Etablering av innkjøpsføretak ved Administrerande direktør i Helse Vest RHF, Herlof Nilssen

Transkript

1 1 Samling for tillitsvalde og verneteneste i Helse Vest mars 2015 Etablering av innkjøpsføretak ved Administrerande direktør i Helse Vest RHF, Herlof Nilssen

2 2 TEMA Innleiing om Helse Vest Utfordringar innan innkjøpsområdet Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Etablering av nytt nasjonalt innkjøpsselskap

3 Helse Vest Overordna ansvar for sjukehusa på Vestlandet. Eigar av helseføretaka Helse Førde, Helse Bergen, Helse Fonna, Helse Stavanger, Sjukehusapoteka Vest og det heileigde aksjeselskapet Helse Vest IKT AS. Omfattar helsetenester til over 1 million innbyggjarar, tilsette og rundt 50 sjukehus og institusjonar. I 2015 vil sjukehusdrifta på Vestlandet koste om lag 27 milliardar kroner.

4 Helse Vest frå 2002 til 2015 Overordna regional strategi, Helse 2020, Helse 2030 under arbeid Regionale ikt-system og felles administrative støttefunksjonar (IKT, journal, økonomi, fag, HR) etablert Like system og lik praksis i regionen God funksjonsdeling mellom sjukehusa Oppsummert: Godt arbeid og solide resultat på kvalitet, systembygging og økonomi gjer oss godt rusta til å møte utfordringane framover

5 Regional systembygging Felles løysingar Økonomi og finans, logistikk og innkjøp ( ) Datavarehus og styringsinformasjon ( ) økonomikube, HR-kube, helsefag, målekort og indikatorar Personal og organisasjon ( ) HR system, personal- og kompetanseportalar Felles EPJ løysing ( ) Pasientadministrasjon og elektronisk pasientjournal KULE kurve og legemiddelhandtering (tidl. LOP) ( ) Digitalt mediearkiv og felles RIS/PACS/røntgen ( ) Felles LAB system Infrastruktur IKT

6 Systemlandskap 2004 Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Lab (FlexLab) Lab (FlexLab) Lab (Unilab) Lab (DIPS) Rtg. (Carestream) Rtg. (Siemens) Rtg. (Agfa) Rtg. (Siemens/DIPS) Ingen system for teleradiologi Op.plan (Orplan) Op.plan (DIPS) Op.plan (Orbit) Op.plan (DIPS) Tieto Tieto IMX IMX Tieto Tieto IMX/G IMX/G PiMS // DocuLive DIPS DIPS NLP lønn, ingen system for HR ephorte ephorte ephorte DocuLive DocuLive Sak SAK edoc edok Innkjøp (Visma) Innkjøp (Visma) Innkjøp (Merida) Innkjøp (Merida) Økonomi og regnskap (Oracle Financials) Ulike løsninger basis tjenester Ulik tilnærming til fysisk og logisk nettverksinfrastruktur

7 Systemlandskap 2016/2017 Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Lab Digitalt media arkiv (Sectra) / RIS / PACS Teleradiologi (InfoBroker) Op.plan (Orplan) Op.plan (DIPS) Op.plan (Orbit) Op.plan (DIPS) Felles EPJ (DIPS) HR (Agresso, Gat, Dossier, etc.) Sak/arkiv (ephorte) Økonomi, innkjøp, logistikk (Libra) Basis tjenester (AD, epost, sharepoint, etc). Fysisk og logisk nettverksinfrastruktur

8 2015 vi er godt i gang Oppdragsdokument og protokoll frå føretaksmøte er utgangspunkt for prioritering av vårt arbeid. Statsråden sine seks punkt for utviklinga av pasientens helseteneste peikar retninga framover

9 9 Orkidé (organisering kontrakt innkjøp + ein god ide) Etablering av Helse Vest Innkjøp HF

10 Innkjøp i Helse Noreg - Omfang Varer og tenester for 38 mrd kroner i 2013 MTU, IKT og bygginvesteringar for fleire titalls mrd kroner avhengig av eit opent, transperent og ryddig samarbeid med leverandørane. ansvar knytt til etisk handel, til miljø og til arbeidet mot sosial dumping. I Noreg er innkjøp til sjukehus underlagt lov og forskrift om offentlege anskaffingar.

