Innkalling for Tjenesteutvalget

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Tjenesteutvalget Møtedato: Mandag Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 18:00-20:00 Informasjon om endringer i organisasjonen v/ltone Røinesdal, leder av Ressurssenteret og Anne Stapnes helse- og velferdssjef Saksnr Tittel Saksliste 032/14 Godkjenning av møteprotokoll /14 Meldinger 034/14 Delegasjonssaker 035/14 Barnevernet i Lillesand og Birkenes kommuner 036/14 Fritt behandlingsvalg i spesialisthelsetjenesten - høring 037/14 Søknad om salgsbevilling ifm eierskifte Herefoss Handel AS Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Eva Aabel Retterholt Leder Anne Stapnes Helse og velferdssjef

2 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 032/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3308 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 033/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3308 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 1 Tilsagnsbrev, Tildeling av restmidler, Nasjonal tilskuddsordning 2 Driftsrapportering mai

4 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 034/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3308 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssakene tas til etterretning. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 021/14 Endring av konsesjonsvilkår ved erverv av landbrukseiendommen Gnr 10 Bnr 1 019/14 Tillatelse til bruk av el-motor til fiske i Tovdalselva 020/14 Tillatelse til bruk av snøskuter

5 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 035/14 Tjenesteutvalget PS /14 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K /1966 Barnevernet i Lillesand og Birkenes kommuner Administrasjonens forslag til vedtak: Rådmennene anbefaler at Lillesand og Birkenes kommuner etablerer et felles samarbeid innenfor barnevern. Samarbeidet etableres som en administrativ vertskommunemodell og hjemles i kommuneloven 28. Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommunestyre gir sin tilslutning til at det etableres felles barnevern for Lillesand og Birkenes kommuner med hjemmel i kml 28-1 b. Samarbeidet etableres som en administrativ vertskommunemodell. 2. Felles barnevern benevnes som «Barnevernet i Lillesand og Birkenes kommuner». 3. Samarbeidsavtale vedlagt saksfremstillingen fastsettes som samarbeidsavtale for «Barnevernet i Lillesand og Birkenes kommuner». 4. Instruks om delegasjon vedtas. Vedlegg: Notat organisering felles barnevern final pr 1508 Instruks delegert myndighet - felles barnevern i Lillesand og Birkenes kommuner Samarbeidsavtale Link til andre dokumenter Saksopplysninger:

6 Bakgrunn/Vurdering Det er i vedtak i kommunestyret i Birkenes ( ) og bystyret i Lillesand ( ) vedtatt å starte en prosess for å etablere et felles barnevern i kommunene, basert på vertskommunemodellen. Vedtakene innebærer bl.a at kommunene inngår avtale med hverandre om etablering av et felles barnevern, og at dersom det blir etablert et mer omfattende samarbeid/felles barnevern med flere kommuner i Knutepunkt Sørlandet, så vil kommunene vurdere å slutte seg til dette. Det ligger således til grunn for arbeidet at etablering av felles barnevern for Lillesand og Birkenes kommuner har som intensjon å være en trinnvis tilnærming til et mer omfattende barnevernssamarbeid i regi av Knutepunkt Sørlandet. Samarbeid om felles barneverntjeneste i Lillesand og Birkenes kommuner har som formål å skape en god barneverntjeneste som gir samme kvalitet til alle innbyggere i deltakerkommunene. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til å styrke den totale kompetanse, sikre habilitet og rettssikkerhet, være en åpen, tilgjengelig og stabil tjeneste for brukerne, og er også et tiltak for å møte myndighetenes økte krav til kommunalt barnevern.. Samarbeidet skal bidra til aktivt forebyggende arbeid, også i nær kontakt med andre instanser. Samarbeidet skal utføre de oppgavene kommunene har etter barnevernloven. Det er nedsatt en styringsgruppe bestående av rådmenn, tillitsvalgte/ ansattrepresentanter, kommunalsjef og tjenestesjef. Barnevernledere og personaltjenesten har deltatt på hvert sitt møte. Videre er det avholdt to fellesmøter med ansatte. Dagens situasjon Barnevernet er i dag organisert som del av administrasjonen i kommunene. (Lillesand: Sektor for helse og kultur. Birkenes: Ressurssenteret). Barnevern er lokalisert i respektive rådhus/ kommunehus. Antall barnevernfaglige stillinger som omfattes av samarbeidet er: Birkenes kommune: 4,0 årsverk (4 ansatte) Lillesand kommune: 7,5 årsverk* (9 ansatte) Totalt: 11,5 årsverk (13 ansatte)

7 I tillegg kommer tildelt 50% stilling finansiert fra fylkesmannen. Stillingen forutsetter felles barnevern og skal benyttes til felles barnevernleder. *I tillegg 0,5 årsverk (1 ansatt) knyttet til merkantile tjenester Organisering Det fremgår av tidligere vedtak i by-/ kommunestyret at det skal etableres et vertskommunesamarbeid etter kml Sentrale begreper i denne forbindelse er blant annet: Vertskommune: den kommunen som får delegert myndighet fra andre (Lillesand) kommuner i samarbeidet for å utføre oppgaver og treffe avgjørelser på deres vegne. Samarbeidskommune: vertskommunen den kommunen som delegerer myndighet og oppgaver til (Birkenes) Deltakerkommune: samlebegrep om alle kommuner som deltar i samarbeidet, dvs. både vertskommunen og samarbeidskommunen. Lillesand kommune anbefales som vertskommune ut fra størrelse på dagens barnevern (antall ansatte) samt hvor nytt felles barnevern foreslås lokalisert (se nedenfor). Birkenes kommune blir samarbeidskommune. Det er to ulike modeller for vertskommunesamarbeid: 1. Administrativt vertskommunesamarbeid (koml 28-1 b) Til administrativt vertskommunesamarbeid kan bare delegeres myndighet i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Modellen har ingen organisatorisk overbygning i form av felles folkevalgt organ.

