Vedtekter for foreningen Nittedal Frivilligsentral per

Transkript

1 UTKAST 2 Vedtektforslag vedtekter ved opprettelse av foreningen Vedtekter for foreningen Nittedal Frivilligsentral per Vedlegg til vedtekter: Instruks for styret Instruks daglig leder Instruks for valgkomiteen Gjeldende samarbeidsavtale med Nittedal kommune 1 Organisasjon og eierskap Nittedal Frivilligsentral er registrert som en forening i Enhetsregisteret i Brønnøysundregisteret og Frivillighetsregisteret. Vi er en selveiende, frittstående og demokratisk medlemsbasert forening for alle enkeltpersoner, frivillige lag og foreninger i Nittedal kommune. 2 Formål Vi skal være en lokalt forankret møteplass* som er åpen for alle: Vi skal stimulere, rekruttere og koordinere til økt frivillig innsats, gjennom mobilisering av frivillige til ulike aktiviteter som styrker det sosiale nettverket til mennesker i lokalmiljøet. Vi skal formidle tjenester til alle som trenger det innen frivillig sektor i Nittedal, uavhengig av etnisk bakgrunn, religion, alder eller kjønn. Sikre et godt samspill mellom frivilligheten og offentlig virksomhet på områder det er naturlig å samarbeide om. Frivilligsentralen er også en interesseorganisasjon/paraplyorganisasjon for frivillig sektor i Nittedal kommune. * med møteplass menes ulike arenaer hvor mennesker møtes i regi av Nittedal Frivilligsentral, ikke et fast møtested. Når sentrale egnede lokaler gjør det mulig å drifte en nærmiljøsentral, vil det bli en fast møteplass i tillegg til de ulike arenaer. 3 Medlemmer Medlemskap i foreningen kan tegnes av alle lag og foreninger i Nittedal kommune som har et formål i samsvar med frivillig eller ideell virksomhet. (Ikke fortjenestebasert) Styret kan avgjøre å ikke ta opp et medlem. En avvist medlemssøknad kan kreves behandlet på årsmøte. Medlemmer/eiere av organisasjonen er de lag, foreninger og som har betalt gyldig kontingent. Disse medlemmer har en stemme på årsmøtene uansett størrelse på egen medlemsmasse. Enkeltpersoner kan tegne støttemedlemskap, men har ikke stemmerett. Støttemedlemmer kan gjerne fremme forslag til både styre og årsmøte. 4 Styret Styret består av 5-9 medlemmer og 3 varamedlemmer valgt av årsmøtet. Styremedlemmer velges for 2 år av gangen, og kan maksimum sitte i 6 år. Styremedlemmer kan ikke inneha politisk verv eller ledende kommunale stillinger. Vedtatt på stiftelsesmøte for Nittedal Frivilligsentral

2 UTKAST 2 Vedtektforslag vedtekter ved opprettelse av foreningen Ved første valg velges 2 styremedlemmer for 2 år og 3 styremedlemmer for 3 år. Varamedlemmenes funksjonstid er 2 år Revisorer og valgkomite velges for 1, eventuelt 2 år. Årsmøtet velger styreleder. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av styrets medlemmer er til stede i et korrekt innkalt møte. Styrets medlemmers innsats godtgjøres ikke utover dekning av faktiske utgifter på lik linje som andre frivillige. Honorar til styreleder kan styret vedta ut fra arbeidsmengde/tapt arbeidsfortjeneste fra ordinært arbeid. Et eventuelt honorar til styreleder vurderes ut fra foreningens økonomiske mulighet. Styret skal behandle disse sakene: - Innkalling og protokoll til styremøter - Forslag fra medlemmer - Nedsette arbeidsgrupper ved behov og gi mandat til disse - Handlingsplan - Budsjett - Regnskap - Årsmelding utarbeides etter avsluttet regnskap Styret arbeider etter vedtatt styreinstruks og påser at Nittedal Frivilligsentral blir drevet i tråd med egne vedtekter og Norges frivilligsentralers veiledende retningslinjer for frivilligsentraler. Styret er ansvarlig for å følge opp vedtatt handlingsplan og budsjett. 5 Arbeidsgiveransvar Nittedal Frivilligsentral har daglig leder ansatt i 100 % stilling. Daglig leder har ansvaret for den daglige driften og økonomi. Daglig leder fungerer som foreningens kasserer, er referent for styret, og har talerett på styremøter og årsmøter. Styret har arbeidsgiveransvaret og ansvarlig for ansettelse og eventuell oppsigelse. 6 Årsmøtet Årsmøtet er foreningens øverste organ og ordinært årsmøte skal avholdes i løpet av første kvartal hvert år. Innkalling til årsmøtet skjer med 4 ukers varsel per e-post. Innkomne saker må være styret skriftlig i hende senest 14 dager før årsmøtet. Fullstendig saksliste skal være tilgjengelig senest en uke før årsmøtet. Stemmeberettigede på årsmøtet: - Styrets medlemmer (En stemme per person) - Alle innmeldte lag og foreninger som har betalt kontingent. - Støttemedlemmer er ikke stemmeberettigede - Ingen person kan ha mer enn én stemme, med mindre de har med skriftlig fullmakt fra annet medlem. Daglig leder har møte- og talerett på årsmøtet. Vedtatt på stiftelsesmøte for Nittedal Frivilligsentral

