Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen (Samhandlingstilsynet)

Transkript

1 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen (Samhandlingstilsynet)

2 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Samhandlingstilsyn Tilsynsteam: Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold (teamleder) Ass. fylkeslege Frode Engtrø (ST)/Cato Innerdal (MR) Seniorrådgiver Mariann Markussen (NT) Seniorrådgiver Thea Hennie Kveinå (NT) Seniorrådgiver Greta Irene Hanset (MR) Seniorrådgiver Siri Ramberg Stav (ST) Observatører: Rådgiver Håkon Lien (NT)

3 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Fylkesmannens og Statens helsetilsyns oppgaver: Fylkesmannen skal føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i fylket og med alt helsepersonell og annet personell i fylket som yter helse- og omsorgstjenester. 3. Plikt til å opprette internkontrollsystem og tilsyn med at det føres internkontroll Enhver som yter helse- og omsorgstjenester skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Fylkesmannen skal påse at alle som yter helse- og omsorgstjenester har etablert internkontrollsystem og fører kontroll med sin egen virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene.

4 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Samhandlingstilsyn skal omfatte spesialisthelsetjenester og kommunale helse- og omsorgstjenester skal ta utgangspunkt i de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen er avgrenset til somatiske helsetjenester er ikke avgrenset til bestemte diagnoser eller aldersgrupper, men retter seg mot pasienter utskrevet til egen bolig med behov for hjelp fra kommunen

5 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tema for tilsynet Undersøke om helseforetak sikrer forsvarlig utskrivning av pasienter med behov for kommunale tjenester til egen bolig Undersøke om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning/mottak og helsehjelp til pasient som er skrevet ut til egen bolig Undersøke om virksomhetene etterlever avtalte retningslinjer for samarbeid ved utskrivning av pasienter som antas å ha behov for kommunal tjenester etter utskrivning

6 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tema for tilsynet Undersøke om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientenes/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning. Gjennomgående se på legemidler som markør for samhandling og informasjonsutveksling ved utskrivning.

7 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tema for tilsynet Undersøke tjenestenes samhandling med fastlegene ved utskrivning. Det skal ikke føres tilsyn med virksomheten til den enkelte fastlege. Fylkesmannen skal som en del av tilsynet gjennomføre en undersøkelse for å høre hvilke erfaringer pasientene har til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning fra sykehuset Fylkesmannen skal gjennomføre en spørreundersøkelse blant fastlegene til disse pasientene.

8 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tema for tilsynet hva skal undersøkes Gjennomgående se på legemidler som markør for samhandling og informasjonsutveksling mellom tjenestene og til pasientene ved utskrivning. Undersøke om virksomhetene følger de avtalte retningslinjene for samarbeid om utskrivningsklare pasienter med behov for kommunale tjenester Pasientundersøkelsen og informasjon fra fastlegene for dialog og ev som revisjonsbevis

9 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tema for tilsynet hva skal undersøkes Samarbeidsavtalen med retningslinjer for utskrivningsklare pasienter Bindende mellom partene Styrende for hvordan de skal ivareta oppgavene etter regelverket - forsvarlig og helhetlige tjenester Krav om retningslinjer, jf. også forskrift om ik. Tilsynet kan og skal bedømme om de i praksis gjør som de har avtalt samarbeidet om utskrivningsklare pasienter

10 Samhandlingstilsyn Verdal Levanger HNT Journalgjennomgang (15 oktober 15 januar) - 45 pasientforløp 41 pasienter - 24 pasientforløp Verdal 21 Levanger Spørreundersøkelse pasienter - 30 Verdal 8 svar - 22 Levanger 6 svar

11 Samhandlingstilsyn Spørreundersøkelse fastleger 22 invitert 11 Fra Verdal 10 fra Levanger svarte Spørsmålene til fastlegene omhandlet: om fastlegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok og om denne inneholdt nødvendige opplysninger til å kunne følge opp pasienten, om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset, om kommunens tilrettelegging for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten, om kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten og om det var noe i denne samhandlingen fastlegene vurderte som særlig sårbart.

