Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

Transkript

1 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Kundens krav til utstyr og programmer skal være beskrevet her. Det kan for eksempel være i form av vanlig brukerkravspesifikasjon, krav om at utstyr og/eller programmer skal være i samsvar med visse standarder, krav om spesielle programfunksjoner, muligheter for kommunikasjon med andre maskiner eller systemer, fremtidige oppgraderinger og endringer som er lovet av Leverandøren, eller krav til Leverandørens serviceopplegg i tid og innhold. Punktene nedenfor er kun veiledende, og viser hvilke bestemmelser i avtalen som spesifikt henviser til bilag 1. Det vil være nødvendig å lage en mer omfattende kravspesifikasjon. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Kundens formål med anskaffelsen: Se anbudskonkurransegrunnlaget. Kundens krav til leveransen: Kravspesifikasjon i Tilbudsmappe, kap 3. 1

2 Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon I dette bilaget skal Leverandøren beskrive hvordan Leverandøren funksjonelt vil oppfylle de kravene som er stilt i bilag 1 og spesifisere den programvare og andre ytelser som tilbys. Krav nr Beskrivelse/Produktnavn Prioritet Leverandørens svar (J/N/forbehold) Avtalen punkt Utstyr og programmer Nødvendig oppgradering av Kundens tekniske plattform: (Leverandøren skal spesifisere nødvendig oppgradering hvis det skal til for at Leverandørens ytelse skal fungere som avtalt) Avtalen punkt Dokumentasjon, opplæring, annen bistand mv. Dokumentasjon: Medium og format for dokumentasjon: Opplæring: Hvilke grupper av ansatte som skal motta opplæring og antall: Sted der opplæring skal skje hvis det er et annet sted enn i Kundens lokaler: Avtalen punkt 4.3 Fri programvare Fri programvare som benyttes i leveransen: Navn på fri programvare Fri programvarelisens Kopi av aktuelle fri programvarelisenser skal vedlegges Leverandøren redegjørelse for sin vurdering av hvorvidt den frie programvare kan krenke tredjeparts rettigheter: 2

3 Bilag 3 Kundens tekniske plattform Bilaget skal beskrive den tekniske plattformen som programvaren skal kjøre på og annen programvare som den skal samvirke med. Dette er kun en beskrivelse, og her skal ikke krav fremsettes. Overordnet beskrivelse av Kundens tekniske plattform: Nøtterøy kommune (NK) har en bygningsmasse på ca. 60 bygninger av nyere og eldre dato. Internt i bygningene er det bygget opp stam- og spredenett i stjernetopologi, stamnettet er primært på fiber, mens spredenettet er Cu Cat.6a. Byggnigsmassen er gjerne satt opp med en hovedswitch og nødvendige kantswicther. I bygningene er det også oppsett av trådløst nettverk, trådløse sendere får strøm via Power over Ethernet (PoE) switcher. Der switchene transporterer driftskritisk informasjon (f.eks sykealarmsystem) er det lagt opp til 2 avskilte strømføringer til switchene, en med UPS og en uten UPS. Bygningene er knyttet sammen datateknisk via stamnett i stjernetopologi på egen eid fiber. Fiberen går via kommunes datarom og er videre tilknyttet interkommunalt fibernettsamarbeid, V-MAN (Vestfold Metropolitan Aeria Nettwork). Tilgang til Internett går også via det interkommunale samarbeidet. Samarbeidet drifter også trådløst nett over kommunegrensene basert på Cisco kontroller og Cisco aksesspunkter. Sentralkomponentene i ovennevnte nett er standardisert på Cisco fabrikat og er overvåket av Cisco Prime versjon

4 Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilaget skal inneholde beskrivelse av leveringstidspunkter og eventuelle andre forhold av betydning for leveransens fremdrift. Det kan knyttes dagbøter til frister etter avtalen. Avtalen punkt Tid og sted for Leverandørens ytelse Utstyr og programmer i samsvar med denne avtalen skal være levert til Kundens adresse (installasjonsstedet) senest (dato) Installasjonsstedets adresse: Utstyret skal monteres og installeres av: Leverandøren Kunden Programmene skal installeres av: Leverandøren Kunden Avtalen punkt Dokumentasjon, opplæring, annen bistand mv. Dato for opplæring: Avtalen punkt 6.2 Dagbot ved forsinkelse Frist det er knyttet dagbot til: (Fylles ut dersom partene har avtalt andre frister enn det som følger av avtalen) Dagbotsatser: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Løpetid for dagbot: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) 4

5 Bilag 5 Testing og godkjenning Bilaget skal inneholde beskrivelse av Kundens godkjenningsprøve, hvis det er avtalt at en slik prøve skal gjennomføres. Kunden kan be om bistand av Leverandøren til å utforme en slik prøve, men Kunden selv skal gjennomføre testen. Eventuelle krav til dokumentasjon av Leverandørens testing av leveransen før en slik godkjenningsprøve kan også inngå i dette bilaget. Avtalen punkt Undersøkelsesplikt Beskrivelse av Kundens godkjenningsprøve: 5

6 Bilag 6 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. I tillegg til det som følger av avtalen om hva som skal reguleres her, kan det f. eks tas med hvilke nøkkelpersonell partene har, underleverandører og tredjeparter som benyttes, rutiner for møter. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Rolf Sundklakk Stilling: IKT sjef Telefon: E-post: rgs@notteroy.kommune.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Møter: Frist for innkallelse til møter: (Fylles ut dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Rutiner for gjennomføring av møter: (Her kan det f. eks spesifiseres hvem som skal møte, hvor møtene holdes, krav til referat, hyppighet osv) Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Leverandørens underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde 6

7 Avtalen punkt 2.4 Forbud mot sosial dumping og annet samfunnsansvar Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) For denne kontrakt gjelder flg bestemmelser: 1. GENERELT 1.1 Kommunens krav til leverandør Leverandører til kommunen og dennes underleverandører skal ivareta samfunnsansvar, herunder helhetlig økonomiske, miljømessige, sosiale og etiske hensyn. Dette omfatter bl a krav til høyverdige etiske, sosiale og miljøstandarder, herunder forbud mot korrupsjon og sosial dumping knyttet til miljøvennlig uttak og forbruk av råvarer og andre innsatsmidler, produksjon forbruk, transport, gjenvinning og destruksjon av produkter som derved innebærer lav livsløpskostnad. Sosial dumping og brudd på høyeste standard av internasjonale konvensjoner, nasjonal lover og reguleringer innenfor helse, miljø og sikkerhet, meldeplikt, barnearbeid, diskriminering, korrupsjon, utpressing og bestikkelser, skal ikke forekomme. Leverandør plikter å påse at at ytelser regulert i kontrakt mellom Leverandør og Kommunen skjer i henhold til nedenstående bestemmelser og standarder. 2. INNSYN, KONTROLL OG KARANTENE 2.1 Kommunens rett til innsyn I kontraktsperioden har Kommunen eller 3. part uavhengig eller på vegne av Kommunen rett til innsyn i, kontroll med og rapportering fra Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene og til å foreta annonserte og uannonserte inspeksjoner hos Leverandør, evt dennes underleverandør mht oppfølging og praktisering av samfunnsansvar. 2.2 Leverandørens plikt til å dokumentere og rapportere Leverandør har dokumentasjons- og rapportplikt og Kommunen kan kreve statusrapporter og plan for oppfølging for hvordan samfunnsansvar er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontakten omfatter. 2.3 Karantene Ved heving av kontrakt som følge av brudd på bestemmelser om sosial dumping og annet samfunnsansvar, kan Kommunen gi Leverandør karantene (utestengelse) ift nye kontraktsleveranser i en 2-årsperiode. 3. LØNN TIL ANSATTE I TJENESTEFORHOLD Med lønn menes den økonomiske godtgjørelsen som betales av arbeidsgiver til arbeidstaker for arbeid som er gjort eller skal gjøres. 3.1 Rett til tariffestet lønns- og arbeidsvilkår (nasjonale krav) Rett til lønns- og arbeidsvilkår *) iht tariffavtale **) er fastsatt i forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige tjenestekontrakter og div forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler. *) Bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, iht tariffavtalen. **) Tariffavtale inngått mellom hovedsammenslutningene, fagforbundene og arbeidsgiverforeningene i norsk arbeidsliv og som ikke er avgrenset geografisk eller til enkeltvirksomheter. 7

8 3.2 Allmenngjorte tariffområder (nasjonale krav) På områder som er dekket av forskrifter om allmenngjort tariffavtale (pr dato: renhold, byggeplasser, jordbruks- og gartnerivirksomheter, samt skipsverft) skal Leverandør sørge for at ansatte hos ham og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakt, har lønns- og arbeidsvilkår iht gjeldende forskrifter. På flg områder stilles det andre krav til lønns- og arbeidsvilkår enn for de områdene med landsomfattende tariffavtaler: 1. For bygg stilles krav mht timelønn, utgifter til reise, kost og losji og arbeidstøy. 2. For renhold stilles krav vedr timelønn, nattillegg, utgifter til reise, kost og losji og arbeidstøy. 3. For jordbruks- og gartnerinæringen skal dere følge opp timelønn, fagarbeidertillegg, helge- og helligdagstillegg for arbeid i fast turnus. 4. For skips- og verftsindustrien stilles krav vedr timelønn, overnattingstillegg, skifttillegg, overtidstillegg, arbeidstid og gjennomsnittsberegning av arbeidstid, utgifter til reise, kost, losji og arbeidstøy. 3.3 Andre tariffområder På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal Leverandørens ansatte og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakt, ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for aktuell bransje, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg samt ugifter til reise, kost og losji i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. 3.4 Administrative bestemmelser a) Leverandøren skal gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 3 a) c) i henhold til mal for egenrapportering 1. Egenrapporteringen skal sendes til Kommunen innen én måned etter kontraktsoppstart, med mindre annet er avtalt. Kommunen kan på ethvert tidspunkt i kontraktsperioden kreve innlevert egenrapportering. b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av Kommunen, kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos evt underleverandører. Dokumentasjonen kontrolleres av Kommunen eller ekstern 3.-part engasjert av Kommunen. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjorte og / eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. c) Kommunen eller ekstern 3.-part engasjert av Kommunen, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, evt underleverandører og ved lokasjonen. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer. d) Kommunen eller ekstern 3.-part engasjert av Kommunen har med unntak overfor Arbeidstilsynet taushetsplikt vedr informasjon iht a) c). 1 Skjema utarbeidet av DIFI: 8

9 e) Hvis leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønns- og / eller arbeidsvilkår, skal leverandøren uten opphold informere Kommunen ved kopi av pålegget. Hvis leverandøren eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet, jfr kap 4.1.2, pkt a. Dagboten påløper automatisk. f) Hvis brudd iht a) - c) oppdages av Kommunen eller av 3.-part engasjert av Kommunen, skal leverandøren rette forholdet innen den frist Kommunen fastsetter. Der leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal leverandøren uten opphold opplyse Kommunen om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av Kommunen. Kommunen kan kreve at Leverandør skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av Kommunen. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller ved avtalt maksimal periode med dagbøter, anses det som vesentlig mislighold som gir Kommunen rett til å heve kontrakten. 4. ANNET SAMFUNNSANSVAR 4.1 Administrative bestemmelser Brudd på samfunnsansvar Dersom brudd på samfunnsansvar oppdages av Kommunen eller 3.-part på vegne av Kommunen, skal Leverandør rette forholdet innen den frist Kommunen fastsetter. Der Leverandør selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandør eller er blitt kjent i offentligheten, skal Leverandør uten opphold opplyse Kommunen om forholdene og utbedre forholdene innen frist foreslått av Leverandør - fristen skal godkjennes av Kommunen. Kommunen kan kreve at Leverandør skal utarbeide en plan for forbedringer planen skal godkjennes av Kommunen. Leverandør skal dokumentere rettelser skriftlig og på en måte som Kommunen godkjenner eller bestemmer Sanksjoner ved brudd på samfunnsansvar a. Konvensjonalbot Ved manglende utbedring om brudd på samfunnsansvar, innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakt som medfører plikt for Leverandør til å betale konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er rettet. Konvensjonalboten skal utgjøre 0,5 % pr dag av det samlede vederlag som skal betales i henhold til kontrakt. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av den totale summen som skal betales i henhold til kontrakt over en periode på 12 mndr. b. Heving av kontrakt Kommunen kan heve kontrakt dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden. 4.2 Forsikring av ansatte i tjenesteforhold Leverandør skal sørge for og dokumentere at eget personell og for personell som evt underleverandører benytter for utførelse av oppdraget, er lovmessig yrkesskadeforsikret og er forsikret på annen måte iht tariffavtale. 9

