SmartStore_Kredittsalg-rutiner_og_logikk

Transkript

1 SmartStore_Kredittsalg-rutiner_og_logikk SmartStore Kredittsalg rutiner og logikk Ordreregistrering og fakturering OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 2.7 Lagt til info. om fritekst pr. linje HamMir 2.8 Lagt info. om funksjonen <Bytt butikk> HamMir 2.9 Lagt info. om utskrift av arbeidsordre HamMir 3.0 Lagt til info. om knappen <Scanning-av/på HamMir 4.0 Revidert og lagt til info. om kreditere kundeordre HamMir 4.1 Lagt info. om endre ordretype og KID på ordre HamMir 4.2 Lagt info. om epost-samtykke og oppdatert bilder HamMir 4.3 Lagt info. om tekst på følgeseddel HamMir 4.4 Lagt info. om prosjekt fra OF HamMir 4.5 Lagt til info. om ordrebekreftelse på mail til flere HamMir 4.6 Lagt til info. om utlegg av plukkliste til Excel HamMir

2 4.7 Revidert og oppdatert bilder HamMir 4.8 Oppdaterte info. vedr. leveringsadresse HamMir 4.9 Lagt til info. vedr. <Mine utvalg> og parameter i BD HamMir 5.0 Lagt til info. om ny OF HamMir 5.1 Lagt til info. om mobilnr i plukkliste HamMir 5.2 Lagt til info. om sortiment feltet i OF HamMir 5.3 Oppdatert dok for Speditør RW TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Nr. Navn på dokumentet 1 SmartStore _Kundebestillinger 2 SmartStore _Vareregister_BD00 3 SmartStore _Leverandørbestillinger h1.innholdsfortegnelse OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Forord Ordreregistrering fra SmartStore (OF14) Kundeoppslag fra ordre-hode, styringsinformasjon og viktige elementer Kundenummer i SmartStore Registrering av varelinjer (beskrivelse av felt og valg <knapper>) Oppdatere ordren og skrive ut følgeseddel Kreditering (retur) av faktura på en kundeordre/kredittsalg Inneliggende følgesedler (OF10) Valgfri fast tekst i følgeseddel Utskrift av fakturaer (OF20) Gjenta fakturautskrift (CS40) Ordrejournal (OF25) Sette ordre-dato til dagens dato Forord

3 Kredittsalg kan initieres fra mange områder i SmartStore butikkdata, nedenstående skisse gir en oversikt over de forskjellige variantene. Beskrivelsen under vil være relatert til ordreregistrering i programmet <Kundeordre (OF14)> og videre behandling til fakturering. Alle innkomne ordre (uansett kilde ref. skissen over) havner i «inneliggende følgesedler (OF10)» slik at videre behandling til fakturering blir også beskrevet selv om ordren ble dannet fra Silent Touch kassen, egen webshop eller SmartStore-Appen. Ordreregistrering fra SmartStore (OF14)

4 Programmet <Kundeordre (OF14)> finner du under hovedmenyen <Kunder> og herunder <Ordre>. Det første bildet du møter opp er avhengig av om det finnes inneliggende ordre i OF14 eller ikke. Dersom det finnes inneliggende kundeordre i OF14 møter du følgende bilde: MERK! Alle kolonner i inngangsbildet i kundeordre register (OF14) er sorterbare (opp og ned). Du kan f.eks. sortere følgesedler på dato (nyeste/eldste). Beskrivelse av knapper i inngangsbilde Mine utvalg denne funksjonen brukes til å redusere visning av ordre for butikk og ordretype pr. bruker Du trykker på knappen <Mine utvalg> og får opp følgende bilde:

5 Du angir butikknr og ordretype i de respektive feltene før du trykker <OK> Søket henter da alle ordretype for den respektive butikken som ordretype <7> og butikk <310> i eksempelet nedenfor: Systemet husker dine utvalg til neste gang (kun for din bruker) Du kan blanke ut feltene og trykke <OK> for å nullstille utvalget ditt Ordre til kasse Her vil du finne alle ordre som er hentet fra kassen hvor man ikke har gjennomført betaling Plukkliste Denne knappen gir deg mulighet til å skrive ut ALLE plukklister i OF14 unntatt kreditordre og plukklister som er skrevet ut tidligere. De 10 siste listene legges til arkiv og kan hentes opp for reprint. (Forutsatt at ordrene fremdeles finnes). Når du skrive ut plukklister, kommer plukklister ut som EN PDF, ikke en for hver ordre. Du kan også få rapporten til Excel dersom du velger skriver <Excel> skriver i feltet <Skriver>. Plukklister kan ikke skrives ut dersom antall levert i ordren ikke er angitt. MERK! Du kan fra feltet <Type> sortere utskriften basert på Varenavn1 og Varenavn2 i tillegg til alle andre valg. Dette kan du også gjøre fra varelinjenivå ved å trykke på knappen <Plukkliste>. Funksjonen <Excel samlet> lister ut alle varer i plukklister til Excel. Den legger ut de varene som IKKE er plukket før, dvs. plukk-kolonnen i OF14 er blank. Det er kun hovedvaren til består-av-varer som legges ut til Excel. Forskjellen mellom <Excel-samlet> og Excel-skriver (9 i feltet <Skriver>) er at <Excel samlet> legger ut alle ordrene. Eksempel:

6 Eksempel på plukkliste i PDF: Kundens mobilnummer skrives ut i plukkliste - se bildet nedenfor: Søk du bruker knappen til å søke opp kundeordre Ny denne knappen brukes til å opprette ny kundeordre Dersom det ikke ligger kundeordre i OF14, får du ordrehode opp når du åpner OF14.

7 Kundeoppslag fra ordre-hode, styringsinformasjon og viktige elementer For å registrere kredittsalg/kundeordre i OF14, fyller du først kundeinfo. i ordrehode. Du gjør et oppslag i kunderegister (BD60) med kundenavn eller kundenr for å hente den aktuelle kunden du ønsker. Du angir kundenavn i feltet <Kundesøk> eller skriver kundenr. i feltet <Nr> Du trykker deretter på Enter tasten, og da bli kunden hentet Mobil-tlf Er linken mot kundelojalitetsprogrammer, og er et fremtidig søkefelt på kassene. Referanse Viktige elementer:

8 Feltet kan benyttes som fri referanse som kommer frem på faktura, eller som styrings- og kontroll for de personer /kontakter som har lov til å handle for den aktuelle kunde/ bedrift. Klikk på forstørrelsesglasset /<F5> tasten fra feltet <Referanse> gir deg muligheten til å hente innkjøpere/kontakter hos kunden. Feltet vedlikeholdes fra kundekortet i BD60, og i ordrebildet kan du også vedlikeholde, endre og henter kontakter. MERK! Ved henting av kunde kontakt/innkjøper, vil leveringsadressen endre seg til leveringsadressen til kontakten, dersom det ligger en adresse på kunde kontakten. Denne funksjonen finnes også i programmene OF10 og BIM18, samt OF14S. Lev-måte For informasjon om hvordan du styrer leveransen, brukes aktivt for butikker som har flere alternative leveringsmuligheter. Ordre-type Feltet kan aktivt benyttes for å dele inn samt informere om ordrens opprinnelse, kan f.eks. brukes til å inndele faktureringsrutinen (OF20P).

9 G= Gjennomsyn gir muligheter for linjeredigering før godkjenning, fakturering I=Internett, ordren har kommet Webshop K=Kreditordre, snur fortegn på hver varelinje Valgfritt bruk av type for f.eks. å fakturere på spesielle tidspunkter. Fakturatype Du kan også velge om dette skal være en ordinær faktura, kontantfaktura, oppkrav osv. 1. Valget <Enkelt faktura> har endret navn til <Faktura pr. følgeseddel>. Faktura pr. følgeseddel betyr du kan kjøre en og en faktura pr. følgeseddel innen samme ordre. 1. Valget <Faktura pr. ordre> betyr at du kan kjøre en samlet faktura på alle følgesedler innenfor en ordre. (En faktura pr ordre). Melding Hvilke meldingstyper som skal sendes din kunde ved mottak av varen Beskjed

10 (Ved valg av SMS eller E-post) viser forhåndsregistrerte meldinger. MERK! Sendte SMS/E-post varsling kvitteres på følgeseddel og programmet OF14S med <SMS=J> og <Dato for sendt SMS> for både kundeordre med kundenr (kredittfølgeseddel) og kundeordre kundenr 0 (kontantfølgeseddel) ved mottak i BIM20. Prosjekt opprette nye prosjekter og vedlikeholde eksisterende. Du kan fra feltet <Prosjekt> søke på kundeprosjekter. Du kan også Klikk og hent Denne check-boksen avhukes automatisk når nettordre er oppdatert i SmartStore. Det kreves at nettordren er klikk og hent ordre og bruker XML-format som støtter klikk og hent ordre. Du kan også avhuke check-boksen manuelt. Knapper og funksjoner i order-hode Slette

11 Sletter eksisterende ordre fra OF14 (Må brukes med forsiktighet) Fritekst Benyttes til å legge til fritekst/tilleggsinformasjon på en ordre som vises på faktura. Varelinje Tar deg til registreringsbildet, hvor du kan registrere varelinjer på ordren Kundekortet Knappen tar deg til kundekortet Kundeinfo Du kan ved hjelp av denne knappen se eller legge til fritekst/kundeinfo. på en kunde. Det skal være unødvendig å trykke på knappen for å se om det faktisk ligger info. bak, derfor vises knappens tekst i rødt dersom kundeinfo. finnes. Epost på ordren Benyttes til å legge inn epost som skal benyttes ifm. kundekontakt. Ved varemottak i BIM20 sjekkes det og benyttes denne e-posten istedetfor kundens e- post om det er registrert e-post på ordre (type 0 i epost). Kundesamtykke Check-boksen <Samtykker> avhukes dersom kunden har godkjent bruk av sin e-post for markedsføringsformål. Ref. GDPR. EHF-Tillegg Denne knappen brukes ifm. EHF og evt. tillegg på EHF på ordrenivå. Konferer egen dokumentasjon omkring dette. Kundeholdt lager Knappen tar deg til programmet <Kundeholdt lager (OF10U)> Kredit fra bong Denne knappen brukes ifm. retur av kassebonger Kredit fra faktura Denne knappen brukes ifm. retur av kundebestillinger og kreditordre. Du fyller inn kundeinfo. først også henter du fakturaen du skal kreditere. Bytt kundenr

12 Hvis det er dannet en ordre på feil kundenummer, kan du overstyre og legge inn ny kundenr på en eksisterende kundeordre. Oppslag på kunde gjøres fra feltet <Søk på kunde>. Kundeinfo. legger seg under rammet <Kundeinformasjon> i bildet nedenfor. Kundeinfo. på høyre delen av rammet er fra ordre i (OF14), mens venstre siden er fra kundekortet i programmet Kunderegister (BD60). Du har mulighet til å etablere et nytt kundenr. med knappen <Nytt kundenr>. MERK! Endring av kundeinfo./ kundenr. her oppdatere Kunderegister (BD60) dersom du velger overskrive kundeinfo. Bytt Butikk

13 Hvis det er dannet en ordre på feil butikk, kan du ved "Bytt butikk" endre til nytt butikknummer på en eksisterende kundeordre. Denne funksjonen fjerner hekting mot leverandørbestillinger, og opphever reservasjoner på den butikken ordren opprinnelige ble dannet, og ordren flyttes til angitt butikk. Feltet <Levert> på ordren frigjøres/nullstilles på "til butikk" og beholdningen påvirkes derfor ikke. MERK! Funksjonen <Bytt Butikk> må brukes med forsiktighet, fordi du påvirker tilgjengelig beholdning på "fra butikk" når du benytter funksjonen. Det er lagt inn kontroll på brukernivå i forhold til <Butikk> og <Region>. Brukere som kun har tilgang til en butikk, får ikke lov til å bruke funksjonen. For brukere med begrenset tilgang til en region, er det kun mulig å bytte butikk innen regionen brukeren er tilknyttet. Kundens status

14 knappene fra kundeordre-hode. Du kan sjekke status på reserverte varer, bestilte varer og kundereskontro/saldo ved å trykke på pil- Pil-knappene åpner et utdypningsbilde som viser oversikt over status på ovennevnte. Reserverte varer: Bestilte varer: Reskontro: Ordreinformasjon /Endre ordreinformasjon

15 Feltene under ordreinformasjon er knyttet til transport og speditører. Feltene blir oppdatert fra weben, men kan også bli vedlikeholdt direkte fra dette bildet ved å benytte knappen <Endre ordreinformasjon>. Isåfall må verdiene være gyldige. Dersom du har netthandel knyttet til smartstore kan man få verdiene fra netthandel i disse feltene. Du kan sette opp standard verdier fra oppsettet dersom en vare er klikk og hent så er det naturlig at ordren inneholder «hentes» i feltet transportør og transportprodukt, men i feltet hentested trenger man ikke noen informasjon Er det en ordre som skal sendes via transportør må feltene transportør, transportprodukt og hentested være satt opp. Sum vekt kommer fra varekortet dersom vekt benyttes, Alle varene i ordren blir da summert opp. Dersom en eller flere linjer ikke inneholder vekt, så vekt på fraktseddel settes til 1kg uavhengig av hva resten av varene veier. Antall kolli benyttes for antall etiketter som skrives ut dersom man har integrert med speditør løsninger. (OF10 kan man skrive ut etiketter på nytt dersom løsningen er satt opp mot speditør) Det vil så bli skrevet ut en eller flere transportetiketter ut i fra hvor mange kolli det er definert at ordren inneholder. Kommer det melding om "SenderId" mangler, så betyr det at oppsett for denne butikken ikke er satt opp (BD88 og BD80). Eks på feilmelding Linje 1: Melding som kommer fra Smartstore Linje 2: Tilbakemelding fra Logistra. I dette tilfellet at kolli er på over 35 kg

16 Ordreinfo er gått over, så videre behandling gjøres da i Logistra. Når alt er gått OK med kommunikasjon med Logistra, så kommer det opp valg av printer. Velg da enten å skrive ut på egen printer, eller velg PDF. Denne kan du også skrive ut på nytt i OF10 ved å velge ordren og klikke på valget "Logistra-etikett" Feil på sending til Logistra Dersom man får en tilbakemelding lik den under, så er ordre IKKE gått over til Logistra.

17 I slike tilfeller så må butikken gjøre en av følgende Opprettet fraktbrev manuelt i Logistra og skrive ut på nytt derfra Slette ordre i OF10 og opprette ordre på nytt WEB-ordre Her vises web-ordre informasjon som: Kundens ordre kundens ID-nr. F.eks. bedrifter med flere avdelinger som har hver sitt kundeordrenummer/referansenummer Betalingsreferanse Referanse til betaling Betalt sum Summen som er betalt av kunde Betalingstype Betalingstype som f.eks. Klarna OrdreId fra web har web-ordren en annen ID/nr. vises det her Kundekommentarer Dette blir oppdatert ved ordreimport fra netthandel og feltet <KOMMENTARER>. Dette er kundens egne kommentarer. De kan oppgi inntil 2 linjer og 74 tegn. MERK! Informasjon som oppdaterer WEB-ordre feltene i OF14, kommer fra nettbutikken med det nye formatet som vi jobber med. Derfor er denne funksjonen ikke i bruk enda. Kundenummer i SmartStore

18 Det er et fleksibelt opplegg for kundenummer i SmartStore, her gis beskrivelse av mulighetene. Kundenummer - «Funksjonalitet» 1. I bruk for kontantkunde som skal komme inn i butikken og hente varen når den kommer. (Brukes i forbindelse med kundebestilling. 1 9 Reservert til bruk for «diverse kunder», i SmartStore. Disse kan benyttes med full oppfølgingsmulighet fra regnskapet også med hensyn til purring, hvor den registrerte kundeinformasjon blir med videre. (Hvis du benytter overføring til ekstern regnskapsfører, kan du ikke påregne at denne funksjon støttes, da må disse kundenummer ikke benyttes. 10 Systemopprettet kunde og fungerer som systemets «sikkerhetsventil» slik at ikke feilregistreringer skal forsvinne. (Blir opprettet med alfasøk CS50). Dette kundenummeret skal ikke benyttes. 11 «Spesialkunde» som brukes som bestillingskunde for eget lager, dvs. at en bestilling følger vanlige bestillingsrutiner, men blir kun oppdatert som lagerbeholdning ved varemottak Frie kundenummer og kan benyttes ved kreditt og kontantkunder. Full registrering og statistikk. Det er lurt hvis du benytter ekstern regnskapsfører, å samkjøre nummerserien med din regnskapsfører. Leverings- og faktura adresse feltene. Du kan ved ordreregistrering, fritt legge inn en leveringsadresse, mens en fakturaadresse følger det som er registrert på kunden i kunderegisteret (BD60). MERK! Leveringsadressen vil endre seg dersom du fra feltet <Referanse> henter en kunde kontakt. Konferer eget avsnitt omkring dette ovenfor. Husk at fra feltet <Postadr> kan du søke etter postnummer og sted i postnummertabellen (CS35). Postnummerfeltet i leveringsadresse er laget, slik at postnummer her også kontrolleres mot postnummertabellen (CS35). Du kan nå registrere kontaktinfo. /kontaktperson under leveringsadresse. Leveringsadresse vil stå i ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura.

19 Registrering av varelinjer (beskrivelse av felt og valg <knapper>) Når kundeinfo. er registret /hentet i ordrehode, går du til registrering av varelinjer. Trykk på knappen <Varelinjer> i ordrehode for å gå til registrering av varelinjer se bildet nedenfor: VIKTIG: Du må også trykke på varelinjer dersom du kun har gjort endringer på ordrehode, som du ønsker å lagre Du søker opp varer ved å skrive/skanne varenummer, eller skrive varenavn i feltet <Varebeskrivelse> Beskrivelse av viktige felt i registreringsbilde: Antall - Levert Det er en meget viktig detalj å huske når du kommer til varelinjeregistreringen, bruken av feltene Feltet antall benyttes til å registrere hva din kunde vil ha, mens feltet levert avgjør om du kan levere fra lager i din butikk, eller om du skal sende denne ordrelinjen til bestillingssystemet (BIM18/BIM20). Pris Her kan du legge inn ønsket pris. Dersom du ønsker å legge inn en ny pris når du har hentet opp ordre kasseprogrammet (Silent Touch), så kan du ikke overstyre pris, men du må legge inn en rabatt i kr eller %. Overstyrer man prisen er det grunnprisen som kommer på kreditkunden i Smartstore, når ordre kommer tilbake dit. Rabatt Du legger inn en hvilken som helst rabatt for varelinjen og den følger med videre i systemet. Unntak fra hovedregelen om at overstyrt og rabattert pris blir med videre: Dersom en vare som er satt i bestilling blir prisjustert før varen ankommer, vil systemet endre prisen som er registrert, med mindre du har satt et kryss i feltet for avtalt (pris) Det foretas alltid en kontroll av prisen ved oppdatering som sikrer at kunden får den beste prisen av for eksempel en kampanjepris og prisen i varekortet

20 MERK! Feltet <Sortiment> viser sortiment-koden som er registrert på varen i <Vareregister (BD00)>. Informasjonsmuligheter i registreringsbildet varelinje De mange informasjons- og oppslagsmuligheter som ligger i vareregistreringsbildet fremkommer av knapper nederst i skjermbildet og knapper under <Valg> til høyre siden av bildet. Velg først varen du vil ha tilleggsinformasjon på, slik at varen ligger aktiv i feltet øverst. Det som er nytt blant de knappen er: Endre tekst Du kan overstyre og legge inn ny varetekst du blir enig med din kunde om. Noen ganger kan kunden be om å endre navnet på en artikkel som f.eks. fra. «brevordner» til kontorrekvisita. Ordreanalyse Denne knappen åpner et nytt vindu som gir informasjon om antall varer, salgspris, rabatter, bruttofortjeneste (BF) i %, og BF i kroner på linjenivå i tillegg til for hele ordren. Arbeidsordre

21 Du kan fra knappen <Arbeidsordre> skrive ut en rapport hvor du kan velge å medta varer med minuslinjer Fritekst

22 Denne knappen brukes til å legge inn tilleggsinformasjon/fritekst pr varelinje. Du må først velge varelinjen slik at varen ligger aktiv før du klikker på knappen <Fritekst>. Fritekst pr varelinjen vises på utskrift av <Ordrebekreftelse>, <Følgeseddel> og <Faktura>. Den kan også vises på <Plukkliste> dersom du angir <J=ja> i feltet <Fritekst> ved utskrift. Scanning-av/på Denne knappen kan slås av og på slik at en kan skanne inn varelinjer eller frisøk i feltet <Varebeskrivelse>. Dersom skanning er på, legges det automatisk 1 i <Antall> og 1 i <Levert> ved skanning av varer for så å hoppe til neste linje, for neste skanning. Ordrebekreftelse

23 Denne knappen gir deg mulighet til å skrive ut/sende ordrebekreftelse på mail. For å sende ordrebekreftelsen på mail, skriver du <M=mail> i feltet <Skriver> og trykker Enter-tasten. I neste bilde du får opp, foreslåes epostadresse(r) til kunden. Ved å trykke på knappen <OK> sendes ordrebekreftelsen til alle mottakere (epostadresser). Oppdatere ordren og skrive ut følgeseddel Når du er ferdig med å registrere varelinjer og ordren skal oppdateres: Velg knappen <OK> i registreringsbilde og kommer til valg for type utskrift

24 hentes i kassen er det viktig at man ikke oppdaterer, Kassen vil da ikke finne ordren NB! Er det klikk og hent ordre som skal Valg <Følgeseddel> fra bildet ovenfor og trykk på knappen <Oppdater ordren> - da får du opp følgende bilde: Utskrift av følgeseddel og ordren legges til <Inneliggende følgesedler (OF10)> i påvente av fakturering. Dersom du ønsker å skrive ut faktura, velger du <Faktura> fra bildet <Velg type utskrift før oppdatering>.

25 Utskrift av faktura: Valget «Ignorer status S» er aktuell hvis du vil kjøre faktura uten at du har skrevet ut en følgeseddel i forkant. Hvis du bekrefter med J på kjøres i dette bildet, vil det skrives ut faktura på den ene ordren du holder på med. MERK! Hvis fakturatypen på kunden i kunderegister (BD60) er satt til H=EHF, får du huket av boksen <Papirfaktura> for å få ut fakturaen på papir i tillegg til ovennevnte.

26 Logistra - transportetikett Er det angitt transportinfo på ordren vil det også være mulig å skrive ut transportetikett som kan klistres på sendingen. Velg mellom etikettskriver eller PDF. Disse kan også skrives ut på nytt fra OF10 Dersom det av en eller grunn skulle feile og man får en feilmelding lik den under, så vil det ikke være mulig å skrive ut etikett på nytt fra OF10. Da må denne hentes hos Logistra Kreditering (retur) av faktura på en kundeordre/kredittsalg Dersom du har en faktura som skal krediteres, gjøres dette fra samme programmet <Kundeordre (OF14)>. Åpen OF14 og trykk på knappen <Ny>, da får du følgende bilde:

27 Fra bilde ovenfor hent inn den aktuelle kunden Trykk deretter på knappen <Dann kreditordre>, du får opp følgende bilde Du angir fakturanummeret det gjelder i feltet <Fakturanummer> og trykker på <OK>. Da går du rett inn i vareregistreringsbilde, og varelinjer blir hentet automatisk med minustegn foran <Antall> og <Levert> - se bildet nedenfor:

28 Det eneste du gjør i bildet ovenfor er å trykke på knappen <OK> for å gå videre til neste bilde

29 <Oppdater ordre> Fra bildet over velger du <Faktura> og trykker du på knappen Du bekrefter utskrift av faktura og trykker <OK>, og da får du en kreditnota på ordren.

30 KID-nummer på ordre Nå har du mulighet til å legge på KID-nr. på ordrebekreftelse. Når du lager kundeordre kan du benytte KID via bank eller via kundeinnbetaling i kassen med KID for å avstemme utestående beløp før du skriver ut faktura. Funksjonen er parameterstyrt og du finner parameteren i programmet <Funksjonsparametre (RE810)>. Parameteren <Ordrebekreftelse med KID> må være valgt for at du skal få KID på ordrebekreftelse. Innbetalingen registreres i programmet <Oppdatering av OCR-innbetalinger (RE34)> og oppdaterer kundens reskontro. Inneliggende følgesedler (OF10) Ordre som er oppdatert fra ordreregistrering (OF14) havner i OF10 og blir liggende der til det blir fakturert. I utgangspunktet skal man ikke endre på ordre som ligger her, men heller føre en kreditnota eller tilleggsordre hvis en kunde ønsker å endre en allerede registrert følgeseddel.

31 Første bildet i OF10 ser slik ut: MERK! Alle kolonner i inngangsbildet i OF10 er sorterbare (opp og ned). Du kan f.eks. sortere følgesedler på dato (nyeste/eldeste). Dersom det finnes flere enn 500 ordre/følgesedler i OF10, vises kun en "søk" boks når du kommer inn. Det er altså kontroll ved åpning av OF10 på hvor mange bilag som ligger der. Følgesedlene vises med tilhørende informasjon i listen: Ordrenummer: Ordrenummeret fra OF14/BIM18 Følgeseddel: Følgeseddelnummer i OF10

32 Dato: Dato for følgeseddel dannet (ordren kan være eldre) Referanse: Referanse fra OF14 Verdi: Summen av utsalgsprisen på varelinjer i følgeseddelen Status: S her viser at det er skrivet ut følgeseddel, og klart til fakturering. Ordretype: Ordretype, dette kan for eksempel bruker til avgrensning ved kjøring av fakturaer (OF20) F-Type: fakturatype P=postgiro, B=bankgiro, M=Mail, E=E2B, H=EHF ellers blank (ref fakturafeltet på kundekortet (BD60) Du kan søke opp følgesedler på feltene under: I feltet <Finn følgesedler som inneholder angitt vare> kan du søke opp etter følgesedler med varenummer. Du vil da få opp alle følgesedler som inneholder denne varen. MERK! Det er lagt muligheter for styring av markøren i søkefeltene. Det er satt opp et parameter <Søkenr i OF10/OF14> i BD80 som viser hvor markøren skal starte i søkefeltet. Tallet i denne parameter bestemmer hvor markøren skal stille seg i søkebildet i OF14 og OF10.

33 som er leveringsadresse og fakturaadresse på ordren. Fra ordrehode kan du se hva Du kan fra dette bildet endre leveringsadresse, endre dato, ordretype og legge til eller endre prosjekt på ordren. følgeseddel-hode: Du kan vedlikeholde prosjekter fra bildet nedenfor som initieres fra

34 <Varelinjer> får du sett varelinjer på ordren/følgeseddelen. Ved å trykke på knappen Du kan fra dette bildet skrive ut følgeseddelen, finn faktura eller danne faktura, dersom den er ikke dannet fra før. Du har en rekke andre funksjoner som du kan benytte under rammet <Valg> i tillegg til knapper nederst i bildet. Endre ordretype Du kan bruke denne funksjonen til å masse endre ordretype på flere inneliggende ordre/følgesedler ved å lese inn en csv. fil med følgeseddelnr. Fra bildet nedenfor, importerer du importfilen som bare inneholder følgeseddelnr. Du velger ordretypen du ønsker fra dropdown feltet <Ordretype> før du trykker <OK>.

35 Valgfri fast tekst i følgeseddel Når filen er lest inn, får du kvittering på antall oppdaterte følgesedler.

36 Du kan fra programmet <Vedlikehold av butikker (BD88)> skrive en fast fritekst i feltet <Følgeseddeltekst> pr butikk. Teksten vises i følgeseddelen som følger med varer. Utskrift av fakturaer (OF20) OF20 skriver ut alle fakturaer på ordre som ligger som følgesedler i OF10. Her kan man skrive ut faktura på en ordre, på en kunde eller alle. Kan også brukes til for eksempel kjøring pr ordretype. (se forklaring ordretyper over). Fakturaene dannes pr F-Type (faktura-type), og det styres på kundekortet hvilken fakturatype som benyttes for kunden. P=postgiro (lite brukt i dag), B=bankgiro: vanlig utskrift til.pdf eller skriver som så sendes kunden. M=Mail: Fakturaen sendes pr mail til kundens e-post fra kundekortet. E=E2B: fakturaen sendes på format for E2B til kunde.

37 format til kunde H=EHF: Faktura sendes på EHF- Beskrivelse av felter, knapper og funksjoner Basis-felt basis felter fylles automatisk ut av systemet, men kan overstyres Skriver PDF skriver (8) Fakturadato programmet foreslår dagens dato, men du kan endret det til ønsket fakturadato Måned programmet foreslår nåværende måned. Kan endres År Programmet foreslår nåværende år. Kan endres For EN kunde disse feltene brukes når du skal danne faktura for en kunde

38 Ordre her angir du ordrenummeret det skal dannes faktura for. Ved å angi ordrenummer, fylles kundenummeret automatisk i <Kundenr> feltet. Kundenr her angir du kundenummeret det skal dannes faktura for. Ved å bare angi kundenummer uten å fylle ordre og følgeseddelfelt kan du kjøre samlefaktura for en kunde. Her er forutsetningen at det ikke ligger følgesedler på kunden med fakturatype <Faktura pr. følgeseddel>/tidligere <Enkel faktura>. Denne statusen kan du endret i OF10. Følgeseddel dersom ønsker å kjøre enkel faktura på en følgeseddel, angir du følgeseddelnummeret her, samt kundenummer i feltet over. Utvalg her har du mulighet til å kjøre faktura basert på en del utvalgskriterier som beskrives nedenfor: Bransje her kan du avgrense faktura produksjonen til en enkelt bransje ved å oppgi denne. Ref. feltet <Bransje> på kundekortet i <Vareregister (BD60)>. Ordretype du kan avgrense faktura produksjon basert på ordretype. Ref. feltet <Ordretype> i OF14 hode. Du kan ved å trykke på forstørrelsesglasset hente oversikt over fakturatyper registrert for ditt firma. Betalingstype dette feltet gir deg mulighet til å kjøre fakturaer avgrenset på betalingstype Du kan f.eks. kjøre faktura på alle ordre som. er forhåndsbetalt med Vipps eller Klarna på nettet.

39 MERK! Dette valget avhenger av netthandel integrasjon og oppsett av betalingstyper. Butikk dette valget gir deg mulighet til å avgrense fakturaer på en butikk ved å oppgi butikknummeret i dette feltet. MERK! Butikknummer må angis dersom du har parameteren <Fakturering=2> i <Vedlikehold av butikker (BD88)>. Tillegg her har du to check-bokser som beskrives under: Ignorer status=s ved anmerkning her vil det også ble dannet fakturaer på inneliggende ordre hvor det ikke er skrevet ut en følgeseddel. Papir faktura EHF Hukes av hvis man ønsker papirfaktura i stedet for mail eller EHF (For angitt kundenr.) Knapper nedenfor beskrives knapper i OF20: vises på alle fakturaer som skrives ut: Rediger fritekst valget gir deg mulighet til å legge fritekst, som da vil MERK! Legger du inn fritekst blir den teksten gjeldene for alle fakturaer, inntil du du aktivt fjerner friteksten. Flere utvalg Valget gir deg mulighet til ytterligere avgrening dersom det er ønskelig:

40 Da vil kun fakturaer tilhørende den avgrensningen som legges inn her blir dannet. Gjenta fakturautskrift (CS40) Ved behov for en ny utskrift av faktura kan dette gjøres i CS40. Her velger du utplukk på dato/kundenummer osv (se bildet under), og kan få en utskrift av ønsket faktura. Her kan man også sende fakturaen på nytt på e-post til kunden hvis aktuelt.

41 Ordrejournal (OF25) For oversikt over de ordrene som ligger i OF10 kan man skrive ut en ordrejournal (OF25) Her kan man velge utplukk etter behov: følgende: Og utskriften vise

42 Det gir muligheten til å se verdien av alle inneliggende ordre, som venter på å bli fakturert ut. Hvis ønskelig kan det gjøres utvalg kun på et kundenr, eller en ordretype osv. Avhengig av egen bruk og behov. Sette ordre-dato til dagens dato Det er laget en ny parameter i programmet <Parametre (BD80)> og herunder <System-parametre> for å sette ordredato i OF14 til dagens dato ved oppdatering. Huk av dersom oppdatering i OF14 skal sette ordredato = dagens dato før oppdatering skjer. Normalt er denne parameteren inaktiv for alle kunder. Hvis parameteren er aktiv vil ordre datoen endre seg til dagens dato etter at du har oppdatert ordren i OF14. MERK! Det er viktig å skille mellom ordre dato og faktura- og følgeseddel-dato. Selv om du velger å IKKE bruke dagens dato for ordrene (inaktiv parameter) vil det alltid stå dagens dato på følgeseddel og faktura. Dersom du velger å kjøre ordren med dagens dato, kan du se denne i programmet <Ordre-historikk (OF14S)>.