Innkalling til møte i kontrollutvalet

Transkript

1 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker er U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag Møterom 157 (loftet) kl Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf // eller til Hogne Haktorson, tlf / Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet på dette møtet. Arild Leigland Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fusa kommune Deloitte Rådmannen i Fusa kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 1

2 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 03/13 Orientering frå rådmann, ny legeordning 04/13 Orientering frå rådmann, samhandlingsreforma 05/13 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Prosjektstyring Vedlegg 06/13 Møteplan for kontrollutvalet 2013 Vedlegg 07/13 Bestilling selskapskontroll Vedlegg 08/13 Standard atterhald om kommunal kontroll Vedlegg 09/13 Gjennomgang av møteprotokollar Vedlegg 10/13 Meldingar Vedlegg 11/13 Orienteringssaker Vedlegg Ymse. 2 2

3 Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem Turid Glesnes FORFALL: Medlem Ranveig Næss DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Deloitte AS ved manager Gunnar Husabø og manager Alf Kåre Kjærnet. Fusa kommune v/ ordførar Hans Vindenes (til 11.30) 1 3

4 Sakliste: Saknr. Sak 36/12 Godkjenning av innkalling og sakliste. 37/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orientering frå rådmann, ny legeordning 39/12 Orientering frå rådmann, samhandlingsreforma 40/12 Gjennomgang av møteprotokollar 41/12 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune 42/12 Tinging prosjektplan forvaltningsrevisjon etter ny plan 43/12 Meldingar 44/12 Orienteringssaker Ymse. SAKNR. 36/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. HANDSAMING I MØTET: Det vart merka at møtet har ikkje vore kunngjort i Os og Fusa posten denne gongen. VEDTAK: Innkalling og saksliste vert godkjent. 37/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. VEDTAK: Møteprotokoll frå møte vert godkjent. 38/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, NY LEGEORDNING FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert utsett til første møte i HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Saka vert utsett til første møte i

5 39/12 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, SAMHANDLINGSREFORMA FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert utsett til første møte i HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Saka vert utsett til første møte i /12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET: Arne Holmefjord orienterte om formannskapet Det er vedteke at budsjettet skal ned 3% i alle einingar i For kontrollutvalet betyr det ein reduksjon på kr. 5000,- i 2013 Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 41/12 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE FUSA KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. 3 5

6 42/12 TINGING PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER NY PLAN FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. HANDSAMING I MØTET: Ordførar Hans Vindenes hadde dette å merke i møtet: Hadde kommunestyret hatt plan for forvaltningsrevisjon til vedtak i dag hadde prioriteringane vore annleis. Fleire prosjekt som til dømes ny symjehall, nytt økonomisystem og felles kartprosjekt med Fjell kommune dreg ut i tid, uklår styring og fare for budsjettsprekk. Det kunne vore ønskeleg med bakgrunn i den informasjonen som finnes i dag at forvaltningsrevisjonsprosjektet «Prosjektstyring» vert sett først. Etter sams drøfting vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Prosjektstyring. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: Sjå på prosjektstyring i Fusa kommune generelt, men med tre case. A: Sjå på konkrete prosjekt som ny symjehall, felles kartprosjekt med Fjell kommune og nytt økonomisystem. B: Prosjektstyring og prosjektleiing/ prosjektorganisering, kven er eigar av prosjektet? C: Vedtaksoppfølging rapportering undervegs. D: Prosjektrekneskap og ferdigrapportering til kommunestyret. E: Kostnadsoverslag og tidsbruk frå vedtak til iverksetting. F: Korleis vert anbudsdokument /forprosjekt utarbeida? 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan: Deloitte sender prosjektplan første veka i februar På kontrollutvalet sitt neste møte vert prosjektplan lagt fram for godkjenning inkludert forslag til framdrift i prosjektet, kostnad og timeforbruk. Kontrollutvalet ber Deloitte og dele opp prosjektet med eventuelle opsjonar. 4 6

7 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Prosjektstyring. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: Sjå på prosjektstyring i Fusa kommune generelt, men med tre case. A: Sjå på konkrete prosjekt som ny symjehall, felles kartprosjekt med Fjell kommune og nytt økonomisystem. B: Prosjektstyring og prosjektleiing/ prosjektorganisering, kven er eigar av prosjektet? C: Vedtaksoppfølging rapportering undervegs. D: Prosjektrekneskap og ferdigrapportering til kommunestyret. E: Kostnadsoverslag og tidsbruk frå vedtak til iverksetting. F: Korleis vert anbudsdokument /forprosjekt utarbeida? 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan: Deloitte sender prosjektplan første veka i februar På kontrollutvalet sitt neste møte vert prosjektplan lagt fram for godkjenning inkludert forslag til framdrift i prosjektet, kostnad og timeforbruk. Kontrollutvalet ber Deloitte og dele opp prosjektet med eventuelle opsjonar. 43/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 13 Fusa kommune Vedtak kst sak 078/12 2. tertialrapport Fusa kommune Møteprotokoll formannskapet FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering 5 7

8 44/12 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet BIR sjølvpålagt forvaltningsrevisjon 2 Sekretariatet Brusseltur Sekretariatet Møteplan Første møte i Sekretariatet Konferansar Deloitte AS Interimsrevisjon FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET 1 Sekretariatet BIR sjølvpålagt forvaltningsrevisjon Saka vart teken til orientering. 2 Sekretariatet Brusseltur 2012 Saka vart teken til orientering. 3 Sekretariatet Møteplan Første møte i 2013 Torsdag kl Sekretariatet Konferansar 2013 Saka vart teken til orientering. 5 Deloitte AS Interimsrevisjon Forslag til vedtak var samrøystes VEDTAK: Manager Alf Kåre Kjærnet gjekk gjennom interimsrevisjonsrapporten. Ingen vesentlige avvik avdekka på nokon områder. Alf Kåre Kjærnet sluttar i Deloitte og startar i FMC. Unni Renate Mo overtar. Saka vart teken til orientering. Orienteringssakene 1,2,4 og 5 vart tekne til orientering. Orienteringssak nr. 3 Møteplan Første møte i 2013 Torsdag kl

9 YMSE: 1. Gunnar Husabø frå Deloitte og sekretariatet hadde ei orientering om kontrollutvalsboka mm. i starten av møtet. Bakgrunnen for orienteringa var ei tinging frå utvalet om korleis kontrollutvalet kunne verte meir aktive i arbeidet sitt. 2. Utvalsleiar orienterte om henvending. Tidlegare tilsett lege i Fusa kommune har stevna kommunen. Kontrollutvalet har tidlegare bedt om ei orientering frå rådmannen i denne saka, jfr. Sak 38/12 til dette møtet. Ny invitasjon til rådmannen om ei orientering i møtet vert sendt Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 7 9

10 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 03/13 03/13 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, NY LEGEORDNING FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringa vert teken til etterretning. Bakgrunn for saka. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak under «Ymse» : Kontrollutvalet inviterer rådmann til kontrollutvalsmøte for å orientere om sak gjeldande ny legeordninga i Fusa kommune og prosessen fram mot denne. Sekretariatet har vore i kontakt med rådmannen og ho har i E post meldt at ho kjem i utvalet denne dagen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 10

11 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 04/13 04/13 ORIENTERING FRÅ RÅDMANN, SAMHANDLINGSREFORMA FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringa vert teken til orientering. Bakgrunn for saka. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak under sak 28/12 Orienteringssaker Orienteringssak nr. 3. Samhandlingsreforma. Kontrollutvalet ber rådmannen orientera om status for kommunen vedr. samhandlingsreforma, på siste utvalsmøte i Sekretariatet har vore i kontakt med rådmannen og ho har i E post meldt at ho kjem i utvalet denne dagen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 11

12 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 05/13 05/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTSTYRING. Vedlegg: Prosjektplan, forvaltningsrevisjon av «Prosjektstyring i Fusa kommune» frå Deloitte AS, dagsett FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon av prosjektstyring i Fusa kommune i tråd med den føreslåtte prosjektplanen og inkludert eventuelle endringar som kom fram i møtet. 2. Revisjonen skal gjennomførast innanfor tidsramma som er gjort greie for i prosjektplanen, punkt Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i møte 26. september 2013 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 42/12 i møte : VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Prosjektstyring. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: Sjå på prosjektstyring i Fusa kommune generelt, men med tre case. A: Sjå på konkrete prosjekt som; rehabilitering symjehall, felles kartprosjekt med Fjell kommune og nytt økonomisystem. B: Prosjektstyring og prosjektleiing/ prosjektorganisering, kven er eigar av prosjektet? C: Vedtaksoppfølging rapportering undervegs. D: Prosjektrekneskap og ferdigrapportering til kommunestyret. E: Kostnadsoverslag og tidsbruk frå vedtak til iverksetting. F: Korleis vert anbudsdokument /forprosjekt utarbeida? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 12

