Styreinstruks _ for. 2. Styrets arbeid og saksbehandling

Transkript

1 Styreinstruks _ for SW13N?Iiin8Ses.k U Styreinstruksen er utferdiget iht. Kommunelovens Kap til 75. Dersom deter motstrid eller påstand om motstrid mellom bestemmelser i denne instruks og kommuneloven eller vedtekter for foretaket vedtatt av Smøla kommunestyre, trer bestemmelser i denne instruks tilbake. 1. Formål med styreinstruksen Denne instruksen har til formål å regulere styrets arbeid, saksbehandling, habilitet samt daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. 2. Styrets arbeid og saksbehandling Lff..E.f,s2.;x,= 2":3 _.~«; a:1},~ I:a;. i;; :<:*E.L Styret er foretakets høyeste utøvende organ, og kan kun overstyres av Smøla kommunestyre (eier). Styrets leder tegner signatur og har prokura. (Se for øvrig kommunelovens 67 og vedtektens 4.) 2l.;í, >`tjyrt:l_s lzrheirl rrfixsxfzix" Mf»':*c1sarbeiti>;nppg;n,ver. Styret skal behandle saker som er pålagt i Iov, vedtekter, handlingsplan og vedtatt kommunal strategisk næringsplan (SNP). Styret skal behandle saker som ligger utenfor daglig leders kompetanse fordi de etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Styret skal behandle saker som ligger utenfor de generelle fullmaktene daglig leder har. Styret skal utarbeide en årsplan (aktivitetsplan/møteplan) for styrearbeidet Styrets ful V i}[ ' ii i;;5li!1s\ di. Forvaltningen av foretaket hører under styret. Styret og daglig leder skal være orientert om den til enhver tid gjeldende lovgivning og selskapets vedtekter og sørge for at disse blir fulgt. Foretaket skal innordne seg i henhold til kommunal forvaltnings- og saksbehandlingssystem. Forøvrig skal alt arbeid fremme foretakets formål og være til beste for Smøla. 1

2 Styret skal påse/sørge for: ø At foretaket er forsvarlig organisert. Styret foretar ansettelse av daglig Ieder og beslutter opprettelse og nedleggelse av stillinger. ø Fastsettelse av årlige handlingsplaner, strategier og budsjetter. At virksomhet, regnskap og forrnuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll i henhold til Forskrift om særbudsjett, særreqnskap oq årsberetning for kommunale oq fylkeskommunale foretak. ø At styrets årsmelding/årsberetning blir skrevet i henhold til kravene i Forskrift om særbudsjett, særreqnskap oq årsberetning for kommunale oq fylkeskommunale foretak.. ø Å rapportere til Smøla kommunestyre (eier) i henhold til kommunens rapporteringsrutiner og årshjul. ø At styret ved styreleder eller den styret bemyndiger når som helst skal kunne orientere formannskap og/eller kommunestyret om saker som eier og/eller styret mener er viktig å informere om. i ;ä..à_rtvrtfle. iiis\ x1m:3:.-. vm, Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen og foretakets virksomhet for øvrig. Styret skal føre tilsyn med at virksomheten har et tilfredsstillende HMSsystem. Styret plikter å iverksette nødvendige undersøkelser for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver. Z l l Htyrvi_s. lus hull! til 1.294;,-,lI;; u:.is:n' Styret skal sørge for at det utarbeides en instruks for daglig leder. I denne vil styret bl.a. kunne definere hvilken rapportering styret ønsker Det skal, i den grad det er behov for det, være et nært samarbeid mellom styreleder og daglig leder også mellom styremøtene. Styrets leder avholder årlig medarbeidersamtale med daglig leder. Styreleder eller daglig leder ivaretar foretakets interesser ved lokale forhandlinger. Se for øvrig "Reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet til daglig Ieder i Smøla Nærings- og kultursenter KF" 2,I).St_yretssaksbehandling Behandiingsnmter Styret skal behandle saker og treffe beslutning i møte. Unntak fra denne hovedregelen kan bare skje i mindre betydningsfulle saker eller i hastesaker og når styrets leder finner at saken kan behandles forsvarlig ved telefonmøte der nødvendig skriftlig materiale kan fremlegges over elektroniske hjelpemidler. Beslutninger utenfor møte skal refereres og protokollføres i første ordinære styremøte. 2

