Innledning Vi viser til tidligere dialog vedrørende samhandlingsreformen og nye faktureringsrutiner mv for utskrivningsklare pasienter.

Transkript

1 Notat Til: Kopi Helseforetakene og private sykehus med driftsavtale med RHF Helsedirektoratet, helseregionenes revisorer, Kommunenes sentralforbund, Referansegruppen for kommunal medfinansiering Fra: Regionale helseforetak v/rhf-enes Regnskapslederforum Dato: Tittel: Fakturering fra helseforetak til kommuner Utskrivningsklare pasienter Innledning Vi viser til tidligere dialog vedrørende samhandlingsreformen og nye faktureringsrutiner mv for utskrivningsklare pasienter. De regionale helseforetakene har, basert på dialog med KS og Helsedirektoratet, utarbeidet felles retningslinjer for fakturering vedrørende utskrivningsklare pasienter. Retningslinjene er basert på gjeldende bokføringsregelverk, samt forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter. Retningslinjene tar også høyde for at de inngåtte samarbeidsavtalene i visse tilfeller er med på å avgjøre hvordan antall betalingsdager skal fastsettes i det enkelte tilfelle. Fakturaen m/vedlegg (senere omtalt som faktura) skal understøtte helseforetakenes og kommunenes behov for kontroll av fakturerte tjenester. Videre er det lagt vekt på at fakturaene ikke skal inneholde flere personopplysninger enn de som er nødvendige, og at personvernmessige hensyn ivaretas innen rammen av regler om taushetsplikt. Øvrig informasjon om de enkelte pasienter inngår ikke i rutinene for fakturering, men i kommunikasjon mellom det enkelte samhandlende sykehus og kommune. Retningslinjene her gjøres gjeldende for alle foretak som på vegne av de regionale helseforetakene har fått delegert ansvar for å gjennomføre fakturering og motta betaling for utskrivningsklare pasienter. Fakturarutiner Helseregionenes salgsdokumentasjon til kommunene skal skje ved utstedelse av to dokumenter: Faktura uten spesifisering av leverte ytelser Vedlegg, heretter benevnt underlagsdokumentasjon, med spesifisering av leverte ytelser Se nedenfor angående innhold i de ulike dokumentene, samt oversendelse. 1

2 Faktura er primærdokumentasjon som skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt jf bokføringslovens 13 og Forskrift om Årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner jf 2. Faktureringstidspunkt m.v. Fakturering skal skje samlet for en måned, omfattende perioden fra 1. til siste dato i gjeldende måned. Faktureringen skal kun omfatte avsluttede sykehusopphold. Det vil si at det ikke skal faktureres for pasienter som ennå ikke er utskrevet. Inntektsføring skal skje i den perioden pasienten er inneliggende uavhengig av tidspunkt for fakturering. Fastsettelse av betalingens størrelse Foretaket må ha rutiner som sikrer at fakturerte beløp er korrekte ut fra realitetene knyttet til den enkelte pasient, samt de prosesskrav og beregningsregler som følger av forskrift og avtaler. Rutinene må sikre at det for hver pasient/innleggelse det kreves betaling for Er i samsvar med virkeområdet for betalingsordningen Videre må rutinene sikre at: De prosessuelle betingelser m.v. er oppfylt Antall betalingsdøgn er beregnet korrekt Riktig kommune tillegges betalingsansvaret Det vises til vedlegg for detaljer knyttet til hvordan antall døgn skal fastsettes. Spørsmål knyttet til beregning av antall døgn kan rettes til pr e-post til Helsedirektoratets svartjeneste komfin@helsedir.no Kontroll med at korrekt kommune faktureres Betalingsplikten gjelder for den kommune som aktuell pasient er bosatt i, i henhold til folkeregisteret. Foretakenes må sikre at korrekt kommune faktureres i tråd med denne regelen. Fakturainnhold og underlagsdokumentasjon Grunnlaget for faktureringen er informasjon om pasienter i sykehusene og dermed underlagt de regler om taushetsplikt som gjelder for spesialisthelsetjenesten. Faktura og spesifikasjon av betalingsgrunnlaget skal utarbeides, forsendes og håndteres slik at både hensynet til kommunenes kontrollbehov og personvernmessige hensyn ivaretas. Dette forutsettes oppnådd gjennom et todelt dokumentsystem: Dokument og forsendelse 1: o Faktura med sum fakturert beløp, periode etc. Dokument og forsendelse 2: o Underlagsdokumentasjon om utførte / leverte tjenester. (Ikke-anonyme opplysninger. Utveksles kun med dem som fra før er kjent med de samme pasientene og den samhandling som har funnet sted mellom sykehus og kommunens helse- og omsorgstjeneste i tilknytning til utskrivelse fra sykehuset.) Fakturaen skal inneholde følgende opplysninger, jf bokføringsforskriftens 5-1-1: 2