11 11 Innkjøp noverande organisering Innkjøp (etablering av innkjøpsavtalar) til sjukehusa på tre organisatoriske nivå i Noreg : Lokalt (på det einskilde helseføretak) Regionalt (ved at helseføretaka i regionen går saman om innkjøp) Nasjonalt (gjennom HINAS og LIS)

12 Utfordringar innan innkjøpsområdet som krev endring Innkjøp er ein strategisk viktig funksjon som i framtida blir stadig meir krevjande å styra grunna endra ytre rammevilkår (jus og marknad) og endra interne behov (nye metodar, ny teknologi etc) Mangelfull kapasitet til å fornye eksisterande kontraktsportefølje, inngå kontraktar på nye område, følgje opp inngåtte kontraktar og vanskar med å innføre kategoribasert innkjøp. Organisatoriske utfordringar med ulik organisering, fokus og kompetanse innan kvart HF, som gir utfordringar med overordna styring og prioritering av innkjøpsportefølja Behov for meir kompetanse innan mellom anna prosjektleiing og innovative anskaffingar

13 Noverande organisering av innkjøpsarbeidet i Helse Vest Administrativt og organisatorisk plassert i alle juridiske einingar (RHF, HF-a, IKT) Fagleg styrt frå RHF-et for felles regionale innkjøp sentral styrt modell Fagleg styrt av HF-a i lokale innkjøp Utfordringar: Ulik belastning for dei ulike HF-a Manglande kompetanse og truleg for lite bemanning For dårleg dekningsgrad på avtalar og for dårleg vedlikehald av avtalar Prolongering av utgåtte avtalar Manglande implementering av kategoristrategiar Behov for betre koordinering og styring mellom føretaka i regionen

14 Kva har vi henta ut av gevinstar (styresak 106/14) Det er lagt fram analyser som syner at samla gevinstar ved samordning av innkjøp på regionalt og nasjonalt nivå dei siste 10 åra er berekna til 630 millionar kroner for Helse Vest. I 2014 er det identifisert gevinstar for Helse Vest som følgje av betre prisar på til saman 12 millionar kroner for anbod som er regionale og nasjonale. Eit godt døme å trekkje fram er anskaffing av blodposesett, kor ein opplevde ein reduksjon i pris på ca. 35% mot kva ein betalte i førre kontrakt.

15 15 Mandat for arbeidet med å sjå på organisering av innkjøpsområdet i Helse Vest Helse Vest RHF sitt prosjekt for å sjå på organiseringa av innkjøpsfunksjonen i regionen vår har hatt følgjande mandat: Identifisere mål for ny organisasjon, medrekna operasjonelle, strategiske og taktiske mål Utarbeide forslag til organisering av innkjøpsfunksjonen. Gjere fremlegg om styringsprinsipp i ny organisasjonsmodell som sikrar at det einskilde føretak får dekt sine behov for varer og tenester. Definere roller og arbeidsprosesser som dekker arbeidsoppgåvene i kategoriarbeidet frå strategietablering til kontinuerlig oppfølging

16 Ny organisering av innkjøpsarbeidet I heile 2014 har det pågått eit prosjekt for å vurdere korleis innkjøpsfunksjonen i Helse Vest kan organiserast for å være best mogleg budd på framtida. Prosjektet har tilrådd at det i 2015 blir etablert eit eige helseføretak for innkjøp i regionen, kalla Helse Vest Innkjøp HF. Prosjektet har tilrådd at alle medarbeidarar innan innkjøpsområdet blir overført (overdraging av verksemd) til dette føretaket i løpet av 2015.

17 Vedtak i styret i Helse Vest RHF Sak 026/15 Etablering av nytt innkjøpsføretak i Helse Vest Helse Vest Innkjøp HF Helse Vest Innkjøp HF blir etablert innan 1. april 2015 i medhald av lov om helseføretak av 15. juni 2001 nr Styret legg vekt på at ansvar for strategi og styring av innkjøp ligg til styret og leiing i Helse Vest RHF 3. Styret presiserer at kjøp av helsetenester framleis blir ivaretatt av Helse Vest RHF og blir ikkje overført til det nye føretaket 4. Styret godkjenner at det blir gjennomført overdraging av verksemd for innkjøpsfunksjonen frå Helse Vest RHF til Helse Vest Innkjøp HF. 5. Overdraginga skal skje i tråd med gjeldande lover og avtaler, jf. særleg Arbeidsmiljøloven Styret ber administrerande direktør gjennomføre overdraginga av verksemda for innkjøpsområdet i god dialog med dei medarbeidarane overdraginga gjeld. 7. Styret ber administrerande direktør bidra til at overdraginga kan gjennomførast snarast råd, og seinast i løpet av Styret føreset at helseføretaka gjennomfører gode prosessar i etableringa av det nye selskapet.

