GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK Møtedato: Møtetid: Kl. 09:00 11:30 Møtestad: Heradshuset Saksnr.: 001/16-004/16 Desse medlemmene møtte: Bjarte Gangeskar Magni Aa Berge Leidulf Rygg Bogstad Marie Gjengedal Tone Morken Kristin Sælen Frå V Sp Krf Dei tilsette Dei tilsette Dei tilsette Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Per Rune Vereide Sp Venke Kollbotn Krf Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 2/16 Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Bjarte Gangeskar Personalsjef Rita Lilletvedt Rådmann Jan Kåre Fure i sak 4/16 Bjarte Gangeskar SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 002/16 Referat og orienteringssaker 003/16 Revisjon av personalreglement for Gloppen kommune 004/16 Status for arbeidet med kommunereforma ved utgangen av mars 2016 Side 1

2 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/530-1 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå administrasjonsutvalet sitt møte den 26. november i fjor blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiaren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. UTVALSLEIAREN SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 26. november Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 14. april ADMINISTRASJONSUTVALET 001/16 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 26. november Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 14. april Vedtaket var samrøystes. Side 2

3 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Refererte skriv og meldingar: Ingen referatsaker. Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/529 Orienteringar: Personalsjefen vil kort orientere om planar for gjennomføring av medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging. Ordet fritt RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka ADMINISTRASJONSUTVALET 002/16 VEDTAK: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 3

4 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 400 &00 Arkivsaknr.: 16/40-10 Revisjon av personalreglement for Gloppen kommune Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Arbeidsreglement for tilsette i Gloppen kommune Permisjonsreglement for Gloppen kommune Reglement for fleksibel arbeidstid Reglement for kompensasjon ved tenestereiser og kurs Reglement for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester i Gloppen kommune Bakgrunn for saka: Dagens reglement er delvis utdaterte og foreldra i forhold til lover og reglar og samfunnsutviklinga elles, og på enkelte område har det mangla reglement. Det vart starta eit arbeid med å revidere reglementa for nokre år tilbake, men arbeidet stoppa opp av ulike årsaker. Dette arbeidet vart starta opp igjen hausten 2015 av personalsjefen i samarbeid med rådmannen si leiargruppe. Saksutgreiing: Her fylgjer ei oversikt over dei vesentlegaste endringane i dei ulike reglementa. Utkast til nye reglement følgjer som vedlegg. Arbeidsreglement: Heilt ny kapittelinndeling og struktur. Noko endring i tekst for tilpassing til lov og avtaleverk, samt tydeleggjering og språklege forbetringar. Reglementet er lagt opp som eit overordna reglement med henvisningar til dei andre personalreglementa. Nye punkt om arbeidsmiljø, medarbeidar- og leiarsamtalar, tilsetting av utanlandske arbeidstakarar, introduksjon og prøvetid, privat praksis og overtid. Nytt kapittel om avvik, varsling og ytringsrett. Permisjonsreglement: Noko endring i tekst for tilpassing til lov og avtaleverk, samt tydeleggjering og språklege forbetringar. Side 4

5 Endringar i vilkår ved overgang til ny stilling. Som hovudregel blir det ikkje gjeve permisjon ved overgang til ny stilling utanfor kommunen. Lavare grense for bindingstid i samband med utdanning- og opplæringstiltak. Presisering/tilpasning av antal dagar fri i samband med eksamen, jfr nye eksamensformer. Auka maksimal grense for velferdspermisjonar i tråd med hovudtariffavtalen (HTA). Noko endring i kva type velferdspermisjon og antal dagar som blir dekka med lønn, og ei tydelegare presisering. Reglement for fleksibel arbeidstid: Betre struktur og kapittelinndeling. Retten til avspasering gjeld ikkje leiarar som har avtale om kompensasjon i form av ekstra feriedagar etter HTA kap 1, 6.3. Avspasering utanfor kjernetid krev ikkje godkjenning av næraste leiar. Nokre endringar i vilkår for overføring til ny avrekningsperiode. Reglement for kompensasjon ved tenestereise og kurs: Nytt reglement. Kompensasjon for reisetid med omrekningsfaktor 0,5 i tråd med det som er gjeldande for andre som er omfatta av hovudtariffavtalen til KS utanom kommunal sektor. Reglement for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester: Tilpassing til teknologisk utvikling og endringar i skattereglar knytt til elektronisk kommunikasjon. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen vesentlege økonomiske konsekvensar. Kompensasjon for reisetid vil medføre noko auka kostnader for kommunen, men kor mykje det vil utgjere er vanskeleg å berekne. Det er nokre endringar i forhold til kva type velferdspermisjon som blir dekka, men totalramme for antal dagar pr år er i tråd med hovudtariffavtalen. Rådmannen si vurdering: Utkast til nye reglement er godt forankra gjennom behandling i leiargruppa og gjennom høyringsrunde ute i organisasjonane og i leiargruppene i sektorane. Innspel og tilbakemeldingar frå høyringsrunden er vurdert og det har i etterkant vore gjennomført drøftingsmøte med organisasjonane. Utkasta som no ligg føre har såleis vore gjennom ein grundig og god prosess. --- Etter 2-2, nr 1 i reglementet til administrasjonsutvalet er det dette utvalet som har avgjerdsrett i saker som gjeld kommunalt regelverk innanfor sitt arbeidsområde. Dei nye personalreglementa blir derfor lagt fram for administrasjonsutvalet til godkjenning. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Side 5