3 Navn og adresse på selgende helseforetak Organisasjonsnummer til selgende helseforetak Navn og adresse til kommunen Angivelse av den enhet i kommunen som foretaket har samhandlet med vedrørende de pasienter som det faktureres for (vanligvis et bestillerkontor, vedtakskontor eller annen forvaltningsenhet med tilsvarende funksjon.) Forhåndsnummerert eller maskintildelt fakturanummer Fakturadato Forfall, fastsatt til 30 dager. Angivelse av leverte tjenester / varer (art og omfang) spesifiseres i eget vedlegg. Faktura skal ikke inneholde personopplysninger, kun generelle og aggregerte opplysninger om grunnlaget for betalingskravet: o Utskrivningsklare pasienter utskrevet i perioden XX o Antall innleggelser med minst ett betalingsdøgn o Totalt antall betalingsdøgn o Døgnsats o Sum fakturert beløp Henvisning til underdokumentasjonen Underlagsdokumentasjon skal inneholde følgende opplysninger: Navn på helseforetaket som har hatt pasienten innlagt Henvisning til fakturanummer/faktura. Forvaltningsenheten som sykehuset har samhandlet med om de aktuelle pasientene Spesifisering av levert ytelser skal omfatte pr pasient: o Identifikasjon av pasienten (Fødselsnummer eller navn eller annen referanse avtalt med mottager) o Dato for oppstart av betalingsplikten o Dato for avslutning av betalingsplikten o Antall liggedøgn det skal betales for, sats pr døgn og sum pr linje o Totalsum o Gjelder fakturaen flere betalingsperioder innen samme sykehusopphold pr pasient skal dette angis hver for seg. Dvs. ny linje for samme pasient ved flere betalingsperioder innen samme sykehusopphold. Oversendelsesmåte: Fakturaen sendes til ordinært fakturamottak. Underlagsdokumentasjonen sendes til kommunen v/de som fra før er kjent med de opplysningene som gjelder de aktuelle pasientene og den samhandling som har funnet sted i forkant av utskrivning. Gjestepasienter pasienter innlagt utenfor definerte opptaksområder Det foretaket som har hatt pasienten innlagt som utskrivningsklar er ansvarlig for beregning og fakturering. Det er samme foretak som beholder innbetalte beløp. Ovenstående gjelder uavhengig av hvor i landet pasienten er bosatt og om pasientens folkeregistrerte bostedskommune er del av foretakets nærområde eller ikke. Det gjelder også uav- 3

4 hengig av om pasienten er bosatt i en annen helseregion enn den region foretaket primært er tilknyttet. Fakturering for utskrivningsklare pasienter tilhørende annen helseregions opptaksområde skal faktureres den kommunen pasienten er hjemmehørende. Det vil si bostedsadresse i henhold til folkeregisteret. Det skal ikke foretas fakturering for utskrivningsklare døgn fra HF/RHF til annet RHF som ordinært gjestepasientoppgjør. Helse Sør-Øst RHF Ole Christian Een Teigen Helse Vest RHF Berit Bore konsernregnskapssjef konsernregnskapssjef Helse Midt-Norge RHF Lillian Engen Helse Nord RHF Erik Arne Hansen konsernregnskapssjef regnskapsleder 4

