Måndag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 04. februar 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Måndag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Joon Raymond Haugland (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Austevoll kommune KPMG Rådmannen i Austevoll kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 05/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 06/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker 08/13 Meldingar 09/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon av Austevollskulen 10/13 Vurdering av om KPMG er uavhengig av Austevoll kommune 11/13 Selskapskontroll av Business Region Bergen Invitasjon til deltaking 12/13 Årsmelding for kontrollutvalet /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

3 Ausstteevollll kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 04/13 MØTELEIAR Joon Raymond Haugland (H) DESSE MØTTE Anne Marie Otterå Halstensen (FrP) Hans Reidar Njåstad (SP) Anne-Kristine Bakke (Ap) Håkon Nyheim (Frp) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Representantar frå KPMG møtte ikkje på dette møtet. Det møtte ingen frå administrasjonen. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Austevoll kommune 04/13 Møteplan for kontrollutvalet for 2013 Ymse 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 1

4 03/13 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJINSTENESTER FOR AUSTEVOLL KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. HANDSAMING I MØTE Konkurransegrunnlaget som var utarbeida vart delt ut. Dokumenta er unnateke offentlegheit etter 23, 3.avsnitt. Dokumenta vart gjennomgått og drøfta. Det kom fram at Overformynderiet går over til å bli Fylkesmannen sitt ansvar frå , og at det difor ikkje er aktuelt å utføra revisjonsarbeid her. Sekretariatet får i oppgåve å kvalitetssikra desse opplysningane og redigera dokumentet med å ta ut det som gjeld Overformynderiet. Det kom elles ikkje forslag til endringar i anbodsdokumenta. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. 04/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET I AUSTEVOLL KOMMUNE FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteaktivitet i 2013: Dato Merknad Noverande møte HANDSAMING I MØTE Det kom forslag om to endringar til den framlagde møteplanen: Det neste møte i kontrollutvalet er ikkje kome med i møteoversynet og må takast inn. Møtedato må endrast til Med desse endringane vart møteplanen samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteaktivitet i 2013: Dato Merknad Noverande møte YMSE det var ingen saker under ymse. Joon Raymond Haugland Leiar Kari Nygard Sekretær 2

5 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 07/13 07/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Orientering frå: Orientering vedrørande: 1 Rådmann Vedr. sak 119/12 i planutvalet «Klage på delegert vedtak, utfylling i sjø og planering av nausttomter». Kort om bakgrunn for saka, handsaming og oppfølging vidare Vurdering av kven som vert rekna som partar i denne saka. 2 Rådmann Stoda i sak som gjeld naust som er lagt ut for sal, og der det er sendt klage til Fylkesmannen 3 Rådmann Arbeid med oppfølging av pålegg i rapport etter tilsyn med «Rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming» Er arbeidet som er gjort med oppfølging godkjent av Fylkesmannen? Vert rutinar som er utarbeida teke i bruk og følgde, og fungerar dei på tilfredstillande måte? Er det gjeve tilstrekkeleg opplæring, og korleis er planar for vidare opplæring? Evt. andre ting å setja fokus på når det gjeld tilrettelegging av tenester for denne målgruppa? 4 Sekretariatet Notat vedr. «revisor sin plass i kommunestyremøter» (ligg ved) Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Notat vedr. «revisor sin plass i kommunestyremøter». Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

6 Notat: Revisor sin plass i kommunestyremøter. Til kontrollutvalsmøtet i Austevoll kommune Orienteringssak nr. 4 Revisor har gjennom kontrakt med kommunen plikt til å møte i kommunestyret når det er saker frå revisjonen på saklista. Dette er til dømes forvaltningsrevisjonsrapportar, rekneskap, planar, selskapskontrollar, andre saker revisjonen har arbeida med. Dette notatet tar sikte på å gjere ordførar, kommuneadministrasjon og kontrollutvalet merksam på dette. Revisor er i mange høve tilstades i kommunestyremøta utan at dei folkevalde er merksame på dette. Revisor har kompetanse og inngåande kjennskap til sine saker. Revisor si moglegheit til å kunne svare på spørsmål og opp/avklare misforståingar bør nyttast i større grad enn i dag. Sekretariatet vil føreslå følgjande for kontrollutvalet: 1) Når kontrollutvalet sender innstilling til kommunestyret på saker frå revisjonen vert det og vanlegvis tilrådd at revisor er tilstades i kommunestyremøtet og at ordførar vert gjort merksam på dette slik at ordførar kan gjere seg nytte av den kompetansen som er tilstades frå eigen revisor. 2) Dette notatet vert sendt ordførar med ei oppmoding om å ha kontakt med revisor når saker frå revisjonen er på saklista. Ordførar kan då, avhengig av sak, til dømes avtala at revisor og gjerne saman med utvalsleiar i kontrollutvalet, kan legge fram for kommunestyret viktige forvaltningsrevisjonsrapportar, selskapskontrollar, revisjonsmelding og planar. 3) Vidare er det greitt at revisor kan be om ordet om revisor finn at det er trong for oppklaring/avklaring ut frå drøfting av aktuelle saker. Kontrollutvalet sin leiar og nestleiar har lovfesta rett til å ta ordet i saker frå kontrollutvalet, jfr. Kommunelov og forskrift, men revisor har ikkje tilsvarande rett. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar

7 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 08/13 08/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Konkurranseutsetjing av revisjon for ny avtaleperiode ny handsaming Orienteringssak vedr. SIM-rapport til kommunestyret i Austevoll kommune Orienteringssak vedr. utgreiing om «Bruk av eigedomsskatt» Budsjett 2013 for Austevoll kommune 2 KPMG Revisjonsplan Oppsummering interimsrevisjon og plan for revisjon av årsrekneskapen 3 Fylkesmannen Brev vedr. «Verjemålsreforma status og gjennomføring 2012» 4 Økonomikontoret Budsjett for kontrollutvalet og revisjon for Austevoll kommune Ny heimeside for Austevoll kommune drøfting av kontrollutvalet si plassering på heimesida Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Aktuelle vedtak å melda frå kommunestyret Budsjett 2013 for Austevoll kommune Revisjonsplan Oppsummering interimsrevisjon og plan for revisjon av årsrekneskapen Brev frå Fylkesmannen vedr. «Verjemålsreforma» Budsjett for kontrollutvalet for 2013 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 09/13 09/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON AV AUSTEVOLLSKULEN Bakgrunn for saka: På møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet utset til neste møte å ta endeleg stilling til val av prosjekt innan forvaltningsrevisjon. 2. KPMG vert beden om å levera utkast til prosjektplan med utgangspunkt i prosjekt om Austevollskulen, og dei innspel med spørsmålstillingar som kom fram i møtet. Utkast til prosjektplan vert å senda ut saman med innkallinga til kontrollutvalsmøte Møte vert planlagt som eit arbeidsmøte. Endeleg prosjektplan vert å godkjenna i etterkant av møte av utvalsleiar i samråd med sekretariat. Det vert lagt opp til å starte arbeidet i januar På møte var det ikkje avklara kven som skulle halda fram som kommunen sin revisor i 2013, og sak om å bestilla forvaltningsrevisjonsprosjekt vart difor utsett. Saka vert nå teke opp på nytt, og KPMG har levert forslag til prosjektplan som avtalt. Prosjektplanen ligg som vedlegg i saka. Drøfting: Kontrollutvalet må setja seg inn i forslag til prosjektplan, sjå til at den er i tråd med drøfting som vart gjort i kontrollutvalsmøte , og gje sine signal til innhaldet i prosjektplanen. I prosjektplanen har KPMG skissert to forslag til løysingar for prosjektet. Frå prosjektplanen heiter det: «Det første alternativet er ei gjennomgang av oppfølginga av plan om Austevollskulen, altså i kva grad tiltak er følgt opp av skuleeigar og skulane. Dette er ei tilnærming som er mykje nytta i forvaltningsrevisjonar, og som har som formål å svare på spørsmålet gjer vi tinga riktig?, i dette tilfellet å følgje opp ein vedteken plan.» og Føremål for det første alternativet vil vera: A. «Å kartleggje i kva grad tiltak er sett i verk i samsvar med plan for Austevollskulen Kunnskap og utvikling, inkludert identifisering og forklaring av eventuelle avvik og forbetringsområde ( gjer vi tinga riktig? ). ««I det andre alternativet er det foreslått å gå nærmare inn på skulane sine vurderingar av planen for Austevollskulen. Medan planen i alternativ A er styringsdokumentet revisjonen skal undersøke oppfølginga av og måle praksis mot, vert planen i alternativ B sjølv gjenstand for revisjon. Dette er ei tilnærming som og er mykje nytta, og som har som formål å svare på spørsmålet gjer vi dei riktige tinga?, i dette tilfellet; er planen riktig utforma for å oppnå dei definerte målsetjingane for utviklinga i Austevollskulen?» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

59 Føremål for det andre alternativet vil vera: A. «Å kartleggje korleis skulane opplever planen som styringsverktøy i arbeidet med å utvikle skulen i riktig retning, jf. definerte målsetjingar. Resultata av ei slik gjennomgang kan igjen vere grunnlag for endringar/justeringar av planen om Austevollskulen ( gjer vi dei riktige tinga? )» Kontrollutvalet må og setja seg inn i dei aktuelle problemstillingane som er skissert i prosjektplanen. Sekretariatet vil særleg setja fokus på om føremål og problemstillingar er i tråd med slik kontrollutvalet meiner det bør setjast fokus i denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet bør legga opp til ei brei drøfting av innhaldet i prosjektplanen: Val av alternativ Drøfte føremål og problemstillingar Drøfte skisse for metode som skal nyttast Drøfte tidsplan for gjennomføring, tidsbruk og ressursbehov Konklusjon: Med dette som bakgrunn vert saka lagt fram for kontrollutvalet. Etter drøfting av prosjektplan bør kontrollutvalet be om at KPMG legg fram endeleg prosjektplan. For å spara tid vert det gjort forslag om at utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Austevollskulen». 2 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Austevollskulen 2

60 PROSJEKTPLAN Laga iht. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon PROSJEKTNAMN Forvaltningsrevisjon av Austevollskulen KOMMUNE/nr Austevoll kommune/ 1244 UTFØRANDE REVISORAR Harald Sylta - partner Øivind Støle prosjektleiar Ingvill Strand - prosjektmedarbeidar Kari Hesjedal - prosjektmedarbeidar Silje Evjen Hansen - prosjektmedarbeidar VURDERING AV HABILITET (Iht forskrift om revisjon og kommuneloven 79) Etter vår vurdering vil ingen av dei utførande revisorar få habilitetsproblem ved gjennomføringa av dette prosjektet, jf. eigenerklæringsskjema. BAKGRUNN, PROBLEMSTILLINGAR OG AVGRENSING Bakgrunn Kommunestyret i Austevoll kommune vedtok 16. juni 2011 (sak 84/11) plan for Austevollskulen Kvalitet og utvikling. Plan for Austevollskulen inneheld overordna målformuleringar, definerte innsatsområde med delmål og tiltaksplan for utvikling av skulen. Kontrollutvalet vedtok i sitt møte 27. september 2012 (sak 34/12) å bestille forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon frå KPMG, med utgangspunkt i prosjekt om Austevollskulen. Oppdraget vert gjennomført i samsvar med kontrollutvalet si bestilling i sak 34/12, jf også saksframlegget til møtet, samt tidlegare vedteke Plan for forvaltningsrevisjon

61 Alternative tilnærmingar Alternativ A Det er fleire moglege tilnærmingar til ein forvaltningsrevisjon av Austevollskulen. I denne prosjektplanen har vi skissert to forslag til løysingar som er klart ulike både med omsyn til innhald og omfang. Det første alternativet er ei gjennomgang av oppfølginga av plan om Austevollskulen, altså i kva grad tiltak er følgt opp av skuleeigar og skulane. Dette er ei tilnærming som er mykje nytta i forvaltningsrevisjonar, og som har som formål å svare på spørsmålet gjer vi tinga riktig?, i dette tilfellet å følgje opp ein vedteken plan. Plan for Austevollskulen har ei ytre ramme på 10 år, men innsatsområde og delmål er definert innanfor perioden , og desse skal gjennom ei evaluering i Evalueringa med oppfølging av resultat og utvikling av kvalitet set føringar for kva mål og satsingar som skal gjelda for nye 3 år fram i tid. Ein forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av planen vil altså vere ei form for delrevisjon eller undervegsevaluering av den første gjennomføringsfasen og dei tiltaka som skal vere gjennomført i løpet av 2011 og Alternativ B I det andre alternativet er det foreslått å gå nærmare inn på skulane sine vurderingar av planen for Austevollskulen. Medan planen i alternativ A er styringsdokumentet revisjonen skal undersøke oppfølginga av og måle praksis mot, vert planen i alternativ B sjølv gjenstand for revisjon. Dette er ei tilnærming som og er mykje nytta, og som har som formål å svare på spørsmålet gjer vi dei riktige tinga?, i dette tilfellet; er planen riktig utforma for å oppnå dei definerte målsetjingane for utviklinga i Austevollskulen? I ei slik tilnærming vil politiske vedtak om utarbeiding av planen, andre politiske vedtak knytt til utvikling av skulen, samt lov og føringar frå nasjonalt hald vere relevante revisjonskriteria. Slik prosjektplanen er sett opp, bygger tilnærming B på tilnærming A, men inkluderer i tillegg ei kartlegging av skulane sine vurderingar av i kva grad plan for Austevollskulen er føremålstenleg utforma. Føremål A. Å kartleggje i kva grad tiltak er sett i verk i samsvar med plan for Austevollskulen Kunnskap og utvikling, inkludert identifisering og forklaring av eventuelle avvik og forbetringsområde ( gjer vi tinga riktig? ). B. Å kartleggje korleis skulane opplever planen som styringsverktøy i arbeidet med å utvikle skulen i riktig retning, jf. definerte målsetjingar. Resultata av ei slik gjennomgang kan igjen vere grunnlag for endringar/justeringar av planen om Austevollskulen ( gjer vi dei riktige tinga? ) Problemstillingar Alternativ A, hovudproblemstilling: I kva grad fungerer plan for Austevollskulen Kunnskap og utvikling som ein forpliktande arbeidsreiskap for skuleeigar og dei enkelte skulane i utviklinga av struktur og innhald i Austevollskulen? 2

62 For å finne svar på hovudproblemstillinga foreslår vi følgjande underproblemstillingar: a) I kva grad er definerte tiltak innanfor dei ulike innsatsområda følgt opp? b) Kva er årsakene til eventuelle avvik? Tiltak inkluderar både oppfølging av etablerte rutinar, vidareføringar og nye tiltak. Alternativ B, hovudproblemstillingar: 1. I kva grad fungerer plan for Austevollskulen Kunnskap og utvikling som ein forpliktande arbeidsreiskap for skuleeigar og dei enkelte skulane i utviklinga av struktur og innhald i Austevollskulen? For å finne svar på hovudproblemstillinga foreslår vi følgjande underproblemstillingar: a) I kva grad er definerte tiltak innanfor dei ulike innsatsområda følgt opp? b) Kva er årsakene til eventuelle avvik? Tiltak inkluderar både oppfølging av etablerte rutinar, vidareføringar og nye tiltak. 2. I kva grad bidrar plan for Austevollskulen Kunnskap og utvikling til at mål om utvikling av Austevollskulen vert oppfylt? a) I kva grad opplevar skulane at dei definerte innsatsområda og tiltaksplanen som inngår i plan for Austevollskulen er nyttige verktøy i arbeidet med å nå dei oppsette målsetjingane i planen? b) Korleis vurderar skulane at planen bør vidareutviklast for å bli eit betre verktøy for utvikling av skulane? Dei alternative hovudproblemstillingane er avgrensa av underproblemstillingane. Dette er forslag til problemstillingar, og desse kan endrast og tilpassast i dialog med kontrollutvalet. På bakgrunn av funn knytt til problemstillingane, vil KPMG kome med forslag til tiltak for å redusere eventuelle gap mellom revisjonskriteria og praksis. Tilråding om val av alternativ Etter KPMG si vurdering vil tilnærminga i alternativ B kunne gje størst nytteeffekt for kommunen. I ein tidleg fase av gjennomføringa av planen (tidshorisont ), kan det vere verdifullt å få systematiske vurderingar av og synspunkt på korleis skulane opplever at planen fungerer som styringsverktøy. Dette kjem som nemnt i tillegg til ei vurdering av oppfølging av planen so langt, jf. alternativ A. Ei slik tilnærming gir samla sett betre føresetnader for å få identifisert manglar og justere kursen i gjennomføringa av planen på eit tidleg tidspunkt. REVISJONSKRITERIA (Jfr. pkt i RSK 001) Aktuelle kjelder for revisjonskriteria er: Plan for Austevollskulen Kunnskap og læring Politiske vedtak knytt til temaet Opplæringslova m/forskrift 3

63 Kunnskapsløftet læreplan for grunnskolen og videregående opplæring METODE (Jfr. pkt i RSK 001) Innhenting av dokumentasjon Dokumentanalyse Intervju med nøkkelpersonar MILEPELER Slik KPMG vurderer det, vil milepelane som er sett opp under gjelde både ved val av alternativ A og B. Ved val av alternativ A vil det vere rom for ei viss grad av framskunding etter nærmare avtale. Godkjenning av prosjektplan medio feb 2013 Oppstartsbrev/møte medio feb 2013 Datainnsamling ultimo feb medio april 2013 Rapportutkast primo mai 2013 Høyring primo mai 2013 Presentasjon av endeleg rapport i kontrollutvalet medio mai 2013 RESSURSBEHOV; PLANLAGT TIDSBRUK OG EV. EKSTERN BISTAND Ressursbehovet vil variere ut frå val av tilnærming til oppgåva. Tilnærming B vil krevje meir ressursar enn alternativ A, først og fremst med omsyn til omfang av datainnsamling (intervju, tal og omfang), samt nødvendig tidsbruk til analyse og rapportskriving. Estimert tidsbruk interne ressursar KPMG: Alternativ A: Oppdragsansvarleg revisor: 5 t Prosjektleiar: 20 t Prosjektmedarbeidarar: 75 t Totalt: 100 t Alternativ B: Oppdragsansvarleg revisor: 10 t Prosjektleiar: 30 t Prosjektmedarbeidarar: 110 t Totalt: 150 t PRIS Alternativ A: kr eks. mva. Alternativ B: kr eks. mva. 4

64 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 10/13 10/13 VURDERING AV OM KPMG ER UAVHENGIG AV AUSTEVOLL KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå KPMG Harald Sylta sende over ei slik eigenvurdering dagsett Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar KPMG sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Austevoll kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhegighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta hjå KPMG. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurdering av uavhengighet frå ansvarleg revisor Harald Sylta vedr. om KPMG er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Eigenvurdering av uavhengighet, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

65 Egenvurdering av uavhengighet Austevoll kommune, jf forskrift om revisjon 15 Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i revisjonsselskapet. Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som kommunen deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor.

66 Undertegnede har ingen nærstående som har slik tilknytning til Austevoll kommune at det kan svekke uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene Undertegnede yter ikke rådgivnings- eller andre tjenester overfor Austevoll kommune som er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet Undertegnede yter ikke tjenester som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Austevoll kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til min uavhengighet og objektivitet. Statsautorisert revisor

67 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 11/13 11/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN INVITASJON TIL DELTAKING Bakgrunn for saka: Kommunestyret gjorde slikt vedtak i sak om «Plan for selskapskontroll for »: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I planen er det føreteke slik prioritering blant selskap som ligg innanfor 80 i Kommunelova (kun offentlege eigarar): Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS SIM Næring AS Austevoll Bruselskap AS Samarbeidsrådet for Sunnhordlamd IKS Austevoll ASV AS Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Selbjørnfjordtuennel AS I planen er det ikkje gjort prioriteringar for selskap som ligg utanfor 80 (selskap som ikkje berre har offentlege eigarar). Business Region Bergen AS er eit slikt selskap. Men det er ikkje noko i vegen for å gjennomføre ein selskapskontroll av eit «80-selskap», dersom ikkje nokon av eigarane motset seg dette. Drøfting: Når «Plan for selskapskontroll» er vedteke skal kontrollutvalet, til vanleg, velja prosjekt ut frå det som kjem fram i planen. Kommunestyret gjorde i sitt vedtak når det gjeld planen, atterhald om at kontrollutvalet kan gjera dette arbeidet. Det er difor opp til kontrollutvalet å handsame saka ut frå henvending som er kome om å delta i prosjekt med selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB). Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

68 Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har sendt ut invitasjon til å delta i ein felles selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB). Invitasjonen er sendt til alle eigarane. Det er planen å gjennomføra prosjektet i 2013, jf vedlagte invitasjon m/vedlegg. Eit av vedlegga inneheld forslag til prosjektplan for denne selskapskontrollen. Arbeidet skal utførast av Deloitte som er den valde revisor for om lag 90 % av eigarane i BRB. Av forslag til prosjektplanen frå Deloitte går det fram at prosjektet kan gjennomførast i to delar: Eigarskapskontroll Punkt 1.3 A) Problemstillingar knytt til den kommunale eigarskapsforvaltninga Forvaltningsrevisjon Punkt 1.3 B) Problemstillingar knytt til drifta i selskapet Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har vald å gjennomføre begge desse delane, men det er fullt mogeleg å berre gjennomføre ein av delane. Slik sekretariatet ser det vil det vera kostbart og lite føremålstenleg at kontrollutvalet i Austevoll kommune gjennomfører eigarskapskontroll for berre dette eine selskapet. Det vil truleg vera meir nyttig å gjennomføre felles eigarskapskontroll av alle eigarskapa som Austevoll kommune har, på eit seinare tidspunkt. Bergen kommune har og sagt ja til å delta i prosjektet, på den delen som gjeld forvaltningsrevisjon. Når det gjeld å delta i forvaltningsrevisjonen som Deloitte skal gjennomføre i selskapet, vil det for Austevoll kommune dreie seg om små kostnader i den totale samanheng. Dersom dei to største eigarane, Hordaland fylkeskommune og Bergen kommune med 35 % eigardel kvar, samt to kommunar utanom desse deltek, vil kostnadane ikkje verte større enn rundt kr til kr mva. for kommunen. Når invitasjonen til å delta i dette regionale prosjektet ligg føre no vil det vera fornuftig å seie ja til deltaking. Dersom Austevoll kommune, på eit seinare tidspunkt, skulle velja å gjennomføre selskapskontroll av dette selskapet på eiga hand, ville det medføra store kostnader for kommunen. Når det gjeld innhaldet i prosjektplanen vil kontrollutvalet i Austevoll kommune ha høve til å komme med innspel eller endringar i forslag til prosjektplan dersom ønskjeleg. Sekretariatet vil likevel tilrå at prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. Konklusjon: Det vert tilrådd at kontrollutvalet i Austevoll kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll, for den delen som gjeld forvaltningsrevisjon, av Business Region Bergen AS. Forslag til prosjektplan bør leggast til grunn slik den ligg føre. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Brev med invitasjon til deltaking i selskapskontroll av Business Region Bergen AS Vedlegg til brevet med saksutgreiing til KUV i Fylkeskommunen, særutskrift og framlegg til prosjektplan. 2

69

70

71

72 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Møtedato Kontrollutvalet SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - BESTILLING SAMANDRAG Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 39/12 i møte : Vidare ønskjer kontrollutvalet å gjennomføre selskapskontroll innan Business Region Bergen AS. Før denne selskapskontrollen vert starta opp, vert sekretariatet bede om å ta kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om dei vil delta i eit felles prosjekt. Eigarstruktur i selskapet: I årsrapport 2011 for Business Region Bergen AS (BRB) går det fram at selskapet er heileigd av Hordaland fylkeskommune og ei rekkje kommunar. Eigarstrukturen i selskapet er slik: Bergen kommune 35,0% Hordaland fylkeskommune 35,0% Askøy kommune 3,6% Fjell kommune 3,6% Os kommune 3,6% Regionrådet i Nordhordland IKS (9 kommunar) 3,6% Stord kommune 3,6% Austevoll kommune 2,0% Fusa kommune 2,0% Samnanger kommune 2,0% Sund kommune 2,0% Vaksdal kommune 2,0% Øygarden kommune 2,0% 100,0%

73 Vald revisor: Deloitte AS er for tida den valde revisor for BRB. Deloitte er også den valde revisor for dei to største eigarane og 7 av dei andre eigarane. Desse eigarane representerer til saman ca 88,8 % av eigarskapen. KPMG AS er den valde revisor for 3 av eigarkommunane og dette utgjer 7,6 % av eigarskapen. Dei siste 3,6% av eigarskapen er eigd av Regionrådet i Nordhordland IKS som representerer 9 kommunar. Av desse 9 kommunane har 8 av dei Nordhordland revisjon IKS som sin valde revisor og ein kommune har Deloitte som vald revisor. Sekretariatet har nyleg delteke på samling for kontrollutvalssekretariat frå Sør-Trøndelag i nord til Rogaland i sør. Selskapskontroll i selskap med fleire eigarar var eit av fleire hovudtema som var diskutert på denne samlinga, og vi fekk fleire gode innspel til korleis ein slik selskapskontroll kan gjennomførast. Det kom m.a. fram at det vil vera ei føremon at ein invitasjon til dei andre eigarkommunane inneheld eit forslag til ein prosjektplan som inneheld føremål, problemstillingar, deling av kostnader og kven som skal gjennomføre prosjektet. På bakgrunn av dette vert denne saka lagt fram for kontrollutvalet. Drøfting: Definering av føremål og problemstillingar Det første kontrollutvalet må ta stilling til er kva ein vil ha svar på i samband med selskapskontroll av BRB. Dette kan gjerast ved å diskutere seg fram til kva problemstillingar utvalet vil ha svar på samt ev. avgrensing av prosjektet. Med utgangspunkt i problemstillingar og ev. avgrensing kan utvalet også utforme eit føremål med selskapskontrollen. Eigarskapskontroll eller forvaltningsrevisjon I godkjend Plan for selskapskontroll er selskapskontroll definert på denne måten: Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarkontrollen kan omfatte: Kontroll ved selskapsetablering. Kontroll av at fylkeskommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa. Kontroll av at eigarskapa er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd. Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse. Kontroll av at selskapa fylkeskommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving. Kontroll av at den som forvaltar fylkeskommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med fylkeskommunen sine vedtak og føresetnader. Valfri forvaltningsrevisjon Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men fylkeskommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå fylkestinget sine vedtak og føresetnader. Det er også mogeleg å gjennomføre ein kombinasjon av desse to variantane og i kontrollutvalsboka står det m.a. dette i kap 8: Er det muleg å skilje mellom eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap? Det blir i praksis gjennomført ei rekkje selskapskontrollar som kombinerer element både frå eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Dette kan gjelde kontrollar i selskap der ein gjer ei kartlegging av til dømes økonomisk status, innkjøpsrutinar, sjukefråvær og liknande. Dette er 2

