TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER. Samspillsentreprise. Ombygging Sandesundsveien skole og administrasjon av rivningsarbeider

Transkript

1 TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER Samspillsentreprise Ombygging Sandesundsveien skole og administrasjon av rivningsarbeider SARPSBORG KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse: 1. GENERELT 3 2. BESKRIVELSE AV SARPSBORG KOMMUNES SAMSPILLSMODELL Oversikt Gjennomføringsstrategi og budsjett Prosjektering Administrasjon Gjennomføring Utførelse Administrasjon Gjennomføring Rapportering Fremdriftsplan Frister Samspillsentreprenørens vederlag 6 3. KONTRAKTSBESTEMMELSER 6 4. PROSJEKTET 6 5. HVA SKAL TILBUDET INNEHOLDE 8 6. OPPDRAGSGIVERS KRITERIER FOR VALG AV TILBUD 8 7. TILBUDSSKJEMA SAMSPILLENTREPRISE 9 8. VEDLEGG 10 VEDLEGG 1 - HMS ERKLÆRING 11 VEDLEGG 2- EGENERKLÆRING ILO KONVENSJON VEDLEGG 3- Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer 14 2 av 16

3 1. GENERELT Oppdraget/Konkurranseform Oppdraget er lyst ut i DOFFIN som en konkurranse med forhandling ett trinns. Oppdraget gjennomføres ved bruk av Sarpsborg kommunes Samspillsentreprise, som er beskrevet i kapitel 2. Frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være Sarpsborg kommune Enhet eiendom v/ Lars Erik Lysø i hende innen: Fredag kl Kontaktpersoner: Sarpsborg kommune Enhet eiendom v/ Lars Erik Lysø Epost: lael@sarpsborg.com Markveien 1, 1738 Borgenhaugen Tlf: Leveringsadresse: Sarpsborg kommune Enhet eiendom v/ Lars Erik Lysø Markveien 1, 1738 Borgenhaugen Postadresse: Sarpsborg kommune Enhet eiendom v/ Lars Erik Lysø Postboks 237, 1702 Sarpsborg Konvolutten skal være merket: "Samspillentreprise ombygging Sandesundsveien skole og administrasjon rivningsarbeider Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten. Befaring på anlegget Befaring på anlegget vil bli avholdt mandag klokken 9:00. Oppmøte på Sandesundsveien skole. Vedståelsesfrist Med mindre annet fremgår av tilbudsinnbydelsen er tilbudet bindende i 90 kalenderdager, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning Det vil være lukket tilbudsåpning. Tidsplan/milepæler Følgende milepæler er planlagt for konkurransefasen: 1. Forhandlinger: uke 7 2. Kontraktsinngåelse samspillentreprenør: Uke 9 3. Prosjektering: Starter etter kontrahering 4. Start utførelse: Primo juni (ved start skoleferie) 5. Komplett ferdigstillelse: Fredag 9 august. 3 av 16

