Hvordan havnet vi i våre gamle lokaler?

Transkript

1 FLYTTEPROSESS 2013

2 Hvordan havnet vi i våre gamle lokaler? Sponsoravtale med DNB om leie av lokaler inngått i 2000 Vi flyttet inn i 1. og 2. etg. i 2001 Vi flyttet til 4. etg. i samme bygg i Alle ble samlet på ett plan Lokalene ble pusset opp av banken Lokalene nærmest overtatt «as is». Romdeling gitt.

3 Hvorfor flyttet vi? De gamle lokalene skulle bygges om til hotell Ønske om å organisere oss bedre og mer effektivt som prosjektorganisasjon Mer effektiv arealutnyttelse / bedre økonomi Ønske om lokaler som speiler vår identitet / profil som festival Kunne bruke våre egne lokaler til mindre arrangementer Pressekonferanser og lanseringer Vertskapsarrangementer / premierefester Sponsorarrangementer Annet (egne kulturarrangementer, seminarer, debatter mm)

4 De ulike fasene Opprettelse av en prosjektgruppe på 3 personer Mads (den tekniske) Karianne (den praktiske) Tom Nymark (prosjektleder og (delvis) byggeleder med daglig oppfølging på byggeplassen).

5 De ulike fasene Prosjektgruppe på plass Utarbeidelse av kravspesifikasjon Hele staben trekkes inn i diskusjon omkring følgende temaer: Hva fungerer bra i våre gamle lokaler Hva ville vært bra å få med i nye lokaler Hvordan bør vi organisere oss for å fungere optimalt Hvem bør sitte sammen Hvorfor Bør vi sitte på samme plasser hele året Hvordan tilpasse oss prosjektansatte Søk etter lokaler (vi var på til sammen ca. 10 befaringer) Torggaten 5 legges ut på finn.no Torgaten 5 er et rålokale i byggets 2 øverste etasjer med behov for totaloppbygging Lokalene var bortimot perfekte for oss! Vi må finne en arkitekt Må være kreativ og nytenkende Gjerne fra et nytt, ungt miljø sulten på et slikt oppdrag Må ikke koste for mye Vi går en runde med 3 ulike arkitektkontorer og ender til slutt opp med Eriksen & Skajaa Arkitekter (2 Oslobaserte Askøyværinger)

6 De ulike fasene Samarbeid med PWC etableres (med unntak av revisjon) Advokatbistand Utarbeidelse av leiekontrakt Juridisk hjelp til å endre et urimelig påkrav fra Arbeidstilsynet Bistand organisasjon og endring Arbeidsmøter med PWC om prosessene rundt flytting. «Hva bør vi tenke igjennom» Forslag til hvordan organisere oss best mulig i de nye lokalene i forhold til behov og fremtidige måter og jobbe på Målsetting: Hvordan få en prosjektorganisasjon som Festspillene til å fungere optimalt fra ett produksjonsår til neste. Vi vurderte blant annet: «årshjulet» vårt, hvem jobber sammen til hvilke tider, hvordan skape effektiv kommunikasjon, trivsel mm.

7 Oppstart Leiekontrakt signeres 28. august 2012 Arkitektene setter i gang for alvor med detaljplanlegging Prosjektgruppen starter sitt arbeid sammen med arkitektene PWC v. Sissel Fjellstad trekkes inn for å løse de organisatoriske problemstillingene knyttet til flyttingen Byggearbeider starter opp nokså omgående (vinduer, ventilasjon ol.) Innflyttingsdato settes (optimistisk) til 1. januar 2013