3 Handlingsplan, budsjett, tertialrapporter, årsregnskap og årsberetning skal alltid behandles i møte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta -9 i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmer eller daglig leder kan kreve møtebehandling i saker som skal behandles av styret. _, :»h.%!+: -.sl :=(:;;i!11e =;4ei3 : :;;?5 «ixriffiaaullf Styret skal fastsette møteplaner (1/2 årlige eller årlige) som samordnes med kommunens møteplaner. Med mindre forholdene tilsier noe annet, skal innkallelse til styremøtene skje skriftlig gjennom post eller elektroniske hjelpemidler, og saksdokumenter skal sendes styret 7 kalenderdager før møtet. Med innkallingen skal det følge dagsorden for styremøtet, og det skal følge med dokumentasjon som gir tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden. Kontrollutvalg, rådmannen og kommunens økonomiavdeling skal ha innkalling og møtereferat tilsendt. Styret skal være representert når kommunestyret behandler neste års budsjett for foretaket og når kommunestyret behandler regnskap og årsrapport. : i ~'1s sti*-2g;t:.al'-urcii, Daglig leder og rådmannen stemmerett. har møte og talerett i styremøte, men ikke i"\. a.%is. }=*:_!: i.\i,- a,>;; :,1«2 2.\! Forfall meldes daglig leder så tidlig som mulig. Forfall godkjennes i styremøte Styrebehandlingen ledes av styrelederen. Har styrets leder meldt forfall til styremøte, overtar nestleder ledelsen av styremøtet. Har både styreleder og nestleder forfall, velges styreleder blant frammøtte styremedlemmer. KIM?. låte-slutiiiiigsilylttigliifl Styret er beslutningsdyktig når halvparten av medlemmene er til stede og når alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen., Siy: e1n«.-die3lnmcncsmhahilitet Et styremedlem/daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som vedkommende eller dennes nærstående må anses å ha fremtredende personlig særinteresse i. (Se Forvaltningslovens Kap ll) 3

4 ."aile'2 iii 1 <_" i is%f L 5% { ;%\J Et vedtak av styret krever at flertallet av de styremedlemmene som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som møteleder har stemt for. Forslag/vedtak som innebærer en vesentlig endring i foretaket eller foretakets vedtekter/strategier skal gjennom politisk behandling i kommunestyret før eventuell iverksetting av forslaget/vedtaket. 7~"r:' "V,»>/.~"* t -.f,. f».,".\-«.~' >~ f; f- fv. 7I %,,g3 E "2i. =,M.mâfal ~. iu.. w~,', Sfi,, Ved ansettelse anses den ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemming dersom ingen får flertall av de angitte stemmene. Ved stemmelikhet ved 2. gangs avstemning gjelder det som møteleder har stemt for. " å åíi==<iäiåâtifff~..í ~lägixijé Styret skal som hovedregel benytte følgende former for beslutninger: Styret vedtar/godkjenner/gir sin tilslutning til. Denne teksten brukes i saker som krever at styret treffer en beslutning. Det innebærer at styret har gjort en beslutning som forplikter styre, ledelse og eier. Styret tar saken til etterretning. Denne teksten brukes i saker der det er hensiktsmessig at styret tilkjennegir at det er innforstätt med sakens håndtering og realitet, uten å uttale seg nærmere eller mer detaljert om den enkelte sak. Styret tar saken til orientering. Denne teksten brukes i saker hvor styret har mottatt informasjon og lignende, uten at styret tar standpunkt til sakens håndtering eller realitet. Lill. l it. liifstif a.'a$<.<*:*; ;;1 lixftxrt ~;*.yx"s :i~a m_*a{s; - gjennomgang og godkjennelse av protokoll fra forrige styremøte - orientering fra daglig leder - regnskapsrapportering og likviditet - kontroll og oppfølging av strategiske mål og handlingsplan.;z,1%.1l, Push} astige;ixalxfarligv stiliffr - strategiutvikling og handlingsplan - budsjettgjennomgang - tertialrapport, regnskap og årsberetning - Styreevaluering - Orienteringer fra driftsledere I avdelingsleder få Ei É t'<:lrfé-;«:>il Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal minst angi: 4

5 Tid og sted for styremøtet eller annen behandlingsmåte (for eksempel telefonmøte eller lignende). - Styremedlemmer som var til stede på styremøtet og/eller eventuelle forfall. - At alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. - Hvilke saksdokumenter som er blitt forelagt styret, og hvem som redegjorde for saken. - Styrets beslutning. - Dersom en beslutning ikke er enstemmig, skal stemmefordelingen protokollføres. - Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. - Protokollen skal sendes styrets medlemmer, snarest etter at møtet har vært avholdt. - Styremedlemmer skal gi tilbakemelding om evt. merknader/endringer til daglig leder snarest etter mottatt protokoll. - Protokollen skal underskrives på neste styremøte av alle styremedlemmer som deltok i styrebehandlingen. 'Z.ilníjrærinltftjirit um xtyfrsfts aråirfití Ekstern og intern informasjon om styrets arbeid, saker og saksbehandling skal kun gis av styrets leder med mindre styret vedtar at daglig leder eller annen person gis fullmakt. Daglig leder uttaler seg om foretakets daglige drift. Offentlig utdrag av protokoll (protokoll minus fortrolige/konfidensielle opplysninger) skal gjøres tilgjengelig som referatsak til formannskap og kommunestyre og aktuelle hovedutvalg. Det skal utarbeides en medieplan for foretaket. 2.: i.evdlt1e1'is1ga\' Styrets arbeid Styret skal evaluere sin egen arbeidsform og møteplaner, og eventuelt foreta forbedringer. Styret kan foreslå endringer i styresammensetningen for kommunestyret. 3. Faste formelle funksjoner for styreleder Det påligger den valgte styreleder å sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet til hensiktsmessig tid. - Sørge for innkalling til styremøtet senest 7 dager før møtet avholdes - Ansvarlig for å lede styremøtet - Foreslå en /2årlig/ årlig møteplan som fastsettes av styret. - Ansvarlig for at styrets årsberetning blir utarbeidet - Ansvarlig for løpende protokolloppdatering, herunder organisering av referatførsel, utsendelse og undertegning. - Kontroll og oppfølging av internkontrollfunksjonen - Medarbeidersamtale med daglig leder 5

6 4. Daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret etiliutagäig tettere fiilênmlttl a... -ü Daglig leders fullmakt reguleres av det til enhver tid gjeldende "4... Reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet til daglig leder for Smøla Nærings- og kultursenter KF". is 7.4» i å A..tttfitçzèglaftíte: g;gs;.2;,.;.n-22: : Em ;:L:;z;a:'3,:.;%:»g«;_> zmiézé. xi: i.=;~:,*~;.»a»;w tu; :~;%:jg:z%:f 2. 1c.m:: its? å k; i.3. f äfêtñhfxtitfrètlggsgillitt, Daglig leder skal som fast post på hvert styremøte gi styret en orientering i møte eller skriftlig om foretakets virksomhet og resultatutvikling med mindre det er forhold som tilsier at orienteringen bør gis tidligere. tfiärâatisxfltilzfèsa*an ;s;.». ~;a=; was. ~»;;'s 3å? z a 3Z,i1= :.: 5i =. iu.~. Daglig leder skal forberede og legge fram saker til behandling i styret i samråd med styreleder slik at samtlige deltakende styremedlemmer får et tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag. Daglig leders vurderinger og anbefalinger skal følge saksframlegget. Åätatflefto-lt :n!.'=~i;-wrl Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak., Éäíäèijaslatlål Daglig leder er ansvarlig for styreprotokoll og at alle vedtak er formulert slik styret bestemmer det..13.:z;;iigi<.>d:e2 i~;.?».li s; ~.*=.V;-H in; ;; x*z::n :: : im é2:;;ax.=;!, a a.mr.>=;.e?m <. Daglig Ieder er ansvarlig for å gjennomføre de vedtak som styret fatter med mindre styret bestemmer noe annet. 6

