Konkurransegrunnlag transport av elever

Transkript

1

2 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov og omfang Kort beskrivelse 1.3 Omfang og kontraktsverdi 1.4 Avtaleperiode 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget 1.6 Kontrakt 2 Konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyre 2.2 Vedståelsesfrist 2.3 Foreløpig fremdriftsplan 2.4 Utlysning 2.5 Innlevering av tilbudet 2.6 Krav til tilbudet 2.7 Alternative tilbud 2.8 Kvalifikasjonskrav 2.9 Tildelingskriterier 2.10 Språk 2.11 Tilleggsopplysninger 2.12 Åpning 2.13 Behandling av tilbud 2.14 Forhold til offentlighetsloven 2.15 Tilbyders forbehold 3 Kvalifikasjonskrav 4 Behov og kravspesifikasjon 5 Tildelingskriterier 5.1 Pris 6 Kontraktsbestemmelser 6.1 Samarbeidsplikt 6.2 Dokumentrang 6.3 Endring, tillegg m. v. 6.4 Prisjustering 6.5 Fakturerings og betalingsbetingelser 6.6 Lønns og arbeidsvilkår 6.7 Mislighold 6.8 Tvister Table of contents

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver Gjesdal kommune, heretter kalt oppdragsgiver ligger irogaland og har i overkant av innbyggere.informasjon om Oppdragsgiver finnes på: Beskrivelse av oppdragsgivers behov og omfang Kort beskrivelse Konkurransen gjelder i hovedsak transport av elever til bading fra Dirdal skole til Oltedal skole i høst/vinterhalvåret. Andre sporadiske oppdrag kan også forekomme, men i begrenset omfang. 1.3 Omfang og kontraktsverdi Avtalens verdi er på bakgrunn av historiske tall og antatt aktivitet fremover, estimert til mellom norske kroner eks. mva. fordelt over 4 år. Beløpene er veiledende og skal ikke medføre noen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for tilbyder. 1.4 Avtaleperiode Avtale med tre 3 års varighet fra kontraktsinngåelsestidspunktet. Antatt oppstartsdato er Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med 1 år på samme vilkår. Benyttelse av opsjon skal skje ved skriftlig henvendelse fra oppdragsgiver senest 3 måneder før avtalen utløper. Kommunestrukturen kan endrer seg i løpet av avtaleperioden og Gjesdal kommune kan blir slått sammen med andre kommuner. Dersom dette skjer gjøres følgende endringsklausul gjeldende: Oppdragsgiver kan avslutte avtalen tidligere enn avtaleperioden som følge av endringer i kommunestrukturen. Det kan bli endringer eks. endringer av organisasjonsnummer. Dette skal ikke påvirke avtalen. 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: (1) Name Change date Description 9/5/2017 8:47 AM 1.6 Kontrakt Kontrakt inngår i konkurransegrunnlaget under pkt. 6 Kontraktsbestemmelser. Bindende avtale er sluttet når avtaledokumentene er signert av begge parter. Kontrakten har følgende bilag: Konkurransegrunnlag med vedlegg Leverandørens tilbud Ev. endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse Ev. møtereferat

4 2 Konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR del I. Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter via kommunikasjonsmodulen i Mercell-portalen. 2.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i avsnittet "Foreløpig fremdriftsplan" 2.3 Foreløpig fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til en foreløpig fremdriftsplan oppgitt nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at datoene etter tilbudsfrist er veiledende og kan bli endret. Beskrivelse Kunngjøring på Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Dato 9/5/2017 9:02 AM 9/20/ :00 PM Innleveringsfrist 9/27/ :00 PM Vedståelsesfrist i måneder fra tilbudsfrist 2 Evaluering Uke Valg av leverandør og utsending av tildelingsbrev Uke 41 Karensfrist leverandører Kontraktsignering 7 dager fra tildelingsbrevets dato Uke 42 (veiledende) 2.4 Utlysning Konkurransen er kunngjort i Mercell og DOFFIN (Database for offentlige innkjøp). 2.5 Innlevering av tilbudet Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, innen tilbudsfristen. Har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i Mercell, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e-post til: support@mercell.com. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. 2.6 Krav til tilbudet Et foretak (rettssubjekt) kan kun levere ett tilbud. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som dette konkurransegrunnlaget stiller krav om.

5 Alle tjenester og produkter skal prises. Tilbud utarbeides for tilbyderens egen kostnad og vil ikke bli returnert. Tilbyderens eventuelle forbehold skal oppgis i henhold til punktet Tilbyderens forbehold. Tilbyder oppfordres til å stille spørsmål ved uklarheter innen de angitte frister i punktet "Foreløpig fremdriftsplan" 2.7 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.8 Kvalifikasjonskrav Krav som stilles for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen er oppgitt i kapittel Tildelingskriterier Kriterier som det vil bli lagt vekt på ved tildeling av kontrakt er oppgitt i kapittel Språk Norsk skal benyttes i tilbudet med tilhørende dokumenter, samt i all kommunikasjon Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger før fristen oppgitt i pkt 2.3. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgiver. All kommunikasjon skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følge da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen Åpning Det vil ikke finne sted offentlig åpning av innkomne tilbud Behandling av tilbud Rettidige tilbud vil bli vurdert og evaluert av en gruppe som representerer oppdragsgiveren. Først vil det bli vurdert om tilbyder oppfyller kvalifikasjonskravene. Deretter vurderes det enkelte tilbud på basis av de angitte tildelingskriteriene. Alle tilbydere vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en karensfrist. Karensperioden gjør det mulig for aktuelle tilbydere å stanse prosessen innen kontrakten inngås. Når karensfristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt, med mindre det er kommet innsigelser som er til hinder for at så skjer Forhold til offentlighetsloven I henhold til offentlighetsloven er tilbud og protokoller nå er offentlige når valg av leverandør er gjort. Det kan ikke gis innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Tilbyder må opplyse om tilbudet inneholder opplysninger som en mener er underlagt taushetsplikt etter forskrift for offentlige anskaffelser 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for offentlig innsyn. Det må gå klart fram hvilke opplysninger dette gjelder, med referanse til aktuelle opplysninger i tilbudet. Vi gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder blir tatt hensyn til så langt som mulig, men oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av eventuelle innsynskrav. Vi ber derfor om at tilbyder leverer en sladdet elektronisk kopi av tilbudet til offentlig innsyn.

6

7 2.15 Tilbyders forbehold Konkurransegrunnlaget med vedlegg skal legges til grunn for inngivelse av tilbud. Dersom tilbyderen tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår avsammenhengen forøvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og prissettes slik at det ikke medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold tilde øvrige tilbudene. Det samme gjelder for avvik. Ev. forbehold eller avvik må oppgis i et eget vedlegg. Det må gå klart frem av hvilke punkt i konkurransegrunnlaget det ev. tar forbehold om. Tittel på ev.vedlegg skal være Tilbyderens forbehold. Detf orutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt medtilbyderen. Leverandører gjøres oppmerksom på at uklarheter, forbehold og andre avvik fra konkurransegrunnlaget kan føre til at oppdragsgiver i henhold tilforskrift om offentlige anskaffelser kan ha plikt til å avvise tilbudet. Dette gjelder blant annet tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, og forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Leverandøren som tar forbehold bør derfor til i størst mulig grad prissette forbehold som kan tenkes å ha prismessige konsekvenser. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom deavviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 Kvalifikasjonskrav For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren oppfylle følgende kvalifikasjonskrav: Documentation demands to suppliers organisation and legal position Skatteattest Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Dokumenteres ved: Skatteattest for skatt og mva. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Firmaattest Krav: Leverandøren skal være et lovlig etablert selskap. Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskaper er registrert i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Documentation demands on suppliers economical and financial capacity Kredittvurdering Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Det aksepteres minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, jfr. Proff Forvalt sin rangering og/eller minimum B2 på analysen Sannsynlighet for konkurs. Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil hente inn dette via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap Tilbyder forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sin innlevering av tilbudet at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurdering av tilbyders økonomiske forhold. Hvis leverandøren er kjent med at kravet til økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten ikke kan imøtekommes gjennom kredittinformasjon som angitt ovenfor, kan dette godgjøres med morsselskapsgaranti, bankgaranti eller annen egnet dokumentasjon som oppdragsgiver kan godkjenne. Documentation demands to suppliers technical qualifications Godkjent løyve Leverandør må ha godkjent turvognløyve, jfr yrkestransportforskriften. Dokumenteres med kopi av løyvedokument.

8 4 Behov og kravspesifikasjon Dirdal skole har for tiden følgende behov for skyss i forbindelse med svømmeundervisning høsten 2017: Gruppe Dag Avreise Dirdal Retur fra Oltedal Antall personer 1 Onsdag kl 08:35 kl 10: Onsdag kl 09:50 kl 11: Torsdag kl 09:50 kl 11: Torsdag kl 11:10 kl 13:00 16 Gruppene har svømmeundervisning fra uke i høsthalvåret 2017 og fra uke 1-9 (bortsett fra uke 7 som er vinterferie) i vårhalvåret Fra skoleåret 2018/19 har vi også behov for en 5 ukes perioden med transport for et trinn på ungdomsskolen som vil medføre en ekstra tur/retur. Skyssdager, antall elever og behov kan ellers variere for det enkelte skoleåret videre. Transport skal skje etter en hver tids gjeldende forskrift for skoleskyss. 1 Tidspunkt (Response required) Leverandør må kunne stille til rådighet buss og sjåfør til de angitte tidene ovenfor. I høsthalvåret 2017 er det noe veiutbedring på strekningen og det kan bli perioder med stengt vei. Det er derfor viktig at leverandør kan være fleksibel i forhold til dette. Dette vil bli tillagt vekt i evalueringen. Tidene kan bli noe forandret for senere skoleår. Gi en kort beskrivelse av hvordan dette vil bli løst. 2 Krav til sjåfør (Response required) Alle sjåfører må ha godkjent kjøreseddel og ellers følge de enhver tids gjeldende lover og regler. Det er ønskelig men ikke et krav med en fast sjåfører og dette tillegges vekt i evalueringen av tilbudet. Det er også ønskelig men ikke krav at sjåfører behersker norsk språk. Legg med en kort beskrivelse av hvordan dere har tenkt å løse dette.