12 Samhandling De praktiske rutiner som bygger på avtalegrunnlaget er kjent i helseforetaket. Innholdet i fremlagt rutinebeskrivelse fremstår som tilstrekkelig kjent for egen tjenesteutøvelse, og oppfattes til å være et godt hjelpemiddel i kommunikasjonen med kommunene. Det oppgis at det elektroniske meldingssystemet er et stort fremskritt i kommunikasjonen med kommunene. Sykehuset har fokus på risikoen omkring deling av informasjon og innhenter blant annet pasientens samtykke for kommunikasjon med kommunen om tjenestebehov. Det gjennomføres utskrivningssamtale med lege og pasienten får med en skriftlig pasientinformasjon ved utreise. Av journalgjennomgang fremgår det at sykehuset, i samråd med kommunene, vurderer behovet for at hjemmetjenesten møter pasienten ved hjemkomst.

13 Samhandling Varsel om innlagt pasient sendes straks pasienten er innlagt sykehuset. Varsel 1, varsel 2 og eventuelle endringsvarsler/helseopplysninger utformes på bakgrunn av tverrfaglige vurderinger. Kriteriene for hva som defineres som utskrivningsklar pasient reguleres i betalingsforskriften, og er også beskrevet i sykehusets egen prosedyre. Det finnes et elektronisk kvalitetssystem - «EQS» - hvor sykehusets avvikssystem inngår. Det oppgis at det varierer i hvilken grad avvikssystemet benyttes for å melde uønskede hendelser. Avvik deles på interne avvik og avvik på samhandling. Interne avvik behandles på det nivå de tilhører, samhandlingsavvikene sendes til sykehuset og behandles der. Statistikk over samhandlingsavvik vises i oversikt på helseforetakets hjemmeside. Aggregerte data brukes i forbedringsarbeidet på overordnet nivå

14 Sykehuset har utarbeidet kompetanseplaner. Innherred medisinskfaglig forum avholdes tre timer fire ganger i året, og er en mulig samhandlingsarena for sykehusleger og fastleger. For turnusleger er det introduksjonsprogram over en uke hvor relevant informasjon gis. For LIS-leger er det forutsatt at veileder også skal stå for innføring i sykehusets rutiner og systemer, herunder også knyttet til samhandling med kommunene. Levanger: Innholdet i rutinebeskrivelse fremstår som tilstrekkelig kjent for egen tjenesteutøvelse, og oppfattes til å være et godt hjelpemiddel i kommunikasjonen med sykehuset. Kommunen har et system for mottak av varsel døgnkontinuerlig. Det oppgis at det elektroniske meldingssystemet er et stort fremskritt i kommunikasjonen med sykehuset.

15 Levanger Det er etablert faste møter mellom fastleger og hjemmetjenesten for drøfting av enkeltpasienter. Kommunens E-meldingssystem mellom tjenestene fungerer etter retningslinjene. Ved behov for rask avklaring benyttes telefon. Levanger kommune har rutiner for vedtak om kommunale tjenester. Ved endrede tjenestebehov gjennomføres dette umiddelbart. Kommunen har fokus på risikoen omkring deling av pasientinformasjon. Sykehuset innhenter pasientens samtykke for kommunikasjon med kommunen om tjenestebehov. Det oppgis at det gis mulighet for brukermedvirkning i den løpende dialogen, men det fremkommer i liten grad at dette er satt i system. Tjenestebehovet vurderes fortløpende og det kan gjøres umiddelbare endringer. Det finnes et elektronisk kvalitetssystem - Kvalitetslosen - hvor kommunens interne avvikssystem inngår. Avvik deles på interne avvik og avvik på samhandling. Interne avvik behandles på det nivå de tilhører. Samhandlingsavvik samles i egen mappe i ephorte for hvert år. Det er fremlagt tre samhandlingsavvik fra 2012 og tre fra Kommunen har utarbeidet årlige kompetanseplaner. Plan for 2015 er under utarbeidelse.

16 Verdal Kommunen har et system for mottak av varsel døgnkontinuerlig. Det oppgis at det elektroniske meldingssystemet er et stort fremskritt i kommunikasjonen med sykehuset. Kommunen har etablert et elektronisk meldingssystem mellom hjemmetjenesten og fastlegene. Dette er i bruk begge veier. Ved behov for rask avklaring benyttes telefon. Sykehuset innhenter pasientens samtykke for kommunikasjon med kommunen om tjenestebehov. Kommunen har retningslinjer for håndtering av varsler om utskrivningsklar pasient. Dette fungerer i samsvar med retningslinjene. Verdal kommune har rutiner for vedtak om kommunale tjenester. Ved endrede tjenestebehov gjennomføres dette umiddelbart.

17 Verdal Det finnes et elektronisk kvalitetssystem Kvalitetslosen - hvor kommunens interne avvikssystem inngår. Avvikssystemet er kjent og benyttes, og avvik behandles på det nivå de tilhører. Avvik på samhandling meldes i Kvalitetslosen og sendes i brev til Helse Nord-Trøndelag HF. Statistikk over avvik behandles i ASU. Det er ikke kjent at det er gjort en formalisert ROS-analyse knyttet til samhandlingsprosessen, men det fremkommer bevissthet rundt hvor man har sårbarheter/flaskehalser. Det finnes kompetanseplan, som følges for å sikre nåværende og fremtidige behov. Det gis tilbud om kurs og oppdatering.

18 Avvik samhandling Det er ikke noe system som sikrer at hjemmetjenesten i Levanger/Verdal kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemidler ved utskrivning fra Sykehuset Levanger.

19 Avvik samhandling Helse Nord-Trøndelag HF sikrer ikke at hjemmetjenestene i Verdal kommune og Levanger kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemidler ved utskrivning fra Sykehuset Levanger.

20 Samhandling I forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter 12, jf. forskrift om pasientjournal 9 fremkommer: «Ved utskrivning fra sykehuset skal epikrise eller tilsvarende informasjon sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging». Når pasienten mottar tjenester fra kommunen, vil det være hjemmetjenesten som først møter pasienten etter utskrivning fra sykehus. For at hjemmetjenesten skal kunne yte forsvarlig helsehjelp, er det av avgjørende betydning at informasjonen fra sykehuset sendes på en forsvarlig måte, kommer i rett tid og inneholder alle nødvendige og relevante opplysninger, herunder informasjon om pasientens legemiddelbruk.

21 Observasjon Sykehuset Levanger oppgir å ha en rutine hvor det tas kopi av pasientinformasjon som legges i konvolutt til hjemmetjenesten. Denne rutinen var ikke oversendt som dokument i forkant av tilsynet, den ble ikke gjenfunnet ved gjennomgang av pasientjournaler og det fremkom ikke ved intervju at det var etablert praksis. Ved tilsyn i kommunene fremkommer det at hjemmetjenestene i Verdal og Levanger kommune jevnlig ikke mottar slik informasjon direkte. De må i stedet benytte seg av pasientens informasjonsskriv. Dette utgjør ekstra arbeid/tidsbruk for hjemmetjenesten, samt en risiko for svikt. I intervju fremkommer at det har forekommet svikt. Alternativt må hjemmetjenesten ringe sykehuset for å få nødvendig informasjon, hvilket også utgjør et ekstra ledd med risiko for svikt. Som risiko for formidlingen av legemiddelinformasjonen ble det betonet særlig det forhold at pasienten benyttes som budbringer, men merarbeidet og de ekstra arbeidsprosessene som er nødvendige for å få informasjonen helt frem til basen medfører også flere muligheter for at det på veien skal oppstå svikt. Selv om kommunene har funnet systemet uhensiktsmessig, har de ikke meldt dette tilbake til helseforetaket slik at praksis kunne endres.