3 UTKAST 2 Vedtektforslag vedtekter ved opprettelse av foreningen Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder, en referent og protokollunderskrivere, to personer. 3. Registrering av stemmeberettigede (på møtet) 4. Frivilligsentralens årsmelding 5. Årsregnskap med årsberettning 6. Handlingsplan 7. Budsjett 8. Eventuelle vedtektsendringer 9. Innkomne forslag 10. Fastsettelse av medlemskontingenter 11. Valg av styre og varamedlemmer 12. Valg av valgkomité 13. Valg av revisor 14. Eventuelle orienteringer Årsmøtet er åpent for alle, men årsmøtet kan avgjøre at enkeltsaker skal behandles i lukket møte, hvor bare stemmeberettigede representanter og daglig leder er til stede. Vedtak gjort på årsmøtet er bindene for alle ledd i foreningen. 6 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte skal avholdes hvis det kreves av styret, eller 1/5 av medlemmer med stemmerett. Innkalling skjer på samme måte som for ordinært årsmøte, men med 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle og ta avgjørelser i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 7 Regnskap Foreningen mottar årlig tilskudd fra det offentlige. Det kan i tillegg til dette søkes om tilskudd til driften eller spesielle arrangementer, utstyr eller annet fra legater, stiftelser, offentlige midler, eller andre som tilbyr tilskudd. Frivilligsentralen kan ha prosjektinntekter der frivilliges innsats ikke honoreres den enkelte frivillige. Regnskapet avsluttes per hvert år. Regnskapet føres av egen regnskapsfører eller av daglig leder. Regnskapet skal revideres hvert år i henhold til gjeldende regler. 8 Signatur/talspersoner Styreleder og daglig leder signerer regnskapsrapporter fremlagt på styremøtene, samt årsmeldingen. Styreleder og daglig leder, eller den styret bemyndiger, er talspersoner på vegne av foreningen i offentligheten. Daglig leder har prokura og kan signerer avtaler på vegne av foreningen. Vedtatt på stiftelsesmøte for Nittedal Frivilligsentral

4 UTKAST 2 Vedtektforslag vedtekter ved opprettelse av foreningen 9 Vedtektsendring Vedtektsendring kan bare foretas av årsmøtet med 2/3 flertall. Voteringen foregår skriftlig dersom en av de frammøtte ber om det. Benkeforslag om endringer i vedtektene kan ikke tas opp til behandling uten at de har tilknytning til et forslag som på forhånd er gjort kjent for medlemmene. 10 Oppløsning av Nittedal Frivilligsentral Det skal behandles på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsningen skal skje, må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Årsmøtet beslutter hvordan organisasjonens eiendeler og arkiv skal forvaltes. Denne bestemmelsen kan ikke endres. Sammenslutning med andre organisasjoner anses ikke som oppløsning av organisasjonen. Vedtak om sammenslutning, og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette, treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring i 9. Vedtatt på stiftelsesmøte for Nittedal Frivilligsentral

5 UTKAST styreinstruks Styreinstruks for Nittedal Frivilligsentral per Formål med styreinstruksen Denne instruksen regulerer styrets arbeid, saksbehandling og habilitet. Samspillet mellom styret og daglig leder er viktig for å unngå misforståelse om hvem gjør hva og til hvilket tidspunkt. Det er derfor nødvendig å skille mellom styrets oppgaver/roller i forhold til daglig leders oppgaver. 2. Styrets arbeidsoppgaver: 1. Påse at virksomheten er forsvarlig organisert, herunder tilsetting av daglig leder. 2. Styret skal i samarbeid med daglig leder fastsette bedriftens mål og strategier 3. Behandle saker som er pålagt i vedtekter og handlingsplan eller vedtatt på styremøter. 4. Fastsette handlingsplaner og budsjetter 5. Sørge for at det utarbeides en instruks for daglig leder. Det skal være et nært samarbeid mellom styreleder og daglig leder, mellom styremøtene. 6. Påse at virksomhet og regnskap er gjenstand for betryggende kontroll. 7. Iverksette årsmøtets vedtak 8. Nedsette arbeidsgrupper ved behov og gi mandat til disse 9. Søke etter midler til aktuelle aktiviteter eller utstyr via «Tilskudssportalen» i samarbeid med daglig leder. 10. Forberede og gjennomføre julebord for frivillige, i samarbeid med daglig leder. 3. Styreleders arbeidsoppgaver 1. Styrelederen avgjør hvilke saker som hører inn under styret og som skal behandles. Både styrets medlemmer og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker. 2. Sørge for innkalling til styremøter 3. Lede styremøter 4. Utarbeide en årsplan (aktivitetsplan/møteplan) for styrearbeidet som vedtas av styret 5. Sørge for at årsmelding for foreningen utarbeides 6. Sørge for protokolloppdatering, utsending og undertegning 7. Gjennomføre medarbeidersamtaler med daglig leder hvor bl.a. lønn tas opp 8. Fastsette retningslinjer og planer for å sikre et godt arbeidsmiljø mellom styret og daglig leder. Ansvar for å motivere daglig leder. 9. Styreleder sammen med daglig leder skal minst én gang i året ha møte med selskapets revisor for gjennomgang av selskapets økonomiske stilling. 10. Innkalle til årsmøte, i henhold til vedtekter. 11. Styreleder vurderer behovet for å finne nytt styremedlem hvis et styremedlem går ut av styret i sin valgte periode. Styreinstruks vedtatt xx.xx.xx i sak xx/17 1

6 UTKAST styreinstruks 4. Styrets saksbehandling Styret og daglig leder skal være orientert om den til enhver tid gjeldende lovgivning og selskapets vedtekter og sørge for at disse blir fulgt. Styret skal behandle saker og treffe beslutninger i styremøter. Unntak kan bare gjøres i mindre saker eller i hastesaker. Det kan også gjøres unntak når styrets leder mener at saken kan behandles forsvarlig ved telefonmøte der nødvendig skriftlig materiale kan fremlegges elektronisk. Beslutninger utenfor møte skal refereres og protokollføres i første ordinære styremøte. Årsregnskap og årsmelding skal alltid behandles i styremøte. 5. Møteplan og innkalling til styremøte Styret skal hvert år etter årsmøtet fastsette plan for ordinære styremøter frem til neste årsmøte. Styremøte holdes normalt 4 ganger i året. Innkalling til styremøter skjer skriftlig på e-post, og saksdokumentene skal sendes styremedlemmene senest 7 kalenderdager før møtet. Med innkallingen skal det følge dagsorden for styremøtet og saksdokumentasjon som gir tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden. 6. Styremedlemmenes inhabilitet. Styremedlemmer eller styreleder må ikke delta i behandling eller beslutning av spørsmål som vedkommende eller nærstående kan ha en fremtredende personlig interesse i. Styremedlem må/bør ikke delta i saksbehandling av sak der styremedlemmets forening er gjenstand for enkeltvedtak. Styret avgjør habilitet i tvilstilfelle. 7. Former for beslutning Styret skal som hovedregel benytte følgende former for beslutning: a. Styret vedtar/godkjenner/gir sin tilslutning til. Denne teksten benyttes i saker der beslutningen skal binde styret, øvrig ledelse og eier. b. Styret tar saken til etterretning. Denne teksten benyttes i saker der styret ønsker å uttrykke at det er inneforstått med sakens håndtering og realitet, uten å ville uttale seg nærmere om den aktuelle saken. c) Styret tar saken til orientering. Denne teksten benyttes i saker hvor styret har mottatt informasjon om, men ikke vil ta standpunkt til, sakens håndtering eller realitet. 8. Faste saker på styremøter Gjennomgang og godkjenning av protokoll fra siste styremøte Regnskapsrapportering og likviditet Budsjettgjennomgang Orientering fra daglig leder, aktivitetsrapportering Styreevaluering aktivitetsoppfølging Kontroll og oppfølging av strategiske mål og handlingsplan Styreinstruks vedtatt xx.xx.xx i sak xx/17 2

