Veiledning i forberedelse, gjennomføring og oppfølging. av spesialitetskomiteenes besøk. på utdanningsinstitusjoner

Transkript

1 Veiledning i forberedelse, gjennomføring og oppfølging av spesialitetskomiteenes besøk på utdanningsinstitusjoner Revidert august 2005

2 2 Forord De generelle bestemmelser for spesialistutdanningen pålegger spesialitetskomiteene - i nært samarbeid med spesialforeningene - å ha sin oppmerksomhet henvendt på alle forhold av betydning for videre- og etterutdanningen i vedkommende spesialitet. Besøk på utdanningsinstitusjoner er et viktig instrument i spesialitetskomiteenes arbeidet med å å forbedre, sikre og vurdere kvaliteten på spesialistutdanningen på utdanningsinstitusjonene. For å sikre at alle sentrale elementer av spesialistutdanningen blir ivaretatt under besøket, er det imidlertid behov for en prosedyre som alle spesialitetskomiteene følger. Dette er også i tråd med anbefalingen fra den europeiske spesiallegeforening (European Union of Medical Specialists, UEMS) som Den norske Lægeforening er medlem av. Prosedyreheftet vil også sikre likebehandling av avdelingene både med hensyn til gjennomføringen og oppfølgingen av besøket. De anbefalte prosedyrer bygger på spesialistreglenes krav til godkjente utdanningsinstitusjoner, spesialitetskomiteenes erfaringer og UEMS anbefalinger om innhold og gjennomføring av besøksvirksomhet. /utdan/viktige dokumenter/veiledning i forberedelse, gjennomføring og oppfølging av spesialitetskomiteenes besøk på utdanningsinstitusjoner.2005.doc

3 3 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 Det formelle grunnlaget for besøksvirksomhet 1.1 Spesialitetskomiteenes ansvar og myndighet s Besøksvirksomheten i relasjon til spesialistreglene s Krav til godkjente utdanningsinstitusjoner s. 5 2 Forberedelser til besøket s Spesialitetskomiteens forberedelser s Når informere om ønsket besøk? s Deltakere fra spesialitetskomiteen s Deltakere fra avdelingen/seksjonen s Deltakere fra sykehusadministrasjonen s Relevante dokumenter s Avdelingens/seksjonens forberedelser Presentasjon av avdelingen/seksjonen s Deltakere fra avdelingen/seksjonen s Relevante dokumenter s. 7 3 Gjennomføring av besøket s Program for besøket s Avdelingen/seksjonen: s Struktur Kliniske virksomhet s Opplæring, undervisning og og veiledning s Klinisk forskning og forskningsaktivitet s Fremtidige tiltak s Spesialitetskomiteen s Eventuelle problemer s. 9 4 Oppfølging av besøk 4.1 Rapport fra besøket s Oppfølging av besøket (tiltak, tidsfrister, evaluering, ansvarsfordeling) s Reaksjonsmåter s Godkjennes s Mindre alvorlige mangler s Vesentlige mangler eller gjentagelse av mangler s. 11 Vedlegg Vedlegg 1: Sjekkliste til bruk for spesialitetskomiteen ved besøk på institusjoner Vedlegg 2: Stikkordliste; sentrale begreper i relasjon til spesialistutdanningen. Til bruk for spesialitetskomiteen under besøket Vedlegg 3: Prinsipper for utdanningsavtaler i spesialistutdanningen mellom godkjente utdanningsinstitusjoner og mellom utdanningsinstitusjon og institusjon som ikke er godkjent for spesialistutdanning Vedlegg 4: Sentralstyrets retningslinjer for vurdering av om tjenesten til en lege under spesialisering kan attesteres tilfredsstillende utført

