EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK. Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III

Transkript

1 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for kjøp av Programvare til informasjonstavler for levering til Bergen kommune Anskaffelsesnr. EØS Viktige frister Tilbudsfrist kl. 14:00 Vedståelsesfrist , kl. 14:00 Side 1 av 12

2 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Innholdsfortegnelse: 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER(E) GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVKLARINGER AVVISNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN SPRÅK INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAVSPESIFIKASJON GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET Side 2 av 12

3 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 6.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Vedlegg: Vedlegg 1: Kontrakt m/bilag (Liste over bilag, se kontraktens pkt. 2.1) Vedlegg 2: Tilbudsforside Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Referanseskjema 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser TED Tenders Electronic Daily Europeisk database for offentlige anskaffelser Side 3 av 12

4 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap/innkjøpsseksjonen. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN ( og TED ( Konkurransedokumentene er tilgjengelig på sammen med kunngjøringen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Mange skoler og barnehager har ønsket seg informasjonstavler til bruk i kommunikasjon med elever og foreldre. Noen skoler har gått til anskaffelse av slikt utstyr og bruker dette som en lokal løsning på sine skoler. Dette er en dyr løsning fordi man blant annet trenger serverlisenser lokalt. Man ønsker derfor å sentralisere denne bruken samtidig som man ønsker programvaren som kan brukes sammen med informasjonstavlene. Fordelen med en sentralisert driftsløsning er blant annet reduserte lisenskostnader og økt funksjonalitet. Det er en økende interesse for bruk av informasjonstavler. I den forbindelse er det også viktig å få på plass gode maler som kan gjenbrukes og som gjenspeiler Bergen kommune sin idé om god og nyttig informasjon. I tillegg trenger man å få på plass en struktur som gjør noen ansvarlig for bruk/oppdatering av informasjonstavlene lokal og sentralt. Målet er å anskaffe programvare for en sentralisert løsning for informasjonstavler. Avgrensinger og forutsetninger Bergen kommune har allerede rammeavtaler med leverandører om levering av hardware til informasjonstavlene. Disse avtalene skal det ikke gjøres noe med. Dette er dermed kun en anskaffelse av programvaren til informasjonstavlene, som skal kunne bruke utstyr vi har avtale på. Se kontrakt og spesifikasjon (vedlegg 1 til konkurransegrunnlag og bilag 1 til kontrakten) for ytterligere informasjon. 1.4 Kontraktens omfang Kommunen har totalt 658 eide og leide eiendommer med 3133 bygg. 112 av disse eiendommene er skoler, ca. 75 barnehager, 52 idrettsanlegg, 34 kulturhus, 73 legekontor, 10 helsestasjoner, 21 sykehjem, 18 administrasjonsbygg osv. Disse stedene har behov for lokal informasjon men også informasjon fra Bergen kommune sentralt. Mange av disse lokalisasjonene har allerede informasjonstavler som brukes lokalt, men for å kunne få ut informasjon fra Bergen kommune sentralt er det viktig at disse knyttes sammen i et nettverk der det er mulig å legge ut informasjon fra ulike nivåer i kommunen. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder fra kontraktsinngåelse og inntil partene har innfridd sine forpliktelser etter kontrakten. Side 4 av 12

5 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver(e) Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 14-1 (1), jf 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 21-1 (1). 2.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). 2.4 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. FOA (1), bokstav d. Forbehold skal både være avkrysset på tilbudsforsiden og fremgå nøyaktig og detaljert av tilbudsbrevet for å være gyldig. Eventuelle forbehold til kontraktsteksten skal tilbyder også føre inn i bilag 8 til kontrakten. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet blir avvist. Det anbefales at tilbydere stiller spørsmål i stedet for å ta forbehold, jf. pkt informasjonsutveksling/kommunikasjon. 2.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.7 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 21-1 (1) og (2). Side 5 av 12

6 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 2.8 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 2.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (2) Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Språk Tilbudet skal skrives på norsk Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til konkurransedokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål er 7. september Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal leveres tilbyderne senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA 19-1 (6) Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: Alf Jarle Albertsen E-post: Alf.albertsen@bergen.kommune.no Kontaktperson vedr. produktet/tjenesten: Kjersti Steindal E-post: Kjersti.steindal@bergen.kommune.no 2.14 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers innstilling på kontraktstildeling meddeles i rimelig tid før kontrakt inngås, jf. FOA Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun Side 6 av 12

7 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA (1). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Dokumentasjon: Skatteattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244). Skatteattesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Dokumentasjon: Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244)) som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Side 7 av 12

8 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon: Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Bekreftelse for registrering i bransjeregister i eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor leverandøren er etablert (gjelder utenlandske selskaper). Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Dokumentasjon: Vedlegg III HMS-Egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav: Selskapets soliditet Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Dokumentasjon: Bergen kommune vil innhente informasjon angående leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som har levert regnskap til Brønnøysundregistrene, vil være registrert gjennom Proff Forvalt). Tilbyder må sjekke om det ligger slik informasjon i Proff Forvalt ( Det aksepteres minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Leverandører som ikke har levert regnskap til Brønnøysundregistrene og dermed heller ikke er registrert i Proff Forvalt, eller som ikke oppfyller karakterkravene ovenfor, kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med egnede bank-/morselskapsgarantier, relevant ansvarsforsikring og/eller utdrag fra årsregnskap. Oppdragsgiver anser bank-/morselskapsgarantier eller relevant ansvarsforsikring egnet, dersom disse dokumentene dekker oppdragsgivers økonomiske risiko der leverandøren ikke har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Med oppdragsgivers økonomiske risiko menes økonomisk tap som forårsakes av manglende kontraktoppfyllelse. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Gjennomføringsevne - personell Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves derfor at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon: Oversikt over firmaets totale bemanning og Oversikt over antall årsverk, med kompetanse for spesielle/viktige fagområder for gjennomføring av denne leveransen. Side 8 av 12

9 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Krav: Erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har god erfaring fra lignende oppdrag. Dokumentasjon: Leverandør må fylle ut vedlegg 4 - referanseskjema, vedrørende de 3 viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudsbrevet, jf. pkt. 6.1, tilbudets utforming og levering dok. 1, tilbudsbrev. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. 4.2 Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon fremgår som del av kontrakt m/bilag, bilag 1 (oppdragsgivers spesifikasjon), som er vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende kriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert: Tildelingskriterium 1: Funksjonalitet og brukervennlighet Bergen kommune ønsker et system som oppfyller kravene til funksjonalitet beskrevet i kravspesifikasjonen og i tillegg må systemet ha lav terskel for bruk, både når det gjelder administrasjon og det å generere og legge inn informasjon i skjermbilder. Dokumentasjonskrav: Leverandør vil bli vurdert ut fra besvarelsen av kontraktens bilag 1 - kravspesifikasjon. I tillegg vil dette kriteriet vurderes gjennom demonstrasjon beskrevet i bilag 1(a). Tildelingskriterium 2: Pris Prisene skal oppgis ekskl. mva. i kontraktens bilag 7, tabell 1 prisskjema. Tilbyderen har ansvar for at hans tilbud inneholder relevant dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. Side 9 av 12

10 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Den relative vektingen av kriteriene er angitt følgende tabell: Tildelingskriterier Vekting i % 1. Funksjonalitet og brukervennlighet 50 % 2. Pris 50 % SUM 100 % 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og levering Bergen kommune har utarbeidet vedlagt kontrakt som standard for alle anskaffelser, jf. vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder må gjøre seg kjent med de vilkår som framgår av kontrakten m/bilag og vedlegg. Disse vil bli lagt til grunn ved en eventuell kontraktinngåelse. Deler av tilbudsbesvarelsen fylles ut i kontraktens bilag/vedlegg i henhold til det som er angitt i tabellen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at hans tilbud svarer på alle krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget samt vedlegg. Følgende vedlegg til konkurransegrunnlag og bilag til kontrakten skal fylles ut og legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: Filnavn: Innhold/besvarelse: Dok1- Tilbudsbrev_[leverandørnavn] Dok2- Tilbudsforside_[leverandørnavn] Dok3- Kvalifikasjonskrav_[leverandørnavn] Tilbudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt å binde leverandøren, og etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Eventuelle forbehold til kontraktsteksten m/bilag skal tilbyder også føre inn i bilag 8 til kontrakten). Tilbudsforsiden (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Påbudt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav oppgitt i konkurransegrunnlaget. All dokumentasjon/attester skal legges i samme datafil: Skatteattest for skatt Skatteattest for mva. HMS egenerklæring Selskapets soliditet Side 10 av 12

11 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Filnavn: Dok4- Oppfyllelse av kravspesifikasjon_[leverandørnavn] Dok5- Tildelingskriterier_[leverandørnavn] Dok6- oppfyllelse av spesielle kontraktsvilkår_[leverandørnavn] Innhold/besvarelse: Gjennomføringsevne Erfaring fra lignende oppdrag (Referanseliste, vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget) - Dokumentasjon på oppfyllelse av kravspesifikasjon, jf. bilag 1 til kontrakten. Fylles ut som bilag 2 til kontrakten. - Fyll ut kontraktens bilag 7, tabell 1 prisskjema i redigerbart regnearkformat. Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Bergen kommune Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, Innkjøpsseksjonen Fortunen 3, 6. etasje 5013 Bergen Åpningstid: kl Tilbudet skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal leveres 1 kopi av tilbudet. Prisskjemaet skal signeres av person som har fullmakt til å binde selskapet, med initialer på hver side. Dette gjelder ikke for standard prislister. Dokumentene skal leveres innsatt i ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt etter den struktur som er angitt ovenfor. Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: EØS Programvare for informasjonstavler til Bergen kommune. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller USB-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: EØS Programvare for informasjonstavler til Bergen kommune. Side 11 av 12

12 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 6.2 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: , kl. 14:00. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. 6.3 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.4 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil , kl. 14:00. Bergen, 20. juli 2012 Side 12 av 12

13 Kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen

14 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT anskaffelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser Avtale om (navn på anskaffelsen) er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og (heretter kalt Kunden) Sted og dato: (Kundens navn) (Leverandørens navn) Kundens underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part Leverings- og installasjonsadresse(r) Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: Navn Stilling Telefon E-post Hos Leverandøren: Navn Stilling Telefon E-post EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2 av 36

15 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT anskaffelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Innhold 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER AVTALENS OMFANG BILAG TIL AVTALEN TOLKING RANGORDNING ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN RETT TIL AVTALE OM VEDLIKEHOLD OG SERVICE PARTENES REPRESENTANTER GJENNOMFØRING AV LEVERANSEN FORBEREDELSER TIL INSTALLASJON OG LEVERING Dokumentasjon, opplysningsplikt m.v Opplæring Innredning Ansvar for å forberede installasjon Tidsfrist for forberedelse av installasjon, og leverandørens avsluttende inspeksjon Leverandørens godkjennelse Installasjon Installasjonsdag KUNDENS AKSEPTANSETEST Plan for Kundens akseptansetest Definisjon av feilnivåer Akseptansetestens omfang Gjennomføring av Kundens akseptansetest Godkjennelse av Kundens akseptansetest Idriftsettelse GODKJENNINGSPERIODE OG LEVERINGSDAG Varighet Kundens undersøkelsesplikt Håndtering av feil Endelig godkjenning Leveringsdag AVBESTILLING ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN RETT TIL ENDRINGER AV AVTALENS INNHOLD (LEVERANSEENDRING) ENDRINGSOVERSLAG ENDRINGSORDRE DOKUMENTASJON AV ENDRINGEN KONSEKVENSER AV ENDRINGSORDRE TVIST OM KONSEKVENSENE AV EN ENDRING UENIGHET OM DET FORELIGGER EN ENDRING OMTVISTET ENDRINGSORDRE TVISTELØSNING OMTVISTET ENDRINGSORDRE GARANTIPERIODE GARANTIENS OMFANG YTELSESNIVÅ EKSTRA VEDERLAG LEVERANDØRENS PLIKTER LEVERANDØRENS ANSVAR FOR SINE YTELSER KRAV TIL LEVERANDØRENS RESSURSER OG KOMPETANSE BRUK AV UNDERLEVERANDØR SAMARBEID MED TREDJEPART LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR KUNDENS PLIKTER EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3 av 36

16 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april KUNDENS ANSVAR OG MEDVIRKNING BRUK AV TREDJEPART PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR MØTER ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØR OG TREDJEPART TAUSHETSPLIKT VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER VEDERLAG FAKTURERING FORSINKELSESRENTER BETALINGSMISLIGHOLD PRISENDRINGER EKSTERNE RETTSLIGE KRAV, PERSONVERN OG SIKKERHET EKSTERNE RETTSLIGE KRAV OG TILTAK GENERELT PERSONOPPLYSNINGER KRAV TIL ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON OG SAKSBEHANDLING SIKKERHETSGRADERT MATERIALE EIENDOMS OG DISPOSISJONSRETT EIENDOMSRETT TIL UTSTYR DISPOSISJONSRETT TIL PROGRAMMER Begrenset disposisjonsrett Endringer i programmer Rettigheter til tilpasninger DISPOSISJONSRETT TIL DOKUMENTASJON Eksemplarfremstilling (kopiering) Endringer i dokumentasjon Dokumentasjon av tilpasninger FELLESREGLER FOR PROGRAMMER OG DOKUMENTASJON Merking av programmer og dokumentasjon Disposisjonsrettens varighet Tilbakelevering eller destruksjon ved opphør av disposisjonsrett FRI PROGRAMVARE Generelt om fri programvare Leverandørens ansvar for leveransens samlede funksjonalitet ved bruk av fri programvare Kundens rettigheter til de deler av leveransen som er basert på fri programvare Virkninger av videredistribusjon av fri programvare Leverandørens ansvar for rettsmangler ved fri programvare Kundens ansvar ved krav om bruk av fri programvare LEVERANDØRENS MISLIGHOLD HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD VARSLINGSPLIKT TILLEGGSFRIST AVHJELP SANKSJONER VED MISLIGHOLD Tilbakehold av betaling Dagbot ved forsinkelse Prisavslag Heving Erstatning Erstatningsbegrensning KUNDENS MISLIGHOLD EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 4 a