8 2. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemd (koml 28-1 c) Dersom deltakerkommunen ønsker å delegere beslutningsmyndighet i saker av prinsipiell betydning, må kommunene oppnevne en felles folkevalgt nemnd til å ta slike beslutninger. Det er utarbeidet et notat som redegjør for konsekvenser ved organisasjonsformen samt praktiske forhold knyttet til gjennomføring av endringen (vedlagt). Anbefalingen, som prosjektgruppen slutter seg til, i notatets punkt 9 er kort oppsummert: Samarbeidet etableres som en administrativ vertskommunemodell. Hovedårsaken til dette er at tjenestene som omfattes av samarbeidet i liten (eller ingen) grad er undergitt politisk behandling. De ansatte i samarbeidskommunen overføres til vertskommunen, for å bygge under en mest mulig robust felles organisasjon med klare styringslinjer. En slik overføring vil være en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven, som innebærer at de ansatte som overføres fra samarbeidskommunen viderefører sine rettigheter i vertskommunen. Anbefalte organisering er i stor grad sammenfallende med andre vertskommunesamarbeid innen barnevern. For å etablere samarbeidet må det inngås en samarbeidsavtale samt gis instruks om delegasjon til administrasjonsleder (begge vedlagt). Samarbeidsavtalen vedtas av by- og kommunestyrene. For samarbeidskommunen (Birkenes) må det også vedtas instruks om delegasjon fra egen administrasjonsleder til administrasjonsleder i vertskommunen, herunder å utpeke barnevernleder til administrasjonssjefen i vertskommunen. Lokaler/ beliggenhet Innledningsvis er det utarbeidet en kravspesifikasjon for lokalene som skal huse felles barnevern. Det er deretter foretatt en kartlegging av aktuelle lokaler. Søk begrenses til lokaler som allerede eies/

9 leies av deltakerkommunene. Det gjøres oppmerksom på at samlokalisering av barneverntjeneste i en av kommunene trolig vil medføre behov for et satellitt-/representasjonskontor i den andre kommunen, for å sikre nærhet til tjenestene for innbyggerne. Det er ikke vurdert særskilt, men det antas at dette kan løses i kommunehus/ rådhus. Styringsgruppen vil vurdere hvilke tjenester som er «nære tjenester», og hvordan disse skal gjøres tilgjengelige for innbyggerne i begge kommunene, samt sørge for nødvendig samkjøring med prosessen om felles barnevern i Knutepunkt Sørlandet. Aktuelle lokaler er: - 1. etasje i kommunehuset i Birkenes etasje i Helsehuset i Lillesand. Helsehuset i Lillesand kommune vurderes å være det alternativet som enklest egner seg for samlokalisering av felles barnevern. Dette begrunnes primært med egnethet, tid (at lokalene kan raskt stilles til disposisjon), samt kostnader (mindre/ ingen behov for ombygging). Fremdrift Styringsgruppens arbeid med å etablere felles barneverntjeneste startet i praksis opp vår Vertskommunesamarbeidet planlegges å være etablert og operativt fra Styringsgruppen arbeider med internorganisering av enheten. Arbeidet skal avklare roller og ansvar for leder, fagleder etc. Arbeidet med ansettelse av leder avventes til eventuelle vedtak om etablering foreligger. Det påregnes at enkelte samkjøringsaktiviteter pågår etter etablering (felles arbeidsprosesser, harmonisering av systemer, avklare hvilke tjenester som skal tilbys ved satellitt- /representasjonskontor etc). Arbeidet søkes tilpasset pågående prosjekt for felles barnevern i regi av Knutepunkt Sørlandet. Økonomi Utgangspunktet for vertskommunesamarbeidet vil være dagens driftsbudsjett i begge kommunene.

10 For Birkenes kommune må det påregnes noe økte kostnader knyttet til lokaler. For Lillesand vil lokalkostnad reduseres noe som følge av at Birkenes kommune tar andel av denne kostnaden. Det må videre påregnes engangskostnader knyttet til IKT-infrastruktur, harmonisering av datasystemer, flyttekostnad, samt noen kostnader til ekstern bistand ifm etableringen av samarbeidet. Kostnader til felles barnevernleder løses innen kommunenes totale årsverk. Tiltaksutgifter vil ikke påvirkes av samarbeidet som sådan. Imidlertid er det en forventning at økt kvalitet gjennom det felles samarbeidet på sikt kan bidra til en dempet kostnadsvekst i barnevernet. Nærmere om samarbeidsavtalen Det er utarbeidet forslag til samarbeidsavtale for felles barnevern i Lillesand og Birkenes kommuner (vedlagt). Hensikten med avtalen er å regulere vertskommunesamarbeidet, med tanke på blant annet formål, myndighet, organisering. Følgende prinsipper/ temaer fremheves spesielt i samarbeidsavtalen: Myndighet og delegering Kommunestyret i samarbeidskommunen (Birkenes kommune) skal gi rådmannen instruks om å delegere oppgaver og myndighet etter barnevernsloven til rådmannen i vertskommunen (Lillesand). Kommunestyret i vertskommunen (Lillesand) skal delegere oppgaver og myndighet etter barnevernloven til rådmannen. Delegering gjelder avgjørelser i enkeltsaker uten prinsipiell betydning. Rådmannen i vertskommunen (Lillesand) delegerer myndighet videre til leder for det felles barnevernsamarbeidet. Økonomisk fordeling Hvert kommunestyre vedtar budsjett for barneverntjenesten i egen kommune. Det skilles mellom tiltaks- og fellesutgifter.

11 Tiltaksutgifter er kostnader knyttet til tiltak for klienter. Slike kostnader skal uavkortet dekkes av den kommune hvor klienten bor. Fellesutgifter er kostnader knyttet til administrasjon og drift av samarbeidet. Slike kostnader fordeles mellom deltakerkommunene etter folketallet (0-23 år). Samarbeidsorgan Rådmann, og/ eller de rådmannen oppnevner, utgjør en felles styringsgruppe for barnevernsamarbeidet. Styringsgruppen skal koordinere budsjettprosess, følge opp løpende drift, samt følge opp internkontroll og kvalitet i tjenestene samarbeidet er ansvarlig for. Styringsgruppen skal videre løpende evaluere samarbeidet og ved behov ta initiativ til forslag til endring av samarbeidsavtalen. Saksbehandling Vertskommunen (Lillesand) har det faglige og administrative ansvaret for tjenesten, og for at saksbehandlingen fullt ut er forsvarlig og følger gjeldende lovverk. Arbeidsgiveransvaret Det er vertskommunen som har arbeidsgiveransvaret for samtlige ansatte som er tilknyttet den felles barneverntjenesten. Ansatte i samarbeidskommunen (Birkenes) overføres til vertskommunen gjennom en virksomhetsoverdragelse. Uttreden/ oppløsning Avtalen er ikke tidsavgrenset, men kan sies opp skriftlig med ett års varsel. Avtalen opphører da ved første årsskiftet etter at ett år har gått. Dersom begge deltakerkommunene er enige, kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning. Samarbeidskommunen kan videre til enhver tid trekke tilbake den delegerte myndigheten og avslutte samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Kostnader som dette fører til for samarbeidet og for vertskommunene i oppsigelsestiden og ellers etter dette punktet må i så fall dekkes av samarbeidskommune alene.