13 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan: Deloitte sender prosjektplan første veka i februar På kontrollutvalet sitt neste møte vert prosjektplan lagt fram for godkjenning inkludert forslag til framdrift i prosjektet, kostnad og timeforbruk. Kontrollutvalet ber Deloitte og dele opp prosjektet med eventuelle opsjonar. Sekretariatet mottok forslag til prosjektplan etter avtale Prosjektplanen er omfattande og grundig og etter sekretariatet si meining i tråd med vedtaket frå kontrollutvalet i sak 42/12. Deloitte AS har i høve tinginga formulert føremålet med forvaltningsrevisjonen slik: (Punkt 1.2) Føremålet med forvaltningsrevisjonen vil vere å undersøke om kommunen har eit tilfredsstillande prosjektstyringssystem i tråd med kommunelova og standard for god prosjektgjennomføring. Med utgangspunkt i føremålet med forvaltningsrevisjonen og drøfting i kontrollutvalet vil revisjonen nytte tre konkrete prosjekt som er gjennomført i Fusa kommune for å vurdere praksis for prosjektstyring i kommunen: Rehabilitering symjehall Kartprosjekt med Fjell kommune Innføring av nytt økonomisystem Med utgangspunkt i vedtaket i kontrollutvalssak 42/12 punkt 2 har Deloitte AS formulert følgjande problemstillingar: 1. Har kommunen eit tilfredsstillande prosjektstyringssystem? Kva overordna system har kommunen for planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekt? Er det etablert tilstrekkeleg rutinar og prosedyrar for: Prosjektorganisering og avklaring av roller og ansvar Prosjektleiing og styringsprinsipp Risikovurdering av prosjekt Rapportering (inkl. budsjett, framdrift og endringar) Økonomistyring i prosjekt Innkjøp i prosjekt (inkl. anbodsdokument) Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring Har kommunen eit tenleg system for avvikshandsaming knytt til prosjekt? Har kommunen tilfredsstillande rutinar for evaluering og erfaringsoverføring/deling frå gjennomførte prosjekt? Har kommunen tilstrekkeleg med kompetanse og ressursar til å utføre tilfredsstillande prosjektstyring? 2. Korleis vert prosjektstyring praktisert i Fusa kommune, og i kva grad vert prosjektstyringssystemet etterlevd innanfor ulike område? Slik sekretariatet ser forslag til føremål og problemstillingar er dei i tråd med vedtaket i kontrollutvalet sak 42/12. Kontrollutvalet vert utfordra på å sette seg godt inn i den grundige prosjektplanen frå Deloitte, og sekretariatet vil tilrå at det vert sett av god tid til denne saka i møtet. Kontrollutvalet må bruke tid på å sikre seg at forvaltningsrevisjonen sitt føremål og problemstillingar gjer svar på dei spørsmål som utvalet meiner er viktigast. 2 13

14 Konklusjon: Sekretariatet legg fram saka med forslag til vedtak, men vil tilrå at utvalet set av god tid til handsaminga av denne saka. Sekretariatet vil tilrå at utvalet og drøftar særskilt punkt 4.2 i prosjektplanen som gjeld tidsbruk. Sekretariatet vil og tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte AS gje løypemeldingar undervegs, til dømes i begge kontrollutvalsmøta våren Deloitte skriv sjølv i prosjektplanen at dei tek sikte på at rapporten er heilt ferdig innan slutten av august Om kontrollutvalet skal kunne handsame rapporten i møte 26. september (sjå forslag til vedtak pkt. 3) vil sekretariatet be om å få sendt over rapporten Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 3 14

15 Prosjektstyring i Fusa kommune Prosjektplan/Engasjementsbrev Februar

16 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Revisjonskriterium og metode Revisjonskriterium Overordna krav om internkontroll Prinsipp for prosjektgjennomføring Prosjektstyringssystem Administrative reglement og kommunale vedtak i Fusa kommune Metode Dokumentanalyse Intervju Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk

17 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet , sak 42/12, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av prosjektstyring i Fusa kommune. Prosjektet har vore prioritert i kontrollutvalet sin plan for forvaltningsrevisjon. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen vil vere å undersøke om kommunen har eit tilfredsstillande prosjektstyringssystem i tråd med kommunelova og standard for god prosjektgjennomføring. Med utgangspunkt i føremålet med forvaltningsrevisjonen og drøfting i kontrollutvalet vil revisjonen nytte tre konkrete prosjekt som er gjennomført i Fusa kommune for å vurdere praksis for prosjektstyring i kommunen: Rehabilitering av symjehall Kartprosjekt med Fjell kommune Innføring av nytt økonomisystem Følgjande problemstillingar vil bli undersøkt: 1. Har kommunen eit tilfredsstillande prosjektstyringssystem? o Kva overordna system har kommunen for planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekt? o Er det etablert tilstrekkeleg rutinar og prosedyrar for: Prosjektorganisering og avklaring av roller og ansvar Prosjektleiing og styringsprinsipp Risikovurdering av prosjekt Rapportering (inkl. budsjett, framdrift og endringar) Økonomistyring i prosjekt Innkjøp i prosjekt (inkl. anbodsdokument) Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring o Har kommunen eit tenleg system for avvikshandsaming knytt til prosjekt? o Har kommunen tilfredsstillande rutinar for evaluering og erfaringsoverføring/deling frå gjennomførte prosjekt? o Har kommunen tilstrekkeleg med kompetanse og ressursar til å utføre tilfredsstillande prosjektstyring? 2. Korleis vert prosjektstyring praktisert i Fusa kommune, og i kva grad vert prosjektstyringssystemet etterlevd innanfor ulike område? 3 17

18 2. Revisjonskriterium 2.1 Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, regelverk og andre relevante kommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane Overordna krav om internkontroll Som del av sitt internkontrollansvar har rådmannen ansvar for å sikre at kommunale investeringsprosjekt er underlagt tilstrekkeleg styring og kontroll: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» 1 Vidare heiter det i kommunelova 47 at: Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres 6 kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.» I forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) er det i 10 også sett krav til budsjettstyring: «Administrasjonssjefen, eventuelt kommune- eller fylkesrådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalingar og utgifter og utbetalingar i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak.» Prinsipp for prosjektgjennomføring Grunnleggande prinsipp for prosjektgjennomføring kan utleiast av teori og standardar. I forvaltningsrevisjonen vil ISO-standarden Kvalitetsstyring i prosjekt 2 bli nytta som autoritativ kjelde. Følgjande krav kan stillast til oppfølgings- og planleggingssystem: 1 Kommunelova 23, pkt NS-ISO 10006:2003 Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekt. Dette er ein norsk utgåve av ein internasjonal standard som er del av den overordna ramma Systemer for kvalitetsstyring. 4 18

19 - «Planleggingen og koordineringen må omfatte hele prosjektet. - Veldefinerte og omforente styringsprinsipper må benyttes gjennom hele prosjektet. - Problemer i prosjektgjennomføringen må kunne identifiseres så tidlig som mulig. - Prosjektstyringssystemet må være slik utformet at det gir grunnlag for god kommunikasjon på alle nivåer i prosjektarbeidet. - Informasjonsmengden prosjektet produserer må være i tråd med det behov som eksisterer på ulike nivåer på informasjonsmottakersiden. - Rapportering av forbruk av ressurser må skje med den frekvens som er nødvendig etter hvert som prosjektet går fremover. - Avviksrapporteringen må være slik at den lett kan bidra til konkrete handlinger.» Prosjektstyringssystem Eit godt prosjektstyringssystem vil danne grunnlag for profesjonell og standardisert prosjektstyring i kommunen. Styring av prosjekt omfattar aktivitetar og prosessar både i den kommunale organisasjonen og i ein funksjon eller grupper spesielt oppretta for prosjektet. Det er tre hovudfasar i eit prosjekt: initiering/planlegging, gjennomføring og avslutning. Modellen under illustrerer viktige element ved gjennomføring av investeringsprosjekt. 4 Prosjektstyringssystemet bør innehalde retningsliner for oppfølging i dei ulike fasane i prosjekta og prosedyrar/rutinar og sjekklister for å sikra at aktivitetar vert gjennomført som føresett. Vidare er det viktig at kommunen legg til rette for at tilsette får opplæring i bruk av prosjektstyringssystemet, og sørgjer for at systemet gjennomgåande blir nytta ved gjennomføring av prosjekt. Nedanfor er det konkretisert korleis krava i teori og standardar for prosjektstyring inngår i hovudfasane i prosjektgjennomføringa Initiering/Planlegging I forprosjektfasen er det viktig å klargjera målet med prosjektet. I byggjeprosjekt vil den overordna målsettinga vera å realisera byggjeprosjektet. Meir spesifikke mål for prosjekt kan vera knytt til kvalitet, teknikkar for utføring, tidsfrist, økonomisk ramme og liknande. Økonomiske rammer må byggja på kostnadsoverslag som er realistiske, der det er tatt omsyn til alle kostnader og gjort påslag for uvisse knytt til prosjektføresetnader. Utgangspunktet for start av eit prosjekt vil alltid vera eit formelt politisk eller administrativt vedtak. I følgje NS-ISO skal det ved start av enkeltprosjekt utarbeidast ein kvalitetsplan for prosjektet som skildrar aktivitetar og ressursar som er nødvendige for å nå prosjektmåla. Det bør vera lagt opp til periodisk gjennomgang av framdriftsplanen for prosjekta, og avvik frå framdriftsplanen bør identifiserast og vurderast. 5 3 Westhagen (2003), gjengitt i Jessen (2005):301 4 Modellen er laga med utgangspunkt i NS-ISO 10006, teori om prosjektstyring og kunnskap om det aktuelle fagområdet. 5 NS-ISO 10006:2003, avsnitt