9 5 Tildelingskriterier Tildelingenskjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet der pris teller aller mest. Under kvalitet vurderes svar på kravene, spesielt det som går på ønsker. 5.1 Pris Prisskjema under gjenspeiler behovet for skoleåret 17/18. Prisen skal regnes for tur og retur og eks mva. Prisene skal ellers inkludere alle utgifter. Prisen blir gjeldende for følgende skoleår pr tur/retur. Products (1) Category Description Delivery date Quantity Unit Pris Tur/retur Pr gang 6 Kontraktsbestemmelser 6.1 Samarbeidsplikt Partene skal samarbeide og vise gjensidig lojalitet undergjennomføringen av oppdraget. De skal i tide underrette hverandre om forhold som kan få betydning for oppdraget. 6.2 Dokumentrang Dersom avtaledokumenter inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Prisforespørsel Tilbudet fra tilbyder Ev. møtereferat 6.3 Endring, tillegg m. v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig, og skal senest foreligge undertegnet av begge parter på tidspunktet for første levering av tjenester under denne avtale. Disse endringene, tilleggene m.v. skal også spesifisere hvilket omfang de skal ha, bl.a. om deskal gjelde hele eller deler av leveransen under denne avtale. Dette hindrer likevel ikke at partene skriftlig vedtar endringer på et senere tidspunkt som følge av inntrådte forhold de ikke var klar over på tidspunktet for avtaleinngåelse. Dersom endringer som følge av senere inntrådte forhold medfører prisjusteringer, skal disse justeringene også skriftlig avtales mellom partene. Det samme gjelder for endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og kommunal aktivitet. 6.4 Prisjustering Dersom ikke annet er avtalt skal prisene være faste og inklusive alle kostnader. Prisen skal være fast første avtaleår og kan deretter justeres etter konsumprisindeksen for denne type arbeid en gang pr år. første prisjustering kan således skje Varsel om prisjustering må sendes oppdragsgiver med minimum 1 måneds varsel. 6.5 Fakturerings og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Oppdragsgiver har tatt i bruk elektronisk fakturasystem. Tilbyder må kunne sende fakturaene i elektronisk f (EHF) O d i b k Vi U i i f F k b h dli

10 format (EHF). Oppdragsgiver bruker Visma Unique sitt system for Fakturabehandling. Betaling skal anses å være foretatt når oppdragsgiver har innlevert betalingsoppfordring/-anmodning til bank/post. Faktura skal sendes som EHF til: Gjesdal kommune orgnr adresse 4330 Ålgård og merkes avdelingen sitt navn. 6.6 Lønns og arbeidsvilkår Leverandør skal sørge for at ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. (jf. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5). Daglig leder hos leverandøren er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til egne ansatte. Dersom leverandøren ikke innen 5 virkedager framlegger dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår eller unnlater å etterleve klausulens krav til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt, eller ev. holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende kr 700 pr dag inntil det er dokumentert at forholdene er brakt i orden. Brudd på denne klausulen er å anse som et vesentlig mislighold, som gir oppdragsgiver en rett til å heve kontrakten. 6.7 Mislighold Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis Leveransen ikke er i samsvar med de formål, krav eller spesifikasjoner som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige avtalte plikter. Det foreligger ikke mislighold dersom situasjonen skyldes oppdragsgivers forhold eller Force Majeure. Sanksjoner ved mislighold 1. Tilbakehold av betaling: Ved mislighold kan oppdragsgiver holde tilbake en forholdsmessig del av betalingen. 2. Dagbot ved forsinkelse: Ved forsinket levering påløper en dagbot på 0,5 % pr. påbegynt virkedag av verdien av den del av Leveransen som Oppdragsgiver ikke kan nyttiggjøre seg inntil levering finner sted. Dagboten er dog begrenset nedad til NOK pr virkedag og oppad til 20 % av samlet verdi av Leveransen. Når den øvre grense for dagbøtene er nådd anses vesentlig mislighold å foreligge. 3. Prisavslag: Hvis det ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel ved Leveransen innen rimelig tid, kan oppdragsgiver kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. 4. Erstatning: Oppdragsgiver kan uavhengig av det ovennevnte kreve erstatning etter alminnelige kontraktsrettslige prinsipper. Det gjøres i tilfelle fradrag i erstatningen for eventuelt betalte dagbøter eller andre avtalte konvensjonalbøter. Indirekte tap kan kun kreves dekket dersom Leverandøren eller noen denne svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 5. Heving: Ved vesentlig mislighold kan oppdragsgiver heve avtalen om Leveransen med øyeblikkelig virkning. I tillegg til heving kan oppdragsgiver kreve erstatning og/eller prisavslag. 6.8 Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av avtalene, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Jæren tingrett.