Dermed er det svært viktig at informasjonen innad i foretaket flyter oppover og nedover.

Transkript

1 Oppgave 1 A) Målsetningene ved intern kontroll: - Kostnadseffektiv og målrettet drift - Pålitelig regnskapsrapportering - Overholdelse av lover, regler og forskrifter Disse 3 er hovedmålsetningene innen intern kontroll. Et hvert foretak ønsker å oppnå med rimelig sikkerhet god måloppnåelse innenfor hvert av de områdene. Kostnadseffektiv og målrettet drift Et foretak skal ha som målsetting og drive god effektivisering av ressursene virksomheten har tilgang til. Man skal hindre at misligheter begås - særlig viktig internt. Kontrollfunksjoner kan hindre dette. et eksempel kan være tilgangskontroll eller autorisering. Det er også viktig å ta vare på eiendeler. Dette kan gjøres med fysisk sikring f.eks. For å ha mest mulig kostnadseffektiv drift og målrettet, er det en forutsetning at eiendelene står til disposisjon og at de ikke er utsatt for mislighold. Pålitelig regnskapsrapportering Regnskapsrapporteringen er en særdeles viktig der av et foretak sitt informasjon og kommunikasjonssystem. Det er viktig at regnskapsrapporteringen følger lover og regler som gjelder på det aktuelle området slik at både interne interesser og eksterne interesser får mest mulig riktig informasjon. Eksterne interesser kan være banker eller samfunnet. Bankene vil gjerne ha mest mulig riktig tall slik at de kan foreta en riktig vurdering ut fra en beslutningsdyktig informasjon. Samfunnet vil gjøre godt med at riktig skatt blir betalt. Interne interessenter kan være eiere som ønsker riktig informasjon så de kan ta viktige og rett beslutninger for hele foretaket. Det er også viktig for ansatte at de får riktig informasjon fra ledelsen, siden de er de som ofte utfører intern kontroll og arbeidet. Dermed er det svært viktig at informasjonen innad i foretaket flyter oppover og nedover. Overholdelse av lover, regler og forskrifter Om man får motivasjon til å overholde regler og lover har mye og si hvordan ledelsen er. Ledelsen, eierene og styret sine handlinger reflekterer over på de øvrige i fortetaket. Har du en sjef som unnersluntrer regler, ser man ikke på det som et stort problem og terskelen for å kopiere adferden er lavere. Dermed er det viktig at ledelsen fokuserer på å ha god etikk! Det er også en fordel holde seg innen regelverket for å unngå unødvedig med bøter, eller negativ omtale. Det er også et moment og ha klar konsekvenser med eventuell regelbrudd. Dette kan hindre ansatte eller eiere til å forteta et lovbrudd. Dette viser også at ledelsen tar det på alvor og holde regler og lover. B) Hva legges i kompenentens risikovurdering og kontrollaktiviteter og gi eksempler. Et foretak ønsker identifisere, kartlegge, og kontrollere ulike truseler/risikoer vedrørernde fortetaket. Det er viktig gjøre en grundig jobb rundt å kartlegge risikoer, for i kontrollaktiviteter skal man velge ut de kontrolltiltakene man mener er med å enten unngå, dele, redusere eller akseptere. Alt ettersom hvilken risiko apetitt foretaket har. Med risikoaptetitt menes det nivået av risiko foretaket har valgt å tåle. Det er viktig å begynne med; - identifisering av trusler - vurdere hvor sannsynlig det er (for hver trussel) - vurderes sannsynligheten for tap - identifisere kontrolltiltak - gjøre kost-/nytteberegninger

