljøtilsyn Salten IKS Vedtatt og gjort gjeldende fra I medhold av personalhåndboka pkt 3.8. Erstatter etiske regler fra Innledning Helse- og miljøtilsyn Salten (HMTS) er et interkommunalt selskap som eies av kommuner i Salten. Det betyr at selskapet yter tjenester til kommunene og deres innbyggere og at selskapets virksomhet og fremferd må være innenfor etisk aksepterte normer. Kommunene og innbyggerne i Salten må også oppfatte at dette er tilfelle. For å oppnå dette må selskapets ansatte og styre opptre ordentlig, aktsomt og redelig. Vi må lojalt rette oss etter lovverk og andre bestemmelser fra offentlige myndigheter. Et godt omdømme er grunnlaget for selskapets eksistens. Disse etiske regler beskriver hvilke holdninger som skal prege arbeidet i selskapet. Dette gjelder både selskapets ansatte og styre. Oppfølging av reglene må løpende tas opp i felles møter. Daglig leder har et spesielt ansvar for at dette gjøres. 2. For hvem gjelder de etiske reglene? Disse reglene gjelder generelt for alle ansatte og tilitsvalgte (styremedlemmer og representantskap) i selskapet. For de ansatte er reglene en del avansettelseskontrakten. 3. Grunnleggende holdninger Selskapets ansatte og styremedlemmer skal i sitt virke lojalt ivareta lovverk og andre bestemmelser fra offentlige myndigheter. Alle må i det daglige arbeid opptre tilitsvekkende. Herunder må ingen opptre på en måte, når muligheter for habilitetskontlkter foreligger, som er egnet til å svekke tiliten til hans eller hennes uavhengighet i utøvelsen av sin funksjon i selskapet. Dette kan være gjennom slektskap, nære vennskap, økonomiske interesser eller eierinteresser. Generelt må det ikke oppstå tvil om at hver ansatt vil ivareta selskapets og eierkommunenes interesse fremfor egen personlig interesse i saken. Dersom slik tvil kan oppstå, skal vedkommende omgående be om at habilitet vurderes. Ved inhabilitet skal alltid overordnede behandle saken - for daglig leder betyr dette styreleder. I styresaker skal vara innkalles og tiltre, hvis dette er mulig. Vi skal ha en positiv og aktiv holdning til våre kunder, eiere og media. Vi skal være en samfunnsansvarlig og miljøbevisst organisasjon som vurderer alle våre tiltak og handlinger i selskapet ut fra at disse skal være miljøforsvarlige og miljøetiske. Dette gjelder også for innkjøp av varer og tjenester som vi foretar. Dersom en er i tvil tvilen. om en handling er tilatt, skal den ikke gjennomføres før overordnet nås for å avklare Internt i selskapet skal vi behandle hverandre med respekt og med vilje til å fremme godt samarbeid. Diskriminering med grunnlag i rase, kjønn, alder, seksuell legning eller religiøs overbevisning aksepteres ikke. Mobbing og seksuell trakassering må ikke forkomme. For at de krav som settes til drift og opptreden skal oppfylles, må alle arbeide mot felles mål. Dette er summen av de beslutninger som foretas av representantskap, styret og ledelse. Dersom noen skulle oppfatte en beslutning som uetisk eller ikke i samsvar med vedtatt regelverk, må den enkelte omgående

13 opp med nærmeste overordnede. Utover dette må vi som team være lojale mot selskapet og støtte beslutningene ved å gjøre vårt beste for å virkeliggjøre disse. ta dette spørsmål 4. Om innkjøp, økonomiske fordeler, gaver. Alle innkjøp av varer og tjenester skal foregå på en åpen og dokumenterbar måte. For å sikre dette er det vesentlig at reglene for offentlige innkjøp følges spesielt når det skal inngås kontrakt. Ingen ansatt eller styremedlem, eller nærstående av disse, må motta noen form for økonomisk fordel eller personlig gave fra kunder, oppdragsgivere eller andre utover sedvanlige oppmerksomhetsgaver opp til kr 1000,-. Med fordel eller gave menes også invitasjoner til reiser som ikke dekkes av selskapet, eierkommunene eller av institusjon som har et uavhengig forhold til vår drift. Ansatte og styremedlemmer skal ut fra foran stående heller ikke motta rabatter ved kjøp av varer og tjenester fra selskapets forbindelser med mindre dette inngår i en rabattordning avtalt for alle ansatte. Dersom noen tilbys en fordel som over nevnt, skal daglig leder i selskapet varsles umiddelbart. Ansatte og styremedlemmer kan i enkelttilfeller få låne utstyr, møterom mv. etter nærmere avtale med daglig leder. Lånet må ikke være til ulempe for driften. 5. Taushetsplikt For ansatte gjelder taushetserklæring som skal undertegnes ved inngåelse av arbeidskontrakt som en del av denne. For styremedlemmer vises det til "retningslinjer for styrearbeid". 6. Varsling Uavhengig av bestemmelsene om taushetsplikt i pkt. 5 skal kritikkverdige forhold i virksomheten varsles om (jf Arbeidsmiljøloven). Slik varsling kan være:. Forhold som kan medføre fare for liv og helse. Forhold som er, eller kan være, i strid med lov og øvrig regelverk. Forhold som kan skade selskapets omdømme. Mobbing, trakassering eller maktmisbruk. Tyveri og økonomiske misligheter. Brudd på taushetsplikt. Brudd på etiske retningslinjer Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre resultat. Dersom varslingen er forsvarlig, er gjengjeldelse mot varsleren forbudt. Intern varsling skjer til daglig leder. Dersom daglig leder er direkte involvert i saken det gjelder skjer varsling til styreleder eller revisor. Varsleren skal ha tilbakemelding innen en uke. Fører slik intern varsling ikke fram kan den ansatte ta kontakt med andre relevante offentlig tilsyn for oppfølging. 7. Informasjon Informasjon om selskapet og løpende saker og øvrige forhold til media og allmennheten skal normalt skje av daglig leder dersom ikke annet avtales spesielt. Informasjon om styrets arbeid skjer normalt av styrets leder. 8. Oppfølging Selskapets omdømme påvirkes av de ansattes og styremedlemmenes etiske adferd. Daglig leder har et særlig ansvar for å påse at de ansattes adferd til enhver tid er i samsvar med disse etiske reglene. 9. Konsekvenser ved overtredelse av de etiske reglene For ansatte og styremedlemmer vil oveiiredelse av disse regler kunne få konsekvenser for ansettelsesforholdet, jfr. pkt. 2 eller tillitsvervet.

14 Retningslinjer for styrets arbeid i Helse- og miljøtilsyn Salten IKS Vedtatt og gjort gjeldende fra Innledning Disse retningslinjer er fastlagt av styret for å sikre at involverte skal være samstemte med hensyn til styrets ansvar og rolle og styrearbeidets betydning, form, innold og gjennomføring. 2. Styrets ansvar og oppgaver Styret har ansvar for forvaltning, overordnet ledelse og en forsvarlig organisering av selskapet. Styret skal. representere selskapet utad. påse at virksomheten drives i samsvar med formål, selskapsavtale, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. holde seg orientert om selskapets økonomiske stiling. Er det grunn til å anta vesentlige budsjettavvik, skal styret straks gi melding til representantskapets medlemmer. påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. tilsette daglig leder, samt tildele funksjonen som dennes stedfortreder, og foreta oppsigelser av disse. opprette og inndra stilinger og foreta oppsigelser av ansatte. støtte og føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. avgjøre alle saker som etter selskapets forhold er av usedvanlig art eller viktighet og som ut fra selskapsavtalen ikke skal avgjøres av representantskapet. vedta selskapets strategi og langsiktige mål og kontrollere at disse oppfylles. kontrollere store risikofylte engasjementer. sørge for at selskapet blir ledet på en måte som gir økonomisk trygghet for videreføring og utvikling. sørge for at de etiske retningslinjer følges Styret kan delegere myndighet, men det fritar ikke for ansvar. 3. Styrets arbeidsform Styret skal ha en møteplan for året med angivelse av løpende og årlige saker som:. gjennomgang av selskapets strategi. årsmelding med årsberetning og regnskap. langtidsplan for aktivitet og økonomi. årsbudsjett. økonomirapporter min. hvert kvartal. likviditetsbudsjett to ganger årlig. årsmøtesaker