22 Informasjon legemidler utskrivning Det hadde forekommet svikt i overføring av nødvendig informasjon om legemidler fra sykehuset til hjemmetjenesten. Sykehuset Levanger oppgir å ha en rutine hvor det tas kopi av pasientinformasjon som legges i konvolutt til hjemmetjenesten. Denne rutinen var ikke oversendt som dokument i forkant av tilsynet, den ble ikke gjenfunnet ved gjennomgang av pasientjournaler og det fremkom ikke ved intervju at det var etablert praksis. Ved tilsyn i kommunen fremkommer det at hjemmetjenesten i Verdal kommune jevnlig ikke mottar slik informasjon direkte. Kommunen må i stedet benytte seg av pasientens informasjonsskriv. Dette utgjør ekstra arbeid/tidsbruk for hjemmetjenesten, samt en risiko for svikt. I intervju fremkommer at det har forekommet svikt. Alternativt må hjemmetjenesten ringe sykehuset for å få nødvendig informasjon, hvilket også utgjør et ekstra ledd med risiko for svikt. Som risiko for formidlingen av legemiddelinformasjonen ble det betonet særlig det forhold at pasienten benyttes som budbringer, men merarbeidet og de ekstra arbeidsprosessene som er nødvendige for å få informasjonen helt frem til basen medfører også flere muligheter for at det på veien skal oppstå svikt. Selv om kommunen har funnet systemet uhensiktsmessig, har den ikke meldt dette tilbake til helseforetaket slik at praksis kunne endres.

23 Helse Nord-Trøndelag Merknad - samhandling: Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene Verdal og Levanger har et forbedringspotensial når det gjelder kvaliteten på innholdet i informasjon som utveksles. Merknad - helseforetaket: Helse Nord-Trøndelag HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon.

24 Observasjoner Kommunens innleggelsesrapport (svar på varsel om innlagt pasient) skal blant annet inkludere en funksjonsbeskrivelse. Kommunen benytter IPLOS-score for funksjonsbeskrivelse, men denne er ikke så godt kjent i spesialisthelsetjenesten og oppleves også å være for lite beskrivende for pasientens faktiske funksjon. Dette fører til at sykehuset opplever en mangelfull beskrivelse av pasientens funksjon. Sykehuset får på denne måten et utilstrekkelig utgangspunkt for sine vurderinger av pasientens funksjon, behov for medisinsk behandling og oppfølging, under og etter sykehusoppholdet. Ved utskrivning sender sykehuset en sykepleiesammenfatning, som fra kommunens side i noen tilfeller angis som utilstrekkelig i forhold til å beskrive pasientens funksjon, videre behandling og oppfølging.

25 Observasjoner Kommunens beskrivelse av hjelpemiddelbehov, herunder informasjon om de hjelpemidler pasienten har fra tidligere, samt beskrivelse av boforhold, m.v., er noen ganger mangelfull. Både sykehuset og kommunen angir at det i liten grad er ressurser for møter for avklaring av hjelpebehov. Under tilsynet kom det frem at sykehuset ikke gis mulighet til å kunne bestille hjelpemidler i henhold til ansvar fastsatt i samarbeidsavtalen med tilhørende tjenesteavtaler, da hjelpemiddelsentralen, ved omfattende hjelpemiddelbehov, krever at kommunen må være bestiller, eventuelt at sykehuset oppgir kontaktperson for videre oppfølging av pasienten.

26 Merknad Helseforetaket Helse Nord-Trøndelag HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon Observasjon: I utskrivningsfasen synes det å foregå en del kommunikasjon per telefon. Vi kan i kommunenes journaler finne dette dokumentert, men dette er i mindre grad sporbart i pasientjournaler fra Sykehuset Levanger.

27 Levanger Avvik 2 - kommune: Levanger kommune sikrer ikke at det er system for avstemming av legemiddelliste mellom hjemmetjenesten og fastlegen.