4 1 Det formelle grunnlaget for besøksvirksomhet 4 Frem til 1982 var landsstyrets vedtak bestemmende for reglenes utforming. Deretter har Legeforeningen forvaltet disse bestemmelsene etter delegert myndighet fra Statens helsetilsyn, gitt ved kongelig resolusjon av 19. mars 1982, i medhold av 14, 1. ledd, i lov av 13. juni 1980 nr. 42 om leger. Fra 1999 forvalter Legeforeningen bestemmelsene etter delegert myndighet fra Sosial- og helsedepartementet (nå Helsedepartementet), gitt ved forskrift om spesialistutdanning av leger og godkjenning og tilbakekalling av godkjenning av leger som spesialist, fastsatt ved regjeringens resolusjon av 3. september 1998, fastsatt med hjemmel i lov av 13. juni 1980 nr 42 om leger, opphevet 1. januar 2001, videreført i lov av 7. februar 1999 nr 64 om helsepersonell 75 ifølge Spesialitetskomiteenes ansvar og myndighet Spesialitetskomiteene er sakkyndige og rådgivende organ for Den norske lægeforenings sentralstyre i spørsmål som vedrører spesialistutdanningen i den enkelte spesialitet. 1 i Bestemmelser for spesialistutdanningen pålegger spesialitetskomiteene å ha sin oppmerksomhet henvendt på alle forhold av betydning for videre- og etterutdanningen i vedkommende spesialitet, herunder: A. Vurdere spesialistreglene og eventuelt foreslå endringer. B. Vurdere spesialitetens stillingsstruktur, herunder behov for spesialister og utdanningsstillinger og innholdet i utdanningsstillingene. Fremme forslag om nødvendige kurs og overvåke gjennomføringen av disse. C. Sikre at obligatoriske kurs arrangeres hyppig nok til at disse ikke forsinker spesialistutdanningen. D. Overvåke virksomheten i utdanningsinstitusjonene, herunder veiledningsordning, utdanningsvirksomhet og utdanningsprogram. E. Vurdere tiltak for kvalitetssikring av videre- og etterutdanning, herunder ferdighetskrav, obligatoriske kurs med prøver, spesialistprøver m.v. samt holdningsskapende sider ved utdanningen. F. Avgi innstilling om søknader om spesialistgodkjenning. G. Avgi innstilling til søknader fra sykehusavdelinger m.v. om godkjenning som utdanningsinstitusjon og vurdere antall og kategorier utdanningsstillinger som hver utdanningsavdeling kan ha ut fra avdelingens funksjon, pasientmateriale m.v. H. På bakgrunn av rapporter fra utdanningsinstitusjonene skal spesialitetskomiteene avgi rapport om situasjonen ved utdanningsinstitusjonene til spesialitetsrådet. 1.2 Besøksvirksomheten i relasjon til spesialistreglene 9 i Bestemmelser for spesialistutdanningen pålegger spesialitetskomiteene til enhver tid å overvåke forholdene ved de godkjente utdanningsinstitusjoner, eventuelt ved besøk på avdelingene/seksjonene. Dersom det fremkommer forhold ved avdelingene/seksjonene som tilsier endring i godkjenningsstatus, vil det være spesialitetskomiteen som skal fremme disse forslagene for den enkelte spesialitet.

5 1.3 Krav til godkjente utdanningsinstitusjoner 5 Alle godkjente utdanningsinstitusjoner skal hvert år sende vedkommende spesialitetskomite rapport over avdelingens/seksjonens utdanningsvirksomhet relatert til spesialistreglene, herunder avdelingens/seksjonens utdanningsplan inkludert undervisningsprogram. Den enkelte spesialitetskomite kan innhente hyppigere rapporter fra den enkelte avdeling/seksjon når særskilte forhold tilsier det. Hver godkjent utdanningsinstitusjon skal ha et utdanningsutvalg der både over- og underordnede leger er representert. Utdanningsutvalget skal på vegne av avdelingsleder/ medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege utarbeide en utdanningsplan for avdelingen/seksjonen i henhold til spesialitetens målbeskrivelse. Utdanningsutvalget skal sørge for å oppnevne en fast veileder for den enkelte lege under spesialisering og være bindeleddet mellom legen under spesialisering/veileder og avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege. Utdanningsutvalget skal også se til at veileder og lege under spesialisering i samarbeid utarbeider en individuell utdanningsplan. Som del av avdelingens utdanningsplan tilrettelegger utdanningsutvalget avdelingens/ seksjonens undervisningsprogram på minimum 2 undervisningstimer (90 min.) per uke. Internundervisningen skal bidra til en faglig utvikling for alle avdelingens/seksjonens leger og skal i særlig grad ivareta behovet for å gi legene under spesialisering nødvendig teoretisk bakgrunn for avdelingens/seksjonens virksomhet. I henhold til spesialistreglene skal det være et eget utdanningsutvalg også for den enkelte grenspesialitet som det er gitt utdanningsstatus for. Spesialitetsrådet i Den norske lægeforening aksepterer at dette må tillempes den enkelte indremedisinske og generell kirurgiske avdeling ut fra mulighetene og ressursene. Dersom en finner å kunne innrømme et felles utdanningsutvalg, må dette i så fall omfatte en representant for den enkelte grenspesialitet med ansvar for undervisningsprogrammet for grenspesialiteten. Ved universitetsavdelingene må det være et eget utdanningsutvalg for den enkelte grenspesialitet. Prinsipielt skal det gjennomføres 2 undervisningstimer internundervisning for den enkelte spesialitet. Målet for grenspesialitetene må være en undervisning som ligger på et høyere og mer spesifikt nivå med et undervisningsprogram målrettet for den gruppe det gjelder. Når omstendighetene gjør det nødvendig (ved gruppe II-institusjoner), aksepterer spesialitetsrådet at 1 undervisningstime utgjøres av felles undervisning for grenspesialiteter og hovedspesialiteten der også grenspesialitetens fagområder omfattes. Minst 1 undervisningstime per uke må være undervisning for den enkelte grenspesialitet. Ved universitetsavdelingene må det gjennomføres minimum 2 undervisningstimer per uke for den enkelte grenspesialitet. 2 Forberedelser til besøket Avdelingen/seksjonen må i god tid informeres om det forestående møtet og oppfordres til å sende inn informasjon om sin utdanningsvirksomhet. Den må også ha fått mulighet til intern planlegging av besøket slik at flest mulige av avdelingens/seksjonens leger kan delta. 2.1 Spesialitetskomiteens forberedelser

