Saksdokumenter til årsmøtet Å R E I S L N M D G R G S A E N K P P L A N E R

Transkript

1 Saksdokumenter til årsmøtet Å R E I S L N M D G & R G S A E N K P P L A N E R

2 INNHOLD Side Innholdsfortegnelse 2 Innkalling og dagsorden 3 Styrets årsmelding 4 Regnskap/resultatrapport 14 Balanse/balanserapport 16 Revisjonsberetning 18 Styrets forslag til budsjett for Styrets forslag til handlingsprogram for Gjeldende vedtekter (for informasjon) 21 Styrets innstilling til valg 24 Side 2 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

3 Til medlemmer i Fredrikstad musikkråd, samt gjester/observatører etter invitasjon fra styret , Rev INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE Med henvisning til 4B i våre vedtekter innkalles det til ordinært årsmøte: Møtedato: Tirsdag 21.februar Møterom: Quality Hotel Fredrikstad, Nygata 2-6, 1607 Fredrikstad. Møtetid: Kl Velkommen til prat og lett servering fra kl Dagsorden iht. vedtektenes 4C: 1. Godkjenne representantenes fullmakter 2. Godkjenne saksliste og forretningsorden 3. Velge dirigent(er) og referent(er) 4. Velge to protokollunderskrivere 5. Behandle årsmelding 6. Behandle revidert regnskap 7. Behandle innkomne saker som er oppført på sakslisten: a. Styrets forslag til endring av vedtektenes 4C11 (Valgkomite): Styret foreslår at antall medlemmer som skal velges reduseres fra 4 til 2. Begrunnelse: Det er unødvendig med 4 (3+1) personer for dette. b. Ev. andre forslag innkommet innen 3-ukers fristen Det er ikke mottatt andre forslag til behandling. 8. Behandle styrets forslag til handlingsprogram (se vedlegg). 9. Fastsette kontingent for Fredrikstad musikkråd. Styret foreslår at årskontingent for medlemmer økes fra 450,- til 500, Behandle budsjett. 11. Valg: a. Leder b. 4 styremedlemmer c. 3 varamedlemmer d. 2 medlemmer til valgkomite (ref. pkt. 7a over) e. Representasjon til årsmøte i Østfold musikkråd f. Valg av revisor (1 proff eller to blant medlemmer) Med vennlig hilsen For styret i Fredrikstad musikkråd Morten Langvik Leder Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 3

4 STYRETS ÅRSMELDING FOR 2016 Organisasjon Fredrikstad Musikkråd er registrert som forening i Brønnøysundregistrene med organisasjonsnummer Postadressen er Øraveien 2 Fredrikstad Innovasjonspark, 1630 Gamle Fredrikstad. Fredrikstad Musikkråd er medlem i Østfold Musikkråd. Vi er arbeidsgiver for administrasjonssekretær i 50 % stilling og leier kontorplass av Øra Næring AS. Styre Årsmøtet i Fredrikstad Musikkråd valgte følgende styre på årsmøtet : Styreleder: Morten Langvik Fredrikstad Janitsjarskole Styremedlem: Leif Gresholdt (konstituert som nestleder) Lisleby Musikkorps Styremedlem: Grethe Pettersen Musikkforeningen Viken Styremedlem Liv Larsen ØSS Blanda Kor Styremedlem: Audun Skjønhaug Torp Musikkorps Varamedlem: Heidi Nordby Henriksen Citadell Musica Varamedlem: Gerd Bergene Sangkoret Harmoni Varamedlem: Kari Spæren Sand Risikoret Styret har vært beslutningsdyktig på alle styremøter i perioden: og Styret har arbeidet med målsetting om god økonomikontroll, oppfølging av handlingsplanen og organisering av fellesprosjekter for medlemmene. Arbeidsmiljø Musikkrådets drift er basert på frivillig og ulønnet innsats. Styret mottar ingen godtgjørelse for sitt arbeid. Det foreligger arbeidsavtale med administrasjonssekretær Marita Paulsrud Arntzen (50 %). Politiattester Behovet for politiattest for tillitsvalgte er ikke vurdert. Ledermøte Styret arrangerte ledermøte for medlemmene i Onsøy Rådhus Referat fra møtet ble sendt ut til medlemmene. Det er også sendt ut informasjonsbrev til medlemmene oktober Side 4 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

