Referat fra Styringsgruppemøte UiN/HiNE/HINT fusjon På Skype kl

Transkript

1 Referat fra Styringsgruppemøte UiN/HiNE/HINT fusjon På Skype kl Deltakere: Sven Erik Forfang, HiNE Stig Fossum, UiN Pål A Pedersen, UiN Anita Eriksen, UiN Bjørn Olsen, UiN Beate Aspdal, HiNT Bente Aina Ingebrigtsen, HiNT Olav Frigaard, HiNT Forfall: Steinar Nebb, HiNT Øyvind Steinslett, HiNE Agenda: 1) Status siden sist Rektorene ga en kort stemningsrapport fra sine respektive institusjoner. Mye godt arbeid på gang, ikke minst på tvers av institusjonene. 2) Status tidligere beslutningspunkter / Beslutningspunkter Status på tidligere beslutningspunkter: Domene: Stig informerte om saken, håper på en endelig avklaring i løpet av uken. Visuell profil / foreløpig profilhåndbok: Anita informerte. Det ble behandlet et oversendt utkast til fase 1 av profilhåndbok fra Marked / kommunikasjon. Gruppen ser utfordringer knyttet til at deler av dokumentet brukes, men fase 1 av visuell profil godkjennes. Anita og Olav tar nødvendige avklaringer med Markeds- og kommunikasjonsgruppen om det videre arbeidet. Valg Beate informerte om status. Det er jobbet bra med saken, og det er en omforent oppfatning av at dette kommer greit på plass innenfor de satte frister. Kandidater er nå bekjentgjort. Web løsning OK vedtatt forrige møte. Web løsningen som er utarbeidet ved UiN i 2015 legges til grunn for felles web løsning fra , og det prioriteres midler for å sikre dette. Intranett Anita / Olav informerte. Grundig beslutningsnotat vedlagt anbefalingene derfra følges. HiNT har allerede fått innpass i arbeidsgruppen, og vil også bli representert i styringsgruppen. Til neste møte gis en nærmere presentasjon av organisering av arbeidet videre. Organisasjonsstruktur Innplassering HiNE i Nord universitet Anita orienterte om prosessen generelt og fremleggelse av arbeidsgivers forhandlingsutkast, som er planlagt behandlet i forhandlingsmøte i omstillingsforum

2 Prosjektorganisering fusjonsprosjekt Bente Aina innledet om mulige forprosjekter som forberedelse til fusjonsprosjektet som skal igangsettes formelt I første omgang er det behov for å utarbeide en oppdatert kompetanseoversikt til neste møte. Beate har ansvar for å følge dette opp ovenfor HR/ansatte virksomhetsstyring hvordan dette kan gjøres. Bjørn og Steinar N. har hatt innledende dialog omkring organisering av selve fusjonsprosjektet fra , og de har ansvar for å presentere et forslag på møtet den 27/11-15 på Stjørdal. Bjørn følger dette opp. Administrative arbeidsgrupper Overordnet prosjektgruppe ledes av Anita. Oppsummering av status i prosjektgruppene ble kort gjennomgått, og tatt til etterretning. Studieportefølje 2016/2017 OK i styremøtene. Det skal være møter mellom UiN og HiNE for ytterligere avklaringer. Det skal sikres oppfølging videre i institusjonene. Bente Aina har ansvar for at det avholdes et møte mellom rektorene for å sikre nødvendige avklaringer i forkant av frister for innmelding til SO. Studiedirektør og studiesjef(er) tas med i møtet. Budsjett 2017 satsning til KD OK.. Felles innmelding til KD følges opp i dialog mellom institusjonene, og skal godkjennes av styrelederne. Organisasjonsnummer i 2016 Økonomisjefene har ansvaret for å lande dette. Jfr. ellers brev fra KD om oppfølging av fusjonen. Personalreglement Beate informerte om status. Felles personalreglement under utarbeidelse, jfr. beslutning i siste møte. Det foreslås 2 tilsettingsutvalg; ett for teknisk / administrativt ansatte, og ett for faglig / vitenskapelig ansatte. Innstillende myndighet vil være dekaner innenfor fakultetene og direktør- / seksjonssjefnivået innenfor administrasjonen. Myndighet til å ansette inntil 6 mnd delegeres til Personaldirektør og personalsjef i fellesskap for Avklaringer som var fremlagt ble vedtatt i henhold til forslag fra P/O direktør/sjef. SAKS midler Saken kommer opp igjen på møtet 27/11 på Stjørdal. Det er dialog mellom styrelederne om saken også. Tilgjengelige ressurser for tillitsvalgte Det ønskes en nærmere gjennomgang av saken på møtet på Stjørdal 27/11. Beate følger opp. Kulturprosjektet Nesna v/ Sven Erik tar ansvar for å sende over forslag til mandat og forslag til organisering til de andre rektorene for avklaringer. Arbeidet skal igangsettes. Idrett/ friluftsliv Det har kommet en forespørsel fra miljøene om å komme i gang med arbeidet nå. Hvordan vi skal forholde oss til slike saker generelt, og denne saken spesielt, tas opp på neste møte.

