Statens helsetilsyn. Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK-2619

Transkript

1 Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Saksområdet som denne trykksaken handler om forvaltes av Sosial- og helsedirektoratet. Spørsmål om innholdet rettes til direktoratet på telefon IK-2619 Statens helsetilsyn Calmeyers gate 1 Pb Dep., 0032 Oslo Telefon Telefax Internettsider: Trykksakbestilling: trykksak@helsetilsynet.dep.telemax.no

2 Forord Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. trådte i kraft 1. januar Dersom det arbeides systematisk etter forskriften, har en langt på vei oppnådd å innføre en arbeidsmiljølov for elever og barnehagebarn. Faglige veilederes rettslige status Innholdet i Helsetilsynets faglige veiledere er i utgangspunktet ikke rettslig bindende for mottakerne. Veilederne kan inneholde referanser til bestemmelser og beslutninger som er gitt med bindende virkning. Utover det er imidlertid innholdet i prinsippet å anse som anbefalinger og råd. På områder hvor Statens helsetilsyn i lov eller forskrift er gitt myndighet til å gi bindende påbud til helsetjenesten, gis disse i form av enkeltvedtak eller forskrift. Dette betyr ikke at de anbefalinger og råd som gis i faglige veiledere er uten enhver rettslig betydning. Statens helsetilsyn beskriver i sine faglige veiledere ofte en praksis eller fremgangsmåte som må anses å gjenspeile faglig forsvarlighet og allment aksepterte faglige normer. Helsetilsynet gir på denne måten signaler om hvor lista for forsvarlighet etter helselovgivningen ligger. Den som velger løsninger som i vesentlig grad avviker fra veiledernes anbefalinger, må være forberedt på å kunne dokumentere og begrunne sine valg. Det er flere eksempler som viser at domstolene i vurderingen av aktsomheten eller forsvarligheten av en handling har lagt vesentlig vekt på de normer for forsvarlig virksomhet som har kommet til uttrykk i veiledninger fra tilsynsmyndighetene. Formål Denne veilederen er tenkt å være et hjelpemiddel for de instanser som blir berørt av forskriften, dvs såvel for godkjennings- og tilsynsmyndigheter som for ledere og driftsansvarlige ved virksomhetene. Veilederen kan brukes som et verktøy, men ikke som en fullgod fasit. Vi har benyttet oss av praktiske eksempler i såkalte momentlister for å lette forståelsen av visse bestemmelser. Det er viktig å merke seg at eksempelsamlingen ikke er uttømmende. De bestemmelsene i forskriften som kan komme til å medføre store og kostnadskrevende tiltak er kun en videreføring av tidligere bestemmelser om barn og unges arbeidsmiljø. Dette betyr at forskriften ikke i utgangspunktet medfører store nye kostnader for kommunene. Bestemmelser som blant annet godkjenning og internkontroll vil imidlertid kunne medføre at søkelyset igjen blir rettet mot barn og unges arbeidsmiljø. Med et systematisk arbeid vil «gamle synder» og forbedringsområder komme til syne. Fordi forskriftens bestemmelser er gitt i form av funksjonskrav, er det lagt til rette for å finne gode lokalt tilpassede løsninger innenfor forskriftens rammer. Funksjonskrav gir rom for fleksibilitet. Når nye kunnskaper, forskningsresultater og / eller teknologi resulterer i nye allment aksepterte faglige normer, er det en forutsetning at saksbehandling etter forskriften tar opp i seg denne endringen i samfunnet / fagmiljøene. Forskriften legger opp til et systematisk arbeid for å bedre barn og unges arbeidsmiljø. Barna og elevene selv bør være viktige aktører i dette arbeidet slik at det kan bli et arbeid med barn og ikke

3 bare for barn. Med en helhetlig forskrift som retter søkelyset mot så mange av de miljøfaktorene som omgir barna daglig, bør det for eksempel ligge godt til rette for problembasert læring og prosjektarbeid i skolen i tilknytning til forskriften. Som en følge av at denne veilederen utgis oppheves følgende rundskriv fra Statens helsetilsyn: IK-21/91 av 10. september 1991: Teppegulv i barnehager og skoler IK-37/91 av 10. september 1991: Antall elever pr. klasserom helsemessige forhold IK-38/91 av 10. september 1991: Veiledning om inneklima i skoler og barnehager IK-64/92 av 10. desember 1992: Inneklima/renhold i skoler og barnehager Viktige bidragsytere i arbeidet med veilederen har vært: helsekonsulent Reidun Myster Beier, Stovner bydelsforvaltning, Oslo, prosjektleder Berit Orheim, fylkeslegen i Rogaland, Cand. mag. Hilde Sundve Jorheim, Florvåg og avd. ing. Odd Nymo, Teknisk hygiene, Hamar. Illustrasjonene er laget av Lars Blomberg, 8082 Leines. Vi takker alle for verdifull innsats i arbeidet med denne veilederen. Publikasjoner fra Statens helsetilsyn er også tilgjengelig på vår internettside. Adressen er Oslo, juni 1998 Anne Alvik helsedirektør 4

4 Innhold Formål Veiledning til Henvisninger Virkeområde Veiledning til Henvisninger Ansvar. Internkontroll Veiledning til Hva er internkontroll? Om ansvar Innholdet i internkontrollen Henvisninger Opplysnings- og informasjonsplikt Veiledning til Informasjon til barn/elever og foreldre Opplysningsplikt til tilsynsmyndigheten Henvisninger Krav om godkjenning Veiledning til Myndighet og delegasjon Søknadens innhold Godkjenningsprosess og samordning Ny virksomhet Eksisterende virksomhet Godkjenningens status Avslag på søknad om godkjenning Henvisninger: Generelle krav Veiledning til Henvisninger Beliggenhet Veiledning til Generelt Risikomomenter ved beliggenheten

5 Samordning med andre lover og myndigheter Momentliste Henvisninger Utforming og innredning Veiledning til Generelt Funksjonshemmede Utearealene Innearealene (lokalene) Momentliste Henvisninger Muligheter for aktivitet og hvile m. v Veiledning til Aktivitet Søvn og hvile Momentliste Henvisninger Måltid Veiledning til Egnede muligheter for bespisning som også ivaretar måltidets sosiale funksjoner Måltidets ernæringsmessige verdi Næringsmiddelhygiene Oppsummering av Statens ernæringsråds retningslinjer for mat i barnehager og skoler Momentliste Henvisninger Psykososiale forhold Veiledning til Begreper Problemavklaringer Mestring Lek 47 Informasjonskilder og signaler Hva kan man gjøre? Momentliste Henvisninger Rengjøring og vedlikehold Veiledning til Generelt om renhold Renhold inndeles i tre hovedområder: Vedlikehold Renhold i byggeprosessen

6 Momentliste Henvisninger Sikkerhet og helsemessig beredskap Veiledning til Generelt Sikkerhetskrav til lekearealer og utstyr Forebygging av trafikkulykker Opplæringsplan for ansatte Sikkerhetsutstyr Sjekklister Momentliste Henvisninger Førstehjelp Veiledning til Momentliste Henvisninger Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold Veiledning til Generelt Personvern Taushetsplikt Momentliste Henvisninger Smittevern Veiledning til Generelt Enkelte sykdommer o. l Momentliste Henvisninger Røyking Veiledning til Henvisninger Inneklima / luftkvalitet Veiledning til Generelt Ulike inneklimafaktorer Brukeradferd Momentliste Henvisninger Belysning Veiledning til Generelt

7 Dagslys Blending Normer for belysningsstyrke Momentliste Henvisninger Lydforhold Veiledning til Generelt Ulike problemer med lydforhold Momentliste Henvisninger Drikkevann Veiledning til Momentliste Henvisninger Sanitære forhold Veiledning til Generelt Drikkevannsfontener e. l Håndvasker Dusj / garderobe Stellemuligheter Toaletter Momentliste Henvisninger Avfallshåndtering Veiledning til Omfang Risikoforhold Oppbevaring av avfall Avfallsinnsamling Lokale forskrifter og retningslinjer Momentliste Henvisninger Tilsyn Veiledning til Myndighet og delegasjon Tilsynsmetodikk Råd og veiledning Samordnet tilsyn Fylkeslegens tilsyn Henvisninger