5 Medlemmer Ved periodens utgang 31.desember hadde foreningen 63 medlemmer. Disse fordeler seg her i følgende hovedkategorier: 10 voksenkorps 9 andre foreninger 6 barne- og ungdomskor 9 skolekorps 29 voksenkor Borge Musikkorps Frelsesarmeens Hornmusikk Hauge Musikkorps Jælpekorpset Lisleby Musikkorps Musikkforeningen "VIKEN" Onsö Musikforening Torp Musikkorps Torsnes Brass Trosvik Veterankorps Fredrikstad Blues og Jazzklubb Fredrikstad Pikegarde Fredrikstad Storband Fredrikstad Trekkspillklubb Klassiske toner Kong Fredriks IV s Tambourafdeling af 1704 Nedre Glomma Saksofonensemble Østfold Symfoniorkester Smaalenenes spellemannslag Gressvik Barne- og Ungdomskor -lagt på is Korene i Glemmen Kirke VOX (tidligere Lisleby Ungdomskor) Sangkoret EKKO Toneklang Barne- og Ungdomskor Torsnes Barne- og Ungdomskor Fredrikstad Janitsjarskole Hvaler Musikkforening Kråkerøy Skolekorps Manstad Skolekorps Nøkleby Skolekorps Rolvsøy Skolekorps Rød og Hurrød Skolekorps Østre Fredrikstad Skolekorps Årum Skolekorps Barbershopkvartetten The Old Town Quartet Beatleskoret i Fredrikstad Bellmannskavalerene - avviklet juni 2016 Borg Domkor Cantabile Citadell Musica Fredriksstad Mandssangerforening Fredrikstad Barberboys Fredrikstad Damekor Fredrikstad Mannskor Fredrikstad Sangkor Gressvik Kirkekor Koriander KorLUREN Kråkerøy Kirkekor Kråkerøy Mannskor - avviklet februar 2016 Mannskoret Skiold Nøisomkoret Risiboys Risikoret Sangkoret Harmoni SARAS SØSTRE Selbak Blandede Kor Senza Rigore The 2 of Us Trivselkoret Rolvsøy Trosvik Blandede Kor Vestbygda Blanda Kor ØSS Blanda Kor Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 5