17 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD VARSLINGSPLIKT BEGRENSNING I LEVERANDØRENS TILBAKEHOLDSRETT HEVING ERSTATNING KRENKELSE AV ANDRES IMMATERIELLE RETTIGHETER (RETTSMANGEL) PARTENES RISIKO OG ANSVAR FOR RETTSMANGEL KRAV FRA TREDJEPART HEVING ERSTATNING AV TAP SOM FØLGE AV RETTSMANGEL HEVINGSOPPGJØR ØVRIGE BESTEMMELSER RISIKO FOR UTSTYR OG PROGRAMMER FORSIKRINGER OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER KONKURS, AKKORD E.L AKTSOMHET VED EKSPORT FORCE MAJEURE TVISTER RETTSVALG FORHANDLINGER UAVHENGIG EKSPERT MEKLING FELLESREGLER FOR UAVHENGIG EKSPERT OG MEKLING DOMSTOLS ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 5 a

18 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 AVTALENS OMFANG Avtalen gjelder anskaffelse av utstyr, programvare og/eller andre ytelser ( leveransen ) som spesifisert nærmere i bilagene. Kunden har på bakgrunn av sine formål og behov fremstilt sine krav i bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) og beskrevet sin tekniske plattform i bilag 3. Leverandøren har beskrevet sin løsning i forhold til Kundens kravspesifikasjon i bilag 2 (Leverandørens løsningsspesifikasjon). Dersom oppgradering av Kundens tekniske plattform er nødvendig for Kundens utnyttelse av leveransen skal Leverandøren påpeke dette i bilag 2. Hvis det etter Leverandørens mening er åpenbare feil, mangler eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon skal Leverandøren påpeke dette i bilag 2. Omfanget og gjennomføringen av leveransen er nærmere beskrevet i de bilagene som nedenfor er inkludert i avtalen. Med avtalen menes denne generelle avtaleteksten med bilag. 1.2 BILAG TIL AVTALEN Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 1.3 TOLKING RANGORDNING Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 6

19 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene. 1.4 ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel RETT TIL AVTALE OM VEDLIKEHOLD OG SERVICE Kunden har rett til å inngå avtale om vedlikehold og service med Leverandøren, eller med tredjepart som etter nærmere avtale kan utføre dette på Leverandørens vegne. Dersom partene ikke avtaler annet skal slik avtale inngås på grunnlag av en av Statens standardavtaler om vedlikehold og service av utstyr og programmer. Avtale om vedlikehold og service bør inngås samtidig med denne avtalen. Hvis slik avtale ikke inngås samtidig med denne avtalen, har Leverandøren plikt til i 2 (to) år fra utløpet av godkjenningsperioden å inngå slik avtale når Kunden ønsker det. Kunden har i så fall rett til å kreve ytelser og prismessige betingelser som ikke er dårligere enn Leverandørens alminnelige betingelser (f. eks listepriser) på tidspunktet for inngåelse av vedlikeholdsavtalen. I denne perioden er Leverandøren forpliktet til å opprettholde tilgang på nødvendig kompetanse på ytelser som er levert etter denne avtalen. 1.6 PARTENES REPRESENTANTER Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere i bilag GJENNOMFØRING AV LEVERANSEN 2.1 FORBEREDELSER TIL INSTALLASJON OG LEVERING Dokumentasjon, opplysningsplikt m.v. Krav til dokumentasjon skal fremgå av bilag 1 og 2. Med mindre annet er avtalt skal dokumentasjonen tilfredsstille de krav som følger av god IT-skikk og det som til enhver tid følger av beste praksis på området. Avtalt dokumentasjon for utstyr og standardprogramvare skal leveres uten ugrunnet opphold etter at avtalen er underskrevet, og senest innen den fristen som er satt i EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 7

20 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 bilag 4, slik at Kunden kan forberede lokalene for Leverandørens installasjonsarbeid, og gi Kunden anledning til å forberede sin organisasjon for godkjenningsperioden. Dokumentasjon av tilpasninger som er utviklet spesielt for Kunden skal følge leveransetidspunktene i bilag 4. Dokumentasjonen skal fortrinnsvis være på norsk. Den skal være datert og være den sist tilgjengelige ajourførte versjon. Dersom noe dokumentasjon ikke er på norsk, skal det være spesifisert uttrykkelig i bilag 2 hvilket språk den er på. Med mindre annet fremgår av bilag 2, leveres dokumentasjonen i 1 (ett) eksemplar på papir, samt i maskinlesbar form på det medium og i det format som er beskrevet i bilag 2. I den utstrekning det er relevant for leveransen, er Leverandøren ansvarlig for å gi Kunden tilstrekkelige opplysninger i forbindelse med alle forhold som kan være av betydning for vellykket installasjonsforberedelse og drift av leveransen. Hvis ikke annet er bestemt, skal det gis opplysninger om eventuelle krav som må stilles i forbindelse med telekommunikasjon, beregning av strømforsyning, opplegg av strømkurser, sikring av driftssikkerhet, sikring mot tap av data eller ødeleggelse av anlegg ved svikt i strømtilførsel, sikring mot uautorisert tilgang til systemet, og andre konkrete forhold for leveransen som eventuelt ikke fremgår av installasjonsinstruks eller tilsvarende Opplæring Hvis ikke noe annet er avtalt i bilag 1 og/eller 2, skal avtalt opplæring av Kundens personale gjennomføres før Kunden tar leveransen i bruk, vanligvis så nær opp til starten på godkjenningsperioden som mulig. De konkrete datoer for opplæringen er angitt i bilag Innredning Kunden vil for egen regning innrede lokaler for utstyret og sørge for elektrisk kraftforsyning, kjøle- og ventilasjonsanlegg og andre installasjoner, som foreskrevet av Leverandøren i installasjonsinstruks e.l. Leverandøren skal veilede Kunden med hensyn til bygging eller ominnredning av lokaler for utstyret og bruken av det Ansvar for å forberede installasjon Kunden er ansvarlig for at nødvendige forberedelser i Kundens lokaler er ferdige som avtalt under punkt 2.1.5, herunder at kravene til teknisk plattform, i den utstrekning dette er Kundens ansvar, er i samsvar med kravene angitt i bilag 2. Dersom forberedelsene forsinkes, som følge av feil eller mangler ved Leverandørens dokumentasjon eller informasjon som Kunden har mottatt i henhold til punkt ovenfor, er dette ikke Kundens ansvar Tidsfrist for forberedelse av installasjon, og leverandørens avsluttende inspeksjon Forberedelsene til installasjon skal normalt være ferdige i god tid før avtalt starttidspunkt for installasjonen, og senest innen den fristen som er angitt i bilag 4. Leverandøren skal da foreta en avsluttende inspeksjon av om fysiske og/eller tekniske forhold er slik at Leverandøren godkjenner at installasjon kan finne sted, EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 8

21 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 med mindre partene har avtalt i bilag 4 at dette ikke er relevant. Feil og mangler som påvises ved inspeksjonen skal Kunden rette innen avtalt starttidspunkt for installasjonen, jf. bilag Leverandørens godkjennelse Etter Leverandørens inspeksjon og skriftlige godkjennelse, kan Leverandøren ikke kreve dekket eventuelle merutgifter Leverandøren blir påført som følge av eventuell forsinkelse av leveransen på grunn av slike feil og mangler ved lokalets innredning eller teknisk plattform som Leverandøren burde ha oppdaget ved forsvarlig inspeksjon Installasjon - Installasjonsdag Leverandøren er ansvarlig for å installere og ferdigstille utstyr og/eller programmer slik at de fungerer som en helhet i henhold til de krav og spesifikasjoner som fremgår av avtalen. Det skal gis skriftlig melding til Kunden om at installasjonen er gjennomført og at leveransen er klar til bruk innen den frist som er angitt i bilag 4. Første virkedag etter at slik melding er mottatt av Kunden anses som installasjonsdag. Med virkedager menes de dagene som ikke er lørdager, søndager og offentlige høytids- og helligdager, og heller ikke jule- og nyttårsaften. Dersom det er åpenbart at installasjonen er så mangelfull at den ikke tilfredsstiller kravene etter avtalen, kan Kunden bestride meldingen innen fem (5) virkedager og installasjonsdag anses ikke som inntruffet. Tilsvarende prosedyre gjelder for eventuelle nye meldinger om installasjon. 2.2 KUNDENS AKSEPTANSETEST Plan for Kundens akseptansetest Kunden skal i samarbeid med Leverandøren utarbeide og ha ansvar for en plan for Kundens akseptansetest med testprosedyrer som godtgjør at levert utstyr/og eller programmer tilfredsstiller avtalte krav (akseptansetestplanen), som grunnlag for Kundens gjennomføring av sin helhetlige undersøkelse i akseptansetesten. Leverandøren skal innen den frist som er angitt i bilag 4, på bakgrunn av de krav som er stilt til leveransen, utarbeide grunnlagsmateriale til akseptansetestplanen. Grunnlagsmaterialet skal inkludere akseptanseprosedyrer og akseptansekriterier, som muliggjør Kundens videre arbeid med akseptansetestplanen. Akseptansetestplanen skal beskrive hvordan Kundens akseptansetest skal gjennomføres, og inneholde detaljerte beskrivelser av hvilke tester som skal gjennomføres, samt kriterier for aksept. Kunden skal forelegge forslag til akseptansetestplan for Leverandøren til uttalelse senest 30 (tretti) virkedager før akseptansetesten skal starte. Leverandøren skal vurdere akseptansetestplanen og gi skriftlig tilbakemelding på om den anses dekkende for å oppnå tilfredsstillende testing av løsningen. Hvis Leverandøren anser at akseptansetestplanen ikke er dekkende skal han gi Kunden skriftlig tilbakemelding om hva som bør rettes for at den skal kunne anses dekkende. Leverandørens EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 9

22 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 tilbakemelding skal foreligge senest 10 (ti) virkedager etter at akseptansetestplanen er mottatt av Leverandøren. Andre frister kan avtales i bilag Definisjon av feilnivåer Kundens akseptansetest skal, hvis ikke annet avtales, ta utgangspunkt i følgende definisjoner av feil: Nivå Kategori Beskrivelse A Kritisk feil - Feil som medfører at systemet stopper, at data går tapt eller at andre funksjoner som er kritiske for Kunden ikke er levert eller ikke virker som avtalt. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende og dette medfører at Kunden ikke kan bruke systemet eller vesentlige deler av det. B Alvorlig feil - Feil som fører til at funksjoner som er viktige for Kunden ikke virker som beskrevet i avtalen og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende og dette medfører at Kunden ikke kan benytte funksjoner som er viktige for Kunden. C Mindre alvorlig - Feil som fører til at enkeltfunksjoner ikke virker som feil avtalt, men som Kunden relativt lett kan omgå. - Dokumentasjonen er mangelfull, upresis eller kan lett Akseptansetestens omfang Kundens akseptansetest skal omfatte programvare og/eller utstyr som inngår i leveransen, jf bilag 1 og 2. Er ikke annet avtalt i bilag 5, skal Kundens akseptansetest omfatte følgende tester: a) funksjonstest b) robusthetstest c) integrasjonstest d) volum-, kapasitets- og svartidstest e) gjennomgang av all dokumentasjon f) installasjonstest g) test av driftsprosedyrer, herunder sikkerhetskopiering Gjennomføring av Kundens akseptansetest Akseptansetesten skal gjennomføres etter installasjonsdag, og skal for øvrig påbegynnes og avsluttes i henhold til de fristene som fremgår av bilag 4. Kundens akseptansetest skal gjennomføres slik som beskrevet i bilag 5, og i henhold til akseptansetestplanen, jf. punkt Kunden skal føre protokoll for hele testen som viser hvilke tester som er utført, og for hvert enkelt testområde: EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

23 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 a) når testen ble utført b) hvem som utførte testen c) resultat av testen Alle feil som meldes under Kundens akseptansetest skal om mulig være dokumentert, slik at de kan reproduseres. Alle feil som meldes skal være kategorisert av Kunden som A-, B- eller C-feil, jf. pkt Kunden er forpliktet til å holde fremdriftsplanen for testen. Kunden skal melde feil til Leverandøren fortløpende og Leverandøren skal utbedre feilene uten ugrunnet opphold. Hvis Kunden blir hindret i sin gjennomføring av testen fordi Leverandøren ikke holder avtalt fremdrift ved utbedring av feil, skal Kunden stoppe testen til Leverandøren har foretatt nødvendige rettinger. Den tiden testen har vært stoppet, skal legges til perioden for Kundens akseptansetest. Leverandøren skal dokumentere sitt system for versjonskontroll. Kunden kan likevel velge å reteste tidligere rettede feil ved mottakelse av hver nye versjon. Hvis Leverandøren leverer versjoner hvor tidligere utbedrede feil ikke er rettet, skal Kundens akseptansetest stoppes til Leverandøren har foretatt nødvendige rettinger. Den tiden testen har vært stoppet, skal legges til testperioden. Inntreffer det under testen feil eller andre problemer relatert til testen som medfører at videre testing er formålsløst, skal testen avbrytes og påbegynnes fra starten av når forholdet er utbedret. Protokollen for testen skal underskrives av begge parters representanter, som beholder hvert sitt underskrevne eksemplar Godkjennelse av Kundens akseptansetest Hvis Kunden godkjenner akseptansetesten, må Kunden gi Leverandøren skriftlig melding om dette uten ugrunnet opphold. Slik melding kan gis i protokollen. Testen anses under enhver omstendighet som godkjent hvis ikke Kunden innen 10 (ti) virkedager etter at testen skal være avsluttet i henhold til akseptansetestplanen, medregnet eventuelle tillegg grunnet forhold som beskrevet i punkt 2.2.4, skriftlig har meddelt Leverandøren at den ikke er godkjent. Akseptansetesten anses også som godkjent dersom Kunden velger å sette løsningen i drift før testen er godkjent av Kunden. Kunden kan ikke nekte å godkjenne testen på grunn av forhold som er uvesentlige for Kundens bruk av leveransen. A- og B-feil anses hver for seg som vesentlige, med unntak av B-feil som ikke er vesentlige for Kundens mulighet til å sette programvaren i drift og påbegynne godkjenningsperioden. C-feil anses som uvesentlige, hvis ikke flere C-feil samlet sett medfører at godkjennelse vil være klart urimelig. Feil som kun har oppstått en gang, og som ikke har latt seg gjenskape i akseptansetestperioden, anses ikke som feil i forhold til godkjenning av testen. Kunden kan sette som vilkår for å godkjenne testen at det foreligger en realistisk plan for snarest mulig utbedring av alle feil. Hvis Kunden ikke godkjenner testen, skal det begrunnes skriftlig. Kundens anførsel i protokollen anses som tilstrekkelig skriftlig begrunnelse, forutsatt at det klart er angitt at testen underkjennes. Hvis Leverandøren gjør gjeldende at nektelsen er EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

