Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur. Samling nr. 2 Tønsberg 16. mars 2016

Transkript

1 Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur Samling nr. 2 Tønsberg 16. mars 2016

2 Velkommen ved styringsgruppen

3 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

4 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

5

6 Kommunepresentasjoner

7 Arbeidsbok del 2 1. Videreutvikle «Arbeidsbok del 1» - utarbeid en gevinstrealiseringsplan. 2. Operasjonaliser målene slik at de blir retningsgivende for arbeidet som skal skje rundt utvikling av nye arbeidstidsordninger i den enkelte avdeling. 3. Sørge for tilstrekkelig involvering av ansatte og forståelse for behov for å skape heltidskultur. 4. Velge ut avdeling/pilot(er) som skal utfordres til å utvikle og prøve ut nye arbeidstidsordninger som fremmer heltidskultur. 5. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning. Bruk de indikatorene dere har valgt under punkt 1 og 2 og finn ut ståsted? 6. Se på listen over hovedtiltak hentet fra FAFO rapport "Større stillinger, bedre drift" - vurder om og hvilke tiltak dere har prøvd ut i egen kommune?

8 Refleksjon over hverandres presentasjoner 1) Reflekter individuelt over hver andres presentasjoner (bruk notatene dine), og noter ideer, spørsmål og/eller kommentarer 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til hvilke gode ideer dere har hørt og innspill på hva dere vil høre mer om 4) Plenumssamtale Under intervjuene + 1 minutt etterpå 15 minutter 10 minutter

9 Lytt deg inn på gode ideer. Hva skulle du ønske å hørt mer om?

10 Rekkefølge på presentasjonene 1. Ål 2. Tokke 3. Re 4. Tønsberg 5. Notodden 6. Larvik 7. Nøtterøy 8. Modum 9. Holmestrand

11 Lunsj

12 Rekkefølge på presentasjonene 1. Ål 2. Tokke 3. Re 4. Tønsberg 5. Notodden 6. Larvik 7. Nøtterøy 8. Modum 9. Holmestrand

13 Refleksjon over hverandres presentasjoner 1) Reflekter individuelt over hver andres presentasjoner (bruk notatene dine), og noter ideer, spørsmål og/eller kommentarer 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til hvilke gode ideer dere har hørt og innspill på hva dere vil høre mer om 4) Plenumssamtale Under intervjuene + 1 minutt etterpå 15 minutter 10 minutter

14 Idebank NyttBlikk Fokus på kompetanse på helg Involvering - kan vi bruke facebook mer Sykefravær se mer på sammenhenger Incitament/ belønning helger hva er det som virker kan det være en løsning? Modum og sommervikarer- fri kost og losji Nye døgnrytmer ut fra behov og arbeidskraft Involver medarbeider i innsikt hva det koster hvordan vi bruker ressursene IGP verktøy for involvering Ansattes dag med hjelp utenfra Prosjektledelse dette er et omfattende arbeid Konfronterende virkelighet Hva vil vi høre mer om? Snakke med andre kommuner om Molands sirkel Baseline og kartlegging Holmestrand sin kartlegging Langvakter erfaringer Modum kommune- referansegruppen eldreråd Kostnader i prosjektet «itno kjæm ta sæ sjæl» - organisering av prosjektet i kommunen en oversikt Tønsberg og Holmestrand har en del likheter, signingsferden er av interesse Bemanningskonsulenten i Tokke Spørreundersøkelsen i Tønsberg er den til fri benyttelse? Bonusordninger ( men det er jo tiltak!) Kulturendring i praksis ( Tønsberg) Modum bemanningsordning IGP i Larvik

15 Et skråblikk på kommuneerfaringene

16 Pause

17 Bordskifte sett dere sammen på tvers Når kan vi si at pleie og omsorg har heltidskultur?

18 Gruppearbeid Når kan vi si at pleie og omsorg har heltidskultur? Steg 1: individuell refleksjon (3 min) Steg 2: heterogene grupper på tvers (20 min) velg sekretær og utarbeide en oversikt over kjennetegn inntil 5 sendes til geir.johan.hansen@ks.no Steg 3: Ta med oversikten tilbake til egen kommunegruppe på slutten av dagen

19 Pause

20 Innlegg fra styringsgruppen

21 NyttBlikk Hva handler det egentlig om? Hvorfor er det så viktig? Hva krever det av oss som tillitsvalgte, ledere og ansatte?