18 Kvifor felles eining? Interne forhold Dagens organisering gjer det krevjande å gjennomføre kategoritilnærming. Eksempelvis: Velfungerande kategoristyring på tvers av foretaka Effektive og gode anbudsprosessar Tilstrekkeleg kapasitet innan innkjøp Heilskapleg leiing Beste praksis prosesser og arbeidsdeling Eksterne forhold Departementet ønskjer ein utvida nasjonal innkjøpsorganisasjon, som gjev eit auka behov for ein sterk regional innkjøpseining Veksande andel nasjonale innkjøp

19 19 Kvifor etablere eit eige innkjøpsføretak? Profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen innkjøp blir «kjerneverksemd» for føretaket Gir ein «rein» bestillar-utførarmodell med tydelig utførarrolle for føretaket Adm. dir vil tilrå at helseføretaka blir representert i styret for føretaket. Dette vil sikre sjukehusføretaka si involvering og deltaking i avgjerder. Dette føreset vedtak i RHF-styret. Godt skodd for vekst (nasjonale innkjøpsoppgåver)

20 Utkast organisasjonskart

21 Ny organisasjon vil vere kategoribasert Helse Vest har vedteke i styret at innkjøp skal være kategoribasert. Innkjøp blir delt opp i kategoriar på tvers av helseføretaka. Det skal bli utvikla kategoristrategiar for kvar kategori. Kategoristrategiane legg strategiske føringar for korleis anskaffingar innan kategoriane skal gjennomførast. I ny organisasjon vil kategoritilnærming gjennomsyre arbeidsmåten. Kjøp av helsetenester blir ikkje lagt til innkjøpsføretaket, men blir igjen som ein funksjon i det regionale helseføretaket.

22 Konsekvensar for medarbeidarar Det vil vere behov for all kompetansen som er i dagens organisasjon Enkelte medarbeidarar kan få endra ansvar Vidareføring av spreidd geografisk plassering Fleire vil få ny leiar. Personal- og fagansvar er ikkje avklart Leiar vil ha regionalt ansvar i staden for lokalt ansvar Organisasjonen vil i større grad arbeide kategoribasert. Dette betyr at arbeidsoppgåver kan bli meir spesialisert innan eit område.

23 Gevinstar ved nytt innkjøps HF Sikre god involvering av helsefagkompetanse som vil gje rett kvalitet på varer og tenester. Dette bidrar til god pasientbehandling. Velfungerande kategoristyring med god forankring, fokus på å hente ut effektar frå arbeidet og legge til rette for auka grad av standardisering av vare- og tenestekjøp Standardisering av innkjøpsarbeidet og prosessen på tvers av føretak. Tydelig styringsstruktur med klar linjeleiing og ansvarsfordeling for regionen som heilskap. Samla vil gevinstar bli realisert gjennom betre prisar, høgare avtalelojalitet, høgare kvalitet og meir effektive prosessar. 1% forbetring på totalt innkjøpsvolum utgjer ca MNOK 50 per år.

24 24 Forretningsadresse / hovudkontor Innkjøpsfunksjonen er svært sentral for drift av sjukehusa i regionen. Både kvaliteten på pasientbehandlinga, økonomien og investering i MTU blir påverka av leveransane frå innkjøp. Stavanger og Bergen står fram som to gode alternativ. Styringsgruppa er delt i spørsmålet om lokalisering av hovudkontor. Styringsgruppa har likevel rådd til at forretningsadressa blir lagt til Bergen.

25 25 Innkjøp av MTU Det nye føretaket vil få ansvar for å gjennomføre alle anskaffingsprosessar innanfor MTU. For større MTU-kjøp som krev infrastrukturendring vil lokalt helseforetak være ansvarlig for gjennomføring av MTUprosjektet (prosjektleiing), men vil få anskaffingskompetanse frå det nye innkjøpsføretaket.

26 Prosjektleiing MTU blir gjennomført i kvart helseføretak. Nytt innkjøps HF har ansvaret for sjølve anskaffinga PROSJEKTLEDELSE MTU Gjennomføres i hvert foretak etter egen organisering Bergen Prosjektledelse / Prosjektkontor Fonna Prosjektledelse / Prosjektkontor Førde Prosjektledelse / Prosjektkontor Stavanger Prosjektledelse / Prosjektkontor Medisinsk støtte og MTU Anskaffelser av MTU ANSKAFFELSER MTU Gjennomføres av ny innkjøpsenhet NY INNKJØPSENHET Styre Leder regional innkjøpsenhet Kirurgiske og medisinske fag Ikke-medisinsk støtte Innkjøp har ansvar for gjennomføring av anskaffelsen i prosessen Støtte og support

27 27 Finansiering Det nye innkjøpsføretaket blir primært finansiert gjennom ein modell for rammefinansiering (basert på inntektsfordelingsmodellen). Vidare tilrår ein at alle MTU og IKT anskaffingar blir basert på timefinansiering.

28 28 Etableringsprosess Styrebehandling i føretaksstyra og IKT styret i januar og februar der verksemdsoverdraging blei vedtatt samrøystes Styret i Helse Vest RHF vedtok prinsippet om etablering av føretak i styremøte 3. mars 2015, og skiping av selskapet blir lagt fram i styremøte 7. april Det blir oppretta eige prosjekt som får ansvar for implementering

29 RHF felleseigde selskap Luftambulansen ANS Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS AS) Pasientreiser ANS Helseforetakenes driftsorganisasjon for Nødnett HF (HDO HF) Nasjonal IKT HF Sykehusbygg HF Innkjøpsselskap under etablering

30 30 Føretaksmøteprotokoll 2013 Samordning og standardisering mellom regionane innan innkjøpsområdet Felles kategoristruktur innan innkjøpsområdet Felles retningsliner og rutinar innan innkjøpsområdet Felles støttesystem for innkjøp

31 31 Føretaksmøteprotokoll 2014 Arbeide vidare med samordning og standardisering som tilrådd frå RHF-a Og «- innan 1. september 2014 komme med forslag til korleis ein kan etablere ein utvida nasjonal innkjøpsorganisasjon. I forslaget skal det gå fram korleis dei einingane og ressursane ein har på innkjøpsområdet i dag, medrekna HINAS og LIS-samarbeidet, skal inngå i ein felles nasjonal struktur. Det må leggjast fram ein plan for arbeidet, og synleggjerast korleis ein kan oppnå ein optimal og hensiktsmessig struktur og gevinstrealisering på dette området. Helse Sør-Øst RHF skal leie arbeidet».

32 Føretaksmøteprotokoll Det er eit mål for regjeringa å effektivisere spesialisthelsetenesta gjennom meir standardisering, betre samordning og organisering på tvers av regionane der det er hensiktsmessig. Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å: gjennomgå styringsmodellen for dei felles eigde selskapa med sikte på meir einskapleg styring sørgje for at det ligg føre strategiar og planar for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eigarskap blir utnytta optimalt leggje fram ein plan for etablering av felles eid føretak for samordning av innkjøp innan 15. september 2015, jf. modell A i Utgreiing av nasjonal innkjøpsfunksjon sluttrapport. Føretaket skal vere etablert Regionale ressursar og einingar skal innlemmast i føretaket innan 31. desember Helse Sør-Aust RHF vart beden om å lede arbeidet.

33 Nasjonal samhandling og standardisering Innkjøp og logistikk Felleseigd innkjøpsselskap

34 Hovudmilepæler for arbeidet # Milepæl Dato 1 Prosjektstart Prosjektdirektiv til RHF AD-møte Følgende hovedmilepæler er etablert for prosjektet: 3 Utkast til prosjekt-rapport Endelig prosjekt-rapport Behandling i RHF AD møte Oversendelse HOD

35 Reserve

36 36 Grenseflate MTUanskaffingar

37 Leiande på ehandel i Noreg Det blei sendt elektroniske bestillingar til leverandørar via den offentlege marknadsplassen i 2014, 8000 fleire enn i 2013 Føretaka tok imot over elektroniske fakturaar Over 50 prosent av alle fakturaar til Helse Vest er no elektroniske Satsinga på elektronisk handel gjer Helse Vest til ei av dei leiande offentlege verksemdene på området i Noreg

38 Formell struktur i spesialisthelsetenesta Føretaksmøte Statsråden Helsedepartementet Spesialithelsetenesteavdelinga Styret Helse xxx RHF Helsedepartementet Eigaravdelinga Føretaksmøte Helse xxx HF Styret Helse xxx HF Føretaksmøte Helse xxx HF Styret Helse xxx HF Føretaksmøte Helse xxx HF Styret Helse xxx HF Føretaksmøte Helse xxx HF Styret Helse xxx HF Føretaksmøte xxx HF Styret xxx HF Generalforsamling xxx AS Styret xxx AS Avtalar med Private Ideelle og private kommersielle Adm direktør Helse xxx HF Adm direktør Helse xxx HF Adm direktør Helse xxx HF Adm direktør Helse xxx HF Adm direktør xxx HF Adm direktør xxx A/S