20 Planlegginga bør omfatte ei risikovurdering, og det bør vere etablert system eller rutinar for å overvake risikoen i heile prosjektperioden. Av ISO-standarden går det fram at: «Identifisering av risiko bør ikke bare ta i betraktning risiko ved kostnader, tid og produkt, men også risiko på områder som produktkvalitet, trygghet, pålitelighet, profesjonelt ansvar, informasjonsteknologi, sikkerhet, helse og miljø. [...] All identifisert risiko bør vurderes. Ved denne vurderingen bør det tas hensyn til erfaringer og historiske data fra tidligere prosjekter. [...] Resultatene fra alle analyser og vurderinger bør registreres og kommuniseres til relevant personell.» 6 Investeringsprosjekt fører normalt til store innkjøp frå eksterne leverandørar av varer og tenester. Det bør vera utarbeidd rutinar som sikrar at innkjøpsprosessar blir gjennomført i samsvar med krav i regelverk og interne rutinar Gjennomføring Seinast ved start for gjennomføring av prosjekt bør det vere vedteken ei prosjektorganisering med klare ansvarsforhold og rapporteringslinjer. Det bør også vere gjort nødvendige avklaringar om framdriftsplan og vesentlege kontrakts- og avtaleforhold. I bugge prosjekt skal byggherren eller prosjektleiinga i samsvar med byggherreforskrifta syte for at det vert utarbeidd ein plan som sikrar eit forsvarleg arbeidsmiljø (HMT-plan) på anleggsplassen og utpeika koordinatorar for tryggleik, helse og arbeidsmiljø. Vidare har prosjektleiinga ansvar for regelmessig oppfølging av prosjektet, mellom anna ved å gjennomføra møter med leverandørar. Det bør også vere etablert rutinar for å handsame og godkjenne eventuelle tilleggsarbeid. Vidare skal prosjektleiinga ha oversyn over rekneskapen for prosjektet og overvake framdrift og kvalitet i prosjektet. Som eit ledd i oppfølginga bør prosjektleiinga ha fokus på årsaker til avvik. Det bør også vere etablert rutinar for rapportering frå prosjektleiinga til kommuneleiinga og til politiske organ Avslutning og evaluering Prosjektstyringssystemet bør inkludere prosedyrar for avslutning prosjekt, inkludert prosedyre for overtaking/overlevering av leveransen og avslutning av prosjektrekneskapen. Det bør også vere utforma ein rutine for evaluering av prosjekt for å sikre kontinuerleg forbetring av prosjektstyring i kommunen. Kommunen bør ha eit system for lagring av arkivverdige dokument knytt til prosjekta Administrative reglement og kommunale vedtak i Fusa kommune I undersøkinga av kommunen si prosjektstyring vil Fusa kommune sitt delegasjonsreglement og økonomireglement vere aktuelle revisjonskriterium. Likeeins vil også retningsliner og rutinar som er relevante for dei problemstillingane som skal undersøkast i prosjektet, bli nytta som revisjonskriterium ved vurdering av prosjektstyringspraksisen i kommunen. Kommunale vedtak knytt til investeringsprosjekt vil vere aktuelle revisjonskriterium, saman med vedtekne økonomiske rammer for prosjekta. 6 NS-ISO 10006:2003, avsnitt og

21 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Dokument i form av mellom anna lover og lovforarbeid, undersøkingar og teori på det aktuelle feltet, og anna informasjon om kommunen vil vere relevant for undersøkinga. Revisjonen vil vidare innhente og analysere dokumentasjon knytt til prosjekta som er valde som case i undersøkinga (symjehallen, kartprosjektet og nytt økonomisystem). 3.2 Intervju Revisjonen vil gjennomføre intervju med utvalde personar som arbeider med prosjektstyring og/eller har ansvar for prosjektstyring i kommunen. For å kartlegge og vurdere korleis prosjektstyring vert utført i praksis vil vi gjennomføre intervju med prosjektleiinga for dei prosjekta som er valde som case i undersøkinga. Vi reknar med å gjere eit utval på totalt 6 personar. 3.3 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju vil bli sendt til intervjuobjekt for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjuet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til rådmannen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til rådmannen for uttale. Rådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 7 21

22 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner på oppdraget. Prosjektleiar for prosjektet vil vere Gunnar Husabø (statsvitar), som vil ha den daglege prosjektleiinga. I tillegg vil Ida Nerbø (siviløkonom) delta i prosjektet. Dei vil saman gjere operativt arbeid i form av dokumentinnsamling, gjennomføring av intervju og spørjeundersøking, analysearbeid og utarbeiding av rapport. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og planen som er lagt for korleis det vil bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta 267 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, gjennomføring av datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, utarbeiding av rapport og kvalitetssikring. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i kommunestyret. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. Prosjektet kan startast opp i mars For å kunne gjennomføre prosjektet med stipulert timebruk er det naudsynt at kommunen innan rimeleg tid stiller dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju. Prosjektet vil kunne sendast til sekretariatet , dersom ein legg følgjande framdriftsplan til grunn: Aktivitet Tidspunkt Ansvarleg Oppstartsbrev Veke 13 Deloitte Oppstartsmøte (telefon) Veke 14 Deloitte/ Fusa kommune Avtale intervju Veke 16 Deloitte/ Fusa kommune Dokumentførespurnad Deloitte Oversending av dokumentasjon mm Fusa kommune Gjennomføring av intervju Mai 2013 Deloitte/ Fusa kommune Analyse og rapportskriving April - juni 2013 Deloitte Oversending av datadel for verifisering Veke 25 Deloitte Svar på verifisering Veke 26 Fusa kommune (Ferie) (Juli 2013) Oversending av rapport for høyring August 2013 Deloitte Oversending av høyringsuttale August 2013 Fusa kommune Oversending av ferdig rapport til KU Deloitte Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale med Fusa kommune. Bergen, Stein Ove Songstad, ansvarleg partnar 8 22

23 9 23

24 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS 24

25 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 06/13 06/13 MØTEPLAN KONTROLLUTVALET 2013 Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Utkast til møteplan Merknad: for kontrollutvalet: Under avvikling Prosjektplan forvaltningsrevisjon Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret Milepælsrapport forv.rev Årsmelding KU Uttale til kommunerekneskapen Budsjett 2014 for KU Forvaltningsrevisjonsrapport Bestilling prosjektplan Deloitte uavhengighetserklæring Prosjektplan Interimsrevisjonsrapport FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2013: Dato: Merknad: Under avvikling Årsmelding KU Uttale til kommunerekneskap Budsjett KU Bestillingar Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 25

26 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 07/13 07/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn for saka: Kommunestyret gjorde slikt vedtak i sak 036/12 i møte : 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I den vedtekne planen er det føreteke slik prioritering blant fleire alternative prosjekt: i Prosjekt 1. ASVO Fusa AS 2. Eigarstyring 3. Sambygg 4. Fusa Kraftlag SA Drøfting: På bakgrunn av det som kjem fram over skal kontrollutvalet velja prosjekt for gjennomføring av selskapskontroll etter den vedtekne planen. Det er motteke invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune til å delta i en felles selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB) som dei har vedteke skal gjennomførast i 2013, jf vedlagte invitasjon m/vedlegg. Eit av vedlegga inneheld forslag til prosjektplan for denne selskapskontrollen. Arbeidet skal utførast av Deloitte som er den valde revisor for om lag 90 % av eigarane i BRB. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 26

