Konkurransegrunnlag. for kjøp av

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av kartlegging av kostnader ved frakt av drivstoff til forhandler For levering til Samferdselsdepartementet Saksnummer: 09/1716 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 1

2 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen gjelder Tidsplan KRAV TIL LEVERANDØRENE KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriterier REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Forenklet kunngjøring Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse VEDLEGG... 9 BILAG 1 - STANDARD KONTRAKTSVILKÅR BILAG 2 - HMS-EGENERKLÆRING Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 2

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Samferdselsdepartementet inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om levering av kartlegging av kostnader ved frakt av drivstoff fra depot til forhandler. 1.1 Om Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Samferdselsdepartementet på vegne av en interdepartemental arbeidsgruppe som og består av Finansdepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Arbeidsgruppen skal utforme et forslag til utforming av en kostnadseffektiv og hensiktsmessig ordning med kompensasjon til distriktene for forskjeller i drivstoffpriser. I gruppens arbeid inngår det blant annet å: - utarbeide normerte fraktkostnader for beregning av tilskudd - foreslå geografisk avgrensing tilpasset den økonomiske rammen på 20 mill. kr årlig 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Karl Rikard Løvhaug E-postadresse: karl-rikard.lovhaug@sd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.3 Anskaffelsen gjelder Utarbeide forslag til normerte fraktkostnader, samt sette opp en modell for vurdering av ulike geografiske virkeområdet for en planlagt ordning med fraktutjamning av drivstoffpriser i distriktene. 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 14 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 17 Tilbudsfrist Eventuelle forhandlinger Tilbudsevaluering og valg av tilbud 20 Kontraktsinngåelse 27 Levering Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 3

4 2 Krav til leverandørene Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Leverandøren skal ha tilfredsstillende kompetanse, løsningsforslag og oppgaveforståelse til å utføre oppdraget. HMS-egenerklæring, se vedlegg til konkurransegrunnlaget Se krav til dokumentasjon under tildelingskriterier 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen I statsbudsjettet for 2010 er det satt av 20 mill. kr til kompensasjon for forskjeller i priser på drivstoff i distriktene. Samferdselsdepartementet leder en arbeidsgruppe som skal utarbeide et forslag for utforming av ordningen. Teksten i budsjettproposisjonen lyder som følger: For å bidra til å redusere forskjeller i pris på drivstoff mellom sentrale strøk og distriktene foreslås det innført en tilskuddsordning for å dekke merkostnader til frakt av drivstoff (bensin og autodiesel) til forhandlere lokalisert i det distriktspolitiske virkeområdet. Det arbeides med den nærmere praktiske utforming av ordningen innenfor en årlig ramme på 20 mill. kr. Ordningen vil og kreve avklaring av forholdet til statsstøtteregelverket i EØS før den kan iverksettes. Departementet vil derfor komme tilbake til saken. Det foreslås bevilget 20 mill. kr til ordningen. Det er forutsatt at bevilgningen på 20 mill. kr skal være en helårsvirkning, og at ordningen skal være rammestyrt. Bevilgningen må dekke både tilskudd og administrasjon. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 4

5 Arbeidsgruppen arbeider med et forslag der det utformes en ordning med en tiltaksgrense på x øre per liter, dvs. at tilskudd kun skal omfatte den del av fraktkostnaden per forhandler som overstiger x øre per liter. Samferdselsdepartementet har behov for bistand for å vurdere: I. normerte fraktkostnader for beregning av tilskudd II. geografisk avgrensing tilpasset den økonomiske rammen, herunder A. innsamling og sammenstilling av data per stasjon B. beregning av fraktkostnader per stasjon C. oppsett og kjøring av modell for beregning av konsekvenser av ulike geografiske virkeområder Samferdselsdepartementet ønsker at den valgte konsulent utformer et regneark eller lignende. Det er en forutsetning at regnearket utformes slik at departementet eller andre som forvalter ordningen kan bruke det videre og legge inn endringer. En nærmere forklaring av de enkelte delene som inngår i oppdraget følger: Del I Utforming av normerte fraktkostnader Samferdselsdepartementet ønsker å få utarbeidet et forslag til normerte kostnader per liter ved frakt med tankbil fra depot til forhandler i Norge. Konsulenten må i forslaget innarbeide følgende kostnader: - Kostnader per kilometer vegfrakt - Faste kostnader per levering - Kostnader ved ferjekryssinger - Bompenger - Andre relevante kostnader Forslag til normerte fraktkostnader må: - basere seg på en realistisk og effektiv utnyttelse av kapasitet - håndtere retur av bil til depot - håndtere bruk av relevante rabatter ved ferjekryssinger og bompasseringer - ta stilling til årlig justering som følge av kostnadsutvikling Del II Geografisk avgrensing Samferdselsdepartementet har behov for å vurdere virkningen av ulike geografiske virkeområder. Det går frem av teksten i budsjettproposisjonen at ordningen skal avgrenses til det distriktspolitiske virkeområdet. Innenfor det distriktspolitiske virkeområdet, synes det å være tre hovedalternativer for geografisk avgrensing: o Sone 3 og 4 i det distriktspolitiske virkeområdet (det ligger 643 bensinstasjoner i dette området, i følge informasjon Samferdselsdepartementet har mottatt fra Konkurransetilsynet) o Sone 4 i det distriktspolitiske virkeområdet (359 bensinstasjoner) Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 5