24 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 urettmessig, herunder at Leverandøren er uenig i kategoriseringen av feil, må det gis skriftlig melding om dette senest innen 5 (fem) virkedager. Hvis Kunden fremdeles ikke godkjenner testen, skal tvisten løses etter kapittel 16. Hvis Leverandøren ikke bestrider Kundens nektelse, skal Leverandøren innen 5 (fem) virkedager sende Kunden en tidsplan for utbedring av feilene ved leveransen. Leverandøren skal gi Kunden skriftlig melding når utbedringen er gjort. Utbedringer anses ikke utført før de er forsvarlig testet av Leverandøren. Tester skal omfatte alle deler av leveransen som kan være påvirket av feilene. Kunden skal så snart Leverandøren har meldt at feilene er utbedret og testet, fortsette sin akseptansetest. Kunden har krav på rimelig tilleggstid til å utføre slik testing. Godkjenningsperioden kan først begynne når akseptansetesten er godkjent. Kundens godkjennelse av akseptansetesten er ikke til hinder for at Kunden senere kan kreve utbedret feil og mangler som Kunden ikke oppdaget under testen, eller feil som ikke er rettet av Leverandøren i akseptansetestperioden Idriftsettelse Programvare og/eller utstyr skal settes i ordinær drift etter at Kundens akseptansetest er vellykket gjennomført og godkjent, og innen den fristen som er angitt i bilag 4. Partenes plikter i forbindelse med idriftsettelse er spesifisert i bilag GODKJENNINGSPERIODE OG LEVERINGSDAG Varighet Fra og med den dagen leveransen er satt i ordinær drift løper en godkjenningsperiode på 3 (tre) måneder, med mindre annen varighet er avtalt i bilag 5. Hvis oppstart av ordinær drift blir forsinket som følge av Kundens forhold løper godkjenningsperioden likevel fra avtalt tidspunkt, med mindre Kunden anmoder om endring av fremdriftsplanen i henhold til kapittel Kundens undersøkelsesplikt Kunden skal i løpet av godkjenningsperioden gjennomføre en undersøkelse av om leveransen er i samsvar med det som er avtalt. Kundens undersøkelse i godkjenningsperioden skal gjennomføres med utgangspunkt i de ordinære daglige drifts- og arbeidsoppgavene. En nærmere spesifisering av innholdet i godkjenningsperioden med konkret angivelse av de undersøkelsene som Kunden skal gjennomføre, er angitt i bilag Håndtering av feil I godkjenningsperioden skal Kunden fortløpende gi Leverandøren skriftlig melding om eventuelle feil, med beskrivelse av feilene, etter prosedyrer som eventuelt er avtalt i bilag 5. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

25 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Hvis ikke annet er avtalt i bilag 5 skal eventuelle feil være utbedret senest innen utgangen av godkjenningsperioden. Hvis Kunden finner, og skriftlig påberoper seg A-feil, anses grunnlaget for videre undersøkelse i godkjenningsperioden umuliggjort. Godkjenningsperioden skal anses stoppet fra den dagen Kunden sender melding, og starter ikke igjen før Leverandøren har utbedret feilene etter reglene i Tilsvarende gjelder for B-feil som alene eller sammen gjør videre undersøkelse umulig eller svært vanskelig eller som i vesentlig grad reduserer verdien av undersøkelsen for Kunden så lenge feilen(e) består. Leverandøren skal så raskt som mulig utbedre feilene og teste feilrettingen slik det fremgår av punkt 2.3.4, fjerde ledd Endelig godkjenning Leveringsdag Kunden skal før utløpet av godkjenningsperioden sende Leverandøren en skriftlig melding om resultatet av undersøkelsen, og om leveransen anses å være i samsvar med det avtalte og dermed kan godkjennes, eller ikke. Er slik melding ikke sendt innen utløpet av godkjenningsperioden anses leveransen likevel som godkjent (ved passivitet). Kunden kan ikke nekte å godkjenne leveransen på grunn av forhold som er uvesentlige for Kundens bruk av leveransen. A- og B-feil anses hver for seg som vesentlige. C-feil anses som uvesentlige, hvis ikke flere C-feil samlet sett medfører at godkjennelse vil være klart urimelig. Kunden kan sette som vilkår for godkjenning av leveransen at det foreligger en realistisk plan for snarest mulig utbedring av alle feil. Hvis Kunden ikke godkjenner at leveransen er i samsvar med det avtalte, skal det begrunnes skriftlig. Hvis Leverandøren gjør gjeldende at nektelsen er urettmessig, herunder at Leverandøren er uenig i kategoriseringen av feil, må det gis skriftlig melding om dette og senest innen 5 (fem) virkedager fra mottak av Kundens melding om nektelse. Hvis Kunden fremdeles ikke godkjenner leveransen, skal tvisten løses etter kapittel 16. Hvis Leverandøren ikke bestrider Kundens nektelse, skal Leverandøren innen 5 (fem) virkedager sende Kunden en plan for utbedring av feilene ved leveransen. Leverandøren skal gi Kunden skriftlig melding når utbedringen er gjort. Utbedringer anses ikke utført før de er forsvarlig testet av Leverandøren. Tester skal omfatte alle deler av leveransen som kan være påvirket av feilene. Kunden skal så snart Leverandøren har meldt at feilene er utbedret, fortsette sin undersøkelse av det utbedrede i godkjenningsperioden. Hvis leveransen ikke godkjennes skal godkjenningsperioden utvides til vilkårene for godkjenning er oppfylt. Første virkedag etter at leveransen er eller anses godkjent, er leveringsdag. Fra leveringsdagen har Kunden garanti som bestemt i kapittel 4. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

26 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Kundens godkjennelse er ikke til hinder for at Kunden senere kan kreve utbedret feil og mangler som Kunden ikke oppdaget i godkjenningsperioden, eller feil som ikke er rettet av Leverandøren i godkjenningsperioden. Leverandørens eventuelle krav på dekning av ekstra utgifter er regulert i punkt AVBESTILLING Kunden kan helt eller delvis avbestille leveransen under denne avtalen med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Ved slik avbestilling skal Kunden betale: a) Det beløp som Leverandøren har til gode for den del av leveransen som allerede er gjennomført b) Leverandørens nødvendige og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering av personell. c) Andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandøren påføres som følge av avbestillingen, herunder utlegg og kostnader som Leverandøren har pådratt seg før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger. I tillegg skal Kunden betale et avbestillingsgebyr som er lik det minste av: - 4 (fire) prosent av kontraktsprisen eller - 6 (seks) prosent av den del av kontraktsprisen som ikke er betalt på avbestillingstidspunktet og heller ikke er betalt i henhold til punkt a) ovenfor. Annet avbestillingsgebyr kan avtales mellom partene i bilag 7. Ved delvis avbestilling skal avbestillingsgebyret beregnes på grunnlag av det avbestiltes andel av kontraktsprisen. 3. ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN 3.1 RETT TIL ENDRINGER AV AVTALENS INNHOLD (LEVERANSEENDRING) Kunden har rett til å gi pålegg om endring med hensyn til økning eller reduksjon i omfang, karakter, art, kvalitet eller utførelse av leveransen, samt endring i fremdriftsplanen forutsatt at endringen ligger innenfor hva partene med rimelig grunn kan ha forventet da avtalen ble inngått. Leverandøren er dog ikke forpliktet til å utføre endringsarbeider som samlet utgjør mer enn 15 (femten) prosent netto tillegg til den opprinnelige kontraktsprisen, med mindre det er snakk om en omtvistet endringsordre etter punkt 3.8. Dersom Leverandørens samlede vederlag etter fradrag og tillegg reduseres med mer enn 15 (femten) prosent av den opprinnelige kontraktsprisen, skal reduksjonen behandles som delvis avbestilling, jf. punkt 2.4. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

27 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april ENDRINGSOVERSLAG Leverandøren skal senest innen 10 (ti) virkedager fra mottak av skriftlig anmodning om endringen utrede aktuelle risiko- og endringskonsekvenser og gi et prisestimat. Ved anmodning om store endringer, kan partene avtale en forlengelse av fristen med det antall dager som er rimelig. Utredningen skal minimum omfatte følgende punkter: a) beskrivelse av endringen b) beskrivelse av omfang og tidsforbruk for arbeid som må utføres som en følge av endringen c) virkningen på kravspesifikasjon/løsningsspesifikasjon/detaljspesifikasjon d) virkningen på krav til Kundens tekniske plattform e) virkning på kontraktsprisen med detaljert angivelse av beregningsgrunnlag, jf punkt 3.5 f) virkning på fremdriftsplan, jf punkt 3.5 g) endrede krav til Kundens medvirkning h) endringer i testplaner og testkriterier i) betydning for fremtidig vedlikehold av leveransen Dokumenterte kostnader i forbindelse med utarbeidelse av endringsoverslag dekkes av Kunden i henhold til gjeldende priser og betingelser for tilleggsarbeider, jf. bilag 7. Hvis det i bilag 7 er angitt standardpriser for utarbeidelse av endringsoverslag har Leverandøren ikke rett til å få dekket kostnader utover dette med mindre Kunden skriftlig har godkjent et mer omfattende estimat på forhånd. Dersom utarbeidelsen av endringsoverslag i seg selv krever endringer i fremdriftsplanen, kan Leverandøren kreve justering av planen. 3.3 ENDRINGSORDRE Hvis Kunden aksepterer Leverandørens utredning og pris, skal Kunden gi Leverandøren beskjed om at Kunden ønsker endringen utført ved å utstede en endringsordre. Endringsordren skal undertegnes av Kunden. Leverandøren skal deretter innen 10 (ti) virkedager fra Leverandøren mottar undertegnet endringsordre, sørge for at endringsordren blir innarbeidet i avtalen, slik at endringer i spesifikasjoner, fremdriftsplan, teknisk plattform, tester, krav til Kundens medvirkning samt endring av kontraktpris, fremkommer i avtalen. Endringene skal fremlegges Kunden for godkjenning. Betingelsene i avtalen gjelder også for endringsordrer hvis det ikke uttrykkelig er sagt noe annet i endringsordren. 3.4 DOKUMENTASJON AV ENDRINGEN Endringer av leveransen som angitt i kapittel 3 skal skje skriftlig, og skal undertegnes av bemyndiget representant for partene. Leverandøren skal føre en EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

28 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 9, og uten ugrunnet opphold gi Kunden en oppdatert kopi. 3.5 KONSEKVENSER AV ENDRINGSORDRE Dersom Kunden krever en endring har Leverandøren rett til å kreve endringer i kontraktpris og fremdriftsplan eller øvrige forhold, jf. punkt 3.2 som er forårsaket av Kundens endringskrav. Endringer i kontraktsprisen skal beregnes med utgangspunkt i de timeprisene eller andre enhetspriser som fremgår av bilag 7, såfremt endringsarbeidet i det vesentlige er likeartet med arbeider det er fastsatt timepris eller enhetspris for. I andre tilfeller enn de som er nevnt i forrige avsnitt, skal Leverandøren fremsette et tilbud på tillegg eller fradrag for endringene. Tilbudet skal reflektere det generelle prisnivået i denne avtalen. Dersom det kreves endringer og/eller tillegg som i utgangspunktet ville medført endring i avtalt installasjonsdag eller leveringsdag skal Leverandøren så langt det er praktisk mulig forsøke å forsere gjennomføringen slik at avtalt installasjonsdag eller leveringsdag likevel kan overholdes. Forsering skal i så fall anses som en endring som skal behandles i henhold til reglene i kapittel 3. Når Leverandøren mottar endringsordren skal den iverksettes uten ugrunnet opphold. Dette gjelder selv om endringsordrens virkning på kontraktsprisen, fremdriftsplanen eller andre betingelser i avtalen ennå ikke er endelig fastsatt, jf. Punkt TVIST OM KONSEKVENSENE AV EN ENDRING Dersom partene er enige om at det foreligger en endring, men er uenige om endringens virkning på kontraktsprisen, skal Kunden betale et foreløpig vederlag beregnet etter reglene i punkt 3.5. Dersom det ikke er krevd avgjørelse fra en uavhengig ekspert eller mekler eller reist søksmål for endringsarbeidet innen 6 (seks) måneder etter leveringsdagen eller den dagen varsel om heving eller avbestilling ble mottatt av Leverandøren, skal det utbetalte vederlaget anses som endelig. Leverandøren skal stille sikkerhet for vederlaget frem til det tidspunktet da vederlaget anses endelig fastsatt. 3.7 UENIGHET OM DET FORELIGGER EN ENDRING Krever Kunden i form av pålegg, spesifikasjoner, eller på annen måte utført et nærmere bestemt arbeid som Leverandøren mener ikke inngår som en del av hans forpliktelser i henhold til avtalen, skal Leverandøren skriftlig kreve at Kunden utferdiger en endringsordre. Leverandøren skal sammen med krav om endringsordre sende Kunden utredning av aktuelle risiko- og endringskonsekvenser, og gi et prisestimat (endringsoverslag) i henhold til punkt 3.2. Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av endringsoverslag dekkes ikke av Kunden dersom det ikke utstedes en endringsordre i henhold til punkt 3.3. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