15 . status i HMS-arbeidet og internkontroll. min. årlig evaluering av arbeidet i styret og av daglig leder Der selskapet har myndighet til å treffe enkeltvedtak eller fastsette forskrifter, jfr. forvaltningslovens 2, skal ansatterepresentant i styret ikke delta i behandlingen av disse saker. Styremøter: Daglig leder eller dennes stedfortreder skal møte og er ansvarlig for at det føres protokoll. Utkast til protokoll utsendes umiddelbart etter møtet til styremedlemmene med frist for merknader. Når merknadene er mottatt er vedtakene offisielle. Protokoll for foregående møte godkjennes formelt i neste styremøte, underskrives av de deltakende og antegnes "sett" av de som var fraværende. Protokollene skal oppbevares samlet og trygt. Andre ansatte kan møte i styremøtene dersom styret ønsker det. 4. Utadrettet opptreden og informasjon Det foreligger alminnelig taushetsplikt om arbeidet i styret ut fra allment skjønn, men her særlig nevnt forretningsmessige forhold og personalsaker. Andre vedtak er offentlige i samsvar med offentlighetsloven. Styret skal opptre solidarisk som organ og lojalt overfor selskapet. Det skal ikke i noe tilfelle informeres utad om meningsytringer og standpunkter i styremøtene. Styret skal følge selskapets etiske retningslinjer. Informasjonsoppgaven om styrets arbeid er tilagt styreleder.

16 Retningslinjer for daglig leder i Helse- og miljøtilsyn Salten IKS Vedtatt og gjort gjeldende fra L. Innledning Disse retningslinjer er fastlagt av styret for å sikre at funksjonen som daglig leder utøves som forutsatt av styret. 2. Daglig leders ansvar og oppgaver Daglig leder forestår den daglige ledelse av selskapet. Daglig leder rapporterer direkte til styret og nærmeste overordnede for daglig leder er styret ved styreleder. Daglig leder er nærmeste overordnede for selskapets ansatte. Daglig leder skal lede selskapet i henhold til lov om interkommunale selskaper og selskapsavtalen for HMTS skal forvalte selskapets menneskelige og materielle ressurser og lede selskapet mot de mål og vedtak som representantskapet og styret fastsetter. skal drive selskapet etter selskapets etiske og foretningsmessige prinsipper skal utvirke et åpent og godt samarbeid med styret og representantskap og støtte vedtak i disse organer. skal holde styrelederen løpende informert om forhold av vesentlig betydning har myndighet til å avgjøre alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, usedvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken har myndighet ovenfor ansatte som beskrevet i selskapsavtalens 8 har myndighet til å tilsette og forhandle lønn med ansatte innenfor lønnsforutsetninger fastlagt av styret Daglig leder skal videre sørge for at det foreligger et tilstrekkelig saksgrunnlag for styrets beslutninger og at det til en sak følger med tilråding til vedtak såfremt ildce helt spesielle forhold i saken tilsier noe annet. løpende rapportere til styret om utvikling i faglige resultater, økonomiske forhold, større prosjekter, og ev. vesentlige avvik fra planer og forutsetninger å tilpasse organisasjonen ved endrede mål og ytre forutsetninger og rapportere dette til styret. åpne og gode interne samarbeidsforhold for de ansatte og deres tillitsvalgte 3 Utadrettet opptreden og informasjon Daglig leder har det generelle informasjonsansvar i selskapet med unntak av informasjonsoppgaven om styrets arbeid, som tiligger styreleder. Daglig leder skal bestrebe god informasjon til og et godt samarbeidsforhold med eierkommuner, kunder, offentlige myndigheter, forretningsforbindelser og media. Daglig leder vil være selskapets daglige ansikt utad og må som sådan ikke svekke selskapets omdømme.