Møtesaksnummer 53/13. Saksnummer 13/ Dato 30. oktober Kontaktperson Siv Cathrine Høymork. Sak

Transkript

1 Møtesaksnummer 53/13 Saksnummer 13/00897 Dato 30. oktober 2013 Kontaktperson Siv Cathrine Høymork Sak Rådets mandat og arbeidsform formidling av innkomne innspill Rådets tidligere behandling På rådsmøtet 16. september 2013 under sak 43/13 ble det stilt spørsmål om hvor mange ettersendte innspill til sakene som skulle sendes ut fra sekretariatet. Det ble sagt at enkelte av de innspillene som rådsmedlemmene hadde mottatt i sak 38/13, ikke var relevante for rådets behandling. Sekretariatet hadde mottatt en likelydende e-post-henvendelse fra et annet rådsmedlem i forkant av møtet. Etter en kort diskusjon ble sekretariatet bedt om å komme tilbake til rådet med forslag til rutiner for formidling av innspill til rådet. Bakgrunn Sekretariatet mottar regelmessig innspill til utredningen av rådssakene før møtedokumentene er publisert. Slike innspill mottas både muntlig og skriftlig i form av e-poster og annet stilet til sekretariatet, sjeldnere stilet til rådet eller til rådsmedlemmene. Denne type innspill kan være nyttige og kan frambringe nye momenter i utredningen. Omverdenen er kjent med hvilke saker som er til utredning, fordi rådet behandler alle saker i minst to trinn med en vignettdiskusjon før en endelig drøfting. Følgelig vil det gå minst to måneder fra en sak har kommet inn i rådets «portefølje», til den behandles. Alle saker får sin egen hjemmeside under rådets nettsider fra det tidspunktet vignetten er utformet. Etter at møtedokumentene er publisert og sendt til rådsmedlemmene, mottar også sekretariatet av og til innspill fra omverdenen. Disse er oftest stilet til rådet eller rådsmedlemmene. Avsenderen viser kanskje til elementer fra de publiserte møtedokumentene og hevder å ha nye opplysninger i eller synspunkter på saken. Denne type innspill formidler sekretariatet videre til rådsmedlemmene, publiserer dem på sakens hjemmeside og sørger for at de fins tilgjengelig på rådsmøtet i form av borddokumenter. Eksempler på saker der innspill har blitt ettersendt Det er ikke ofte at eksterne henvender seg til rådet med innspill til den enkelte drøftingen. Nedenfor er noen eksempler, ikke en fullstendig liste: post@kvalitetogprioritering.no 1 / 5

2 Bioteknologinemnda sendte tre dager før rådets behandling et brev til rådet med innspill til saken om tidlig ultralyd i svangerskapet, og dette ble lagt fram som et borddokument. Legemiddelprodusenten GlaxoSmithKline hadde sendt et brev stilet til rådet før møtedokumentene ble publisert i saken om rotavirusvaksine i barnevaksinasjonsprogrammet. Dette ble vedlagt saksdokumentene og publisert. Professor Erik Nord sendte fem dager før rådets behandling et brev til rådsmedlemmene med innspill til saken om samfunnets betalingsvilje for effekt av tiltak i helsetjenesten. Brevet ble sendt ut pr mail og lagt fram som borddokument i møtet. Til møtet i sak 38/13 endring av screeningteknologi i masseundersøkelsen for livmorhalskreft hadde sekretariatet mottatt i alt fire innspill etter at møtedokumentene var publisert og sendt til rådsmedlemmene. Det ene av disse var en bebudet ettersending av et notat fra Helsedirektoratet, som var forslagsstiller. To var innspill til rådets diskusjon fra eksterne personer, og det fjerde var et brev fra Kreftregisteret ved direktør og rådsmedlem Giske Ursin og leder for Masseundersøkelsen Stefan Lönnberg. I det sistnevnte innspillet imøtegikk Kreftregisteret noe av innholdet i de to eksterne innspillene. Av og til sendes også dokumenter direkte til rådsmedlemmene uten at sekretariatet er involvert eller informert. Rådsmedlem Lars Ødegård sendte i forkant av rådsmøtet 10. juni 2013 et brev fra danske ALS-pasienter, og i forkant av rådsmøtet 3. desember 2012 hadde en privatperson sendt originalartikler som vedlegg til e-post til rådsmedlemmene. Denne siste utsendelsen ble sekretariatet gjort kjent med først under rådets diskusjon i møtet. Rådets mandat Minst tre punkter fra rådets mandat er relevante for vurdering av denne problemstillingen: Under punkt 1 formål: «Rådet skal medvirke til dialog mellom myndigheter, tjenesteytende virksomheter, brukerorganisasjoner og faglige organisasjoner/fagforeninger.» Under punkt 2 rolle, oppgaver og ansvar: «Alle skal kunne fremme saker for behandling i rådet.» Under punkt 4 offentlighet: «Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder i utgangspunktet for rådet.» Rådets arbeidsform Nasjonalt råd har i flere møter ved rådets opprettelse drøftet sin egen arbeidsform og har vedtatt og praktisert full åpenhet og transparens i sitt arbeid. Møtene er åpne for publikum og presse, og alle møtedokumenter publiseres på rådets nettsted. Rådet har selv tatt til orde for at full åpenhet er post@kvalitetogprioritering.no 2 / 5

3 nødvendig for at allmennheten skal ha tillit til prioriteringer. E-post-adressene til alle rådsmedlemmene er tilgjengelige under presentasjonen av hvert rådsmedlem på rådets hjemmeside, enten i form av personlige adresser eller til institusjonens postmottak. Sekretariatet formidler ikke e-post-adressene til rådsmedlemmene utover å vise til nettsida, og spesielt formidles ikke distribusjonslister. Regler og praksis i andre organer I folkevalgte beslutningsorganer som kommunestyrer legges alle innspill som administrasjonen har mottatt i de sakene som er tillyst til behandling, fram for møtedeltakerne. Dette er også vanlig praksis i styrer, der allmenheten har interesser. Et viktig hensyn er at alle medlemmene i organet skal ha den samme muligheten til å bli gjort kjent med forhold som kan ha betydning for vedtaket som fattes i en sak. Informasjon skal ikke være eksklusiv. For folkevalgte organer finnes bestemmelser både i offentlighetsloven og kommuneloven som sikrer at allmennheten skal ha tilgjengelighet til møtedokumenter. Sekretariatet har ikke iverksatt en nærmere juridisk utredning av spørsmålet om rådet som organ er omfattet av en plikt etter offentlighetsloven til å publisere innkomne innspill. Alternative strategier for håndtering av innspill til rådet Det foreligger fire mulige strategier: 1. ingen mottatte innspill legges fram for rådsmedlemmene 2. alle mottatte innspill legges fram for rådsmedlemmene 3. bare innspill som sekretariatet vurderer at har tilstrekkelig innholdsmessig relevans eller at avsenderen har en tilstrekkelig «viktig» posisjon, legges fram 4. rådsleder vurderer hva som skal legges fram for rådet Sekretariatets vurdering og tilråding Det kommer sjelden innspill til rådssakene etter at de er publisert. Det at møtedokumentene ligger åpent tilgjengelig for allmennheten, inkludert for personer og grupper med særskilt interesse i sakene, sikrer imidlertid at de som ønsker å bidra til å opplyse rådet, har mulighet til det. Av de mulige strategiene anses alternativ 1 som utelukket. Det kan for eksempel være at sekretariatet har oversett viktige perspektiver eller elementer i saksutredningen, og man må gi en mulighet å få formidlet disse. Alternativ 3 anses å kunne bryte med de prinsippene for rådets arbeid som mandatet legger opp til. Det at alle rådsmedlemmer gis de samme mulighetene til å tilegne seg informasjon er et viktig moment. Rådet mottok post@kvalitetogprioritering.no 3 / 5

4 for øvrig i august 2012 brev fra Helse- og omsorgsdepartementet (om vararepresentasjon til rådet), der departementet slo fast «at alle de oppnevnte rådsmedlemmene skal behandles likeverdig». Sekretariatet har lagt til grunn for sitt arbeid at prinsippet om likebehandling også skal gjelde for eksterne innspillere til rådssakene. Alternativ 4 vil kunne være aktuelt å vurdere dersom mengden innspill blir så stor at det er reelt problem for rådsmedlemmene å ta dem imot. I så fall vil det være rådsleder som gjør avveininger om hvilke innspill som skal formidles til medlemmene. Dette vil gi de samme utfordringene knyttet til likebehandling som alternativ 3. Sekretariatet anbefaler bare alternativ 2, nemlig at alle rådsmedlemmene får den samme tilgang til alle innspill som mottas etter at møtedokumenter er publisert. Da reduseres problemstillingen til et spørsmål om hvilke rutiner som skal etableres for å sikre denne tilgangen. Forslag til rutiner for ettersendelse og videreformidling av innspill til rådsmøtene Sekretariatet har vurdert ulike måter å gjøre dette på og foreslår at en av følgende to rutiner velges. Begge forslagene innbefatter at møtedokumentene sendes til rådsmedlemmene pr e-post og publiseres på nett tre uker før rådsmøtene (som nå): A. Innspill som sekretariatet mottar mellom utsendelsen og møtedato, og som er stilet til rådet eller rådsmedlemmene i sakene på den aktuelle sakslista, publiseres fortløpende på sakens hjemmeside og er følgelig tilgjengelig for rådsmedlemmene. Det sendes ingen e-postvarsler om at så har skjedd. B. Innspill som sekretariatet mottar mellom utsendelsen og møtedato, og som er stilet til rådet eller rådsmedlemmene i sakene på den aktuelle sakslista, sendes til rådsmedlemmene som vedlegg til e-post to ganger før det aktuelle rådsmøtet, fortrinnsvis ti og tre dager før møtet. Deretter publiseres innspillene på sakens hjemmeside. Innspill som kommer til sekretariatet mindre enn tre dager før det aktuelle rådsmøtet, legges ut på sakens hjemmeside og gjøres tilgjengelig for rådet i form av borddokumenter på møtet. Det første alternativet krever at rådsmedlemmene uoppfordret følger med på de enkelte sakenes hjemmesider for å få kjennskap til om det har kommet innspill og innholdet i disse. Leders forslag til vedtak Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering i helse- og omsorgstjenesten ber sekretariatet etablere en rutine i tråd med rådets diskusjoner. post@kvalitetogprioritering.no 4 / 5

5 5 / 5