12 Iverksettelse/ endring Avtalen forutsetter godkjenning i deltakerkommunenes kommunestyrer, og gjelder fra Endringer i avtalen kan gjøres av kommunestyrene forutsatt at deltakerkommunen treffer likelydende vedtak. Nærmere om instruks og delegasjon Som det fremgår overfor skal kommunestyret i samarbeidskommunen (Birkenes kommune) gi rådmannen instruks om å delegere oppgaver og myndighet etter barnevernsloven til rådmannen i vertskommunen (Lillesand), samt myndighet til å utpeke barnevernsleder. Delegering gjelder avgjørelser i enkeltsaker uten prinsipiell betydning. Forslag til instruks følger vedlagt. Kommunestyret i vertskommunen (Lillesand) delegerer oppgaver og myndighet etter barnevernloven til rådmannen. Rådmannen i vertskommunen (Lillesand) delegerer myndighet videre til leder for det felles barnevernsamarbeidet. Vedlegg Notat organisering av felles barnevern Samarbeidsavtale Instruks delegasjon

13 Notat Oppdragsgiver: Lillesand og Birkenes kommuner Oppdrag: Felles barnevern Faveo Prosjektledelse AS Vestre Strandgt NO-4611 Kristiansand ORG. NR MVA Sted: Kristiansand Dato: Fra Til Info Firma v/ E-post x Jill Akselsen og Gisle Faveo Prosjektledelse AS Ekse x Lillesand kommune Jan Henning Windegaard x Birkenes kommune Gro Anita Trøan Organisering av felles barnevern mellom Lillesand og Birkenes kommuner Lillesand og Birkenes kommuner har igangsatt prosjekt for sammenslåing av barneverntjenesten. Dette notatet redegjør for konsekvenser av organisasjonsform, samt praktiske forhold knyttet til gjennomføring av endringen. 1. Bakgrunn Det er i vedtak i kommunestyret i Birkenes og bystyret i Lillesand vedtatt å starte en prosess for å etablere et felles barnevern i kommunene, basert på vertskommunemodellen. Vedtakene innebærer bl.a: kommunene inngår avtale med hverandre om etablering av et felles barnevern Hvis det blir etablert et mer omfattende samarbeid/felles barnevern med flere kommuner i Knutepunkt Sørlandet, vil kommunene vurdere å slutte seg til dette Gjennom Knutepunkt Sørlandet utredes etablering av en felles interkommunal barneverntjeneste etter vertskommunemodellen for kommunene Søgne, Songdalen, Lillesand, Birkenes og Kristiansand. Berørte kommuner skal treffe formelle vedtak innen utgangen av 2014, og iverksetting av samarbeidet er planlagt til første halvår I saksfremlegget for vedtaket i Lillesand kommune fremgår følgende som vurderingsgrunnlag: En sammenslåing av barnevernstjenestene mellom Lillesand og Birkenes anses å være fornuftig med tanke på robusthet, utnyttelse av tilgjengelig fagkompetanse, og samarbeid om tiltaksarbeid. Et ankepunkt vil være at det pågår en større utredning i KnpS, men rådmannen mener at det vil være flere fordeler med en sammenslåing nå. Dette bla ift at det er knyttet usikkerhet til når et større samarbeid blir en realitet. Det forutsettes at sammenslåing av barnevernet mellom Lillesand og Birkenes ikke er til hinder for et samarbeid med flere kommuner i KnpS. Videre at det kan være lettere å tre inn i et større samarbeid når man allerede har etablert en felles tjeneste mellom Lillesand og Birkenes. Ut over å etablere et mer "robust" barnevern, er målsettingen å dempe kostnadsveksten. Fra kommunene er det altså særlig pekt på hensynet til robusthet, kvalitet og kapasitet som bakgrunn for vedtakene om å etablere et felles barnevern. 1

14 Antall barnevernfaglige stillinger som berøres av samarbeidet: Birkenes kommune: 4 årsverk (4 ansatte) Lillesand kommune: 8 årsverk (10 ansatte), inkl 0,5 årsverk knyttet til merkantil (1 ansatt) Totalt: 12 årsverk (14 ansatte) I tillegg kommer 50 % stilling finansiert av fylkesmannen. Stillingen forutsetter felles barnevern. Som det fremgår ovenfor er det tatt beslutning om at samarbeidet skal etableres etter vertskommunemodellen. Andre organisasjonsmodeller vil derfor ikke bli vurdert i dette notatet. 2. Beskrivelse av vertskommunemodellen 2.1 Innledning Begrepet vertskommune er benyttet i flere sammenhenger, også for samarbeid som formelt sett ikke er et vertskommunesamarbeid. To eller flere kommuner kan samarbeide om å kjøpe eller motta tjenester fra en annen kommune, basert på privatrettslige avtaler mellom kommunene som «bestiller» og kjøper av tjenestene på den ene siden og den kommunen som skal utføre tjenestene på den andre siden, ofte kalt «vertskommunen». Det finnes også tilfeller der kommunen som har hovedkontoret i et samarbeid etter kommuneloven (kml) 27 er blitt betegnet som vertskommune. Ingen av de nevnte organisasjonsformene er formelt sett å anse som vertskommunesamarbeid etter kommuneloven. Med vertskommunemodellen menes samarbeid mellom kommuner organisert etter koml a flg. Disse bestemmelsene trådte i kraft 1 januar Vertskommunemodellen er spesielt utviklet for interkommunalt samarbeid om lovpålagte oppgaver som innebærer offentlig myndighetsutøvelse. Koml 28-1 a) lyder: En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28-1 b og 28-1 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. Det er en del felles kjennetegn ved de ulike typene for slikt samarbeid. Tjenesten eller oppgaven det blir samarbeidet om, er lagt til administrasjonen i en annen kommune (vertskommunen). Samarbeidet bygger på en skriftlig avtale og har ingen interkommunal organisatorisk overbygning. Det vil si at det her ikke er snakk om en selvstendig organisatorisk enhet, men om et forvaltnings- og tjenesteapparat som ligger inn under styringsstrukturen i vertskommunen. Vertskommunesamarbeidet er altså ikke et eget rettssubjekt. Organisatorisk er det en del av vertskommunens virksomhet. Partene i en avtale om administrativt vertskommunesamarbeid kalles deltakerkommunene. En av kommunene er vertskommunen, den/de andre betegnes som samarbeidskommunen(e). Det vil ikke være mulig å invitere inn private samarbeidspartnere i en vertskommunemodell. Det er imidlertid ikke noe i veien for at den felles barneverntjenesten inngår avtaler med private leverandører, på samme måte som selvstendige kommuner kan inngå slike avtaler. 2.2 Nærmere om de to formene for vertskommunesamarbeid Det finnes to former for vertskommunesamarbeid: 2