8 Virkemidler og dispensasjon Veiledning til Opplysningsplikt Granskning Retting Tvangsmulkt og stansing Tilbakekalling av godkjenning Begrunnelse av vedtak Initiativ fra barn/elever evt. foresatte Dispensasjon Henvisninger Klage Veiledning til Klageadgang Henvisninger Henvisninger Lover Forskrifter Rundskriv Andre referanser Vedlegg: Kapittel I. Innledende bestemmelser Formål Virkeområde Definisjoner Kapittel II. Alminnelige bestemmelser Ansvar. Internkontroll Opplysnings- og informasjonsplikt Krav om godkjenning Generelle krav Beliggenhet Kapittel III. Spesielle bestemmelser Utforming og innredning Muligheter for aktivitet og hvile mv Måltid Psykososiale forhold Rengjøring og vedlikehold Sikkerhet og helsemessig beredskap Førstehjelp Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold Smittevern Røyking Inneklima/luftkvalitet Belysning Lydforhold

9 Drikkevann Sanitære forhold Avfallshåndtering Kapittel IV. Avsluttende bestemmelser Tilsyn Virkemidler og dispensasjon Klage Straff Ikrafttreden Merknader til de enkelte paragrafer i forskriften

10 Formål 1. Formål. Forskriftens formål er å bidra til at miljøet i barnehager, skoler og andre virksomheter som nevnt i 2 fremmer helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold samt forebygger sykdom og skade. 11

11 Veiledning til 1 Formålsparagrafen understreker betydningen av at barns arbeidsmiljø på en aktiv måte skal virke positivt og fremmende på helse og trivsel og ikke bare holde negative miljøeffekter i sjakk. Dette overordnede forebyggende og helsefremmende prinsipp er forutsatt å ligge tungt til grunn i tilsyns- /godkjenningsmyndighetenes saksbehandling. Ved fortolkning / anvendelse av de påfølgende paragrafers bestemmelser bør man hele tiden legge formålsparagrafen til grunn. Formålsparagrafen forutsetter at man involverer blant andre arkitekt, teknisk rådgiver og byggherre, som må planlegge ut fra hensynet til barns helse og trivsel, og ivareta den enkelte brukergruppens funksjonsbehov. Det krever dessuten at eier sikrer at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens intensjoner (jf paragraf 7 om generelle krav). Henvisninger [7], [27], [61] 12

12 Virkeområde 2 Virkeområde Forskriften kommer til anvendelse ved planlegging, tilrettelegging og drift av: 1. barnehager og andre virksomheter som mot godtgjøring gir tilsyn med og omsorg for barn under skolepliktig alder når: a) virksomheten er regelmessig, og b) tilbyr en ukentlig oppholdstid på mer enn ti timer, og c) antall barn som er tilstede samtidig, er tre eller flere. 2. grunnskoler 3. videregående skoler Veiledning til 2 For virksomheter som gir tilsyn med barn under skolepliktig alder må samtlige vilkår i 1.a), b) og c) være oppfylt for at virksomheten skal omfattes av forskriften. Forskriften omfatter således alle driftsformer for barnehager, familiebarnehager og andre virksomheter. Med andre ord omfatter forskriften både virksomheter som er godkjent eller godkjenningspliktige etter lov om barnehager av 5. mai 1995 nr , og virksomheter for førskolebarn av mindre omfang enn de som faller inn under barnehagelovens godkjenningsplikt, f. eks. barneparker, dagmammavirksomhet o.l. I denne paragrafens punkt b menes oppholdstid for hvert enkelt barn. M.h.t. antall barn i pkt c gjelder 3 barn uavhengig av om barna er egne eller ikke, så lenge det for noen av barna utgjør en virksomhet som drives mot godtgjøring. Ved praktisering av bestemmelser for barnehager må det blant annet tas i betraktning at barnehager etableres i ulike lokaler, og at det finnes mange forskjellige driftsformer. Barnas oppholdstid kan variere mye, det samme gjelder barnas alder og dermed deres fysiske og psykososiale behov. Familiebarnehager er en særskilt driftsform, ettersom virksomheten drives i private hjem. Også her må forskriftens funksjonskrav i utgangspunktet legges til grunn for det hygieniske skjønnet. Variasjoner og alternativer i barnehagetilbudet må imidlertid også tillegges vekt i den totale helsemessige vurderingen som blir foretatt i henhold til forskriften. Det samme vil gjelde for dagmammavirksomhet. Skolefritidsordninger faller inn under forskriftens virkeområde i den utstrekning de drives som en integrert del av skolevirksomheten. Det samme vil også gjelde for elevhjem / internat. Forskriften gjelder ikke der barn får undervisning i eget hjem. Henvisninger [1], [7], [12], [14], [27], [43], [61] 13