6 Når informere om ønsket besøk? Spesialitetskomiteen bør senest 1 måned før planlagt besøk informere avdelingen/seksjonen om besøket og hvorfor spesialitetskomiteen ønsker å gjennomføre besøket. Spesialitetskomiteens leder (eller den i komiteen som får delegert oppgaven) tar først kontakt med avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege om et slikt besøk og mulig dato for besøket. Avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege avtaler videre med direktør/sjeflege slik at sykehusadministrasjonen er representert på møtet. Etter at dato for besøket er avklart, sender Legeforeningens sekretariat - på initiativ fra spesialitetskomiteen - skriftlig innkalling til møte. Sekretariatet sender innkalling til direktør og avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege med gjenpart til utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering på vedkommende avdeling, Ylf-hovedtillitsvalgt og spesialitetskomiteen. Ved besøk på seksjoner får også leder av avdelingen gjenpart av innkallingen. Avdelingen/seksjonen må gis mulighet til å oversende supplerende opplysninger om sin utdanningsvirksomhet i forkant av møtet. De supplerende opplysningene bør være spesialitetskomiteens leder i hende senest 2 uker før besøket. Det har også vist seg nyttig med samtaler mellom de underordnede legene på avdelingen/ seksjoner og Ylf-representantene i spesialitetskomiteen før møtet, for å få et best mulig inntrykk av utdanningsforholdene. Spesialitetskomiteen kan også vurdere om besøket bør inkludere samarbeidende avdelinger (f eks barnekirurgene kan vurdere å innlemme i besøket samarbeidende avdelinger/seksjoner som generell kirurgiske, gastroenterologiske og urologiske enheter. Anestesiologene kan vurdere å innlemme kirurgisk avdeling, osv) Deltakere fra spesialitetskomiteen Spesialitetskomiteen deltar med minst 2 personer, der Ylf-representant bør være inkludert. Avhengig av behovet kan antall komitemedlemmer som deltar på besøket, utvides. Av habilitetshensyn kan ingen som representerer spesialitetskomiteen under besøket, være tilsatt på avdelingen/seksjonen Deltakere fra avdelingen/seksjonen Avdelingen/seksjonen deltar med avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/ seksjonsoverlege, utdanningsutvalgets leder og representant for legene under spesialisering, eventuelt også Ylf-hovedtillitsvalgte dersom dette er ønskelig. I tillegg er det en fordel om flest mulige av de underordnede og overordnede deltar. Leger tilsatt på avdelingen/seksjonen som også er medlemmer av spesialitetskomiteen, representerer i denne sammenheng sin avdeling/seksjon (se også 2.2.2) Deltakere fra sykehusadministrasjonen Det bes om at sykehusadministrasjonen v/direktør - eller den direktøren velger som sin stedfortreder - deltar på møtet. Dersom spesialitetskomiten ønsker det, bes også representant fra fylkeslege, fylkeshelsesjef m. fl. om å møte (se også 2.2.2) Relevante dokumenter