3 Fleksibel læring Under arbeid. Ikke behov for diskusjon nå. Faglige prosesser generelt Mange gode prosesser i gang. Generelt understrekes at det er viktig at fagmiljøene er aktive i å bli kjent med hverandre. Ikke behov for ytterligere diskusjon nå. RSA Olav tar ansvar for å få utarbeidet en sak til neste beslutningsmøte. Ansvar for oppfølging av regionale samarbeidspartnere; tas grundig på neste møte. Campusutvikling ref brev fra KD Status v/ Beate. Arbeidet forventet startet opp med at økonomidirektørene/sjefene i samråd med utviklingsleder på UiN gjør en vurdering av henvendelsen og foreslår videre håndtering. Inkludert i arbeidet må være en oppdatering av leiekontrakter for alle 3 institusjonene. Det er også behov for nærmere kontakt med Statsbygg. Budsjettprosess 2016 Status v/ Beate og Stig. Institusjonene er godt i rute med ordinært budsjettarbeid, og forbereder styresaker til desember. Tilgjengelige ressurser for studentorganisasjonene Saken ble drøftet, og den tas i senere tidspunkt. Saken må forberedes, uten at dette ble nærmere avklart. Arbeidstidsordninger Status v/ Beate og Stig. Dette må utredes nærmere, med klargjøring av tidsmessige ambisjoner for harmonisering. Anita har ansvar for at HR lager et notat med forslag til prosess på saken. Aksjeselskapene Avklares senere. Dette tas som en del av senere strategivurdering rundt randsonen. Endrede krav til doktorgradsområdene Løftes også fram som sak i neste møte. (Jfr. også NOKUT-saken under.) 3) Nye beslutningspunkter / avklaringspunkter NOKUT-tilsyn Stig innledet på saken. Mottatte brev og medie-oppslag som grunnlag. Stig sørger for at det avklares noen momenter i saken, så kommer den opp igjen på Stjørdal 27/11. Pay-Off / Budskap. Egen sak laget som grunnlag for saken. Jfr. tidligere sak om profilhåndbok. Anita og Olav følger opp innspillene videre mot Marked- / kommunikasjon. Studiested / Campus bruk av begreper. Egen sak utarbeidet som grunnlag for saken. Prinsipiell diskusjon. Et ønske om å bruke geografisk gjenkjennbare navn. Det ønskes å løfte fram Nord Universitet og geografisk sted i markedsarbeidet; Nord universitet Levanger Nord universitet Mo i Rana

4 Osv. Dette innebærer at studiested ikke blir et aktivt begrep i studentrekrutteringen. Ytterligere avklaringer rundt begrepsbruken i ulike sammenhenger tas senere. Håndtering av forhandlinger løpende. Anita, Beate og Øyvind jobber videre med saken for å få en mest mulig lik praksis ut Nytt universitetsbibliotek Stig innledet. Prinsipper omkring hva som må være på plass fra , og arbeidet fram mot en styresak. Stig følger opp saken videre. Felles KSS. Stig innledet. Veien videre arbeidet fram mot en evt. styresak. Arbeidsgruppen som er nedsatt for dette arbeidet bes om å komme opp med en sak til møtet på Stjørdal den 27/11, og ta ansvar for at det utarbeides en styresak til desember (evt. januar). Samordnet opptak høsten Olav innledet med innspill fra arbeidsgruppen. Det er behov for å samordne innsending til SO fra et studiested omforent enighet om at dette kjøres fra Bodø det kommende året, og at ansettelse av felles opptaksleder for NORD universitet m.m. tas sammen med gjennomgangen av organisatorisk struktur i sin helhet i løpet av Prosedyre og signering av forskningssøknader fra Flyttet til neste møte. Praksis incentiver studenter og ansatte. (Internasjonalisering m.m.) Flyttet til neste møte. Påmelding vedr. Digital eksamen, LMS og plagiatkontroll Stig innledet på bakgrunn av utkast til løsning utarbeidet av UiN. Spørsmål; Skal vi henge oss på UNINETTs arbeid innenfor disse områdene, eller satse på å utvikle / anskaffe selv. Anita tar ansvar for å sjekke ut om kostnadsbildet, og Anita, Øyvind og Olav tar endelig beslutning når dette er klart. Behov for investeringsmidler ifm fusjon UiN HiNe Det er anbefalt å skifte ut mange av PC ene på HiNe i forbindelse med fusjonsarbeidet. Stig og Sven Erik har ansvar for å se på budsjettmessig inndekning av dette, og endelig beslutning. Dette haster å avklare. Styreoppnevning og nytt styre. Ambisjonen er å avvikle et styremøte for nytt styre (fusjonsstyre) før jul. Foreløpig saksliste ble fremlagt: - Budsjett Styrets møtekalender Forskrift om studier og eksamener - Oppnevning av klagenemnd - Oppnevning av skikkethetsnemd - Oppnevning av læringsmiljøutvalg (mulig sak)

5 - Mandat nytt AMU - PhD reglement - Personalreglement - Delegasjonsreglement - Status fusjon Stig, Øyvind og Beate avklarer alt omkring gjennomføring av styremøtet i eget møte. Infosaker Beate: Markering av HiNTs siste styremøte 10/12. Vigdis og Bjørn kommer og deltar i markeringen. Prosedyre for signatur på vitnemål Innspill kommet fra arbeidsgruppen: Arbeidsgruppen ber om at man legger seg på at saksbehandler og dekan signerer vitnemål. Ellers kan dette bli uhåndterlig for rektor. Det kom opp spørsmål knyttet til registrering av kandidatproduksjon. Anita sjekker dette, deretter tar Anita, Øyvind og Olav beslutning i saken. Ny studieforskrift under utarbeidelse Innspill kommet: Forslag til ny studieforskrift blir utarbeidet og sendes rundt på høring, og deretter lagt fram for styret i desember. Brev vedr. medvirkning Stig. Det har kommet et brev til UiN der det kreves at tjenestemannsorganisasjonene får en plass i styringsgruppen, samt at de anbefaler at studentene får en plass. Saken tas opp nærmere i neste møte, den 27/11. 4) Kommende møter 27. november Stjørdal ca kl HiNT tar ansvar for det praktiske rundt møtet. Egen innkalling sendt. Vi møtes i tillegg for en arbeidsøkt torsdag kveld vi holder dialogen om praktiske ting omkring mulig ankomst osv.