6 Økonomi Styret har arbeidet med utgangspunkt i budsjettet for 2016 som ble vedtatt av årsmøte Musikkrådet har bistått med organisering og utbetaling av øremerkede tilskuddsmidler fra kommunen, til institusjonskonserter, paviljongkonserter og adventkonserter ved ferga. Det har også vært arbeidet med søknader om driftstilskudd og aktivitetsstøtte for Medlemskontingenten har vært kr. 450,- pr år. Kontofullmakter er registrert på Marita Paulsrud Arntzen og Morten Langvik, alene og hver for seg. Lønnsføringer er kontrollert av musikkrådets tidligere sekretær Svein Harald Engeli (ulønnet bistand). Regnskapet revideres av revisor Tore Sand. Representasjon Musikkrådet har vært representert i følgende fora/møter: Musikkrådets nyvalgte leder møtte kultursjefen Årsmøte i Østfold Musikkråd Dialogmøte mellom skolekorpsene og Fredrikstad kommune om bruk av kulturskolen, samt korpsenes ønsker og behov for fremtiden herunder øvelokaler og akustikk. Diskusjonsmøte om integrering , Lisleby Lokalsamfunnsutvalg (Lislebyprosjektet). Gjennomgang av rapporter fra akustikkmålinger med Østfold Musikkråds daglig leder , som grunnlag for prioriteringer. Frokostmøte hos Standard Norge i Oslo, med info om akustikkstandarden. Samråd om Framtidens kulturpolitikk, møte med Fredrikstad Arbeiderparti Dialogmøte med Fredrikstad kommune om Musikkrådets anbefalinger og forslag til prioriteringer for gode opplevelser for befolkningen og bedring av rammevilkår for våre medlemmer. Landskonferanse for lokale musikkråd på Hurdal. Dialogmøte med Fredrikstad kommune om prioritering av midler for akustikktiltak. 17.mai-komiteen i Fredrikstad kommune Byjubileumskomiteen i Fredrikstad kommune Akustikkmålinger Det foreligger rapporter fra 17 målinger betalt i Fredrikstad Musikkråd, (2012, 2015 og 2016). Et utvalg bilder fra steder hvor det er målt følger som vedlegg 1 til denne beretningen. Alle rapportene ligger ute på musikkrådets hjemmeside ( ), sammen med målinger for bla Aulaen og Blå Grotte. Styret har foreslått midler til et pilotprosjekt på Trosvik Skole gymsal, da dette var eneste gymsal som er målt og som samtidig benyttes av et skolekorps. Institusjonskonserter På oppfordring fra medlemmene er listen over institusjoner, som det gis støtte for konsert til, blitt oppdatert. Ordningen er endret fra tidligere ved at det er gitt et øremerket tilskudd kr ,- til fordeling. For å være sikret støtte må konserter nå meldes inn til Musikkrådet på forhånd. En oppdatert oversikt over institusjoner følger i vedlegg 2. Side 6 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

7 Aktiviteter Styret har organisert søknadsbaserte ordninger for deltakelse på Paviljongkonserter, Maratonkonsert og Adventkonserter ved ferga. Det har vært god oppslutning fra medlemmene ved disse arrangementene. Det har også vært brukt noe penger på annonsering: Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 7

8 Bilder fra Maratonkonserten 9.september (foto: Morten Langvik) Trosvik Blandede Kor Torp Musikkorps Torsnes Brass Fredrikstad Trekkspillklubb ØSS Blanda Kor Lisleby Musikkorps Side 8 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

9 Trivselskoret Rolvsøy Citadell Musica Musikkforeningen Viken Senza Rigore Mannskoret Skiold Koriander Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 9

10 Fredrikstad, For styret, Morten Langvik, leder (sign) Side 10 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

11 Vedlegg 1 til årsberetning for 2016: Et utvalg av lokaler hvor det foretatt akustikkmålinger for Fredrikstad Musikkråd (foto: Birgitte Magnus) Dagningen Torsnes skole Kantina FRIP Gressvik ungdomsskole Betania Sangerhuset Sagabakken Kråkerøy Menighetssenter Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 11