6 o Tiltakssonen i Nord-Troms og Finnmark (54 bensinstasjoner) For å vurdere geografisk avgrensing ber vi om at konsulenten gjennomfører punktene II.A, II.B og II.C som gjennomgått under. Del II.A Innsamling og sammenstilling av data per stasjon Konsulenten må lage en oversikt over informasjon om hver enkelt forhandler. Oversikten må være utformet i et regneark. Fra Konkurransetilsynet har vi følgende informasjon om hver stasjon: - postnummer - kommunenummer - fylke - navn på stasjonen (for eksempel Shell Ørsta) - kjede - om stasjonen ligger i distriktspolitisk 3, 4 eller i tiltakssonen - GPS-koordinater (WGS1984) Fra tilsynet har vi også fått gjennomsnittlig omsetning av drivstoff for stasjonene i hvert alternativ for geografisk virkeområde. Oversikten som utarbeides må ta høyde for at man på et senere tidspunkt kan fylle inn omsetning av drivstoff for den enkelte forhandler. Fra oljeselskapene får vi informasjon om lokalisering (GPS-koordinater) av oljeselskapenes tankanlegg for drivstoff. Etter det Samferdselsdepartementet kjenner til er det i størrelsesorden 22 tankanlegg i Norge i dag. For hver av de 643 forhandlerne i det distriktspolitiske virkeområde må konsulenten innhente følgende informasjon og sette inn i regneark: - nærmeste depot - kjøredistanse fra depot - ferjesamband som benyttes - ferjetakst med relevant rabatt for tankbil - overfartstid - bomstasjon som passeres - bompenger med relevant rabatt for tankbil ved bruk av relevant rabatt Regnearket må også settes opp slik at oppdragsgiver på et senere tidspunkt kan innarbeide kostnader per liter for frakt av drivstoff frem til depot, og kostnader per liter for depotdrift. Disse kostnadene er foreløpig ikke kartlagt, og inntil videre må man derfor sette informasjon i denne raden eller lignende til null. Del II.B Beregning av kostnader per stasjon På grunnlag av de normerte fraktkostnadene fra del I og opplysningene fra del II.A, må konsulentene beregne kostnadene for frakt per stasjon. Regnearket/modellen bør da gi et anslag på: - normerte fraktkostnader per levering Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 6

7 - normerte fraktkostnader per liter - totale normerte fraktkostnader per stasjon per år Beregningene bør settes inn i regnearket som angitt i del II.A. Regnearket må settes opp på en måte som gjør at oppdragsgiver enkelt kan gjøre endringer i de normerte fraktkostnadene fra del I, for eksempel dersom man ønsker å benytte en annen sats per kilometer. Del II.C Oppsett og kjøring av modell for beregning av konsekvenser av ulike geografiske virkeområder Basert på resultatene fra del II.B, samt gjennomsnittstall for omsetning av drivstoff på den enkelte stasjon må det beregnes resultater for de tre alternative geografiske virkeområdene: o Sone 3 og 4 i det distriktspolitiske virkeområdet o Sone 4 i det distriktspolitiske virkeområdet o Tiltakssonen i Nord-Troms og Finnmark Regnearket/modellen må kunne beregne følgende resultater for hvert geografisk alternativ er: - En tiltaksgrense som følge av en gitt økonomisk ramme - Behov for en økonomisk ramme av en gitt tiltaksgrense (det vil i praksis si at man må kunne bytte eksogen og endogen variabel i forhold til punktet over) - Fraktutjamning per liter per stasjon - Årlig tilskudd per stasjon - Antall stasjoner som oppnår fraktutjamning Som nevnt under del II.A må regnearket ta høyde for at oppdragsgiver på et senere tidspunkt kan fylle inn omsetning av drivstoff for den enkelte forhandler og økonomisk ramme for ordningen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Det legges opp til at oppdraget gjennomføres i løpet av 7 uker etter at kontrakt er tegnet Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris for gjennomføring 1/3 Oppgitt pris Løsningsforslag og oppgaveforståelse 1/3 Skisse til gjennomføring av alle deloppdragene Skissen må inkludere modell, forutsetninger, kildebruk/informasjonsinnhenting og Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 7