4 2. BESKRIVELSE AV SARPSBORG KOMMUNES SAMSPILLSMODELL 2.1 Oversikt Samspillentreprisen er en totalentreprise basert på NS 8407 med visse modifikasjoner, jf pkt 3, hvor samspillentreprenøren har fullt ansvar for prosjektering og utførelse. Samspillentreprisen vil ved kontraktsinngåelse inneholde en fastpris. Samspillsentreprenørens fastpris skal inneholde: Alle administrative kostnader og påslag i forbindelse med gjennomføring av prosjektet Prosjektledelse- inkludert brukerkoordinering Prosjekteringsledelse Byggeplassadministrasjon HMS ansvar Totalentreprenøransvar Påslag for risiko og fortjeneste på alle inngående produkter i prosjektet som arkitekt og rådgiverkontrakter, leverandør og entreprisekontrakter Alle overheadkostnader som prosjektregnskap, forsikringer og garantikostnader etc Alle administrative kostnader i forbindelse med reklamasjonsperioden Ved kontraktsinngåelse foreligger det ikke en fastpris for de øvrige kontraktsarbeidene, kun et budsjett. Etter kontraktsinngåelse skal samspillentreprenøren utforme prosjektets gjennomføringsstrategi, dvs. bryte prosjektet ned i hensiktsmessige arbeidspakker jf pkt 2.2 nedenfor. Samspillentreprenøren skal deretter sørge for nødvendig prosjektering av arbeidspakkene, herunder utforme nødvendige beskrivelser og tegninger, jf pkt 2.3 nedenfor. Samspillentreprenøren skal videre arrangere konkurranse i leverandør og underentreprisemarkedet om gjennomføring av arbeidspakkene, jf pkt 2.4 nedenfor. Samspillentreprenøren er forpliktet til å utføre arbeidspakkene til samme pris som de leverandører og underentreprenørene han inngår kontrakt med. Det forutsettes at byggherren i alle faser av prosjektet har fullt innsyn. Grunnforutsetningen for hele gjennomføringen er at byggherren oppnår ønsket kvalitet levert til rett tid og til markedets beste pris/kvalitet. Ovennevnte fremgangsmåte innebærer at Samspillentreprenørens ytelse gradvis presiseres etter hvert som de detaljerte rammebetingelsene i prosjektet klarlegges. Fremgangsmåten innebærer videre at byggherren unngår å måtte gjennomføre prosjektet som et ordinært regningsarbeid, med tilhørende krevende kontroll av entreprenørens timelister og materialsedler. Byggherren får i stedet gradvis fastlagt en fastpris for en definert ytelse og vil ha sikkerhet for at denne prisen er i overensstemmelse med markedet, da det er gjennomført en konkurranse i leverandør og underentrepriseleddet. De nærmere reglene for vederlagsfastsettelsen følger av pkt 2.8 nedenfor. 2.2 Gjennomføringsstrategi og budsjett Samspillentreprenøren skal kort tid etter kontraktsinngåelse utarbeide et utkast til gjennomføringsstrategi for prosjektet. Strategien skal beskrive hvilke kontrakter (arbeidspakker) samspillentreprenøren akter å inngå med sine underentreprenører. Arbeidspakkene skal dekke det totale arbeid. Samspillentreprenøren skal videre utarbeide budsjett for de enkelte arbeidspakker og det totale arbeid. Strategi og budsjett skal utarbeides i samspill med byggherren. 4 av 16

5 2.3 Prosjektering Administrasjon Samspillentreprenøren skal: Utarbeide tilbudsforespørsler og kontrahere nødvendig rådgivere. Samspillentreprenøren kan ikke inngå avtale med rådgivingsfirmaer som er deler av samme konsern, eller som han på annen måte har et nært forhold til. Gjennomføre prosjekteringsledelse og kontroll, herunder styre utviklingen av prosjektet slik at det kan gjennomføres innenfor vedtatte rammer for tid og kostnader. Det skal avholdes jevnlige møter med byggherren hvor samspillentreprenøren skriver referat Gjennomføring Samspillentreprenøren skal ved bruk av engasjerte rådgivere gjennomføre nødvendig prosjektering for gjennomføringen av prosjektet. Prosjekteringsmaterialet skal bestå av detaljert beskrivelse med mengder og tilhørende tegninger. 2.4 Utførelse Administrasjon Samspillentreprenøren skal: Kjøpe inn og kontrahere alle inngående produkter i prosjektet under optimal konkurranse i markedet, delt opp i de leveranser og entrepriser som er best for gjennomføringen. Som tilbydere skal Samspillentreprenøren velge underentreprenører som har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre det aktuelle arbeidet. Samspillentreprenøren kan ikke velge leverandører eller underentreprenører/ håndverkere som er deler av samme konsern, eller som han på annen måte har et nært forhold til. Samspillentreprenøren skal velge det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig for prosjektet. Byggherren skal i så tilfelle varsles. Byggherre skal ha innsyn i anskaffelsesprosessen og alle andre dokumenter, for å sikre at det har gått rett for seg. Daglig styre og kontrollere byggearbeidene og tilrettelegge drift av byggeplassen, riggplaner, byggeplassadm. og alt annet som er nødvendig i forbindelse med drift av byggeplassen. Sørge for at det blir utarbeidet alternative løsninger dersom det er nødvendig for å holde vedtatte rammer for tid og kostnader. Sørge for at arbeidet koordineres med brukers virksomhet og dens representant. Ivareta alt HMS-arbeid på byggeplassen. Ivareta ansvaret som ansvarlig utførende og kontrollerende for utførelsen iht. Plan- og bygningsloven for samtlige arbeider. Sørge for at SK`s tegningsarkiv oppdateres iht utførte tiltak. Herunder brannplaner. Det skal avholdes gjennomgang med SK`s DAK- operatør i denne forbindelse. Samspillentreprenørens prosjektleder skal ha e-post kommunikasjon Gjennomføring Samspillentreprenøren skal ved bruk av engasjerte leverandører og underentreprenører ha fullt ansvar og risiko for å gjennomføre prosjektet, jf pkt 4. Samspillentreprenøren skal levere en komplett driftsferdig leveranse til avtalt dato. 2.5 Rapportering Samspillentreprenøren skal hver måned utarbeide en skriftlig rapport over økonomi og fremdrift i prosjektet. I rapporten skal det redegjøres for gjeldende budsjett, påløpte kostnader og totalprognose 5 av 16