27 I Fusa kommune sin plan for selskapskontroll kan ein lese dette om BRB: Selskap Føremål 1 Eigardel Business Region Drive regional næringsutvikling, etablererteneste, profilering og 2 % Bergen AS marknadsføring og andre tenester som naturleg fell samen med dette, herunder å ha eit aktivt forhold til regionen sine nettverksorganisasjonar innan utvalte næringssegment. Av forslag til prosjektplanen frå Deloitte går det fram at prosjektet kan gjennomførast i to delar: Eigarskapskontroll Punkt 1.3 A) Problemstillingar knytt til den kommunale eigarskapsforvaltninga Forvaltningsrevisjon Punkt 1.3 B) Problemstillingar knytt til drifta i selskapet Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har vald å gjennomføre begge desse delane, men det er fullt mogeleg å berre gjennomføre ein av delane. Slik sekretariatet ser det vil det vera kostbart og lite føremålstenleg at kontrollutvalet i Fusa kommune gjennomfører eigarskapskontroll for berre dette eine selskapet. Det vil truleg vera meir nyttig å gjennomføre felles eigarskapskontroll av alle eigarskapa som Fusa kommune har på eit seinare tidspunkt. Når det gjeld å delta i forvaltningsrevisjonen som Deloitte skal gjennomføre i selskapet, vil det for Fusa kommune dreie seg om små kostnader i den totale samanheng. Dersom dei to største eigarane, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune med 35% eigardel kvar samt to kommunar utanom desse deltek, vil kostnadane ikkje verte større enn rundt kr til kr mva. for kommunen inkludert presentasjon av rapporten for kontrollutvalet, jf. i den samanheng reknemodell som går fram av vedlagte invitasjon. (Bergen kommune har og sagt ja til å delta i prosjektet, på den delen som gjeld forvaltningsrevisjon. Det har og Samnanger og Austevoll kommunar også) Det mest naturlege under normale omstende, sidan plan for selskapskontroll er heilt ny, hadde vore å velja prosjekt 1. Av budsjettmessige omsyn hadde ei slik bestilling ikkje kunne vorte gjort før ut på hausten 2013 med tanke på å dele kostnadene over to år. Når invitasjonen til å delta i dette regionale prosjektet ligg føre no vil det vera fornuftig å seie ja til deltaking. Kontrollutvalet har dessutan fått fullmakt frå kommunestyret til å gjera omprioritering i planen, jf. vedtak i kommunestyret punkt 4. Når invitasjonen til å delta i dette regionale prosjektet ligg føre no vil det vera fornuftig å seie ja til deltaking. Dersom Fusa kommune, på eit seinare tidspunkt, skulle velja å gjennomføre selskapskontroll av dette selskapet på eiga hand, ville det medføra store kostnader for kommunen. Når det gjeld innhaldet i prosjektplanen vil kontrollutvalet i Fusa kommune ha høve til å komme med innspel eller endringar i forslag til prosjektplan dersom ønskjeleg. Sekretariatet vil likevel tilrå at prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet i Fusa kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll, for den delen som gjeld forvaltningsrevisjon, av Business Region Bergen. Forslag til prosjektplan bør leggast til grunn slik den ligg føre. Sekretariatet vil og tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte om å presentere resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. Det vert også tilrådd at det vert lagt inn ein opsjon på eventuell presentasjon av rapporten for kommunestyret. 2 27

28 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet i Fusa kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Fusa kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for kommunestyret. 6. Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 3 28

29 29

30 30

31 31

32 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Møtedato Kontrollutvalet SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - BESTILLING SAMANDRAG Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 39/12 i møte : Vidare ønskjer kontrollutvalet å gjennomføre selskapskontroll innan Business Region Bergen AS. Før denne selskapskontrollen vert starta opp, vert sekretariatet bede om å ta kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om dei vil delta i eit felles prosjekt. Eigarstruktur i selskapet: I årsrapport 2011 for Business Region Bergen AS (BRB) går det fram at selskapet er heileigd av Hordaland fylkeskommune og ei rekkje kommunar. Eigarstrukturen i selskapet er slik: Bergen kommune 35,0% Hordaland fylkeskommune 35,0% Askøy kommune 3,6% Fjell kommune 3,6% Os kommune 3,6% Regionrådet i Nordhordland IKS (9 kommunar) 3,6% Stord kommune 3,6% Austevoll kommune 2,0% Fusa kommune 2,0% Samnanger kommune 2,0% Sund kommune 2,0% Vaksdal kommune 2,0% Øygarden kommune 2,0% 100,0% 32

33 Vald revisor: Deloitte AS er for tida den valde revisor for BRB. Deloitte er også den valde revisor for dei to største eigarane og 7 av dei andre eigarane. Desse eigarane representerer til saman ca 88,8 % av eigarskapen. KPMG AS er den valde revisor for 3 av eigarkommunane og dette utgjer 7,6 % av eigarskapen. Dei siste 3,6% av eigarskapen er eigd av Regionrådet i Nordhordland IKS som representerer 9 kommunar. Av desse 9 kommunane har 8 av dei Nordhordland revisjon IKS som sin valde revisor og ein kommune har Deloitte som vald revisor. Sekretariatet har nyleg delteke på samling for kontrollutvalssekretariat frå Sør-Trøndelag i nord til Rogaland i sør. Selskapskontroll i selskap med fleire eigarar var eit av fleire hovudtema som var diskutert på denne samlinga, og vi fekk fleire gode innspel til korleis ein slik selskapskontroll kan gjennomførast. Det kom m.a. fram at det vil vera ei føremon at ein invitasjon til dei andre eigarkommunane inneheld eit forslag til ein prosjektplan som inneheld føremål, problemstillingar, deling av kostnader og kven som skal gjennomføre prosjektet. På bakgrunn av dette vert denne saka lagt fram for kontrollutvalet. Drøfting: Definering av føremål og problemstillingar Det første kontrollutvalet må ta stilling til er kva ein vil ha svar på i samband med selskapskontroll av BRB. Dette kan gjerast ved å diskutere seg fram til kva problemstillingar utvalet vil ha svar på samt ev. avgrensing av prosjektet. Med utgangspunkt i problemstillingar og ev. avgrensing kan utvalet også utforme eit føremål med selskapskontrollen. Eigarskapskontroll eller forvaltningsrevisjon I godkjend Plan for selskapskontroll er selskapskontroll definert på denne måten: Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarkontrollen kan omfatte: Kontroll ved selskapsetablering. Kontroll av at fylkeskommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa. Kontroll av at eigarskapa er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd. Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse. Kontroll av at selskapa fylkeskommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving. Kontroll av at den som forvaltar fylkeskommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med fylkeskommunen sine vedtak og føresetnader. Valfri forvaltningsrevisjon Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men fylkeskommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå fylkestinget sine vedtak og føresetnader. Det er også mogeleg å gjennomføre ein kombinasjon av desse to variantane og i kontrollutvalsboka står det m.a. dette i kap 8: Er det muleg å skilje mellom eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap? Det blir i praksis gjennomført ei rekkje selskapskontrollar som kombinerer element både frå eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Dette kan gjelde kontrollar i selskap der ein gjer ei kartlegging av til dømes økonomisk status, innkjøpsrutinar, sjukefråvær og liknande. Dette er 2 33

34 undersøkingar som ikkje berre fokuserer på eigarskapsforvaltninga og kommunen sin kontroll med selskapa, men som også ser på sjølve drifta i det aktuelle selskapet. Samtidig fordjupar ikkje undersøkinga seg slik som ein forvaltningsrevisjon vil gjere. Ein slik kontroll vil i hovudsak vere av beskrivande karakter, og i nokre tilfelle også utan å basere seg på nokon konkrete revisjonskriterium, slik det er krav om i ein forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av definert føremål og problemstillingar vil det kunne avspegle seg om det bør gjennomførast rein eigarskapskontroll, forvaltningsrevisjon eller ein kombinasjon av begge deler. Fordeling av kostnader Kostnadene med ein slik selskapskontroll vil avhenge av om det skal gjennomførast eigarskapskontroll, forvaltningsrevisjon eller ein kombinasjon av begge deler. Ved gjennomføring av eigarskapskontroll vil det kunne reknast kostnader for kvar einskild kommune kvar for seg ut frå kor mykje arbeide det vil medføre i den einskilde kommune. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon i BRB bør kostnadene delast mellom dei kommunane som vil vera med på selskapskontroll ut frå forholdsvis eigarskap. Dersom 77,2 % av eigarane vil vera med vil dette gi ein slik prosentvis kostnad for ein kommune som eig 3,6 %: Alle eigardelar 100% / eigardelar som er med 77,2 % * eigarkommune X 3,6 % = 4,7 % av kostnadene I tilfelle det vert ein kombinasjon av eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon vert det også ein kombinasjon av begge kostnadene slik: Eigarskapskontroll i eigen kommune + Andel av kostnad med forvaltningsrevisjon = Totalkostnad Kven bør gjennomføre selskapskontrollen Det mest vanlege er at det er den valde revisor som gjennomfører selskapskontrollar for kontrollutvalet. Hordaland fylkeskommune har som kjent Deloitte som den valde revisor og dei er også vald revisor for BRB. Spørsmålet er da om Deloitte vil vera habil til å gjennomføre denne selskapskontrollen på bakgrunn av at dei har begge desse rollene, vil fort dukke opp. I 2010 vart dette temaet belyst i samband med ei tilsvarande sak og Deloitte gjorde då ei vurdering av si eiga uavhengighet der det m.a. går fram dette: Dersom kontrollutvalget ønsker at det gjennomføres en forvaltningsrevisjon i et selskap hvor Deloitte er selskapets valgte revisor, vil dette være en utvidet oppgave i forhold til den lovpålagte regnskapsrevisjonen. Forvaltningsrevisjonen kan ses på som en avtalt kontrollhandling som det ikke er noe til hinder for at kommunens valgte revisor kan utføre. På grunn av at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon ikke er overlappende oppgaver, vil selskapets revisor i utgangspunktet heller ikke være i en situasjon hvor vedkommende kontrollerer seg selv. Det tilsier at det ikke vil foreligge særlige omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet. Brev frå Deloitte dagsett om revisors uavhengihet ligg ved. På bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 19/10 i møte Kontrollutvalet spør om FKT vil gjera ei vurdering av om fylkeskommunen sin valde revisor 3 34