7 Avdelingens/seksjonens siste rapport om utdanningsvirksomheten - samt eventuelt supplerende opplysninger fra avdelingen/seksjonen - vil danne utgangspunktet for spesialitetskomiteens temaer under møtet. Det vises også til vedlagte sjekkliste (vedlegg 1) og stikkordliste (vedlegg 2) til bruk ved besøk Avdelingens/seksjonens forberedelser Presentasjon av avdelingen/seksjonen Vedlegg nr 1 er en sjekkliste til bruk for spesialitetskomiteen under besøket. Avdelingen/ seksjonen bør ha satt seg inn i disse spørsmålene, eventuelt hentet frem nødvendig tallmateriale før møtet, for å være best mulig forberedt. Gruppe I-avdelinger/seksjoner bør særlig vektlegge sin forskningsvirksomhet relatert til legene under spesialisering Deltakere fra avdelingen/seksjonen Representant for sykehusadministrasjon, avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering, er sentrale deltakere. I tillegg bes det om at avdelingen/seksjonen planlegger besøksdagen slik at flest mulige av de andre overordnede og underordnede kan delta under plenumsmøtet, samt at flest mulige av legene under spesialisering kan delta under spesialitetskomiteens møte med legene under spesialisering Relevante dokumenter Enkelte spesialitetskomiteer har utarbeidet sjekkliste om utdanningsvirksomheten som sendes avdelingen/seksjonen for utfylling og retur før besøket. Disse, sammen med den årlige rapporten, vil danne utgangspunktet for samtalene under møtet. Årsrapporten fra avdelingen/seksjonen og de underordnedes tjenesteplaner og individuelle utdanningsplaner, vil være sentrale dokumenter under møtet. Rent generelt bør alle avdelinger/seksjoner som har fått melding om besøk, vurdere om det er opplysninger utover det som tidligere er rapportert, som bør sendes spesialitetskomiteen v/lederen til orientering før møtet. 3 Gjennomføring av besøket Et besøk på en utdanningsinstitusjon tar normalt fra ½ til 1 dag. Det er en fordel om spesialitetskomiteen og avdelingens/seksjonens leger også setter av tid til en felles arbeidslunsj for å kunne drøfte utdanningssaker innenfor en noe mer uformell ramme. Flere spesialitetskomiteer ønsker å være tilstede fra og med morgenmøtet på avdelingen/ seksjonen og har gode erfaringer med det. Andre spesialitetskomiteer synes det er tilstrekkelig med å starte møtet på formidagen. Dette har jo også noe med praktiske og økonomiske forhold knyttet til besøksvirksomheten og må avklares av den enkelte spesialitetskomite. 3.1 Program for besøket

8 8 Spesialitetskomiteen avgjør programmet for møtet ut fra hensikten med besøket. Det vil imidlertid være tre programposter som er sentrale ved besøk: a. møte kun med legene under spesialisering b. møte med avdelingen/seksjonen der minst avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder, utdanningsutvalget v/repr for de underordnede og representant for sykehusadministrasjonen er tilstede. c. omvisning på avdelingen Mange spesialitetskomiteer har funnet det tjenlig å ha møtet med legene under spesialisering alene før plenumsmøtet for å få avklart viktige problemområder. Andre spesialitetskomiteer ønsker møtet med de underordnede etter møtet med avdelingen/seksjonen. Hva som vil fungere best ved det enkelte besøk, må være opp til den enkelte spesialitetskomite å vurdere. Besøket avsluttes med oppsummerende samtale og vanligvis også med et internt komitemøte. 3.2 Avdelingen/seksjonen I avdelingens/seksjonens presentasjon av utdanningsvirksomheten vil det være naturlig - i større eller mindre grad - å omtale følgende områder: Avdelingens/seksjonens struktur: - Medisinske oppgaver - Pasientgrunnlag - Lokaler - Utstyr - Bemanning - Samarbeidende institusjoner - Vaktordning - Rotasjon internt og eventuelt med andre avdelinger, se vedlegg 3 - Poliklinikk - Rutiner for konflikt/krisehåndtering/avvikshåndtering Klinisk virksomhet: - Er det utarbeidet metodebok eller arbeidsskjema, plan for avdelingens arbeid? - Finnes prosedyrer/skriftlig dokumentasjon knyttet til diagnostikk og behandling? - Avdelingens valg av metoder og dokumentasjon vurdert opp mot evidencebasert medisin/beste kliniske praksis - Vurderer avdelingen/seksjonen systematisk kvaliteten på sine aktiviteter? - System for opplæring i sykehusets kvalitetssystem, inklusive medisinsk-faglige og administrative prosedyrer - System for etterutdanning - System for kontinuerlig evaluering og vurdering av legenes egnethet, se vedlegg Opplæring, undervisning, veiledning: - Utdanningsutvalgets arbeid og dets arbeidsforhold herunder avsatt tid til arbeidet - Internundervisning og evaluering av internundervisningen - Systematisk veiledning/oppnevnte veiledere/frekvens på veiledning - Løpende supervisjon - Litteratur- og datatilgjengelighet (tidsskrifter, bibliotek, PC, med. line osv) - Informasjon om aktiv kongressdeltakelse (hvor overlege eller lege under

