Utkast til retningslinjer for de Lokale Rapport- og SjeldenhetsKomitéer (LRSK)

Transkript

1 Utkast til retningslinjer for de Lokale Rapport- og SjeldenhetsKomitéer (LRSK) 1. Formål, oppgaver og organisering 1.1 LRSKs formål og oppgaver er å: Kvalitetssikre registreringer av fugler gjort i komitéens ansvarsområde. Publisere årsrapporter som sammenfatter registreringer av sjeldne og andre interessante arter i komitéens ansvarsområde. Sammenstille og oppdatere en avifaunaliste for regionen. Være et bindeledd mellom lokale observatører og Norsk SjeldenhetsKomité for Fugl (NSKF). Bistå Norsk FaunaKomité for Fugl (NFKF) med informasjon fra LRSKs ansvarsområde som NFKF trenger for å lage sine rapporter. Bidra med opplysninger om regionens fuglefauna i andre sammenhenger. 1.2 LRSK sitt ansvarsområde består normalt av ett fylke. To eller flere fylker kan gå sammen om et felles LRSK dersom dette anses å være hensiktsmessig. Det er i tillegg oppnevnt et eget LRSK for Svalbard og Jan Mayen, som også har ansvaret for de arktiske havområdene. LRSK Hordaland har ansvaret for havområder utenfor norskekysten sør for polarsirkelen, mens LRSK Troms har tilsvarende ansvar nord for polarsirkelen. 1.3 LRSK oppnevnes av styret i fylkesavdelingene til Norsk Ornitologisk Forening (NOF). Eneste unntak er LRSK Svalbard og Jan Mayen, som oppnevnes av NOF-sekretariatet. LRSK bør selv komme med forslag til egnede kandidater når komitéen skal utvides. 2. Sammensetning og virksomhet 2.1 LRSK skal bestå av minst tre personer, hvorav én fungerer som leder. Medlemmene i komitéen bør ha nær tilknytning til regionen. Lederen er ansvarlig for fremdriften i komitéen og for all kontakt med observatørene, NSKF og NFKF. De andre medlemmene bør bidra aktivt i det øvrige arbeidet. 2.2 LRSK skal bruke LRSK-modulen på nettstedet til all saksbehandling. Observatørene bør oppfordres til å lage beskrivelser og laste opp all relevant dokumentasjon i artsobservasjoner. Når saker kommer LRSK i hende på annet vis, bør lederen opprette en sak i artsobservasjoner, da dette letter saksbehandlingen betydelig. 2.3

2 Det skal avholdes minst ett møte hvert år, hvor vanskelige saker ferdigbehandles. Samtlige medlemmer har normalt stemmerett. I spesielle tilfeller kan medlemmer fritas for dette, men antall medlemmer med stemmerett skal aldri være mindre enn tre. 3. Saksbehandling 3.1 LRSK skal kvalitetssikre funn av følgende arter/underarter når disse ikke står på NSKF sin liste: Arter/underarter som står på spesielle lister utarbeidet av LRSK. Det bør tas hensyn til NFKFs rapporteringsliste samt gjeldende rødliste under utarbeidelsen av listene. LRSK skal utarbeide og fortløpende oppdatere to slike lister: o Rapporteringsarter: Disse artene presenteres i årsrapportene, normalt uten at det kreves beskrivelse og/eller dokumentasjon. Når komitéen anser det nødvendig kan beskrivelse og/eller dokumentasjon kreves også for disse artene før de publiseres. o Beskrivelsesarter: Disse artene skal rapporteres til LRSK med beskrivelse og/eller dokumentasjon og godkjennes av LRSK før de kan publiseres. Kravet om beskrivelse og/eller dokumentasjon gjelder alle observatører, også LRSKs medlemmer. Alle nye arter/underarter for regionen. Det skal kreves beskrivelse og/eller dokumentasjon før et funn publiseres. Hekkefunn av arter/underarter som ikke tidligere er funnet hekkende i regionen. Det skal kreves beskrivelse og/eller dokumentasjon før et funn publiseres. Alle hybrider som ikke skal behandles av NSKF. Det skal kreves beskrivelse og/eller dokumentasjon før et funn publiseres. 3.2 LRSK foretar en skjønnsmessig vurdering av hver beskrivelsessak ut ifra opplysningene som foreligger. Komitéen vurderer også observatørenes erfaring og troverdighet. Når komitéen står samlet om en godkjennelse eller underkjennelse av en sak etter behandling i artsobservasjoner, så anses saken som ferdigbehandlet. Når det er dissens i komitéen, eller når minst ett av medlemmene ønsker det, så skal saken diskuteres og ferdigbehandles på et møte. Det skal i størst mulig grad oppnås enighet om kjennelsene. Når det ikke oppnås enighet etter at saken er diskutert på et møte, så skal saken godkjennes når ett medlem ønsker å underkjenne den og de andre vil godkjenne den. Tilsvarende skal saken underkjennes når to eller flere av medlemmene ønsker å underkjenne den. 3.3 Observatører kan sende inn underkjente saker til komitéen på nytt for ny vurdering. Observatøren bør da begrunne hvorfor han/hun mener saken bør behandles på nytt. Hvis saken fortsatt underkjennes av LRSK, kan den ankes inn for NSKF. 3.4

3 LRSK plikter å rapportere ferdigbehandlede observasjoner til NFKF når NFKF etterspør dette. 3.5 Følgende praksis skal følges i forbindelse med LRSKs saksbehandling: Saksnummerering: Saker som involverer beskrivelsesarter, nummereres fortløpende med år og løpenummer, f.eks , etter når LRSK mottar rapport og/eller dokumentasjon. Saksnummer skal tildeles basert på hvilket år observasjonen er gjort, ikke på når LRSK får kjennskap til funnet. Funnummerering: Funn av fugler som opptrer i flokk, skal regnes som ett funn av x individer. Funn av adskilte individer/flokker regnes som x funn av y individer, selv om funnene er gjort på samme dag og sted. Hvorvidt to observasjoner dreier seg om det samme eller ulike individ(er) kan noen ganger være vanskelig å fastslå. Det skal da foretas en skjønnsmessig vurdering etter følgende kriterier: Mulig samme fugl(er) regnes som forskjellige funn/individer, trolig samme fugl(er) regnes som samme funn/individ(er). Bedømmelseskategorier: Alle beskrivelsessaker skal plasseres i følgende kategorier: o G* godkjent med grunnlag i belegg (foto, video, lydopptak, fjær etc.). o GO godkjent med grunnlag i beskrivelse. o AV saken satt på avventing inntil videre, da det finnes ytterligere dokumentasjon som ikke er studert av komitéen, eller det foreligger momenter i sakens anledning som må undersøkes nærmere. o HE henlagt, da beskrivelse og dokumentasjon ikke gjør det mulig å fastsette art/underart for fuglen(e) med sikkerhet. o IG ikke godkjent. Arkivering: LRSK skal arkivere alle beskrivelser og saksvedlegg. For arter som behandles i artsobservasjoner, vil beskrivelse og vedlegg være tilgjengelig også etter at saken er ferdigbehandlet. Det er da ikke nødvendig å arkivere sakene eksternt i tillegg. Komitéen bør holde oversikt over arkivet ved hjelp av en database. Innsending av saker til NSKF: Alle observasjoner av arter/underarter som er nye for landet eller som står på NSKFs rapporteringsliste, skal videresendes til NSKF i artsobservasjoner. Sakene kan med fordel behandles av LRSK først, slik at eventuelle lokale forhold som NSKF ikke har noen forutsetning for å kjenne til, som relevant informasjon om lokaliteten, observatørenes erfaring etc., blir belyst. LRSK skal arbeide for at all tilgjengelig informasjon fremskaffes før sakene videresendes NSKF. Tilbakemelding til rapportører: LRSK plikter å gi en begrunnet tilbakemelding til rapportøren når en sak underkjennes. Dette skal gjøres før den aktuelle årsrapporten publiseres. NSKF gir selv tilbakemelding til rapportøren på saker som underkjennes av NSKF. Revurdering av saker: Observatøren eller andre kan kreve ny behandling av en sak hvis det fremkommer nye opplysninger tilknyttet funnet. Likeledes skal en sak tas opp til ny behandling hvis et medlem av komitéen ønsker dette.

4 Observatører kan trekke tilbake funn hvis dette begrunnes og LRSK godkjenner at funnet fjernes. Konsultasjon: Vanskelige saker som LRSK mener de ikke har forutsetning for å vurdere på en god måte, kan oversendes NSKF eller andre for konsultasjon. 5. Rapportering 5.1 LRSK skal utgi en årlig rapport der de behandlede sakene fra det aktuelle året, samt nye saker fra tidligere år, publiseres. Rapporten skal i størst mulig grad ha samme oppbygning som NSKFs årsrapport. LRSKs rapporter bør primært publiseres i NOFs lokaltidsskrifter. Rapportene kan også publiseres i form av en pdf-fil på en egnet nettside dersom LRSK og fylkesavdelingen i NOF finner dette mer hensiktsmessig. LRSK Svalbard og Jan Mayen publiserer sine rapporter i en form som komitéen finner egnet. Samtlige LRSK kan også utgi egne hefter med årsrapporter eller faunistiske rapporter. 5.2 Årsrapporten bør inneholde: Overskrift. Forfatternavn. Innledning. Skal inneholde: o Meddelelsesnummer. o LRSKs sammensetning. o Saksbehandling: Antall behandlede saker som presenteres i rapporten, fordelt på rapportåret og tidligere år, samt fordelingen av kjennelser for disse. o Ny arter, underarter og hybrider for regionen. En kort oppsummering av andre spesielle funn eller trender kan også med fordel inkluderes. o Råd til observatørene: Generell informasjon om viktige opplysninger, hvordan det bør rapporteres, krav til dokumentasjon m.m. o Endringer i rapporteringslistene. o Takksigelser. o Kontaktinformasjon til LRSKs leder. o Forklaring av systematikk, forkortelser, terminologi og oppsett. Oversikt over beskrivelsesarter og rapporteringsarter i tabellarisk form. Godkjente saker: Alle innrapporterte funn av rapporteringsarter og alle godkjente funn av beskrivelsesarter presenteres i systematisk rekkefølge. Oppsettet bør i størst mulig grad følge siste publiserte NSKF-rapport. Funn fra tidligere år kan presenteres før eller etter funn fra rapportåret hvis komitéen anser det som mer hensiktsmessig. Funn fra regionen av arter som skal behandles av NSKF, kan med fordel inkluderes i rapporten etter at disse er publisert av NSKF. LRSK oppfordres til å lage artsomtaler for så mange av artene som mulig da dette øker verdien av rapporten og gjør den mer lesverdig. I artsomtalene bør årets forekomst oppsummeres og analyseres.

5 Revurderinger: Funn som tidligere er godkjent og publisert men som i etterkant har blitt revurdert og underkjent, presenteres i systematisk rekkefølge. Rettelser til tidligere rapporter: Funn som er publisert med ufullstendige eller feilaktige opplysninger i tidligere rapporter, presenteres i systematisk rekkefølge. Det skal kommenteres for hvert funn hva som er endret i forhold til den opprinnelige publiseringen av funnet. Henlagte saker: Alle henlagte saker presenteres i systematisk rekkefølge. Det bør kommenteres kort hvorfor sakene er henlagt. Dementier: Tidligere publiserte funn som i etterkant er trukket av observatørene, presenteres i systematisk rekkefølge. Forklaring av initialer. Dersom observatørnavn forkortes i rapporten, skal en oversikt over forkortelsene som er brukt listes opp til slutt. Litteraturliste.