35 også kan vera revisor for fylkeskommunalt eigde selskap, utan at dette kjem i konflikt med rolla som den valde revisor. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) tok saka og dei engasjerte Lic. Jur. Oddvar Overå til å gjera ei slik vurdering. Overå skreiv eit notat til FKT dagsett som ligg ved. Av utgreiinga til Overå går det fram m.a. slik konklusjon: Når det gjelder 80 selskaper er jeg således kommet til at det ikke kan være noe i vegen for at kommunens revisor kan gis i oppdrag a utføre selskapskontroll selv om vedkommende også er valgt revisor for det aktuelle selskapet. Dette er temmelig opplagt når det gjelder selskaper hvor en kommune/fylkeskommune alene eier alle aksjene i et selskap, men ut fra den forutgående argumentasjon må konklusjonen rettslig sett bli den samme når det er flere kommuner og/ eller fylkeskommuner som er eiere. Slik sekretariatet vurdere det kan konklusjonane til Deloitte og Overå tolkast slik at det ikkje er noko problem at Deloitte gjennomfører denne selskapskontrollen. Vi er heller ikkje kjend med andre opplysningar som skulle tilseie noko anna. Andre forhold Når invitasjon til å delta i ein slik selskapskontroll skal handsamast i kontrollutvala i dei kommunane med små eigardelar vil sekretariatet vurdere å tilrå at dei skal sei ja til å delta med atterhald om at eigarar med minst 70 % av eigarskapen vert med. Konklusjon: Det vert invitert til drøfting knytt til formulering av føremål, problemstillinger, ev avgrensing av prosjekt og bestilling av forslag til ein prosjektplan. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplanen skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Brev frå Deloitte dagsett om revisors uavhengihet Notat frå Lic.Jur. Oddvar Overå til FKT dagsett

36 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet SÆRUTSKRIFT Arkivsak Arkivnr. 015 Sakshandsamar Breistein, Roald Saksgang Møtedato Saknr. Kontrollutvalet /12 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - BESTILLING Kontrollutvalet FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. HANDSAMING I MØTE Sekretariatet orienterte om det arbeidet som er gjort på området så langt og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet vart etter felles diskusjon samde om slik føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om BRB har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova. Følgjande problemstillingar skal undersøkast: 1. Utøvar Hordaland fylkeskommune kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styringa av selskapet? 3. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? 4. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, kommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 36

37 5. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? b. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 6. Er resultatet og ressursbruk i tråd med dei måla som er sett opp for selskapet? Forslag til vedtak vart etter dette samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. RETT UTSKRIFT: DATO: 21. november

38 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Møtedato Kontrollutvalet SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN SAMANDRAG Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 51/12 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. Med utgangspunkt i vedtaket har Deloitte levert eit forslag til prosjektplan for Selskapskontroll Business Region Bergen AS. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. Av prosjektplanen går det fram at føremålet og problemstillingane med revisjonen er: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen AS (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om Business Region Bergen har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova. 38

39 Følgjande problemstillingar vil bli undersøkte: A) Problemstillingar knytt til den fylkeskommunale eigarskapsforvaltninga: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune (og ev andre kommunar) kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styring og oppfølging av selskapet? 4. I kva grad følgjer Business Region Bergen opp fylkeskommunale vedtak og andre føringar? a. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? B) Problemstillingar knytt til drifta i selskapet: 5. I kva grad driv Business Region Bergen i samsvar med vedtektene? 6. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigarar, styret og selskapet si daglege leiing? 7. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. I kva grad gjennomfører selskapet generalforsamlingar i samsvar med føresegner i aksjelova? b. I kva grad utøver styret sitt tilsynsansvar i samsvar med føresegner i aksjelova? c. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 8. Er resultatet og ressursbruk i tråd med dei måla som er sett opp for selskapet? a. I kva grad er det sett konkrete mål for selskapet? b. I kva grad har selskapet ei økonomisk forsvarleg drift sett i høve til fastsette mål Sekretariatet har vidare merka seg at Deloitte m.a. skriv dette i prosjektplanen: Dersom kontrollutvalet i andre eigarkommunar ønskjer å delta i gjennomføringa av selskapskontrollen vil problemstillingane knytt til den (fylkes-) kommunale eigarskapsforvaltninga (A) bli undersøkt for kvar eigarkommune. Handsaminga av problemstillingane knytt til drifta i selskapet (B) vil vere den same for alle eigarkommunane. Drøfting: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med føringar gjeve frå kontrollutvalet. I denne selskapskontrollen vil Deloitte m.a. nytta dokumentanalyse, intervju og verifisering og høyring som metode. Intervju vil verta gjort med personar frå selskapet og representantar for Hordaland fylkeskommune, til saman ca. 7 personar. Prosjektplanen er vidare utforma på ein måte som legg til rette for at dei andre eigarkommunane på ein oversiktlig og grei måte kan ta stilling til om dei ønskjer å delta i denne selskapskontrollen. I praksis vil det sei at ein kommune som ønskjer å delta i prosjektet kan få ein slik kostnad Eigarskapskontroll i eigen kommune timar Aktuell kommune sin andel av kostnadene i forvaltningsrevisjon i BRB, etter ein slik modell: Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon i BRB bør kostnadene delast mellom dei kommunane som vil vera med på selskapskontroll ut frå forholdsvis eigarskap. Dersom 77,2 % av eigarane vil vera med vil dette gi ein slik prosentvis kostnad for ein kommune som eig 3,6 %: Alle eigardelar 100% / eigardelar som er med 77,2 % * eigarkommune X 3,6 % = 4,7 % av kostnadene. 2 39

40 Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen har sekretariatet ikkje merknad til at det vert disponert ein ressurs på inntil maks timetal som ligg i forslag til prosjektplan. Det er ikkje lagt inn ein opsjon i prosjektplanen, som går på at dersom kontrollutvalet ber om ein presentasjon av revisjonsrapporten i fylkestinget, vil det føre til fakturering av fleire timar. Dette vil sekretariatet tilrå at vert teke med i bestillinga. Konklusjon: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet gav i førre møte. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med føringar gjeve frå kontrollutvalet. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet i tillegg inviterer dei andre eigarkommunane til å vera med å delta i denne selskapskontrollen. Nå det gjeld tal timar vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet godkjenner inntil det timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen, pluss opsjon på ev. presentasjon i fylkestinget. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Business Region Bergen AS, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, pluss ev. presentasjon i fylkestinget. 4. Kontrollutvalet ber sekretariatet invitere dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen med svarfrist til Oppstart skjer først når vi veit kor mange som vil vera med. Hogne Haktorson kontrollsjef Vedlegg: Prosjektplan 3 40

41 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Business Region Bergen AS Prosjektplan/engasjementsbrev Desember

42 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Om selskapet Føremål og problemstillingar Deltaking frå andre eigarkommunar Metode Innleiing Dokumentanalyse Intervju Verifisering og høyring Kontrollkriterium Kontrollkriterium Vedtekter for selskapet Aksjonæravtale Aksjelova Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer for eigarstyring Fylkeskommunale vedtak Eigarskapsmelding Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk Gjennomføringsplan Anna 9 42

43 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune, , sak 51/12, utarbeidd prosjektplan for selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 1.2 Om selskapet Business Region Bergen AS blei etablert Selskapet sitt føremål er å drive regional næringsutvikling, etablererteneste, profilering og marknadsføring, samt andre tenester som naturleg fell saman med dette, under dette å ha eit aktivt forhold til regionen sine nettverksorganisasjonar innan utvalte næringssegment. Eigarane av selskapet er som følgjer (eigarandel i parentes): Bergen kommune (35 %) Hordaland fylkeskommune (35 %) Regionrådet Nordhordland IKS (3,6 %) Fjell kommune (3,6 %) Stord kommune (3,6 %) Askøy kommune (3,6 %) Os kommune (3,6 %) Austevoll kommune (2 %) Fusa kommune (2 %) Samnanger kommune (2 %) Sund kommune (2 %) Vaksdal kommune (2 %) Øygarden kommune (2 %) 1.3 Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen AS (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om Business Region Bergen har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova. 3 43