9 spesialisering har presentert arbeider) - Har avdelingen/seksjonen system for diagnosesetting og opplæring i dette? - Avdelingens/seksjonens totale læringsmiljø Klinisk forskning og forskningsaktivitet: - Forskningsaktivitet - Kvalitetsutviklingsarbeid - Metoder som benyttes - System for innsatsområder - Bruk av kvalitetsindikatorer - Bruk av kvalitetsregistre Annet som avdelingen/seksjonen ønsker å informere om/drøfte Fremtidige tiltak Spesialitetskomiteen vil også være interessert i å få vite hvilke tiltak avdelingen/seksjonen planlegger i relasjon til: - samarbeid/rotasjon med andre avdelinger/seksjoner, se vedlegg 3 - undervisning/veilederordning - forskningsprosjekter - forskningsmuligheter/forskningsveiledning Spesialitetskomiteen Spesialitetskomiteen bør drøfte utdanningstilbudet både med legene under spesialisering alene og med hele avdelingen/seksjonen. (ref. sjekklisten, vedlegg 1): - sterke- og svake sider ved utdanningstilbudet - oppklare og utdype sentrale begreper (f. eks. veiledning, supervisjon, strukturert undervisning) - gi praktiske og konkrete råd om tiltak som kan støtte utdanningen på avdelingen/ seksjonen - drøfte hensiktsmessige rutiner, vaktordninger, kvalitetskontroll, IT-tilgang og fysiske forhold som rom, utstyr - presisere faglige krav til vedkommende gruppeføringer i faget - drøfte eventuelt samarbeid, rotasjonsordning, hospitering med sykehus i nærområdene (se vedlegg 3) - gi eksempler på gode utdanningsplaner/undervisningsprogram fra avdelinger/ seksjoner som mal for egnede utdanningsopplegg - prosedyrer for håndtering av egnethet hos legene under spesialisering (vedlegg 4) Eventuelle problemer Hva har fremkommet i samtalene med avdelingen/seksjonen og legene under spesialisering av eventuelle problemer i relasjon til spesialistutdanningen som trenger videre oppfølging (eks. i forhold til internundervisning, veiledning, tilgang til nødvendig operasjons-/prosedyreerfaring, rotasjon, supervisjon, vaktordning, permisjon til kurs, stillingshjemler overlegedekning, fordypningstid, funksjonsfordeling mv). - Forslag til tiltak/forbedringer 4 Oppfølging av besøk 4.1 Rapport fra besøket

10 10 Spesialitetskomiteen utarbeides utkast til rapport fra møtet som oversendes avdelingsleder/ medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege (og andre etter avtale) for eventuell korrigering av faktaopplysninger. Spesialitetskomiteen avgjør selv om utkastet skal inneholde mer enn rene faktaopplysninger. Den endelige rapporten med spesialitetskomitens vurdering og konklusjon sendes Legeforeningens sekretariat for utsending til avdelingen/seksjonen. Sekretariatet vil sende denne til direktør, avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering på vedkommende avdeling/seksjon, Ylf-hovedtillitsvalgt, samt andre spesialitetskomiteen måtte ønske å sende rapporten til. Rapporten skal undertegnes av spesialitetskomiteens leder og de spesialitetskomitemedlemmer som har deltatt på møtet. Det vil si at dersom spesialitetskomiteens leder ikke har deltatt på besøket, må rapporten også godkjennes og undertegnes av leder. Sekretariatet vil eventuelt supplere med bemerkninger av formell art før den endelige rapporten sendes til avdelingen/seksjonen. Spesialitetskomiteene bør sende den endelige rapporten til sekretariatet for utsending til avdelingen/seksjonen så snart som mulig etter besøket. 4.2 Oppfølging av besøket (tiltak, tidsfrister, evaluering, ansvarsfordeling) Besøksordningen skal omfatte alle godkjente utdanningsinstitusjoner. Det sier seg derfor selv at de fleste besøkene gjennomføres ved utdanningsinstitusjoner som driver en tilfredsstillende spesialistutdanning. Ved noen avdelinger/seksjoner vil det være behov for oppfølging fra spesialitetskomiteene. Nedenfor følger en nærmere oversikt over reaksjonsmåter spesialitetskomiteene er pålagt avhengig av utdanningstilbudet Reaksjonsmåter Godkjennes Avdelingen/seksjonen tilfredsstiller kravene i henhold til sin gruppeføring og gis fortsatt godkjenning. Spesialitetskomiteen utarbeider en skriftlig tilbakemelding til avdeling/seksjon og sykehusadministrasjonen (se punkt 4.1) som sendes Legeforeningens sekretariat for vurdering og utsending. Sekretariatet vil eventuelt supplere med bemerkninger av formell art før utsending til direktør, avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/overlege/ seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering, Ylf-hovedtillitsvalgt, samt andre spesialitetskomiteen måtte ønske å sende rapporten til Mindre alvorlige mangler Avdelingen/seksjonen gis fortsatt godkjenning, men det forutsettes at påpekte mangler blir rettet opp til neste års rapportering. Spesialitetskomiteen utarbeider en skriftlig tilbakemelding (se punkt 4.1) som sendes Legeforeningens sekretariat for vurdering og utsending. Sekretariatet vil eventuelt supplere med bemerkninger av formell art før utsending til direktør, avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering, Ylfhovedtillitsvalgt, samt andre spesialitetskomiteen måtte ønske å sende rapporten til.

