Vedtekter Permutasjoner Permutasjoner på det offisielle navnet som godtas er Login, Login - Linjeforeningen for IT, Linjeforeningen Login.

Transkript

1 1 Linjeforeningen 1.1 Linjeforeningens navn Vedtekter Linjeforeningens offisielle navn er: Login - Linjeforeningen for IT. Linjeforeningen ble startet i 2009, og formelt stiftet med organisasjonsnummer Organisasjonsnummeret er Permutasjoner Permutasjoner på det offisielle navnet som godtas er Login, Login - Linjeforeningen for IT, Linjeforeningen Login. 2 Formål Linjeforeningen er opprettet for å være en felles organisasjon for IT studenter ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) i Gjøvik, med fokus på utdanningsområdet for informasjonteknologi og informatikk. Den skal arbeide for å forbedre studiemiljøet på universitetet, som gjøres ved å bidra til å arrangere faglige og sosiale aktiviteter, gjerne i samarbeid med næringsliv, forelesere og studenter på NTNU i Gjøvik. Linjeforeningens skiller ikke på å være bindeleddet med næringslivet eller det sosiale. Foreningen skal være en partipolitisk uavhengig og frivillig ideell organisasjon. 3 Medlemskap Kravet for å være medlem i linjeforeningen er å være registrert som bachelor- eller masterstudent ved instituttet for informasjonssikkerhet og kommunikasjonsteknologi på NTNU. samt geomatikk og geografiske informasjonssystemer. 3.1 Medlemmers rettigheter Som medlem i linjeforeningen har man: rett til å delta på linjeforeningens arrangementer hvis ikke annet er spesifisert fra initiativtaker, rett til å fremme sitt syn på linjeforeningen sitt virke, rett til å stemme på årsmøtet, og være valgbare til tillitsverv, rett til innsyn i linjeforeningens vedtak og regnskap, og rett til å sende inn skriftlige ønsker med saker som skal bli tatt opp i styremøter. Styret forbeholder seg retten til å omprioritere og ekskludere medlemmer ved behov om de har skapt problemer ved tidligere anledninger. Medlemmer som har utført arbeid for linjeforeningen har rett til å få en attest på dette fra styret ved forespørsel. 3.2 Opphør av medlemskap Medlemskap i linjeforeningen vil opphøre når kravet for medlemskap ikke lenger er oppfylt. Styret kan ikke fjerne medlemsskapet for studenter, men de kan avsette styremedlemmer fra deres verv i styret, jfr Årsmøtet kan med minst 3 4 flertall opphøre medlemskap til studieretninger av linjeforeningen. 1

2 Enkeltpersoner kan melde seg ut av linjeforeningen med skriftlig beskjed til styret. Styret tar stilling til om personen blir tatt inn som nytt medlem ved skriftlig beskjed. 4 Årsmøte Årsmøtet er linjeforeningens høyeste myndighet, som avholdes én (1) gang per kalenderår under vår semesteret. Årsmøtet innkalles av styret med minst tre (3) ukers varsel på linjeforeningens offisielle kommunikasjonskanaler. Styret har i ansvar å samle inn saker som medlemmene ønsker å sette på dagsorden, og disse forslagene skal være sendt inn til styret senest to (2) uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest en (1) uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én (1) stemme, og stemmegivning foregår med håndsopprekning. Hvert punkt i sakslisten vil bli belyst med både argumenter for og imot forslaget, og når ordstyrer avgjør at forslaget er godt nok belyst fra begge sider vil det bli holdt en avstemning for og imot forslaget. Den siden med minst 2 3 stemmer avgjør utfallet til forslaget. Når et kandidaturvalg foregår, må en kandidat for å anses som valgt ha oppnådd mer enn halvparten av de gitte stemmene. Hvis ingen kandidater har oppnådd dette i første omgang, skal det foretas et bundet omvalg mellom de to (2) kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 4.1 Årsmøteprosess Årsmøtet skal ledes av linjeforeningens styreleder, med linjeforeningens sekretær som referent. Dersom ingen av disse er tilgjengelige, herunder regnes også nestleder,skal styret velge ordstyrer og referent. Årsmøtet avsluttes når protokollen er underskrevet. Linjeforeningens vedtekter skal godkjennes på årsmøtet, jfr Årsmøtets oppgaver: 1. Valg av referent, tellekorps og protokoll underskrivere. 2. Godkjenne innkallingen. 3. Godkjenne sakslisten. 4. Behandle innkommende forslag og saker. 5. Vedta linjeforeningens budsjett for neste periode. 6. Godkjenne vedtektene. 7. Foreta valg av: (a) Leder, (b) nestleder, (c) sekretær, (d) økonomiansvarlig, og (e) teknisk ansvarlig 2

3 4.2 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene (også ved årsmøtet) krever det. Ekstraordinære årsmøter følger den vanlige prosedyren for innkallelse, jfr. 4, og det kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte godkjenner vedtak med 2 3 flertall, med mindre annet er bestemt som beskrevet i disse vedtekter. 5 Styret Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene, og de plikter å handle i samsvar med formålsparagrafen (jfr. 2) og disse vedtektene. Styret kan godkjenne vedtak i alle saker dersom dette ikke strider med vedtektene. Enhver som påtar seg verv i linjestyret skal være lojal mot linjeforeningen og vise skjønn med tanke på hvilken informasjon som er forbeholdt styrets medlemmer. Styremedlemmer skal ikke ha noen form for lønn eller godtgjørelser, unntaket er refusjon for faktiske utgifter. Dette skal fremgå i regnskapet. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets bestemmelser. 2. Sørge for den daglige driften av linjeforeningen. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 4. Administrere og føre nødvendig kontroll med linjeforeningens økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende vedtekter. 5. Representere linjeforeningen utad. Styremøtene er lukket for andre enn styremedlemmene, men utenforstående kan bli invitert eller be om å delta på styremøter. Styret tar stilling til om det er behov for å tillate dette. Innkalling til styremøter sendes til hvert styremedlem ut senest en (1) uke før møtet, med mindre annet er avtalt i styret. Styret er beslutningsdyktig ved oppmøte av minimum tre (3) styremedlemmer på ordinære styremøter, hvis antallet styremedlemmer tillater det. Styremøtene ledes av møteleder, som selv avgjør når møtet settes og heves. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Etter årsmøtet skal det minimum være en to (2) ukers overlappingsperiode mellom sittende og påtroppende styre. 5.1 Styrets sammensetning Styret velges på årsmøtet for en (1) periode av gangen, og stillingene i styret er som følger; leder, nestleder, økonomiansvarlig, sekretær og teknisk ansvarlig. Titler og arbeidsoppgaver kan bestemmes av styret. Det sittende styret har som oppgave å sikre kontinuitet i linjeforeningen sitt arbeid gjennom å blant annet utpeke lederkandidat og opplæring av neste styre. Styret har også fullmakt til å supplere seg selv ved behov mellom årsmøtene. Oppgaver til ubesatte roller i styret tilfaller de andre styremedlemmene. 3

4 5.2 Leder Lederen kaller inn til årsmøte og alle styremøter, og utpeker ordstyrer ved disse. Lederen utarbeider eller legger til rette for møteplan og saksliste før alle møter, og sørger for at disse overholdes. Leder har innsyn i linjeforeningen sine midler, og disponerer de i samråd med økonomiansvarlig. 5.3 Nestleder Ved leders fravær fungerer nestleder som stedfortreder, og overtar alle dens plikter og oppgaver. Nestleder skal alltid være oppdatert på linjeforeningens foretak. 5.4 Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har det overordnede kontrollansvar for linjeforeningens økonomi og disponerer linjeforeningens konti og midler med mindre ikke annet er avtalt. Økonomiansvarlig har til enhver tid ha oversikt over linjeforeningens økonomi og ansvar for å oppdatere innsynsrapporten. Økonomiansvarlig kan ikke alene godkjenne vedtak som angår økonomien, jfr. 6. Økonomiansvarlig skal i samarbeid med ansvarlig for faglige og sosiale arrangementer utarbeide budsjett for arrangementet. 5.5 Sekretær Sekretær er referent ved alle styre- og årsmøter og har hovedansvar for å reservere møterom. Sekretær har ansvar for å gjøre referat tilgjengelig for alle styrets medlemmer, og linjeforeningens medlemmer etter årsmøte. Sekretær er ansvarlig for arkivering av alle internt utarbeidede dokumenter., samt all korrespondanse mellom lineforeningen og eksterne aktører. 5.6 Teknisk ansvarlig Teknisk ansvarlig har ansvar for drifting, oppretting, og vedlikehold av linjeforeningen sine tekniske systemer. 6 Økonomi Styret er ansvarlig for linjeforeningens økonomi i kraft av de vedtak som godkjennes. Linjeforeningens midler skal kun brukes etter linjeforeningens formål, jfr. 2. Linjeforeningens midler er tiltenkt å kunne brukes på flere arrangementer gjennom hele perioden, og styret må derfor ta stilling til hvor mye støtte skal gis til hvert arrangement. Styret planlegger hvor mye støtte som skal gis til arrangementer med forskjellige størrelser av deltakelse. Styret eller medlemmer av styret er bare personlig økonomiske ansvarlige hvis de har vist grov uforsvarlig disponering av midler, eller har handlet til egen personlig økonomisk vinning. Linjeforeningen skal ikke ta opp lån, men kan ta imot økonomiske utlegg for bekreftede inntekter i perioder som nåværende styre betjener. Regnskapsåret følger kalenderåret (1. januar desember). Leder og økonomiansvarlig kan i fellesskap vedta økonomiske utgifter på inntil ti tusen kroner (10 000,- NOK), styret skal da orienteres om dette på neste styremøte. Utgifter over ti tusen kroner (10 000,- NOK) må godkjennes av styret. 4

5 6.1 Økonomisk støtte Styret kan gi støtte til grupper og lag på universitetet som gjennomfører faglig relevante prosjekter og sosiale aktiviteter. For at grupper eller lag skal motta økonomisk støtte så følger de samme fremgangsmåte som beskrevet under denne paragraf. Det oppfordres til at grupper og lag skal søke om støtte fra Velferdstinget ved NTNU, og at støtte ikke skal gå til utstyr. Styret må holde en liste over utstyr som er blitt sponset. Utstyr som er sponset av linjeforeningen bør tilbakefalle dens eie etter opphør av gruppen eller lag, med mindre annet er avtalt. Det skal bli inngått en skriftlig avtale mellom linjeforeningen og gruppen/laget om sponset utstyr. Avtalen skal blant annet inneholde detaljert informasjon om utstyr, utstyrets eierskap til gruppen/laget, hvordan utstyret skal overføres til linjeforeningen ved opphør, om dokumentasjon for faktiske utgifter blir ettersendt, samt eventuelle andre punkter styret anser nødvendig å ha med i avtalen. For at arrangementer eller grupper/lag skal motta økonomisk støtte fra linjeforeningen, må det være levert skriftlig søknad til linjeforeningen. Den skriftlige søknaden skal inneholde et dokument som forklarer hva pengene skal brukes til og hvem det skal involvere, samt et ferdig utkast til budsjett. Styret tar stilling til om støtte skal gis. Linjeforeningen skal ikke eksklusivt gi støtte til arrangementer der formålet er fylleri eller som diskriminerer personer. Resterene midler som ikke er blitt brukt skal tilbakebetales til linjeforeningen hvis ikke annet er avtalt. 6.2 Støtte til grupper Linjeforeningen står fritt til å støtte grupper og lag på skolen som gjennomfører faglig relevante prosjekter og aktiviteter. For at grupper eller lag skal motta økonomisk støtte fra Login, må det være levert skriftlig søknad til styret i linjeforeningen. Den skriftlige søknaden skal inneholde et dokument som forklarer bruksområde for de økonomiske midlene, samt et ferdig utkast til budsjett. Styret tar stilling til om støtte skal gis. Økonomisk støtte til grupper som oppfattes som useriøs eller ekskluderende mot andre Login-medlemmer, vil automatisk bli avslått. Dersom gruppen opphører skal utstyr som er sponset av Login tilbakefalle Logins eie. Styret må selv ta en vurdering av hvordan dette skal disponeres i fremtiden. 7 Advarsel, eksklusjon og mistillitsforslag 7.1 Advarsel og eksklusjon Ved mindre brudd på vedtektene av en eller flere av styrets medlemmer vil det føre til en skriftlig advarsel fra styret. Ved grove eller gjentatte brudd på vedtektene kan det i verste fall medføre eksklusjon fra styrets aktiviteter. Styret avgjør ved styrevedtak om eksklusjon fra styrets aktiviteter skal inntreffe. 7.2 Mistillitsforslag Mistillitsforslag kan reises av hvilket som helst medlem av linjeforeningen. Mistillitsforslag kan gjelde for følgende: Enkelte styremedlemmer, personer som supplerer styret og/eller styrets prioriteringer, herunder enkeltvedtak fattet av styret. Mistillitsforslag 5

6 sendes inn skriftlig til det sittende styret. Ved mottak av mistillitsforslag, skal styret orientere linjeforeningen sine medlemmer om grunnen til mistillitsforslaget og utfallet av saken. 7.3 Prosessen ved eksklusjon eller mistillitsforslag Styret skal ta stilling til alle eksklusjonsvedtak og mistillitsforslag. Skriftlig svar skal gis og begrunnes. Dersom eksklusjonen fra styret ikke blir akseptert eller den som reiser mistillitsforslaget ikke aksepterer svaret, må en ny og begrunnet skriftlig klage sendes inn til styret. Ved andregangs klage skal styret opprette en komité dersom dette er hensiktsmessig. Komiteen skal bestå av klager, styreleder, én nøytral megler, samt én nøytral observatør og referent. Nøytral tilsier akseptert av begge parter. Observatør og referent skal ikke delta i meglingen, men observere passivt. Hvis klager får medhold i komiteen, må styret innrette seg og behandle saken på neste styremøte. Styret må innrette og behandle saken innen tretti (30) dager. 8 Om vedtekter Reviderte vedtekter trer i kraft to (2) uker etter avholdt årsmøte. Årsmøtet kan med 2 3 flertall vedta at en vedtaksendring trer i kraft på et senere tidspunkt, men før neste årsmøte. Tolking av vedtektene tilligger styret. Vedtektene skal være de gjeldene lover og regler for linjeforeningen. 8.1 Endring og godkjenning av vedtekter Alle sider ved linjeforeningens vedtekter kan endres, med unntak av oppløsning, jfr. 9.1, herunder formålsparagrafen, hovedparagrafer og underparagrafer med tilhørende underpunkter. Alle linjeforeningens medlemmer kan fremme forslag til endring av vedtektene. Forslag til endring i vedtektene skal rettes skriftlig til styret, jfr. 4. Innholdet i vedtektene kan kun vedtas endret på årsmøtet med 2 3 flertall. Styret kan rette skrivefeil i disse vedtektene utenfor årsmøter, men endringene trer ikke i kraft før neste (ekstraordinære) årsmøte hvor de også blir annonsert. Endringene annonseres til linjeforeningens medlemmer, og innvendinger skal rettes til styret innen neste (ekstraordinære) årsmøte. 9 Oppløsning og navneendring 9.1 Oppløsning Det oppfordres til at denne paragrafen ikke blir endret, da linjeforeningens midler skal brukes på medlemmene, eller tiltenkt NTNU i Gjøvik når linjeforeningen er oppløst. Linjeforeningen kan kun oppløses ved enstemmig vedtak i styret, med påfølgende innkalling til en ekstraordinært årsmøte. I årsmøtet kreves det 2 3 flertall for at styrets vedtak skal 6

7 tre i kraft og linjeforeningen oppløses. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av Login - Linjeforeningen for IT. Om linjeforeningen slutter å fungere, skal foreningens eiendeler og midler oppbevares av NTNU i Gjøvik i fem (5) år. Er det i dette tidsrommet ikke kommet i gang aktivitet igjen, skal midlene gå til NTNU i Gjøvik. Gjerne til sosiale tiltak for studieretninger som tidligere har vært medlemmer av linjeforeningen. 9.2 Navneendring Styret kan fremme navneendring av linjeforeningen ved enstemmig vedtak i styret. Dette skal kun skje med påfølgende innkalling til ekstraordinært årsmøte, hvor det kreves 2 3 flertall for at styrets navneendringsvedtak skal tre i kraft. Årsmøtet kan fremme navneendring av linjeforeningen ved 2 3 flertall. Dersom det foreligger enighet om navneendring, fra styret eller vedtatt på (ekstraordinært) årsmøte, skal styret nedsette en komité som tar imot forslag fra medlemmene, og presentere disse ved førstkommende (ekstraordinære) årsmøte hvor navnevalg avgjøres ved 2 3 flertall. 7