29 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Unnlater Leverandøren å fremsette slikt krav uten ugrunnet opphold, skal arbeidet anses å være en del av Leverandørens forpliktelse i henhold til avtalen, og Leverandøren taper sin rett til å påberope seg arbeidet som grunnlag for fristforlengelse, ekstra vederlag eller erstatning. 3.8 OMTVISTET ENDRINGSORDRE Dersom Leverandøren har krevd at Kunden utferdiger endringsordre i henhold til punkt 3.7, skal Kunden innen rimelig tid utstede endringsordre i henhold til punkt 3.3 eller skriftlig frafalle kravet. Dersom Kunden anser at arbeidet er en del av leveransen, skal det uttrykkelig angis at endringsordren er omtvistet (omtvistet endringsordre). Endringsordren skal inneholde en begrunnelse for hvorfor Kunden anser at endringsordren er omtvistet. Selv om endringsordren er omtvistet, har Leverandøren plikt til å utføre det som er pålagt mot sikkerhetsstillelse fra Kunden. Krav om sikkerhetsstillelse gjelder ikke dersom Kunden er en norsk offentlig virksomhet. 3.9 TVISTELØSNING OMTVISTET ENDRINGSORDRE Hvis Leverandøren har mottatt en omtvistet endringsordre, må Leverandøren innen 6 (seks) måneder etter å ha mottatt den omtvistede endringsordren enten kreve en avgjørelse fra en uavhengig ekspert eller mekler, eller reise søksmål eller bringe tvisten inn for voldgift for å få sitt krav endelig avgjort, jf kapittel 16. Gjør ikke Leverandøren det, anses arbeidet å være en del av Leverandørens plikter etter avtalen. 4. GARANTIPERIODE 4.1 GARANTIENS OMFANG Med mindre annet er avtalt i bilag 8 er garantiperioden 2 (to) år for utstyr og 1 (ett) år for programmer regnet fra leveringsdag, jf punkt 2.3. Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i garantiperioden uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler, skifte ut defekte deler på utstyr og foreta feilretting i programmer som omfattes av denne avtalen. Kunden må ha påberopt seg feil senest innen utløpet av garantiperioden. 4.2 YTELSESNIVÅ Vedlikeholdstjenester og serviceytelser utover garantiytelsene skal spesifiseres og prises i egen avtale, jf punkt 1.5. Hvis partene har inngått avtale om vedlikehold og service skal ytelsesnivået i denne avtalen legges til grunn også for garantiytelsene. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

30 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Dersom avtale om vedlikehold eller service ikke er inngått, eller partene ønsker det av andre grunner, skal ytelsesnivået i garantiperioden spesifiseres i bilag 1 og/eller 2. For øvrig skal arbeidet med å avhjelpe feil og mangler påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Hvis Leverandøren velger å rette feil i garantiperioden ved å levere en ny versjon av programvaren, har Leverandøren ikke krav på vederlag for den nye versjonen selv om denne inneholder forbedringer. Leverandøren kan bare feilrette ved levering av ny versjon dersom Kunden kan nyttiggjøre seg denne på Kundens eksisterende tekniske plattform. 4.3 EKSTRA VEDERLAG Hvis mangler som burde ha vært oppdaget under godkjenningsperioden først påberopes på et senere tidspunkt, kan Leverandøren kreve vederlag for de ekstra utgiftene Leverandøren eventuelt påføres som følge av sen reklamasjon. Ved feil og mangler som ikke dekkes av garantien, skal Leverandøren yte samme tjeneste som avtalt ovenfor, men da som en fakturerbar tjeneste. Hvis ikke annet er avtalt, legges Leverandørens listepris for slike tjenester til grunn. 5. LEVERANDØRENS PLIKTER 5.1 LEVERANDØRENS ANSVAR FOR SINE YTELSER Leverandøren har ansvar for at den samlede leveransen (den helhetlige løsningen) dekker de funksjoner og krav som er spesifisert i avtalen. Det er Leverandørens ansvar at leveransen er tilpasset den tekniske plattformen som er spesifisert i bilag 2 og 3, jf punkt 1.1, og at leveransen fungerer sammen med øvrig programvare som er spesifisert i bilag 1 og bilag KRAV TIL LEVERANDØRENS RESSURSER OG KOMPETANSE Leverandøren innestår for at leveransen blir gjennomført med tilstrekkelig kvalitative og kvantitative ressurser og kompetanse, ut fra kravene i avtalen. Leverandørens prosjektleder og øvrig nøkkelpersonell er angitt i bilag 6. Personer som i bilag 6 er spesifisert som nøkkelpersonell skal, innen rammen av Leverandørens styringsrett som arbeidsgiver, ikke kunne skiftes ut uten forutgående godkjenning fra Kunden. Slik godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn. Nøkkelpersonellets reelle deltagelse i utførelsen av Leveransen kan ikke reduseres uten forutgående godkjenning fra Kunden. Personell som Kunden på saklig grunnlag ikke ønsker å benytte eller ønsker skiftet ut, skal snarest mulig erstattes med annet personell med minst tilsvarende kompetanse. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

31 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Utskiftninger av personell skal ikke påvirke prosjektets fremdrift eller påføre Kunden økte kostnader. 5.3 BRUK AV UNDERLEVERANDØR Leverandørens bruk og utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Underleverandør som er godkjent skal angis i bilag SAMARBEID MED TREDJEPART Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning Kunden finner dette nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene angitt i denne avtalen. Omfanget av slik bistand, samt eventuelt vederlag, avtales nærmere i bilag 6. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med Kunden. Leverandøren er imidlertid fritatt for pliktene som er nevnt i dette punktet hvis Leverandøren sannsynliggjør at slikt samarbeid vil innebære en vesentlig ulempe i forhold til Leverandørens eksisterende underleverandører eller øvrige forretningsforbindelser. 5.5 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Kunden har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 1

32 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan Kunden kreve at Leverandøren og underleverandører legger frem dokumentasjon for Kunden om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 6. KUNDENS PLIKTER 6.1 KUNDENS ANSVAR OG MEDVIRKNING Kunden påtar seg ansvaret for å ha gitt uttrykk for formålet med anskaffelsen og sine krav og behov i bilag 1 på en klar måte, som grunnlag for Leverandørens ytelser. Dersom det er angitt i bilag 2 at Kundens tekniske plattform må oppgraderes, jf punkt 1.1, skal Kunden selv sørge for slik oppgradering, med mindre annet er angitt i bilag 1 og/eller 2. Kunden skal bidra til å legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter etter denne avtalen. Kunden skal medvirke til leveransens gjennomføring som spesifisert i bilag 2, i henhold til de frister som er angitt i bilag BRUK AV TREDJEPART Kunden kan fritt engasjere tredjepart til å bistå seg i forbindelse med sine oppgaver under avtalen. Disse angis i bilag 6. Leverandøren skal varsles om Kundens valg av tredjepart og kan motsette seg engasjementet dersom Leverandøren kan påvise at dette medfører vesentlig forretningsmessig ulempe for Leverandøren. 7. PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR 7.1 MØTER Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Annen frist og rutiner for møtene kan avtales i bilag ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØR OG TREDJEPART Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør eller Kunden engasjerer tredjepart til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om parten selv stod for utførelsen. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

33 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Hvis Kunden er en offentlig virksomhet er taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.3. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter leveringsdag, med mindre annet følger av lov eller forskrift. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

34 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 8.1 VEDERLAG Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser fremgår av bilag 7. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt, og dekkes etter Statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Reisetid faktureres bare hvis det er avtalt i bilag 7. Med mindre annet er angitt i bilag 7 er alle priser oppgitt eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelle andre avgifter. Alle priser er i norske kroner. Prisene inkluderer også Leverandørens forsikring frem til risikoen for hendelig uhell går over på Kunden. 8.2 FAKTURERING Betaling skal skje etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at Kunden enkelt kan kontrollere fakturaen i forhold til det avtalte vederlag. Alle fakturaer for løpende timer skal være vedlagt detaljert spesifikasjon over påløpte timer. Utlegg skal angis særskilt. Betalingsplan og øvrige betalingsvilkår fremgår av bilag FORSINKELSESRENTER Hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven). 8.4 BETALINGSMISLIGHOLD Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kunden gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 8.5 PRISENDRINGER Prisen kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Endringer i valutakurser som påvirker kostnader Leverandøren har i forbindelse med ytelsene, kan gjøres gjeldende overfor Kunden med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Hvis økninger i valutakurser er grunnlag for endringer i vederlaget, skal vederlaget tilsvarende settes ned uten at Kunden må kreve det hvis valutakursene senere synker. Timepris for tjenester kan endres hvert årsskifte tilsvarende økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt i bilag 7. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

35 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer fremgår av bilag EKSTERNE RETTSLIGE KRAV, PERSONVERN OG SIKKERHET 9.1 EKSTERNE RETTSLIGE KRAV OG TILTAK GENERELT Kunden skal i bilag 1 identifisere hvilke rettslige eller partsspesifikke krav som har relevans for inngåelse og gjennomføring av denne avtalen. Det kan være krav fra generelle regelverk; lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift 15. desember 2000 nr om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften), offentleglova, forvaltningsloven, forskrift 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften), og krav fra sektorspesifikt regelverk. Kunden skal vurdere hvorvidt det er krav til standarder etter Referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor som må ivaretas i leveransen. Det er Kundens ansvar å konkretisere relevante krav for leveransen i bilag 1. Leverandøren skal i bilag 2 beskrive hvordan Leverandøren ivaretar disse kravene gjennom sin løsning. Hver av partene har ansvar for å følge opp sine respektive plikter i henhold til slike rettslige krav. Hver av partene dekker i utgangspunktet kostnadene ved å følge rettslige krav som gjelder parten selv, og partens virksomhet. Ved endringer i rettslige krav eller myndighetskrav som angår Kundens virksomhet, og som medfører behov for endringer i leveransen etter avtaleinngåelsen, dekkes kostnadene ved endringene og merarbeidet av Kunden, jf kapittel PERSONOPPLYSNINGER Hvis det er relevant for avtalen, skal partene i bilag 1 og 2 gjøre det klart hvordan personopplysninger skal behandles, samt om og eventuelt hvordan de kan overlates til andre for lagring og bearbeiding. Partene skal i bilag 1 og 2 inkludere regulering av relevante tiltak som følger av personopplysningsloven med forskrift, herunder oppfyllelse av kravene om sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi, risikovurdering og forholdsmessig sikring av opplysningene. 9.3 KRAV TIL ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON OG SAKSBEHANDLING Hvis Kunden i egenskap av offentlig virksomhet har behov for å formulere krav til elektronisk kommunikasjon eller saksbehandling i bilag 1, skal Kunden vise til og ta utgangspunkt i kravene i forvaltningslovens eforvaltningsforskrift, herunder kravene til sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi. Leverandøren skal tilsvarende i bilag 2 gi svar på hvordan slike eventuelle krav kan ivaretas. 9.4 SIKKERHETSGRADERT MATERIALE Ved behov for tilgang til materiale (informasjon og objekter) som er sikkerhetsgradert på de tre høyeste nivåene, skal den nærmere håndteringen av EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

36 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 behovene fremgå av henholdsvis bilag 1 og 2, inkludert de tidsmessige aspektene ved sikkerhetsklarering mv. Dette gjelder i den grad etterlevelse av kravene i sikkerhetsloven med forskrifter (av hensyn til rikets sikkerhet og andre vitale, nasjonale sikkerhetsinteresser mv.) har relevans for avtalen. 10. EIENDOMS- OG DISPOSISJONSRETT 10.1 EIENDOMSRETT TIL UTSTYR Utstyr som leveres etter denne avtalen blir Kundens eiendom fra og med installasjonsdagen, jf punkt Eiendomsrettens overgang medfører at Kunden får full faktisk og rettslig råderett over utstyret, med de begrensningene som er gjort i denne avtalen eller i avtale om vedlikehold og programservice. Eventuell salgspant kan avtales i bilag DISPOSISJONSRETT TIL PROGRAMMER Begrenset disposisjonsrett Kunden får en begrenset disposisjonsrett til programvaren som inngår i leveransen. Disposisjonsretten omfatter de rettigheter som er nødvendig for at Kunden skal kunne utnytte leveransen som avtalt, herunder rett til å fremstille det antall eksemplarer av programmene som følger av normale drifts- og sikkerhetsrutiner. Leverandøren har ansvaret for at Kunden får den avtalte disposisjonsretten til programmene, og at den kan utnyttes uten hinder av andres opphavsrett, eller andre rettigheter. Vederlaget for disposisjonsretten til programmene, herunder eventuelle forutsetninger og begrensninger, f. eks i forhold til antall brukere eller sted/utstyr for utøvelse av disposisjonsretten, er beskrevet i bilag Endringer i programmer Dersom Kunden har avtalemessig tilgang til kildekode til programmene, kan Kunden på eget ansvar foreta endringer og modifikasjoner i programmene hvis ikke det motsatte er avtalt i bilag til denne avtalen. Leverandøren har ikke ansvar for endringer eller modifikasjoner som Kunden har foretatt, med mindre dette er uttrykkelig avtalt i bilag eller i det enkelte tilfellet Rettigheter til tilpasninger Leverandøren beholder opphavsretten til tilpasninger som utvikles spesielt for Kunden med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet. Kunden får en tidsubegrenset, vederlagsfri og ikke-eksklusiv rett til å utnytte de enkelte deler av programvaren som utvikles eller tilpasses spesielt for Kunden (utvidet disposisjonsrett). Utvidet disposisjonsrett omfatter rett til å bruke, kopiere, modifisere og videreutvikle tilpasningene, enten selv eller ved hjelp av tredjepart. Kunden har rett til å gi tilsvarende utvidet disposisjonsrett til annen offentlig virksomhet. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

