Fra behov til betaling. Innkjøpsprosessen ved UiO og KHM UPS

Transkript

1 Fra behov til betaling Innkjøpsprosessen ved UiO og KHM UPS

2 Agenda A. Innkjøpssiden KHM/UiO B. Innkjøpsprosessen BtB trinnene C. Eksempler og problemer D. Innspill fra møtedeltagerne

3 A. Innkjøpssiden KHM Bestillingssiden og bestillingsskjema, er tilpasset KHM og basert på UiOs innkjøpsmaler hm/index.html

4

5 Kontakt? Generelle henvendelser fra ansatte, bruk Svar på RT-kø mailen ved konkrete saker. RT-mail er kun til internt bruk på KHM/UiO. Se også oversikt over innkjøpere KHM, for konkrete henvendelser og særskilte innkjøpsområder (lenke også på bestillingssiden):

6 B. Innkjøpsprosessen BtB: Flytskjema/trinnene - innkjøpsprosessen prosesskjemaet vil bli publisert på teamets nettside.

7 BtB: Trinnene i innkjøpsprosessen Behov Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 Trinn 5 Betaling (faktura) VARE/TJENESTE LEVERANDØR KONTERING BESTILLINGEN VAREMOTTAK Ansvar: behovstager Ansvar: behovstager og innkjøper Ansvar: behovstager og innkjøper Ansvar: innkjøper og BDM er Ansvar: behovstager og innkjøper Ønsket vare/tjeneste Produkt/varenummer Ev. vedlegg til bestillingen Varebeskrivelse Antall Pris (ekskl. MVA) Pris på ev. frakt Hvor skal varen leveres? Hvem mottar varen? Dato for levering Kan ønsket leverandør benyttes? Finnes det en rammeavtale? Dersom nei, er leverandør registrert i bestillingssystemet? Dersom nei, ny leverandør må meldes inn i bestillingssystemet via UiOs nettskjema! NB! Selvstendig næringsdrivende må meldes inn som ny leverandør og signert oppdragskontrakt må vedlegges bestillingen! Hvor skal kjøpet belastes? Stedskode? Tiltakskode? Prosjektkode? Innkjøper oppretter en anmodning i bestillingssystemet Bestillingen sendes til BDM er for godkjenning Bestillingen sendes til leverandør så snart den er godkjent av BDM er NB! Gi beskjed til innkjøper så snart vare/tjeneste er mottatt! Husk å oppgi serienummer og lokasjon dersom kjøp av til eks. datautstyr ol. Dette skal utstyrsregistreres! Innkjøper gjør varemottak i bestillingssystemet og faktura går til utbetaling Leverandør får betalt!

8 Utfyllende informasjon, trinn 1 og 2 Trinn 1: Spørsmål som skal fylles ut i bestillingsskjemaet. Legg gjerne ved et pristilbud e.l. I noen skjema er dette også et krav! Trinn2: Som hovedregel skal alltid rammeleverandør benyttes! Logg inn i Avtalekatalogen via programkiosk for å se om UiO har rammeavtale med ønsket leverandør. Alle ansatte har tilgang til Avtalekatalogen! Dersom rammeleverandør ikke kan levere ønsket vare/tjeneste kan enkeltleverandør benyttes. I disse tilfellene må leverandør registreres. Ny leverandør opprettes i bestillingssystemet via UiOs nettskjema. NB! Dersom beløpet er lik eller over NOK og uten rammeavtale skal en særskilt rutine følges! For mer informasjon se anskaffelsesprosessen Dersom spørsmål send e-post til KHMs innkjøpere Kontakt innkjøp UiO direkte ved behov for å få oversikt over registrerte leverandører.