2 Når man har identifisert truslene og vet hva foretaket står ovenfor er det neste steget og gjøre en kost-nytteberegning av de ulike kontrolltiltakene. Kostnad-nytteprinsippet går ut på at foretakets kostnader ved kontrolltiltak må ikke være større enn nytten. Her er det viktig både beregne kostnader mot nytten. Kostnader må dekke kostnader med å innføre kontrolltiltaket med må også dekke et poteniselt tap visst ikke kontrollen fungerer optimalt. Nytten måles i både kvantitative og kvalitative goder. Kvantitaive kan være tyveri, og kvalitative kan være fornøyde kunder. Det er ut fra et kostnand-og nytteperspektiv ikke ønskelig å være 100% sikker mot trusler og risikoer. Det er ikke lønnsomt i lengden og skal opprettholde en slik sikkerhet. Man må vurdere det hele tida. Risikobildet er dynamisk, og forandrer seg alltid, så det finnes ingen permanente løsninger. Helhetsprinsippet sier at man skal hele tiden se over kontroll komponenter og aktiviteter for å finne ut at ingenting er unødvendig. Det kan være kontroller som overlapper hverandre og det er bortkastet. Et eksempel på mangel på kostnad-nyttevurdering er en bilprodusent som valgte og ikke innstallere en sikkerhetsfunksjon i tankene på bilene for å forhindre brann. Dette resulterte med at det foretsaket flere dødsfall og produsenten ble saktsøkt. kostnadene her utgjorde en haug mer enn det ville gjort innstallert denne sikkerhetsfunksjonen. Det må tas hensyn til om varere er lett omsettelige eller ikke. en gullsmedforretning har større risiko for tyveri, enn et sementlager f.eks. Dermed må man vurdere risikoene deretter. Etter man har vurdert kostnad-nytteberegning kommer man fram til om kontrollaktiviteten er kostnadseffektiv eller ikke. Velger foretaket at aktiviteten er det kan det være med å redusere risikoen. Velger derimot foretaket at det ikke er kostnadseffektiv og lar vær sette det i gang, må man velge og akseptere risikoen, unngå risikoen eller å dele den med andre visst det mulig feks. Vi har 3 ulike kontroll nivå; Forretningsrisiko, operasjonell risiko og risiko i kontrollmiljøet. Disse utgjør den iboende risikoen i et foretak. I tillegg har vi kontroll risikoen. Iboende risiko er risikoer som eksistere i selskapet, og kontroll risiko er risiko med at en iverksatt kontroll kanskje ikke fungerer på en optimal måte. Den totale risikoen i et foretak er =iboende risiko * kontroll risiko. Vi har 6 ulike konrollaktiviteter; Arbeidsdeling Autorisasjon og godkjenning Fysisk sikring Foråndsdefinerte skjermaer Etterkontroller Kontrol av informasjonsbehandlingen Et eksempel på arbeidsdeling er at en ansatt ikke har tilgang til mer enn en av disse funksjonene; Godkjenning av transaksjon Registerer av transaksjon Gjennomføring av transaksjon og Etterkontroller. Da hindrer man at uforente arbeidsoppgaver går sammen, slik at man oppdager feil før de skjer, eller forhindrer bevisste feil. Her kan jeg også kjapt nevte 3 funksjoner; Oppdagende kontroller (eks; arbeidsdeling) Preventive kontroller og (eks; etterkontroller) Kombinerte kontroller (har man etterkontroller, forebygger også dette feil, siden de ansatte er klar over at det foretas kontrollprøer) (+) Konsekvenser

3 C) Hva menes med følgende kvalitetkrav; Gyldighet: Bokførte opplysninger skal være et resulta av en hendelse/regnskapsmessig vurdering som faktisk har inntruffet. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Eksistens og tilhøringhet: Eksistens har samme betydning som ved gyldighet at hendelsen faktisk skal eksistere, og tilhøringhet betyr at hendelen skal tilhøre selskapet. Periodisering: Opplysninger skal bokføres på rett konto, til rett tid og riktig beløp. Kvaliteteskravene betydning varierer fra regnskapspost til regnskapspost, fordi de ulike hendelsene krever ulike ting. Det betyr ikke at visse kvaliteteskrav er mer tungtveiende og bedre enn andre, men bare at de er mer viktigere i noen tilfeller. Eks; ved varekjøp/faktura er det viktig at den eksistere og tilhører foretaket, og at den er faktisk intruffet (realitet/gyldighet). Man vil unngå betale for fordring som ikke tilhører selskapet. Eks; leverandørgjeld; viktig at den er fullstendig Eks; Lagerbeholdning; viktig at den er riktig verdsatt, til rett tid. Oppgave 2 A) Bokføringslovens formål Bokføringsloven skal være med sikre fullstendig regnskapsrapportering, og at dette blir gjort på en god måte. Bokføring er selve grunnlaget for regnskapet. Lov 19 nov 2006 nr. 73 (bokføringsloven, heretter omtalt som bfl.) presenterer i 4 10 grunnleggende bokføringsprinsipper. Disse er prinsipper for å ivareta bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. B) Kontrollspor i bokføringen Kontrollspor innebærer at det skal foreligge en toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Denne bestemmelsen kommer til uttrykk i bfl 4 (bokstav 7). 6 i bfl. sier at bokførte opplsyninger skal lett kunne følges fra dokumentasjoner via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering. Det skal være like lett gjør dette omvendt vei fra pliktig regnskapsrapportering til spesifikasjoner. Her kan jeg nevne at vi skiller mellom sekundær dokumentasjon, og primær dokumentasjon. Primær dokumentasjn må oppbevares i 5 år, tidligere var det 10 år. Det kan være f.eks en innkjøpsfaktura. Altså det opprinnelige dokumentasjonen. Sekundær dokumentasjon kan eksempelvis være et bilag. Altså en underliggende dokumentasjon. Denne har en oppbevaringsfrist på 3.5 år. Bfl 13 viser skillet innen oppbevaring. Ledd 1-4 er primærdokumentasjon og ledd 5-8 er sekundærdokumentasjon. Ved denne form for oppbevaring blir regnskapsmaterialet beskyttet, og kan framlegges ved behov for kontroller osv. Oppgave 3 A) Målsetting for intern kontroll i en innkjøpsrutine: Hovedmålsettingen er at Heskestad Handel AS får de varene og tjenestene de har betalt for. Ved svak intern kontrol i denne virksomhetsrutinene kan lede til at foretaket betaler for varer og tjenester de ikke har mottatt.