12 Vedlegg 2 til årsberetning for 2016: Side 12 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

13 Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 13

14 Side 14 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

15 Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 15

16 Side 16 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

17 Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 17

18 Side 18 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

19 Styrets forslag til budsjett for 2017: Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 19

20 Styrets forslag til handlingsprogram for 2017: Styret foreslår en samkjøring av tidligere handlingsplan og virksomhetsplan fra mai 2014 slik: 1. Fredrikstad musikkråd skal være samlende for musikklivet i Fredrikstad. a. Medlemsmøter to ganger pr år; årsmøte og høstmøte. b. Informere om aktiviteter. c. Oppdatering av hjemmeside. d. Skape samlingspunkt for medlemmer; via Maratonkonsert og Paviljongkonserter. 2. Fredrikstad musikkråd skal være et serviceorgan for medlemsforeningene. a. Kontinuerlig oppdatering av hjemmeside og facebookside. b. Holde en oppdatert oversikt over dirigenter og instruktører. c. Ajourføre oversikt over aktuelle steder for institusjonskonserter. d. Bevistgjøre medlemsforeningene om tilskuddsordninger, frister etc. e. Oppdatere årshjul. f. Være høringsinstans for Fredrikstad kommune. g. Sikre musikklivet egnede lokaler til øvelser og fremføring, i samarbeid med ØMR. h. Arbeide for leieavtaler som er gunstig for medlemmene. i. Tilby skolering av medlemmer, bla kurs i organisasjonsteori. 3. Fredrikstad musikkråd skal synliggjøre det frivillige musikklivet i Fredrikstad for politikere og befolkningen. a. Holde regelmessig kontakt med kulturkontoret og gi informasjon om virksomheten. b. Møte med det politiske kulturutvalget. c. Kartlegge politikernes interesse for musikklivet, og påvirke disse. d. Invitere politikere i sentrale posisjoner til medlemsmøter og ledermøter. e. Etablere og vedlikeholde kontakter i media. f. Utarbeide pressemeldinger ifbm arrangementer. g. Bruke ByPå ( som en aktivitetskalender. 4. Fredrikstad musikkråd skal bidra til utvikling av musikktilbudet for foreninger i Fredrikstad med spesiell vekt på barn og unge. a. Arbeidere videre med akustikkmålinger med sikte på en forbedring av situasjonen. b. Følge opp kontakten med Kulturskolen for å påvirke prosessen om rekruttering til korpsene. c. Påvirke politikere for bedring av økonomien for medlemmene. d. Arbeide for økning av honorar ifbm offentlige oppdrag. e. Arbeide for lavere leiekonserter på offentlige konsertsteder. f. Informere om steder for å søke støtte, og opplyse om frister. Side 20 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

21 VEDTEKTER FOR FREDRIKSTAD MUSIKKRÅD - ENDRET SENEST PÅ ÅRSMØTET Fredrikstad Musikkråd, stiftet , er et samarbeidsorgan for distriktets musikkorganisasjoner/lag og institusjoner med musikk/-utdanning/-informasjon/-formidling som sentral oppgave. Fredrikstad Musikkråd er partipolitisk nøytralt. 1 Formål Fredrikstad Musikkråd skal bidra til et levende og bærekraftig musikkliv i Fredrikstad distriktet. 2 Medlemskap Fredrikstad Musikkråd skal oppta som medlemmer alle lokale organisasjoner/lag/institusjoner som er tilknyttet NMR sentralt, og kan oppta enhver distrikts organisasjon/institusjon med musikk som sentral oppgave. Styret i Fredrikstad Musikkråd avgjør nye søknader om medlemskap. Styret har rett til å ekskludere medlemsforeninger som etter 1 år og etter 2 purringer med rimelige tidsfrister for betaling, unnlater å betale den fastsatte kontingenten innen forfall. Oppsigelse av medlemskap skal skje skriftlig. 3 Organisasjon Fredrikstad Musikkråd er et lokalt organisasjonsledd av fylkets MR, tilsluttet NMR, med ansvar for eget budsjett og egen administrasjon innen de rammer som er gitt av NMR. Fredrikstad Musikkråd prioriterer oppgaver innen kommunen og gjennomfører tiltak i samsvar med retningslinjene gitt av NMR og de til enhver tid gjeldende forskrifter for voksenopplæring. 4 Årsmøte Årsmøtet er rådets høyeste myndighet. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mars. A Representasjon/rettigheter: På årsmøtet møter: - to representanter fra hver organisasjon/lag/institusjon med ordinært medlemskap - to representanter fra hver assosiert organisasjon/institusjon - styret og komiteer valgt inn av årsmøtet Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 21