9 Rammeavtale vs engangsleverandør Rammeleverandør Bestandig første prioritet Sjekk i Avtalekatalogen Engangsleverandør Må registreres som leverandør Under kr ,- el. anbudskonkurranse

10 Kjøp over kr ,- Seksjon for innkjøp (SI) utfører anskaffelsesprosessene med verdi som er lik eller overstiger NOK eksklusiv mva for alle enheter SI vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessene. Anskaffelsen må meldes inn til Seksjon for innkjøp Innmeldingen skal minimum inneholde: Type anskaffelse (kategori) En beskrivelse av behovet Anskaffelsens forventede størrelse i volum/kroner Ønsket tidspunkt for når anskaffelsen skal gjelde fra Kontaktperson for anskaffelsen Budsjettansvarlig for anskaffelsen Det skal gjøres en innmelding per anskaffelse Innmeldingsskjema: Det er også mulig å melde inn til SI nye områder for rammeavtaler.

11 Forts. Utfyllende informasjon, trinn 3-5 Trinn 3: For kontering kontakt leder/bdm er! Det er viktig at stedkode, prosjektkode og/eller tiltakskode er korrekt utfylt. Feil kontering fører til et uoversiktlig regnskap og merarbeid i form av omposteringer for KHMs regnskapsteam. En forenklet oversikt finnes også på nettsiden og i bestillingsskjemaene. Trinn 4: Bestillingen opprettes av KHMs innkjøpsteam. For å unngå unødvendige forsinkelser er det viktig at bestillingsskjema er tilstrekkelig utfylt, samt at relevante dokumenter er vedlagt (som til eksempel oppdragskontrakt ved bruk av selvstendig næringsdrivende ol.). Bestillingen sendes til leverandør så snart den er godkjent av BDM er. NB! Dersom leverandører uten rammeavtale benyttes er det viktig at korrekt leverandørinformasjon er registrert i bestillingssystemet. Dette er behovstagers ansvar. Husk å oppdatere leverandørinformasjonen via UiOs nettskjema ved endring av organisasjonsnummer, e-post adresse og lignende! Trinn 5: Husk å gi beskjed til innkjøper så snart vare og/eller tjeneste er mottatt! Innkjøper gjør da varemottak i bestillingssystemet. Optimalt vil da faktura gå til «automatch». Dersom avvik på kr 300,- eller mer behandles faktura manuelt. Fordelen ved automatch er at utbetalingen til leverandør skjer raskt og effektivt! Oversikt over kostnader og tilgang til faktura finnes i Tableau økonomirapporter. Ta kontakt med KHMs prosjektkontrollere for støtte og veiledning! NB! Anlegg og utstyr skal utstyrregistreres! For at innkjøper skal kunne behandle faktura må serienummer o.l. oppgis. For mer informasjon se UiOs nettside om anleggsregistrering. Fra innkjøp til faktura.

12 Oppsummering: For informasjon, lenker og skjema til de mest sentrale momentene i innkjøpsprosessen se innkjøpsteamets nettside! hm/index.html

13

14 C. Eksempler og problemer 1 Vi ber om at alle våre behovstagere gir beskjed til sine leverandører om å vente med å sende faktura før de har mottatt en elektronisk bestilling fra UiO. Faktura som ikke oppfyller UiOs krav til utfylt faktura, herunder E- nummer, medfører forsinkelser i utbetalingen. Dette kan føre til inkassovarsler og ekstrakostnader for KHM. For at vi skal kunne yte god og effektiv service er det viktig at faktura er påført E-nummer. Dette gir god kontroll for oss og trygghet for dere at innkjøpsprosessen, fra behov til betaling, foregår på en korrekt måte. Vi opplever dessverre også at bestillinger går utenom UiOs elektroniske bestillingssystem. Vi minner om viktigheten av at KHMs innkjøpsrutiner heretter følges. I ytterste konsekvens vil vi se oss nødt til å returnere faktura uten bestillingsnummer til leverandør og beløpet vil bli belastet den enkelte ansatte.