15 Administrativt vertskommunesamarbeid (koml 28-1 b) Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (koml 28-1 c) Administrativt vertskommunesamarbeid Til administrativt vertskommunesamarbeid kan bare delegeres myndighet i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Modellen har ingen organisatorisk overbygning i form av felles folkevalgt organ. Hva som er av prinsipiell betydning må fastsettes ut fra sakens karakter og konsekvenser, kommunens størrelse, samt en vurdering av i hvilken utstrekning de viktige skjønnsmessige sider av den aktuelle avgjørelsen må anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis. Modellen med administrativt vertskommunesamarbeid er særlig egnet for samarbeidsområder som er mer regelstyrte og som krever særskilt kompetanse for å bruke et faglig godt skjønn. Den er ikke tilpasset samarbeid hvor det er behov for politisk behandling av sakene. Å inngå et administrativt vertskommunesamarbeid innebærer at samarbeidskommunen delegerer til vertskommunens administrasjon å utføre de oppgaver og treffe avgjørelser i de typer saker som inngår i samarbeidsavtalen. Delegeringen skjer formelt ved at kommunestyret i samarbeidskommunen gir instruks til egen administrasjonssjef om å delegere myndigheten sin til administrasjonssjefen i vertskommunen. Når samarbeidskommunen delegerer myndighet til vertskommunen, innebærer dette ikke at førstnevnte kommune gir fra seg eller overfører myndigheten. Samarbeidskommunen kan når som helst trekke den delegerte myndigheten tilbake og/eller utøve myndigheten selv Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd Dersom deltakerkommunen ønsker å delegere beslutningsmyndighet i saker av prinsipiell betydning, må kommunene oppnevne en felles folkevalgt nemnd til å ta slike beslutninger. Denne felles folkevalgte nemnden har ikke status som et interkommunalt styre, men er knyttet til og administrert av vertskommunen. Heller ikke slikt vertskommunesamarbeid innebærer at det blir etablert en ny juridisk person. Nemnden er en del av vertskommunen som rettssubjekt. Det må foretas særskilte delegeringsvedtak i kommunestyret i hver enkelt deltakerkommune. Nemnda kan videredelegere alle saker som ikke er av prinsipiell betydning til administrasjonen i vertskommunen. Den enkelte deltakerkommune kan fastsette retningslinjer for hva kommunen mener er saker av prinsipiell betydning. I så fall må saken avgjøres av nemnda. Selv om deltakerkommunene har delegert samme kompetanse til nemnda, kan den enkelte kommune gi ulike instrukser om hvordan myndigheten skal utøves i saker som alene berører kommunen eller dens innbyggere. Denne samarbeidsmodellen bygger på en forutsetning om at nemnda skal utøve lik myndighet for alle deltakerkommunene. Dette innebærer at dersom en samarbeidskommune generelt trekker tilbake den delegerte myndigheten på et område, medfører dette at kommunen må trekke seg ut av samarbeidet. Dersom det er vertskommunen som gjør dette, vil det medføre at hele samarbeidet må oppløses. Hver av samarbeidskommunene skal være representert med minst to representanter i nemnda. Disse behøver ikke å være medlemmer av kommunestyret Kort om instruksjonsmyndighet og barnevernleder Folkevalgte organer i vertskommunen kan ikke instruere om hvordan en sak skal løses eller omgjøre vedtak som treffes i vertskommunen på vegne av en samarbeidskommune. Dette gjelder for begge typer vertskommunesamarbeid. 3

16 Barnevernloven 2-1 fjerde ledd stiller krav om at kommunene skal ha en egen barnevernleder. Dette kravet er ikke til hinder for et interkommunalt samarbeid. I et vertskommunesamarbeid må i tilfelle kommunestyret i samarbeidskommunen instruere sin egen administrasjonssjef til å delegere sin kompetanse til å utpeke barnevernleder til administrasjonssjefen i vertskommunen Lokalisering Kommunelovens regulering av vertskommunemodellen er først og fremst regulering av folkevalgte og administrative ansvarslinjer, og sier ingenting om hvordan den enkelte tjeneste bør organiseres med hensyn til lokalisering. Kommunene må selv vurdere hvordan de enkelte tjenesteområdene bør gjøres tilgjengelig for innbyggerne i deltakerkommunene. Det er ikke noe i veien for å ha flere fysiske kontor under en felles barneverntjeneste, både i vertskommunen og samarbeidskommune. Det må imidlertid besluttes hvilken kommune som skal være vertskommune. Barnevernloven er ikke til hinder for at kommunen deles opp geografisk, men det må framgå hvem som er leder og hvem som utgjør administrasjonen for den enkelte del av kommunen Vurdering av hvilken modell som er best egnet Det er i dette tilfellet er snakk om barneverntjenester, som i stor utstrekning er regelstyrte og som krever særskilt kompetanse for å bruke et faglig godt skjønn. Det er i svært liten (om noen) grad behov for politisk behandling av sakene. Dette tilsier at administrativt vertskommunesamarbeid er best egnet. I tillegg kommer det forholdet at vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd i mindre grad er egnet dersom samarbeidet skal integreres i Knutepunktsamarbeidet siden den samarbeidsmodellen bygger på en forutsetning om at nemnda skal utøve lik myndighet for alle deltakerkommunene. En kartlegging utført av NIBR i 2009 viser at de aller fleste vertskommunesamarbeid innen barnevern er administrative samarbeid, se (side 9) Vår anbefaling er således at felles barneverntjeneste i Lillesand og Birkenes kommuner organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid. Dette legges til grunn i det følgende. 2.3 Styringsmuligheter og tilsyn Den kommunen som blir pekt ut til å være vertskommunen vil selvsagt få en sterk stilling innenfor det interkommunale samarbeidet, men det finnes ulike måter å fordele vertskommuneansvaret på som er med på å sikre den faglige og kvalitative utviklingen av samarbeidsområdet. Vertskommunen har den alminnelige styringsrett som arbeidsgiver (forutsatt at de ansatte overføres til vertskommunen), og samarbeidskommunen kan ikke gi retningslinjer for organisering av arbeidet, gi instrukser eller på annen måte gripe inn på en måte som kommer i strid med dette. Kommunene vil alltid stå i et politisk ansvarsforhold overfor sine innbyggere, også for den delen av virksomheten som utøves i et interkommunalt samarbeid. De folkevalgte i kommunene som deltar i et vertskommunesamarbeid, vil ha et overordnet ansvar for at deres innbyggere får de ytelser og tjenester som de etter loven har krav på. Om så ikke er tilfelle må den enkelte deltaker vurdere å gripe inn med de midler loven åpner for, eller i ytterste konsekvens avslutte samarbeidet. Dette forutsetter at kommunene har tilstrekkelig informasjon til at de kan vurdere tjenesteproduksjonen, for eventuelt å bruke de styringsvirkemidlene som loven åpner for. Deltakerkommunene står i prinsippet fritt til når som helst å trekke myndigheten som er delegert til vertskommunen tilbake, enten for en enkelt sak eller generelt. Dette vil nok være et virkemiddel som har karakter av å være en sikkerhetsventil for helt spesielle tilfeller. 4

17 I et administrativt vertskommunesamarbeid skal delegering av myndighet gå fra administrasjonssjefen i samarbeidskommunen til administrasjonssjefen i vertskommunen. Det betyr at administrasjonssjefen i samarbeidskommunen gjennom delegeringsvedtaket har en særlig anledning til å følge opp hvordan myndighet og instrukser er fulgt opp av vertskommunen på samarbeidskommunens vegne. I tillegg til dette har loven i hovedsak to styringsredskaper: instrukser fra deltakerkommunen (se mer om dette i pkt 2.3) og muligheten til å omgjøre vedtak som er gjort av vertskommunen (se mer om dette i pkt 7). Samarbeidskommunene har også anledning til å bringe en sak som er avgjort av vertskommunen inn for lovlighetskontroll, jf. koml h. Barneverntjenesten er underlagt tilsyn fra fylkesmannen. Vertsomkommunesamarbeid innebærer som nevnt ikke at samarbeidskommunens ansvar for å sikre innbyggerne tjenester etter loven, endres. Det innebærer at hver deltakerkommune formelt sett er ansvarlig for internkontroll og kvalitet i tjenestene til sine innbyggere, også i et vertskommunesamarbeid. Rent praktisk vil et tilsyn bli gjennomført i vertskommunen ettersom tjenestene etter delegasjon fra samarbeidskommunen utføres av vertskommunen. Det er også vertskommunen som må stå for rapportering til fylkesmannen. Det må derfor tas inn bestemmelser i samarbeidsavtalen om tilsyn og rapportering, herunder bestemmelser om informasjon mellom samarbeidskommunen og vertskommunen. 2.4 Samarbeidsavtalen og instrukser Til grunn for vertskommunesamarbeidet skal det foreligge en skriftlig samarbeidsavtale. Koml 28-1 e fastsetter nærmere krav til hva en slik avtale skal inneholde. Avtalen må som et minimum inneholde bestemmelser om: Deltakere og hvem som er vertskommune Hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som legges til vertskommunen Tidspunktet for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet Underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen Det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen Nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet Annet som etter lov krever avtale. Kommunene står fritt til å regulere også andre forhold enn det som følger av loven. Det kan for eksempel være aktuelt å ta inn avtalen nærmere bestemmelser om: Informasjon til innbyggerne. Hvordan tjenestene skal gjøres tilgjengelig for innbyggerne i samarbeidskommunene, for eksempel ved å ha kontorer eller kontordager i kommunene Innsynsrett for samarbeidskommunene i vertskommunens virksomhet. Informasjon til deltakerne om mottatt klager, tilsynsrapporter, forvaltningsrevisjoner mv. Selv om utgangspunktet er at en vertskommune ikke kan delegeres myndighet i saker som er av prinsipiell betydning, kan det likevel tenkes å oppstå saker i vertskommunen som etter en konkret vurdering må anses å være av prinsipiell betydning. Det bør derfor i avtalen tas inn bestemmelser om hvordan vertskommunen skal behandle slike saker. Det er bare endringer i avtalen som gjelder forhold som omtales i koml e som må vedtas av kommunestyrene selv. Kommunestyrene kan på ordinær måte delegere til andre, for eksempel administrasjonssjefen i deltakerkommunene, å utforme eller endre andre bestemmelser i avtalen, noe som vil kunne bidra til å gjøre samarbeidet mest mulig smidig. Dette kan for eksempel være å utarbeide retningslinjer. 5

18 I tillegg til selve samarbeidsavtalen kan det å utforme generelle instrukser om hvordan oppgavene på et område skal løses på vegne av deltakerkommunene, vil være et styringsvirkemiddel som deltakerne vil kunne benytte seg av når avtalen inngås. I slike instrukser kan det legges premisser for hvordan vertskommunen skal løse sakene på vegne av samarbeidskommunen. Instruksene kan både være generelle og spesielle for enkelte saker. 2.5 Økonomiske forpliktelser Et sentralt punkt i samarbeidsavtalen er bestemmelser om det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunen og vertskommunen. Det er opp til kommunene selv å bestemme hvordan dette skal foregå. En måte å fordele kostnadene på er å fordele dem prosentvis på kommunene etter innbyggertall. En annen måte kan være at oppgjøret skjer på grunnlag av hvilke kostnader som faktisk knytter seg til den enkelte samarbeidskommune. En tredje måte kan være å avtale en fast andel som fordeles likt mellom deltakerkommunene, og en variabel andel som fordeles etter bestemte kriterier, for eksempel innbyggertall. Det kan også være hensiktsmessig å regulere for eksempel hvordan det økonomiske oppgjøret skal være dersom en deltakerkommune omgjør et vedtak fattet i vertskommunen, og dette innebærer større kostnader for vertskommunen enn det opprinnelige vedtaket. I tillegg til dette bør økonomiske konsekvenser av evt uttreden eller opphør av samarbeidet reguleres i samarbeidsavtalen. 3 Forholdet til de ansatte Ved vertskommunesamarbeid kan det blir spørsmål om overføringen av virksomhet fra samarbeidskommunen til vertskommunen må betraktes som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Dette må avgjøres etter en konkret vurdering i hvert tilfelle knyttet til bl.a. hvor stor og hvilken del av samarbeidskommunens virksomhet som overføres til vertskommunen. Som nevnt over, ligger instruksjonsretten i arbeidsgiveransvaret hos vertskommunen jfr delegasjonsvedtak fra administrasjonssjef i deltakerkommunen. Det vil si at det er vertskommunen som kan instruere ansatte i samarbeidskommunen innenfor de grenser som er satt i avtale, delegasjon og eventuelle instrukser. Etter arbeidsmiljøloven foreligger virksomhetsoverdragelse når en virksomhet eller del av virksomhet overdras til en annen arbeidsgiver. Bestemmelsene omfatter alle kategorier arbeidstakere i så vel privat som offentlig virksomhet. Reglene får anvendelse også ved omorganiseringer og overføring av forvaltningsoppgaver mellom kommuner, men forutsetningen er at det finner sted et skifte av arbeidsgiver. I denne saken er utgangspunktet at dagens virksomhet i begge kommuner videreføres uten endringer. Isolert sett tilsier dette at det ikke er nødvendig å skifte arbeidsgiver og at det dermed ikke skjer en virksomhetsoverdragelse av ansatte. På den annen side er samarbeidet motivert ut fra behovet for å etablere en robust organisasjon med bedre tilgang til kapasitet og bidra til å styrke kvaliteten i arbeidet. Dette tilsier et behov for samordning og styring av ressurser som kan blir utfordrende dersom de ansatte som berøres har forskjellige arbeidsgivere. Videre er det forutsatt at det skal være en felles leder av barneverntjenesten i kommunen (med personalansvar), og en fagleder. Også hensynet til å kunne utføre tjenestene effektivt i samsvar med delegert myndighet og instrukser, tilsier at de ansatte har samme arbeidsgiver. Basert på det foregående anbefales det at de ansatte har samme arbeidsgiver. Det vil si at det vil foregå en virksomhetsoverdragelse av de ansatte i samarbeidskommunen til vertskommunen. 6

19 Hvis Knutepunktprosjektet blir realisert i løpet av kort tid, og det er forutsatt i dette at de ansatte skal overføres til en vertskommune i Knutepunktet, kan det tilsi at virksomhetsoverdragelsen i samarbeidet mellom Lillesand og Birkenes avventes inntil dette er avklart, slik at man unngå flere etterfølgende virksomhetsoverdragelser. Dersom det besluttes å overføre de ansatte i samarbeidskommunen til vertskommunen, foreligger det en virksomhetsoverdragelse. Det innebærer at ansettelsesforholdet til tilsatte som tidligere har utført det aktuelle arbeidet i samarbeidskommunen, overføres til vertskommunen med de samme lønns- og arbeidsvilkår, jfr aml 16-2: (1) Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Krav etter første punktum kan fortsatt gjøres gjeldende overfor den tidligere arbeidsgiver. (2) Ny arbeidsgiver blir bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder ikke hvis ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningen at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet. De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av tariffavtale som den tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiver og de overførte arbeidstakere. (3) Arbeidstakernes rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. Ny arbeidsgiver kan velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dersom arbeidstakernes tidligere pensjonsordninger ikke kan videreføres etter overdragelsen, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning 4 Forholdet til andre lover Ettersom vertskommunesamarbeidet ikke innebærer etablering av en ny juridisk enhet, medfører samarbeidet ingen endringer i hvordan saksbehandlingen i barneverntjenesten skal foregå, med unntak av klagerett (omtales under i pkt 7). Det er heller ingen endringer ifht reglene om offentlighet og innsyn. 5 Regelverket om offentlige anskaffelser Når tjenestene fremstilles i kommunens egen organisasjon, oppstår i utgangspunktet ingen anskaffelsesrettslige problemstillinger. Når kommuner deltar i en vertskommune, og denne tilbyr tjenester for eller på vegne av flere kommuner, må det tas stilling til om denne virksomheten må anses å være en del av deltakerkommunenes «interne» tjenestetilbud, eller om det er en anskaffelse som faller inn under regelverket om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet er at regelverket om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse på anskaffelser som foretas av kommuner fra andre kommuner. Det fremgår av FOA 1-3 at forskriften kommer til anvendelse når en kommune inngår kontrakt om anskaffelse av varer og tjenester. Kontraktsbegrepet er definert som en «gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører». Alle tildelinger av oppdrag som ikke skjer på grunnlag av kontrakt faller således utenfor regelverket om offentlige anskaffelser. Anskaffelsesreglene gjelder altså for eksempel ikke der tjenesten utføres på bakgrunn av lover eller administrative bestemmelser, eller der samarbeidet må anses som en forvaltningsrettslig fordeling av myndighet mellom kommuner og interkommunale organer. 7

20 Når det gjelder offentlig myndighetsutøvelse som barneverntjenestene i stor utstrekning er er det lagt til grunn at samarbeid som innebærer delegering av denne type myndighet, vil falle utenfor virkeområdet for anskaffelsesreglene. Når det gjelder andre typer oppgaver, som f.eks støttetjenester og driftstjenester, kan imidlertid regelverket komme til anvendelse. Men tildeling av oppdrag til interkommunale enheter som kontrolleres av deltakerkommunene, vil som regel oppfattes som egenregi og falle utenfor regelverket dersom deltakerkommunen kan utøve en kontroll over enheten som svarer til den kontroll kommunen utøver over egen virksomhet. Antakelig vil kontrollkravet være oppfylt i et vertskommunesamarbeid, slik at heller ikke administrative tjenester vil omfattes av anskaffelsesregelverket. Når det gjelder lovpålagte oppgaver har departementet lagt til grunn at et vertskommunesamarbeid kan innrettes slik at det oppfyller vilkårene for at unntaket for horisontalt samarbeid kan komme til anvendelse, med andre ord vil heller ikke anskaffelsesregelverket gjelder for disse oppgavene. Oppsummert vil det være slik at anskaffelsesregelverket som hovedregel ikke vil komme til anvendelse på de tjenestene som utføres i et vertskommunesamarbeid om barnevern. 6. Kort om overføring av kontraktsforpliktelser Kontrakter med leverandører, kunder og samarbeidspartnere kan inneholde bestemmelser som regulerer endring av juridisk enhet eller andre organisatoriske endringer (såkalte change-of-control bestemmelser). Dersom det er kontrakter som gjelder barneverntjenesten i samarbeidskommunen, som skal overføres til vertskommunen, må det gjøres en gjennomgang av eksisterende avtaler for å undersøke om avtalene kan overføres eller om det kreves samtykke fra kontaktspart, og om overføringen vil medføre kostnader. Enkelte kontrakter kan gjelde større deler av kommunens virksomhet. Det må avklares om kontrakter må endres slik at deler av leveransen/tjenesten skal utgå og erstattes av ny kontrakt med vertskommunen. 7. Klage Bestemmelsene om klage i et vertskommunesamarbeid er regulert i koml 28-1 f for administrativt vertskommunesamarbeid. Det kan være hensiktsmessig at det utarbeides rutiner i samarbeidet for hvordan deltakerkommunene skal orienteres om f.eks. antall klagesaker og omgjøringsprosent, da dette kan være viktig styringsinformasjon. Innen barneverntjenesten er det fastsatt at klage over enkeltvedtak skal avgjøres av fylkesmannen, evt av tingretten for vedtak i fylkesnemnda. Klagesaken går ikke via deltakerkommunen, men direkte fra vertskommunen til fylkesmannen, evt domstolen. Når det gjelder eventuelle klager som kan avgjøres internt i kommunen vil det i et administrativt vertskommunesamarbeid vil være deltakerkommunens organer som er klageinstans (den kommunen som har delegert myndigheten til vertskommunen). Etter forvaltningsloven 33 andre ledd skal underinstansen forberede klagesaken til behandling i klageorganet. Det er slått fast i koml 28-1 f nr. 3 at i et administrativt vertskommunesamarbeid er det administrasjonen i vertskommunen som er underinstans i klagesaker. Forvaltningsloven 35 første ledd regulerer adgangen et organ har til å omgjøre sitt eget enkeltvedtak. Denne omgjøringsadgangen vil også gjelde for deltakerne i et vertskommunesamarbeid. For 8