7 UTKAST styreinstruks 9. Protokoll Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal minst angi: 1. Tid og sted for styremøtet 2. Hvilke styremedlemmer som var til stede på styremøtet og/eller eventuelle forfall. 3. Hvilke saksdokument som er blitt presentert for styret, og hvem som la frem saken. 4. Hovedpunkt fra drøfting og styrets vedtak. 5. Dersom et vedtak ikke er enstemmig, skal det gå frem antall stemmer for og imot. 6. Protokollen skal sendes styrets medlemmer og varamedlemmer snarest etter møtet, men senest en uke etter. 7. Protokollen skal underskrives på/innen neste styremøte av alle styremedlemmene som deltok i styrebehandlingen. 10. Taushetsplikt og sikkerhet Alle dokumenter som sendes eller deles ut til styremedlemmer og varamedlemmer, samt all informasjon som disse får, er fortrolig hvis ikke noe annet er vedtatt av styret. Konfidensielle saksdokumenter merkes spesielt. Styremedlemmer og varamedlemmer skal underskrive «Taushetserklæring» Diskusjoner er konfidensielle dersom styret bestemmer det. Vedtak kan kommuniseres videre dersom styret ikke bestemmer at så ikke skal skje i den enkelte sak. 11. Evaluering av styrets arbeid Styret skal årlig evaluere sin egen arbeidsform og møteplaner, og eventuelt foreta forbedringer eller ny styresammensetning. 12. Vedtak og endringer Styret kan gjøre endringer i styreinstruksen. Styreinstruks vedtatt xx.xx.xx i sak xx/17 3

8 Instruks for daglig leder Nittedal Frivilligsentral per Formål med instruks for daglig leder Denne instruksen regulerer daglig leders arbeid. Samspillet mellom styret og daglig leder er viktig for å unngå misforståelse om hvem som gjør hva og til hvilket tidspunkt. Det er derfor nødvendig å skille mellom styrets oppgaver/roller i forhold til daglig leders oppgaver. Nærmeste overordnede til daglig leder er foreningens styre. Utenom styremøtene rapporterer daglig leder til styrets leder. Daglig leder skal i samarbeid med styret fastsette frivilligsentralens mål og strategier, for deretter å ta ansvaret for en effektiv ledelse av alles innsats for å innfri disse. Daglig leder er tildelt prokura fra styret og har fullmakt til å ta alle nødvendige beslutninger og inngå alle nødvendige avtaler knyttet til den daglige driften. 2. Daglig leders arbeidsoppgaver: Daglig drift innenfor rammene av budsjett og handlingsplan Forberede bilag til regnskapsfører, eventuelt føre regnskapet selv. Attestere km-godtgjørelse til de frivillige. Styreleder attesterer Daglig leders kmgodtgjørelser Representere organisasjonen utad, være samfunnskontakt. Være pådriver til lokal frivillighetspolitikk. Vedlikehold av medlemsregister og støttemedlemmer Vedlikehold av nettsiden, Facebook og eventuelt andre sosiale medier som Instagram Stimulere/motivere, rekruttere og koordinere til økt frivillig innsats, gjennom mobilisering av frivillige til ulike aktiviteter Følge opp ulike aktiviteter og prosjekter Formidle tjenester til alle som trenger det i Nittedal Sikre et godt samspill mellom frivilligheten og offentlig virksomhet på områder det er naturlig å samarbeide om. Referent for styret og foreningen Lage utkast til budsjett som vedtas på styremøte Lage utkast til årsmelding sammen med styret Lage utkast til handlingsplan sammen med styret Gjennomføre julebord for de frivillige i samarbeid med styret Følge opp vedtak som styret fastsetter Fortløpende arkivering digital Eventuelt delegere oppgaver til frivillige Daglig leder skal delta på: Styremøter og årsmøter med talerett og som referent Instruks for daglig leder vedtatt xx.xx.xx i sak xx/17 1