15 Eksempler og problemer 2 Angående kjøp av tjenester fra selvstendig næringsdrivende som er tilknyttet UiO Vi ber om at alle våre behovstagere påser at leverandør ikke er tilknyttet UiO og at kontrakt er utarbeidet og signert av BDM og oppdragstaker. Ansatte ved UiO kan ikke engasjeres som selvstendig næringsdrivende med mindre oppdraget avviker vesentlig fra deres normale arbeid. Se mer om sidegjøremål. Det er oppdragsgivers ansvar å sjekke den selvstendig næringsdrivendes status som ansatt og lovligheten i å hyre inn personen som selvstendig næringsdrivende. I hvert enkelt tilfelle må du foreta en helhetsvurdering etter visse kriterier. Videre minner vi om viktigheten av at signert oppdragskontrakt mellom UiO og selvstendig næringsdrivende skal vedlegges bestillingsskjemaet for at bestillingen kan effektueres og honorar utbetales. Merk: Dersom oppdraget avviker vesentlig fra den selvstendig næringsdrivendes normale arbeid ved UiO ber vi om at dette tydeliggjøres på oppdragskontrakten under merknader. Husk også å huke av på vurderingsfeltene iht. gjeldende retningslinjer. NB! Dersom du vet at leverandøren ikke er registrert i UiOs elektroniske bestillingssystem vennligst fyll ut innmeldingsskjema for ny norsk leverandør. Det tar vanligvis 1-2 dager før leverandøren er registrert i systemet.

16 Eksempler og problemer 3 Eksempler på leverandører som brukes, til tross for at UiO/KHM ikke har rammeavtale og beløpsgrensen er overskredet: Konsis (tidligere rammeavtale/kontrakt har utløpt). Hittil i år har UPS handlet for rundt kr Arkivprodukter (gjelder kanskje ikke så mye UPS, men tar det med som eksempel) blir mye brukt av VTM. Hittil i år har de handlet for i underkant av 118' Konsekvenser: For begge disse eksemplene kan KHM få tilbake i form av refs fra internrevisjonen. Innmelding av nye engangsleverandører: Innsending av bestillinger uten at leverandøren er registrert. Dette forsinker bestillingsprosessen. Behovstagers oppgave å melde inn nye leverandører. Behovstager som har vært i kontakt med potensielle nye leverandører og har fått oppgitt mailadresse, tlf nr etc. Levering av vare/tjeneste: Den som bestiller må også gi beskjed til den innkjøperen som har bestilt (de får reply fra rt køen med navn på innkjøper) at varen / tjenesten er mottatt slik at fakturaen kan automatches og leverandøren får utbetalingen uten forsinkelser.

17 D. Ønsker og innspill fra møtedeltagerne til forbedringspunkter vil bli diskutert i innkjøpsteamet i etterkant av møtet og tatt med i det videre forbedringsarbeidet.

18 BtB: Trinnene i innkjøpsprosessen Behov Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 Trinn 5 Betaling (faktura) VARE/TJENESTE LEVERANDØR KONTERING BESTILLINGEN VAREMOTTAK Ansvar: behovstager Ansvar: behovstager og innkjøper Ansvar: behovstager og innkjøper Ansvar: innkjøper og BDM er Ansvar: behovstager og innkjøper Ønsket vare/tjeneste Produkt/varenummer Ev. vedlegg til bestillingen Varebeskrivelse Antall Pris (ekskl. MVA) Pris på ev. frakt Hvor skal varen leveres? Hvem mottar varen? Dato for levering Kan ønsket leverandør benyttes? Finnes det en rammeavtale? Dersom nei, er leverandør registrert i bestillingssystemet? Dersom nei, ny leverandør må meldes inn i bestillingssystemet via UiOs nettskjema! NB! Selvstendig næringsdrivende må meldes inn som ny leverandør og signert oppdragskontrakt må vedlegges bestillingen! Hvor skal kjøpet belastes? Stedskode? Tiltakskode? Prosjektkode? Innkjøper oppretter en anmodning i bestillingssystemet Bestillingen sendes til BDM er for godkjenning Bestillingen sendes til leverandør så snart den er godkjent av BDM er NB! Gi beskjed til innkjøper så snart vare/tjeneste er mottatt! Husk å oppgi serienummer og lokasjon dersom kjøp av til eks. datautstyr ol. Dette skal utstyrsregistreres! Innkjøper gjør varemottak i bestillingssystemet og faktura går til utbetaling Leverandør får betalt!

19 Takk for oppmerksomheten og lykke til!

20 Svar på spørsmål fra UPS: Hvordan sende faktura til UiO? Se også EHF aktivering? Engelsk: