Kontrakt, kommunikasjon og forhandlinger - Hvordan få betalt for det man gjør og samtidig ha en fornøyd kunde?

Transkript

1 Kontrakt, kommunikasjon og forhandlinger - Hvordan få betalt for det man gjør og samtidig ha en fornøyd kunde? 16 april 2010 morten.aagaard@prosjektjuss.no

2 Advokat Arbeidsområder : Juridisk rådgivning Prosedyre Kvalitetssikring og revisjon Undervisning Morten Aagaard Kontaktinfo: Mobil morten.aagaard@prosjektjuss,no Faglig profil 20 års erfaring fra arbeid med rådgivning innen prosjektorientert virksomhet i privat og offentlig sektor. Kontrakt, endringer, tvisteløsning, forhandlinger innen eiendom, bygg og anlegg, olje og gas, IT, skipsbygging Har deltatt i en rekke kvalitetssikringsoppdrag og prosjektrevisjoner, herunder innen Finansdepartementets regime. Bred erfaring fra norske og internasjonale prosjekter. Yrkeserfaring 2004 dd: Prosjektjuss advokatfirma : Partner,Simonsen Føyen : Advokat og Jur. Dir. Aker/Aker Maritime : Advokatfirmaet Føyen 1988: Dommerfullmektig, Haugesund.

3 Agenda Kontrakt, kommunikasjon og forhandlinger - Hvordan få betalt for det man gjør og samtidig få en fornøyd kunde? Hva må vi passe på ved inngåelse av avtaler? Hva med endringer når kart og terreng ikke stemmer? Hvilken betydning har kommunikasjon for samarbeid, fleksibilitet og gode resultater? Hvordan kan vi bli bedre til å forhandle?

4 Avtaler er bindende Kong Christian Den Femtis Norske Lov, 1687, Artikkel 2: Alle Contracter som frivilligen giøris af dennem, der ere Myndige, og komne til deres Lavalder, være sig Kiøb, Sal, Gav, Mageskifte, Pant, Laan, Forpligter, Forløfter og andet hvad Navn det nævnis kand, som ikke er mot Loven, eller Ærbarhet, skulle holdis i alle deris Ord og Puncter, saasom de indgagne er.

5 Hva skal til for at en avtale foreligger? Muntlige avtaler Tilbud og aksept må være likelydende Konkludent adferd Letter of Intent

6 Hva slags avtale? Kjøp eller entreprise? Bakgrunnsretten Purchase Order/bestilling/kontrakt Back to back Battle of forms Partsdefinisjonen

7 Kontraktens innhold Kontraktsdokumentene Beskrivelse av arbeidet Hva og hvor mye Hvordan betales det Fast pris Enhetspriser Regningsarbeid Mengderegulering eller låste masser Tidsfrist Fremdriftsplan Koordinering Dagmulkt Kontraktsartikler NS 8415 Er det noe i tilbudet eller forhandlingene vi bør vite om? Avtaledokumentet Avklaringer Tilbud Forespørsel Beskrivelse Tegninger Orientering NS 3406 De dokumentene som utgjør kontrakten, utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor.

8 Kontrakt = 2 ting Kontrakten Gjennomføring

9 Kontraktsledelse består av flere oppgaver 1. Etablere en god kontrakt 2. Kjenne innholdet, tolke og klargjøre 3. Kjenne bakgrunnsretten 4. Håndtere endringer 5. Dokumentere 6. Kommunisere 7. Forhandle

10 Kontraktsadministrasjon krever ressurser og tid Lese, tolke og lære Vurdere og utrede konsekvenser av løsningsvalg Avklare Behandle Diskutere internt og eksternt Skrive Dokumentere

11 NS 8405 pkt 8 Alle varsler og krav som skal meddeles etter bestemmelsene i kontrakten, skal fremsettes skriftlig til partenes representanter, jf punkt 6, eller til avtalte adresser. Varsel og krav som er innført i referat ført etter 7.1, regnes som skriftlig. Varsel og krav gitt ved elektronisk kommunikasjon, regnes bare som skriftlig dersom dette er avtalt. Hvis en part ønsker å gjøre gjeldende at den annen part har varslet eller svart for sent, må han gjøre det skriftlig uten ugrunnet opphold etter å ha mottatt varsel eller svar. Gjør han ikke det, skal varslet eller svaret anses som gitt i tide.

12 Prosjektkontrakten er statisk i det den signeres! Under gjennomføringen er den i bevegelse!

13 Hvor oppstår de fleste diskusjonene? Kontraktsdokumentene og tolkning Prosjektering og ansvar for løsninger Endringer dokumentasjon Kundens bidrag og risiko Fremdriftsplanen og samordning Endringer

14 Varsel Hvis leverandøren ikke varsler sitt krav innen fristen, taper han retten til å kreve...når han blir oppmerksom......uten ugrunnet opphold, regnet fra mottakelsen......uten ugrunnet opphold......når han blir eller burde ha blitt klar over forholdene....innen 7 dager...regnet fra... NB! - om skriftlighet - til partenes representant - ???

15

16 Tidsvirkning - Identifisering FORSIKTIG HER! Om endringen i seg selv ikke har tidskonsekvenser, bidrar den sammen med andre endringer. Forslag til standard tekst: Denne endringen har ingen tidsvirkninger isolert, men sammen med andre kan den få tidsvirkninger.

17 Hva gjør du med endringene? Varsle. Kartlegge konsekvenser. Vurdere risiko. Estimere konsekvenser. Evaluere tidskonsekvenser. Vurdere om det skal tas forbehold. Presentere. Forhandle. Implementere.

18

19

20 Dokumentasjonen må være så god at den har overbevisningskraft!...vanntett og tung som stein...

21 Hvordan bli bedre til å forhandle?

22 Bevisstgjøring og systematikk Forhandlingsstrategi Forberedelser Forhandlingsteknikk Forhandlingene Etterfølgende aktiviteter

23 Forhandlingsstrategi Man må etablere mål for forhandlingene Forberedelser må gjøres Gjennomføringsplan må lages Forhandlingene tar ofte utgangspunkt i styrkeforholdet mellom partene!

24 Forberedelser Kartlegge Egen situasjon Forhandlingsmotparten Hvem? Hvilke behov? Forhandlingsteamet Gi-punkter Løsnigsforslag

25 Forhandlingsteknikk Menneskeforståelse Relasjon Kommunikasjon Overgangen fra argumentasjon til løsningsforslag

26 Kommunikasjon er vanskelig! Kommunikasjon kan skape Tillit Respekt Troverdighet Kommunikasjon kan også skape usikkerhet Å lytte er ofte den viktigste, men vanskeligste delen

27 Kommunikasjon Hva ønsker vi å formidle? Budskap innhold Fleksibilitet Samarbeidsvilje Løsningsevne Kompetanse Grenser Krav Troverdighet henger sammen med tillit til det som kommuniseres

28 Kommunikasjon Man kan si ting på mange måter vær bevisst Formell/uformell Mild/streng Positiv/negativ Imøtekommende/avvisende Forklarende/påstående Kroppsspråk

29 Viktige spørsmål til slutt

30 Målkonflikter Byggherre Riktig omfang, høy kvalitet, på kortest mulig tid, til lavest mulig pris. Entreprenør.høyest mulig pris....kan lede til utfordringer ift fleksibilitet løsningsvilje samarbeid dokumentasjon kommunikasjon fokus

31 Er du medspiller eller motspiller?

32 Hva kjennetegner en fornøyd kunde? 1. Han får det han skal ha Omfang Tid Kvalitet 2. Samarbeidet har vært godt Kommunikasjon Profesjonalitet Fleksibilitet 3. Forutberegnelighet - han slipper overraskelser Han får høre om problemer før det er for sent å gjøre noe 4. Han er komfortabel med å betale fakturaen Den er i samsvar med avtalen Den er dokumentert med underlag 5. Han anbefaler deg til andre

33 Hva kjennetegner en fornøyd leverandør?

34 En leverandør er fornøyd når 1. Han oppnår sitt resultatmål 2. Produksjonen går uforstyrret 3. Kunden leverer det han skal i tide 4. Samarbeidet med kunden har vært godt 5. Medarbeiderne er tilfredse 6. Kunden er fornøyd

35 Det hjelper ikke med en god kontrakt dersom den håndteres dårlig! Det er utrolig hva man kan gjøre med en dårlig kontrakt gjennom god kontraktstyring!