MØTEREFERAT. Til: 05 stk. Arbeidsutvalget Dato: stk. Representanter og vara Observatører. Møtested: Samfundet, Klubben Kl

Transkript

1 MØTEREFERAT Til: 05 stk. Arbeidsutvalget Dato: stk. Representanter og vara Observatører Møtested: Samfundet, Klubben Kl Referent: Heidi S. Kestilæ Kopi til: 3 stk: SiT Kafé AS, SiT Bolig AS, SiT Velferd 5 stk. administrasjonen SiT 1 stk. Tapir AS 8 stk Konsernstyret SiT Studentutvalg Studentmedia REPRESENTANTER TILSTEDE: Edina Ringdal Leder Michael Johansen Nestleder Mari Husand AU-medlem Eirik Sandaas AU-medlem Juliane W. Hasler AU-medlem Ingjerd Lindeland NTNU Axel Hammer NTNU Per Kristian Helland NTNU(gikk kl 20.00) Per Fjelddalen NTNU Audun Vindøy NTNU Elin Marie Altø NTNU Pål Ivar Brekke NTNU Marius Blanke NTNU (vara) Egil Garberg HiST (vara) Joakim Strand HiST Jan Peter Haugen HiST Geir Magne Skavern DMMH Anita Vollnes TJSF FORFALL REPRESENTANTER Einar Tommelstad Cathrine Eide Valsø Monika Næss NTNU NTNU HiST 1

2 FASTE OBSERVATØRER OG ANDRE BAKBENKERE TILSTEDE: Mona Gjærde Kontrollkomite Espen Thorstensen SiT Tapir Jens Maseng Samfundet Sverre B. Midthjell Student NTNU Jørgen Hoel Vara VT, SP Ingvill Kværnmo Konsernstyret Kristin Holmgren Konsernstyret Åge Halvorsen Konsernstyret Ola Edvin Vie Konsernstyret Siri Pedersen LMU Øystein Fjørtoft SiT Bolig Anders Windsor VT-vara Jan Trygve Borlaug SiT Tapir Kenneth Fagernes TJSF Magnus Holla Sivertsen VT-vara Saksliste Referatsaker: Referat-sak 09/05 Velferdstingets møte den * Referat-sak 10/05 Arbeidsutvalgets møte den * * Referat-sak 11/05 Konsernstyremøte SiT den * Referat-sak 12/05 Styremøte i SiT Bolig AS Referat-sak 13/05 Styremøte i SiT Kafé AS Referat-sak 14/05 Styremøte i SiT Tapir AS Referat-sak 15/05 Fra STi, SP, SR-DMMH, TJSF Referat-sak 16/05 Fra råd og utvalg som VT innstiller til/velger til VT-saker: VT-sak 11/05 VT-sak 12/05 VT-sak 13/05 VT-sak 14/05 VT-sak 15/05 SiT Tapirs sponsorprogram* Velferdstingets interne organisering* Måldokument* ( Ettersendes) Samarbeidsavtalen mellom SiT og Velferdstinget* Reglementsendring* Eventuelt Møtekritikk Leder ønsket velkommen og foreslo Endre Jo Reite som møteleder. Møteleder ble godkjent ved akklamasjon. Møteleder foreslo Heidi S. Kestilæ som referent og Mona Gjærde, Magnus Sivertsen og Kristin Holmgren som tellekorps. Alle valgt ved akklamasjon. Møteinnkalling ble godkjent og følgende dagsorden ble lagt frem: 2

3 DAGSORDEN Kl Velkommen ved leder Godkjenning av møteleder, møteinnkalling, referent og tellekorps Godkjenning av dagsorden Kl Referatsaker Kl VT-sak 13/05 Måldokumentet VT 2005* Kl VT-sak 12/05 Velferdstingets interne organisering* Pause Kl VT-sak 15/05 Reglementsendring Kl VT-sak 14/05 Samarbeidsavtalen mellom SiT og Velferdstinget* Pause Kl VT-sak 11/05 SiT Tapirs sponsorprogram* Eventuelt Møtekritikk Kl Møtet hevet! Dagsorden godkjent. REFERATSAKER Referatsak 09/05 Referatsak 10/05 Referatsak 11/05 Referatsak 12/05 Referatsak 1305 Referatsak 14/05 Referatsak 15/05 Referatsak 16/05 Godkjent med endringer Godkjent Godkjent Marit Brochmann orienterte. Einar Stølevik orienterte Kristin Holmgren orienterte. STi: Ikke ref, SP: Ikke ref, SR-DMMH: Ikke ref., TJSF: Ikke ref. Marius orienterte fra Kulturstyret. VT-sak 13/05 Måldokument* Edina Ringdal orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 2 forslag. 1 forslag: Innlevert av Per Kristian Helland. Endringsforslag under Helse og Trivsel bombepunkt 6: jobbe for lik treningskontigent for alle studenter, samt ingen økning av dagens avgifter. 3