6 Administrasjonsutvalet godkjenner Arbeidsreglement Permisjonsreglement Reglement for fleksibel arbeidstid Reglement for kompensasjon ved tenestereiser og kurs Reglement for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester for tilsette i Gloppen kommune i samsvar med vedlegga i denne saka. Dei nye personalreglementa blir gjort gjeldande frå vedtaksdato ADMINISTRASJONSUTVALET 1. Permisjonsreglementet: Endringsforslag frå Kristin Sælen (Utdanningsforbundet): 2-6 «Kortvarige private gjeremål skal så langt det er praktisk råd takast som avspasering, ved bruk av fleksitid eller gjerast på fritida. Viss ikkje, fører slikt fråvær til trekk i lønn.» og 2-7 a) «Undersøking og behandling av lege, tannlege, fysioterapeut og liknande» går ut og blir erstatta med ny setning etter 2-6 e). «Undersøking og behandling hos lege, tannlege og fysioterapeut eller liknande må så langt det er mogeleg bli lagt til fritida.» Det vart røysta alternativt mellom Kristin Sælen sitt framlegg som fekk fire røyster og rådmannen si tilråding som fekk tre røyster. 2. Reglement for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester: Endringsforslag frå Kristin Sælen (Utdanningsforbundet): 1-3 Siste avsnitt: «Tilsette som ikkje har kommunal mobiltelefon kan få refundert private ekstrautgifter for kommunal telefonbruk, etter spesifisert rekning frå mobileigar» går ut. Det vart røysta alternativt mellom Kristin Sælen sitt framlegg som fekk to røyster og rådmannen si tilråding som fekk fem røyster. 003/16 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner Arbeidsreglement Reglement for fleksibel arbeidstid Reglement for kompensasjon ved tenestereiser og kurs Side 6

7 Reglement for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester for tilsette i Gloppen kommune i samsvar med vedlegga i denne saka. 2. Permisjonsreglement blir godkjent med denne endringa: 2-6, 2. ledd skal lyde: I samsvar med 14.1 i hovudtariffavtalen kan velferdspermisjon gjevast med lønn i inntil 12 arbeidsdagar kvart kalenderår, evt 24 dagar med halv lønn kvar år. Fri utover 12 dagar kan bli gitt som permisjon utan lønn. 2-6, nytt 4. ledd skal lyde: Undersøking og behandling hos lege, tannlege og fysioterapeut eller liknande må så langt det er mogeleg bli lagt til fritida. 2-7 skal lyde: a) Nødvendig følgje av eigne barn eller andre familiemedlemmer til og frå lege, tannlege og helseinstitusjon m.m. som ikkje er omfatta av reglane for eigenmelding. For eventuell erstatning av tapt arbeidserstatning gjeld reglane i folketrygdlova og sjuketransportforskrifta b) For feiring av religiøse høgtidsdagar for arbeidstakarar som ikkje tilhøyrer Den norske kyrkja gjeld reglane i 27 A i lov om trudomssamfunn og ymist anna. c) Det kan også innvilgast permisjon utan lønn for andre permisjonsbehov når det ligg føre tungtvegande grunnar og omsynet til tenesta tillet det. 3. Dei nye personalreglementa blir gjort gjeldande frå vedtaksdato. Pkt 1 vart samrøystes vedteke med unnatak av 1-3 i reglementet for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstenester, som vart vedteke mot to røyster. Pkt 2 vart vedteke mot tre røyster. Side 7

8 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne /16 Eldrerådet /16 Administrasjonsutvalet /16 Formannskapet /16 Kommunestyret Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 002 Arkivsaknr.: 15/ Status for arbeidet med kommunereforma ved utgangen av mars 2016 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Eid og Gloppen éin kommune? Signert intensjonsavtale om samanslåing av Eid og Gloppen til èin kommune Rådmannen i utgreiing av 0-alternativet Bakgrunn for saka: Dette er ei oppsummering av kommunen sitt arbeid med kommunereforma som også omfattar ei formell framlegging for kommunestyret av utgreiinga om Eid og Gloppen som èin kommune, intensjonsavtalen om samanslåing med Eid kommune og rådmannen si utgreiing av «0-alternativet». Saka blir lagt fram via rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldrerådet, sidan dei ikkje har hatt saka føre sidan oppstartingsvedtaket hausten Saka vil også bli presentert for ungdomsrådet på ein høveleg måte. Arbeidet med kommunereforma er no komen inn i sluttfasen, og rådmannen legg til grunn at saka etter kvart er godt nok utgreidd til å legge spørsmålet om kommunesamanslåing fram i ei rådgjevande folkeavrøysting. Kommunestyret har fastsett datoen for folkeavrøystinga til 30. mai i år, og røystetemaet er: Skal Eid og Gloppen slå seg saman til ein ny kommune? Svaralternativa er JA eller NEI. I tillegg er det høve til å røyste blankt. Alternative løysingar: Etter at Sunnfjord-alternativet vart lagt vekk og likeins alternativet med mindre og indre Nordfjord, er alternativa no ei samanslåing med Eid kommune eller å halde fram som eigen kommune. Til grunn for ei eventuell samanslåinga med Eid ligg ein underskriven intensjonsavtale og ei utgreiing om ei slik samanslåing. Side 8

9 Avtalen er frå Gloppen si side forhandla fram av ordførar Leidulf Gloppestad, varaordførar Magni Aa Berge, formannskapsmedlem Svein-Ottar Sandal og rådmannen. Intensjonsavtalen er ikkje polisk behandla. Utgreiinga som avtalen byggjer på er utarbeidd av rådmannen i Eid og Gloppen og er heller ikkje politisk behandla. Å halde fram som eigen kommune har vore eit alternativ heile vegen, og rådmannen har laga ei eiga utgreiing av dette såkalla «0-alternativet» Utgreiinga og dei vurderingane som er gjorde i denne, står for rådmannen si rekning. Utgreiinga er ikkje politisk behandla. Samanslåing av Eid og Gloppen Dersom det blir ei samanslåing av Eid og Gloppen til èin kommune, vil dette skje i samsvar med intensjonsavtalen. Avtalen er ei viljeserklæring og ikkje ein juridisk bindande avtale, m.a. fordi avtalepartane (Eid og Gloppen kommunar) ikkje lenger vil eksistere når kommunesamanslåinga er eit faktum. Den som då bestemmer er kommunestyret i den nye kommunen. Når det er bestemt at Eid og Gloppen skal slåast saman (før sommaren 2017), vil det praktiske arbeidet med samanslåinga starte. Dette arbeidet er omfattande. Dei som har vore gjennom ein slik prosess, seier at det er då arbeidet startar. Ei fellesnemnd som skal opprettast etter 26 i inndelingslova er sentral i førebuingsarbeidet. 26 lyder slik: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Nemnda vel sjølv leiaren og nestleiaren i nemnda. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Side 9

10 Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Det vanlege er å tilsette ein «prosjektleiar» for samanslåinga. I praksis blir prosjektleiaren ofte den nye rådmannen når ny kommune er klar, i vårt tilfelle frå 1. januar «0-alternativet» er å halde fram som eigen kommune. Det blir likevel feil å seie «å halde fram som før». På same måten som vi veit lite sikkert om korleis det blir å slå seg saman med Eid, er det truleg like uvisst korleis ein åleinegang vil bli. Spørsmålet blir kva vi trur mest på. I si utgreiing om «0-alternativet» konkluderer rådmannen slik: Basert på det vi i dag veit om kommunereforma, og det kommunekartet vi så langt ser skissene av, er det rådmannen sin konklusjon at Gloppen kommune kan halde fram som eigen kommune. Vi vil tape inntekter med åleinegong og det betyr at vi mest truleg må redusere kvaliteten på nokre tenester. Dilemmaet er sjølvsagt at så lenge staten straffar alle kommunar med mindre enn innbyggarar, så er det ikkje sikkert kor mykje betre det blir med ei samanslåing med Eid. Nokre forutsetningar må leggast til grunn dersom Gloppen skal halde fram som eigen kommune: Inntektstapet må i alle fall til ei viss grad kompenserast med auka inntekter frå kraftverdiane våre og auka eigedomsskatt Det er nødvendig å styrke kommuneaministrasjonen på leiarnivået og på overordna planlegging Vi må inngå forpliktande avtalar med nabokommunane våre, og først og fremst Eid, om deling av tenester og funksjonar der det er føremålstenleg for å skape større fagmiljø og/eller gje reduserte driftskostnader. Med desse forutsetningane vil kommunen ivareta oppgåvene sine som tenesteytingar, myndeutøvar, samfunnsutviklar og demokratisk arena på ein tilfredsstillande måte. Manglande bru mellom Anda og Lote er etter rådmannen sitt syn hovudargumentet mot ei samanslåing med Eid. Dette kan sjølvsagt snuast på hovudet og seiast slik: Ei samanslåing av Eid og Gloppen er eit hovudargument for å få bygt brua. Kva som er rett, er uråd å seie. Som sagt innleiingsvis er det alltid til sist eit spørsmål om nok pengar og godt mannskap. Og pengane er det staten som fordelar, anten vi likar det eller ikkje. Regjeringa vi har no vil truleg gjere det vanskelegare å halde fram som eigen Side 10

