Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Kirkegt 14B, 2. etg Fra til saksnr.: 20/33 20/46 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Tage Pettersen, leder X Ole Gjølberg, nestleder X Geir Hovland X Gunn Salbuvik X Hilde Pettersen Meldt forfall Kjell Bleivik Helge G. Watndal X Lillian Eriksen X Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Daglig leder Anita Dahl Aannerød og rådgiver Bjørn Gulbrandsen. Møtende fra revisjonen: Østre Viken kommunerevisjon - Daglig leder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen (til sak 20/36 og 20/38). Administrasjonen: Stabssjef organisasjon Are Hammervold Solvang (til sak 20/36) og kommunalsjef for teknisk, samferdsel, landbruk og miljø Torunn Årset (til sak 20/35) Tage Pettersen, leder Ole Gjølberg, nestleder

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 20/33 PS 20/34 PS 20/35 PS 20/36 PS 20/37 PS 20/38 Godkjenning av innkalling og sakslisten Valg av representant til å signere protokoll Muntlig informasjon fra administrasjonen angående Botnertjernet Oppfølgingsrapport Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Kommunens ansettelsesprosesser" Henvendelse - klage på saksbehandling Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Byggesaksbehandling" PS 20/39 Status om utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2020 PS 20/40 PS 20/41 PS 20/42 PS 20/43 PS 20/44 PS 20/45 PS 20/46 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap.. Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap "Oppdatering av Sandløkka og Reierbanen i Moss" Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap "Enøktiltak kommunale bygg" Overordnet revisjonstrategi for Moss kommune og kommunale foretak Forslag til budsjett for kontrollarbeidet Moss kommune inkludert foretak Referater og meldinger Eventuelt PS 20/33 Godkjenning av innkalling og sakslisten 1. (saken legges frem uten forslag til vedtak) Det var ingen merknader til innkalling eller sakslisten Innkallingen og sakslisten godkjennes

3 PS 20/34 Valg av representant til å signere protokoll 1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges... Ole Gjølberg ble foreslått, og enstemmig valgt til å signere protokoll. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges Ole Gjølberg PS 20/35 Muntlig informasjon fra administrasjonen angående Botnertjernet 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kommunalsjef for teknisk, samferdsel, landbruk og miljø redegjorde for kommunens forvaltningsansvar, saksbehandling og om erfaringer om saken vedr. kommunens felling av skog ved Botnertjernet. Utvalget stilte enkelte spørsmål knyttet til saken som ble besvart i møte. Kontrollutvalget tar gjennomgangen til orientering. PS 20/36 Oppfølgingsrapport Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Kommunens ansettelsesprosesser" 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kommunens ansettelsesprosesser», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kommunens ansettelsesprosesser», til etterretning. 2. Rådmann skal gi informasjon til kontrollutvalget når administrasjonen anser at de har fått et tilfredsstillende system og praksis for testing av språkkunnskaper i ansettelsesprosesser.

4 Revisor informerte om sin vurdering av oppfølgingsrapporten, og stabssjef organisasjon ga supplerende informasjon. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kommunens ansettelsesprosesser», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kommunens ansettelsesprosesser», til etterretning. 2. Rådmann skal gi informasjon til kontrollutvalget når administrasjonen anser at de har fått et tilfredsstillende system og praksis for testing av språkkunnskaper i ansettelsesprosesser. PS 20/37 Henvendelse - klage på saksbehandling 1. Kontrollutvalget viser til sin tidligere behandling av saken og tar forøvrig informasjonen til orientering. Forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til sin tidligere behandling av saken og tar forøvrig informasjonen til orientering. PS 20/38 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Byggesaksbehandling" Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Byggesaksbehandling» godkjennes. Revisjonen gjennomgikk prosjektplanen. Kontrollutvalget ga innspill på om prosjektet også kunne belyse områder som om saksbehandlingstid er for lang i forhold til lovverk. Samt om likebehandling og saksbehandlerskjønnet kvalitetssikres, så det er en enhetlig praksis ved saksbehandlingen. 1. Prosjektplan «Byggesaksbehandling» godkjennes med de innspill som ble drøftet i møtet

5 PS 20/39 Status om utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2020, tas til orientering 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2020, tas til orientering PS 20/40 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap.. 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av uteområder skoler i Moss», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av uteområder skoler i Moss», og MKEiendom styresak 019/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 019/20 til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av uteområder skoler i Moss», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av uteområder skoler i Moss», og MKEiendom styresak 019/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 019/20 til kommunestyret. PS 20/41 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap "Oppdatering av Sandløkka og Reierbanen i Moss" 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Sandløkka og Reierbanen i Moss», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Sandløkka og Reierbanen i Moss», og MKEiendom styresak 018/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 018/20 til kommunestyret.

6 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Sandløkka og Reierbanen i Moss», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Sandløkka og Reierbanen i Moss», og MKEiendom styresak 018/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 018/20 til kommunestyret. PS 20/42 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap "Enøktiltak kommunale bygg" Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap «Enøktiltak kommunale bygg», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Enøktiltak kommunale bygg», og MKEiendom styresak 017/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 017/20 til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap «Enøktiltak kommunale bygg», og tar rapporten til orientering. 2. Revisjonsrapport avslutning av byggeregnskap «Enøktiltak kommunale bygg», og MKEiendom styresak 017/20 oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget viser til styrets innstilling i sak 017/20 til kommunestyret. PS 20/43 Overordnet revisjonstrategi for Moss kommune og kommunale foretak 1. Overordnet revisjonstrategi for 2020, tas til orientering Revisjonen orienterte om den overordnede revisjonsstrategien. Følgende skal være fokusområder for revisjonen: Internkontroll Åpningsbalanse i 2020 Pensjon overgang mellom pensjonsordninger Økonomireglement og finansreglement Selvkost Rapportering til kommunestyret

7 Årsavslutning og avslutning av årsregnskapet. 1. Overordnet revisjonstrategi for 2020, tas til orientering PS 20/44 Forslag til budsjett for kontrollarbeidet Moss kommune inkludert foretak 1. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 med en kostnadsramme på kr. xxxxxx.-, vedtas 2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon Budsjett for kontrollarbeid ble enstemmig vedtatt med en ramme på kr Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon PS 20/45 Referater og meldinger 1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering 1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering PS 20/46 Eventuelt Kontrollutvalgsmedlem Helge Watndal stilte følgende spørsmål til resten av utvalget: «Den siste tiden er det reist kritiske spørsmål i media om reguleringen av "Kallumjordet" og bygging av et lagerbygge tilpasset bedriften Rockwool på Moss Havn's arealer. Det antas, også med referanse til de samme media at de politiske beslutningene vil kunne medføre erstatningssøksmål på flere titalls millioner kroner. Vil Kontrollutvalget foreta undersøkelser i disse sakene?»

8 Kontrollutvalget diskuterte saken og kom frem til at de på nåværende tidspunkt ikke foretar undersøkelser i disse sakene. Dette fordi det er pågående prosesser.