6 for hhv prosjekteringsarbeid, de enkelte arbeidspakker og de totale kostnader. I rapporten skal det videre redegjøres for faktisk fremdrift i forhold til gjeldende fremdriftsplan. 2.6 Fremdriftsplan Samspillentreprenøren skal utarbeide en fremdriftsplan for kontraktsarbeidet. 2.7 Frister Dagmult beregnes etter NS Samspillsentreprenørens vederlag Samspillentreprenøren har krav på en fastpris som ikke er gjenstand for prisjustering. Fastprisen dekker samspillentreprenørens risiko og fortjeneste ved gjennomføring av kontraktsarbeidene. Fastprisen dekker videre hans administrative ytelser, jf pkt 2.2, 2.3.1, 2.4.1, 2.5 og 2.6 Fastprisen skal bare kunne justeres dersom rammebetingelsene angitt i pkt 4 endres vesentlig. I tillegg til fastprisen har samspillentreprenøren krav på å få dekket alle inngående kostnader for prosjektering, leverandører og underentreprenører. Alle inngående kostnader for prosjektering, leveranser og underentreprenører er netto uten påslag, og alle rabatter tilfaller byggherren. 3. KONTRAKTSBESTEMMELSER Som alminnelig kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407 med følgende endringer: 1. Pkt Indeksregulering endres til: Priselementer indeksreguleres ikke. 4. PROSJEKTET Oppdraget gjelder samspillentreprise for prosjektet midlertidig ombygging Sandesundsveien skole og koordinering av rivningsarbeider. Det vises til underliggende beskrivelse og vedlagte tegninger i utlysningen. I forbindelse med bygging av ny sentrum barneskole skal det gjøres bygningsmessige grep i eksisterende skole for å tilrettelegge for elevene under byggingen av ny skole. Dette går ut på å tilrettelegge for kunst- og håndverk og musikkundervisning i 4 etg og opprette sluse mellom trapperom for å få godkjente rømningsveier. I sidebygget skal det det tilrettelegges for SFO og leies inn garderobebrakker som blir plassert på yttersiden. I tillegg skal samspillentreprenøren koordinere rivningsarbeidene som skal starte opp i uke 26. Bygg som skal rives er kroppsøvingsfløy med overliggende bibliotek, mottaksbarnehage og SFO bygg. I sammenheng med dette arbeidet skal ventilasjonsaggregat plassert nord i kroppsøvingsfløyen flyttes ned til gavlvegg på gjenstående skolebygg (hovedbygget) og kobles opp for å betjene bygningen mens ny skole bygges. Aggregatet skal bygges inn midlertidig. Rømningsveier fra skolen må tilpasses bygg for aggregatet. Det skal også vurderes å benytte del av kroppsøvingsarealet nærmest gavlvegg til plassering av aggregatet. Det vil si at man ikke river helt inn til gavlveggen, og bygger igjen på nordsiden av denne delen etter at aggregatet er plassert. 6 av 16

