Nasjonalt Pilotsykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus Delrapport Monitorering av Praksis

Transkript

1 Nasjonalt Pilotsykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus Delrapport Monitorering av Praksis Februar 2011 Tone Reneflot Thoresen Prosjektleder Nasjonalt Pilotsykehus Vestre Viken HF, Ringerike sykehus

2 Bakgrunn Tradisjonelt har de som styrer og arbeider i behandlingsforløpene liten eller ingen oversikt over det som skjer i prosessen. - Hvordan er den faglige kvaliteten? Hvordan opplever pasientene det? Hvordan har medarbeiderne det? Hvordan er ressursbruken? Hvordan fungerer logistikken? Hva er kvalitets- og funksjonsnivået hvordan er variasjonene? Dette gjør det vanskelig å ta gode beslutninger. Vi må vite hvordan det fungerer i hvert forløp før vi gjør aktuelle endringer, underveis i endringsarbeidet, og i oppfølgingen. Informasjonen fra forløpene kommer ofte i lang tid etter at hendelser har skjedd, noe som gjør det vanskelig å sette i gang målrettede tiltak. Figur 1: Informasjonsbehovet langs behandlingsforløpene i en søyleorganisert virksomhet er stort. Data fra behandlingsforløp er fragmenterte og vanskelig tilgjengelige. Prosessering og fremstilling av data krever spesiell kompetanse og tar lang tid. Dette gjør monitorering til en altfor ressurskrevende aktivitet. Ringerike sykehus ønsket derfor å lage et verktøy hvor det gjennom automatisk datafangst, kontinuerlig og i sanntid hentes ut data fra forløpene som legges inn egne styringstavler for klinikere, prosessteam og ledere. Mål: Utvikle et elektronisk verktøy for monitorering av de ulike kvalitets- og styringspunkter i behandlingsforløpene fra et ledelsesståsted, fagståsted, pasientopplevd ståsted, medarbeiderståsted og logistikk som synliggjør hvordan behandlingsforløpet faktisk fungerer og danner grunnlag for styring og forbedring. 2

3 Monitoreringssystemet skal gjøre de ansatte interessert i de hovedprosessene de arbeider i, og bruke deres kompetanse til å peke ut hvilke data som kan brukes til å stille riktig diagnose på prosessene. For å oppnå dette, og samtidig sikre god datafangst og pålitelig informasjon, må systemet innebære en avlastning og ikke en belastning for personalet. Arbeidsmetode Ved hjelp av et OFU (offentlig forskning og utvikling) prosjekt kalt Monitorering av Praksis har vi kommet langt i utviklingen av et slikt monitoreringsverktøy. OFU-prosjektet er et samarbeid mellom Ringerike sykehus og Imatis AS, med støtte fra Innovasjon Norge. Prosjektorganisasjonen Styringsgruppe: Direktør Unn Teslo, Vestre Viken HF, leder Adm.dir Morten Andresen, Imatis Knut Hellwege, Helse Sør-Øst Oddbjørn Clausen, Innovasjon Norge Fra sommeren 2010 og fram til februar 2011 har sammensetningen vært: VAD Ole Tjomsland, Vestre Viken HF, leder (sluttet 1.2., ny er ikke på plass) Medisinsk fagsjef Harald Noddeland Adm.dir Morten Andresen, Imatis Knut Hellwege, Helse Sør-Øst Oddbjørn Clausen, Innovasjon Norge Referansegruppe: Bjørn Grønli, Helse Sør-Øst Arnt Ole Ree, Helse Sør-Øst Terje Sagen, KITH Knut Bårtveit, Helse Vest Arild Pedersen, Helse Midt-Norge Lars Demant, Region Sjælland Ivan Pedersen, Sammenhengende digital sundhet i Danmark Ole Johan Kvan, Vestre Viken HF En representant fra Sykehuspartner Prosjektgruppe: Prosjektleder Vestre Viken HF Tone Reneflot Thoresen Prosjektleder Imatis Seniorrådgiver Aleidis Skard Brandrud Pilotavdeling: Jordmor Karianne Thoresen Overlege Gith Eng Det trekkes inn ressurser ut ifra hvilke prosesser indikatorer skal utvikles på. Her brukes ressurser fra prosessteam og ledergrupper. Det vil også bli sett på ny sammensetning av prosjektgruppen i forhold til en utvidelse av prosjektet. Det er planlagt en ny søknad til Innovasjon Norge med utvidelse av prosjektet på to år. 3

4 Visjon og strategiske mål Prosjektet har utarbeidet visjon og strategiske mål for løsningen. Visjon God kontroll - gode opplevelser Strategiske mål for løsningen: 1. Pasienten skal oppleve personlig kontroll gjennom en sammenhengende behandlingskjede. 2. Medisinskfaglig ansvarlig skal ha kontroll over sine behandlingsprosesser gjennom klinisk styringsinformasjon. 3. Helsepersonell skal oppleve å ha kontroll over sin egen arbeidssituasjon gjennom virksomhetens bruk av informasjon fra balanserte målinger i behandlingsforløp. 4. Lederne skal ha kontroll over økonomi og ressurser basert på styringsinformasjon fra behandlingsforløpene i sann tid. Fremdriftsplan Figur 2: Opprinnelig fremdriftsplan Det er planlagt en ny søknad til Innovasjon Norge med utvidelse av prosjektet på to år. Det ble sendt brev til HSØ ang støtte til søknaden i Innovasjon Norge, og Helse Sør- Øst RHF gir en klar støtte til søknaden i den videre søknadsprosess i Innovasjon Norge. Bjørn Grønli, spesialrådgiver og John Torgils Vaage, Direktør for forskning og innovasjon. Det er Imatis AS som formelt må søke Innovasjon Norge om utvidelse av prosjektet. Monitorering og SPC- statistisk prosesskontroll Statistisk prosesskontroll benyttes som det viktigste analyseverktøyet for den pasientnære (kliniske) virksomheten, der helsetjenestene skapes. SPC er et analyseverktøy, en strategi, et tenkningsgrunnlag og ulike metoder for kontinuerlig forbedring. Det som skal forbedres er kunnskap, prosesser og systemer (altså resultater). SPC ble skapt av spesialister i matematisk statistikk på 1920-tallet, som en reaksjon på, og et alternativ til Taylorismen. 4

5 Hensikten med SPC er å kunne følge med på hva som skjer i de arbeidsprosessene man deltar i, de prosessene man forsøker å forbedre, de prosessene man skal styre, og de prosessene man har ansvar for å vedlikeholde. Brukt på riktig måte, er SPC et godt redskap til å forstå og forutse hva som skjer, og hvordan man kan påvirke det som skjer i positiv retning. For å få kontroll over prosesser må de monitoreres (ved hjelp av SPC). Monitorering vil si å overvåke variasjonene i en prosess ved hjelp av utvalgte data som prosessen selv produserer. Man identifiserer først data som kan fungere som indikatorer på prosessens helsetilstand, så sørger man for at disse dataene samles inn og bearbeides på riktig måte, før de plottes inn i kronologisk rekkefølge på en findelt tidsakse i et SPC-diagram. Monitorering handler om å forstå variasjon Donald J. Wheeler..med tid som en vesentlig faktor Paul. B Batalden Vi ser etter spesielle variasjoner som: Figur 3: Spesielle variasjoner er tegn på at det har skjedd noe med prosessen som ikke kan skyldes tilfeldigheter Ringerike sykehus har laget et veiledningshefte om SPC, siden det er laget svært lite undervisningsmateriell om dette tema på norsk. Heftet heter Erfaringer med statistisk prosesskontroll, og handler om hvordan man kan forstå og bruke kontrolldiagrammer, og hvordan man lager kontrolldiagrammer. Forfatter er seniorrådgiver Aleidis Skard Brandrud. 5

6 Status Systemet skal fremskaffe den informasjonen de ansatte trenger for å få kontroll over behandlingskjeden, og sikre en god koordinering av pasientforløpene. En rekke indikatorer er utviklet av faggruppene i prosessteamene, og av pasienter gjennom fokusgruppeintervju, og direkte deltakelse av brukerrepresentanter i prosessteammøter. Systemet skal fremskaffe den informasjonen som lederne trenger for å få kontroll over sin del av behandlingskjeden, og sikre et godt samarbeid med de aldre lederne og en god koordinering av pasientforløpene. De første indikatorene er utviklet av lederne etter hva de behøver av informasjon for å få gjort en god jobb. Overordnende indikatorer er definert. Fødeprosessene på Ringerike sykehus monitoreres kontinuerlig, her kan de medisinsk ansvarlig til enhver tid gå inn og se på status for de kvalitets- og styringsindikatorene de har definert for behandlingslinjen. Systemet henter data automatisk fra meldingene som sendes til fødselsregisteret. De andre prosessene har ikke fått implementert det elektroniske monitoreringssystemet ennå, men de er godt i gang med å utvikle indikatorer. Her skal det blant annet hentes data fra meldingen til NPR (Norsk pasientregister). I tillegg legges det til rette for uttrekk fra DIPS. 6

7 Figur 4: Den gamle versjonen av styringstavlen. Den nye versjonen som er under utvikling vil få et mye mer logisk og brukervennlig innhold og oppsett. Informasjonen fra systemet må løftes inn i en organisasjon som kan nyttiggjøre seg kunnskapen som et grunnlag for styring og forbedring. Indikatorer på foretaksnivå Parallelt med utvikling av systemet og styringstavler har prosjektet fått i oppdrag å se på en egen styringstavle med overordnede indikatorer på foretaksnivå. Dette gjelder følgende indikatorer: 30 dagers dødelighet etter akuttinnleggelse for lårhalsbrudd 30 dagers dødelighet etter akuttinnleggelse for hjerteinfarkt 30 dagers dødelighet etter akuttinnleggelse for hjerneslag 14- og 30 dagers reinnleggelser for samme diagnose Forekomst sykehusinfeksjoner Fall Feilmedisinering Trykksår Dette arbeidet er påbegynt og for de indikatorene som gjelder dødelighet vil det skje i samarbeid med i Kunnskapssenteret. 7

8 Funksjonalitet i systemet Det arbeides fortsatt med å gjøre systemet mest mulig funksjonelt for brukere. Prosjektet er ikke fornøyd med utformingen av styringstavlene og grafene ennå, og her vil det komme forbedringer. Det arbeides også med utviklingen av et oppfølgingssystem som hvor dokumentasjon fra møter, tiltak og beslutninger som gjøres på bakgrunn av resultatene i styringstavlene/indikatorene med mer kan føres. Videreføring i Vestre Viken HF Prosjektet er allerede overtatt av Vestre Viken HF, og prosjektet videreføres. Prosjektet arbeider i henhold til fremdrift og opprinnelig kontrakt frem til juni-11. Søknad om utvidelse må da være behandlet og innvilget i Innovasjon Norge. HSØ støtter søknad om utvidelse. Det er meldt inn i investeringsbudsjettet behov for Vestre Viken sin andel inn i prosjektet dvs 3mill fordelt på 2 år, for 2011 vil det utgjøre ca ,-. 8