NOM-opptak 2014 høst. Kathy Foss Haugen mars 2014

Transkript

1 NOM-opptak 2014 høst Kathy Foss Haugen mars 2014

2 Innhold Gjennomgang av saksbehandling og oppsett for NOM 2014 Høst Gjennomgang av oppskrift på «Komme i gang NOM 2014-høst» Nytt i FS Og kanskje en pause eller to Oppstartsseminar

3 Opptak samlebilde Opptak samlebilde - Dere må opprette opptaket NOM 2013 HØST - Sett eventuelt inn gsk-dato - Resten av verdiene kommer fra SO. NOM 2013 HØST 3

4 Opptaksstudieprogram - Sett inn det studieprogram og kull som søkerne med opptak skal høre til NOM 2013 HØST 4

5 Kompetanseregelverk NOM 2013 HØST 5

6 Rangeringsregelverk og poengsummering Rangeringsregelverk Atomisk poengtype Poengalgoritme Sumalgoritme NOM 2013 HØST 6

7 Kvoter Kvoter ORDF, ORD, SAMB, Kvotespørsmål kvote og spørsmål kobles i bildet kvotetilhørighet NOM 2013 HØST 7

8 Søkere Førstegangssøkere Ordinære søkere Søkere til regionale kvoter Spesielle søkergrupper Realkompetansesøkere Dispensasjon søkere HUP-ere (helt uten poeng) Tidligopptak NOM 2013 HØST 8

9 Søknad samlebilde NOM NOM 2013 HØST 9

10 Undervinduer i Søknad samlebilde Behdok fremvisning av behandlingsdokumenter, nå kun e-vitnemål Søkersprm fremvisning av søkerspørsmål Profil rader genereres automatisk ut fra søknadsalternativ og grunnlag Alle gyldige. Fagvedtak ProfilSK Fagprofil for spesielle fagkrav, viser alle kravelement for søkeren. Kan angi for hver poengvariant/spesielle fagkrav om fagprofilen skal gjelde. For å kunne si at søkere er kvalifisert til en kvote, men ikke til en annen. ProfilK kan hake av for de fagene søkeren har med markering for kjernefag + NOM i Kravelementsbildet NOM 2013 HØST 10

11 Undervinduer i Søknad samlebilde Høyere utdanning Poeng - rader genereres automatisk ut fra søknadsalternativ og grunnlag Kvotespørsmål rader genereres automatisk ut fra søknadsalternativ Mangler Utl utenlands person SV øvre del spesiell søknad Spesv - spesiell vurdering Søknadsalternativer - Filtrerer på B-rollen Dok viser søkerens dokumentarkiv NOM 2013 HØST 11

12 Hurtigtaster Alt+B nedtrekksmeny for billedovergang Alt + (1 10) for overgang til bilder på listen Alt + O (bokstaven O for å godkjenne vitnemål) Alt + Z mellomvinduene i bildet Ctrl + (1-9) for å åpne undervinduer Ctrl + Shift + (1-9) for å åpne resten av undervinduene tilpass innsettingsvalgene i søknadsbildet slik at det er lett å bruke TAB fra felt til felt. NOM 2013 HØST 12

13 Mottak av følgeskjema Manuell registrering Mulig å koble til lyspenn Setter dokstatus DUA for førstegangsvitnemål Aut. Generering av spesiell søknad (Utl, Steiner, Rea-kryss) Rapporter: FS Søkere uten reg. følgeskjema (kontrollrapport) FS Følgeskjema fordeling NOM 2013 HØST 13

14 Tips! Dersom det er satt markering for Sett kan behandles til J, så vil ikke søkeren kunne bli automatisk saksbehandlet av FS Sorter bunkene med følgeskjemaer: Søkere med J for førstegangsvitnemål registreres uten J for Sett kan behandles til J (DUA-søkere) Resten av søkerne registreres med J for Sett kan behandles til J Oppstartsseminar

15 Søkere med e-vitnemål Søkernr har ulike farger avhengig av om det finnes dokumenter på SODA: Grønn: det finnes Blå: det finnes ikke Vtmnr har 3 ulike farger avhengig av resultatet i kontrollmotoren: Grønn: godkjent Svart: ikke godkjent Rød: vitnemålet er annulert Oppstartsseminar