10 4.3 Attest for betaling av skatter og avgifter Kommunen kan i kontraktsperioden kreve at Leverandør og dennes underleverandører fremviser skatte- og avgiftsattester. Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der Leverandør har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (Merverdiavgift) Begge attestene skal være av typen RF-1244 Fastsatt av skattedirektoratet. Underleverandør med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge attester eller annen lovbestemt dokumentasjon i henhold til forskrift av 04. desember 1992 om tildeling av offentlige bygge- og anleggskontrakter 32. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfrist. Kommunen kan kreve at Leverandør erstatter underleverandør til ny underleverandør som kan fremlegge skatteattest. Evt økonomiske krav som følge av slikt skifte, er Kommunen uvedkommende. 4.4 Kvalitetssikringsystem, IK og HMS-systen, HMS Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS *). Leverandør skal ha et tilfredsstillende HMS- og kvalitetssikringssystem tilpasset oppdraget. På forespørsel skal Leverandør dokumentere dette for Kommunen. Leverandør plikter å informere personell omfattet av kontrakt om Kommunens til en hver tid gjeldende HMS krav og retningslinjer og sikre at disse etterleves. Ved leveranser av kjemiske stoffer skal forskriftsmessige HMS-datablad leveres sammen med Leveransen. Leverandør er ansvarlig for at eget personell til enhver tid innehar og bruker generelt og spesielt påkrevet personlig verne- og sikkerhetsutstyr, samt utstyr som forebygger utilsiktede utslipp til luft, jord og vann. *) Med HMS menes Helse, Miljø og Sikkerhet. Miljøforhold som utslipp til luft, jord og vann, energibruk, avfall og materialvalg er inkludert i begrepet. 4.5 Ytre miljø Nasjonal og internasjonal miljølovgiving og regulering skal overholdes. Leverandør skal ha rutiner som sikrer at produkter levert iht kontrakt ikke inneholder forbudte stoffer eller mer enn maksimalt tillatte konsentrasjoner av farlige kjemikalier. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der dette er lovpålagt og / eller nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes og oppbevares på en forsvarlig måte. Leverandør skal ivareta miljøhensyn og livsløpskostnader - løsninger som er mindre skadelig på helse og miljø (utslipp oa) sammenlignet med konkurrerende produksjonsmetoder, produkter og tjenester. Kommunen foretrekker derfor Leverandører som har etablert bransjespesifikt miljøledelsessystem / - rutiner og / eller sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS). Varer som inngår i kontrakt skal være basert på råvarer til produksjon som ikke bidrar til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for urbefolkning og / eller marginaliserte folkegrupper. 4.6 Returordning for spesialavfall og emballasje Leverandør som benytter emballasje på leveranser, skal ta hånd om, fraksjonere og returnere dette iht godkjent returordning. Leverandør skal senest ved kontraktsinngåelse fremlegge dokumentasjon på deltakelse i returordning ved medlemskap i Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende eller oppfyllelse av forpliktelsen gjennom forvaltning av egen returordning med sluttbehandling av emballasjen på en miljømessig forsvarlig måte. 10

11 Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå av bilag 7. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Priser som fremgår av pristilbud, dvs pristabell, Tilbudsmappe, kap 5 (Tilbudet hitsettes.) Avtalen punkt 3.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser Betalingsplan: Øvrige betalingsvilkår: 30 dager etter mottatt leveranse Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Faktureringstidspunkt: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Fakturaadresse: Nøtterøy kommune C/O Fakturamottak Postboks 4684 Vika 8609 Mo i Rana Faktura skal merkes med referansenummer navn: Ketil Bakke / Eirikbrendholen Avtalen punkt 3.5 Prisendring Avtalt prisendring: Timepris kan endres i henhold til følgende indeks: (Fylles ut dersom partene avtaler regulering etter annen indeks enn konsumprisindeksen, f. eks lønnsindeks for bransjen) Avtalen punkt 4.1 Eiendomsrett til utstyr Avtalt salgspant: (Fylles ut dersom partene har avtalt salgspant) 11

12 Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 12

13 Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 13