PROTOKOLL Styremøte 02/17

Transkript

1 PROTOKOLL Styremøte 02/17 Dato: 15. mars 2017 Sted: Idrettens Hus Tid 19:00 21:00 PROTOKOLLENE ER OFFISIELLE MELDINGER, OG VEDTAK I SAKER SOM ANGÅR IDRETTENS EGNE LEDD, BLIR FULGT OPP DIREKTE NÅR DET ER AKTUELT PROTOKOLLEN BLIR I SIN HELHET OFFENTLIGGJORT GJENNOM IDRETTSRÅDETS HJEMMESIDER ØNSKES YTTERLIGERE OPPLYSNINGER I EN SAK, TA KONTAKT MED BODØ IDRETTSRÅD. Bodø idrettsråd Idrettens Hus Boks 1421, 8002 BODØ Daglig leder anette.nybo@idrettsforbundet.no Tlf:

2 BODØ IDRETTSRÅD STYREMØTE 02/17, TIRSDAG IDRETTENS HUS, BODØ Tilstede: Tom Mørkved Leder Magne Risvik Styremedlem Maren-Elisabeth Nilsen-Nygaard Styremedlem Thomas Hammer Styremedlem Tom Raaum Styremedlem Monja Lien Jakobsen Styremedlem, ungdomsrepresentant Jan-Oddvar Sørnes 1. varamedlem Kaja Røkeness 2. varamedlem Forfall: Adelheid Kristiansen Nestleder Mia Rønninghaug Personlig vara ungdomsrepresentant Fra adm.: Anette Nybø Daglig leder Sakliste: Sak 12/17 Sak 13/17 Sak 14/17 Sak 15/17 Godkjenning av protokoll fra styremøte 01/17, , Idrettens Hus Godkjenning av innkalling og dagsorden Orienteringer Bodø Bys Kulturpris kandidat fra idretten Sak 16/17 Inkludering 2017 Sak 17/17 Idrettspolitisk plattform (IPP) BIR og handlingsplan 2017 Sak 18/17 Anleggsplan 2

3 Saksbehandling: Sak 12/17 Godkjenning av protokoll fra styremøte 01/17, , Idrettens Hus Protokollen godkjennes Sak 13/17 Sak 14/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Orienteringer Ref fremlegg fra daglig leder av Møte om ny fotballhall i Bodø Tom Raaum orienterte fra møtet vedrørende ny fotballhall i Bodø. Styret drøftet idrettsrådets rolle i denne saken, og hvordan man håndterer lignende henvendelser i framtiden. Det kan bli mange idrettslag som ønsker å komme på banen, og bruke idrettsrådet som rådgivende organ. Foreløpig er det enighet om at idrettsrådet skal ha observatørroller i slike møter. Hvilken rolle BIR skal ta når slike invitasjoner kommer, drøftes videre i anleggsutvalget, og sees i sammenheng med den nye anleggsplan. Hjemmeside Daglig leder orienterte: BIRs nye hjemmeside er nå knyttet til domenet Aktivitetsutvalget Daglig leder orienterer: Utvalget har møte 22. mars. Agenda: fordeling av inkluderingsmidler og tiltaksplan 2017 Filmsnutt fra Friday Fun Daglig leder orienterte: BIR ønsker å lage filmreportasjer av inkluderingstiltakene Bodøidretten står bak. Kasper M Beddari gjør oppdraget med å filme fra Friday Fun i Bodø. Han har erfaring fra Media og kommunikasjon fra Bodin vgs. Barents Summer Games 2017 Daglig leder orienterte: - Anette og Torbjørn har nå gjennomført møter med 14 av 15 lokale klubbene som er med i Barents Games. - Organisasjonskomiteen for BSG er komplett: Ansvarlig for Åpningsseremoni/Get-Together: Audun Anvik (21), Bodø svømmeklubb erstatter Kristoffer B. Dverset (18) Kommunikasjonsansvarlig: Kari Vassbotn, Trygg trafikk, NY Fordeling av utstyrsmidler til klubbene Daglig leder orienterer: BIR har fått tilsagn på kr fra Bodø kommune om midler til konkurranseutstyr gjennom tilskuddsordningen 3

4 Tildelingen: Idrettslag Søknadssum Tilsagn Bodø Friidrettsklubb Bodø Tennisklubb Bodø Atletklubb Bodø Gym og turn Bodø Bueskytterforening Totalt Tilskuddet til klubbene dekker ikke klubbenes behov, og de er derfor oppfordret til å søke midler andre steder. Tilbud om kurs og klubbutvikling Daglig leder orienterer: I samarbeid med Nordland idrettskrets, tilbyr BIR arrangørklubbene i BSG følgende kurs: Kurs: Klubbens styrearbeid i praksis, 21. mars Kurs: Lederkurs for ungdom, april Klubbutvikling: Startmøte (4 timers prosess) Young Leders in Barents Sports (YLiB) Daglig leder orienterte: Nordland idrettskrets samarbeider med idrettskretsene i Troms og Finnmark, Norrbottens Idrottsförbund i Sverige og BSC Norway, om et lederprogram for unge idrettsledere mellom 18 og 25 år. Programmet foregår som et 8- dagers utvekslingsprogram hele uke 35, og uken avsluttes med at deltakerne jobber som frivillige under Barents Summer Games i Bodø. Styret bes om å oppfordre unge ledere i sine klubber om å søke. Frivilligportalen åpner 15. mars Daglig leder orienterer: Rekruttering av frivillige starter onsdag i uke 11. Monja, Torbjørn og Anette har sammen jobbet med frivilligstillingene. Vi har konkludert med at vi trenger pluss/minus 100 frivillige. Dette er utenom funksjonærer som arrangørklubbene, selv har ansvar for å rekruttere. Styret i Bodø idrettsråd ble oppfordret til å stille som frivillige under arrangementet. Til orientering. Sak 15/17 Bodø Bys Kulturpris kandidat fra idretten Ref fremlegg fra daglig leder av Bodø idrettsråd har fått inn 5 innspill til Bodø Bys Kulturpris Styret i Bodø idrettsråd har gjort sin prioritering i forhold til innsendte forslag, og sender sin kandidat til Bodø kommune. 4

5 Sak 16/17 Inkludering 2017 Ref fremlegg fra daglig leder av Daglig leder la fram budsjett for inkludering 2017 og et ønske om å ansette en inkluderingskoordinator i 80% stilling til å gjennomføre prosjekter/tiltak i samarbeid med idrettslagene. Foreløpig har BIR fått tilsagn fra IMDi på kr og NIF på kr Tilsagnet fra IMDi gjør ansettelsen av en prosjektkoordinator i 40% stilling mulig fra (9 mnd). Et annet mulighetsrom som nå åpner seg, er igangsettelse av aktivitetsguidekonseptet. BIR har god dialog med Bodø kommune (flyktningkontoret) om medfinansiering på stillingen. Vi venter fortsatt svar på søknad til Bufdir på kr Dette ventes i april/mai. BIR får et tilsagn fra Nordland idrettskrets for jobben som gjøres ifm Barents Summer Games Dette frigir noen midler til en egen stillingen til inkludering. Budsjett for inkludering 2017 vedtas. BIR lyser ut 60% stilling som inkluderingskoordinator i 9 måneder. Finansiering av stillingen blir som følger: IMDi-midlene brukes som foreslått; kr , 15% av inkluderingsmidler fra NIF; kr og resterende fra BSGtilskuddet fra idrettskretsen; kr Daglig leder følger opp Bodø kommune. Daglig leder får ansvar for å ansette inkluderingskoordinator innenfor de gitte rammene gitt av styret, sammen med leder og nestleder, og orienterer om saken i neste styremøte. Sak 17/17 Idrettspolitisk plattform (IPP) BIR og handlingsplan 2017 Ref fremlegg fra daglig leder av Daglig leder og Tom R orienterte om arbeidet med å samle løse tråder fra prosessen BIR gjennomførte i høst. Tom R., Adelheid og Anette har jobbet for å strukturere planverket. Det er skrevet prosatekst til de fleste punktene, og strategiene og tiltakene er sortert. Planen er tilnærmet klar til å sendes på høring hos idrettslagene. Det som mangler er å synkronisere planen med teksten i anleggsplanen. Til dette trenger vi noe mer tid. Det er realistisk å tro at vi kan sende planen på høring innen et par uker. Vedtak Daglig leder får i oppdrag å fullføre skrivearbeidet med idrettspolitisk plattform (IPP) og handlingsplan for IPP sendes på høring til idrettslagene så snart den er klar, med innspillfrist 3. april. 5

6 Handlingsplan for 2017 fullføres når IPP er ferdigstilt. Denne sendes ut med saksdokumentene til årsmøtet, 19. april Sak 18/17 Anleggsplan Leder i anleggsutvalget Magne Risvik orienterte om arbeidet med ny anleggsplan og hva planen skal inneholde: - Statistikk befolkningsutvikling i Bodø - Oversikt over eksisterende anlegg - Medlemsutvikling innenfor de enkelte idretten/idrettslagene - Idrettslagenes planer/ønsker - Status anlegg i Bodø - Kartlegging av areal til idrettsanlegg - Arrangement og arrangørkompetanse Spørreundersøkelse er sendt klubbene, for å få innspill til deres utfordringer. Det har vært utfordringer med å få opp svarprosenten. BIR har bedre tid enn antatt på å ferdigstille sin plan, siden kommunens plan om idrett og friluftsliv skal ferdigstilles først høsten Det er allikevel en ambisjon å få planen ferdig så raskt som mulig. Anleggsutvalget har sjekket ut jobben som Trondheim idrettsråd har gjort, mht. kriterier for prioritering av idrettsanlegg. Dette bør BIR få inn i anleggsplanen, da det blir enklere å argumentere for prioriteringene som gjøres. BIR vil jobbe for at idrettsrådets prioriteringsliste blir gjeldende. Dette bør vi få reguleres i en konkret samarbeidsavtale med kommunen. Styret diskuterte også om man bør jobbe for bedre betingelser for klubbene for å bygge selv. Det er enighet og at idrettsrådet må være åpen for alle muligheter, og støtte idrettslag som ønsker dette. Magne orienterte om de mest aktuelle anleggene for BIR å ha med på prioriteringslista. Videre prosess med anleggsplanen: - Avslutte prosessen med å hente inn informasjon fra klubbene o Magne og Maren-Elisabet tilbyr seg å være med å skrive planen ferdig selv om de har sagt nei til gjenvalg i styret. De andre i styret støtter dette. - Nytt møte i anleggsutvalget blir 30. mars. Agenda: lage kriterier og fullføre planen Vedtak Styret orienterer om status for anleggsplanen på årsmøtet 2017, og orienterer om siste innspillfrist fra idrettslagene; 15. mai. 6

7 BIR går ut med info til idrettslagene etter dialogmøte den 3. april. Frist for ferdigstilles av anleggsplanen blir 15. juni. Daglig leder innhenter tall fra idrettsregistreringen i 2015 og 2016 (klart i juni). Tom Raaum henter inn prognoseutvikling for bydelene i Bodø i årene fremover. Sak 19/17 Invitasjon til dialogmøte Daglig leder orienterte om at idrettsrådet vil bli invitert til dialogmøte med Bodø kommune første uken i april. Vi har blitt bedt om å ønske dato for møtet. Styret ønsker at møtet kan gjennomføres den 3. april, slik at man kan orientere resten av styret på styremøtet 4. april. Fra BIR stiller Maren-Elisabet og Jan-Oddvar fra styret, sammen med daglig leder. Daglig leder gir tilbakemelding til kommunen at vi ønsker møtet mandag 3.april. Neste styremøte blir 4. april kl. 19:00 Foreløpig agenda: Tildeling inkluderingsmidler 2017 Inkludering status prosjektkoordinator Tiltaksplan aktivitetsutvalget Årsberetning og regnskap 2016 Forslag til budsjett