16 Stegene i enkel saksbehandling. Rekkefølge: 1. Kvalgrunnlag 2. J i Kan beh 3. Lagre 4. Godkjenn vtm 5. Fullfør Oppstartsseminar

17 FS Videregående skole dokument Rapporten viser alle vitnemål i ulike farger. Fanen samlet viser alle fag, og fargen viser hvilket vitnemål det enkelte fag kommer fra. Kan velge å vise frem annulerte vitnemål. Oppstartsseminar

18 FS Behandlingsdokumenter Behandlingsstatus dato endret kommer fra SO og forteller når vitnemålet ble knyttet til søkeren. Enten når søkeren søker og det finnes et vitnemål fra fra før eller når søkeren blir overført og får tildelt regnr Utplukk: B-rolle T-rolle Søkere med ubehandlet dok. Oppstartsseminar

19 Ubehandlet dokument Når ett nytt vitnemål kommer inn settes Ubehandlet dokument til J Når saksbehandler trykker på Fullførknappen endres Ubehandlet dokument til N Oppstartsseminar

20 Vitnemålsbehandling SB= Samme beregning, for ulike kompetansekrav Velg vitnemål Skriv inn forbedringer NB! Husk å lagre endringer før poengberegning Skriv inn tilleggsfag Oppstartsseminar

21 Vitnemålsbehandling flere vitnemål Fag viser alle fagkoder fra samme reform som vtm Vg.dok- viser alle fag på søkerens vitnemål unntatt det vtm som er valgt Vg.dok fag- viser alle fag på alle søkerens vtm Fag med annen karakter eller merknad i et annet vitnemål vises med hvit bakgrunn Fag som finnes på vtm med samme resultat/merknad vises med grå bakgrunn Oppstartsseminar

22 Vitnemålsbehandling - fagkonvertering Fagkonvertering benyttes når søker har to vtm ett KL og ett R94 og det skal velges inn tilleggsfag fra det andre vtm Grønn det beståtte faget Rød- Faget finnes allerede på vtm Oppstartsseminar

23 Vitnemålsbehandling - PRA Velg grunnlag Fag kan velges inn Oppstartsseminar

24 FS Automatisk behandling av søkere Henter frem alle søknader uten verdi for 'Kan saksbehandles', for søkere som har et og bare et vitnemål som søkeren har godkjent brukt i opptaket. For disse gjøres følgende: 1) Kvalifikasjonsgrunnlag gis verdi: Dersom søker er 22 år eller eldre, eller vitnemålet som behandles har verdi N for førstegangsvitnemål: VES Dersom søker er 21 år eller yngre og vitnemålet som behandles har verdi J for førstegangsvitnemål: VOV Dersom fagene på vitnemålet strekker seg over mer enn 3 år, gis det et varsel i resultatrapporten etter kjøring (da er det kanskje ikke et førstegangsvitnemål, og denne må muligens sjekkes). 2) Vitnemålet godkjennes, med all automatisk oppdatering (samme som godkjenningsknappen i søknad samlebilde) 3) Alle funksjonene bak 'Fullfør' i søknad samlebilde blir utført Bør kjøres rett etter import Rutinen sletter eventuelle DUA-mangler Oppstartsseminar

25 FS Kan kjøres for tidligere beregninger -Kan slette DUA-mangler Oppstartsseminar

26 FS Kan også kjøres for tidligere beregninger Rutinen gjennomgår alle søkere med KAR-poeng som er beregnet automatisk på grunnlag av et vitnemål uten tillegg. Dermed får en også med dem som tidligere er beregnet manuelt ved hjelp av godkjenn vitnemål-knappen i søknad samlebilde. Rutinen er utstyrt med en knapp for å sette i gang en databasejobb (engangsjobb) for å kjøre beregningen i bakgrunnen. Resultatet av kjøringen tas vare på i en egen logg. I dialogen for FS er det lagt til mulighet for å se alle beregninger som er gjort for en gitt jobb eller for en gitt søker. Jobben har ikke noen begrensninger mht antall søkere den kan behandle Ved manuell kjøring vil det gis et varsel om at maksimalt 99 søkere behandles av gangen Oppstartsseminar