4 Det er også viktig at bokføringer, og leverandørgjeld blir ført på korrekt konto, i korrekt tidsperiode og korrekt beløp. B) Kontrolltilak i en innkjøpsrutine: Det er ikke spesifisert i oppgaveteksten om Heskestad AS er et stort eller lite fortetak. Ved intern kontroll spiller det en stor rolle. Kontrollaktiviteter som arbeidsdeling, er svært vanskeig få til visst man er få ansatte. Da er det daglig leder som må steppe inn, og ta del der det trengs. Daglig leder har som regel et ønske om at virksomheten går bra, og er derfor en liten sikkerhet i at han gjør jobben skikkelig. Dette er absolutt ikke en selvfølge, og ofte er det daglig leder eller eier selv som driver med bedrageri, men er det for få ansatte til at foretaket kan ha en ordentlig arbeidsfordeling, er det daglig leder som må gjøre jobben. Jeg tar som forutsetning at Heskestad Handel AS driver et normal handelsvirksomhet og har arbeidskapasitet til arbeidsfordeling der det trengs. Bestilling av varer It kontroller, som eks tilgangskontroll er effektiv. da må man logge inn, og da er det vanskeligere skjule mislighold. Eks; må logge inn for å bestille varer Når man bestiller varer eller tjenester er det viktig at samme ansatt ikke bestiller, tar imot varene. Det kan føre til at vedkommende bestiller til seg selv, eller bestiller varer som ikke vedrører foretaket. Når man skriver foretar en bestilling er det viktig skrive ut gjerne flere ordreseddeler. Da har man til arkivering, dokumentasjon til faktura ol. Skal det skje større kjøp, bør det avtales ordning der daglig leder må godkjenne kjøpet. Dette forhindrer at for mye blir bestilt. Det er også en felle at visst man har rabatt ordninger med storkjøp, at man blir lurt til å handle mer enn man egentlig har behov for. dermed er det også viktig der at daglig leder kommer inn godkjenner kjøpet. minimumskontroll: IT kontrolltilak som informere om når minimumsbeholdningen er nådd, og man må bestille mer. Denne bør jevnlig sjekkes (kontrolltelling) og ved endringer i kravene bør daglig leder godkjenne listen. (eks endre minimumsbeholdning, eller funnet ut at det er avvik i lageret) Varemottak Ved varemottak er det viktig sjekke at orderen stemmer med ordreseddelen. Visst den ikke stemmer overens, er det viktig notere det avviket slik at det blir sjekket opp i. (avvikskntroll) Arbeidsdeling mellom varebestilling og varemottak. Her hindrer man også at personer bestilliner og tar varer selv. Den som mottar varene skal signere og sjekke om det foreligger noe avvik. et eks, på feil som kan skje er en bedrift som hadde et sommeransatt på lageret en sommer. han hadde ikke fått tilstrekkelig med opplæring og da varer kom, ble det ikke signert eller utført avvikskontroll. Dette medførte at sjåføren nektet for at noe avvik hadde funnet sted. siden det manglet signatur var det ikke noe som kunne gjøres. Sjåføren som leverer varene må signere, samt. den som tar de i mot. Mottak av inngående faktura, regnskapsføring og betaling Det må være arbeidsdeling mellom registreing, godkjenning av faktura. Slik unngår man at varer blir registrert og deretter skriver man inn et fiktiv tall i bokføringen. Rutiner for å sjekke at kvantitet, pris og kvalitet bør legges inn. Det er viktig med fullstendighet og at