11 Vesentlige mangler eller gjentagelse av mangler Avdelingen/seksjonen får skriftlig beskjed om at godkjenningen er under vurdering og avdelingen/seksjonen får en rimelig frist til å rette manglene. Spesialitetskomiteen utarbeider en skriftlig tilbakemelding (se punkt 4.1) som sendes Legeforeningens sekretariat for vurdering og utsending. Sekretariatet vil eventuelt supplere med bemerkninger av formell art før utsending til direktør, avdelingsleder/medisinsk faglig ansvarlig overlege/seksjonsoverlege, utdanningsutvalget v/leder og representant for legene under spesialisering, Ylfhovedtillitsvalgt, samt andre spesialitetskomiteen måtte ønske å sende rapporten til. - Dersom vesentlige mangler ikke blir rettet opp etter gjennomføring av rutiner som er beskrevet i punktene foran, bør institusjonens gruppestatus/tellende tjeneste vurderes endret. - Dersom spesialitetskomiteen finner at gruppestatus/tellende tjeneste etter at institusjonen har fått uttale seg i saken - bør endres, fremmer dette som sak til sentralstyret i Den norske lægeforening. Før sentralstyrebehandling vil vedkommende avdeling/seksjon få anledning til å komme med eventuelle tilleggsopplysninger om utdanningsvirksomhet, forskning mv. Saker der spesialitetskomiteen på tross av disse opplysninger likevel finner å måtte anbefale nedjustering av utdanningstatus, vil deretter bli oversendt Nasjonalt råd for spesialistutdanning av leger og legefordeling til videre behandling. Legene under spesialisering på vedkommende avdeling vil få tjenesten tellende slik den var forutsatt ved tilsettingstidspunktet. - Den enkelte spesialitetskomite vurderer etter en tid om det er behov for å avlegge avdelingen/seksjonen et nytt besøk.

12 Vedlegg 1 Sjekkliste til bruk for spesialitetskomiteen ved besøk på institusjoner 12 Avdeling/seksjon, sykehus: Dato: Spesialitetskomiteen i: Deltakere fra spesialitetskomiteen: Deltakere fra avdelingen/seksjonen Deltakere fra sykehusadministrasjonen Forhold som ble drøftet og vurdert: Avdelingens/seksjonens struktur: Medisinske oppgaver Pasientgrunnlag Lokaler Utstyr Bemanning Samarbeidende institusjoner Vaktordning Rotasjon Poliklinikk Tjenesteplaner for utdanningskandidatene Rutiner for konflikt/krisehåndtering/avvikshåndtering Klinisk virksomhet: Er det utarbeidet metodebok eller arbeidsskjema, plan for avdelingens arbeid? Finnes prosedyrer/skriftlig dokumentasjon knyttet til diagnostikk og behandling? Avdelingens valg av metoder og dokumentasjon vurdert opp mot evidencebasert medisin/beste kliniske praksis Vurderer avdelingen/seksjonen systematisk kvaliteten på sine aktiviteter? System for opplæring i sykehusets kvalitetssystem, inklusive medisinsk-faglige og administrative prosedyrer System for etterutdanning System for kontinuerlig evaluering og vurdering av legenes egnethet Opplæring, undervisning, veiledning: Utdanningsutvalgets arbeid og dets arbeidsforhold herunder avsatt tid til arbeidet Internundervisning og evaluering av internundervisningen Systematisk veiledning/oppnevnte veiledere/frekvens på veiledning Løpende supervisjon Litteratur- og datatilgjengelighet (tidsskrifter, bibliotek, PC, medline osv) Kongressdeltakelse brukt som ledd i spesialistutdanningen Drøfting av etiske problemstillinger i spesialistutdanningen Har avdelingen/seksjonen system for diagnosesetting og opplæring i dette? Avdelingens totale læringsmiljø (Punktene i venstre marg i vedleggene refererer seg til punktene i Prosedyreheftet side 4 11)

13 Klinisk forskning og forskningsaktivitet: Forskningsaktivitet Forskningsmuligheter/forskningsveiledning for legene under spesialisering Utgitte publikasjoner siste år Kvalitetsutviklingsarbeid Metoder som benyttes System for innsatsområder Bruk av kvalitetsindikatorer Bruk av kvalitetsregistre Eventuelle problemer ved avdelingen/seksjonen (eks. i forhold til internundervisning, veiledning, tilgang til nødvendig operasjons-/prosedyre-erfaring, rotasjon, supervisjon, vaktordning, permisjon til kurs, stillingshjemler overlegedekning, fordypningstid, funksjonsfordeling mv) Tiltaksplan/handlingsplan for forbedringer fra avdelingen/seksjonen 4.2 Oppfølging av besøket (tiltak, tidsfrister, evaluering, ansvarsfordeling) 4.3 Reaksjonsmåter fra spesialitetskomiteen