13 Ansvar. Internkontroll 4. Ansvar. Internkontroll. Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem. 15

14 Veiledning til 4 Hva er internkontroll? Prinsippene som ligger til grunn for internkontroll er ikke noe nytt. Den enkelte virksomhet har alltid måttet innrette seg slik at den etterlever regelverket. Internkontroll pålegger imidlertid den ansvarlige for en virksomhet en selvstendig plikt til å påse og dokumentere at man etterlever regelverket på en systematisk måte, m. a. o. at virksomheten virkelig gjør det man sier man skal gjøre i henhold til lover og forskrifter. For at internkontrollsystemet skal sikre og dokumentere at forskriftens bestemmelser ivaretas må en: kartlegge de bestemmelser som gjelder og ta standpunkt til hva de innebærer for virksomheten identifisere de aktiviteter i virksomheten som forskriftens bestemmelser har betydning for etablere rutiner for å sikre etterlevelse av bestemmelsene kontrollere at overholdelse og vedlikehold av rutinene sikres regelmessig Internkontroll etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter i) planlegges, ii) organiseres, iii)utføres og iv) vedlikeholdes i samsvar med bestemmelser fastsatt i forskriften. Det betyr bl.a. at det skal være dokumentert hvordan ansvar og myndighet er fordelt i virksomheten, hva som skal gjøres for å etterleve regelverket, og hvordan de viktigste oppgavene skal løses. Under bl.a. oppbyggingen av internkontrollen er det nødvendig i størst mulig grad å involvere medarbeiderne. Videre bør det legges til rette for å ta vare på erfaringer slik at forbedringer kan oppnås. Dette dreier seg om f. eks. erfaringer fra en ulykke, analyse av årsaken til den og hvordan situasjonen ble håndtert. Bearbeiding av erfaringen skal sikre at det blir mindre sannsynlig at en tilsvarende ulykke skjer senere, og ev. redusere omfang og konsekvens hvis en tilsvarende ulykke likevel skulle skje. De fleste virksomheter som omfattes av denne forskriften vil samtidig være omfattet av forskrift av 6. desember 1996, nr om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). I medhold av internkontrollforskriften foreligger det allerede en plikt til internkontroll. Det anbefales at den internkontrollen som allerede er etablert utvides til å omfatte krav fastsatt i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Om ansvar For dagmammavirksomheter og enkelte mindre private barnehager vil eier og leder kunne være en og samme person. Private barnehager kan også eies av foreninger, stiftelser, andelslag o.l. hvor lederen kan være styreren. For offentlige skoler, derimot, vil eier være enten kommune eller fylkeskommune, mens lederen er rektor. Forskriften stadfester eiers ansvar for miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Eier har ansvaret for å påse at et internkontrollsystem er etablert og for at søknad om godkjenning fremlegges (se 6). Å påse etablering av et internkontrollsystem innebærer et ansvar for å legge forholdene til rette slik at lederen er i stand til å oppfylle sine oppgaver og plikter. En slik tilrettelegging vil bestå av: opplæring i interkontrollmetodikk i forbindelse med forskriften en hensiktsmessig organisatorisk tilrettelegging og tilgang til nødvendige ressurser 16

15 Dersom eieren har lagt til rette for lederens arbeid, vil manglende oppfølging av internkontrollsystemet være lederens ansvar. I den forbindelse er det viktig at lederen, bl.a. gjennom internkontrollen, identifiserer den betydning som økonomiavgjørelser og andre rammevilkår har for etterlevelse av forskriften. Like viktig i denne sammenheng blir lederens plikt til å gi relevant informasjon til foresatte og/eller elever jf. 5 andre ledd. Dette vil styrke barnas/elevenes mulighet til å ivareta sine rettigheter. Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens aktivitet, størrelse, spesielle risikoforhold o.l. i det omfang som er nødvendig for å sikre en systematisk etterlevelse av forskriften. Dette betyr bl.a. at det må være et rimelig forhold mellom krav til dokumentasjon og virksomhetens omfang. Krav til dokumenterte instrukser og prosedyrer vil generelt gjelde der mangel på slik dokumentasjon kan ha negativ innflytelse på kvaliteten på oppgavene og oppfylling av forpliktelsene til virksomheten. Krav til dokumentasjon stilles blant annet i forbindelse med godkjenningsprosessen jf. 6. Det er noen grunnleggende krav til dokumentasjon som må være oppfylt uansett virksomhetens størrelse og art. Dette dreier seg om: en klargjøring av hvilke oppgaver som må utføres for å etterleve forskriften, hvordan disse skal utføres, hvem som er ansvarlig for å utføre disse, hvis de definerte oppgavene ikke blir gjort, at dette blir rapportert, at denne rapporten kommer til den som er ansvarlig for å rette på forholdet, at en rapportering over avvik, dvs. mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav, kommer til den som er ansvarlig for virksomheten, og at man har rutiner for å iverksette tiltak for å rette på forholdet og/eller å hindre gjentagelse. Hvis dette gjøres på en systematisk måte, og kan dokumenteres, oppfyller virksomheten kravet om å føre internkontroll. Eksempel på elementer som bør inngå i et system for internkontroll: En beskrivelse av mål for virksomheten, inkludert den delen av virksomheten som har med myndighetskrav å gjøre. Et kart som viser organisasjonsstruktur (ansvar, myndighet, oppgavefordeling og kommunikasjonslinjer). En oversikt over regelverk/krav, samt rutiner som sikrer at de som det måtte angå blir oppdatert på de til enhver tid gjeldende krav. Prosedyrer som sikrer at nødvendige dokumenter som omfattes av internkontrollen er sammenhengende, oppdaterte, kjente, tilgjengelige og aksepterte. Prosedyrer for etterlevelse av de aktuelle paragrafene. Prosedyrer er angitte fremgangsmåter, og bør i hovedsak være nedskrevet og lett tilgjengelig for dem det måtte angå. Sjekklister kan være en del av en prosedyre. I forhold til denne forskriften kan det være aktuelt å lage prosedyre for etterlevelse av forskriftens bestemmelser om: 1. opplysnings- og informasjonsplikt ( 5) 2. utforming og innredning ( 9) 3. aktivitet og hvile ( 10) 4. måltid ( 11) 5. psykososiale forhold ( 12) 6. rengjøring og vedlikehold ( 13) 7. sikkerhet og helsemessig beredskap ( 14) 8. førstehjelp ( 15) 9. tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold ( 16) 10. smittevern ( 17) 17

16 11. røyking ( 18) 12. inneklima/luftkvalitet ( 19) 13. belysning ( 20) 14. lydforhold ( 21) 15. drikkevann ( 22) 16. sanitære forhold ( 23) 17. avfallsbehandling ( 24). Rutiner for avviksbehandling dvs. rutiner for å rette opp og hindre gjentagelse av avvik samt beskrivelse av hvem som er ansvarlig for oppfølging av avvik. Rutiner for sikring av nødvendig kompetanse. Rutiner for kontroll av at man gjør det man har sagt man skal gjøre. Rutiner for erfaringstilbakeføring (resultatregistrering, evaluering etc.). Henvisninger [7], [22], [27], [45], [61], [113] 18

17 Opplysnings- og informasjonsplikt 5. Opplysnings- og informasjonsplikt Leder av virksomheten plikter å legge frem de opplysninger som er nødvendige for at kommunestyret skal kunne gjennomføre sine oppgaver etter denne forskrift. Leder av virksomheten skal, med de begrensninger som følger av taushetsplikten, sørge for at det uoppfordret gis relevant informasjon til foresatte og/ eller elever om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen. 19

18 Veiledning til 5 Informasjon til barn/elever og foreldre Leder (rektor / barnehagestyrer) er ansvarlig for at brukerne selv eller deres foresatte informeres direkte om forhold ved skolen/barnehagen som kan virke negativt på helsen. Dette kan f.eks. være inneklimamålinger som viser avvik, sikkerhetsmessige forhold, planlagt asbestsanering, lekkasje av kjemikalier fra spesialrom, planlagte byggearbeider som kan forårsake malingsavdunstning eller andre luftforurensninger som kan gi luftveisplager, mobbing etc. Særlig viktig er det f.eks at barn og foreldre informeres ved særlige smittesituasjoner e.l. Det at skoler og barnehager ikke har godkjenning i henhold til forskriftens bestemmelser er også et forhold det skal opplyses om. Dersom tilsynsmyndigheten avdekker at virksomheten ikke gir den informasjonen de plikter å gi, bør tilsynsmyndigheten etter omstendighetene selv sørge for at brukerne får denne informasjonen. Dette for gi brukerne mulighet til å ivareta sine interesser når det gjelder «arbeidsmiljø» for barn og elever. Opplysningsplikt til tilsynsmyndigheten Lederen av virksomheten har plikt til å gi opplysninger til tilsynsmyndigheten om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen. Slike opplysninger skal gis av eget tiltak (uoppfordret) til kommunestyret eller den kommunestyret bemyndiger. Den lokale helsemyndighet kan videre kreve opplysninger som er nødvendige for å ivareta godkjenningsoppgaven og tilsynsoppgaven. Forskriften gir ikke adgang til å kreve opplysninger eller gi informasjon som er belagt med taushetsplikt. Det fremgår i merknaden til bestemmelsen at «dersom det oppstår tvil om hvilken informasjon som er relevant etter nærværende forskrifts 5 andre ledd, bør medisinsk-faglig rådgiver i kommunen kontaktes». Ovennevnte bestemmelser følger av kommunehelsetjenesteloven 4a-6 om plikt til å gi relevante opplysninger til kommunestyret slik at de kan utføre sine lovpålagte gjøremål etter kommunehelsetjenesteloven. Henvisninger [7], [27], [61] 20

19 Krav om godkjenning 6 Krav om godkjenning Virksomheter som omfattes av forskriften, jf. 2, skal være godkjent av kommunestyret. Godkjenning etter denne forskrift fritar ikke for bestemmelser som er gitt i medhold av annet regelverk. Søknad skal fremlegges for godkjenningsmyndigheten når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten. Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. Det må fremgå hvor mange barn/elever og ansatte virksomheten er beregnet for. Virksomhet som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember

20 Veiledning til 6 Myndighet og delegasjon Godkjenningsansvaret er i forskriften lagt til kommunestyret. Det overordnede ansvaret for godkjenning vil alltid ligge hos kommunestyret, men godkjennings- og/eller tilsynsmyndighet vil ofte bli delegert. Kommunestyret kan delegere sin godkjennings- og tilsynsmyndighet til et annet kommunalt organ, enten til et folkevalgt organ eller til administrasjonen ved administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen kan delegere myndigheten videre til underliggende instans, f. eks. kommunehelsetjenesten. Slik delegasjon må forøvrig være i overensstemmelse med kommuneloven. I kommunen vil situasjonen ofte være at tilsyns- og godkjenningsmyndighet er den samme instans. Det er denne situasjonen som ofte blir omtalt som «bukken som passer havresekken». Dette stiller krav til den nærmere fordelingen av myndighet innen kommunen. Det blir bl.a. viktig at kommunene søker å organisere seg på en slik måte at den som fører tilsyn i størst mulig grad har et uavhengig forhold til tilsynsobjektet. Dette innebærer for eksempel at den som delegeres myndighet m. h. t. godkjenning/tilsyn ikke bør være den samme som den som kartlegger virksomheten i forhold til krav og framlegger søknad om godkjenning (leder/eier). Søknadens innhold Virksomhetens eier skal i søknaden framlegge dokumentasjon som viser hvordan det skal sikres at virksomheten planlegges, etableres (ved ny virksomhet), drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. Dette betyr i praksis en redegjørelse i forhold til alle bestemmelsene i forskriften. Søknader som fremlegges for godkjenning, forutsettes dermed også å inneholde en redegjørelse for hvordan internkontrollplikten søkes ivaretatt. Ved søknad om godkjenning skal normalt følgende opplysninger følge søknaden: 1. Beskrivelse av virksomheten, herunder opplysninger om hvor mange barn/elever som går/skal gå i barnehagen eller på skolen. 2. Fremdriftsplan for evt. etablering og/el. endring av virksomheten. 3. Dokumentasjonslister. Det vil si oversikt over de dokumenter virksomheten har benyttet som underlagsdokumentasjon for søknaden, f. eks. relevant regelverk, anerkjente normer/standarder og veiledning osv. 4. Oversikt over spesielle forhold som er av betydning for barnas helse, f. eks. spesiell beliggenhet, utearealer, bygningsmessig utforming osv. 5. Beskrivelse av omfang av og resultater/konklusjoner fra målinger/kartlegging etc. 6. Beskrivelse av evt. avvik fra forskriftskrav. 7. Beskrivelse av håndtering av evt. avvik, det vil si beskrivelse av tiltak for å etterleve kravet i forskriften. 8. Plan for videre oppfølging/kontroll. Ved forberedelse av søknad kan det bli behov for målinger og kartlegging som virksomheten selv verken har nødvendig kompetanse eller utstyr for å gjennomføre. Det er likevel viktig å poengtere at ansvaret for at disse aktivitetene utføres påligger virksomhetens eier. Det blir derfor opp til eier å f. eks. etterspørre en kartlegging av virksomheten. Godkjenningsprosess og samordning Framgangsmåte for godkjenning vil avhenge av om det er ny eller eksisterende virksomhet som skal godkjennes. 22

21 Ny virksomhet Søknad om godkjenning må i følge forskriften foreligge når det foreligger plan for etablering av ny virksomhet. I søknaden skal virksomheten dokumentere hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. For godkjenningsmyndigheten kan det på planstadiet være vanskelig å ta stilling til forhold av driftsmessig karakter. For eksempel kan det være vanskelig for godkjenningsmyndigheten å vurdere lite utdypende beskrivelser av hvordan virksomheten vil etterleve kravet om internkontroll mht forskriftens bestemmelser om skolemåltid, psykososiale forhold etc. Det kan derfor være hensiktsmessig at godkjenningsmyndigheten gir godkjenning med det vilkår at godkjenningsmyndighetene får vurdere saken også etter at virksomheten er i drift. I forbindelse med saksbehandling av planer og tegninger for barnehager og skoler er det viktig at de forskjellige kommunale instanser samordner sin behandling av godkjenningssøknader. Prinsippet om fullført saksbehandling bør legges til grunn. Det er viktig at en søker å unngå at én kommunal myndighet gir underretning om godkjenning etter ett regelverk, samtidig som en annen myndighet gir avslag på den samme søknaden etter en annen lovgivning. Det henvises her spesielt til barnehagelovens 8, samt til plan- og bygningslovens bestemmelser, som også direkte omfatter godkjenning av plantegninger i relasjon til drift. Andre relevante godkjenningsinstanser som bør koordineres er brannvernmyndighetene, Arbeidstilsynet og næringsmiddeltilsyn. I godkjenningsprosedyren er det viktig å få til en så god samordning som mulig mellom de regelverk som angår helse, miljø og sikkerhet i skoler og barnehager. For enkelte typer virksomhet kan det være påkrevet med godkjenning av virksomhetene etter næringsmiddellovgivningen, men dette må avklares i hvert enkelt tilfelle og etter samråd med det kommunale næringsmiddeltilsyn. Både helsemyndighetene og Arbeidstilsynet har hjemmel til å stille krav til inneklima m. m. i eksisterende bygg. Det anbefales å innlede et samarbeid med det regionale arbeidstilsynet, bl.a. med henblikk på tilsyn med virksomhetene etter internkontrollprinsippet og krav til drift, utforming, innredning og sikkerhet. Eksisterende virksomhet Når det gjelder godkjenning av eksisterende virksomheter, kan en se for seg følgende godkjenningsprosess: 1. Godkjenningsmyndigheten informerer de aktuelle virksomhetene om den forestående godkjenningen og eiers ansvar for framlegging av søknad. Dette kan for eksempel skje ved et møte mellom godkjenningsmyndigheten, rektorer/barnehagestyrere og eiere av virksomhetene. Det anbefales at kommunen utarbeider en tidsplan for det forestående godkjenningsarbeidet. Det kan være hensiktsmessig å utarbeide et standardisert skjema som klargjør dokumentasjonskravet til virksomhetene og som bidrar til å sikre lik og effektiv behandling. 2. Virksomheten fremlegger forslag til søknad basert på de krav som stilles til opplysninger som skal følge søknaden (se over). I forslaget til søknad fremstilles evt. spørsmål omkring uklare forhold. 3. Virksomheten justerer søknaden på bakgrunn av de dokumentasjonskrav som godkjenningsmyndigheten stiller og fremlegger søknaden for godkjenningsmyndigheten. 4. Godkjenningsmyndigheten vurderer om godkjenning kan gis, evt på vilkår. Ved godkjenning på vilkår er det viktig at virksomhetene legger fram planer for tiltak for å oppfylle vilkårene. 23