9 Daglig leder kan med fordel delta på: Delta på Frivillighet Norges topplederkonferanse, en gang per år Delta på nettverksmøter for daglig ledere Romerike/Akershus Delta på møter i regi av Norges frivilligsentraler Åpne politiske møter der frivillighet behandles Aktuelle konferanser/kurs innenfor feltet frivillighet. Personlige egenskaper Utadvendt Selvstendig Serviceinnstilt Ansvarsbevisst Initiativrik Gode samarbeidsevner Være nøyaktig og ha god ordenssans Motiverende God formidlingsevne Glad i mennesker Faglige egenskaper Teoretisk og praktisk kunnskap om frivillighetens egenart. Ledelseskunnskap og erfaring Kunnskap om økonomi- og budsjettbehandling God pc-bruker (Word og Excel) God muntlig og skriftlig formuleringsevne Kunnskap om saksbehandling Instruks for daglig leder vedtatt xx.xx.xx i sak xx/17 2

10 Instruks for valgkomité Nittedal Frivilligsentral per Formål med instruksen Sørge for at kandidater til styreverv i NFS nomineres 2. Valgkomiteens arbeidsoppgaver: Nominere et styre bestående av 5-9 medlemmer og 3 varamedlemmer til Nittedal Frivilligsentral. Styremedlemmer nomineres for 2 år av gangen, og kan maksimalt gjenvelges 2 ganger, sitte i 6 år. Styremedlemmer kan ikke inneha politisk verv eller ledende kommunale stillinger. Ved første valg velges 2 styremedlemmer for 2 år og 3 styremedlemmer for 3 år. Varamedlemmenes funksjonstid er 2 år Revisorer og valgkomite velges for 2 år. Kandidater til styreledervervet nomineres særskilt. 3. Valgkomiteens saksbehandling Valgkomitéen tar imot forslag til kandidater blant medlemmenes frivillige. Informerer aktivt til kandidater som er spesielt egnet og ønsket. Valgkomitéen skriver ned noe av kandidatenes kompetanse og presenterer kandidatene før valg på årsmøtet. 4. Møteplan Valgkomitéen møtes i september og legger plan for neste valg på årsmøte. 5. Protokoll Det skal føres protokoll fra møtene. Protokollen skal minst angi: Tid og sted for møtet Hvilke medlemmer som var til stede på og/eller eventuelle forfall. Kort referat fra møtet Protokollen sendes til styreleder og daglig leder, senest 7 dager etter gjennomført møte. Instruks for valgkomité vedtatt xx.xx.xx i sak xx/16 1