8 Våre gamle lokaler -745 kvm Lite effektive / mye dødplass Arbeidsplasser isolert i små miljøer Kostbare

9 Våre nye lokaler: 503 kvm (her 6.etg. kontordel)

10 5. etg. Møterom, kantine, tekniske rom

11 Nye lokaler før oppussing

12 Hele staben på befaring i nye lokaler

13

14 I ettertid hva fungerte og hva fungerte ikke. Fungerte bra: Planleggingsprosesser i forkant fungerte bra Prosjektgruppen var godt sammensatt med ulik kompetanse Det fungerte bra å trekke inn staben Gir innflytelse over egen arbeidsplass Gode råd og innspill dukket opp Reduserer kritikk i ettertid Samarbeidet med PWC var verdifullt Et godt blikk på situasjonen fra utsiden Verdifulle innspill om hvordan vi fysisk burde organisere lokalene Ga en god foranalyse av våre arbeidsprosesser gjennom året

15 I ettertid hva fungerte og hva fungerte ikke. Fungerte bra: Bruken av arkitekter (og ikke ulike leverandørkonsulenter) Så helhetlige løsninger Var hovedansvarlig for estetiske valg (også kontormøbler) Kan regler og krav innen byggfaget Utarbeidet gode arbeidstegninger for de ulike håndverksfagene Ansvarlig utførende byggmester Var ekstremt ærekjær for å levere kvalitetsarbeid Koordinerte alle håndverksfagene i det rent praktiske Daglig oppfølging fra Festspillene at alt ble utført i henhold til tegninger og beskrivelser Feil lukes ut i en tidlig fase Resultatet blir som planlagt og forventet Samarbeidet med huseier har vært svært bra

16 I ettertid hva fungerte og hva fungerte ikke. Hva fungerte dårlig? Tidsrammene med flyttedato 4. januar var for ambisiøse Generelt tar ting lengre tid enn forventet Uforutsette hendelser inntreffer (eks. vannlekkasje i nyinnsatte vinduer) Arkitekter må følges tett opp da de (nesten) ikke er opptatt av kostnader Håndverkere løser ofte problemer ut fra hva som er enklest og ikke nødvendigvis best for oss som oppdragsgiver Ventilasjon og varme har ikke fungert godt nok

17 Har det vært bra for oss å flytte? Flytteprosessen og det at vi fikk nye lokaler med vår identitet har gitt organisasjonen et positivt løft Vi jobber bedre og tettere i lokalene som er (delvis) åpne Kommunikasjonen mellom avdelingene flyter vesentlig bedre Bruken under festivalperioden funger veldig mye bedre Lokalene som arrangementssted med arrangementer nesten annenhver dag (mot ingen tidligere). Dette har også vært kostnadsbesparende for oss Eget arbeidsrom for prosjektansatte har fungert veldig bra Nærheten til våre byarenaer, Festspillklubben (Logen) og Festspillhotellet (Hotell Norge) har vært veldig bra Generell økt trivsel. Jeg tror lokalene øker Festspillenes attraktivitet som arbeidsgiver. Nye lokaler skapte en ny og synlig ramme rundt andre store endringsprosesser Festspillene gjennomgikk på denne tiden Ny direktør Ny strategi (tydeliggjøring av formål, klare definerte målsettinger, ny markedssegmentering, satsing på nye målgrupper, mm.) Ny visuell profil Endret organisasjon (avdelinger ble slått sammen og redusert ledergruppe)

18 Vår nye hverdag Lokalene er radikalt annerledes enn våre gamle lokaler Informasjon flyter bedre Organisasjonen jobber mer åpent avdelingene i mellom Vi har gått over til to ulike «seating-oppsett» avhengig av hvor vi er i årssyklusen Produksjonsfase (fra januar til august) Normal fase (fra september til desember) Lokalene er nå bedre tilpasset Festspillene som prosjektorganisasjon Flere møterom Bedre utstyrte møterom (prosjektorer, touchskjerm, bedre lydutstyr) Vi har endret vår arbeidskultur / disiplin Ved lengre telefonsamtaler går man vekk fra arbeidsplassen Man jobber mer dempet («innestemme») Besøkende forstyrrer mindre da alle møter foregår i 5.etg.

19 FESTSPILLENE I BERGEN TAKK FOR MEG!