7 Anslått total prosjektkostnad etter NS3453 er 3 mill inkl mva. Samspillsentreprenørs oppdrag er på 2,2 mill eks mva, tilsvarende total prosjektkostnad etter NS3453 med fradrag av byggherrens administrasjon, finansiering og mva. Det skal forspørres et tilstrekkelig antall underentreprenører innenfor alle aktuelle faggrupper for å sikre markedets beste pris. Sarpsborg kommune engasjerer/ kontraherer rivningsfirma for rivning av overnevnte bygninger. Denne entreprenøren har selv ansvaret for fremdrift og økonomi. Samspillsentreprenøren får ansvaret for å koordinere rivningsarbeidene mot sin samspillsentreprise. Prosjekteringsgruppa som er engasjert for ny sentrum barneskole skal benyttes i dette prosjektet. Gruppa består av: Rambøll RIB/RIV/RIE Link arkitektur ARK/RIBR Prosjektet er rammestyrt og detaljprosjekteringen og innhentede tilbudspriser vil avgjøre hvilke tiltak vi klarer å gjennomføre innenfor rammen på 3 mill inkl mva. Det er derfor viktig for Sarpsborg kommune at det så raskt som mulig blir utarbeidet detaljerte kalkyler som beslutningsunderlag. Detaljprosjekteringen starter umiddelbart etter kontrahering og gjøres i samarbeid med arkitekt, rådgivere, Sarpsborg kommune og de ulike enhetene som berøres i kommunen. Utbyggingen skal være komplett ferdigstilt til fredag uke av 16

8 5. HVA SKAL TILBUDET INNEHOLDE Krav: Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasser (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Tilbyder skal levere HMSegenerklæring Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Tilbyder skal ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses som normalt i området. Bedriften skal ha en tilfredsstillende økonomi. Bedriften skal minimum ha rating som kredittverdig. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utfylt skjema(se vedlegg 1) Norske selskaper: Firmaattest Firmaopplysninger og underskrift Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Utfylt skjema (se vedlegg 2) Kredittvurdering fra anerkjent kredittrating selskap (eks. Lindorff, D&B etc.) vedlegges. Entreprenørgodkjenning Bedriften skal ha sentral godkjenning i nødvendig tiltaksklasse, eller sannsynliggjøre at de vil oppnå lokale godkjenning i nødvendig tiltaksklasse. 6. OPPDRAGSGIVERS KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Tildeling skjer ut fra hvilket tilbud som har lavest pris. 8 av 16

9 7. TILBUDSSKJEMA SAMSPILLENTREPRISE Dette tilbudsskjema skal leveres i utfylt og undertegnet stand. Tilbyders navn/firma:... VI KAN TILBY SAMSPILLENTREPRISE MED FULLT KONTRAKT- OG ENTREPRENØRANSVAR FOR: SAMSPILLENTREPRISE Tilbudssum: kr. Eks mva LØNNS- og PRISENDRING: Total tilbudssum skal inkludere lønns- og prisendring STED. DATO.. Tilbyders underskrift og stempel av 16

10 8. VEDLEGG 10 av 16

11 VEDLEGG 1 - HMS ERKLÆRING Manglende HMS erklæring vil være grunnlag for avvisning. Det fremlegges HMS egenerklæring Denne erklæring gjelder: Firma : Adresse : Postnr. / poststed : Land : Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Daglig leder (sign.) Dato.. Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen.. Representant for de ansatte (sign.).. Dato 11 av 16