11 AVTALE MELLOM NITTEDAL KOMMUNE OG NITTEDAL FRIVILLIGSENTRAL 1. Avtalens formål: Nittedal kommune og frivillige lag og foreninger opprettet i fellesskap Stiftelsen Nittedal Frivilligsentral i I Nittedal er Frivilligsentralen pr i dag veletablert som formidler av gratis småtjenester og som nærmiljøsentral til bruk for alle som trenger et sted å møte andre og gjøre noe sammen. Denne avtalen skal sikre Frivilligsentralens drift etter retningslinjer for frivilligsentraler/nærmiljøsentraler jamfør kulturdepartementet, der det bl.a. heter: Frivilligsentraler/nærmiljøsentraler skal være en lokalt forankret møteplass, åpen for alle som har lyst til å delta innen frivillig virksomhet. Sentralen skal utvikles av menneskene som er knyttet til sentralen. Sentralen skal fungere som et kraftsenter og kontaktpunkt for mennesker, foreninger/lag og det offentlige. Avtalen skal sikre Nittedal Frivilligsentral sin drift i tråd med dets vedtekter; Nittedal Frivilligsentrals overordnede mål er å stimulere til økt frivillig innsats gjennom mobilisering av frivillige til ulike aktiviteter som styrker det sosiale nettverket til mennesker i lokalmiljøet. Nittedal Frivilligsentral skal være et supplement til Nittedal Kommunes lovpålagte tilbud og frivillige organisasjoners tilbud. Dette for å bidra til at det kan utvikles et helhetlig omsorgstilbud hvor økt livskvalitet for den enkelte innbygger skal være målet. Sentralen skal være en møteplass for alle. Nittedal Frivilligsentrals målgruppe er enkeltpersoner fra ulike kulturer, ulike generasjoner, mennesker med spesielle behov og (andre frivillige) organisasjoner. 2. Medlemskap i Nittedal Frivilligsentral Ved innmelding kjøper en organisasjon en andel på kr Beløpet har vært uendret i Frivilligsentralens driftstid. 3. Nittedal kommunes forpliktelser Bruke Frivilligsentralen som høringsinstans og rådgiver på felter som faller innenfor Frivilligsentralens og/eller tilsluttede organisasjoners virke- og kompetanseområde. Støtte virksomheten i form av muligheten for å bruke kommunens lokaler vederlagsfritt ved arrangementer. Bidra til at Frivilligsentralen har egnede lokaler for sin daglige drift. A: Gamle Glitrevei Hakadal T: Web: Org.Nr.:

12 Etablere en link fra kommunens hjemmeside til sentralens hjemmesider. Føre og sørge for revisjon av Frivilligsentralens regnskap. Yte bistand etter avtale til ulike arrangementer La Frivilligsentralen trekke veksler på kommunens faglige kompetanse i regi av kommunens faste kompetanse og ulike kurs som faller naturlig inn i Frivilligsentralens drift og virke. Frivilligsentralens nødvendige driftsmidler utgjøres av årlige tilskudd fra Staten ved KUD med minimum kr (2011) og fra Nittedal kommune med minimum kr (2011). Beløpet utbetales den 15. januar hvert år etter å ha mottatt en utbetalingsanmodning fra Nittedal Frivilligsentral. Beløpet skal forsøkes å indeksreguleres årlig i regi av kommunens årlige handlingsplanarbeid. 4. Nittedal Frivlligsentrals forpliktelser Skal til enhver tid arbeide for å oppnå denne avtalens formål jamf pkt 1. samt utarbeide en årsmelding som gir oversikt over aktiviteter og arrangementer som sentralen har tatt initiativ i eller deltatt i. 5. Samarbeid Partene skal møtes to ganger pr. år for å evaluere og drøfte saker av felles interesse samt mulighetene for utvidet samarbeid om konkrete prosjekter. Kommunen skal være representert ved kommunalsjef og andre som denne finner hensiktsmessig. Nittedal Frivilligsentral skal være representert med styreleder og daglig leder. 6. Samarbeidets oppløsning Ved oppløsning av Frivilligsentralen skal sentralens netto eiendeler utdeles til formål som samsvarer med sentralens formål eller et beslektet formål. Dersom dette ikke er mulig, skal Frivilligsentralens netto eiendeler i stedet gå til et allmennyttig formål. Gjensidig oppsigelsestid er 1 år, gjeldende fra året før. Oppsigelsestiden effektueres 12 mnd etter slik at sentralen er sikret et helt driftsår (kalenderår) etter oppsigelse. 7. Avtalens varighet Avtalen trer i kraft og løper i fem år, dvs. til Denne avtale er utferdiget og underskrevet i to eksemplarer, ett til hver av partene. Sted og dato og signaturer Nittedal dato: For Nittedal Kommune For Nittedal Frivilligsentral A: Gamle Glitrevei Hakadal T: Web: Org.Nr.: