Revisjonsskjema for administrasjon av kjøretøy og fotgjengere

Transkript

1 Revisjonen skal begynne med et oppstartmøte hvor revisjonsprosessen blir forklart og hvilke ressurser som trengs for revisorene (se AMS revisjonsforberedelsesdokument) 1.0 Standard for kjøretøy og fotgjengere Dette kapitlet skal gi svar på hvordan fabrikkstedet håndterer risiko i forbindelse med bruk av maskiner og trafikk av kjøretøy og fotgjengere spesielt på plasser hvor kjøretøy og fotgjengere krysser hverandre. Dette dokumentet skal inneholde i hvert fall spørsmål som handler om risikovurdering, trafikkregulering, opplæring, planlagt vedlikehold, overvåking, atskillelse kjøretøy/fotgjengere og 1.1 Er en standard/et program for kjøretøyer og fotgjengere til stede? Hovedsakelig ikke oppfylt: Kravet er ikke implementert. Regler finnes ikke, regler er ikke presentert for interessenter eller ikke håndhevet av størsteparten av sjåfører og fotgjengere. Mindre ikke oppfylt: Kravet finnes og er for det meste implementert og presentert for interessenter selv om eksempler på ikke oppfylt ble funnet. Anbefaling: Kravet er fullstendig implementert. Ingen eksempler på at kravet ikke er oppfylt. 2.0 Risikovurdering Det skal være en prosess for risikovurdering som inkluderer alle forhold i drift og vedlikehold av kjøretøy så vel som gående trafikk. 2.1 Hva er prosessen for vurdering av risiki i forbindelse med kjøretøy/kjøring og fotgjengere? (Dette inkluderer atskillelse mellom kjøretøy og fotgjenger, oppmerking, speil og godt synlig bekledning.) 2.2 Er en handlingsplan utviklet basert på resultater fra risikovurdering? 2.3 Inkluderer risikovurderingen alle typer kjøretøy? 2.4 Er både operatører og vedlikeholdspersonale involvert i risikovurderingen? Hovedsakelig ikke oppfylt: Hvis ikke noe av det ovenstående er gjeldende. Mindre ikke oppfylt: Hvis det meste av det ovenstående er på plass, men det finnes ingen tiltaksplan eller ansatte er ikke involvert i risikovurdering. Observasjon: Hvis tiltaksplaner ikke er på plass. Anbefaling: Hvis risikovurdering er utført for alle kjøretøy med deltakelse av både operatører og vedlikeholdspersonale, sjekklister for førkontroll er basert på vurderingen og at aktiv og oppdatert handlingsplan er på plass.

2 3.0 Trafikkregler Revisorer spør om det finnes trafikkregler og om de er presentert og gjort tilgjengelig for ansatte og eksterne firma. 3.1 Hva er de spesifikke trafikk og driftsreglene? Hovedsakelig ikke oppfylt: Hvis ingenting eller noe av det ovennevnte er på plass, f.eks. trafikkregler er blitt introdusert og 3.2 Hvordan er reglene introdusert og tilgjengelig for ansatte og eksterne firma, men følges ikke synliggjort? konsekvent (av 10 sjåfører observert fulgte 5 ikke trafikkreglene). Mindre ikke oppfylt: Hvis noe av det ovenstående er på plass, 3.3 Hvordan håndheves reglene? f.eks. at trafikkregler er blitt introdusert og er tilgjengelig for ansatte og eksterne firmaer, men følges ikke konsekvent (av 10 sjåfører observert fulgte 2 3 ikke trafikkreglene). Observasjon: Reglene er på plass, er blitt gjort kjent og tilgjengelig for ansatte og eksterne firma, men følges ikke konsekvent (av 10 observerte sjåfører fulgte 1 ikke trafikkreglene). Anbefaling: Trafikkreglene er på plass, er blitt gjort kjent og tilgjengelig for ansatte og eksterne firma. Ingen tilfeller ble funnet av ansatte eller eksterne firma som ikke fulgte reglene. Spesifikke disiplinærhandlinger er på plass når regler blir brutt. 4.0 Setebelter Hva er kravene fra morselskapet eller landet? Hvis det ikke er noen krav fra morselskap eller land om bruk av setebelter i kjøretøy, kan revisorene bare foreslå at å innføre regler for bruk av setebelter vil være et hjelpemiddel til en bedre sikkerhetskultur ved bedriften. 4.1 Kreves det at alle sjåfører og passasjerer har på setebelter i alle kjøretøy til alle tider?

3 5.0 Fartskontroll Dette kapitlet har som formål å se på hvordan fabrikkstedet kontrollere farten på kjøretøyene enten ved å sette mål eller å trene sjåfører eller tekniske løsninger eller begge. 5.1 Er det fartsgrenser og er de kunngjort og forstått av operatører/ansatte? 5.2 Har alle kjøretøyer fartsmåler installert? 5.3 Er alle kjøretøyer installert med fartsreduserende innretning? 5.4 Finnes andre administrative kontroller? Hovedsakelig ikke oppfylt: Regler angående maksimal fart eksisterer ikke eller er ikke presentert for interessenter (av 10 observerte sjåfører kjørte 5 klart fortere enn tillatt hastighet). Mindre ikke oppfylt: Regler angående maksimal fart er på plass og presentert for interessenter, men eksempler på ikke oppfylt ble funnet (av 10 observerte sjåfører kjørte 2 3 fortere enn tillatt). Ingen kontroller er på plass slik som fartsmålere eller fartsreduserende innretning i kjøretøyet. Observasjon: Regler om maksimal fart er på plass og presentert for interessenter, men 1 isolert tilfelle ble funnet hvor en ansatt/i eksternt firma ikke fulgte reglene (av 10 observerte sjåfører kjørte 1 klart fortere enn fartsgrensen). Kjøretøy er utstyrt med fartsmålere, men maksimal fart for kjøretøyet er blitt begrenset der det er mulig. Anbefaling: Regler angående maksimal fart er på plass samt ytterligere ledelseskontroll slik som fartsmåling og handlingsplan hvis ikke oppfylt blir funnet. 6.0 Lys Det bør være et krav til alle kjøretøy at de er utstyrt med minimal belysning slik som et foran, et bak og et roterende blinklys på taket. 6.1 Er det krav til kjørelys? Foran? Bak? Roterende blinklys på tak? Hovedsakelig ikke oppfylt: Det er ingen krav om belysning på kjøretøyene eller kravene er på plass, men ikke oppfylt ble observert (av 10 observerte kjøretøyer møtte 5 ikke minimumskravene for fabrikkstedet). Mindre ikke oppfylt: Krav om belysning på kjøretøyene er på plass og implementert på de fleste områder, men ikke oppfylt ble observert (av 10 observerte kjøretøyer oppfylte 2 3 ikke kravene for fabrikkstedet). Observasjon: Krav om kjøretøybelysning er implementert, men 1 isolert tilfelle av ikke oppfylt ble observert.

4 7.0 Førkontroll Er reglene for førkontroll av kjøretøy tydelige? Inneholder de de viktigste sikkerhetsspørsmålene og følges de av ansatte og eksterne firma? 7.1 Hvor ofte er kjøretøyet kontrollert? Ved hvert bruk? En gang pr. skift? En gang pr. dag? En gang pr. uke? En gang pr. måned? 7.2 Hva blir kontrollert? Sikt gjennom vinduene Setebelter Lys Bremser Styring Ryggealarm Hydraulikk Andre spesielle forhold Hovedsakelig ikke oppfylt: Reglene er på plass eller blir ikke fulgt (av 10 observerte kjøretøy hadde 5 ikke gjennomført førkontroll). Mindre ikke oppfylt: Regler er blitt for det meste implementert, men ikke oppfylt ble funnet (av 10 observerte kjøretøy hadde 2 3 ikke gjennomført førkontroll). Observasjon: Reglene er fullstendig implementert, men 1 isolert tilfelle av ikke oppfylt ble observert. Anbefaling: Reglene er fullstendig implementert og ingen ikkeoppfylt ble observert. Alle viktige sikkerhetsspørsmål er satt opp i sjekklisten for førkontroll. Det er en rutine på plass for å forsikre seg om at alle ikke oppfylt blir behandlet gjennom systemet for reparasjons /arbeidsordre eller kjøretøy blir tatt ut av bruk.