4 2 forslag: Innlevert av Einar Stølevik. Endringsforslag: VT skal jobbe for at alle studenter har et godt og likeverdig tilbud på alle campus. Votering: Forslag 1: Vedtatt Forslag 2: Falt Helheten: Vedtatt. Vedtak: Måldokument for Velferdstinget 2005 Generelt Velferdstinget skal være et handlekraftig organ som utarbeider klare og tydelige prinsipper Velferdstinget har et ansvar overfor velferden til alle studentene i Trondheim. For at vi skal kunne forvalte dette ansvaret på en best mulig måte må vi være et handlekraftig Velferdsting som gir klare retningslinjer. Vi må være aktive samarbeidspartnere til alle relevante aktører innen studentvelferden i Trondheim. Nasjonalt fokus Velferdstinget skal være en aktiv deltager i den nasjonale velferdsdebatten Samarbeidet med NSU og StL skal styrkes Velferdstinget skal koordinere med valgorganene om nasjonale saker og lobbyvirksomhet Informasjon og profilering Alle studenter skal kjenne til Velferdstinget og sine innflytelsesmuligheter på studentvelferden Velferdstinget må bli synligere for studentene. For å oppnå dette er det viktig at vi har klare og tydelige vedtak som blir kommunisert ut. Tiltak som kan forbedre situasjonen er: Aktive hjemmesider Utarbeide en mediestrategi Drive studentoppsøkende virksomhet (være fysisk til stede ved alle campus, være synlige gjennom semesteret, utarbeide informasjonsmateriell til studentene) Delta i den generelle samfunnsdebatten Tettere samarbeid med institusjonene, deriblant lærings og miljøutvalgene (LMU) Informere godt i forkant av valg, aktivt oppsøke kandidater Utarbeide relasjonsstrategier, alle engasjerte studenter i Trondheim skal forholde seg til VT Helse og Trivsel 4

5 Velferdstinget vil jobbe for et helhetlig og studentvennlig helsetilbud, og støtte opp om frivillig engasjement og en sunn livsstil. Velferdstinget vil og bidra for sikre en levende og inkluderende studentkultur i Trondheim Sikre og utvide det psykososiale helsetilbudet Prinsippdebatt om helsetjenester for studentene i Trondheim Evaluere og forbedre dagens helserefusjonsordning, spesielt med tanke på tannhelse Informere bedre om helserefusjonsordningen Overse at ferdigstillelsen av Gløshaugen idrettssenter er i henhold til studentenes ønsker og behov jobbe for lik treningskontigent for alle studenter, samt ingen økning av dagens avgifter. Tilrettelegge og bidra i oppstarten av HiST IL Jobbe for et bredt tilbud til mosjonistene Utrede mulighetene for treningsbarnehage Økt fokus på sunn livsstil Jobbe for en videre fokus på sunn mat i kafeer og storkiosker Jobbe for å beholde bredden av ulike kulturtilbud for studenter i Trondheim Være bidragsyter til studentkulturen i Trondheim gjennom SiT og semesteravgiften Profilering om fordeling av studentsosiale midler Oppfordre til økt samarbeid mellom SiT og frivillige organisasjoner. Tilbud på campus Velferdstinget skal jobbe for at alle studenter har et best mulig tilbud på campus For Velferdstinget er det viktig at man gir et så rettferdig tilbud som mulig til alle studentene, uavhengig av hvilken campus man befinner seg på. Bolig Alle studenter skal ha et trygt og godt sted å bo SiT er den største enkeltutleieren i Trondheim. Med denne posisjonen følger det også et stort ansvar for å virke prisdempende på det private utleiemarkedet. Det vil være svært viktig for Velferdstinget at dette ansvaret tas på alvor og følges opp. Jobbe for økt boligdekning generelt og økte statlige tilskudd til bygging av studentboliger Full gjennomgang av SiTs boligpolitikk Fastsette vår prinsipielle holdning for den videre utviklingen av SiTs boligmasse med tanke på pris, standard, beliggenhet, finansieringsformer og markedstilpasning Kollektivtransport Velferdstinget vil ha et kollektivtilbud som er bedre tilpasset studentenes situasjon Studenter som gruppe er svært avhengig av kollektivtilbudet i byen. Velferdstinget ønsker å ha et økt fokus på kollektivtilbudet, både når det gjelder pris og tilgjengelighet. Studentrabatt til alle studenter. Semesterkort på buss 5

6 Bedre tilpassede avganger mellom studentbyene og campusene Økte studentrabatter i kollektivtransporten Studentenes økonomi Velferdstinget vil arbeide for at studentenes økonomiske situasjon blir forbedret Jobbe for en innføring av økonomisk rådgivning Arbeide for at studiestøtten blir indeksjustert Jobbe for flere og økte studentrabatter VT-sak 12/05 Velferdstinget s interne organisering* Michael Johansen orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 5 forslag. 1 forslag: Innlevert av Marius Blanke. Endringsforslag: VT 2005 organiseres i faste interngrupper. 2 forslag: Innlevert av Eirik Sandaas. Endringsforslag i punkt 3: Stryke 2 setning: Dermed kan man gjøre gode beslutninger selv om man ikke er engasjert i spesiell aktivitet mellom møtene. 3 forslag: Innlevert av Joakim Strand. Tilleggsforslag til punkt 3: Saksbehandler skal belyse saksfremlegget på en best mulig objektiv måte som gir representantene et godt utgangspunkt for behandlingen. 4 forslag: Innlevert av Audun Vindøy. Endringsforslag, stryke punkt 1 og legge til først i punkt 2: VT s indre organisering tilpasses de enkelte VT representanters inntressefelt. 5 forslag: Innlevert av Marius Blanke. Endringsforslag: VT 2005 har ingen fast intern struktur. 6

7 Votering: Forslag 1: Falt. Forslag 2: Vedtatt Forslag 3: Vedtatt Forslag 4: Vedtatt Forslag 5: Trukket Helheten: Vedtatt med endringene. Vedtak: 1. VTs indre organisering tilpasses de enkelte VT representanters inntressefelt. VT ønsker at AU skal legge til rette for utvidet engasjement blant representantene. AU har i utgangspunktet ansvaret med å finne, starte og lede prosjekter, men alle prosjektdeltagere har resultatansvar. 2. VT vil at ledelsen tar ansvar for å lage rutiner som sikrer at representantene til enhver tid har god informasjon. Disse rutinene kan gjerne være individuelt tilpasset. Saksbehandler skal belyse saksfremlegget på en mest mulig objektiv måte som gir representantene et godt utgangspunkt for behandlingen. 3. VT ønsker at alle faste representanter får en egen kontaktperson i AU. Denne har som ansvar å følge opp representantene og legge til rette for utvidet engasjement, jamfør vedtakets punkt 2 og å holde representantene godt informert, jamfør punkt 3. VT-sak 15/05 Reglementsendring* Eirik Sandaas er saksbehandler. Det har på forhånd kommet inn endringsforslag på denne saken, så det skal bare voteres over disse forslagene. Det ble åpnet for debatt rundt forslagene. Votering: Forslag 1: 15 for, 1 avh, 0 mot. Vedtatt Forslag 2: 15 for, 0 avh, 1 mot. Vedtatt. Forslag 3:13 for, 1 avh, 1 mot. Vedtatt. Forslag 4: Falt. Forslag 5: 14 for, 2 avh, 0 mot. Vedtatt Forslag 6: 11 for, 0 avh, 5 mot. Vedtatt. Forslag 7: Falt Helheten: 14 for, 0 avh, 2 mot. Vedtatt. 7

8 Vedtak: Reglement for Velferdstinget KAPITTEL 0. DEFINISJONER Absolutt Flertall: Mer enn 50% av Velferdstingets 17 valgte representanter må stemme for, altså må 9 representanter stemme for. Simpelt flertall: Kvalifisert flertall: for. Det er flere stemmer for enn mot. Avholdende teller ikke. Mer enn 50% av de tilstedeværende representanter med stemmerett stemmer Kvalifisert 2/3flertall:2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede stemmer for. Absolutt 2/3flertall: 2/3 av Velferdstingets representanter må stemme for, altså 12 må stemme for. KAPITTEL 1. ORGANER OG VIRKEOMRÅDE 1-1 Organer. Dette reglement omhandler: 1. Velferdstinget 2. Kontrollkomiteen 3. Arbeidsutvalget 4. Kulturstyret 1-2 Virkeområde Velferdstinget er det representative organ for studentene tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim(SiT). KAPITTEL 2: VELFERDSTINGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 2-1 Velferdstinget formål. Velferdstinget - 8

9 1. skal ivareta studentenes interesser ovenfor SiT. 2. skal søke å påvirke institusjoner, organisasjoner og andre instanser som har betydning for velferdssitusjonen til studentene i Trondheim. 2-2 Oppgave. Oppgave og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og SiT reguleres i egen avtale mellom Velferdstinget og Konsernstyret SiT. 2-3 Sammensetning. Alle studentene ved utdanningsinstitusjonene tilknyttet SiT skal være representert i Velferdstinget. Velferdstinget består av 17 representanter. Representantene velges fra fire valgkretser med følgende fordeling: Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) Dronning Mauds Minne, Høgskole for førskolelærerutdanning (DMMH) Trondheim Juridiske Studenters Forening (TJSF) 11 representanter 4 representanter 1 representant 1 representant Velferdstingets representanter velges av det øverste studentorganet ved hver utdanningsinstitusjon. Disse studentorganene har ansvaret for at Velferdstinget til enhver tid er fullt representert. Representantene i Velferdstinget er uavhengige av sine respektive valgkretser. Styremedlemmer i konsernstyret SiT kan ikke sitte som representanter i Velferdstinget. 2-4 Faste observatører med møteplikt. Representanter til forskjellige styrer, råd og utvalg valgt eller innstilt av Velferdstinget har møteplikt på Velferdstingets møter. Dette gjelder: 1. Kontrollkomiteen for Velferdstinget 2. Studentrepresentantene i Konsernstyret SiT 3. Studentrepresentanter i styrene for SiTs datterselskaper 2-5 Faste observatører. Følgende personer er faste observatører i Velferdstinget: 1. Studentrepresentantene i Styret i Mediastud A/S 2. Studentrepresentanten i Driftstyret for Idrettsbyggene 3. Kulturstyret 4. Leder Studenttinget NTNU 5. Leder Studentparlamentet ved HiST 6. Leder Studentrådet ved DMMH 7. Leder TJSF I saker som angår de organer som er nevnt under 2-5 punkt 1 t.o.m. 3 vil det være møteplikt for de personer som blir berørt. KAPITTEL 3. ARBEIDSUTVALGET 9

10 3-1 Sammensetning. Velferdstinget ledes av et arbeidsutvalg bestående av 5 medlemmer: 1. leder 2. nestleder 3. tre AU-medlemmer Arbeidsutvalgets funksjonstid er fra 1.1 til Leder fungerer til ny leder er valgt. 3-2 Oppgave. Arbeidsutvalget retter seg etter Instruks for Velferdstingets arbeidsutvalg. KAPITTEL 4 VALG OG INNSTILLINGER Valgordning Valgordning. Det er anledning til å avgi blank stemme. Det avholdes en valgomgang per person som skal velges eller innstilles fra Velferdstinget. Kandidatene som oppnår kvalifisert flertall er valgt. Ved valg eller innstilling der det er mer enn 1 kandidat til en posisjon skal det være skriftlig avstemning. Dersom noen krever det, skal det være skriftlig avstemning også når det bare er 1 kandidat. Om ingen kandidater oppnår kvalifisert flertall holdes omvalg. I denne valgomgangen deltar alle kandidater bortsett fra den eller de kandidatene som oppnådde lavest stemmeantall. Det er anledning for kandidater å trekke sitt kandidatur mellom to valgomganger. Hvis det blir stemmelikhet ved omvalg mellom et antall kandidater, skal loddtrekning foretaes mellom disse. Denne paragrafen gjelder ikke for valg regulert i Valgbarhet. Leder, nestleder og medlemmer av Velferdstinget er ikke valgbare til medlemmer av konsernstyret SiT, eller som vara til dette. Leder og nestleder av Velferdstinget, samt medlemmer av Velferdstinget s arbeidsutvalg kan ikke innstilles som styremedlemmer i SiTs datterselskaper, eller som vara til disse. 4-2 Valg til Arbeidsutvalget. Velferdstinget velger på konstituerende møte: -leder -nestleder, -tre AU-medlemmer Leder og nestleder velges blant studentene ved institusjonene tilknyttet SiT. Disse regnes ikke som representanter i Velferdstinget og har dermed ikke stemmerett i Velferdstinget. I de tilfeller der leder og nestleder velges blant Velferdstingets representanter eller vararepresentanter trer disse av som ordinære representanter med virkning fra heving av det møtet der de ble valgt. Det foretas suppleringsvalg til de plasser som blir stående ledig etter ovennevnte valg. De 3 AU-medlemmene velges blant representantene i Velferdstinget 10

11 4-3 Fravær og fratreden Ved lengre tids fravær av leder, innkalles det til Velferdstingsmøte der det konstitueres leder for fraværsperioden. Hvis en eller flere av personene valgt til verv nevnt under 4-1 fratrer, holdes nyvalg i tråd med 4-1. Ved leders fratreden fungerer nestleder som leder inntil ny leder er valgt eller konstituert. 4-4 Valg til Studentsamskipnaden i Trondheim Generelt Representanter for studentene i datterselskapene og konsernstyret i SiT bør: 1. ha minst 3 semestre, inkludert inneværende semester, igjen av studietiden. 2. være student ved minst en av utdanningsinstitusjonene tilknyttet SiT. 3. ha studieadresse i Trøndelagsfylkene. Til verv og utvalg hvor to eller flere representanter skal velges, skal det tilstrebes en jevn kjønnsfordeling. Blant studentene i Konsernstyret skal det tilstrebes en bred reprentasjon med hensyn på de tilknyttede utdanningsinstitusjoner Konsernstyret. Velferdstinget velger fire medlemmer og to varamedlemmer til Konsernstyret SiT i henhold til Reglement for Studentsamskipnaden i Trondheim Valg til datterselskapene. - SiT TAPIR AS. Velferdstinget innstiller to medlemmer og to varamedlemmer til styret i SiT TAPIR AS. - Mediastud A/S. Velferdstinget innstiller et medlem og et varamedlem til styret i Mediastud AS. - Driftsstyret for idrettsbyggene. Velferdstinget velger to medlemmer til driftsstyret, der et medlem innstilles fra NTNUI. - SiT Bolig AS VT innstiller to medlemmer og to varamedlemmer til styret i SiT Bolig AS. - SiT Kafe AS VT innstiller to medlemmer og to varamedlemmer til styret i SiT Kafe AS. 4-5 Valg til Kulturstyret Velferdstinget velger 7 medlemmer til Kulturstyret i henhold til Reglement for Kulturstyret. Valget avholdes som følger: Det avholdes en valgomgang, de som får flest stemmer er valgt. Det er anledning til å avlegge blank stemme. Kandidatene velges. Vekting av stemmene er som følgende: Første oppførte får 1/1 stemme, neste oppførte får 1/3 stemme, tredje oppførte får 1/5 stemme og så videre. Ved avgjørende stemmelikhet i preferansevalg velges den kandidat som oppnådde flest 1. stemmer. Om dette ikke skiller holdes omvalg. I 11

12 denne valgomgangen deltar alle kandidater med unntak av den kandidaten som fikk færrest stemmer i første valgomgang. Resulterer også omvalget i stemmelikhet skal valget eller innstillingen utsettes til første velferdstingsmøte. Velferdstinget velger, etter innstilling fra Kulturstyret, med simpelt flertall, en av de 7 medlemmene til leder. 4-6 Valg til andre. Velferdstinget innstiller på valg til utvalg og organer som har tilknytning til SiTs virksomhet, og hvor studenter skal være representert. 4-7 Tiltredelse Personer valgt av Velferdstinget tiltrer i sine verv i følge instruksene til disse vervene, men tidligst ved heving av møtet de er valgt på. KAPITTEL 5 KONTROLLKOMITEEN 5-1 Valg til kontrollkomiteen. Velferdstinget velger på første ordinære møte, tre medlemmer til kontrollkomiteen. En av disse velges til leder. Disse velges for ett år, eller til ny kontrollkomité er valgt. 5-2 Oppgave. Kontrollkomiteens oppgaver er regulert i "Instruks for kontrollkomiteen". KAPITTEL 6. MISTILLIT/ TILBAKEKALLING Velferdstinget kan med kvalifisert flertall på to etterfølgende møter vedta mistillit til leder og/eller nestleder i Velferdstinget. Velferdstinget kan med absolutt 2/3 flertall tilbakekalle representanter valgt av Velferdstinget. Den som får mistillit mot seg eller blir tilbakekalt fratrer umiddelbart som tillitsvalgt for Velferdstinget. Mistillit eller forslag om tilbakekalling skal være bekjentgjort på foregående møte og sendt ut ved møteinnkalling. Nyvalg finner sted på første møte etter at mistillit er vedtatt. KAPITTEL 7. VELFERDSTINGET 7-1 Gjennomføring av møte i Velferdstinget. 1. Velferdstinget avholder møter etter innkalling fra Arbeidsutvalget. 2. Velferdstinget innkalles til ekstraordinært møte når noen av de følgende krever det: Leder, Arbeidsutvalget, minst 1/4 av Velferdstingets representanter, administrerende direktør i SiT eller konsernstyret i SiT. 3. Velferdstinget er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene eller deres vararepresentanter er tilstede. Vedtak fattes med simpelt flertall der ikke annet er fastsatt. 12

13 4. Velferdstingets møter er åpne. Alle studenter tilknyttet SiT har tale- og forslagsrett på Velferdstingets møter. Andre kan med simpelt flertall innvilges tale- og forslagsrett. 5. I spesielle saker kan Velferdstinget beslutte at forhandlingene skal foregå for lukkede dører. Forhandlinger om dette skal foregå for lukkede dører. 6. Møter i Velferdstinget avvikles foruten etter disse bestemmelser i henhold til "Forretningsorden for Velferdstinget". KAPITTEL 8. ØKONOMI 8-1 Økonomiinstruks. Velferdstinget vedtar "Økonomiinstruks for Velferdstinget". Vedtatt instruks gjelder inntil ny er vedtatt. 8-2 Regnskap og budsjett. Fjorårets leder fremlegger, på vegne av fjorårets arbeidsutvalg, regnskapet fra forrige kalenderår i avsluttet og revidert stand, med innstilling fra sittende arbeidsutvalg, revisor og Kontrollkomiteen for Velferdstinget til godkjenning. KAPITTEL 9. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER 9-1 Reglementsendringer Endringer i "Reglement for Velferdstinget" vedtas med kvalifisert 2/3 flertall. Forslag til reglementsendringer må være Arbeidsutvalget i hende minst tre uker før Velferdstingsmøtet, og skal gjøres kjent for Velferdstingets representanter minst to uker før møtet. Kontrollkomiteen skal uttale seg om reglementsendringene, og uttalelsen skal vedlegges når endringsforslagene sendes Velferdstingets representanter. 9-2 Gyldighet "Reglement for Velferdstinget" er overordnet: " Forretningsorden for Velferdstinget" " Økonomiinstruks for Velferdstinget" " Retningslinjer for Kulturstyret" " Instruks for Kontrollkomiteen" " Instruks for Arbeidsutvalget i Velferdstinget" Dette reglement viker for lov og forskrift gitt av offentlig myndighet. VT-sak 14/05 Samarbeidsavtalen mellom SiT og Velferdstinget* Edina Ringdal orienterte rundt saken. Ingen vedtakssak, bare godkjent eller ikke. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Vedtak: 13

14 De foreslåtte endringene i samarbeidsavtalen mellom Velferdstinget og styret i Studentsamskipnaden i Trondheim vedtas. Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og konsernstyret i Studentsamskipnaden i Trondheim 1. Bakgrunn I følge "Lov om studentsamskipnader" har studentene rett til å velge et flertall av styret i en studentsamskipnad. De øverste studentorganene ved utdanningsinstitusjonene i Trondheim har for å ivareta dette samt sikre studentenes innflytelse i Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT) og dens velferdstilbud til studentene, opprettet Velferdstinget. Styret i SiT vil på bakgrunn av dette forholde seg til Velferdstinget som SiTs referanseorgan, jfr punkt Formål Forholdet mellom Velferdstinget og styret i SiT er regulert gjennom denne samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen bygger på gjensidig tillit partene imellom og har som formål å fremme et godt samarbeid mellom Velferdstinget og SiT til beste for studenter tilknyttet SiT. Samarbeidsavtalen regulerer oppgave- og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og styret. 3. Rammebetingelser Samarbeidsavtalen bygger på "Lov om studentsamskipnader", forskrift fastsatt med hjemmel i denne lov, "Vedtekter for Studentsamskipnaden i Trondheim" og "Måldokument for Studentsamskipnaden i Trondheim". I henhold til Lov om Studentsamskipnader har styret den øverste myndighet i studentsamskipnaden. Styret har ansvaret for at SiT og SiTs forvaltningsområder blir tilfredsstillende drevet. De bestemmelser og prosedyrer som ligger i denne avtalen er underordnet dette hovedprinsippet. Avtalepartene er kjent med og aksepterer lovens bestemmelse om utdanningsinstitusjonenes ansvar og rolle i forhold til studentvelferd og til SiT. Velferdstingets formelle myndighet ligger i retten til å velge et flertall i SiTs styre. 4. Myndighetsfordeling Studentene har gjennom Velferdstinget innflytelse på vedtak som fattes i styret. Velferdstinget utøver sin myndighet i forhold til SiT gjennom bestemmende vedtak, innstillinger til styret eller uttalelser. 5. Velferdstingets bestemmende myndighet Styret i SiT har delegert bestemmende myndighet til Velferdstinget i visse saker. I de saker dette gjelder skal styret ta opp til godkjenning de vedtak Velferdstinget fatter. Dette gjelder imidlertid ikke saker under punkt 5b). Dersom styret mener Velferdstinget har fattet vedtak på et feilaktig eller ufullstendig grunnlag skal styret be Velferdstinget om fornyet behandling i saken. Velferdstinget har bestemmende myndighet i følgende saker: 14

15 a) Semesteravgiftens størrelse og omfang av de tiltak som helt eller delvis finansieres av semesteravgiften. b) Fordeling av midler stilt til rådighet for Velferdstinget. c) Prioriteringsregler for fordeling av de velferdsgoder SiT tilbyr. Velferdstinget vil sørge for at det over tid er overensstemmelse mellom semesteravgiftsinntekten og omfanget av de tiltak som helt eller delvis skal finansieres av denne. 6. Innstillinger fra Velferdstinget Velferdstinget skal innen rimelig tid innstille i følgende saker: a) Prinsipielle retningslinjer for SiT. b) Prinsipielle retningslinjer for budsjettering og drift. c) Prinsipielle retningslinjer for årsoppgjørsdisposisjoner. d) Iverksetting av nye velferdstiltak. Dersom styret ikke kan akseptere Velferdstingets innstilling, skal saken sendes tilbake til Velferdstinget for ny behandling, styrets begrunnelse skal vedlegges. Styret og AU/ Velferdstinget skal da klargjøre og diskutere problemene før styret fatter endelig avgjørelse. For punkt d) vil styret følge Velferdstingets innstilling under forutsetning av at Velferdstinget anviser hvordan den nye virksomheten skal finansieres. 7. Uttalelser fra Velferdstinget Velferdstinget kan uttale seg om: a) Budsjett for SiT, herunder SiT Velferd og SiT Eiendom, samt datterselskapene SiT Bolig AS, SiT Kafe AS og SiT Tapir AS b) Årsregnskap og årsoppgjørsdisposisjoner for SiT c) Saker som forelegges av styret Styret ved administrasjonen forelegger Velferdstinget nødvendig underlagsmateriale i rimelig tid før uttalelsene skal foreligge. I budsjettsaker skal administrasjonen legge til rette for at Velferdstinget skal kunne behandle budsjettene på et overordnet nivå. Styret skal legge vekt på uttalelser fra Velferdstinget, men er ikke forpliktet til å sende saker tilbake for ny behandling om styret ikke finner å kunne følge Velferdstingets vedtak. Velferdstinget kan uttale seg i andre saker styret tar opp. 8. Overordnede mål for SiT Det skal være en årlig samling mellom styret og Velferdstinget v/ AU, der mål for SiT og rollefordeling er tema. Styret og Velferdstinget skal i fellesskap beslutte endringer i måldokument for SiT. Saksbehandlingen er felles, men beslutningsfasen er delt. Vedtak skal gjennom Velferdstinget og styret, med styret som endelig instans. 15

16 Mål for de enkelte virksomhetene i SiT-konsernet fastsettes av de respektive styrer, men Velferdstinget skal gis anledning til å medvirke i beslutningsprosessen på et overordnet nivå. 9. Nye funksjonsområder og nye marked Dersom SiT ønsker å engasjere seg i nye funksjonsområder eller utvide eksisterende virksomhet til å omfatte nye marked, skal Velferdstinget rådføres før vedtak fattes. I tråd med intensjoner i denne avtale, vil Velferdstingets grad av innflytelse på de beslutninger styret i SiT tar, avhenge av hvilken type virksomhet det dreiser seg om. SiTs virksomhetsområder deles inn i tre grupper: a) velferdstiltak og studentsosiale tiltak b) forvaltningsoppgaver c) forretningsmessig virksomhet 9a) SiT som velferdsorganisasjon for studentene SiT har det operative ansvaret for studentvelferden. Der tilbud helt eller delvis finansieres gjennom semesteravgiften, eller gjennom andre midler SiT har stilt til rådighet for Velferdstinget, skal styret legge avgjørende vekt på Velferdstingets vedtak. 9b) SiTs forvaltningsoppgaver Gjennom lovpålegg og forskrifter er SiT tildelt forvaltningsoppgaver. SiT vil legge behørig vekt på Velferdstingets uttalelser angående utforming, gjennomføring og tilrettelegging av forvaltningsoppgaver. 9c) SiTs forretningsmessige virksomhet SiT kan drive forretningsmessig virksomhet der SiT utnytter sin særlige kompetanse til å tjene penger som kan brukes til studentvelferd. Velferdstinget vil vise respekt for at denne typen virksomhet må forholde seg til de spilleregler som gjelder for konkurranseutsatt forretning, og vil avstå fra å gi føringer på den forretningsmessige driften. Velferdstinget kan uttale seg om hvorvidt SiT skal engasjere seg i slik virksomhet eller ikke. Dersom SiT vurderer å gå inn på nye forretningsmessige områder eller i stor grad utvide eksisterende forretningsmessige områder, skal saken alltid forelegges Velferdstinget til vurdering før styret fatter bindende vedtak. I spørsmål om eventuell avvikling av eksisterende forretningsmessig virksomhet vil styret stå fritt til å velge tid og måte for dette. Styret informerer Velferdstinget om saken så tidlig i prosessen at Velferdstinget har mulighet til å ta et prinsipielt standpunkt til saken. Velferdstinget vil på sin side kunne ta eget initiativ i forhold til styret vedr. opprettelse av virksomhet eller nedleggelse av eksisterende. Styret vil tillegge slike initiativ stor vekt, men vil fatte beslutning ut fra en helhetsvurdering. 10. Rutiner for saksbehandling For at samarbeidet mellom Velferdstinget og styret skal fungere godt er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. 16

17 10.1. Informasjon. Styret vil påse at Velferdstinget holdes tilstrekkelig informert gjennom skriftlig og muntlig informasjon. Som ledd i Velferdstingets egen saksbehandling vil all tilgjengelig informasjon bli stilt til disposisjon. Styret vil gi Velferdstinget tilgjengelighet til skriftlig informasjon i saker som forelegges styret. Innsyn i personalsaker og følsomme opplysninger i andre saker der særlige hensyn taler for det, er unntatt. ( Dersom leder /nestleder i Velferdstinget skriver under taushetserklæring for SiT, kan konfidensielle saker oversendes, unntatt personalsaker) Velferdstinget skal i forkant av sine møter informere styrets medlemmer om det sakskart som foreligger. Dette gjøres i form av tilsendte møtepapirer. Velferdstingets møter er åpne og styremedlemmene (konsernstyret) og adm.dir. kan innvilges tale og forslagsrett i alle saker Saker fra styret til Velferdstinget Administrasjonen har ansvaret for å presentere alle styresaker som Velferdstinget skal ha til behandling, innenfor en tidsfrist som muliggjør en forsvarlig behandling i Velferdstinget. Normalt skal Velferdstinget få sakspapirene minst 14 dager før formell behandling. Dersom styret eller administrasjonen ber om det, unntar Velferdstinget en sak fra offentligheten. Alle saksdokumenter skal da behandles fortrolig, og Velferdstinget skal lukke møtet under behandlingen av saken Saker fra Velferdstinget til styret Velferdstinget kan på eget initiativ forberede saker for behandling i styret.slike saker skal sendes adm.dir. som på vanlig måte forbereder saken. Adm.dir. skal være behjelpelig med informasjon til saksbehandler i Velferdstinget. I de saker som i henhold til pkt. 5, 6, 7 og 8 går fra Velferdstinget til styret skal Velferdstinget sende sine vedtak og uttalelser til adm.dir. I saker Velferdstinget har behandlet, skal Velferdstingets vedtak legges ved styredokumentene Saksbehandling under tidspress Dersom en sak etter denne avtalen skal behandles i Velferdstinget, men dette ikke er mulig p.g.a. tidspress, skal AU/Velferdstinget kontaktes for å uttale seg på vegne av Velferdstinget. Dersom Velferdstinget eller AU/Velferdstinget ikke treffer noen beslutning innen rimelig tid, kan styret fatte vedtak etter samråd med Velferdstingets leder. Slike henvendelser og svar på slike henvendelser skal foreligge skriftlig. 17

18 10.5. Konfidensiell saksbehandling I saker av konfidensiell og fortrolig art er Velferdstingets leder og Arbeidsutvalget forpliktet til ikke å videreformidle denne informasjonen. All videreformidling av informasjon i slike saker skal skje i samråd med SiT. Velferdstinget skal i henhold til 10.2 behandle saksfremlegg i konfidensielle og fortrolige saker på en betryggende måte. Velferdstingets leder og Arbeidsutvalget kan avstå fra innsyn i konfidensielle og fortrolige saker. SiT skal i forkant av overlevering av slik informasjon klarere dette. 11. Bruk av avtalen Styret og Velferdstinget plikter å informere nye medlemmer om avtalen. I saker som omfattes av avtalen, kan det henvises til punkter i denne. I begynnelsen av januar hvert år skal samarbeidsavtalen gjennomgås og eventuelt revideres av en gruppe sammensatt av styreleder, en ansatt representant fra styret, avtroppende og påtroppende leder for Velferdstinget og en fra administrasjonen. 12. Endringer Avtalen gjelder inntil den blir sagt opp av en av partene med 12 - tolv - måneders varsel. Oppsigelse vedtas med 2/3 flertall av Velferdstinget eller styret. Avtalen kan endres, erstattes eller sies opp uten oppsigelsestid dersom dette godkjennes av 2/3 flertall i både Velferdstinget og styret. Trondheim, Leder Velferdstinget Styreleder SiT

19 VT-sak 11/05 SiT Tapirs sponsorprogram* Kristin Holmgren orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 2 forslag til endring/tillegg av AUs innstilling: 1 forslag: Innlevert av Pål Ivar Brekke. Tilleggsforslag: VT ser det som viktig at informasjon om endringene gis søkerne i god tid før søknadsfristen. Dersom det ikke er nok til å informere om de nye reglene, ber VT om at søknadsfristen utsettes i forslag: Innlevert av Per Fjelddalen. Tilleggsforslag, legges til i bunnen: VT ønsker å få frem at studentmassen ikke bør komme dårligere ut enn med den tidligere ordningen før skatt. Votering: Forslag 1: Vedtatt. Forslag 2: Vedtatt. AUs innstilling: Enstemmig med endringene. Vedtak: Velferdstinget ser med tilfredshet at arbeidet med å legge til rette for sponsormidler til studentsosiale formål i SiT Tapir er gjennomført. Velferdstinget ønske å få forelagt en sak som endrer Reglement for Kulturstyret på neste ordinære møte for å tilpasse disse til Kulturstyrets nye arbeidsoppgaver. VT ser det som viktig at informasjon om endringene gis søkerne i god tid før søknadsfristen. Dersom det ikke er nok til å informere om de nye reglene, ber VT om at søknadsfristen utsettes i VT ønsker å få frem at studentmassen ikke bør komme dårligere ut enn med den tidligere ordningen før skatt. Det ble innlevert en stemmeforklaring til sak 13/05: Jeg stemte mot punktet studentenes økonomi fordi jeg anser de andre målene for å være viktigere. 19

20 EVENTUELT: - Edina Ringdal informerte om at Trondheim hadde fått tildelt tilskudd til å bygge bare 2 studentboliger fra departementet dette året. Derfor ønsker VT å sette ned en gruppe som skal jobbe med boliglobbing. Det anbefales at så mange som mulig får anledning til å være med i denne gruppen. MØTEKRITIKK: - Ordstyrer er litt kjapp, men bra! - De rundt bordet var slapp. - Godt med kake! - Kort møte! - Gikk veldig fort frem i møtet. - Fint møte. - Ledelsen bør tenke på kritikken de får. - Tar kritikk for ting som ble sakt. - Beklager at jeg kom for sent, men måtte ta kaka ut av ovnen! - Bra at folk er engasjert og har meninger. - ISFIT mangler verter!!!! Meld dere!!! - Greit å komme for sent når en har med kake! :o) - Ordstyrer var veldig kjapp til tider. - Ta kontakt hvis dere lurer på noe med SiT Tapirs nye ordning. - Nazi men sympatisk møteleder. - Stolt av VT. Møtet hevet klokken Edina Ringdal/s/ leder 20