5 Grunnlag for beregning av antall døgn som skal betales av kommunen Vedlegg Kontroll med at innleggelsen/utskrivelsen har funnet sted innenfor forskriftens virkeområde Forskriften setter de ytre rammene for hvilke innleggelser betalingsordningen kan gjelde for. Sykehusenes rutiner må sikre at avgrensningen som gjøres er i tråd med forskriften. Det er spesielt viktig at virkeområdebestemmelsene og de prosessuelle kravene etterleves. Virkeområdebestemmelsene framgår av forskriftens 2. Det følger av disse blant annet at: Utskrivelsen må ha funnet sted fra et sykehus. Behandlingen må ha vært del av det somatiske tjenestetilbudet (kun utskrivelser fra somatiske avdelinger, ikke avdelinger innen psykisk helsevern eller tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelavhengige). Utskrivelser fra private rehabiliteringsinstitusjoner er ikke omfattet. Datauttrekkene som benyttes for beregningsformål må utformes slik at ovennevnte krav etterleves. Kontroll med at prosessuelle betingelser m.v. er oppfylt Forskriften stiller konkrete betingelser for at betalingsplikten skal gjelde for den enkelte pasient gjennom 13, andre ledd. Disse betingelsene er hovedsakelig prosessuelle, men innebærer også krav til korrekt vurdering av hvorvidt en pasient er utskrivningsklar. Det må være kontrollert fra sykehuset side at betingelsene er oppfylt. Oppsummert er betingelsene følgende: Ansvarlig kommune skal ha blitt varslet om pasientens mulige behov for hjelp fra den kommunale helse- og omsorgstjenesten etter utskrivning. Det vises til kravet om vurdering i 7, og plikten til å varsle kommunen i 8. Kravet kan ikke etterleves ved at det sendes varsler om alle pasienter som innlegges. Hvilke pasienter kommunen varsles om, skal baseres på konkret vurdering i tråd med innholdet i 7 og 8. Vilkårene for å definere pasienten som utskrivningsklar må ha vært oppfylt, jf. innholdet i 9. Ansvarlig kommune skal ha blitt varslet om at pasienten var utskrivningsklar, jf. krav om slikt varsel i 10. Kontroll med beregning av antall betalingsdøgn Det skal bare beregnes betalingsdøgn i de tilfeller der krav til virkeområde og prosessuelle betingelser er imøtekommet. Antall betalingsdøgn per pasient skal beregnes ved datosubtraksjon mellom to datoer: Dato for oppstart av betalingsplikten. Det betales fra og med den dagen pasienten meldes utskrivningsklar. Dato for avslutning av betalingsplikten Det betales ikke for avslutningsdagen. 5

6 Dato for oppstart av betalingsplikten reguleres av 13 i forskriften. I tillegg må dette sees i relasjon til forutsetninger i inngåtte samarbeidsavtaler, jf. brev fra Helse- og omsorgsdepartementet I utgangspunktet er oppstartsdatoen den dato der følgende er oppfylt: Pasienten er meldt utskrivningsklar, og Kommunen har meldt tilbake at den ikke kan ta imot pasienten, eller kommunen ikke har besvart meldingen om at pasienten var utskrivningsklar, jf kommunens tilbakemeldingsplikt etter 11. Dersom det foreligger avtale med kommunen som regulerer på hvilke tidspunkt varsler skal kunne sendes og svar skal gis, skal dette legges til grunn ved fastsettelsen av antall betalingsdøgn. Eksempel: Hvis varsel om utskrivningsklar pasient er sendt på et tidspunkt det er avtalt at slike varslinger ikke skal sendes, skal oppstartsdatoen tidligst kunne være den etterfølgende dato der varselet i henhold til avtalen tidligst skulle ha vært sendt. Tilsvarende gjelder for avslutningsdato dersom svar fra kommunene kommer etter avtalt tidspunkt for tilbakemelding. Dato for avslutning av betalingsplikten er den første dato der ett av følgende inntreffer: Kommunen gir melding om at den er klar til å ta imot pasienten samme dag innen avtalte frister. Pasienten blir på nytt syk eller det inntreffer øvrige forhold som innebærer at pasienten ikke lenger kan regnes som utskrivningsklar. Pasienten dør. Pasienten utskrives fra sykehuset (uavhengig av hvorfor eller til hvilket sted pasienten utskrives). Det er spesialisthelsetjenesten som bærer ansvaret for forsvarlig overføring av pasienten til kommunen når kommunen har meldt seg klar til å ta imot. Forsinket utskrivelse til kommunen i tilfeller der pasienten utskrives på senere dato enn kommunen har meldt seg klar, forlenger altså ikke betalingspliktperioden. I de tilfeller betalingspliktperioden avsluttes av annen årsak enn at kommunen melder seg klar til å ta imot pasienten, bør sykehuset gjennomføre ekstra kontroll med at vilkårene for å definere pasienten som utskrivningsklar var oppfylt. 1 inngaelse-a.html?id=