Nettverket for facility management Inviterer til temamøte NS-Insta 800 Erfaringer og utfordringer videre.

Transkript

1 Nettverket for facility management Inviterer til temamøte NS-Insta 800 Erfaringer og utfordringer videre. Tid: 13.sept 2007 Sted: Høyskolen i Akershus, Kjeller. kl kl kl kl kl kl kl kl kl Registrering og kaffe med lett servering Åpning v/ studielederberit Tyldum, Høgskolen i Akershus NS-Insta 800 og anbudsdokumenter. Brief vedlagt v/ spesialrådgiver Inger Dahl, Teknologisk Institutt NS-Insta 800. Erfaringer og praktiske eksempler. Brief vedlagt v/ konsulent Per Arne Løvstad, Ren Consult Pause NS-Insta 800. Erfaringer med anbud og drift i kommunal sektor v/ avdelingsleder Harald Andersen, Re kommune Brief vedlagt Inngåelse av kontrakter. Brief vedlagt v/ Nils Fredrik Foss, ISS Facility Services AS Oppsummering og diskusjon. v/ studielederberit Tyldum, Høgskolen i Akershus SLUTT Her har du mulighet til å få informasjon om Insta 800. Hvordan den er brukt, og hvilke begrensninger og muligheter denne gir. Samtidig får du mulighet til å utveksle erfaringer med de som har brukt Insta 800.

2 Erfaringer og praktiske eksempler Høyskolen i Akershus 13. september 2007 Per Arne Løvstad Ren-Consult Telenor Statoil ASA Oslo Sporveier Forbrukerhuset Luster kommune Bærum kommune Helse Nor-Trøndelag Diakonhjemmet Sykehus Helse Bergen (Haukeland) Ren-Consult 1

3 Hovedutfordringen er informasjon, opplæring, personlig utvikling og oppfølging rundt avtalte kvalitetsnivåer. Hvilke krav stiller oppdragsgiver? 2

4 Visuell kontroll Objektive målinger Nullstilling av lokalene 3

5 Høye flater Økonomi Ønsker alt nødvendig renhold inkludert i en fast leveranse og pris. 4

6 Egenskaper Ved anbud / tilbud øker sannsynligheten for å oppnå mer sammenlignbare tjenester og priser. Det blir høyere kvalitet på anbudsdokumentene. Riktig kvalitet til riktig pris. Egenskaper I avtaler og kontrakter er NS- INSTA 800 et meget godt kommunikasjonsverktøy mellom oppdragsgiver og leverandør, og mellom renholdsleder og renholder. 5

7 Standardens utfordringer (etter manges påstander): Tar for lang tid å bruke Vanskelig å forstå Unødvendig omfattende Krever opplæring? m.m. Kvalitetsprofiler og nivåer må velges ut fra forventet renholdskvalitet og økonomi. 6

8 Viktig forutsetninger: Riktige kvalitetsprofiler og nivåer Beregne riktig ressurs Prioritere opplæring Prioritere oppfølging Resultatene vektlegges mer, enn en annen og mer tradisjonell tilbakemelding. 7

9 Godkjent Ikke godkjent Resultatene er en direkte tilbakemelding på sterke og svake sider. Ypperlig tilbakemeldingsverktøy som er svært konkret for renholder og enkelt å følge opp i ettertid for leder. 8

10 Ofte de samme forbedringsområder og samme fokusområder som går igjen for et området/bygg, som f.eks: støv på høye flater løst smuss i hjørner og kanter flekker på vegg flatesmuss på gulv osv. Oppfølgingsansvarlig (leder) må kunne standarden, og føle seg trygg på denne. Ved siden av å være inkluderende, er det viktig at leder er positiv og kan fortelle hva renholder tjener på å følge standarden. 9

11 Opplæring i standarden Kunde/bruker: Kjenne til.. Renholdsleder: Beherske.. Renholder: Kjenne til.... og utvikle seg gjennom praktisk erfaring Informasjon til byggets brukere: Litt rundt avtale og standard Avtalte kvalitetsnivåer (hva skal forventes ikke 100% rent!) 10

12 Opplæring av renholder: Kort innføring i prinsippene Så ut i lokalene og drive oppfølging Personlig utvikling: Skjer i hovedsak ute i lokalene, der leder må følge tett opp og foreta vurderinger sammen med renholder. 11

13 er også et verktøy for vurdering av eget utført arbeid. Hele rommet er mitt ansvar, og etterpå er det pause! 12

14 Kun skitne flater skal rengjøres. Støv også 17 trinn da gitt.. 13

15 Når lokalene alltid er i bruk? Ren-Consult Større sjanse for å lykkes dersom kunde/ bruker engasjerer seg aktivt. Kunden må fortsatt følge opp. 14

16 1 ANBUD OG DRIFT I OFFENTLIG SEKTOR Harald Andersen Avd leder renhold Re kommune deltaker i FOBE- prosjektet nasjonale kvalitetsmål for renhold i kommunale bygg LITT HISTORIKK FRA RE Politisk endring i styringssignalene Fokus på konkurranse og målstyring Bestiller utførermodell Konkurranseutsatt i 2003 Basert på Eksternt firma vant konkurransen

17 2 LITT HISTORIKK FRA RE Hva lærte vi: For liten kunnskap om NS-INSTA 800 internt i organisasjonen For dårlige konkurransedokumenter For dårlig evaluering Hva lærte vi: VÅR ERFARING MED EKSTERNT FIRMA Profesjonell administrasjon Gode på forhandlinger Gode på kontrakter - det du kjøper er det du får ikke noe ekstra Krever konstant oppfølging

18 3 Kommunale utfordringer? Kommunene taper oppdrag Hva leverer vi av kvalitet? HMS-IK dokumentasjon? Hva sier forskriften: Miljørettet Helse Vern Mangler en felles norm (BestePraksisRenhold) Kommunale utfordringer? Utvikle en renholdstjeneste og yte service som om det alltid fantes et konkurrerende alternativ Skille basistjeneste fra tilleggsoppgaver Dokumentere konkurransedyktig renhold: kvalitet årskostnad pr rengjort m2 pr byggtype (benchmarking)

19 4 Hva må renholdsavdelingen i Re kommune gjøre nå? VÅR VISJON KONKURRANSEDYKTIG RENHOLDSORGANISASJON I EGENREGI

20 5 Hva må vi gjøre? Bli profesjonelle lær av markedslederne Innføre som standard Forvalter/renholder trenger verktøy for å kartlegge, rapportere og informere om renholdskvalitet, hyppighet, tilstand til kommunestyret og øvrige Bestiller trenger verktøy for å bestille og vurdere renholdskontrakt Fordeler med standarden Eneste offentlig godkjente standard Verktøy for beskrive, avtale og måle kvalitet Bevisstgjør ressursbruk for utøver Beskriver forventet kvalitet for bruker Skaper sammenlignbarhet ved anbud

21 6 Hva betyr innføring av NS-INSTA 800 for Re kommune Innføring av kvalitetsstyrt renhold Gode anbudsdokumenter Rettferdig konkurranse Lik renholdskvalitet på like bygg Gode renholdsplaner oversiktlig for bruker. Kvalitetsstyrt renhold i praksis Kvalitetsstyrt i stedet for programmert renhold Renholdsplan pr bygg m/ vurderingsfrekvenser (forslag tilpasset skole, bhg, sykehjem, etc) Kvalitetsprofil avtalt for romtyper Reduserer behov for hovedrengjøring pga jevnere kvalitet Jevnere kvalitet gir bedre innemiljø Krever kompetansehevende tiltak overfor renholder og info til brukere MEN: Gitt positive resultater for de kommuner som har kommet i gang

22 7 Erfarte positive resultater Mer kostnadseffektiv drift pga rett ressursbruk pr bygg - Konkurransedyktig drift pga rettferdig og sammenlignbar konkurranse Bedre renholdskvalitet og mer fleksibelt renhold Økt kompetansenivå, økt involvering gir høyere medarbeider og brukertilfredshet Redusert sykefravær Erfarte positive resultater for renholder HVET HVA SOM FORVENTES MINDRE USIKKERHET/STRESS ØKT KOMPETANSE MULIGHET FOR FLEXITID MÅLRETTET OPPLÆRING

23 8 (TAKK) VI KLARTE Å LAGE EN KONKURRANSEDYKTIG KOMMUNAL RENHOLDSORGANISASJON FRA SOMMEREN 2007 VI HAR NÅ ALT RENHOLD I VÅR KOMMUNE

24 Temamøte 13.September 2007 Inngåelse av kontrakter Agenda 1. Kontrakt definisjon 2. Hvorfor kontrakt? 3. Litt om ny kontraktsstandard NS Utvalgte viktige kontraktspunkter: Hvordan man bygger opp innholdet i en NS-INSTA- 800 kontrakt Omfang Kvalitetsmål og reklamasjoner Endringer Betalingsbetingelser Oppsigelse Lead Facility Services Globally 1

25 1. Kontrakt - definisjon Kontrakt: Gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en oppdragsgiver og en leverandør. En avtale, eller kontrakt, er i juridisk forstand en skriftlig eller muntlig enighet mellom to eller flere parter om forhold av rettslig karakter. Etter hovedregelen i avtaleloven blir en avtale til ved at en part aksepterer et tilbud som den andre part har fremsatt, og det er overensstemmelse mellom tilbud og aksept. Avtaleinngåelse skjer imidlertid ofte etter en mer komplisert prosess med tilbud fram og tilbake før enighet oppnås. Lead Facility Services Globally 2. Hvorfor kontrakt? Dokumentasjon av avtalt leveranse Leveranseomfang, rammer, plikter og rettigheter Juridisk bindende Unngå misforståelser og konflikt Forutsigbarhet for alle parter Merk: Et tilbud basert på en forespørsel er i seg selv et juridisk bindende kontraktsdokument. Tilbudet er ofte kontraktuellt mangelfullt, og inneholder ofte informasjon som er irrelevant for kontraktsforholdet. Lead Facility Services Globally 2

26 3. Ny kontraktstandard NS 8431 Generelt NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold. Ble utviklet i forbindelse med : 2006 Standarden er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold hvor en leverandør påtar seg fast renhold i en angitt periode for en oppdragsgiver. Kontrakten er velegnet for både privat og offentlig sektor. Ivaretar på en balansert måte interessene til både leverandør og oppdragsgiver. Utarbeidet bl a av: Foreningen Næringseiendom, Høgskolen i Oslo, Norges Bygg- og Eiendomsforvaltning, Norsk Arbeidsmandsforbund, Norske Husøkonomers Forbund, Fagforbundet, Servicebedriftenes Landsforening og Vestfold Fylkeskommune. I tillegg til representanter fra ISS og Rengjøring og Vedlikehold. Den regulerer det som skjer etter kontraktsinngåelse på en god måte. NS 8431 burde være et trygt valg for begge parter. Dessverre ser vi den for sjelden tatt i bruk. Lead Facility Services Globally 3. Ny kontraktstandard NS 8431 Viktige punkter Kontraktsperiode på 3 år Oppsigelsestid på 4 mnd Fastlagte betalingsbetingelser Leverandørens rett til å stanse leveransen ved mislighold av betalingsforpliktelse En part kan heve kontrakten ved vesentlig mislighold av den andre parten Konsekvenser ved mangelfull leveranse Leverandøren er forpliktet til å starte utbedringen innen 24t Bestemmelser om prisregulering Endres etter tariffert lønn Faste representanter fra leverandør og oppdragsgiver Møter innkalles skriftlig Lead Facility Services Globally 3

27 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Omfang Hva er omfattet? Hva er ikke omfattet? Dette bør være med: Romlister med hovedfrekvenser hvilke rom er med i omfanget? Definere renholdsobjekter og periodiske frekvenser Bestemme omfang og frekvens for temporære arbeider Beskrive tilleggsoppdrag (Servicetjenester) Kan gjøres svært detaljert og omfangsrikt Lange lister og beskrivelser på detaljnivå. Svært arbeidskrevende. Kan gjøres enklere benytte NS INSTA 800 Standard objektgrupper Eventuelt benytte unntaks- eller tilleggsliste Fokus på resultat, i mindre grad frekvenser og innsatsfaktorer Benytt NS INSTA 800 PROSESSKJEMA 1 for å fastlegge omfang (se neste side) Lead Facility Services Globally 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Prosesskjema 1 Fastsettelse av krav Fastlegg omfang i forhold til bygninger, lokaler og rengjøringsobjekter. Inndel lokalene i grupper med samme kvalitetskrav. Fastlegg kvalitetskravene: -kvalitetsprofiler -evt tilleggskrav -evt målinger med instrument -evt avvikende AQL Avtale! Fastlegg hvem som skal utføre kontrollen Fastlegg frekvensen for kvalitetskontrollen Fastlegg hvor ofte kvalitetskravene skal oppnås for respektive lokaler Lead Facility Services Globally 4

28 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Kvalitetsmål, reklamasjoner og mislighold Beskrive kvalitetsmål og kontrollrutiner Kan være krevende lange avhandlinger på detaljnivå Kan være enkelt NS INSTA 800 Definere avviks- og reklamasjonshåndtering Avvik kan være: Underkjent leveranse ved kontroll Avvik og mangler avdekket uavhengig av kontroll Beskrive hvordan avvik registreres, behandles og avsluttes Definere når mislighold (kontraktsbrudd) inntreffer, og konsekvenser av dette (bøter, heving av kontrakt, etc.) Lead Facility Services Globally 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Endringer Ofte en kilde til dissens og prisdiskusjon Dette kan unngås ved å: Fastlegge gode rutiner for rapportering og registrering av endringer Definere enhetspriser for endringsberegning Pris pr. kvadratmeter pr. profil (INSTA) eller romkategori. Styrer økning/reduksjon i byggarealer Pris pr. kvadratmeter pr. rengjort gang pr. profil (INSTA) eller romkategori. Styrer økning/reduksjon ved frekvensendringer hvor det ikke er bygningsmessig arealendring Fastlagte enhetspriser for øvrige arbeider (temp.arbeider) Timepriser Regler for når regningsarbeider vs. enhetspriser skal benyttes Lead Facility Services Globally 5

29 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Betalingsbetingelser Forskudd/etterskudd, NS 8431 betingelser Prisregulering Når skal prisene reguleres? Hvilke reguleringsnøkkel skal benyttes? Hvordan skal grunnlag for prisregulering dokumenteres? Lead Facility Services Globally 4. Utvalgte viktige kontraktspunkter Øvrige punkter Tidspunkt for utførelse av arbeidene? Møtestruktur? Nullstilling ved kontraktsoppstart? Forsikringsordninger/ansvar? HMS-krav? Bruk av underleverandører? Sikkerhetsklarering? Hvem bærer kostnadene? Krav om bruk av særskilt utstyr / sikkerhetsutstyr? Miljøbestemmelser/krav? Lead Facility Services Globally 6

30 7