11 kommune enn ei anna regjering. I eit 50-årsperspektiv, som vi no snakkar om, er mykje uvisst. Ikkje minst når vi snakkar om pengar Informasjon: I tillegg til dei tre dokumenta som følgjer denne saka, har rådmannen etter bestilling frå formannskapet laga ei informasjonsbrosjyre som vil bli sendt ut til alle husstandane i Gloppen. Ein kortversjon av brosjyren vil også bli laga, først og fremst med 16- og 17- åringane som målgruppe. Brosjyrane er ikkje klare når dette blir skrive, men vil vere det i god tid før kommunestyret sitt møte den 25. april i år. Tre folkemøte er planlagde i april 2016: Torsdag 14. april i Breidarheim Måndag 18. april i Hyen samfunnshus Tysdag 19. april i Trivselshagen på Sandane. I tillegg til dette vil det bli eit eige informasjonsopplegg for 16- og 17-åringane i lag med ungdomsrådet. Planen er gjere dette både i lag med skulane (ungdomsskulen og vidaregåande skule) og i lag med ungdomsrådet i Eid. På Gloppen kommune si heimeside er alle aktuelle dokument i saka lett tilgjengeleg. Folkeavrøystinga: Datoen for folkeavrøystinga er fastsett til måndag 30. mai. I perioden fram til då (t.o.m. fredag 27. mai) er det høve til tidlegrøysting og førehandsrøysting. Tidlegrøystringa i Gloppen starta 21. mars for at heimebesøkande påskegjester skulle ha høve til å røyste. Startdato for ordinær førehandsrøysting er ikkje fastsett. Rådmannen sitt framlegg er tysdag 26. april. Valstyret har fullmakt til å fastsett datoen. Dette blir gjort i samråd med valstyret i Eid. Folkerøystinga vil bli gjennomført etter reglane som gjeld for kommuneval så langt som råd er. I tillegg vil alle som er fødde i 1999 og 2000 (16- og 17-åringar) få røyste. Dei vanlege røystekrinsane vil bli brukte og det er lagt opp til same opningstider som ved kommune- og fylkestingsvalet i fjor haust. Sidan det ikkje er folkeavrøysting i alle kommunar i samband med kommunereforma, vil det ikkje vere høve til å førehandsrøyste i andre kommunar slik veljarane kan gjere ved ordinære val. Alternativet for manntalsførte glopparar som ikkje har høve til å førehandsrøyste i Gloppen eller på Eid, og heller ikkje på valdagen den 30. mai, er såkalla brevrøysting. Reglane om brevrøysting blir bli lagde ut på heimesida til kommunen. Folkeavrøystinga er rådgjevande. Det er kommunestyret sjølv som skal gjere vedtak på vegner av glopparane. Det skjer på kommunestyremøtet den 17. juni. --- Rådmannen legg ikkje opp til at det skal gjerast anna vedtak i saka no enn å ta denne til orientering. Det blir feil å legge avtalen om kommunesamanslåing med Eid fram til politisk godkjenning no, men det er sjølvsagt denne avtalen som er grunnlaget for folkeavrøystinga. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Side 11

12 Kommunestyret tar saka til orientering, og viser til tidlegare vedtak om gjennomføring av folkeavrøysting i Gloppen om kommunesamanslåing med Eid kommune. Intensjonsavtalen mellom Eid og Gloppen blir grunnlaget for folkeavrøystinga RÅDET FOR MENNESKE MED NEDSETT FUNKSJONSEVNE 009/16 VEDTAK: Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes ELDRERÅDET 009/16 VEDTAK: Eldrerådet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes ADMINISTRASJONSUTVALET 004/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 12