PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE I TELESPORT FREDAG 18. FEBRUAR 2011 PÅ KOKSTAD

Transkript

1 PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE I TELESPORT FREDAG 18. FEBRUAR 2011 PÅ KOKSTAD TILSTEDE 14 MEDLEMMER DAGSORDEN ÅPNING KONSTITUERING BERETNING REGNSKAP og BUDSJETT INNKOMNE FORSLAG VALG AVSLUTNING 1. ÅPNING Anne Elisabeth Berge ønsket velkommen de fremmøtte. Uttrykte glede over medlemstallet er pr var 81 som er en økning på 19 fra året før. Hun oppfordret alle til å komme med forslag og tiltak til å få enda flere med, samt at vi må bidra til å beholde, og ta vare på de medlemmene vi har. Anne Elisabeth snakket om året som gikk, og la spesielt vekt på det vellykkede telemesterskapet i bowling. Videre snakket hun litt generelt om Telesport Bergens økonomi og om forholdet utgifter og inntekter. Anne Elisabeth oppfordret oss alle til å bruke hjemmesiden aktivt. Hun belyste at styret jobber med en ny løsning for hjemmesiden, med en ny layout og der flere kan ha mulighet til å betjene siden og legge inn aktuelle ting. Videre orienterte hun om Telesport Bergens 75-års jubileum 2. nov. og en markering av dette ved en jubileumsfest 5. nov. 2. KONSTITUERING Ove Valen ble foreslått og valgt som ordstyrer. Trond Sigurd Ellefsen ble valgt som referent. Innkallingen ble deretter godkjent.

2 3. BERETNING Dirigenten foreslo at vi gjennomgikk beretningen side for side og godkjente hele beretningen under ett. Side 1-8 Ingen merknader Side 9-25 Gruppeberetninger: Bordtennis Ingen merknader Bowling Ingen merknader, Friidrett Ingen merknader Håndball damer II Ingen merknader Orientering 1 merknad med rettelse: Berit Hegdal stilte i årsklasse D60 og fikk plassering nr. 2 Svømmegruppen Ingen merknader Squash Ingen merknader Sykkelgruppen Ingen merknader Side 26-27: Styrets konklusjon: Ingen merknader Beretningen ble deretter godkjent med de merknader som kom frem. 4. REGNSKAP 4a) Regnskap Erik Christensen orienterte om regnskapet som ble gjennomgått med tanke på inntekter og utgifter. Det ble spesielt vist til aktiviteter som hadde større betydning for årets regnskap med telemesterskapet i Bowling, samt at halleie for trening for håndballgruppen ble etter 2009 stoppet. Overskudd tilnærmet ,- pr Regnskapet ble enstemmig godkjent. 4b) Budsjett Forslag til budsjett for For årsmøtet: Erik orienterte om budsjettet, faste utgifter inntekter og trakk frem den forstående jubileumsfesten som vil bli en betydelig post på budjettet for Denne vil antatt gi et underskudd og en henstilte til årsmøtet å avklare om vi kan budsjettere jubileumsfesten med et forespeilet underskudd. Forslag fra salen om å øke styrehonorar etter at disse har ligget uendret i 3 år. Dette må bli et ev. forslag til neste år

3 Årsmøtets konklusjon: Årsmøtet har ingen innsigelser til det forelagte budsjettet for Hvilket betyr at styret kan budsjettere med tanke på jubiléet og fremlegge dette for TIF når den tid kommer 5. INNKOMNE FORSLAG Forslag 1: Se vedlegg 1 lagt ved til slutt i denne protokollen. Forslag 1 Tema. Innmelding og medlemskontingent. Årsmøtets beslutning på forslag 1: Forslaget ble enstemmig vedtatt av årsmøtet: Det betyr at de som melder seg inn første gang etter 30. juni betaler halv årskontingent / medlemskontingent. Forslag 2: Se vedlegg 2 lagt ved til slutt i denne protokollen. Forslag 2 Tema: Startkontingenter. Det kom spørsmål fra salen om ikke forhold rundt startkontingenter allerede var fastsatt. Leder, Anne Elisabeth belyste dette med å forklare at styret fremsetter dette forslag 2 for å få avklart og ryddet bort tvil rundt betaling av startkontingent og refundering av disse. Styret vil generelt anmode den enkelte og telesportgrupper om å søke styret om å få dekket startkontingenter dersom en allikevel skulle være i tvil og sett i forhold til det som kommer fram av Telesport Bergens vedtekter. Videre kom det forslag fra salen om å endre ordlyden på pin 2 i forslag 2 til som følger: aktiviteten avvikles etter at medlemskontingent er innbetalt. I tilknytning til dette kom det forslag om å ta innholdet i forslag 2 inn i vedtektene. Årsmøtets beslutning på forslag 2: Forslag 2 ble enstemmig vedtatt av årsmøtet med endringer som følger: Endringsforslaget i ordlyden vil bli tatt til etterretning, og en påpeker at betydningen av det fremsatte forslaget med dette ikke blir endret. Styret vil ta innholdet fra forslag 2 inn i vedtektene. Forslag 3: Se vedlegg 3 lagt ved til slutt i denne protokollen. Forslag 3 Tema: Forslag til vedtekter.

4 Leder, Anne Elisabeth orienterte om styrets forarbeid og bakgrunnen for at Telesport Bergen må eller bør ha egne vedtekter. Hun påpekte at laget har i praksis vært drevet etter de foreslåtte vedtektene, men at disse nå blir nedskrevet og ev. godkjent av Årsmøtet. Vedrørende innhold i forslag 3 som går på Medlemskap kom det frem følgende spørsmål: Spørsmål om laget aktivt bør prøve å få vervet medlemmer fra bedrifter som er knyttet til Telenor i arbeids- og oppdragssammenheng. Dette ble diskutert i salen. Blant annet presiserte leder med at vi skal ta vare på i prinsippet medlemmer som har sluttet i Telenor og vurdere enkelttilfeller i forhold til dispensasjoner, regler osv. Hun påpekte videre at en må kunne se dette i perspektiv av at utenforstående bedrifter ikke bidrar til fellesskapet hva inntekter angår, og at det ikke et etablert eller foregår noe samarbeid om et Telesport Bergen som et felles bedriftsidrettslag. Det kom videre forslag fra salen om å ta dette opp på et styre- og utvidet styremøte /medlemsmøte Årsmøtets beslutning på forslag 3: Forslag 3 ble enstemmig vedtatt. Det må her refereres til forslag 2 med å innarbeide innhold fra det inn i vedtektene. VALG Berit Follevåg orienterte om lagets valgkomités arbeid og at alle aktuelle kandidater er som er på valglisten har vært forspurt og har sagt ja til å stille på valg. Årsmøtets valg fikk et utfall som følger: Styret : Leder Anne Elisabeth Berge - Ikke på valg Nestleder Sigvard Tschudi Madsen - Valgt for 2 år Kasserer Sekretær Styremedlem Varamedlem Erik Christensen - Valgt Trond Sigurd Ellefsen - Valgt Beate Rikstad - Valgt Mona Karin Andresen - Valgt Gruppeledere Bordtennis Kåre Mikkelsen Gjenvalgt

5 Bowling Bente Husa Gjenvalgt Friidrett Trond Sigurd Ellefsen Gjenvalgt Håndball D. 2 lag Liz-Iren Kartveit - Valgt Orientering Sigvard Tschudi Madsen - Gjenvalgt Svømming Grethe Stokkenes - Ny, valgt Sykkel Ole Jostein Ressem - Gjenvalgt Squash Arne Johan Sunde - Ny, valgt Andre verv Materialforvalter Sigvard Tschudi Madsen - Gjenvalgt Revisorer Steinar Lausund - Knut Gjessing - Valgt for 2 år Ikke på valg Valgkomité: Arne Johan Sunde - Ny, valgt Knut Gjessing - Ny, valgt Berit Follevåg - Gjenvalgt Hederstegn komité Vararepr Helge Hansen - Gjenvalgt Berit Follevåg - Ny, valgt Leder av Telesport Beate Rikstad - Valgt Representant til stiftelsen Velferdssambandet kontrollkomitè - Helge Hansen - Gjenvalgt - Leder for Telesport Bergen Merknad: Kommentar i forhold til valg skal det for neste år tas hensyn til de nye vedtektene som er godkjente ved dette årsmøtet.

6 AVSLUTNING Ordstyrer Ove Valen ga så ordet til leder Anne Elisabeth V. Berge Anne Elisabeth takket de nyvalgte og de gjenvalgte. Ordstyrer ble takket for vel gjennomført jobb som ordstyrer og fikk blomster og velfortjente klemmer. Anne Elisabeth orienterte om at tildeling/utdeling av hederstegn utsettes til jubilumsfesten som er planlagt avholdt 5. november Videre snakket hun om tanker rundt årets jubileum og om å markere dette ved Telenor, Kokstad. Hun oppfordret alle til å komme med tanker og forslag. Anne Elisabeth takket alle for fremmøtet og ønsket det nye styret og gruppelederne lykke til og med ønske om et fortsatt godt samarbeid. Vi gikk så over til den er uformelle delen av årsmøtet med sosialt samvær. Bergen 18. februar Trond Sigurd Ellefsen

7 Vedlegg 1 - Forslag 1. Fremsettes for årsmøtet 18. februar Styret foreslår for årsmøtet at nye aktive medlemmer som melder seg inn etter 30.juni betaler halv årskontingent. Vedlegg 2 - Forslag 2. Fremsettes for årsmøtet 18. februar Følgende krav må være innfridd for å få refundert startkontingenter: - Aktivt medlemskap betalt - Aktiviteten avvikles etter innbetalt kontingent - Utøver må være påmeldt i Telesport Bergen sitt klubbnavn - Utgifter må dokumenteres - Utgifter eldre enn 1 år refunderes ikke Forslag 3. Fremsettes for årsmøtet 18. februar Vedtekter for Telesport Bergen. Styret har utformet forslag til vedtekter for Telesport Bergen Se forslag til vedtekter for Telesport Bergen. Forslag til vedtekter: Formål VEDTEKTER FOR TELESPORT BERGEN Lagets formål er å arbeide for at flest mulig skal få et aktivitetstilbud. Dette for å forbedre egen velvære i en travel hverdag. Stiftet Telesport Bergen ble stiftet 2. nov. 1936, som et bedriftslag for Televerket i Bergen. Tilslutning

8 Laget er tilsluttet Norges Idrettsforbund gjennom Teleidrettsforbundet, Bergen Bedriftsidrettskrets og Norges bedriftsidrettsforbund. Medlemskap Medlemskap i laget er først gyldig og regnes fra kontingent er betalt. Ut fra sosiale/miljømessige forhold, har Telesport Bergen tradisjon for å ta vare på medlemmene selv om de slutter i en av medlemsbedriftene. Alle som aksepterer bedriftsidrettslagets og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem. Kontingent Årsmøtet fastsetter medlemskontingentens størrelse og den betales forskuddsvis innen den fastsatte frist. Kontingent betales pr kalenderår. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem i laget. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Tillitsvalgtes godtgjørelse Tillitsvalgte kan motta et rimelig honorar for sitt arbeid, samt refusjon for faktiske utgifter. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av lagets budsjett og regnskap. Årsmøter Lagets høyeste myndighet er årsmøtet som holdes hvert år i februar måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel ved oppslag på arbeidsplassen eller kunngjøring på annen måte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på saklisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av sakliste. Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke å være medlem av laget. Stemmegivning på årsmøtet Alle medlemmer med gyldig medlemskap har stemmerett.

9 Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene anses ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal: [1] 1 Godkjenne de stemmeberettigede 2 Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden 3 Velge dirigent 4 Behandle lagets årsmelding 5 Behandle lagets regnskap i revidert stand 6 Behandle forslag som er kommet inn 7 Fastsette kontingent 8 Behandle budsjett 9 Valg [2] a) Leder, nestleder, kasserer, sekretær, materialforvalter, styremedlem og varamedlem. b) Leder og nestleder skal velges for 2 år - skal ikke stå på valg samme år. c) Kasserer og sekretær velges for 2 år om gangen. Disse skal ikke stå på valg samme år. d) Materialforvalter, 1 styremedlem og 1 varamedlem velges for 1 år. I tillegg skal årsmøtet velge a) Gruppeledere

10 b) 2 revisorer c) Medlemmer til særskilte utvalg som årsmøtet har vedtatt å opprette Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte holdes når styret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det, eller når minst 1/3 av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de sakene som er kunngjort i innkallingen. Medlemsmøter Medlemsmøter holdes når styret finner det nødvendig, eller når et flertall av lagets medlemmer krever det. Styret Laget ledes av styret som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av leder, nestleder, kasserer, sekretær, styremedlem og varamedlem. Styret er vedtaksført når et flertall av medlemmene er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser 2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver 3. Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser 4. Representere laget utad Styret kan korrigere/endre oppgaver for styre og vervinnehavere i løpet av året. Grupper Laget organiseres med grupper. Disse ledes av valgte gruppeledere. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjenning. Hvis årsmøtet har vedtatt å opprette grupper for å ta seg av arbeidet med enkelte idrettsgrener utferdiger styret en instruks for gruppenes arbeids- og ansvarsområde. Utmelding Laget kan melde seg ut av NBF etter vedtak på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte, når saken på forhånd er kunngjort for medlemmene.

11 Utmelding sendes NBF i rekommandert brev med utskrift av vedtak på årsmøtet. Utmeldingen regnes fra den dag det foreligger skriftlig melding til NBF. Oppløsning Oppløsning av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. I tilfelle oppløsning skal eventuelle midler og eiendeler forvaltes av Teleidrettsforbundet. Oppløses laget på grunn av at bedriften opphører, kan styret melde laget ut av NBF uten at saken har vært behandlet på årsmøte i laget. Hvis ikke annet er bestemt i lagets lov tilfaller eventuelle midler og eiendeler Teleidrettsforbundet. [1] Dette er minimum av de saker som skal tas opp på et årsmøte. Hvis andre saker skal tas opp til behandling må disse være listet opp på innkallingen til årsmøtet. [2] Dette er minimum antall styremedlemmer. Ved fastsettelse av loven kan det vedtas et høyere antall, og det kan også vedtas at personer velges til spesielle verv (sekretær, kasserer o.l.)