5 samtlige opplysninger som blir bokført er riktige. Når man skal betale fakturaen det viktig at gjerne ordreseddelen medfølger, slik at man unngår å betale dobbelt. Det må være arbeidsdeling mellom bokføring og regnskapsføring. Ved betaling er det viktig innarbeide en god rutine som gjør at foretaket unngår unødvendighe kostnader som følge av moragebyr/forsinkelsesrenter. Under samtlige poster er det vitkig utføre en attestering! En rutine som gjør at enhver signerer med sitt navn. dette er både preventiv kontroll, som hindrer at ansatte svindler. Oppgave 4 A) Rettigheter og plikter til ny regnskapsfører og tidligere regnskapsfører i forbindelse med overføring av regnskapsoppdrag Ved overtakelse av oppdrag fra en annen regnskapsfører skal ny regnskapsfører be om en uttalses om oppdragsforholdet fra tidligere regnskapsfører. Oppdragsgiver skal oriente om at en slik uttalses innhentes. slike uttalelser hentes før ny regnskapsfører inngår oppdragsavtale med oppdragsgiver. tidliger regnskapsfører skal når ny regnskapsfører ber om det, gi opplysninger til ny regnskapsfører om tidligere forhold som tilsier at ny regnskapsfører ike burde påta seg oppdraget. Tidligere regnskapsfører skal minimun opplyse om forhold knyttet til oppdragsutførelsen som innebærer mislighold av oppdragsavtalen eller brudd på krav gitt eller i medhold av lov. Denne informasjonen skal tidligere regnskapsfører normalt gi innen 14 dager etter mottak av forespørselen fra ny regnskapsfører. B) Tilfeller medarbeidere i regnskapsvirksomheten kan fravike kravet om taushetsplikt Lov 18 Juni 1993 nr. 109 (regnskapsførerloven) Her i 10 står det om regnskapsfører taushetsplikt. I 3 ledd står det at ved å fremlegge dokumentasjon vedrørende regnskapsføreroppdrag eller avgi forklaring for domstol, eller politet når det er åpnet en etterforskning. (dette kommer også fram i bfl. 14) Videre står det at regnskapsfører kan underrette politet dersom det i forbindelse med regnskapsføreroppdrag er mistanke til en straffbar handling. (Eks, varsle økokrim visst man aner brudd på hvitvaskingsloven) Uttalelsen fra gammel regnskapsfører til ny regnskapsfører (som nevnt i A), kan meddeles uten hinder fra taushetsplikten i. Regnskapsførervirksomheten er pålagt og vederlagsfritt bistå gjeldsnemd og bostyrer med opplysninger om skyldners regnskap-og forretningsførsel. Etter lov 08 juni 1984 nr 58 (konkursloven) C) Hva er kravene i innholdet i oppdragsavtalen mellom oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten? Oppdragsavtalen skal angi hvilke plikter eller regnskap eller bokføringsloven som regnskapsfører har påtett seg å utføre, samt hvilke oppgaver og opplysninger som skal utarbeides på vegne av oppdragsgiver.

6 Andre oppdrag enn regnskapsoppdrag skal også oplyses om i oppdragsavtalen. Oppdragsavtalen skal angi tidspunkter for oppdragsgivers innlevering av dokumentasjon, samt for regnskapsfører oppdragsutførsel og rapportering. Oppdragsavtalen skla regulere hvordan personopplysninger skla behandles, samt angi at det skal gjennomøres sikringstiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Avtalen skal utpeke den autoriserte regnskapsfører som er ansvar regnskapsførers for oppdraget på vegne av regnskapsførerselskapet. Avtalen skal regulere hvem hos oppdragsgiver som skla gis informasjon. Oppdragsavtalen skal ikke gi oppdragsgiver inntrykk at at oppdragsgivers eget ansvar reduseres gjennom bruk av regnskapsfører. D) Hvem skal utføre en overordnet intern kontroll på oppdragsnivå, hvem skal gjøre dette og hva skal kontrollen minst omfatte? Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivere interne rutiner som er vesentlige for forsvarlige oppdragsutførelse i samvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Bør inneholde; Faktureringsoppdrag eks: Ha en betryggende rutine som sikrer at leveranser blir fakturert eks: følger opp manglende betaling fra kunder Lønnsoppdrag eks: betalingspåminnelse (purringer, hyppighet) eks: oppføling ovenfor inkassoforetak Bokføringsoppdrag eks: er oppmerksom på hva som bør følges opp i mottate regnskapsrapporter Årsoppgjøroppdrag