21 samarbeidskommunen er omgjøringsadgangen begrenset til de vedtak som retter seg mot samarbeidskommunens innbyggere. Vertskommunens anledning til å omgjøre egne vedtak vil følge direkte av forvaltningsloven 35, siden den løser saker på vanlig måte internt i sin kommune. 8. Opphør/uttreden/terminering Hovedregelen er at partene kan bli enige om å oppløse samarbeidet med øyeblikkelig virkning, men da er det et vilkår at alle deltakerkommunene er enige om det. Den enkelte deltakerkommune kan også si opp sitt deltakerforhold med ett års varsel, jfr koml 28-i. Samarbeidet vil da kunne fortsette mellom eventuelle øvrige deltakere. Oppsigelsesfristen er ikke til hinder for at en samarbeidskommune trekker seg ut av samarbeidet med øyeblikkelig virkning ved at samarbeidskommunen trekker tilbake den delegerte myndigheten. I en slik situasjon vil oppsigelsesfristen som følger av loven innebærer at vertskommunen i så fall vil ha krav på det vederlag samarbeidskommunen skulle ha betalt til vertskommunen i oppsigelsestiden. Som det fremgår over, skal det fastsettes nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet i samarbeidsavtalen. Det er adgang til å avtale en annen oppsigelsesfrist. Det kan videre være hensiktsmessig å ta inn regler om hvordan for eksempel kostnader forbundet med uttreden eller oppløsning skal fordeles. Det bør vurderes å avtale umiddelbart opphør av vertskommunesamarbeidet mellom Lillesand og Birkenes, uten økonomiske konsekvenser, dersom samarbeidet videreføres under Knutepunkt Sørlandet. 9 Anbefaling Vi anbefaler at samarbeidet etableres som et administrativt vertskommunemodell. Hovedårsaken til dette er at tjenestene som omfattes av samarbeidet i liten (eller ingen) grad er undergitt politisk behandling. Videre anbefaler vi at de ansatte i samarbeidskommunen overføres til vertskommunen, for å bygge under en mest mulig robust felles organisasjon med klare styringslinjer. En slik overføring vil være en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven, som innebærer at de ansatte som overføres fra samarbeidskommunen viderefører sine rettigheter i vertskommunen. Prosessen videre for å etablere samarbeidet blir å utarbeide samarbeidsavtale samt instruks om delegasjon til administrasjonsleder. Det bør også vurderes behov for instruks (generell og spesiell) fra samarbeidskommunen til vertskommunen om hvordan sakene som gjelder innbyggere i samarbeidskommunen skal behandles. Formelle vedtak i by- og kommunestyrene vil gjelde samarbeidsavtalen. For samarbeidskommunen må det også vedtas instruks til egen administrasjonsleder om delegasjon til administrasjonsleder i vertskommunen, herunder instruere sin egen administrasjonssjef til å delegere sin kompetanse til å utpeke barnevernleder til administrasjonssjefen i vertskommunen. I tillegg kan det eventuelt vedtas instruks til vertskommunen om hvordan sakene som gjelder innbyggere i samarbeidskommunen skal behandles. 9

22 Birkenes kommune Ressurssenteret Dok. ref. 14/1966-3, jp Saksbehandler: TORO Dato: Instruks delegert myndighet - felles barnevern i Lillesand og Birkenes kommuner Det vises til saksfremlegg i sak /2014. Som det fremgår av saksfremlegget skal kommunestyret i samarbeidskommunen (Birkenes) vedta instruks til egen rådmann om delegasjon til rådmann i vertskommunen (Lillesand), herunder instruere sin egen rådmann til å delegere sin kompetanse til å utpeke barnevernleder til rådmannen i vertskommunen. I pkt 4 i samarbeidsavtale om barnevernsamarbeid er følgende avtalt: Kommunestyret i samarbeidskommunen skal gi administrasjonssjefen instruks om å delegere oppgaver og myndighet etter barnevernloven til administrasjonssjefen i vertskommunen. Kommunestyret i vertskommunen skal delegere oppgaver og myndighet etter barnevernloven til administrasjonssjefen i vertskommunen. Delegeringen gjelder avgjørelser i enkeltsaker og saker uten prinsipiell betydning, herunder myndighet som underinstans i klagesaker. Administrasjonssjefen i vertskommunen kan delegere myndighet etter denne avtalen videre til leder for det felles barnevernsamarbeidet. Kommunestyrets instruks: I samsvar med vedtatt avtale om barnevernsamarbeid mellom Birkenes og Lillesand kommuner jfr kommuneloven 28-1b, delegerer Birkenes kommunestyre kommunens myndighet etter barnevernloven til rådmannen, samt kompetanse til å utpeke barnevernleder. Kommunestyret forutsetter at rådmannen videredelegerer myndigheten til rådmannen i Lillesand kommune, som øverste administrative ansvarlige i vertskommunen. Vedtatt i Birkenes kommunestyre sak 000/ Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no