14 14 Vedlegg 2 Stikkordliste, sentrale begreper i relasjon til spesialistutdanningen Avdelingens/seksjonens utdanningsplan Hva vil avdelingen/seksjonen oppnå med sin spesialistutdanning? Hvordan skal målene nås, rutiner for oppdatering, ansvarsfordeling? Hvordan evalueres at målene er nådd? Individuell utdanningsplan Hvem tar initiativ til å utarbeide utdanningsplanen? Hvordan sikres nødvendige prosedyrer for legene under spesialisering (ref sjekkliste/operasjonsliste) i relasjon til spesialitetens krav? Prosedyrer for evaluering? Veilederordning Hvordan er rutinene for oppnevning av veiledere? Hvor raskt kommer veiledningen i gang ved nytilsetting? Hva vektlegges i veiledningen? Hvordan evalueres legen under spesialisering/veileder? Hvordan sikres kontinuitet/progresjon i veiledningen? Gjennomføres faste og regelmessige veiledningsmøter og hvor ofte? Hvordan fungerer møtene? Hvem tar initiativet til møtene? Hvordan ivaretas verdier/etisk refleksjon? Strukturert undervisning På hvilket grunnlag velges emner til internundervisningen? Hvordan sikre at sentrale emner blir vektlagt? Hvem har ansvaret for gjennomføringen av undervisningen? Er de satt av tid til forberedelse? Hvordan er fremmøte av overordnede og underordnede? Rotasjonsordning Hvordan gjennomføres rotasjonsordningen på avdelingen? På hvilket grunnlag skjer rotasjon? Prioriteringer? Læringsmiljø Hvordan er forholdene lagt til rette for å fremme læring for leger under spesialisering? Hvilke holdninger har avdelingen/seksjonen til spesialistutdanning? Har legene under spesialisering lett adgang til å rådføre seg med overordnede? Er lokaler som møterom, kontorer, fagbibliotek, poliklinikk osv hensiktsmessig plassert i forhold til kollegakontakt og supervisjon for legene under spesialisering? Gis det tid til forberedelser og fordypning i faget? Evaluering Hvilke rutiner og prosedyrer finnes for evaluering av utdanningsvirksomheten og legene under spesialisering ved avdelingen/seksjonen?

15 15 Vedlegg 3 Prinsipper for utdanningsavtaler i spesialistutdanningen mellom godkjente utdanningsinstitusjoner og mellom utdanningsinstitusjon og institusjon som ikke er godkjent for spesialistutdanning Prinsippene bygger på Samarbeidsformer i spesialistutdanningen vedtatt av sentralstyret Vedtatt av sentralstyret 24. august 2004 Følgende generelle grunnprinsipper gjelder for utdanningsavtaler i spesialistutdanningen: Når utdanningsavtaler skal utarbeides, skal målet være å få en bedre og smidigere spesialistutdanning. Rotasjonsordninger er formalisert samarbeid mellom flere virksomheter for å sikre forsvarlig spesialisering av leger. Det forutsettes forhåndsgodkjenning av utdanningsavtalene, jfr. 2.3 Rotasjonsordninger i Overenskomst mellom NAVO-Helse og Den norske lægeforening Del II A2. Utdanningsavtaler skal organiseres med bakgrunn i faglige og ikke driftsmessige behov. Utdanningsavtaler som opprettes, skal skje på grunnlag av utdanningsbehovet til legene under spesialisering og under hensyn til deres praktiske livssituasjon. Dette innebærer at kollektive utdanningsavtaler bare kan inngås mellom institusjoner som ligger innenfor sosialt og geografisk akseptable avstander. Det kan også godkjennes utdanningsavtaler mellom godkjent utdanningsinstitusjon og privat praksis i vedkommende spesialitet. Tjenesten vil kunne godkjennes som gruppe IItjeneste for inntil 6 måneder av spesialistutdanningen under nærmere forutsetninger. Alle utdanningsavtaler skal ta utgangspunkt i godkjente stillinger for leger under spesialisering. Det må være mulig for den enkelte lege under spesialisering å få et individuelt utdanningsløp. Ved rotasjon til institusjon som ikke er godkjent utdanningsinstitusjon, må følgende forhold være avklart: - Det må være opprettet minst en overlegestilling med tilsatt spesialist i faget i full tids stilling. - Overlege og lege under spesialisering må arbeide parallelt slik at legen under spesialisering sikres supervisjon. Ved overlegens fravær må annen tilstedeværende overlege med spesialiteten overta ansvaret. - Legen under spesialisering skal delta i internundervisningen ved godkjent utdanningsavdeling. Dette skal fremgå av avdelingens utdanningsplan, rotasjonsplan og individuell utdanningsplan - Den godkjente utdanningsinstitusjonen skal ha veilederansvaret. - Det må etableres en rotasjonsplan der tid og varighet for de ulike tjenesteperioder fremgår, vaktplaner for begge institusjoner mv.