37 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Kildekode med tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon av tilpasningene skal overleveres til Kunden innen ti (10) virkedager etter leveringsdag med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet DISPOSISJONSRETT TIL DOKUMENTASJON Eksemplarfremstilling (kopiering) Leverandøren skal gjøre tilgjengelig det antall eksemplarer av dokumentasjonen som Kunden ønsker, til de priser som er angitt i bilag 7. Kan Leverandøren ikke stille det nødvendige antall eksemplarer til disposisjon, kan Kunden selv fremstille dem for eget bruk. For slike eksemplarer betales ikke vederlag Endringer i dokumentasjon Kunden kan på eget ansvar gjøre de endringene, tillegg mv. i dokumentasjonen for sin bruk som Kunden anser hensiktsmessig Dokumentasjon av tilpasninger Kunden får tilsvarende disposisjonsrett til dokumentasjon som er utarbeidet i forbindelse med tilpasninger, jf punkt , som Kunden har til tilpasningene. Dette gjelder også opplæringsmateriale FELLESREGLER FOR PROGRAMMER OG DOKUMENTASJON Merking av programmer og dokumentasjon Hvis det originale eksemplaret av programmer eller dokumentasjon som Leverandøren gjør tilgjengelig for Kunden, er merket med rettighetsangivelse ("copyright notice"), skal Kunden påføre tilsvarende merke på alle de eksemplarene Kunden fremstiller i henhold til avtalen Disposisjonsrettens varighet Disposisjonsretten løper fra avtalens undertegning, uten noen tidsbegrensning eller oppsigelsesadgang, med mindre annet er avtalt i bilag 7. Dersom det er avtalt disposisjonsrett med løpende vederlag kan disposisjonsretten sies opp av Kunden med 3 (tre) måneders varsel. Disposisjonsretten opphører ved utløpet av vedkommende kalendermåned. Ved oppsigelse reguleres et eventuelt løpende vederlag for disposisjonsretten for hele avtaleperioden frem til oppsigelsen trer i kraft, eventuelt etter nærmere bestemmelser i bilag 7. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

38 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april Tilbakelevering eller destruksjon ved opphør av disposisjonsrett Ved opphør av avtalen om disposisjonsrett til programmer plikter Kunden å levere tilbake eller slette alle eksemplarer av programmene som avtalen omfattet, og som finnes hos Kunden. Det samme gjelder eksemplarer av dokumentasjon FRI PROGRAMVARE Generelt om fri programvare Med fri programvare menes programvare som blir tilbudt under alminnelig anerkjente fri programvarelisenser Fri programvarelisens gir f. eks Kunden rett til å bruke programvaren til valgfritt formål og i valgfritt omfang, og tilgang til programvarens kildekode og dokumentasjon, rett til å undersøke og endre programvaren, til å fremstille eksemplarer av programvaren og til å gjøre endringer og forbedringer i programvaren tilgjengelig for allmennheten. Dersom fri programvare skal benyttes i forbindelse med leveransen, skal Leverandøren utarbeide en oversikt over den aktuelle fri programvare. Oversikten inntas i et eget kapittel i bilag 2 sammen med kopi av de lisensbetingelsene som gjelder for den aktuelle frie programvare. Leverandøren skal påse at det ikke benyttes fri programvare med lisensbetingelser som er uforenlige med kravene til leveransen eller som er uforenlige med lisensbetingelsene som gjelder for annen programvare som inngår i leveransen. Avtalens alminnelige betingelser gjelder også for de deler av leveransen som utgjøres av fri programvare med de presiseringer og unntak som fremgår nedenfor Leverandørens ansvar for leveransens samlede funksjonalitet ved bruk av fri programvare Leverandøren har ansvar for at leveransen (den samlede løsningen) tilfredsstiller kravene i avtalen, jf. punkt 5.1, uavhengig av hva som måtte følge av den enkelte fri programvare lisens. Hvis feil i fri programvare medfører at leveransen avviker fra det som er avtalt i henhold til denne avtalen, er det Leverandørens ansvar å avhjelpe feilen på en slik måte at leveransen bringes i overensstemmelse med det som er avtalt, selv om slik fri programvare er underlagt egne lisensvilkår med avvikende betingelser for feilretting. Avhjelp av feil i fri programvare kan skje på enhver måte som bringer leveransen i overensstemmelse med avtalens krav Kundens rettigheter til de deler av leveransen som er basert på fri programvare For de deler av leveransen som er basert på fri programvare, herunder tilpasning og videreutvikling av denne, får Kunden de rettigheter som er nødvendige for å kunne oppfylle vilkårene i den aktuelle fri programvarelisensen. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

39 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Rettighetene omfatter tilgang til kildekode med tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon Virkninger av videredistribusjon av fri programvare Hvis leveransen skal distribueres videre til andre, gjelder betingelsene i den aktuelle fri programvarelisensen. Hvis videredistribusjon, eller andre former for tilgjengeliggjøring, innebærer at også andre deler av leveransen enn det som opprinnelig var fri programvare vil bli omfattet av vilkårene i en fri programvarelisens, skal Leverandøren presisere dette i bilag Leverandørens ansvar for rettsmangler ved fri programvare Leverandøren skal bare benytte fri programvare som tilbys under alminnelig anerkjente fri programvare lisenser, og som etter en forsvarlig vurdering fra Leverandørens side ikke krenker tredjeparts rettigheter. Ved vurderingen skal det bl.a. tas hensyn til hvor veletablert den aktuelle fri programvare er i markedet, Leverandørens eventuelle kjennskap til programvarens historie og opphav og om det i det relevante markedet er kjent at noen hevder at programvaren krenker deres rettigheter. Leverandøren skal redegjøre for sin vurdering i bilag 2. Hvis fri programvare som benyttes av Leverandøren i forbindelse med leveransen krenker tredjeparts rettigheter, skal Leverandøren, med de begrensninger som følger av punkt , avhjelpe rettsmanglene som angitt i punkt Leverandøren skal holde Kunden skadesløs for eventuelt idømt erstatningsansvar som skyldes rettsmangler ved fri programvare som Leverandøren har tilbudt eller etter eget valg benyttet i forbindelse med leveransen, jf. punkt Kundens ansvar ved krav om bruk av fri programvare Dersom Kunden krever bruk av bestemt fri programvare som en del av leveransen, skal Kunden selv dekke eventuelle kostnader som følge av manglende funksjonalitet forårsaket av feil eller mangler ved den frie programvare. Kunden bærer selv risikoen for rettsmangler ved fri programvare som Kunden krever skal være en del av leveransen. Kunden skal holde Leverandøren skadesløs for eventuelt idømt erstatningsansvar som skyldes rettsmangler ved fri programvare som er valgt av Kunden, jf. punkt I den utstrekning Leverandøren er kjent med at fri programvare som er krevet brukt av Kunden som en del av leveransen er uegnet til å oppfylle Kundens krav eller krenker eller av noen hevdes å krenke tredjeparts opphavsrett, skal Leverandøren påpeke dette i bilag 2, jf. punkt 1.1. Leverandøren skal, som en betalbar tilleggsytelse, bistå Kunden med å avhjelpe eventuelle mangler ved fri programvare eller rettsmangler, som er valgt av Kunden som angitt ovenfor. Hvis ikke annet er avtalt i bilag 7, legges Leverandørens standard timepris for konsulenttjenester i denne avtalen til grunn. Leverandøren kan kreve endring av avtalen i henhold til kapittel 3, dersom arbeidet med å avhjelpe slike mangler får konsekvenser for Leverandørens øvrige forpliktelser etter avtalen. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

40 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

41 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april LEVERANDØRENS MISLIGHOLD 11.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar de funksjoner, krav og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure. Kunden skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget VARSLINGSPLIKT Hvis Leverandørens ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt TILLEGGSFRIST Leverandøren kan be om tilleggsfrist som må godkjennes skriftlig av Kunden for å kunne gjøres gjeldende. For den perioden tilleggsfristen løper, kan Kunden ikke gjøre gjeldende dagbot eller erstatning. Tilleggsfrist har ingen virkning for Kundens rett til dagbot eller erstatning som er opparbeidet før tilleggsfristen AVHJELP Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold. Det er et mål for avhjelpen at ytelsen skal oppfylle de avtalte krav og spesifikasjoner og at leveransen samlet sett skal fungere som avtalt. Avhjelpen kan for eksempel skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering. I den utstrekning avhjelp ikke ytes, kan Kunden kreve forholdsmessig prisavslag eller heve avtalen i henhold til vilkårene i punkt eller Hvis Leverandøren ikke har avhjulpet misligholdet innen forutsatt eller avtalt tidsfrist eller dersom vilkårene for heving foreligger, skal Leverandøren dekke Kundens utgifter ved avhjelp fra tredjepart. Kunden kan likevel ikke la tredjepart avhjelpe mangelen før eventuell tilleggfrist er utløpt. Kunden skal varsle Leverandøren skriftlig før Kunden engasjerer tredjepart. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 2

42 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april SANKSJONER VED MISLIGHOLD Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følge av misligholdet Dagbot ved forsinkelse Blir ikke avtalt tidspunkt for installasjonsdag, oppstart godkjenningsperiode, leveringsdag eller annen frist som partene i bilag 4 har knyttet dagbøter til, overholdt, og det ikke skyldes force majeure eller Kundens forhold, foreligger en forsinkelse fra Leverandørens side som gir grunnlag for dagbot. Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. Andre dagbotsatser og annen løpetid for dagboten kan avtales i bilag 4. Så lenge dagboten løper, kan Kunden ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke hvis Leverandøren, eller noen denne svarer for, har gjort seg skyldig i forsett eller grov uaktsomhet. Hvis bare en del av den avtalte ytelsen er forsinket, kan Leverandøren kreve en nedsettelse av dagboten som står i forhold til Kundens mulighet til å nyttiggjøre seg den del av ytelsen som er levert Prisavslag Heving Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i kontraktssummen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Kunden etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd, eller etter utløpet av en tilleggsfrist hvis den utløper senere Erstatning Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinket driftsstart eller driftsavbrudd, som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

43 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Dagbøter kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse Erstatningsbegrensning Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tap av data anses som indirekte tap, bortsett fra hvor dette skyldes datahåndtering som er Leverandørens ansvar under avtalen. Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer kontraktssummen eksklusiv merverdiavgift. Har Leverandøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene. 12. KUNDENS MISLIGHOLD 12.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørens forhold, eller forhold som anses som force majeure. Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget VARSLINGSPLIKT Hvis Kunden ikke kan overholde sine plikter etter avtalen, herunder frister, skal Kunden så raskt som mulig gi Leverandøren skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når Kunden igjen kan overholde avtalt plikt BEGRENSNING I LEVERANDØRENS TILBAKEHOLDSRETT Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig og Kunden skriftlig har erkjent misligholdet eller misligholdet er fastslått gjennom en av tvisteløsningsmekanismene i kapittel HEVING Ved betalingsmislighold kan Leverandøren heve avtalen dersom Kunden ikke har gjort opp forfalt vederlag innen 60 (seksti) kalenderdager etter at Kunden har mottatt Leverandørens skriftlige varsel i henhold til punkt 8.4. Ved annet vesentlig mislighold kan Leverandøren, sende Kunden skriftlig varsel om at avtalen vil bli hevet dersom Kunden ikke innen 60 (seksti) kalenderdager etter at EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

44 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 Kunden mottok varselet har avsluttet misligholdet. Heving kan ikke skje dersom Kunden kommer ut av misligholdssituasjonen før fristens utløp ERSTATNING Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet, med mindre Kunden godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Kunden. Avtalens bestemmelse om erstatningsbegrensning i punkt , gjelder tilsvarende. 13. KRENKELSE AV ANDRES IMMATERIELLE RETTIGHETER (RETTSMANGEL) 13.1 PARTENES RISIKO OG ANSVAR FOR RETTSMANGEL Hver av partene har risikoen og ansvaret for at deres ytelser ikke krenker tredjeparters opphavsrett eller andre immaterielle rettigheter. Hvis ytelsen medfører slik krenkelse, foreligger en rettsmangel KRAV FRA TREDJEPART Hvis en tredjepart gjør gjeldende mot en av partene at ytelsen medfører rettsmangel, skal den andre parten informeres snarest mulig. Den ansvarlige parten skal for egen regning håndtere kravet. Den andre parten skal i rimelig utstrekning bistå parten med dette. En part skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe rettsmangler uten ugrunnet opphold ved a) å sørge for at den andre parten kan bruke ytelsen som før, uten å krenke tredjeparts rettigheter, eller b) å levere annen tilsvarende ytelse som ikke krenker andres rettigheter 13.3 HEVING En rettsmangel som ikke blir avhjulpet, og som er av en slik art at den har vesentlig betydning for den annen part, gir den rammede parten rett til å heve avtalen ERSTATNING AV TAP SOM FØLGE AV RETTSMANGEL En part kan kreve erstattet fullt ut idømt erstatningsansvar overfor tredjepart og eventuelle saksomkostninger, herunder partens egne kostnader til håndtering av saken, som skyldes rettsmangel. I tillegg kan parten kreve erstatning for annet tap i henhold til bestemmelsene i punkt , og EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