23 AVTALE OM BARNEVERNSAMARBEID mellom Lillesand kommune og Birkenes kommune 1. Grunnlaget for avtalen Denne avtalen gjelder administrativt vertskommunesamarbeid innen barnevernsektoren, jfr kommuneloven 28-1b. Navnet på samarbeidet er Barnevernet i Lillesand og Birkenes kommuner. 2. Deltakerkommuner Vertskommune er Lillesand kommune. Samarbeidskommune er Birkenes kommune. 3. Formål og oppgaver Samarbeidets formål er å skape en god barneverntjeneste som gir samme kvalitet til alle innbyggere i deltakerkommunene. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til å styrke den totale kompetanse, sikre habilitet og rettssikkerhet, være en åpen, tilgjengelig og stabil tjeneste for brukerne. Samarbeidet skal bidra til aktivt forebyggende arbeid, også i nær kontakt med andre instanser. Samarbeidet skal utføre de oppgavene kommunene har etter barnevernloven. 4. Myndighet og delegering Kommunestyret i samarbeidskommunen skal gi administrasjonssjefen instruks om å delegere oppgaver og myndighet etter barnevernloven til administrasjonssjefen i vertskommunen. Kommunestyret i vertskommunen skal delegere oppgaver og myndighet etter barnevernloven til administrasjonssjefen i vertskommunen. Delegeringen gjelder avgjørelser i enkeltsaker og saker uten prinsipiell betydning, herunder myndighet som underinstans i klagesaker. Administrasjonssjefen i vertskommunen kan delegere myndighet etter denne avtalen videre til leder for det felles barnevernsamarbeidet. 5. Lokalisering og organisering av arbeidet Arbeidet blir organisert ut fra et hovedkontor i vertskommunen. Det skal legges til rette for lokalkontor i samarbeidskommunen tilpasset behov. 1

24 Samarbeidet organiseres med egen barnevernleder underlagt administrasjonssjefen i vertskommunen. Det er lederens ansvar å sørge for god kontakt mellom samarbeidet, vertskommune og samarbeidskommune. 6. Økonomi og regnskap Hvert kommunestyre vedtar budsjett for barneverntjenesten i egen kommune. Det skilles mellom tiltaksutgifter og fellesutgifter. Tiltaksutgifter: Utgifter knyttet til tiltak for klienter tilhørende samarbeidskommunen skal uavkortet dekkes av samarbeidskommunen, dvs utgiftsdekning etter regning. I forbindelse med budsjettåret setter vertskommunen opp et tiltaksbudsjett der samarbeidskommunen til faste terminer foretar innbetaling til vertskommunen i tråd med budsjett. Når regnskapet for budsjettåret foreligger skal det umiddelbart i regi av vertskommunen avregnes et mellomoppgjør. Så snart vertskommunen i et budsjettår ser at foreliggende tiltaksbudsjett ikke er realistisk, skal dette meldes samarbeidskommunen, og partene skal da i fellesskap vurdere behovet for budsjettjustering og dermed justering av termininnbetalinger. Fellesutgifter: Fellesutgifter er kostnader til administrasjon og drift av samarbeidet. Fellesutgifter fordeles mellom deltakerkommunene etter folketallet for innbyggere 0-23 år. Samarbeidskommunen skal i forbindelse med budsjettprosessen, gis mulighet til å komme med innspill om nivå på ytelse, samt om fastsettelse av godtgjørelse. Samarbeidskommunen refunderer vertskommunen sin andel til dekning av fellesutgifter forskuddsvis kvartalsvis pr 01.01, 01.04, og etter faktura fra vertskommunen. Det skal utarbeides administrative rutiner for regnskapsføring og budsjettering. 7. Rapportering Vertskommunen avgir rapporter tertialvis til samarbeidskommunen på drift og antall saker. Sakene behandles i tråd med gjeldende lovkrav, herunder offentlighet og taushetsplikt, og arkiveres i vertskommunens saksbehandlingssystem. Samarbeidskommunen skal ellers orienteres fortløpende om viktige forhold knyttet til barnevernets drift, organisering og rapporter i forbindelse med revisjoner og offentlige tilsyn. Vertskommunen har ansvar for å rapportere til fylkesmannen og til samarbeidet. I denne rapporteringen skal det skilles mellom deltakerkommunene. 8. Samarbeidsorgan Administrasjonssjefene i deltakerkommunene, og/eller de administrasjonssjefene oppnevner, utgjør felles styringsgruppe for barnevernsamarbeidet. Styringsgruppen skal koordinere arbeidet rundt budsjett- og handlingsplanarbeid mellom deltakerkommunene og ha løpende oppfølging av drift og resultater i samarbeidet. Styringsgruppen skal følge opp internkontroll og kvalitet i tjenestene samarbeidet er ansvarlig for. 2

25 Styringsgruppen skal løpende evaluere samarbeidet og ved behov ta initiativ til forslag til endring av samarbeidsavtalen. Styringsgruppen skal møtes minst en gang pr tertial. 9. Saksbehandling, underretning, klage mv. Vertskommunen har det faglige og administrative ansvaret for tjenesten, og for at saksbehandlingen er fullt ut forsvarlig og følger saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og særlover. Vertskommunen er også ansvarlig for at virksomheten skjer i tråd med offentlighetsloven, personopplysningsloven og annet relevant regelverk. Samarbeidskommunen plikter å gi vertskommunen all informasjon som er nødvendig for behandling av sakene. Samarbeidskommunen kan til enhver tid be om å bli orientert om alle forhold som gjelder vertskommunens utøvelse av den delegerte myndigheten. Vertskommunen orienterer partene i saken om at vedtak blir truffet på vegne av en samarbeidskommune. Klage over vedtak truffet av vertskommunen følger av reglene i kommuneloven 28-1 f. Fylkesmannen i Aust-Agder er klageinstans for vedtak som er gjort etter myndighet delegert fra staten. Eventuelle saker av prinsipiell betydning skal ikke avgjøres i samarbeidet, men bringe inn for administrasjonssjefene i deltakerkommunene som beslutter videre saksbehandling. Det skal utarbeides felles rutiner for samarbeid med andre instanser. 10. Informasjon Vertskommunen har ansvar for informasjon om barneverntjenesten i forhold til samarbeidsinstanser og all utadrettet informasjon. Samarbeidskommunen informerer sine innbyggere om omorganisering av barneverntjenesten så snart samarbeidsavtalen er godkjent av partene. I den løpende drift er det vertskommunens ansvar å gi publikumsrettet informasjon, også til innbyggerne i samarbeidskommunen. Samarbeidskommunen skal på sin hjemmeside lage en link til vertskommunens hjemmeside vedrørende barneverntjenesten. Det må fremgå på denne hjemmesiden at barneverntjenesten også utføres på vegne av samarbeidskommunen. 11. Personal Alt personalansvar for ansatte i samarbeidet tillegges vertskommunen. De ansatte i samarbeidskommunen som blir berørt av samarbeidet innvilges de samme rettigheter og plikter som om det foreligger en virksomhetsoverdragelse. Dersom ansvaret for barneverntjenesten ved opphør eller uttreden går tilbake til en kommune, skal ansatte ved det felles kontoret så langt det er mulig få tilbud om ansettelse i den kommunen de jobbet tidligere. Antall stillinger som kommunene gikk inn med ved etablering av kontoret skal 3