16 16 Kriterier for kollektive utdanningsavtaler: 1) Godkjente utdanningsavtaler må fremgå av utlysningsteksten til stillinger for leger under spesialisering. 2) Avtalen må være utarbeidet og underskrevet av aktuell(e) arbeidsgiver(e) og tillitsvalgte for legene under spesialisering. 3) Avtalen må være vurdert og godkjent av spesialitetskomiteen i faget. 4) Arbeidet må foregå i godkjente stillinger for leger under spesialisering. 5) Arbeidet må være lønnet. 6) Spesialistreglenes bestemmelser om veiledning, utdanningsutvalg, godkjenning og overvåkning av utdanningsavdelingene må oppfylles. 7) Det må foreligge en individuell plan for utdanningen som også inkluderer arbeid på samarbeidende avdeling. Kriterier for individuelle utdanningsavtaler: Øvrige utdanningsavtaler kan i tillegg inngås på individuelt grunnlag ut fra det behov den enkelte lege under spesialisering har. 1) Avtalen må være frivillig for legen under spesialisering 2) Avtalen må gjelde for en begrenset tid 3) Avtalen må være utarbeidet og underskrevet av legen under spesialisering, hennes/hans tillitsvalgte og arbeidsgiver For øvrig gjelder punktene 3) 7) over Merknad De juridiske forhold som omfatter arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter, er ikke berørt i ovennevnte anbefalinger.

17 17 Vedlegg 4 Anbefalte retningslinjer: Vurdering av om tjenesten til en lege under spesialisering kan attesteres tilfredsstillende utført. Sentralstyrets vedtak av 28. august 2003 Arbeidsgiver har ansvaret for at leger gis tilfredsstillende forhold under spesialisering. På vegne av arbeidsgiver skal medisinsk faglig ansvarlig overlege, eller annen overlege som bemyndiges ansvaret for spesialistutdanningen på avdelingen, sørge for at leger under spesialisering får tilfredsstillende utdanningsforhold. Alle leger under spesialisering skal ved tiltredelse få tildelt en personlig veileder. Umiddelbart etter at legen har påbegynt tjenesten skal hun/han komme inn i veilederforhold. Første veiledningssamtale bør finne sted senest innen 4 uker etter tiltredelse. Alle overleger som arbeider nært sammen med legen under spesialisering, har ansvar for å bistå med at tjenesten blir tilfredsstillende. Legens veileder har et særskilt ansvar. I løpet av første veiledningssamtale skal legen og veileder enes om en plan hvor gjensidige plikter, ansvar og spesialiseringsforløp fremgår, og det skal utarbeides en individuell utdanningsplan for legen. Det føres skriftlig referat fra alle veiledningssamtaler. Mal for veiledning og evaluering skal være kjent for veileder og lege under spesialisering før første samtale, jfr Minstekrav til veiledning/veileder og Evaluering, se vedlegg. Legen under spesialisering må fortløpende få tilbakemelding på hvordan tjenesten utføres og på den faglige progresjonen. Medisinsk faglig ansvarlig overlege, sammen med veileder og avdelingens utdanningsutvalg, har ansvar for å iverksette tiltak som kan hjelpe legen slik at tjenesten kan gjennomføres på en tilfredsstillende måte. Det kan dreie seg om intensivering av faglig veiledning, systematisk oppfølging av journalarbeid, m.v. Legen skal gis nødvendig støtte og hjelp for tilrettelegging av en optimal læringssituasjon. Det viktige i en slik prosess er å ha som siktemål å støtte legen under spesialisering. Derfor må tilbakemeldinger ikke være ensidig negative, og det må brukes ressurser i avdelingen til å hjelpe legen til mer optimal tjenesteutførelse. Dersom det reises berettiget tvil om en leges tjeneste kan anses tilfredsstillende utført, har medisinsk faglig ansvarlig overlege ansvaret for å iverksette tiltak. Det må innkalles til møte mellom legen under spesialisering, veileder og eventuelt andre overleger. Legen under spesialisering har anledning til å ha med tillitsvalgt. Det skal føres protokoll fra møtet, og møtet skal resultere i en skriftlig avtale mellom legen og avdelingen om hvilke tiltak som skal settes i verk for å hjelpe legen under spesialisering. Det må avklares tidsfrister for ny evaluering og defineres kriterier for hva som må oppnås for at tjenesten skal vurderes tilfredsstillende. Medisinsk faglig ansvarlig overlege har ansvaret for å iverksette avtalte tiltak i avdelingen. Det må også fremgå av den skriftlige avtalen og protokollen fra møtet om hvilke konsekvenser det får dersom tjenesten etter et avtalt tidsrom fortsatt ikke anses tilfredsstillende. Dersom den endelige konklusjon likevel blir at tjenesten ikke kan attesteres tilfredsstillende utført, må legen umiddelbart få skriftlig melding om dette fra avdelingens ledelse. Ved fratreden skal det utstedes vanlig sluttattest for tjenesten.

18 18