27 Fullfør-knappen Fullfør-knappen i Søknad samlebilde gjør alt i rutinen FS Alt kan markeres og kjøres samtidig Oppstartsseminar

28 Kvalifikasjonsgrunnlag styrer mye! Kompetansekrav Kvoter Poengtyper Det er derfor svært viktig å sette riktig kvalgrunnlag! Oppstartsseminar

29 Generell studiekompetanse Søkere må ha GSK for å være kvalifisert For søkere uten gsk-konklusjon opprettes det GSK-søknad Annulering av tidligere gsk-vedtak må gjøres på SODA Annuleringer blir vist i dette bildet NOM 2013 HØST 29

30 Søkerlister Oppstartsseminar

31 Vitnemålskalkulator Marker øverst hvor mange kolonner det skal registreres karakterer i Tast inn karakterene Lagre Beregn karakter Gjenta eventuelt for andre varianter Kontrollmodus Oppstartsseminar

32 Kompetanse for person Det opprettes en kompetanse for person pr kompetanseregelverk som søkeren skal vurderes i forhold til. Alle de ulike kompetansekrav innenfor kompetanseregelverket blir gjennomgått for å finne ut søkeren kvalifiserer. Oppstartsseminar

33 Rangering for person Oppstartsseminar

34 Søknad samlebilde - ProfilSK Fagprofil for spesielle fagkrav Gjelder Kun for VOV/VOT Skal kun brukes for søkere uten e-vtml, for søkere med e-vtml gjøres det automatisk Brukes for å angi at en søker er kvalifisert i for eksempel førstegangskvoten men ikke i ordinærkvote Registrer oppnådde fagkrav og søkeren vil bli kvalifisert i kvoten Det som vises er Poengvariant og spesielle krav Oppstartsseminar

35 Oppskrift ProfilSK Fremgangsmåte for søkere som er kvalifisert i ordinær kvote men ikke i førstegangskvoten: Velg to grunnlag: VOV og for eksempel VES eller VPL. Legg inn riktige poengssummer på hvert grunnlag i vitnemålskalkulatoren. Gå så tilbake til Søknad samlebilde NOM. I fanen Profil registrerer dere J i alle kravelementene som er bestått, uavhengig av om de skal tas med i førstegangsvitnemålskvoten eller ikke Gå så til ProfilSK og sett N på de kravelementene for Variant NOMO som søker ikke dekkes i førstegangsvitnemålsvkoten. Når dere fullfører søknaden skal søkeren kun kvalifiseres i ordinær kvote på de studiene han ikke dekker kravene til på førstegangsvitnemålet sitt. Oppstartsseminar

36 Poengberegning HØY Kan gjøres automatisk ut i fra egen vurderingsprotokoll Algoritme Høy17 må være koblet til poengtypen HØY Beregnes ved knappen BP eller Fullfør i Søknad samlebilde NOM NB! Husk likebehandling av søkere Oppstartsseminar

37 Tidlig opptak pga oppholdstillatelse Kommer med ØNS X- bedt om forhåndsløfte A- for sent -gjelder kun søkere utenfor EU/EØS -HUP -Må sette tilbudsgaranti på alle søknadsalternativer Oppstartsseminar

38 Tidligopptak - forhåndsløfte Søker poengberegnes på vanlig måte, og SO kjører opptak basert på fjorårets poenggrenser. Avslag tidlig opptak Oppstartsseminar

39 Disp-søkere -Sett GSKavslag -Sett kvalifisert J/N -Sett tilbudsgaranti Oppstartsseminar

40 Omgjøring av DSP For å kunne omgjøre til DSP Må avslagskode GSK være registrert. Fører til at alle får B-rolle for sine egne alternativ. Oppstartsseminar

41 Realkompetansesøker Oppstartsseminar

42 Realkompetansesøkere REA-kryss X - kryss L opprinnelig blank, men B eller T-rollen har endret dette. S søkerens ønske er avslått A for sent, avslått U avslått, søker for ung <25 år R registrert som blank, senere rettet Knapp Omgjør REA Oppstartsseminar

43 Realkompetansesøkere - tekst Teksttyper: AVS TIL Tekstene overføres til SO og tas med i brevene. Kan definere standard tekster Oppstartsseminar

44 Realkompetansesøkere standard tekst Tekstene må opprettes i bildet Tekstalternativ Oppstartsseminar

45 HUP-ere Registrer: Grunnlag Kan beh =J GSK Sett tilbudsgaranti Oppstartsseminar

46 Vurdering ekstern sendes SO Oppstartsseminar

47 Spesiell søknad Opplysninger som registreres i dette bildet, blir liggende og slettes ikke av historikkoverføring Oppstartsseminar

48 Spesiell søknad - Praksis Omregning fra timer til månedsverk Oppstartsseminar

49 Søknad samlebilde - SpesVurd Fanen SpesVurd Grønn: dersom det eksisterer rader Blå dersom minst en rad har verdi for et av spesiellvurderingsfeltene De samme fargene benyttes også i bildet Spesiell søknad, undervindu SpesSøkAlt Oppstartsseminar

50 FS Spesialbehandlede søkere Rapporten brukes mye som grunnlag i opptakskomiteer Oppstartsseminar

51 Rangeringstall HUP Ved å sette Rangeringstall HUP (Nivå) er det lettere å følge opp HUP ene i etterfyllingsopptakene Oppstartsseminar

52 Mangler 3 typer mangler Gsk FS Søknad - FS Spesielle fagkrav FS Oppstartsseminar

53 Mangelbrev FS Brevmal: Mangelbrev Grønn: Mangeltekst finnes og kan brukes for denne søkeren Rød: Mangeltekst finnes ikke Marker alle de aktuelle manglene, og de blir tatt i brevet og opprettet som mangler i undervindu Mangel Oppstartsseminar

54 Mangelbrev FS Oppstartsseminar

55 Mangeltekstene flettes inn i brevet og alle mangler. Det er ikke nødvendig Journalmerknad tas med for den enkelte søker dersom den er oppgitt Oppstartsseminar

56 Gjøre søkere til studenter FS Oppstartsseminar

57 Opptaksstudieprogram - opptakstermin Registrer det studieprogram og kull som søkerne skal tas opp til NB! Emnekombinasjon skal kun oppgis dersom studenten ikke skal være knyttet til studieprogrammets emnekombinasjon Oppstartsseminar

58 Oppretting av student Søkere blir opprettet som student med studierettsstatus ORDOPPTAK Dersom en student har takket nei, og så endrer det etter at rutinen er kjørt, så vil søkeren ikke få tildelt ny studierett Rutinen setter også GSK evnt Studentgrunnlag Rea-søker Studentgrunnlag REA FKU og FKP gir grunnlag FOR Gsk syk gir studentgrunnlag SYK Fordeler i klasser Oppretter utdanningsplan Oppstartsseminar

59 Mangler - spesielle fagkrav FS Brevmal: KOMPMANG Manglene genereres automatisk av Fullfør-knappen. Kan sees i bildet Kompetanse for person. Manglene slettes automatisk når Fagkravene oppfylles. SOKNADSALTERNATIV FAGKRAV FAGPROFIL Oppstartsseminar

60 Mangler spesielle fagkrav Når det mangler spesielle fagkrav opprettes det automatisk mangelkode SFA (spesielle fag mangler) Andre spesialkrav får SÆR-kode Utenlandske søkere som mangler norsk får SNU Det er søkere med disse manglene som er grunnlaget for FS Dersom søker blir beregnet kvalifisert, så blir disse manglene automatisk slettet. Oppstartsseminar

61 Import fra SO Oppstartsseminar

62 Import fra SO Hvis telefonnr ikke er 8 siffer legges telefonnr i merknadsfeltet i Søknad samlebilde NOM. Dette gjelder hjemstedstelefon, hjemstedstelefon2 og kontakttelefon som sendes fra SO Oppstartsseminar

63 Før eksport - diagnosemeldinger Oppstartsseminar

64 Diagnosemeldinger Det er viktig å kjøre diagnosemeldinger fra både FS og SO Enkelte diagnoser kommer kun i FS, for eksempel at det har kommet inn nytt vitnemål som er ikke benyttet i beregningene Oppstartsseminar

65 Eksport til SO Oppstartsseminar

66 Person opptakstabeller Samlet oversikt over sentrale opplysninger om den enkelte søker Oppstartsseminar

67 Overføre til historikk I starten av et NOM Opptak må det forrige Opptaket kjøres til Historikk. NB! Ikke slett NOM regeldata for tidlig. Det kan føre til problemer i lokale opptak Oppstartsseminar

68 Mer om overføring til historikk Når persondata overføres til historikken er det visse forekomster som uansett ikke rammes av valget om sletting. Dette gjelder følgende tabeller: PERSON- Gsk-konklusjoner overføres, person slettes ikke SPESIELL SØKNAD - Overføres, men slettes ikke GENSTUDKOMPMANGEL - Overføres, men slettes ikke SOKNADGENSTUDKOMP - Overføres, men slettes ikke Visse tabeller slettes bare hvis søkeren ikke har søknader til et annet opptak hvor disse forekomstene benyttes. Dette gjelder følgende tabeller: KVOTESVAR PERSONKOMPETANSEKRAV KOMPREGELVERKMANGEL PERSONKOMPREGELVERK PERSONKVALGRUNNLAG PERSONPOENG Oppstartsseminar

69 Søknad samlebilde Historikk Kun innsyn, ingen mulighet til å endre eller legge til nye opplysninger Oppstartsseminar

70 Opptak samlebilde Opptak samlebilde - Dere må opprette opptaket NOM 2013 HØST Oppstartsseminar

71 Systemverdier Endre termin til 2013 HØST Oppstartsseminar

72 Initier nattjobb for vitnemålskontroll Viktig å slette beregninger og sette i gang ny jobb ved starten av et opptak Oppstartsseminar

73 NVB Kontrollresultat Her kan dere se hvilke beregninger som kontrollmotoren har gjort Oppstartsseminar

74 Nytt i FS Søknad samlebilde NOM Ny Fane: Dok, samme funksjonalitet som i Søknad samlebilde Ved setting av GSK-grunnlag vil det nå komme spørsmål om vitnemålsrelaterte mangler skal slettes. Samme funksjonalitet som ved godkjenning av vitnemål. Setting av N for ubehandlet dokument er flyttet tilbake til Fullfør-knappen (fra knappen for godkjenning av vitnemål Søknad samlebilde Ved setting av GSK-grunnlag vil det nå komme spørsmål om vitnemålsrelaterte mangler skal slettes. Samme funksjonalitet som ved godkjenning av vitnemål. Nytt overgangsvalg i nedrekkslisten til bildet Utdanningsplan. Studietype (institusjonsnr og studietypenr) er lagt til som søkekriterium. Fane Fagprofil: Kravelementfeltet er gjort bredere slik at det viser inntil 10 tegn (som er maks antall tegn for feltet. Fane Emne: Dersom det ikke finnes data som ikke er markert som inngår, så gis fanen grønn tekstfarge. Kun helheter hentes fram Ved oppdatering vil ny beregning av snitt utføres (må lagre etter å ha krysset av for hvilke emner som innsgår Oppstartsseminar

75 Nytt i FS 2 Vitnemålsbehandling Fane Fag: Viser nå merknad til høyre i bildet (uten at en må krysse av for visning av detaljer). Opptakstudieprogram samlebilde Fane Fag: Viser nå merknad til høyre i bildet (uten at en må krysse av for visning av detaljer). Behandling av generell studiekompetanse Ved oppdatering av GSKgrunnlag på person vil denne også overføres til GSK-behandling. Dette for å unngå at ikke-aktuelle verdier for GSKgrunnlag blir brukt i opptakssammenheng. Oppstartsseminar

76 Nytt i FS 3 FS Søkerliste - spesielle søkere - saksbehandlinger Har økt antall tegn som rapporten kan vise for vurdering av søker (4000 tegn). FS Mangelbrev til søkere Dersom en forsøkre Ctrl+R (som henter rapportgrunnlaget på nytt fra basen) gis det nå et varsel om dette ønskes kjørt. Dersom en har krysset av for mangler, og Ctrl+R utføres, vil disse avkryssningen bli borte da de ikke er lagret i basen ennå. FS Tilbudsbrev Feltene studierettfradato og studieretttildato: Engelsk utskrift gir nå engelsk månedsnavn for disse feltene. Oppstartsseminar

77 Nytt i FS 4 FS Import fra SO Rettelse i setting av fødselsnummer for søkere som importeres, i de tilfeller fødselsnummerendring eksisterer fra tidligere opptak. Fanen Fødselsnummerendringer er forbedret med meldinger om hva som må gjøres med den enkelte fnr-endring, og overgangsknapp til FS for den enkelte endring som skal foretas. Overgangen til FS er tatt vekk fra hoveddelen av bildet Justert litt på varsler vedrørende fnr-endringer. Dersom fnr-endring er utført, men gammelt fnr fortsatt eksisterer etter sammenslåing, vil ikke varsel vises i FS Når gammelt og nytt fnr er like vil disse overses. Oppstartsseminar

78 Nytt i FS 5 FS Meldinger vedrørende innlesing av fil Rettet slik at det ikke lenger blir feil på doble gsk-vedtak FS Eksport til SO Funksjonen Send fil: Lagt til test på om start- og slutt-transaksjoner eksisterer i fil før denne sendes til SO. Dersom disse ikke eksisterer må eksportdata slettes og eksportrutinen kjøres på nytt. Det gis nå et varsel i bildet dersom det eksisterer fødselsnummerendringer som ikke er foretatt. Dette bør gjøres før eksport til SO. Justert litt på varsler vedrørende fnr-endringer. Dersom fnr-endring er utført, men gammelt fnr fortsatt eksisterer etter sammenslåing, vil ikke varsel vises i FS Når gammelt og nytt fnr er like vil disse overses. RT Oppstartsseminar

79 Nytt i FS 6 FS Automatisk behandling av søkere med godkjent elektronisk vitnemål Rettet visning av antall søkere det gjenstår å behandle når rutinen kjøres med kryss for Omkjøring av tidligere beregninger. FS Oppretting av søkere som student Rutinen er rettet slik at den tar hensyn til periode kull for emnekombinasjon i emnekombinasjon ved oppretting av obligatoriske emner i planen. FS Generering av Snr for søkere Ny rutine som generer Snr-bestillinger for søkere med FSgenerert fnr. Oppstartsseminar

80 Nytt i FS 7 FS Beregning av møtt Rutinen behandler ikke lengre ugyldige registerkort. RT FS Overføring til søknadshistorikk Rettet overføring av søkerspørsmål Oppstartsseminar

81 Nytt som kommer i FS7.5 Endret slik at FS ikke tar med vitnemål som gjelder løp som ikke har verdi for GSK-grunnlag Når et søkerspørsmål om kvote har status N eller blank, så blir korresponderende kvotespørsmål automatisk satt til N. Det gjøres når en trykker Fullfør-knappen og kun for kvotespørsmål med verdi N for automatisk beregning. (RT ) Oppdatering av fagprofil for søkere til lærerutdanning. Den er endret slik at søkere med mindre enn 35 skolepoeng får kvalifisert N. (RT ) Rapportene FS og FS er utvidet med valg for alle opptakstyper. Med dette menes da alle lokale opptakstyper (utenom NOM). Informasjon om at NOM ikke er tatt med vil vises i rapportheadingen. Det er lagt inn sideskift mellom hver opptakstype. Endringen for FS kommer i FS Endringen for FS kommer i FS7.5. Oppstartsseminar

82 Nytt som kommer i FS7.5 Ved nyregistrering av søknad settes Ubehandlede dokumenter settes til J dersom det finnes dokumenter fra før. Ved opplasting av dokument (bildet dokumentarkiv og i den nye dialogen i søknad samlebilde) blir det fra FS7.5 mulig å velge om «ubehandlede dokumenter» skal settes J for alle søknader for personen. Pr default vil dette settes J. Opptaksgrunnlag er inkludert i rapporten FS Ny parameter i import hvor en kan velge om importen skal overskrive søkerens navn. Dette fordi SO ikke har fått vasket søkerne mot folkeregisteret. Oppstartsseminar

83 Lykke til med opptaket! Hvis du har spørsmål eller problemer send epost til Oppstartsseminar