22 Pause

23 Kommunevis jobbing kl

24 Vi tar med oss dagens fangst hvor står vi i vår kommune? Hvilke grep må vi ta?

25 Oppsummering

26 Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur Samling nr. 2 Tønsberg 17. mars 2016

27 Program 17. mars 2016 KL KL Kl Kl Kl KL Kl Kl KL God morgen Hvorfor er det så vanskelig å bevege kulturen? Hva skal til for å skape heltidskultur? Innlegg og refleksjonsoppgave Pause Dialogmodell om handlingsrommet Inspirasjon fra Helse Bergen ved Seksjonsleder Britt Velsvik, bemanningssenteret Lunsj Kommunevis jobbing Hva har vi hørt, hvem kan vi lære mer av, hva trenger vi mer av? Gjennomgang av tema og målgruppe for neste samling i NyttBlikk Presentasjon av oppgave for mellomperioden Vel hjem

28 Hvorfor er det så vanskelig å bevege kulturen? Hva skal til for å skape heltidskultur?

29 Flere aktører ulike behov for innsikt Folkevalgte Etterspørre, prioritere, politiske valg og vedtak Ledelse Tydelig, endringsorientert, få med seg de ansatte Tillitsvalgte Ha kunnskap og vilje til utvikling og endring Ansatte Få informasjon og kunnskap og se muligheter for seg selv og virksomheten

30 Hvis ikke du forsøker å styre endringene, er det endringene som styrer deg og. din organisasjon.

31 Det stooore spørsmålet Hvordan skaper vi grobunn for nødvendig endring samtidig som vi sikrer stabilitet og trygghet?

32 Ytre press En god start: Å kartlegge behovet for endring Er det noe der ute? Er det noe her inne? Beslutning om endring Arbeide fram- sammen! involvering Sette i gang- og jobbe med de tiltakene vi vurderer som mest hensiktsmessige Do the hardwork Eureka Opplevd internt behov

33 Informasjon og kommunikasjon Kommunikasjon betegner prosessen der budskap sendes i en valgt kanal og mottas/fortolkes. Informasjon er produktet eller budskapet vi sender ut. Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer.

34 Strategisk kommunikasjon Kommunikasjon er et virkemiddel for å nå mål og må være en selvfølgelig del av all planlegging i en kommune. Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige, politiske og økonomiske vedtak tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kunne kommuniseres.

35 Nivå i informasjonsarbeidet 1. Direkte involvering ( INV) 2. Aktiv informasjon (AI) 3. Passiv informasjon (PI)

36 Kommunikasjon i prosjektet Kommunikasjonsprinsippet (involvering, mer enn aktiv informasjon) Leder og medarbeidere/tillitsvalgte har dialog der man veksler mellom å være sender og mottaker, likeverdighet tilstrebes.

37 Involvert Berørt og involvert Berørt Høy Lav Høy Energi! Ressurs Lav Hjelp! Gjelder ikke meg McQuail 1984

38 Kommunikasjon i endringsprosesser?

39 Usikkerhet og tap av kontroll i endringsprosesser Bordia et al 2004: Usikkerhet og manglende opplevelse av kontroll i endringsprosesser er knyttet til stress, sykefravær, mistrivsel og planer om å slutte i jobben (Bekreftet av et stort antall studier) Den viktigste faktoren er ikke selve usikkerheten, men manglende opplevelse av kontroll mulighet til å påvirke Gjennom god kommunikasjon og involvering kan en både redusere usikkerhet og øke opplevelsen av en viss kontroll

40 Når vi kommuniserer Hva er god kommunikasjon? 7 % ordets betydning 38 % hvordan vi utrykker ordene - tonefallet 55 % kroppsspråk, blikk, etc Erlien, parallelle samtaler «Hodene» snakker og lytter - tellinger «Mavene» tolker og følerfortellinger

41 Sukkenes dal Performance Sukkenes dal Dere! Mål Kaizen Lewitt Kotter Tid

42 Kotter s 8 steg for å lykkes med endring 1. Skap en sterk følelse av at endring er viktig 2. Skap en maktbase en styringskoalisjon 3. Utvikle en visjon og formidle en klar strategi for å nå den 4. Kommuniser visjonen på mange måter og i mange kanaler 5. Myndiggjør ansatte gjennom å fjerne strukturelle barrierer, og gjennom tilførsel av kompetanse 6. Identifiser tidlige og små seire, bygg videre på disse 7. Konsolider oppnådde endringer, og juster underveis 8. Forankre nye normer og verdier i ny kultur

43 Vi snurre film.

44 Jamie Olivers skolematprosjekt i London

45 Gruppearbeid

46 IGP med rekkeframlegg og roller I = individuell refleksjon, kan gjøres i forkant av et møte, ellers sette av tid i møtet G = gruppe. Grupper på ca. fem er fint. Rekkeframlegg; en og en legger fram et og et innspill, går runder til alle innspill er tatt med. Deretter åpne for en diskusjon; hva er viktigst, hva skal prioriteres, hva skal vi dele med plenum P = plenum. Ett og ett innspill fra gruppene. Prioriter innspillene i plenum, f.eks. ved å henge opp gruppenes flipoverark og la alle gi sin stemme til to innspill hver. 2 5 min min min Roller: Ordstyrer Viddevakt Sekretær

47 Refleksjonsoppgave 1. Kjenner vi oss igjen? 2. Hvordan er kulturen hos oss for endring? Vi gjennomfører kulturdugnaden

48 Fremgangsmetode 1. Vi jobber sammen i kommunegruppene. Velg en som fører pennen. Tegn ned kulturdugnad skjemaet på et flippover ark. 2. Hvert gruppemedlem reflekterer først individuelt i to minutter. Noter ned. To minutts innlegg fra hvert gruppemedlem hva er mine innspill? Lytt til hverandres innspill, noter ned alle innspillene i de rutene de hører hjemme. Ca. 10 min. 3. Refleksjon i gruppa i 15 min. Bli enige om hva som skal løftes fram i plenum fra dialogen/diskusjonen i gruppen. Ta utgangspunkt i at dere skal skape heltidskultur i egen kommune. Hvilke kulturtrekk har vi som understøtter eller motvirker det å lykkes med endringen vi står ovenfor?

49 Gruppearbeid Vi tar en kulturvurdering

50 Nøtterøy kommune

51 RE gruppe 1

52 RE gruppe 2

53 Tønsberg kommune

54 Larvik kommune

55 Pause

56 En dialogmodell for handlingsrommet

57 Arbeidstidsordningen Lønnskostnader Faste årsverk Variable årsverk

58

59

60 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

61

62 Helse Bergen

63 Samtale mellom innleder og deltakerne 1) Reflekter over innlegget (bruk notatene dine), og noter momenter til spørsmål og/eller kommentarer 1 minutt 2) Rekkeframlegg internt på gruppen 3) Gruppen drøfter seg fram til ett spørsmål / en kommentar til innleder 4 minutter 4) Plenumssamtale 10 minutter

64 lunsj

65 Arbeidstidsordningen Lønnskostnader Faste årsverk Variable årsverk

66

67 Kommunevis gruppearbeid

68 I lys av det vi vet og har hørt om endring - hvordan bør vi gå frem hos oss for å lykkes med endringsarbeidet?

69 Effekt i prosjektet høy Prioriteringsmatrisen 2. Trenger mer forberedelse, større grad av involvering eller ikke forankret 1. Dette kan vi starte med i morgen Vurder deres prosessuelle aktiviteter og tiltak 3. Liten effekt, men lurt gjøre Ikke kritisk i dagens situasjon høy Gjennomføringsevne

70

71 Hjemmeoppgave Fortsett på å skaffe dere innsikt! Jobb systematisk med involvering! Evaluer og del erfaring på neste samling!

72 Vel hjem!