44 Følgjande problemstillingar vil bli undersøkte: A) Problemstillingar knytt til den fylkeskommunale eigarskapsforvaltninga: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune (og ev andre kommunar) kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styring og oppfølging av selskapet? 4. I kva grad følgjer Business Region Bergen opp fylkeskommunale vedtak og andre føringar? a. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? B) Problemstillingar knytt til drifta i selskapet: 5. I kva grad driv Business Region Bergen i samsvar med vedtektene? 6. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigarar, styret og selskapet si daglege leiing? 7. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. I kva grad gjennomfører selskapet generalforsamlingar i samsvar med føresegner i aksjelova? b. I kva grad utøver styret sitt tilsynsansvar i samsvar med føresegner i aksjelova? c. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 8. Er resultatet og ressursbruk i tråd med dei måla som er sett opp for selskapet? a. I kva grad er det sett konkrete mål for selskapet? b. I kva grad har selskapet ei økonomisk forsvarleg drift sett i høve til fastsette mål? 1.4 Deltaking frå andre eigarkommunar Dersom kontrollutvalet i andre eigarkommunar ønskjer å delta i gjennomføringa av selskapskontrollen vil problemstillingane knytt til den (fylkes-) kommunale eigarskapsforvaltninga (A) bli undersøkt for kvar eigarkommune. Handsaminga av problemstillingane knytt til drifta i selskapet (B) vil vere den same for alle eigarkommunane. 4 44

45 2. Metode 2.1 Innleiing Prosjektet vil bli gjennomført i samsvar med RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, og rettleiing for gjennomføring av selskapskontroll. 2.2 Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. vil bli analysert. Innsamla kjeldemateriale vil bli vurdert i forhold til kontrollkriteria. Analyse av modell for sjølvkostrekneskap vil inngå som ein del av dokumentanalysen. 2.3 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder vil Deloitte intervjue personar frå selskapet og representantar for Hordaland fylkeskommune. Aktuelle intervjupersonar er styreleiar for selskapet, dagleg leiar og økonomiansvarleg, samt tilsette i Hordaland fylkeskommune med særskilt ansvar/arbeidsoppgåver knytt til oppfølging av selskapet. Vi tar sikte på å intervjue sju personar, avhengig av korleis selskapet er organisert. Endeleg utval av personar som skal intervjuast vil bli gjort etter innleiande dokumentanalyse. 2.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua vil bli sendt til intervjuobjekta for verifisering. Det er berre informasjon frå verifiserte intervju som vil bli nytta i rapporten. Datadel av rapporten vil fyrst bli sendt til selskapet ved dagleg leiar for verifisering. Delen som omhandlar fylkeskommunen si eigarstyring vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering. Eventuelle faktafeil vil bli retta opp. Etter dette vil høyringsutkast av rapporten med vurderingar og revisjonen sine forslag til tiltak bli sendt til fylkesrådmannen, eigarorganet for selskapet (eller fylkeskommunen sin generalforsamlingsrepresentant) og til selskapet ved styreleiar for høyringsuttale. Endeleg rapport vil bli sendt til kontrollutvalet. 5 45

46 3. Kontrollkriterium 3.1 Kontrollkriterium Kontrollkriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, regelverk, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. Kontrollkriteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i kontrollen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 3.2 Vedtekter for selskapet Av 3 i vedtektene går selskapet sitt føremål fram: «Selskapets formål er å drive regional næringsutvikling, etablerertjenester, profilering og markedsføring og andre tjenester som naturlig faller saman med dette, herunder å ha et aktivt forhold til regionens nettverksorganisasjoner innen utvalgte næringssegmenter. Selskapet har ikke erverv som formål. Selskapet skal ikke utdele utbytte. Ved en eventuell likvidasjon av selskapet skal likvidasjonsutbytte anvendes til å fremme næringsutvikling i Bergensregionen ved at midlene skal gis til en organisasjon som oppfyller betingelsen». Av 6 går det fram at selskapet sitt styre skal ha frå fem til ni medlemmar. Av 10 går det fram at følgjande spørsmål skal handsamast og avgjerast på selskapet si ordinære generalforsamling: 1. «Godkjennelse av årsberetning og årsregnskapet 2. Val av styre og revisor 3. Eventuelle vedtektsendringer 4. Andre saker som ligger til generalforsamlingen å behandle». 3.3 Aksjonæravtale Av 4 i aksjonæravtala mellom eigarane går det fram følgjande: «Partene er enig om at det skal utarbeides prinsipper for aktiv eieroppfølging gjennom eiermøte/representantskapsmøter mellom eierne og selskapets styre og administrasjon.» Av 5 går det fram at det er oppretta ein valkomité beståande av ein representant frå Hordaland fylkeskommune, ein representant for Bergen kommune og ein representant frå dei øvrige eigarkommunane. 6 46

47 3.4 Aksjelova I følgje aksjelova første ledd representerer aksjeeigarane det øvste mynde i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter (jf. 5-3). Innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår skal selskapet ha gjennomført ordinær generalforsamling ( 5-5, første ledd). På den ordinære generalforsamlinga skal følgjande saker handsamast og avgjerast ( 5-5, andre ledd): Godkjenning av årsrekneskap og årsmelding, under dette utdeling av utbytte Andre saker som etter lova eller vedtektene høyrer inn under generalforsamlinga. Årsrekneskap, årsmelding og revisjonsmelding skal seinast ei veke før generalforsamling sendast til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. 5-5, tredje ledd). Forvaltninga av selskapet høyrer til under styret, og medlemmene blir valt av generalforsamlinga (jf 6-3). Styret skal syte for forsvarleg organisering av verksemda (jf. 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder (jf. 6-13). Styremedlemmer tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lenger, men ikkje meir enn fire år (jf 6-6). Selskapet skal til ei kvar tid ha ein eigenkapital som er forsvarleg ut frå risikoen ved og omfanget av verksemda i selskapet (jf 3-4). 3.5 Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer for eigarstyring Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med anbefalingar 2 for korleis eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunen bør etablere. I pressemeldinga knytt til anbefalinga er bodskapen at kommunane bør følgje tilrådingane, eller grunngi kvifor ein i einskilde tilfelle ikkje følgjer tilrådingane. I den sist oppdaterte versjonen (2011) omtalar KS nitten tema med tilhøyrande tilrådingar 3 : 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde, 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar, 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter, 4. Vurdering og val av selskapsform, 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap, 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan, 8. Gjennomføring av eigarmøte, 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor, 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap, 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyra, 1 LOV : Lov om aksjeselskap. 2 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (januar, 2009) 7 47

48 12. Styresamansetting i konsernmodell, 13. Oppnemning av vararepresentantar, 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra, 15. Kjønnsrepresentasjon i styra, 16. Godtgjøring og registrering av styreverv, 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt, 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer, 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak. KS har også kome med anbefalingar til kva kompetanse styremedlemmar bør ha: Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova, andre relevante lover, forskrifter og avtalar som har betyding for selskapet si drift, Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie, Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta naudsynte grep når naudsynt, Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til ei kvar tid. Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi, marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon, Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen, Ha kunnskap om konkurrerande verksemder. 3.6 Fylkeskommunale vedtak Eigarskapsmelding Av Hordaland fylkeskommune si eigarskapsmelding går følgjande selskapsspesifikke eigarstrategi fram for Business Region Bergen: «Selskapet driv næringsutvikling og etablerartenester i bergensregionen. Selskapet driv vidare med profilering og marknadsføring. Selskapet er eit viktig samarbeidsorgan i bergensområdet mellom næringsinteresser og kommune/fylkeskommune.» Andre politiske vedtak og fylkeskommunale dokument vedrørande selskapet vil også vere aktuelle kontrollkriterium. 8 48

49 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad er ansvarleg partner på oppdraget. I tillegg vil teamet bestå av seniormanager Birte Bjørkelo og seniorkonsulent Stine Karoline Olsen. Deloitte har sett saman eit team som sikrar at prosjektet blir gjennomført i samsvar med gjeldande standard, samt med naudsynt kompetanse og erfaring innanfor revisjon og selskapskontroll. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta 220 timar å gjennomføre prosjektet for Hordaland fylkeskommune. Av dette er det pårekna om lag 50 timar i eigarskapskontroll og 170 timar knytt til forvaltningsrevisjon av selskapet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, og utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. Dersom kontrollutval i andre eigarkommunar ønskjer å delta i selskapskontrollen må det påreknast timer knytt til eigarskapskontroll for kvar einskilde kommune. Timane som gjeld forvaltningsrevisjon av drifta i selskapet vil blir delt på talet på eigarkommunar som er med i prosjektet, gjerne i samsvar med eigardel i selskapet. Dette vil bli avtala nærare om det blir aktuelt. 4.3 Gjennomføringsplan Oppstart av prosjektet vil kunne skje i starten av februar 2013 og vil kunne vere klart for oversending til sekretariatet innan utgangen av august 2013, eller etter avtale med kontrollutvalet. Dette føreset at selskapet og kommunen innan avtalte fristar oversender all etterspurt dokumentasjon, at utvalte personar stiller til og verifiserer intervju, samt at selskapet innan avtalte fristar gjev tilbakemelding på rapportutkast i samband med verifisering og høyring. Vi har lagt opp til ein tidshorisont der det vil vere mogleg å inkludere fleire eigarkommunar i prosjektet. 4.4 Anna Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale. Bergen, 4. desember 2012 Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partner 9 49