12 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende : Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhets-lovgivningen som følger av forskrift om systematisk miljø- og sikkerhets-arbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift. Daglig leder (sign.) Dato.. 12 av 16

13 VEDLEGG 2- EGENERKLÆRING ILO KONVENSJON 94 Oppdragsgiver stiller krav jfr. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. En slik kontroll kan oppdragsgiver gjøre i form av stikkprøver i løpet av hele kontraktsperioden. De samme vilkårene gjelder for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca 2 ganger innsparingen for leverandøren, dog ikke mindre enn kr. 1000,- per virkedag per arbeider. Bedriftens lønns- og arbeidsvilkår må dokumenteres. Jeg aksepterer at arbeidstagerne sikres like lønnsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO.konvensjon 94. Signatur og firmastempel av 16

14 VEDLEGG 3- Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer er vedtatt i Sarpsborg kommunes bystyre den , sak 115/07. De påfølgende sidene i dette kapittelet gjengir de deler av de etiske retningslinjene som oppdragsgiver mener er relevant for sine leverandører. I tillegg gjengis Sarpsborg kommunes varslingsplakat for å gjøre leverandører oppmerksomme på at oppdragsgiver har vedtatte rutiner for varsling av mulige kritikkverdige forhold. Etikk-plakat for Sarpsborg kommune (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre sak 115/07, arkivnr: 07/11120) Ansvar Retningslinjene forplikter alle folkevalgte og medarbeidere i Sarpsborg kommune, leverandører og andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen. Omdømme Vi forvalter fellesskapets verdier og opptrer redelig, upartisk og profesjonelt i alle forhold. Brukerorientert Vi viser respekt for det enkelte menneske og ivaretar brukerens velferd og sikkerhet. Habilitet Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Integritet Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke våre handlinger. Informasjon Vi bidrar til åpenhet og innsyn i vårt arbeid. Varsling Vi sier fra dersom vi oppdager kritikkverdige forhold. Taushetsplikt Vi beskytter brukeren ved å ivareta taushetsplikten. Lojalitet Vi er konstruktive i forkant av beslutninger og lojale i oppfølgingen. Medarbeidere Vi tar aktivt ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø, viser respekt og omtanke og bidrar til felleskap og tilhørighet. Miljø Vi forvalter fellesverdier for lokalsamfunnet, og miljøbevissthet skal prege alle våre handlinger. 14 av 16

15 Regler for personlige gaver og fordeler (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 1. Formål: Medarbeidere i Sarpsborg kommune skal ikke motta gaver eller andre personlige fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. 2. Omfang Retningslinjene gjelder for folkevalgte og alle som utfører arbeid for Sarpsborg kommune. Dette innebærer at alle ansatte i kommunen er omfattet av retningslinjene, men også andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen, slik som oppdragstakere, konsulenter etc. 3. Ansvar og myndighet Leder er ansvarlig for å gjøre retningslinjene kjent for alle som er omfattet av dem. Etiske retningslinjer for Sarpsborg kommune og retningslinjer for gaver og andre personlige fordeler i tjenesten skal deles ut i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale eller andre arbeidsoppdrag. 4. Gaver og andre personlige fordeler Kommunens medarbeidere skal ikke motta gaver som er av en slik art at de kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller avgjørelser. Gaver av ubetydelig verdi, slik som blomster, konfekt og lignende anses ikke som slik påvirkning. Den enkelte bør allikevel være bevisst på om en slik gave også er egnet til å påvirke, f. eks. dersom den mottas under en kontraktsforhandling. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, eksempelvis personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reise og oppholdsutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan kun skje i spesielle tilfeller, og saken skal da forelegges nærmeste overordede, som treffer avgjørelse.bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Når det gjelder regel for bi-arbeid, henvises til Arbeidsreglementet 15, vedtatt av bystyret Internkontroll og avviksbehandling Dersom en medarbeider er usikker på om en gave eller annen personlig fordel har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres sammen med et brev som redegjør for kommunens regler på dette området. 15 av 16

16 Varslingsplakaten (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 16 av 16