Internt notat / /38121/2014 EMNE B64 Telefon

Transkript

1 SENTRALADMINISTRASJONEN Internt notat Vår saksbehandler Ulrike Sandø Vår dato Vår referanse 2014/ /38121/2014 EMNE B64 Telefon Deres dato Deres referanse Til: Asker videregående skole, Bjertnes videregående skole, Kjelle videregående skole, Nannestad videregående skole, Bjørkelangen videregående skole, Nes videregående skole, Ski videregående skole, Mailand videregående skole, Sandvika videregående skole, Stabekk videregående skole, Dønski videregående skole, Frogn videregående skole, Rælingen videregående skole, Strømmen videregående skole, Nesodden videregående skole, Bleiker videregående skole, Eikeli videregående skole, Holmen skole grunnskole og videregående skole, Hvam videregående skole, Rud videregående skole, Sørumsand videregående skole, Asker videregående skole, Roald Amundsen videregående skole, Skedsmo videregående skole, Nadderud videregående skole, Vestby videregående skole, Drømtorp videregående skole, Eidsvoll videregående skole, Jessheim videregående skole, Lillestrøm videregående skole, Lørenskog videregående skole, Rosenvilde videregående skole, Valler videregående skole, Ås videregående skole, Nesbru videregående skole Tidsfrister og retningslinjer for klagebehandling av karakterer 2014 Alle klager på standpunktkarakter og praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen skal oversendes til fylkeskommunen v/klagenemnda for karakterer, også i de tilfeller rektor/faglærer vurderer å ta klagen til følge. Rene føringsfeil kan rettes av rektor uten å sende klagen til klagenemnda. I tillegg må alle klager på skriftlig lokalt gitt eksamen og sentralt gitt eksamen med lokal sensur fra elever, privatister og praksiskandidater sendes til fylkeskommunen. Klagenemnda for karakterer består per dags dato av fem medlemmer og tre varamedlemmer fra fylkesadministrasjonen (jf. FT-sak 14/10). For å sikre en forsvarlig behandling av klagene, er det svært viktig at skolene overholder fristene som er angitt nedenfor. Dette er spesielt nødvendig ved hurtigbehandling av klager på standpunktkarakter juni Frister 13. juni 2014 må klager på standpunkt i forbindelse med hurtigklagebehandling være klageinstansen i hende. 8. juli 2014 skolene må ha registrert endret vitnemål i SATS. 9. juli 2014 nye vitnemål i hele fylket vil bli overført elektronisk til den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) av fylkeskommunen. Dokumentet er elektronisk godkjent.

2 Side 2 av 9 Vi anbefaler elever som har søkt opptak til universitet/høgskole for sikkerhets skyld å levere papirkopi av det nye vitnemålet til søkt lærested senest innen 11. juli august 2014 klager på skriftlig lokalt gitt eksamen og sentralt gitt eksamen med lokal sensur må være klageinstansen i hende. Alle slike klager sendes til fylkesdirektøren for videregående opplæring. Dette gjelder for klager fra elever, privatister og praksiskandidater. NB! Skolene må ta kopi av eksamensbesvarelsen før klagene ekspederes til klageinstansen. 28. august 2014 øvrige klager på standpunkt og klager på praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen må være klageinstansen i hende. 9. september 2014 klagenemndene sender resultatet av klagebehandling på skriftlig lokalt gitt eksamen og sentralt gitt eksamen med lokal sensur sendes per e-post til eksamenskontoret 31. oktober 2014 frist for innsending av skolens tilbakemelding til fylkesdirektøren om endelige resultater av klagebehandlingen på standpunktkarakterer (for klager der klagenemnda har gitt medhold i klagen og sendt saken tilbake til skolen for ny vurdering). 1. desember 2014 frist for innsending av kopi av vedtaksbrev til eleven om uendret karakter til klagenemnda v/ulrike Sandø. Datoer for planlagte møter i klagenemnda for karakterer i forbindelse med hurtigbehandling av klager 2014: 25. og 27. juni På våre ytre websider på karakterer finnes det: - tidsfrister og retningslinjer for klagebehandling av karakterer en orientering om retten til å klage på karakterer for elever og foresatte - en veiledning til faglærere om begrunnelse for karakter ved klage på standpunktkarakter - standard klageskjemaer Retningslinjer for eksamensgjennomføring i Akershus fylkeskommune finnes på: Kort oversikt over viktige punkter og nyheter: Ved klage på standpunktkarakter skal faglærer skrive en redegjørelse. Dersom faglærere angrer på karakterfastsettelsen må faglærer også skrive en redegjørelse. Dersom faglærer har sluttet, må skolen sende en redegjørelse. Klagen behandles ikke før redegjørelsen foreligger hos klagenemndas sekretariat. Vi minner om at ved klage på praktiske, muntlige og muntlig-praktiske eksamener skal det foreligge separate redegjørelser fra eksaminator og sensor. Klagen blir ikke behandlet før disse foreligger. Ved klage på orden og atferd skal skolen legge ved: o Uttalelse fra kontaktlærer og rektor om hvilken karakter i orden og atferd som har vært gitt tidligere, hvilke tiltak skolen har satt i verk for å rette på forholdene og en fyldig begrunnelse for karakteren, o kopi av ordensreglement for skolen, o utskrift av protokollen hvordan skolen har behandlet saken m.m.

3 Side 3 av 9 Jf i forskrift til opplæringsloven. Faglærer må dokumentere at underveisvurdering er gitt dersom eleven nevner dette i sin klage. Alternativt er det ikke noe krav om at underveisvurdering tas opp i redegjørelsen. Kopi av redegjørelsene må sendes både til elev og foresatte dersom eleven er under 18 år og foresatt har undertegnet klagen. Klagenemnda v/ulrike Sandø ber om å få tilsendt kopi av vedtaksbrevet som sendes til eleven dersom karakteren opprettholdes etter ny vurdering av rektor og faglærer. Klagene sendes per post eller leveres i resepsjonen. - Frist for de enkelte klagenemndene på skriftlig lokalt gitt eksamen og sentralt gitt eksamen med lokal sensur for å sende resultatet av klagebehandlingen til eksamenskontoret på e-post. - Vi minner om at ved klager på muntlig - og muntlig-praktisk eksamen skal eksamensoppgaven med vurderingskriterier legges ved klagen. Nærmere beskrivelse finnes i retningslinjer for klagebehandling. Økt fokus på følgende saker: - Klagenemnda ber om at rektor kvalitetssikrer faglærernes redegjørelser før de sendes til klagenemnda og til klager. Noen av redegjørelsene har tidligere vært relativt mangelfulle. - Dersom klager får medhold skal standpunktkarakteren vurderes på nytt. Rektor må sikre at meldingen med uendret standpunktkarakter som sendes til klager, er godt begrunnet. - Ved oversitting av klagefristen skal skolen i utgangspunktet avvise klagen. Fylkesdirektøren presiserer at det er rektors ansvar å sørge for at informasjonen om klagebehandling gitt i dette brevet, gjøres kjent for hele administrasjonen, faglærere, elever og privatister. Med vennlig hilsen Hilde Karin Kløvfjell ass. fylkesdirektør Ulrike Sandø rådgiver Vedlegg: Retningslinjer for klagebehandling av karakterer for skoleåret Standard klageskjemaer standpunkt Standard klageskjemaer praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen Standard klageskjema skriftlig lokalt gitt eksamen og sentralt gitt eksamen med lokal sensur Skjema for registrering av ny vurdering av rektor og faglærer etter medhold i klagenemnda Orientering om klagebehandling for elever og foresatte Veiledning for faglærer begrunnelse for fastsetting av standpunktkarakter Internkopi: Kopi: Medlemmer og varamedlemmer i klagenemnda for karakterer Sekretariatet til klagenemnda for karakterer Andreas Nilsson (ombudet for elever og lærlinger i Akershus fylkeskommune) Elevorganisasjonen i Akershus Dokumentet er elektronisk godkjent.

4 Side 4 av 9 RETNINGSLINJER FOR KLAGEBEHANDLING AV KARAKTERER Klagebehandling av karakterer for skoleåret standpunktkarakter, praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen, lokalt gitt skriftlig eksamen og sentralt gitt skriftlig eksamen med lokal sensur Klager på karakterer for skoleåret behandles i utgangspunktet av tre ulike instanser alt etter hvilken type karakter det klages på: 1. Klage på sentralt gitt eksamen med sentral sensur behandles av klagenemnder i de ulike fag hos fylkesmannskontorene i flere fylker. 2. Klage på standpunktkarakter, praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen behandles av egen klagenemnd oppnevnt av fylkestinget i Akershus (Klagenemnda for karakterer). 3. Klage på skriftlig lokalt gitt eksamen eller skriftlig sentralt gitt eksamen med lokal sensur behandles av egen klagenemnd (to faglærere) i de ulike fag oppnevnt av fylkeskommunen. Grunnlagsdokumenter Grunnlag for klagebehandlingen er forskrift til opplæringsloven kapitel 3 Individuell vurdering i grunnskolen og vidaregåande opplæring og kapitel 5 Klage på vurdering. Formkrav En klage på karakter må være skriftlig og underskrevet av klageren eller ev. av en person med fullmakt, jf Hurtigbehandling av klager på standpunktkarakter Klagenemnda for karakterer vil før sommeren kun behandle klager på standpunktkarakterer fra Vg3-elever i studieforberedende utdanningsprogram og elever fra påbygging til generell studiekompetanse. Dette gjøres av hensyn til elever som har søkt universitet/høgskole. Enkelte elever må påregne kortere klagefrist dersom de ønsker at klagen behandles i hurtigklagebehandlingen. Klagene ferdigbehandles før innsendingsfrist av eventuell endret vitnemål til Samordna opptak. Alle skolene har plikt til å legge til rette for at slike klager kan sendes til hurtigbehandling. Klagene må være klageinstansen i hende senest den 13. juni Postgangen for rekommanderte sendinger kan ofte ta opp til en ukes tid, så det anbefales å bruke budbil eller at skolen leverer klagene i resepsjonen. Fylkesdirektøren anbefaler at skolene legger til rette for at elevenes klagefrist settes slik at faglærere får minst et par dager til utforming av redegjørelsen. Rektor kan kun rette opp rene føringsfeil uten å sende klagen til klagenemnda (jf i forskrift til opplæringsloven). Klagenemnda for karakterer skal ha to møter før sommeren for å behandle disse klagene: 25. og 27. juni Resultatet av klagebehandlingen etter møtet i klagenemnda den 25. juni vil bli sendt til skolene per post. Klagene som er blitt behandlet av klagenemnda i møte den 27. juni vil bli sendt per e-

5 Side 5 av 9 post eller fakset over til skolene samme dag. Skoler som har sendt inn klager til hurtigbehandling, må sørge for å ha beredskap for å fatte endelig vedtak. Ny vurdering foretas av rektor i samarbeid med faglærer. For å unngå tidsmessige problemer, bør rektor og faglærer foreta nødvendige avklaringer på forhånd med tanke på eventuell medhold i klagen (før lærerne starter ferien). Skolene må ha registrert endret vitnemål i SATS senest innen 8. juli Vitnemålene/karakterene fra SATS blir overført til den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) fra fylkeskommunen den 10. juli Øvrige klager på standpunktkarakterer og praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen fra skoleåret , må skolen sende/levere til klageinstansen slik at klageinstansen har klagene i hende senest 28. august Det tas sikte på at klagenemnda har ferdigbehandlet de fleste klagene innen utgangen av september Standpunktkarakterklager Fristen for å klage er 10 dager og skal regnes fra det tidspunkt klager ble gjort kjent med eller burde ha gjort seg kjent med karakteren. Fristen avbrytes dersom klager ber om begrunnelse for karakteren. Ny klagefrist på 10 dager begynner å løpe igjen når klager har mottatt begrunnelsen, jf. forskrift til opplæringsloven 5-5. Den som har klagerett, kan innenfor klagefristen kreve begrunnelse for standpunktkarakteren. Begrunnelsen skal gis av en faglærer som har tatt del i karakterfastsettingen, jf. forskrift til opplæringsloven 5-7. Egne standard klageskjemaer utarbeidet av fylkesdirektøren skal brukes av både elever, faglærere, og rektor/skolen. Skjemaene sendes elektronisk til skolene. Redegjørelsene skal skrives på PC. Elevene skal gjøres oppmerksom på at de bør begrunne klagen på standpunktkarakter, jf. forskrift til opplæringsloven 5-6. Klagen må underskrives av klageren. Elevens klage skal legges ved en redegjørelse fra faglærer om hvordan standpunktkarakteren ble fastsatt. Faglærers redegjørelse for fastsetting av standpunktkarakteren viktige punkter: Faglærers redegjørelse skal gi en konkret beskrivelse og helhetsvurdering av elevens samlede kompetanse opp mot målene for faget i læreplanen, jf. forskrift til opplæringsloven Lengden på redegjørelsen bør ikke overskride mer enn 3 sider. Konkret beskrivelse betyr at faglærer anfører ikke bare lav eller høy kompetanse, men forklarer hva eleven mestrer/ikke mestrer målt opp mot læreplanmålene. Standpunktkarakteren må baseres på et bredt vurderingsgrunnlag som samlet viser kompetansen eleven har i faget, jf. forskrift til opplæringsloven Klagenemnda anser det som et minimumskrav at vurdering av elevens kompetanse i alle hovedområder i læreplanen beskrives. Det må kun tas utgangspunkt i læreplanens kompetansemål, og ikke utenforliggende

6 Side 6 av 9 forhold som orden, fravær eller lignende. I faget kroppsøving skal i tillegg innsatsen til eleven være en del av grunnlaget for vurdering. Faglærers redegjørelse skal ikke erstattes eller utdypes av diverse vedlegg som e- postkorrespondanse, its learning-utskrifter, karakterutskrifter, utskrift av læreplanen i faget o.l. All relevant informasjon knyttet til faglærers vurdering av elevens måloppnåelse i faget og eventuelt andre forhold av betydning for fastsettelsen av standpunktkarakteren skal klagenemnda for karakterer i utgangspunktet kunne lese ut av faglærers redegjørelse (klagenemnda skal ikke måtte «lete» seg frem til relevant informasjon). I enkelte tilfeller kan det selvsagt være påkrevd å legge ved ytterligere dokumentasjon. Elevene har krav på løpende og systematisk underveisvurdering. Faglærer skal kunne dokumentere at underveisvurdering er gitt, jf. forskrift til opplæringsloven Det ligger ingen krav i forskriften til lange skriftlige utredninger om underveisvurdering. Blant annet vil en avkrysningsliste som viser når vurderingen er gitt til den enkelte elev være tilstrekkelig, eller at dato for slik vurdering angis i redegjørelsen. Det er utarbeidet en egen veiledning til faglærer når det gjelder begrunnelse for fastsettelsen av standpunktkarakteren. I veiledningen til faglærer gis eksempler på konkrete beskrivelser av kompetansemål. Viktige punkter i denne veiledningen følger også som vedlegg til faglærers standard klageskjema. Dersom faglærers redegjørelse er mangelfull, kan klagenemnda ikke vurdere om karakter er fastsatt i tråd med gjeldende bestemmelser. Mangelfull uttalelse fra faglærer eller annen manglende dokumentasjon anses som en formell feil fra skolens side, og det vil bli gitt medhold i klagesaken. Det er en plikt å bidra til å opplyse klagesaken best mulig. Viktige punkter i saksbehandlingen av standpunktklager på skolen før saken sendes til klagenemnda: Rektor må kontrollere at faglærers redegjørelse tilfredsstiller de krav som er satt i forskrift til opplæringsloven kapittel 3 (jf. blant annet punktene ovenfor). Dersom rektor mener det er mangler ved redegjørelsen, skal rektor be om tilleggsopplysninger før saken oversendes til klagenemnda. Skolen skal fylle ut eget standard klageskjema. Skolen skal ikke uttale seg om klagenemnda bør ta klagen til følge eller ikke. Ut fra innholdet i elevens klage kan det noen ganger være påkrevd å gi kommentarer til selve klagen. Skolens redegjørelse skal ikke gis på et samleark for flere elever. Elevene skal underrettes med kopi av faglærers og skolens uttalelse samtidig med at klagen oversendes klagenemnda, jf i forskrift til opplæringsloven. Dokumentasjon på sendt skriftlig varsel om fare for manglende vurderingsgrunnlag må vedlegges klagen, dersom eleven ikke har fått standpunktkarakter. Dokumentasjon på sendt skriftlig varsel om fare for å få karakteren nokså god eller lite god i orden eller atferd, må vedlegges klagen. I tillegg skal klagen vedlegges en uttalelse fra kontaktlærer og rektor, utskrift fra protokollen som viser hvordan skolen har behandlet

7 Side 7 av 9 saken, eventuell korrespondanse med hjemmet og kopi av ordensreglementet på skolen (jf i forskrift til opplæringsloven). Obs! Klage på ikke vurderingsgrunnlag for standpunktkarakter: Hvis klagenemnda for karakterer gir medhold og rektor og faglærer velger å fatte vedtak om at karakter skal settes, har eleven rett til å klage på denne karakteren. Fristen for klage er igjen 10 dager fra eleven er blitt underrettet om karakteren. Ved klage på orden og atferd skal skolen legge ved: o Uttalelse fra kontaktlærer og rektor om hvilken karakter i orden og atferd som har vært gitt tidligere, hvilke tiltak skolen har satt i verk for å rette på forholdene og en fyldig begrunnelse for karakteren, o kopi av ordensreglement for skolen, o utskrift av protokollen hvordan skolen har behandlet saken m.m. Jf i forskrift til opplæringsloven. Klagenemndas behandling Av forskrift til opplæringsloven kapittel 5 følger at klageinstansen kun skal vurdere de formelle sidene ved karakterfastsettingen. Klagenemnda har hjemmel til å vurdere om karakterfastsettelsen er foretatt i tråd med bestemmelsene i forskrift til opplæringsloven (jf. 5-12). Dersom klagenemnda gir eleven medhold i klagen, skal rektor i samarbeid med faglærer foreta en ny vurdering. I henhold til forskriftens 5-3 kan klagebehandlingen føre til: at karakteren blir ståande eller til at denne blir endra til gunst eller ugunst for klagaren. Klagenemnda skal underrettes skriftlig av skolen om utfallet av skolens ny vurdering (jf. eget skjema) Dette skjemaet med oversikt over utfall av skolenes vurderinger bes sendt til klagenemnda v/ulrike Sandø innen 31. oktober NB! Når klagen har fått medhold i klagenemnda for karakterer og rektor i samråd med faglærer opprettholder karakteren etter en ny vurdering, må det gis en skriftlig begrunnelse til eleven/foresatte om hvorfor karakteren ikke endres. Det er ikke nok med å konkludere at karakteren ikke endres. De siste årene har det vært flere klager på mangelfull forklaring fra skolens side. Nytt i år er at kopi av vedtaksbrevet til eleven skal sendes til klagenemnda v/ulrike Sandø innen 1. desember Praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen I klagebehandlingen skal eleven/privatisten, eksaminator, sensor og skolen bruke egne standard klageskjemaer utarbeidet av fylkesdirektøren. Alt skal skrives på PC. Eksaminators og sensors uttalelse Eksaminator og sensor skal skrive separate uttalelser Uttalelsen skal ikke være et referat av den muntlige eksamen eller en egen logg der man gjør rede for det kandidaten svarte på eksamensspørsmålene og sin egen vurdering av det enkelte svaret.

8 Side 8 av 9 Eksaminator og sensor skal (i hver sin uttalelse) gjøre rede for selve organiseringen av eksamen og beskrive gjennomføringen. I tillegg skal det gis tilsvar til elevens klage dersom det er nødvendig ut i fra innholdet i klagen. Det forutsettes at eleven/privatisten er gjort kjent med klageretten og klagefrister, jf. forskrift til opplæringsloven 5-5. Eleven/privatisten skal underrettes med kopi av skolens, eksaminators og sensors uttalelser samtidig med at klagen oversendes klageinstansen, jf i forskrift til opplæringsloven. Rektor må kontrollere at både eksaminators og sensors redegjørelse tilfredsstiller kravene som er beskrevet ovenfor. Dersom rektor mener at det er mangler ved redegjørelsen, skal rektor be om tilleggsopplysninger før saken oversendes klageinstansen. Ved klage på muntlig - og muntligpraktisk eksamen må skolen også legge ved eksamensoppgaven med vurderingskriterier. I vurderingen av klager på praktisk -, muntlig - og muntlig-praktisk eksamen er det bare de formelle sidene ved forberedelsene og gjennomføringen av eksamen som kan vurderes av klageinstansen (jf. 5-10). Lokalt gitt skriftlig eksamen og sentralt gitt skriftlig eksamen med lokal sensur Skolene skal sende slike klager til fylkesdirektøren som oppretter egne klagenemnder bestående av to faglærere i de aktuelle fagene. Disse skal vurdere om karakteren er urimelig i forhold til eksamensprestasjonen. Finner klagenemnda at karakteren er urimelig, setter klagenemnda ny karakter (jf. 5-9). Eleven/privatisten har 10 dagers klagefrist, jf. 5-5 i forskrift til opplæringsloven. NB! Skolene må ta kopi av alle eksamensbesvarelser fra skriftlig lokalt gitt eksamen og skriftlig sentralt gitt eksamen med lokal sensur før klagene ekspederes til klageinstansen. Dette gjelder for alle klager fra elever, privatister og praksiskandidater. Det har forekommet at eksamenspapirer har forsvunnet i posten. Fylkesdirektøren må ha klagene i hende senest innen 11. august Fylkesdirektøren vil ta telefonisk kontakt med rektor/eksamensansvarlig ved aktuelle skoler med forespørsel om å finne to faglærere ved skolen som kan være klagenemnd i det faget klagen(e) gjelder. Medlemmene av denne klagenemnda skal ikke ha sensurert eksamensbesvarelsen tidligere. Klagenemnder vil bli opprettet rett etter skolestart og klagenemndene må ferdigbehandle klagene innen 10 dager. Erfaringene viser at klagebehandlingen av disse klager fremdeles tar for lang tid. På bakgrunn av dette må klagenemndene ha behandlet klagene innen 10. september Klagenemndene må sende en e-post med utfall av klagebehandlingen til eksamenskontoret senest innen 9. september Dette gjøres ved at klagenemnda skanner inn utfylt forside (utfall av klagebehandlingen med begrunnelse) på det gule skjemaet og legger den ved en e-post til eksamenskontoret@akershus-fk.no. Eksamenskontoret vil deretter videresende e-posten med resultatene til de aktuelle skolene. Med dette vil klagerne kunne få beskjed om utfall av klagebehandlingen før oppmeldingsfrist 15. september 2014 til privatisteksamen.

9 Side 9 av 9 Besvarelsene med utfylt forside skal klagenemndene som vanlig sende tilbake til fylkesdirektøren, som i sin tur vil sende disse tilbake til skolene. I tillegg vil fylkesdirektøren spesielt gjøre oppmerksom på følgende viktige forhold: Skolens ansvar: Skolene skal benytte seg av det gule klageskjemaet. Det må fylles ut hvilke skoler som har vært involvert i sensuren av denne oppgaven (ikke skrive navn på sensorene). Dette vil gjøre det enklere for klageinstansen å nedsette en klagenemnd som skal behandle klagen. NB! Oppgavesettet med vurderingskriterier/sensorveiledninger må være vedlagt klagen. Elevens/privatistens klage skal ikke legges ved eksamensoppgaven. Eksamensoppgaver som inneholder fysiske objekter må pakkes forsvarlig slik at de ikke skades under transport. Eksamensoppgaven med klagenemndas uttalelse sendes tilbake til fylkesdirektørens kontor og ikke til den skolen som klagen kommer fra. Utfylt honorarskjema fra hver av klagenemndas medlemmer (ett skjema for hvert fag) skal sendes til fylkesdirektøren, som sørger for utbetaling av sensorhonorar. Klagenemndas ansvar: Klagenemnda må gi en kort forklarende begrunnelse for hvorfor karakteren blir opprettholdt, hevet eller satt ned. Klagenemndas vedtak må skrives tydelig på det gule arket, da det ikke skrives på nytt i tilbakemeldingen til eleven. NB! Sensorene skal kun undertegne på side 2 på det gule klageskjemaet. Hvert medlem i klagenemnda skal fylle ut et eget honorarskjema for hvert fag som skolen sender tilbake til fylkesdirektøren sammen med eksamensbesvarelsen. Oversitting av klagefristen av klageren Dersom en klage leveres for sent, skal skolen ved rektor først ta stilling til om klagen likevel skal godtas eller ikke. Skolene bør kun godta klager fra elever der det ligger tungtveiende årsaker bak oversitting av klagefristen. Når skolen ikke godtar den for sent innkomne klagen, skal skolen fatte et avvisningsvedtak. Avvisningsvedtaket er et enkeltvedtak og kan påklages av eleven, jf. forvaltningsloven 29. Dette må skolen opplyse eleven og privatisten om. Dersom eleven påklager et avvisningsvedtak skal skolen sende elevens klage på avvisningen og skolens begrunnelse for avvisningen til klageinstansen. Klagenemnda for karakterer vil deretter ta stilling til om elevens årsaker til oversitting har vært tungtveiende nok slik at klagen likevel skal behandles. Faglærer/eksaminator/sensor vil være pålagt å gi en uttalelse dersom klagenemnda likevel godtar elevens eller privatistens grunner for forsinket klage.