50 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS 50

51 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet SÆRUTSKRIFT Arkivsak Arkivnr. 015 Sakshandsamar Breistein, Roald Saksgang Møtedato Saknr. Kontrollutvalet /12 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Kontrollutvalet FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Business Region Bergen AS, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, pluss ev. presentasjon i fylkestinget. 4. Kontrollutvalet ber sekretariatet invitere dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen med svarfrist til Oppstart skjer først når vi veit kor mange som vil vera med. HANDSAMING I MØTE Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Business Region Bergen AS, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, pluss ev. presentasjon i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet ber sekretariatet invitere dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen med svarfrist til Oppstart skjer først når vi veit kor mange som vil vera med. RETT UTSKRIFT: DATO: 19. desember

52 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 08/13 08/13 STANDARD ATTERHALD OM KOMMUNAL KONTROLL FORSLAG TIL VEDTAK 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. Bakgrunn for saka: I plan for selskapskontroll var det innarbeida eit standard atterhald om som kontroll. Når kontrollutvalet handsama sak 25/12 plan for selskapskontroll i møte gjorde utvalet slikt vedtak i saka: Sekretariatet førebur eiga sak for kontrollutvalet, om standard atterhald for kontroll av kommunale tilskot, jmf. pkt. 7 i forslag til innstilling. Pkt. 7 lyder slik: Frå førre plan vert vidareført at det i kommunen vert innarbeidd standard atterhald om kontroll. Det gjeld der det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemder/aktivitetar som ikkje er undergitt kommunal kontroll. I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. Det er denne tinginga frå kontrollutvalet som no ligg føre. Drøfting: Standard atterhald vil vere aktuelt der kommunale midlar vert ytt som tilskot til verksemder/aktivitetar som ikkje er undergitt kommunal kontroll. I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 52

53 Dette gjeld i hovudsak selskap som fell utanfor kommunelovas 80 og tilskot til frivillige organisasjonar, stiftingar, selskap med private og/eller statlige eigarar. Kommunelovas 80 gjeld berre for heileigde kommunale og fylkeskommunale selskap. 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Det kan vera føremålstenleg at kommunen legg inn eit standard atterhald ved økonomisk støtte og samarbeid med statlige og private organisasjonar, stiftingar og selskap slik at kommunen sikrar kontroll gjennom eigen revisor og kontrollutval. Konklusjon: Det er etter sekretariatet si meining viktig at kommunen sikrar kontroll med midlar som vert løyvt, der dette ikkje automatisk følgjer av lov. Standard atterhald er og vanleg ved statlege løyvingar, som tilsvarande sikrar rettar for Riksrevisjonen. Føremålet med standard atterhald om kommunal kontroll er: a) Sikre at kommunen/heradet kan føre tilsyn med selskap der kommunen går inn på eigarsida med private og/eller statlige eigarar frå før, eller ved oppretting av slike selskap. b) Føre tilsyn og kontroll med kommunale midlar i til dømes stiftingar. c) Føre tilsyn og kontroll i private organisasjonar som mottek kommunal støtte eller løyvingar. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 2 53

54 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 09/13 09/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Bakgrunn for saka: Det vert synt til vedtak i kontrollutvalet si sak 39/11 1) Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar, vart fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Plan og miljøutvalet Kontrollutvalsmedlem: Øyvind Nordbø Arne Holmefjord Turid Glesnes Drøfting: Møteprotokollane er tilgjengeleg på Fusa kommune si heimeside. Kontrollutvalet har dessutan bede om å få dei tilsendt. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan få nærare informasjon om einskiltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av interesse. Sidan sist utvalet var samla, er desse møteprotokollane komne til: Politisk organ: År / møtedato: Kommunestyret Formannskapet (20.02) Planutvalet Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 54

55 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 10/13 10/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Budsjett kontrollutvalet Fylkesmannen Verjemålsreforma 3 Fusa kommune Møteplan KRD Opne møte i kontrollutval og kommunale føretak frå FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 55

56 Konto Konto(T) Ansvar Funksjon Bud 2013 Bud 2012 Reknsk Fastløn 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Godtgjersle folkevalde 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Tapt arbeidsforteneste 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Arbeidsgjevaravgift 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontormateriell 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Servering 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Annonse,reklame,informasjon 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kunngjeringar 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Reiseutg.,ikkje oppg.pl 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kurs,opplæring, ikkje oppg.pl Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon skyss- og kostgodtgjering 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontigentar 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kjøp av tenester frå fylk.komm 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Betalt mva - komskompensasjon 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontrollutvalet Konsulentteneste 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Tenester frå interkomm.tiltak 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Betalt mva - komskompensasjon 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Revisjon

57 Konto Konto(T) Ansvar Funksjon Bud 2013 Bud 2012 Reknsk Fastløn 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Godtgjersle folkevalde 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Tapt arbeidsforteneste 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Arbeidsgjevaravgift 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontormateriell 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Servering 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Annonse,reklame,informasjon 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kunngjeringar 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Reiseutg.,ikkje oppg.pl 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kurs,opplæring, ikkje oppg.pl Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon skyss- og kostgodtgjering 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontigentar 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kjøp av tenester frå fylk.komm 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Betalt mva - komskompensasjon 1012 Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontrollutvalet 1101 Kontroll og revisjon Kontrollutvalet Konsulentteneste 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Tenester frå interkomm.tiltak 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Betalt mva - komskompensasjon 1031 Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Revisjon 1101 Kontroll og revisjon Revisjon

58 Saksbehandler, innvalgstelefon Kari Tepstad Utvær, Vår dato Deres dato «REFDATO» Vår referanse 2012/304 Deres referanse «REF» Til kommunane i Hordaland Verjemålsreforma - status og gjennomføring 2012 Status I samband med behandlinga av statsbudsjettet for 2012 vedtok Stortinge å løyva kr. 62 million til førebuinga av iverksetjinga av den nye verjemålslova. Regjeringa tar sikte på at lova kan tre i kraft frå Fylkesmannen har fått tildelt oppgåver og økonomiske rammer frå Justisdepartementet for å starta førebuingane i fylket vårt. I dette brevet gjer vi nærare greie for det vidare arbeidet med reforma i 2012 og kva oppgåver som kommunane må ivareta, og ikkje minst på kva måte sambeidet mellom Fylkesmannen og kommunane bør skje. Fylkesmannen sitt arbeid med førebuinga av verjemålsreforma Fylkesmannen har etablert eit internt prosjekt som skal førebu og gjennomføra overføringa av verjemålsoppgåvene frå kommunane til fylkesmannen. Hos Fylkesmannen i Hordaland vil verjemålsforvaltninga bli lagt til ein eigen seksjon, verjemålsseksjonen, i administrasjons- og vejemålsavdelinga i embetet. Denne avdelinga vert leia av avdelingsdirektør Kari Utvær Tepstad. Stillinga som leiar for seksjonen er utlyst med søknadsfrist 15. januar d.å. Det vil bli tilsett i stillinga så snart som mogeleg. Seksjonsleiaren vil få ei sentral rolle med å byggja opp og organisera verjemålsforvaltninga i embetet, og å halda dialogen med kommunar, andre aktuelle instansar og verjer. Fylkesmannen har oppretta eit eige menypunkt på Fylkesmannen si heimeside, w.w.w. fylkesmannen.no under «Verjemål». Her legg vi ut informasjon fortløpande. Samarbeid og dialog med kommunane Fylkesmannen ønskjer eit nært samarbeid og god dialog med kommunane i tida fram til iverksetjinga av verjemålsreforma. I første omgang ber vi alle kommunane gi tilbakemelding innan 20. januar 2012 om kven som skal vera kommunen sin kontaktperson for gjennomføringa av reforma. Kontaktpersonane blir viktige samarbeidspartnarar for å avklare praktiske utfordringar, slik at oppgåver, system og dokumentasjon blir klargjort for ei ryddig og effektiv overføring av oppgåvene til Fylkesmannen. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Administrasjonsavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Telefaks: Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett: 58