74 undersøkingar som ikkje berre fokuserer på eigarskapsforvaltninga og kommunen sin kontroll med selskapa, men som også ser på sjølve drifta i det aktuelle selskapet. Samtidig fordjupar ikkje undersøkinga seg slik som ein forvaltningsrevisjon vil gjere. Ein slik kontroll vil i hovudsak vere av beskrivande karakter, og i nokre tilfelle også utan å basere seg på nokon konkrete revisjonskriterium, slik det er krav om i ein forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av definert føremål og problemstillingar vil det kunne avspegle seg om det bør gjennomførast rein eigarskapskontroll, forvaltningsrevisjon eller ein kombinasjon av begge deler. Fordeling av kostnader Kostnadene med ein slik selskapskontroll vil avhenge av om det skal gjennomførast eigarskapskontroll, forvaltningsrevisjon eller ein kombinasjon av begge deler. Ved gjennomføring av eigarskapskontroll vil det kunne reknast kostnader for kvar einskild kommune kvar for seg ut frå kor mykje arbeide det vil medføre i den einskilde kommune. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon i BRB bør kostnadene delast mellom dei kommunane som vil vera med på selskapskontroll ut frå forholdsvis eigarskap. Dersom 77,2 % av eigarane vil vera med vil dette gi ein slik prosentvis kostnad for ein kommune som eig 3,6 %: Alle eigardelar 100% / eigardelar som er med 77,2 % * eigarkommune X 3,6 % = 4,7 % av kostnadene I tilfelle det vert ein kombinasjon av eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon vert det også ein kombinasjon av begge kostnadene slik: Eigarskapskontroll i eigen kommune + Andel av kostnad med forvaltningsrevisjon = Totalkostnad Kven bør gjennomføre selskapskontrollen Det mest vanlege er at det er den valde revisor som gjennomfører selskapskontrollar for kontrollutvalet. Hordaland fylkeskommune har som kjent Deloitte som den valde revisor og dei er også vald revisor for BRB. Spørsmålet er da om Deloitte vil vera habil til å gjennomføre denne selskapskontrollen på bakgrunn av at dei har begge desse rollene, vil fort dukke opp. I 2010 vart dette temaet belyst i samband med ei tilsvarande sak og Deloitte gjorde då ei vurdering av si eiga uavhengighet der det m.a. går fram dette: Dersom kontrollutvalget ønsker at det gjennomføres en forvaltningsrevisjon i et selskap hvor Deloitte er selskapets valgte revisor, vil dette være en utvidet oppgave i forhold til den lovpålagte regnskapsrevisjonen. Forvaltningsrevisjonen kan ses på som en avtalt kontrollhandling som det ikke er noe til hinder for at kommunens valgte revisor kan utføre. På grunn av at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon ikke er overlappende oppgaver, vil selskapets revisor i utgangspunktet heller ikke være i en situasjon hvor vedkommende kontrollerer seg selv. Det tilsier at det ikke vil foreligge særlige omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet. Brev frå Deloitte dagsett om revisors uavhengihet ligg ved. På bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 19/10 i møte Kontrollutvalet spør om FKT vil gjera ei vurdering av om fylkeskommunen sin valde revisor 3

75 også kan vera revisor for fylkeskommunalt eigde selskap, utan at dette kjem i konflikt med rolla som den valde revisor. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) tok saka og dei engasjerte Lic. Jur. Oddvar Overå til å gjera ei slik vurdering. Overå skreiv eit notat til FKT dagsett som ligg ved. Av utgreiinga til Overå går det fram m.a. slik konklusjon: Når det gjelder 80 selskaper er jeg således kommet til at det ikke kan være noe i vegen for at kommunens revisor kan gis i oppdrag a utføre selskapskontroll selv om vedkommende også er valgt revisor for det aktuelle selskapet. Dette er temmelig opplagt når det gjelder selskaper hvor en kommune/fylkeskommune alene eier alle aksjene i et selskap, men ut fra den forutgående argumentasjon må konklusjonen rettslig sett bli den samme når det er flere kommuner og/ eller fylkeskommuner som er eiere. Slik sekretariatet vurdere det kan konklusjonane til Deloitte og Overå tolkast slik at det ikkje er noko problem at Deloitte gjennomfører denne selskapskontrollen. Vi er heller ikkje kjend med andre opplysningar som skulle tilseie noko anna. Andre forhold Når invitasjon til å delta i ein slik selskapskontroll skal handsamast i kontrollutvala i dei kommunane med små eigardelar vil sekretariatet vurdere å tilrå at dei skal sei ja til å delta med atterhald om at eigarar med minst 70 % av eigarskapen vert med. Konklusjon: Det vert invitert til drøfting knytt til formulering av føremål, problemstillinger, ev avgrensing av prosjekt og bestilling av forslag til ein prosjektplan. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplanen skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Brev frå Deloitte dagsett om revisors uavhengihet Notat frå Lic.Jur. Oddvar Overå til FKT dagsett

76 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet SÆRUTSKRIFT Arkivsak Arkivnr. 015 Sakshandsamar Breistein, Roald Saksgang Møtedato Saknr. Kontrollutvalet /12 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - BESTILLING Kontrollutvalet FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. HANDSAMING I MØTE Sekretariatet orienterte om det arbeidet som er gjort på området så langt og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet vart etter felles diskusjon samde om slik føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om BRB har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova. Følgjande problemstillingar skal undersøkast: 1. Utøvar Hordaland fylkeskommune kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styringa av selskapet? 3. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? 4. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, kommunale vedtak og andre føringar frå eigar?

77 5. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? b. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 6. Er resultatet og ressursbruk i tråd med dei måla som er sett opp for selskapet? Forslag til vedtak vart etter dette samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. RETT UTSKRIFT: DATO: 21. november

78 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Møtedato Kontrollutvalet SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN SAMANDRAG Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 51/12 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til førebels prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Etter at kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har godkjent førebels prosjektplan skal dei andre eigarkommunane kontaktast med førespurnad om dei vil vera med på denne selskapskontrollen med utgangspunkt i prosjektplanen. Med utgangspunkt i vedtaket har Deloitte levert eit forslag til prosjektplan for Selskapskontroll Business Region Bergen AS. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. Av prosjektplanen går det fram at føremålet og problemstillingane med revisjonen er: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen AS (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om Business Region Bergen har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova.

79 Følgjande problemstillingar vil bli undersøkte: A) Problemstillingar knytt til den fylkeskommunale eigarskapsforvaltninga: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune (og ev andre kommunar) kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styring og oppfølging av selskapet? 4. I kva grad følgjer Business Region Bergen opp fylkeskommunale vedtak og andre føringar? a. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? B) Problemstillingar knytt til drifta i selskapet: 5. I kva grad driv Business Region Bergen i samsvar med vedtektene? 6. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigarar, styret og selskapet si daglege leiing? 7. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. I kva grad gjennomfører selskapet generalforsamlingar i samsvar med føresegner i aksjelova? b. I kva grad utøver styret sitt tilsynsansvar i samsvar med føresegner i aksjelova? c. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 8. Er resultatet og ressursbruk i tråd med dei måla som er sett opp for selskapet? a. I kva grad er det sett konkrete mål for selskapet? b. I kva grad har selskapet ei økonomisk forsvarleg drift sett i høve til fastsette mål Sekretariatet har vidare merka seg at Deloitte m.a. skriv dette i prosjektplanen: Dersom kontrollutvalet i andre eigarkommunar ønskjer å delta i gjennomføringa av selskapskontrollen vil problemstillingane knytt til den (fylkes-) kommunale eigarskapsforvaltninga (A) bli undersøkt for kvar eigarkommune. Handsaminga av problemstillingane knytt til drifta i selskapet (B) vil vere den same for alle eigarkommunane. Drøfting: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med føringar gjeve frå kontrollutvalet. I denne selskapskontrollen vil Deloitte m.a. nytta dokumentanalyse, intervju og verifisering og høyring som metode. Intervju vil verta gjort med personar frå selskapet og representantar for Hordaland fylkeskommune, til saman ca. 7 personar. Prosjektplanen er vidare utforma på ein måte som legg til rette for at dei andre eigarkommunane på ein oversiktlig og grei måte kan ta stilling til om dei ønskjer å delta i denne selskapskontrollen. I praksis vil det sei at ein kommune som ønskjer å delta i prosjektet kan få ein slik kostnad Eigarskapskontroll i eigen kommune timar Aktuell kommune sin andel av kostnadene i forvaltningsrevisjon i BRB, etter ein slik modell: Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon i BRB bør kostnadene delast mellom dei kommunane som vil vera med på selskapskontroll ut frå forholdsvis eigarskap. Dersom 77,2 % av eigarane vil vera med vil dette gi ein slik prosentvis kostnad for ein kommune som eig 3,6 %: Alle eigardelar 100% / eigardelar som er med 77,2 % * eigarkommune X 3,6 % = 4,7 % av kostnadene. 2

80 Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen har sekretariatet ikkje merknad til at det vert disponert ein ressurs på inntil maks timetal som ligg i forslag til prosjektplan. Det er ikkje lagt inn ein opsjon i prosjektplanen, som går på at dersom kontrollutvalet ber om ein presentasjon av revisjonsrapporten i fylkestinget, vil det føre til fakturering av fleire timar. Dette vil sekretariatet tilrå at vert teke med i bestillinga. Konklusjon: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet gav i førre møte. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med føringar gjeve frå kontrollutvalet. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet i tillegg inviterer dei andre eigarkommunane til å vera med å delta i denne selskapskontrollen. Nå det gjeld tal timar vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet godkjenner inntil det timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen, pluss opsjon på ev. presentasjon i fylkestinget. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Business Region Bergen AS, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, pluss ev. presentasjon i fylkestinget. 4. Kontrollutvalet ber sekretariatet invitere dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen med svarfrist til Oppstart skjer først når vi veit kor mange som vil vera med. Hogne Haktorson kontrollsjef Vedlegg: Prosjektplan 3

81 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Business Region Bergen AS Prosjektplan/engasjementsbrev Desember 2012