22 Styret kan invitere gjester/observatører til årsmøtet. Hver representant fra organisasjoner/lag/institusjoner med ordinært medlemskap har en stemme. Representanter fra assosierte medlemsorganisasjoner/lag/institusjoner har ikke stemmerett, men tale- og forslagsrett. Styret har ikke stemmerett ved behandling av regnskap og årsmelding. B Innkalling til ordinært årsmøte sendes ut senest 6 uker før årsmøtet holdes. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må være sendt styret senest 3 uker før årsmøtet. Styret sender ut fullstendig saksliste og saksdokumenter senest 14 dager før årsmøtet. C Dagsorden for årsmøtet: Årsmøtet skal: 1. Godkjenne representantenes fullmakter 2. Godkjenne saksliste og forretningsorden 3. Velge dirigent(er), referent(er). 4. Velge to protokollunderskrivere. 5. Behandle årsmelding 6. Behandle revidert regnskap 7. Behandle budsjett 8. Behandle styrets forslag til handlingsprogram 9. Fastsette kontingent for Fredrikstad Musikkråd 10. Behandle innkomne saker som er oppført på sakslisten 11. Velge - leder, velges særskilt, for ett år - fire styremedlemmer, velges for to år - 1., 2. og 3. varamedlem til styret, velges for ett år - tre medlemmer med ett varamedlem til valgkomité, velges for ett år - representanter/utsending(er) til årsmøtet i det regionale MR - Årsmøtet velger revisor/revisorer. Som revisor(er) kan velges 1 profesjonell revisor eller 2 blant Musikkrådets medlemmer. Side 22 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd

23 D Ekstraordinært årsmøte: Styret innkaller med minst en måneds varsel til ekstraordinært årsmøte dersom minst 1/3 av de ordinære medlemmer forlanger det, eller det foreligger enstemmig vedtak i styret. 5 Styret Styret består av leder og fire styremedlemmer valgt av årsmøtet. Styret velger selv nestleder. Styret: - iverksetter årsmøtets vedtak - tilsetter personale i samsvar med retningslinjer fra NMR - oppnevner nødvendige utvalg - oppnevner representanter til lokale/kommunale organer/organisasjoner - utarbeider årsmelding og regnskap - fremmer forslag til handlingsplan og budsjett Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og to styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. 6 Medlemsmøte Styret innkaller til medlemsmøte minst 2 ganger pr. år. Medlemsmøtet er rådgivende i forhold til styrets arbeid. 7 Endringer i vedtekter Endringer i vedtektene kan bare skje på ordinært årsmøte. Til gyldig vedtak kreves 2/3 stemmeflertall av de fremmøtte. Endringer i vedtektene skal fremlegges for MR i fylket for endelig godkjenning. 8 Oppløsning Forslag om oppløsning av Fredrikstad Musikkråd må behandles på ordinært årsmøte. Begrunnet forslag må være sendt MR i fylket og alle tilsluttede organisasjoner/lag/institusjoner minst 4 måneder før årsmøtet. Til oppløsning kreves ¾ flertall av de fremmøtte. Vedtak om oppløsning skal fremlegges for MR i fylket, som ivaretar disponible midler inntil nytt råd kan etableres. Fredrikstad Musikkråd Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Side 23

24 Fredrikstad Musikkråd - Innstilling til valg på ordinært årsmøte Styret har utarbeidet forslaget her, da forrige årsmøte ikke oppnevnte valgkomite. Valg: a) Leder: Morten Langvik Fredrikstad Janitsjarskole gjenvalg (1 år) b) Styremedlemmer: Leif Gresholdt Lisleby Musikkorps (ikke på valg, 1 år igjen) Grethe Pettersen Musikkforeningen Viken (ikke på valg, 1 år igjen) Liv Larsen ØSS Blanda kor gjenvalg (2 år) Heidi Nordby Henriksen Citadell Musica ny (2 år) c) Varamedlemmer: 1. Kari Spæren Sand Risikoret gjenvalg (1 år) 2. Ann-Kristin Smaaskjær Grønstad Risikoret ny (1 år) 3. d) Valgkomite: Leder: Medlem: e) Representasjon til årsmøte i Østfold Musikkråd: f) Revisorer: Revisor: Side 24 Årsmelding og regnskap for Planer for 2017 Fredrikstad Musikkråd