45 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april HEVINGSOPPGJØR Ved heving opphører Kundens rettigheter til det leverte med de forlengelser og unntak som fremgår nedenfor. Kunden kan kreve tilbakebetaling av det vederlag som er betalt, med tillegg av renter, tilsvarende NIBOR pluss 1 (en) prosent, fra det tidspunkt betaling er skjedd. Leverandøren kan kreve fradrag for verdien av eventuell nytte Kunden har hatt av det leverte før hevingen eller senere. Hvis det er nødvendig for Kundens virksomhet, har Kunden rett til å utnytte leveransen som avtalt også etter hevingen, men skal snarest mulig finne en alternativ løsning som erstatning for det leverte. Dersom hevingen skyldes Kundens mislighold, kan Leverandøren gjøre fortsatt utnyttelse betinget av at Kunden stiller tilfredsstillende sikkerhet. Ved opphør av Kundens rettigheter til det leverte, og hvis Leverandøren krever det, skal utstyr og programvare og alt annet materiale i elektronisk eller annen form, uansett medium, leveres tilbake eller slettes eller makuleres på forsvarlig måte. Leverandøren kan be om bekreftelse fra en uhildet revisor på at det er gjort. Skyldes hevingen Kundens mislighold, dekkes revisorens honorar av Kunden, ellers dekkes det av Leverandøren. Dersom avtalen omfatter tilpasninger som Kunden har rettigheter til i henhold til punkt , kan Kunden velge å beholde og fortsatt utnytte tilpasningene mot å betale Leverandøren avtalt vederlag for utført arbeid med tilpasningene. 15. ØVRIGE BESTEMMELSER 15.1 RISIKO FOR UTSTYR OG PROGRAMMER Risikoen for skade som skjer på utstyr og leverte programeksemplarer m.v. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til Kunden på installasjonsdagen. Det er Leverandørens ansvar å ha forsikring som dekker perioden frem til denne dagen. Dersom leverte programeksemplarer går til grunne etter at risikoen er gått over på Kunden, har denne likevel rett til nye programeksemplarer mot å betale Leverandørens direkte kostnader i forbindelse med å skaffe slike FORSIKRINGER Hvis Kunden er en offentlig virksomhet, står Kunden som selvassurandør. Hvis Kunden ikke står som selvassurandør, plikter Kunden å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke de kravene fra Leverandøren som følger av Kundens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

46 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009 dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden redegjøre for og dokumentere de av Leverandørens forsikringer som er relevante for oppfyllelse av denne bestemmelsen OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER I den grad Kunden er en offentlig virksomhet kan Kunden overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til annen offentlig virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelse og ansvar KONKURS, AKKORD E.L. Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning AKTSOMHET VED EKSPORT Dersom produkter, inkludert reservedeler, programmer og teknologi som Leverandøren har levert er underlagt krav om autorisasjon fra myndighetene i opprinnelsesland og/eller andre land, er Kunden ansvarlig for å innhente slike autorisasjoner ved eksport eller reeksport av produktene FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

47 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april TVISTER 16.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem innen 10 (ti) virkedager, eller en annen periode partene blir enige om, kan hver av partene forlange at tvisten blir behandlet enten ved hjelp av en uavhengig ekspert eller ved hjelp av mekling UAVHENGIG EKSPERT Partene skal i forbindelse med inngåelsen av avtalen oppnevne en uavhengig ekspert som angis i bilag 6, med den kompetansen partene mener passer best i forhold til avtalen. Hvis dette ikke er gjort, kan partene bli enige om oppnevningen av en uavhengig ekspert på tvistetidspunktet. Partene skal på forhånd velge enten a) å legge ekspertens forslag til løsning til grunn (bindende), eller b) å bruke ekspertens forslag som grunnlag for selv å komme frem til en løsning (rådgivende) Den nærmere fremgangsmåten for arbeidet bestemmes av den uavhengige eksperten, i samråd med partene MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst ved forhandlinger eller ved en uavhengig ekspert, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Mekling kan også benyttes uten forutgående bruk av uavhengig ekspert, dersom partene er enige om det. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

48 Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser Kjøpsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT april FELLESREGLER FOR UAVHENGIG EKSPERT OG MEKLING Uavhengig ekspert og/eller mekler skal ved utførelsen av sine oppdrag opptre upartisk og uavhengig. Før eksperten/mekleren påtar seg et oppdrag skal vedkommende underrette partene om mulige omstendigheter som er egnet til å skape mistanke om mangler ved vedkommendes upartiskhet eller uavhengighet. Eksperten/mekleren skal gi partene slik underretning også mens oppdraget pågår, dersom partene ikke tidligere har fått disse opplysningene, eller omstendighetene er kommet til under oppdraget. Når mekling innledes skal eksperten/mekleren informere partene om grunnlaget for sitt vederlag. Dersom ikke annet er avtalt skal hver av partene dekke sine egne kostnader og halvparten av eksperten/meklerens kostnader. Eksperten/mekleren har rett til å kreve at partene betaler et tilstrekkelig forskudd til dekning for meklerens/ekspertens kostnader og vederlag, eller at partene stiller tilstrekkelig sikkerhet. Oppdraget til uavhengig ekspert eller mekler avsluttes på én av følgende måter: a) Ved et forslag til løsning fra eksperten som partene på forhånd har avtalt skal være bindende b) Ved et skriftlig forlik eller avtale mellom partene, basert på eksperts/meklers forslag til løsning c) Ved at eksperten/mekleren meddeler partene at vedkommende ikke finner det hensiktsmessig å fortsette oppdraget, eller d) Ved at en part meddeler eksperten/mekleren at parten ønsker å avslutte oppdraget 16.6 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger, mekling eller uavhengig ekspert, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven). ***** EØS Vedlegg 1 Statens standardavtale Kjøpsavtalen Side 3

49 KONKURRANSEGRUNNLAG VEDRØRENDE ANSKAFFELSE AV PROGRAMVARE TIL INFORMASJONSTAVLER TIL BERGEN KOMMUNE Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON

50 Bilag 1 1. Innledning. Kravspesifikasjonen til programvare til informasjonstavler i Bergen kommune der dette dokumentet vil inngå som bilag 1 til SSA (Statens standard avtale for IT anskaffelser). Krav angitt i denne kravspesifikasjonen skal sammen med konkurransegrunnlaget sette rammene for programvaren til informasjonstavlene. Bergen kommune er en stor kommune med mange ansatte og mange innbyggere. Der er et utall av møtepunkter der det er naturlig å informere dem som er til stede. Dette kan være barnehager som ønsker å fortelle foreldrene hvordan dagen til barna har vært når de kommer for å hente dem, legekontor som vil informere ventende pasienter, kommunale bygg som vil vise oversikt over avdelinger, møterom ol, idrettsanlegg som vil vise arrangement og åpningstider osv. De siste årene har det vært en økende etterspørsel etter informasjonstavler for å dekke dette behovet. For å vise litt av omfanget kan man se på antall lokalisasjoner der det kan være aktuelt med informasjonstavler. Kommunen har totalt 658 eide og leide eiendommer med 3133 bygg. 112 av disse eiendommene er skoler, ca. 75 barnehager, 52 idrettsanlegg, 34 kulturhus, 73 legekontor, 10 helsestasjoner, 21 sykehjem, 18 administrasjonsbygg osv. Disse stedene har behov for lokal informasjon men også informasjon fra Bergen kommune sentralt. Mange av disse lokalitetene har allerede informasjonstavler som brukes lokalt, men for å kunne få ut informasjon fra Bergen kommune sentralt er det viktig at disse knyttes sammen i et nettverk der det er mulig å legge ut informasjon fra ulike nivåer i kommunen. Et eksempel på dette er skole hvor det kan være aktuelt å legge informasjon fra Fagavdelingen for barnehage og skole til alle ungdomskolene i Bergen kommune sammen med informasjon lokalt på de ulike ungdomsskolene. Forkortelser og uttrykk. I kravspesifikasjonen benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk. BK Bergen kommune Programvare Programvare for informasjonstavler Leverandør/Tilbyder Ansvarlig for leveransen (og vedlikehold av programvare iht. kontrakt) Systemeier Ansvarlig for at programvaren benyttes iht. lov og avtaleverk, prosjekter, utvikling, gevinstrealisering, planer og budsjetter knyttet opp mot programvaren. Systemadministrator Driftsleverandørens applikasjonsansvarlige Systemkoordinator Ansvarlig for den operative delen av systemeierskapet, herunder bl.a. å etablere og følge opp brukerstøtteapparatet, dokumentasjon, håndbøker, rutiner og kurstilbud. Sentral adm. Superbruker. Ansvarlig for brukertilgang og maler, samt opplæring og brukerstøtte. Sentral bruker Sentral bruker som kan oppdatere maler og legge ut informasjon lokalt og sentralt. Lokal adm. Lokal administrator som kan gi brukere rettigheter, oppdatere maler og legge ut informasjon lokalt. 2

51 Bilag 1 Lokal bruker Mottakere Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 SB Ramme Kjøreplan Lokal bruker som kan oppdatere og legge ut informasjon lokalt. Mottakere av informasjon fra informasjonstavler Byrådsavdeling Fagavdelinger Lokale enheter Skjermbildene som legges ut på informasjonstavlene. Et SB kan deles opp i rammer. For hvert SB settes det opp en presisering av når og hvor SB skal vises, hvor lenge, eventuelt hvor ofte og i hvilke tidsrom Målsetninger anses nådd Målsetningen med systemanskaffelsen anses som nådd når: programvaren er levert iht. kontrakt programvaren fungerer i samsvar med definerte krav. Besvarelse av kravspesifikasjonen. Det enkelte krav er listet med nummer og type krav Kolonnen M/B omhandler Må krav og Bør krav: For mer informasjon om oppfyllelse av kravene jf. Pkt 5 Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget. Kode Forklaring M Må Krav som må oppfylles B Bør Krav som bør oppfylles Kolonnen J/N/T/B i kravtabellen skal fylles ut av leverandør med følgende koder: Kode Forklaring J Ja Krav er oppfylt i den versjonen som tilbys N Nei Krav er ikke oppfylt i den versjonen som tilbys T Tilpasses Krav som kan oppfylles og tilpasningsarbeidet er inkludert i tilbudet/anbudet B Betinget Krav som kan oppfylles men dette betinger tilpasningsarbeid som ikke er inkludert i tilbudet/anbudet Krav som av leverandøren er besvart med tilpasses (T) eller betinget (B) skal kommenteres i separat dokument som følger tilbudet. Punktnumrene i kravspesifikasjonen skal benyttes som referanse i kommentardokumentet. Minimumskrav til kommentarene er at de skal gi svar på følgende: 1. Dato for når kravet blir innfridd 2. Dersom utviklingsarbeidet forutsetter ressursbruk av kunde, må dette oppgis 3. Eventuell pris for kunde for at kravet skal bli innfridd 3

52 Bilag 1 Om kolonnen for utfyllende kommentarer (UK) Kolonnen ytterst til høyre under UK (utfyllende kommentar) skal brukes på følgende vis: Der kunden krever utfyllende kommentar er det markert med et kryss (). Der det i kravteksten klart kreves utfyllende kommentarer, selv om det ikke er markert med kryss. Der leverandør ønsker å skrive utfyllende kommentar, selv om det ikke er etterspurt. Markeres i tilfelle med dobbelkryss (). Leverandør kan velge om kommentar skrives rett inn i beskrivelsefeltet under kundens tekst. (Bruk da en annen skriftfarge), eller om leverandør oppretter eget kommentardokument. Benyttes eget kommentardokument, skal punktnumrene i kravspesifikasjonen være referanse i kommentardokumentet, samt at det markeres med dobbelkryss () i kravspesifikasjonen at der er tilknyttet en kommentar. 4

53 Bilag 1 2. Funksjonelle krav Gjennom en avtale om levering av programvare for informasjonstavler ønsker BK: En sentralisert løsning for programvare til informasjonstavler Under M/B Beskrivelse J/N/ UK punkt T/B M Løsningen må være en sentralisert løsning B Skjermene bør kunne grupperes slik at SB kan legges ut til en gruppe av skjermer samtidig, det vil si i en og samme operasjon B Skjermene bør kunne være medlem av flere grupper samtidig B Programmet bør ha en kobling mot Aktive Directory (AD) slik at brukerne kan grupperes og gis rettigheter uten at de må legges til på nytt. Dette betyr at brukerne har samme brukernavn og passord som i AD og at gruppetilhørighet i AD styrer rettigheter i systemet B Brukeradministrasjonen bør være slik at man på en entydig måte kan tilordne brukere rettigheter B Brukeradministrasjonen bør være oversiktlig slik at det er tydelig hvilke rettigheter de ulike brukerne har B Man bør kunne lage SB maler som kan lagres B Leverandør bør kunne bistå med et standard sett av maler tilpasset BK. Redegjør for dette eventuelt kan gjøres B Leverandør bør kunne bistå med oppdatering av standardmaler og generering av nye maler ved behov M Et SB må kunne inneholde flere rammer. Tilbyder må gjøre rede for hvor mange rammer et SB kan inneholde B De ulike rammene i et SB bør kunne administreres på ulikt brukernivå. Tilbyder må gjøre rede for hvordan B De ulike rammene i et SB bør kunne ha ulikt innhold for eksempel tekst, bilde, video, websider, webutsnitt eller RSS integrasjon. Tilbyder må gjøre rede for hvilke typer innhold som kan kombineres i et SB B Maler bør kunne knyttes til grupper av skjermer eller brukere B Det bør kunne settes restriksjoner på hva en bruker kan oppdatere på en SB mal B Et SB må kunne inneholde Tekst Bilder Video Websider (som oppdateres kontinuerlig) RSS integrasjon B Et SB bør kunne inneholde utsnitt fra websider (som oppdateres kontinuerlig) B Programvaren bør støtte de til enhver tid mest brukte bilde og videoformatene som finnes. Minimumskrav for bilde vil være jpg, png og gif. Tilbyder må gjøre rede for hvilke bilde og videoformat programvaren støtter i tillegg til disse minimumskravene. Jo flere formater som støttes, jo bedre B Bilder bør kunne legges inn i en mappe på et gitt sted og lastes inn automatisk inn i et SB i henhold til kjøreplanen for dette SB. Innholdet i denne mappen skal kunne administreres av lokal og sentral bruker. 5

54 Bilag B Det bør være mulighet for å kunne definere «pause» SB som vises når der ikke er andre SB i kjøreplanen. Dette for å unngå «svarte» skjermer. 2.1 Roller og tilgang B Systemet bør være rollestyrt og enkelt kunne tilpasses organisasjonsstrukturen i BK. BK er inndelt i ulike byrådsavdelinger og kan ha flere fagavdelinger og nivåer under seg. Et eksempel hentet fra byrådsavdeling for skole og barnehage er vist under. Det er ikke riktig at informasjonsavdelingen er øverst i hierarkiet i vår organisasjon, men i vår løsning ønsker vi at informasjonsavdelingen skal ha mulighet til å administrere alle nivåene under seg. Sentral administrator skal ha tilgang til hele systemet. Sentral bruker skal ha tilgang til sitt nivå og nivåene under. Lokal administrator skal ha tilgang til sitt nivå og nivåene under. Lokal bruker skal ha tilgang til sitt nivå B Det bør kunne bygges opp et hierarki av brukere som beskrevet i figuren i punkt slik at SB høyt oppe i hierarkiet kan overstyre eller kjøres sammen med SB lengre nede i hierarkiet ved behov i en gitt tidsperiode. Angi hvor mange nivå av brukere som støttes B Det bør være mulig å legge inn flere brukergrupper. Tilbyder må gjøre rede for hvor mange brukergrupper som totalt kan legges inn (hvis der er noen begrensninger) B Et SB bør kunne initieres fra en bruker høyere opp i hierarkiet. Tilbyder må gjøre rede for hva som skjer når et SB blir initiert fra et sted høyere oppe i hierarkiet. Vil dette SB da overstyre eksisterende visninger lengre nede i hierarkiet eller inngå som en del av eksisterende visning? Angi hvordan dette gjøres B Etter en slik overstyring bør rekkefølgen av SB fortsette som satt opp i eksisterende visning B Man ønsker i utgangspunktet fire nivåer av brukergrupper: Sentral administrator: Bruker som er administrator av programmet og har alle rettigheter i systemet. Sentral bruker: Bruker som kan lage/endre maler og legge ut SB sentralt til grupper av skjermer i hierarkiet under seg. 6

55 Bilag 1 Lokal administrator: Lokal bruker som kan lage/endre maler, legge til brukere og legge ut SB til en lokal gruppe av skjermer. Lokal bruker (basisbruker): Lokal bruker som kan oppdatere SB. Gjør rede for hvordan dette kan løses. 3. Tekniske krav/miljø 3.1 Generelle tekniske krav Under M/B Beskrivelse J/N/ UK punkt T/B M Det må leveres en fullstendig oversikt over alle komponentene løsningen består av og hvordan komponentene samhandler for å kunne levere de tjenestene som tilbys. Alle forutsetninger og forbehold som løsningen er basert på skal tas med. Angi: krav til operativsystem og versjon for servere og klienter hvilken systemarkitektur applikasjonene har hvilke(t) verktøy applikasjonen er utviklet i hvilke(t) brukergrensesnitt som brukes hvilke programvarelisenser som eventuelt forutsettes (f.eks. OS, databaser, støtteprogramvare, etc. med versjonsangivelser) krav til maskinvare server(e) og klienter krav til skjermer hvilken nettverkstrafikk (protokoller og porter) som løsningen bruker, fortrinnsvis i form av en trafikkflytskisse krav til båndbredde B Klientprogramvaren bør være klientnøytral B Klientprogramvaren bør kunne kjøres på Microsoft Win B Programvaren bør kunne kobles mot Active directory (AD) for brukerautentisering (single sign on), gruppetilhørighet etc B Programvaren bør kunne kobles mot Exchange, f.eks. for uthenting av ressursinformasjon (utvikling) M Det forutsettes at det skal inngås en SLA (Service Level Agreement) mellom systemeier og den som blir valgt til driftsleverandør. Beskriv hvilke rettigheter og tilganger som skiller systemadministrator fra de øvrige rollene slik at det kan defineres klare ansvarsgrenser i en slik SLA. Må for eksempel andre enn systemadministrator ha administrasjonstilgang til servere eller klienter, eller databaserettigheter utover «bruker»? 4. Krav til informasjonsformidling 4.1 Generelle krav til informasjon Under M/B Beskrivelse J/N/ UK punkt T/B B Det bør være mulig for administrator å se SB nedover i hierarkiet B Det bør være mulig for administrator lengre oppe i hierarkiet å kreve å godkjenne SB før publisering dersom det er behov for det for noen brukere/grupper, f.eks. at rektor kan godkjenne SB som elevene ønsker å legge ut B Publiseringstiden for endringer i SB bør være forholdsvis kort. Angi tid fra publisering sentralt til klienter er oppdatert. 7

56 Bilag 1 5. Krav til brukergrensesnitt Under M/B Beskrivelse J/N/ UK punkt T/B B Alle oppgavene som skal utføres bør være samlet i samme program. Men dette menes det at brukerne må kunne lage, oppdatere, legge ut og administrere SB og maler fra samme program B Grensesnittet bør være brukervennlig. Med det menes det blant annet at en basisbruker må kunne legge ut/oppdatere SB uten omfattende opplæring B Kjøreplanen bør være intuitiv og brukervennlig. Beskriv hvordan dette gjøres B Felles kjøreplan bør kunne settes opp for flere SB i én operasjon B SB bør kunne settes opp i en kjøreplan som bestemmer tid, intervall, varighet, start/slutt tid for visning, hvor SB skal vises og repetisjon B Innholdet i et SB bør kunne oppdateres av brukere på en enkel og intuitiv måte B Man bør ha ulikt intervall/visning på ulike deler i SB B Systemet bør inneholde systematisk oppbygde skjermbilder med relevante og fullstendige opplysninger i forhold til den aktuelle funksjonen B Systemet bør ha et enhetlig grensesnitt mot samtlige funksjoner slik at operasjoner utføres på lik måte uavhengig av funksjoner B Systemvedlikehold av «skjermene» bør kunne ivaretas fra en sentral driftsfunksjon (systemadministrator) B Systemet bør ha et brukervennlig grensesnitt for import av data til SB. Beskriv grensesnitt. 6. Krav sikkerhet B Det bør være mulig å loggføre aktivitet og innhold. Tilbyder må redegjøre for hvordan dette gjøres B Man bør ha beskyttelse mot hacking/manipulering av datastrøm. Tilbyder må redegjøre for sikkerhet i systemet M Valgt leverandør må ved eventuell kontrakt i samarbeid med BK lage en risikovurdering 7. Krav til brukerstøtte og utvikling 7.1 Brukerstøtte/support Under punkt M/B Beskrivelse J/N/ T/B M Leverandør skal redegjøre for organisering av teknisk support, herunder dokumentere den kapasitet og kompetanse som anses som nødvendig M Leverandør skal redegjøre for organisering av brukerstøtte, herunder dokumentere den kapasitet og kompetanse som anses som nødvendig. 7.2 Utvikling B BK bør kunne delta i brukerforum/fagutvalg. Beskriv hvordan dette eventuelt kan gjøres M Gjør rede for hvor ofte systemet oppgraderes og hvor lenge har man support på gamle versjoner. UK 8

57 Bilag M Leverandør må redegjøre for hvilke planer man har for framtidige planlagte versjoner, herunder avhengighet til versjoner av operativsystem og underliggende komponenter M Leverandør skal redegjøre for eventuelle utviklingsplaner som innebærer endring i grunnleggende oppbygging, funksjonalitet, teknologi, arkitektur mv, Planene spesifiseres med tidspunkt og hvilke konsekvenser endringene vil medføre for en leveranse til BK. 8. Generelle krav til systemet. 8.1 Generelle krav Under M/B Beskrivelse J/N/ UK punkt T/B M Systemet skal være en standardløsning. Eventuelle tillegg som utvikles og endringer som gjøres på en standardløsning skal implementeres på en slik måte at et samlet system ved senere oppgraderinger etc. framstår som en standardløsning for kunde B Systemet må enkelt kunne samhandle med de kontorstøtteprogrammene som BK til enhver tid bruker. Per dags dato er dette MS Office 2003/2010. Beskriv hvordan dette gjøres. 8.3 Generelle krav til dokumentasjon B Systemet bør inneholde overordnet IT rutinebeskrivelse og referanse til bibliotek/rutiner som den enkelte rutinen er avhengig av B Tilbyder bør beskrive all systemdokumentasjon som tilbyder har rettslig mulighet til å gjøre tilgjengelig for oss B Systemet bør ha enkle opplæringsvideoer med lenke fra programmet B Manualene bør kunne legges på intranett og nåes av de respektive brukergruppene B Manualene for brukerne bør være tilgjengelig i applikasjonen B Samtlige brukere bør ha tilgang til brukerdokumentasjon på norsk. Leverandør bør opplyse om hvordan dokumentasjonen er/vil bli gjort tilgjengelig. Brukerdokumentasjonen bør differensiere mellom type bruker B Eksempel på de ulike typene dokumentasjon må leveres med tilbudet. 9. Tjenester i forbindelse med leveransen 9.1 Generelle krav Under punkt M/B Beskrivelse J/N/ T/B M Tilbudt system skal kjøre problemfritt på BK s driftsmiljø. UK M Valgt leverandøren skal, hvis kunden ønsker det, gjennomføre avtalefestede testinstallasjoner hos kunden ved anskaffelse av system M BK s driftsleverandør skal få overført nødvendig kompetanse for installasjon, drift og vedlikehold av system iht. nærmere spesifisert avtale. 9

58 Bilag Opplæring B Leverandør bør kunne tilby kurs/opplæring på de forskjellige brukernivåene i systemet B Leverandør bør beskrive nødvendig opplæring for de forskjellige brukernivåene. 9.3 Support, brukerstøtte og vedlikehold B Leverandør bør ha et veldefinert apparat for telefonisk brukerstøtte og teknisk support B Brukerstøtte skal leveres innen normal arbeidstid. Leverandør skal redegjøre for responstid ved behov for telefonisk brukerstøtte og teknisk support B Leverandør bør tilby avtale om telefonisk teknisk support for kundens tekniske driftspersonale og systemkoordinatorer. Teknisk support bør kunne eskaleres til support i kundens lokaler B Kursmateriale, system og brukerdokumentasjon kan fritt kopieres av kunde B Det bør være mulig å kjøpe konsulenttjenester fra leverandør til for eksempel generering av maler og tilgjengeliggjøring av informasjon 9.4 Supportavtale M Det må kunne tegnes supportavtale som gir rett til bruk av nye versjoner etter hvert som disse er tilgjengelige B Ved oppgradering/versjonsendring eller lignende bør leverandør levere ny oppdatert dokumentasjon samtidig med ny versjon av programmet M Tilbyder må beskrive hvordan tilgang til kildekoder/kildeprogrammer skal organiseres for bruker ved tilfeller, som for eksempel konkurs hos leverandør. 10

59 KONKURRANSEGRUNNLAG VEDRØRENDE ANSKAFFELSE AV PROGRAMVARE TIL INFORMASJONSTAVLER TIL BERGEN KOMMUNE Bilag 1 (a) DEMONSTRASJONSCASE

60 Bilag 1 a Demonstrasjonscase programvare til informasjonstavler Formål: Vi ønsker at tilbyderne presenterer programvaren sin som en del av dokumentasjon for vurdering av tildelingskriteriene. Målgruppe: Utvidet prosjektgruppe. Antall personer vil være ca. 8 stk. Kommentarer til demonstrasjonen: Det er viktig for oss at vi får sett programmet i «virkeligheten». Utgifter til egen transport dekkes av tilbyder. Vi ønsker at demonstrasjonen skal finne sted i Bergen i våre lokaler eller hos tilbyder. Dersom demonstrasjonen skal holdes i Bergen kommune sine lokaler kan vi bidra med møterom, gjestenettverk og prosjektør. Det kan være en fordel at vi får utskrift av skjermbilder/dump av det som blir vist. Tilbyder får 2 timer til demonstrasjonen Tilbyder skal holde seg til skjema ikke egen agenda Vi vil kun forholde oss til det som er bedt om at tilbyder demonstrerer. Tilbyder har ikke anledning til å ettersende informasjon. Det er i utgangspunktet ikke rom for dialog. Vi skal ikke stille utdypende spørsmål, men kan spørre ift. skjema f.eks. om noe ikke blir vist. 2

61 Bilag 1 a Demonstrasjonscase programvare til informasjonstavler 1. Sentralisert løsning: Vis hvordan løsningen er bygget opp i forhold til at det skal være en sentralisert løsning. Vis hvordan skjermene kan grupperes slik at SB kan legges ut til en gruppe av skjermer samtidig være medlem av flere grupper Vis grensesnittet mot administrator og brukere. Vis eventuelt hvordan alle oppgavene som skal utføres er samlet i samme program. 2. Brukerhåndtering: Vis eventuell kobling mot AD. Vis hvordan brukere tildeles rettigheter man kan ha oversikt over brukeres rettigheter Vis eventuelt hvordan de ulike rammene i et SB kan administreres på ulikt brukernivå. 3. Maler: Vis hvordan maler opprettes lagres hentes fram og brukes Vis eventuelt hvordan maler kan knyttes til grupper av skjermer eller brukere det kan settes restriksjoner på hva en bruker kan oppdatere på en SB mal 4. Skjermbildet: Vis hvilke muligheter man har for å bygge opp et skjermbilde og hvordan dette gjøres. Vis hvordan brukerne kan oppdatere innholdet i et skjermbilde. Vis hvordan data importeres til skjermbildet. Vis oppdelingen i rammer for et skjermbilde. Vis skjermbilder med følgende innhold: Tekst Bilder Video Websider (som oppdateres kontinuerlig) Utsnitt fra websider (som oppdateres kontinuerlig) RSS integrasjon Vis hvordan man kan sette opp et pausebilde Vis hvordan skjermbildene publiseres. Vis hvordan et skjermbilde høyt oppe i hierarkiet kan overstyre eller kjøres sammen med skjermbilde lengre nede i hierarkiet ved behov i en gitt tidsperiode. Vis eventuelt hvordan de ulike rammene i et SB kan ha ulikt innhold for eksempel tekst, bilde, video, websider, webutsnitt eller RSS integrasjon Vis eventuelt kobling til mappe med bilder som kan vises i et skjermbilde 3

62 Bilag 1 a 5. Roller og tilgang: Vis ved hjelp av eksemplet under hvordan systemet er rollestyrt. Forklar hvordan hierarkiet av brukere og skjermbilder er oppbygd. Vis hvordan administrator kan se og godkjenne skjermbilder nedover i hierarkiet. Eksempel: BK er inndelt i ulike byrådsavdelinger og kan ha flere fagavdelinger og nivåer under seg. Et eksempel hentet fra byrådsavdeling for skole og barnehage er vist under. Det er ikke riktig at informasjonsavdelingen er øverst i hierarkiet i vår organisasjon, men i vår løsning ønsker vi at informasjonsavdelingen skal ha mulighet til å administrere alle nivåene under seg. Sentral administrator skal ha tilgang til hele systemet. Sentral bruker skal ha tilgang til sitt nivå og nivåene under. Lokal administrator skal ha tilgang til sitt nivå og nivåene under. Lokal bruker skal ha tilgang til sitt nivå. Vis eventuelt hvordan det kan legges inn flere brukergrupper et skjermbilde kan initieres fra en bruker høyere opp i hierarkiet og hvordan et skjermbilde etter en slik overstyring fortsetter å vises som satt opp i opprinnelig visning I utgangspunktet ønsker man fire nivåer av brukergrupper: Sentral administrator: Bruker som er administrator av programmet og har alle rettigheter i systemet. Sentral bruker: Bruker som kan lage/endre maler og legge ut SB sentralt til grupper av skjermer i hierarkiet under seg. Lokal administrator: Lokal bruker som kan lage/endre maler, legge til brukere og legge ut SB til en lokal gruppe av skjermer. Lokal bruker (basisbruker): Lokal bruker som kan oppdatere SB. Vis eventuelt hvordan dette kan gjøres 6. Kjøreplan: Vis hvordan kjøreplan settes opp. Denne må inneholde: Tid Intervall Varighet Start/slutt tid for visning Hvor SB skal vises Repetisjon Vis eventuelt hvordan Felles kjøreplan kan settes opp for flere SB i én operasjon Man kan sette ulikt intervall/visning på ulike deler i SB 4

63 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK EØS KJØP AV PROGRAMVARE FOR INFORMASJONSTAVLER TIL BERGEN KOMMUNE Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse

64 Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse [Bilag 2 skal inneholde Leverandørens tilbud. Først og fremst innebærer dette Leverandørens svar på bilag 1. Hvordan løsningsbeskrivelsen/tilbudet ser ut avhenger av den enkelte konkurransen. Evt. prosjekt- og fremdriftsplan, plan for testing og godkjenning og endringer i den generelle avtaleteksten skal beskrives i egne bilag, jf. kontraktens pkt. 2.1.] For Oppdragsgiveren: Side 2 av 2 For Leverandøren:

65 KONKURRANSEGRUNNLAG VEDRØRENDE ANSKAFFELSE AV PROGRAMVARE TIL INFORMASJONSTAVLER TIL BERGEN KOMMUNE Bilag 3 KUNDENS TEKNISKE BESKRIVELSE

66 Bilag 3 Relevante deler av Bergen kommunes plattformer 1.1 Bergen kommunes transportnett Bergen kommune har en sentralisert tjenesteproduksjon hos IKT Drift hvor samtlige servertjenester er lokalisert. Ca. 580 lokaliteter er tilknyttet datasenteret med varierende kapasitet. Datanettverket i Bergen kommune er hovedsakelig delt inn i adskilte hovednett: Sikker sone (Helse og sosial, underlagt personvernregulering), administrativt nett, undervisningsnett og gjestenett. I tillegg kommer en del separate tekniske nett for skrivere, låsesystemer, videoovervåking, basestasjoner for trådløst nett etc. Nettverket er i dag basert på en lag3 arkitektur med MPLS i transportnettet. Alle lokaliteter er individuelle rutede instanser i nettet. Hele nettet inneholder kvalitetsfunksjoner som tjenestekvalitet (QoS), båndbreddeforming osv. Transportnettet skal således være forberedt på leveranse av ulike typer trafikk (data, tale, video med mer) med ulike kvalitetskrav. Infrastrukturen er realisert som et rutet MPLS nett, med fiber og DSL samband til lokasjonene. Kommunens transportnett består av: Fibersamband til ca 190 lokaliteter med 100 Mb/s, og en håndfull 1Gb/s. SDSL 4 8 Mb/s til i underkant av 400 lokaliteter. Alle lokaliteter er realisert med linjer levert fra TDC. Sonemessig er klientene fordelt på administrativt nett, elevnett og sikker sone. Alle skoler innenfor Bergen kommunes portefølje har 100Mb samband Kantnett Bergen kommunes kantnett er basert på HP Procurve utstyr. Kjernen i datasenteret, og mottakspunkt for transportnettet, er realisert med 2 stk Cisco 6509 rutingsvitsjer. Eksterne enheter benytter en avgrenset rekke HP svitsjer, fra 2600 til 5400 serie svitsjer. 1.2 Klient og systemplattformer Pc klienter Bergen kommune har i dag omkring pcer. Disse har Microsoft Windows 7 SP1 som operativsystem, og Microsoft Office 2010 som kontorstøtteplattform. Tilbudt programvare (hvor relevant) skal fungere mot BKs hovedplattformer, men i størst mulig grad være plattformuavhengig Tjenesteplattform Bergen kommunes serverplattform er Microsoft Windows Server 2008 og SuSE Linux Enterprise Server SLES v. 11. Microsoft Exchange 2010 er BKs plattform for e post og kalenderinformasjon. 2

67 Bilag 6 Administrative bestemmelser 1 Leveringstid Forutsetter levering så snart som mulig etter kontraktsinngåelse senest 14 dager. 2 Fakturering Faktureringsrutiner Faktura til Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008 fra sine leverandører. For Leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende offentlige standard meldingsformat for faktura til offentlige virksomheter. Løsningen må være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester. Det kan bli avtalt en egen framdriftsplan for innføring av efaktura. Inntil annet er avtalt skal alle fakturaer sendes på papir til felles fakturaadresse*: Bergen kommune, LRS, Serviceboks 7880, 5020 Bergen. *Enkelte organisasjonsenheter i Bergen kommune kan ha egne fakturadresser i stedet for felles fakturadresse. Opplysninger om dette vil bli gitt ved kontraktinngåelse. Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer) eller ordrenr. (8 siffer) for elektroniske bestillinger som mottas via ehandelsløsningen til Oppdragsgiver. Leverandøren skal ikke innføre nye eller endrede faktureringsmåter eller faktureringsformater som medfører ekstra kostnader for BK etter at kontrakten er trådt i kraft. Endringer knyttet til faktureringsmåter eller faktureringsformater, både i papirformat og elektronisk, skal godkjennes skriftlig av BK før de trer i kraft. Dersom Leverandøren benytter meldingssentral for formidling av elektroniske fakturaer, må Leverandøren dekke de kostnader som BK blir belastet med som følge av en eventuell avtaleinngåelse med meldingssentralen. Dette gjelder etableringskostnader, månedlige driftskostnader og transaksjonskostnader pr. faktura (listen er ikke uttømmende). 3 Oppfølging og evaluering av avtalen Oppdragsgiver ønsker å legge opp til evaluering og oppfølging av avtalen i avtaleperioden gjennom møter. Eventuell dokumentasjon vil bli etterspurt i forkant. Parafer / Side 1 av 1

68 Bilag 7 Samlet pris- og betalingsbestemmelser 1 Pris Alle priser fremgår av pkt 3 i dette bilaget. 2 Prisregulering 2.1 Tidspunkt for regulering Prisene i denne kontrakten skal reguleres årlig, første gang tidligst to år etter kontraktssigneringen. Utgangspunktet for når dette tidspunktet inntreffer er kontraktssignering, men slik at nye priser etter prisregulering tar til å gjelde fra 1. januar, 1. april, 1. juli eller 1. oktober. Den dato som inntreffer først, tidligst to år etter kontraktssignering, legges til grunn som tidspunkt for endring av prisene. Prisregulering skjer med minimum 45 dagers skriftlig varsel. Oppdragsgiveren er ansvarlig for å sende varsel, samt utarbeide grunnlaget for prisreguleringen iht. pkt Dersom leverandøren krever et møte vedrørende prisreguleringen, må dette kravet framsettes skriftlig senest 7 dager etter mottak av varsel om prisregulering. Et slikt møte skal avholdes minimum 30 dager før det aktuelle reguleringstidspunktet. 2.2 Indeks for regulering Prisene skal reguleres på bakgrunn av følgende indeks: [sett inn tabellnr. og entydig referanse til den indeksen som skal benyttes. Endringer i valutakurser utover det som blir fanget opp av aktuell prisindeks er Leverandørens risiko. Prisregulering skal skje ved hjelp av prisreguleringsformelen inntatt under. P 1 =P 0 +(P 0 *((I 1 -I 0 )/I 0 )*0,8) P 1 = Prisen som skal betales (eksklusive mva). P 0 = Basispris (eksklusive mva), dvs. tilbudspris for tidspunkt I 0. I 0 = Indeks for tidspunktet basisprisen er fra, dvs. siste kjente indeks før tilbudsfristens utløp (startindeks). Indeksverdien var da [sett inn indeksverdi (fylles ut ved kontraktsinngåelsen). I 1 = Indeks for tidspunktet prisjustering skal skje. 0,8] = 80 % av prisen indeksreguleres Dersom ikke annet er sagt, gjelder samme prisregulering for alle tjenester som er underlagt kontrakten. Parafer / Side 1 av 5

69 Dersom det skjer endringer i mva eller andre avgifter som får påvirkning på indeksen på en måte som gir et feilaktig bilde på faktisk prisutvikling, skal det tas hensyn til slike endringer på det aktuelle reguleringstidspunktet. 2.3 Skifte av indeks Dersom innholdet i aktuell indeks er endret, eller dersom aktuell indeks ikke lenger er tilgjengelig eller oppdatert, skal partene avtale ny relevant indeks som skal ligge til grunn for prisreguleringen. Ny relevant indeks skal avtales på bakgrunn av råd fra SSB eller evt. annen utgiver av den aktuelle indeksen som skal erstattes. 2.4 Virkning av prisregulering Prisreguleringen får virkning for alle avrop foretatt på eller etter dato for prisregulering. Alle avrop foretatt før dagen prisreguleringen tar til å gjelde skal leveres til prisen som gjaldt på avropstidspunktet. Dette selv om levering skal skje etter tidspunktet for ny prisregulering. Bilag 7 Parafer / Side 2 av 5

70 Bilag 7 3 Prisskjema Denne type programvare består vanligvis av mange komponenter. Bergen kommune forventer å oppnå beste kundepris, og fullstendig prisliste som innbefatter alle komponenter som kan inngå i leveransen må derfor vedlegges, slik at det er mulig og beregnede totale kostnader for forskjellige scenarier. Det må ikke påløpe noen ekstra kostnader utover det som er beskrevet i tilbudet. Dersom prisene er avhengig av volum (antall kjøpt/brukt), må dette spesifiseres, med de aktuelle volumgrensene. Dersom systemet består av forskjellige moduler må pris oppgis for hver av modulene. Det må også oppgis priser for eventuelt programvedlikehold for de forskjellige komponentene, og det må angis om eventuelt vedlikehold må betales fra og med kjøpsdato eller om vedlikehold er inkludert for en viss periode. Som en hjelp for vurderingen av tilbudet vil det også være nyttig at tilbyder gir sin anbefaling av hvilke av de tilbudte moduler som vil være nødvendig for hvilke brukergrupper, som for eksempel innholdsleverandører, skjermbildedesignere, administratorer osv. Bergen kommune ønsker å tilby programvaren til sin organisasjon med en enhetspris for kjøp av skjerm med programvare og enhetspris for drift og vedlikehold av programvaren. Sammenligningen mellom de ulike tilbyderne vil derfor gjøres ut fra total pris per skjerm. Og det bør derfor beskrives hva som inngår i total enhetspris. Eventuelle brukerlisenser må også kunne inngå i denne totalprisen. Dersom der er endringer i pris mellom kjøp av første skjerm ved en lokalitet og kjøp av påfølgende skjermer ved samme lokalitet må dette spesifiseres. Parafer / Side 3 av 5

71 Bilag 7 Vi ønsker å be om pris eks. mva. for programvare til 100, 500 og 1000 skjermer. Bruk skjema under. Alle ovennevnte kostnader må være inkludert. Investering Første år Påfølgende år 1. Kjøp av system Sentrale komponenter (angi hvilke som inngår) Pris per skjerm Pris per bruker (spesifiser per brukertype hvis nødvendig) 2. Årlig vedlikeholds sum System Pris per skjerm Pris per bruker (spesifiser per brukertype hvis nødvendig) 3. Opplæring Pris per sentral/lokal adm. Pris per sentral/lokal bruker 4. Implementering Nødvendig bistand for og installere implementere teste systemet hos BK 5. Betingede krav Eventuelt tilpassingsarbeid 6. Konsulenttjenester Timepris ved bistand (f.eks. ved generering av maler) Sum total leveranse Parafer / Side 4 av 5

72 Bilag 7 I tillegg ønsker vi prisskjemaet utfylt ut fra følgende scenario: Parafer / Side 5 av 5

73 Bilag 8 Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med

74 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK TILBUDSFORSIDE for ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE for levering av programvare for informasjonstavler til Bergen kommune EØS