8 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav hvordan resultatene vil presenteres Totalkompetanse 1/3 Informasjon om tilbudte konsulenters erfaring og kompetanse (CV), samt deres bidrag til prosjektet For hver konsulent oppgis det inntil 3 relevante pågående eller gjennomførte prosjekter 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Forhandlinger Oppdragsgiver kan gjennomføre forhandlinger med et tilstrekkelig antall tilbydere. En eventuell reduksjon av antall tilbydere, vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud kartlegging av fraktkostnader v/karl Rikard Løvhaug saksnummer 09/1716. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal leveres til: Navn: Samferdselsdepartementet Adresse: Postboks 8010 Dep, 0030 Oslo Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 8

9 Ev. kan tilbudet leveres direkte til Samferdselsdepartementet i resepsjonen i Akersg. 59 i Oslo. Ev. kan tilbudet leveres Samferdselsdepartementet på e-post til postmottak@sd.dep.no. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 30. april 2010 klokka Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 15. juni 2010 klokken Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Kontraktsvilkår Vedlegg 2: HMS-egenerklæringsskjema Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 9

10 Bilag 1 - Standard kontraktsvilkår KONTRAKT OM KONSULENTBISTAND KARTLEGGING AV KOSTNADER VED FRAKT AV DRIVSTOFF TIL FORHANDLER Avtale om konsulentoppdrag mellom: (heretter kalt konsulenten) og Samferdselsdepartementet (heretter kalt oppdragsgiver) Kontaktperson hos konsulenten: xxx Kontaktperson hos oppdragsgiver: Karl Rikard Løvhaug 1 Beskrivelse av oppdraget Oppdraget gjennomføres i henhold til beskrivelse av oppdraget er gitt i konkurransegrunnlag i saksnr. 09/1716 med tilbudsfrist 30. april 2010, og i henhold til tilbud fra konsulent av. Sluttrapport og modell i form av regneark aller lignende skal foreligge elektronisk ved oppdragets slutt. 2 Varighet Oppdraget skal gjennomføres i Pris Oppdraget gjennomføres innenfor en økonomisk ramme på xxx.xxx kr. I tillegg kommer merverdiavgift. 4 Betaling Betaling skjer i henhold til faktura pr. 30 dager. På faktura spesifiseres arbeidskostnader og særkostnader. Faktura sendes oppdragsgivers fakturaadresse som er: Samferdselsdepartementet c/o DSS Efaktura Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Fakturaen merkes med SD 2099 Løvhaug 5 Endringer Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 10

11 Endringer eller justeringer av oppdragets innhold, omfang, betaling eller tidsrammer kan foretas dersom partene blir enige om det. Vesentlige endringer i foreliggende kontrakt skal baseres på skriftlig saksbehandling. 6 Opphavs- og eiendomsrett Oppdragsgiver har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og til ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne avtalen. 7 Taushetsplikt Forvaltningslovens taushetspliktsbestemmelser kommer til anvendelse for konsulentens personale. 8 Henvendelser All kontakt om faglig framdrift, tidsplan, økonomisk ramme m.m. skal gå igjennom kontaktpersonene. 9 Tvister Eventuelle tvister om forståelse av denne kontrakten skal avgjøres ved voldgift hvis begge parter er enige om det. Oppnås ikke enighet, skal Oslo tingrett være verneting. Denne kontrakten er utferdiget i to eksemplarer. Partene beholder hver sitt Oslo 200. Navn på den som underskriver Konsulenten Navn på den som underskriver Oppdragsgiver Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 11

12 Bilag 2 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 12