59 Fylkesmannen planlegg ein konferanse i løpet av våren 2012, sannsynlegvis i siste halvdelen av april månad, for overformyndarar og saksbehandlarar. Det vil bli sendt ut ein eigen invitasjon til denne konferansen. Viktige oppgåver for kommunane ved oppstarten av 2012 I samband med at verjemålsreforma no er beslutta gjennomført med en målsett dato, , ber Fylkesmannen at kommunane tidlig i 2012 gjer følgjande: a) Gi førebels informasjon til tilsette som blir berørte av reforma om at oppgåvene som lokal verjemålsmyndigheit vil bli overførte frå kommunane til Fylkesmannen. Informasjonen skal gis etter hovudavtalen og arbeidsmiljøloven b) Same informasjon om målsett dato for reforma bør gis til dei valde overformyndarane. c) Dersom kommunen har lagt andre oppgåver til overformynderiet, for eksempel legatforvaltning, må kommunen starta arbeidet med å få plassert desse oppgåvene annan stad. Desse oppgåvene vil ikkje bli overførte til Fylkesmannen. Det er viktig å starta dette arbeidet i god tid då det for nokre legat kan vera nødvendig med endringar i vedtektene før ny forvaltningsordning er på plass. d) Nokre større kommunar har valt sokalla fellesforvaltning av midlane som er under overformynderiet si forvaltning. Desse kommunane må starta arbeidet med å tilpassa porteføljen og koma over i plasseringar som raskt lar seg konvertera til likvide midlar i samband med at ny vergemålslov trer i kraft, jfr. 51 om at finansielle eignedelar etter den nye lova skal plasserast som bankinnskot på individuelle konti i bank. Fellesforvaltning vil soleis ikkje lenger vera ei oppgåve for ny lokal verjemålsmyndigheit. e) Kommunen bør også vurdera om det er andre avtalar som bør førebuast oppsagde som følgje av reforma, til dømes avtalar om og med advokatar, revisjon, lokale og datasystemleverandørar. f) Kommunen sitt overformynderi må i kommunikasjonen med dagens verjer og hjelpeverjer orientera om den planlagde overføringa. Det må understrekast at dei som er oppnemnde som hjelpeverje framleis vil halda fram i vervet uten at det trengs noka ny oppnemning. Hjelpeverja vil få informasjon og rettleiing om den nye ordninga i god tid før lova vert sett i verk. Nærare om verksemdsoverdraging For nokre kommunar kan overføringa av dei lokale verjemålsoppgåvene til den nye lokale verjemålsmyndigheita hos Fylkesmann bli vurdert som verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova kap. 16. Det vil i tilfelle seia at tilsette som arbeider med dei oppgåvene som vert overførte i desse kommunane har rett til å følgja med over til ny arbeidsgivar som da blir staten. Et eige samarbeidsutval mellom staten, KS og hovedsamanslutningane vurderer no kva slags operative kriterier som skal leggjast til grunn for å ta stilling til om det ligg føre ei verksemdsovertaking i den enkelte kommunen eller ikke. Vidare ser utvalet på kva som er dei personalmessige konsekvensane av at ei verksemdsovetaking ligg føre. Utvalet skal vera ferdig med arbeidet sitt i slutten av januar Fylkesmannen vil etter dette koma tilbake med meir 2 59

60 informasjon om spørsmålet om verksemdsovertaking, og på kva måte det skal avklårast kva kommunar i vårt fylke som eventuelt vert omfatta av reglane om verksemdsoverdraging. Nærare om overformynderiet sitt arkiv Fylkesmannen har mottatt fleire spørsmål om kva som skal skje med saksmappene og arkivet som høyrer til overformynderia i dag. Hovudregelen er at dei sakene og dokumenta som tilhøyrer kommunen sitt overformynderi skal bli i kommunen, og at kommunen seinare kan avlevera desse arkiva til arkivdepotet sitt. Fylkesmannen vil vurdera i kva grad dokument i aktive saker skal overførast når ny lov vert sett i verk. Dette vil då skje ved at det tas digitale kopiar (scanning) av aktuelle dokument i pågående verjemålssaker. Fylkesmannen vil og på eit seinare tidspunkt ha høve til å kunna venda seg til kommunen for å få tilgang til relevante dokument. Fylkesmannen vil koma tilbake med meir informasjon og ha dialog med kommunane om gjennomføringa på dette punktet. I denne omgangen vil Fylkesmannen nøya seg med å be kommunane informera den eller dei arkivansvarlege om reforma som kjem, slik at arkivansvarleg i samarbeid med overformynderiet kan starta arbeidet med å kvalitetssikra arkivet for overformynderisaker. Det er ein viktig føresetnad for at overføringa kan skje så effektivt som mogleg. Kommunen si nye rolle i verjemålsordningen Sjølv om Fylkesmannen blir ny lokal verjemålsmyndigheit, vil verjemålsordninga framleis vera ei lokal velferdsordning retta mot innbyggjarane i den enkelte kommunen. I mange høve vil verjemål spela saman med kommunen og NAV sine øvrige velferdstenester. Mens legetjenesta får rett til å krevja verjemål etter den nye lova, vil kommunen si helse- og sosialteneste ha meldeplikt for nokre brukargrupper dersom ein trur det er trong for verjemål. Fylkesmannen vil i dialog med kommunane koma tilbake til på kva måte Fylkesmannen og kommunane kan samarbeida vidare om å få til ei best mogleg verjemålsordning i den enkelte kommunen etter at den nye lova trer ikraft. Det kan bli aktuelt å samarbeida om informasjon om ordninga lokalt og om opplæring av verjer og kommunalt helse/sosialpersonell. Vidare kan det vere aktuelt å inngå avtale om lån av kommunen sine lokale i samband med opplærings- og informasjonsverksemd, inkludert møte mellom Fylkesmannen og personar som har søkt om verjemål som ledd i saksførebuinga. Dersom kommunen har spørsmål om reforma, kan følgkande kontaktast: - assisterande fylkesmann Rune Fjeld, rune.fjeld@fmho.no eller tlf avdelingsdirektør Kari Tepstad Utvær, kari.tepstad.utvær@fmho.no eller tlf Med helsing Rune Fjeld e.f. assisterande fylkesmann Kari Tepstad Utvær avdelingsdirektør 3 60

61 Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift. Kopi: Overformynderia i Hordaland KS - Hordaland 4 61

62 FUSA KOMMUNE Politisk møteplan for 2013 Fusa kommune Vedteken i kommunestyret Vedteken møteplan finn du også på heimesida vår under politikk Utval Januar Februar Mars April Mai Juni Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Ungdomsråd Senior- og funksjonsrådet Formannskapet Administrasjons utvalet Utval for plan og miljø Kommunestyret Kommunestyret Opplæring for folkevalde Synfaring BIR, Bergen UTVAL Juli August September Oktober November Desember Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Møtedag Ungdomsråd Senior- og funksjonsrådet Formannskapet Budsjettkonferanse 16. og Administrasjonsutvalet Utval for plan og miljø Kommunestyret Journalnr.: «Sdo_DokID» Side 1 62

63 FUSA KOMMUNE Gruppemøte : Måndag i utvalsmøteveka og kommunestyreveka. Utval: Ungdomsrådet: Senior- og funksjonsrådet Formannskapet Administrasjonsutvalet Utval for plan og miljø Kommunestyret Møtedag: Tysdag i utvalsmøteveka Tysdag i utvalsmøteveka Onsdag i utvalsmøteveka Onsdag i utvalsmøteveka Torsdag i utvalsmøteveka Tysdag I 2013 skal ein fortrinnsvis ha ettermiddags/kveldsmøte. Saksdokumenta og møteprotokollane finn du under politiske saker. Saksdokumenta/Innkallingane vert vanlegvis seinast lagt ut 7 dagar før møtet. Når møtet er referert, vert møteprotokollen lagt ut på heimesida. Kjem det opp saker det hastar med, kan det vera innkalla til ekstra møte i dei einskilde utvala. Dersom det er behov for ekstramøte i planutvalet, kan dei leggjast til kommunestyret sin møtedag. Utvala og kommunestyret skal fortrinnsvis ha ettermiddags-/kveldsmøte. Utdrag frå saksutgreiinga: Opplæring for folkevalde: Onsdag vert det oppfølging/vidareføring av opplæringa som var i november Temaet vert Kommunens rolle som arealmydighet. Synfaring på BIR anlegg i Bergen: Tysdag vert det synfaring på BIR anlegg i Bergen: BIR sitt energianlegg i Rådalen, gjenvinningsstasjonen på Espehaugen, stasjon for farleg avfall og papirsorteringsanlegget. Førebels planlagt avreise frå Eikelandsosen kl Handsaming av budsjettet: Formannskapet har budsjettkonferanse måndag og tysdag Dersom det er behov for møte i juni, etter at konsekvensane av kommuneøkonomiprp. er kjent, vert det evt. ekstramøte. Den skal formannskapet skal gje innstilling vedk. budsjett og økonomiplan. Tilrådinga vert lagt ut til offentleg ettersyn i minst 14 dagar før kommunestyret handsamar saka. Kommunestyremøtet er i utgangspunktet heildagsmøte der budsjett og økonomiplan vert handsama. Møta er som i 2012 samla på ei utvalsmøteveke. Utvalsmøtevekene er lagt inn slik det vert ein mest mogleg jevn møtefrekvens. Det er elles teke omsyn til ferie og helgedagar samt at viktige saker som m.a. tertialrapportar vert handsama raskast mogleg. I tillegg er det teke omsyn til gjennomføring av stortingsvalet der valdagen er måndag , og utvalsmøterunden i september er difor lagt i veke 39. Kommunestyret vert, av omsyn til haustferie for skulen i veke 41, lagt til tysdag i veke Journalnr.: «Sdo_DokID» Side 2 63