5 8.0 Opplæring Hva er kravene for denne industri eller fra offentlige myndigheter? Hvordan er kravene håndhevet? Spør den ansatte om hans/hennes førekort eller spør formann/leder om å vise deg informasjon om opplæring, kvalifikasjoner og vurdering av noen ansatte som bruker kjøretøy i arbeidet. 8.1 Hvordan er prosessen for å bestemme opplæringsbehov, ajourhold av opplæring, kontroll av ferdighet og medisinsk evaluering? 8.2 Hvem administrerer/registrerer opplæring? 8.3 Hvem gjennomfører opplæring og hvordan er deres ferdighet sikret? Hovedsakelig ikke oppfylt: Ingen krav til kvalifikasjoner eller trening eller kravene har ikke blitt presentert for de det gjelder (av 10 spurte sjåfører var 2 ikke kvalifisert til å bruke kjøretøyet. Mindre ikke oppfylt: Krav om kvalifikasjoner og opplæring finnes, men 1 tilfelle ble funnet hvor en sjåfør ikke hadde den rette kvalifikasjonen eller opplæringen eller opplysninger om dette manglet. Observasjon: Kravene er fullstendig implementert, men 1 isolert tilfelle ble funnet hvor sjåføren ikke hadde mottatt nødvendig opplæring eller lærerens kompetanse var ikke spesifisert. Anbefaling: Kravene er fullstendig implementert og ingen ikkeoppfylt ble observert. Opplæringsplan og prosessen i overensstemmelse med denne er vel definert og presentert. Formann/leder sammen med veileder vurderer jevnlig (ifølge krav fra selskapet) behovet for hver ansatt. Veileders kvalifikasjoner er definert.

6 9.0 Planlagt vedlikehold Er forebyggende vedlikehold definert som en standard? Blir ettersyn/kontroll gjennomført i henhold til tidsplan? Er det krav om ekstern kontroll (for eksempel av myndigheter)? Hvis det er tilfellet, be om en bekreftelse på en kontroll for kjøretøyet. I revisjonen ute i drift om morgenen velg f. eks. 3 kjøretøy og registrer numrene. Om ettermiddag besøkes kjøretøyverkstedet for å skaffe til veie informasjon/data om forebyggende vedlikehold på de samme kjøretøyene. 9.1 Finnes det et forebyggende vedlikeholdsprogram? Hovedsakelig ikke oppfylt: Et krav om forebyggende vedlikehold fra morselskapet eller myndigheter er ikke implementert eller introdusert (av 10 observerte kjøretøyer har 5 ikke vært kontrollert i henhold til tidsplan). Mindre ikke oppfylt: Et krav om forebyggende vedlikehold fra morselskapet eller myndigheter er implementert og introdusert, men ikke oppfylt ble funnet (av 10 observerte kjøretøy hadde 2 3 ikke blitt kontrollert i henhold til tidsplan). Observasjon: Et krav om forebyggende vedlikehold fra morselskapet lk eller myndigheter diht er implementert tog introdusert, t men ikke oppfylt ble funnet og 1 isolert tilfelle av ikke oppfylt ble funnet. Anbefaling: Et krav om forebyggende vedlikehold fra morselskapet eller myndigheter er fullstendig implementert og introdusert og ingen ikke oppfylt ble funnet. Alle kjøretøy er vedlikeholdt i henhold til tidsplan. Operatører kan be om å få vedlikeholdsdata for kjøretøyene de bruker.

7 10.0 Atskillelse Her ser revisorene etter holdepunkt eller bevis for kontinuerlig forbedring, samsvar mellom regler/vedtekter og handling som allerede er utført Er mulige risikomomenter mellom kjøretøy og fotgjengere blitt identifisert (risikovurdering)? 10.2 Er det en handlingplan på plass for disse risikomomentene? 10.3 Er gangveier definert? 10.4 Er det regler for bruk av gangveier og blir de overholdt? Hovedsakelig ikke oppfylt: Ingen risikovurdering er utført (ingen risikomomenter er definert). Mindre ikke oppfylt: Hvis det ovennevnte for det meste er på plass, men ingen handlingsplan er tilgjengelig. Ansatte er ikke skikkelig involvert i risikovurderingsprosessen. Fotgjengere bruker ikke gangbaner og fotgjengeroverganger (av 10 observerte fotgjengere brukte 5 ikke gangbanene/overganger). Observasjon: Dersom handlingsplaner ikke følges og få ikkeoppfylt blir funnet (av 10 observerte fotgjengere brukte 2 3 ikke gangbaner/overganger). Anbefaling: Hvis en risikovurdering er gjennomført (risikomomenter definert) for hele fabrikkområdet med deltakelse fra ansatte/eksterne firma. En aktiv og oppdatert handlingsplan og gjennomføring av tiltak på en ordentlig måte. Rikelig med gangveier med fysiske skiller mellom kjørende og gående trafikk. Alle fotgjengere bruker gangveier/overganger.

8 11.0 Målinger Her ser revisorene etter bevis på lederes kjennskap til om standarder og regler følges og hva de gjør hvis de ikke har det. Hva gjør de for å følge opp dette? 11.1 Er interne revisjoner gjennomført? 11.2 Er det en handlings+b65plan på plass for å avdekte forhold? 11.3 Hvordan kontrollerer førstelinjeledere/gruppeledere/formenn overholdelse av trafikkregler? 11.4 Hva er konsekvensene hvis ansatte ikke overholder regler? Hovedsakelig ikke oppfylt: Hvis ikke noe av det ovennevnte er til stede. Interne revisjoner gjennomføres, men ingen tiltaksplaner utarbeides. Mindre ikke oppfylt: Interne revisjoner er gjennomført og tiltaksplaner blir laget, men førstelinjeledere/direktører gjennomfører ikke jevnlige inspeksjoner i sitt ansvarsområde (samsvarende målinger). Observasjon: Interne revisjoner er gjennomført. Tiltaksplaner blir laget. Førstelinjeledere/ledere gjennomfører jevnlige inspeksjoner i sine ansvarsområder (samsvarende målinger), men det har ingen konsekvenser for de som stadig bryter/ikke følger regler. Anbefaling: Interne revisjoner er gjennomført, tiltaksplaner er laget, førstelinjeledere/ledere gjennomfører jevnlige inspeksjoner i deres ansvarsområde (samsvarende målinger). Dokumentert prosess med en gradvis gang med disiplinærtiltak er på plass dersom regler brytes Revisjon 12.1 Hvilken revisjonsfrekvens har standarden/programmet? Mulig kontrollhandlinger: Kontroller siste revisjonsdato på alle relevante dokumenter. Hovedsakelig ikke oppfylt: Program er ikke revidert på mange år. Ingen klausul for revisjon i programmet. Mindre ikke oppfylt: Revisjoner er gjennomført, men flere dokumenter viste at revisjon ikke var gjennomført i henhold til tidsplan. Observasjon: Revisjon utført, men enkelte dokumenter viste at revisjon ikke var gjennomført i henhold til tidsplan. Anbefaling: Revisjon av alle dokumenter var utført på en ordenlig måte.