28 Levanger kommune sikrer ikke at det er system for avstemming av legemiddelliste mellom hjemmetjenesten og fastlegen. Legemiddelliste fra sykehuset skal sammenholdes med allerede eksisterende legemiddelliste i hjemmesykepleien. Kommunen skal ha klare rutiner/innarbeidet praksis for hvem som har ansvar for dette og hvordan det skal gjenneomføres Jf khol. 6-2 nr 5, jf 4-1 bokst a) og forskrift til internkontroll Helse omsorgstjenesten 4, jf 5 Kommunen tilrettelegger for nødvendig samhandling mellom fastleger og kommunenes hjemmesykepleie, og mellom fastleger og spesialisthelsetjenesten jf. khol 3-4, jf fastlegeforskriften 8

29 Observasjoner Tilsynet viste at kommunen ikke har et system som sikrer kunnskap om hvilke legemidler pasienten faktisk skal bruke. Hjemmetjenesten sammenligner innhentet medikamentliste med listen i Profil. Det foreligger ikke tydelige rutiner for avstemming av legemiddelliste mellom hjemmetjenesten og fastlegen.

30 Levanger Avvik 3 - kommune: Levanger kommune sikrer ikke at intern kommunikasjon ved utskrivning og mottak av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen er forsvarlig.

31 Levanger kommune sikrer ikke at intern kommunikasjon ved utskrivning og mottak av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommune er forsvarlig. I alle deler av utskrivningsprosessen må kommunen ha klare ansvars- og kommunikasjonslinjer internt i kommunen. Særlig viktig er det der organiseringen av kommunen gjør at det er flere personer/enheter involvert i å planlegge mottak av pasienter jf. Khol. 4-1 bokstav a og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4, jf 5

32 Observasjoner Kommunens rutiner er at varsel 1, varsel 2 og eventuelle endringsvarsel/helseopplysninger går til saksbehandler. Helse- og omsorgstorget har rutine for at tekst fra varsel 1 og eventuelle endringsvarsel/helseopplysninger kopieres inn i Profil. All tekst som limes inn i Profil markeres som prioritert for å sikre at denne leses hos hjemmetjenesten. Under tilsynet ble det avdekket at rutinen fra helse- og omsorgstorget ikke er kjent av hjemmesykepleien. Dette fører til at hjemmetjenesten ikke er oppdatert på løpende opplysninger om pasienten, noe som igjen svekker muligheten for planlegging og tilrettelegging av mottak og tjenester. Når kjent pasient er utskrivningsklar, tas det telefonisk kontakt med hjemmetjenesten ved sammensatte problemstillinger, ellers involveres hjemmetjenesten ikke i den faglige vurderingen av om kommunen kan ta imot pasienten. Når beslutning om mottak er tatt, sendes prioritert melding i Profil, og hjemmetjenesten gis beskjed per telefon. Det var mangelfulle rutiner for videre håndtering av denne informasjonen innad i hjemmesykepleien.

33 Observasjoner Helse- og omsorgstorget vurderer i samråd med sykehuset behovet for at hjemmetjenesten møter pasienten ved hjemkomst. Dette avklares ikke med hjemmetjenesten på forhånd.

34 Merknad Verdal kommune Verdal kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å sikre et system for avstemming av legemiddelliste mellom hjemmetjenesten og fastlegen. Tilsynet viste at kommunen kan bedre rutinene for avstemming av hvilke legemidler pasienten skal bruke. Avstemming mot fastlegelisten skjer alltid ved nye brukere, for kjente brukere avstemmes legemiddellisten ved endringer eller uklarheter og dersom fastlegene melder endringer til hjemmetjenesten. Avstemming skjer ikke systematisk utover dette. Fylkesmannen har imidlertid merket seg at kommunen har igangsatt et forskningsprosjekt med avdeling Vuku som pilot. Mål for prosjektet er blant annet å etablere systematiske rutiner for avstemming av legemiddelliste mellom fastlege og hjemmetjenesten.

35 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Samhandlingstilsynet Om å trille kvalitetshjulet mot et helhetlig og sømløst pasientforløp