7 5. 8. b. C. d. 6. f. Styrets særtrekk På generell bakgrunn kan vi si at et styre har seks særtrekk som de må ivareta om de skal løse de oppgavene som aksjeloven/kommuneloven pålegger styret. Disse særtrekkene er: Styret er et ko/leqialt orqan. Det vil si at hva formell autoritet angår, rangerer alle styrets medlemmer likt. Styreleder er kun den "første blant likemenn". Han/hun har bare administrativ myndighet til å avgjøre når og hvor styret skal møtes, noe som normalt gjøres i samråd med de øvrige styremedlemmene. Når styreleder uttaler seg eller opptrer på styrets vegne, er det etter fullmakt fra styrets øvrige medlemmer. Styret er en samarbeidende qruppe. Det betyr to ting; for det første må et styre handle i fellesskap, altså som en samlet enhet, etter forutgående overlegning. Dernest fungerer styret som en samlet enhet bare i styremøtene, dvs. når styret er samlet. Utenfor styrerommet har verken styreleder eller noen av de andre styremedlemmene noen formell makt, hvis det ikke foreligger spesielle fullmakter. Stvreansvar er individuelt. Mens styrets oppgaver er kollektive, er det strafferettslige og sivilrettslige ansvaret individuelt. Det betyr at den enkelte har ansvar som om han/hun var alene med ansvaret. Hva ansvaret angår, er det altså ingen forskjell på styrets leder og det enkelte medlem. Styret har et beslutninqsansvar. Styret er foretakets overordnede ledelse. Ledelse vil blant annet si å ta beslutninger - ved at styret følger opp KF- ets overordnede mål, strategi, budsjett, organisasjonsform og handlingsplaner. Styret kan ikke qiennomføre eqne beslutninger. Styret må altså utøve sin myndighet gjennom daglig leder. Styret verken bør eller må gå direkte inn i KF- et og forbi den som er satt til å være daglig leder. Hovedregelen er at daglig leder skal lede den daglige driften mens styret skal beslutte i saker som er av uvanlig art eller av en viss størrelse, eller av større betydning for KF- et. Styret er valqt av Smøla kommunestyre (eier). Det betyr at det ikke er rom for særinteresser i styrets forhandlinger. Det er hele tiden kommunens og foretakets beste etter en samlet vurdering som er det overordnede syn. Konsekvensen av dette syn er at styrets medlemmer representerer KF- et og ikke eget parti eller egen næring. Det følger også av dette at de ansattes "representanter" ikke representerer de ansatte, men KF- et. Derfor bør man snakke om eiervalgte og ansvarlige styremedlemmer som har samme oppgave. j 7

8 6. Generelle faglige krav til et styremedlem, uavhengig av verv Et styremedlem skal/må: fokusere på helhet og sammenheng bidra med sin kompetanse i KF- et ha kunnskap om, kontakt med og interesse for KF- et i sin helhet og alle forhold som omgir KF- ets formål, strategier og planer. kjenne og akseptere kommunens Strategske Næringsplan (SNP), KF- ets visjon og handlingsplaner for å kunne bidra konstruktivt i vervet. kunne Iese og forstå et regnskap kjenne det sivilrettslige og strafferettslige ansvaret som ethvert styreverv innebærer 7. Styrets interne standarder og Spilleregler lnnad i styret skal medlemmene tilstrebe: Uavhengighet og en kritisk, spørrende holdning Kreativitet En åpen og ærlig kommunikasjon Toleranse, trygghet og tillit Samhørighet med respekt for hverandres meninger i dialogen /prosessen En god atmosfære der en utnytter hverandres kvaliteter Åpenhet og sjenerøsitet (til å bruke kunnskap og ferdigheter) Å væreforberedtog involverende Å holdeseg til sak og ikketil personnår konflikteroppstår Å tenke og handle til beste for foretaket At særinteresser ikke bringes inn i styrerommet 8. Vedtak og endring av styreinstruksen. Endringer i styreinstruksen kan besluttes i styremøte med alminnelig flertallskrav. I Vedtatt i Styremøte Smøla 27. januar 2014 Laila Skar W Ørn r/(v)/sen N 4'.. \L líune\roksvé}_; Tuveh` t zåffffz4" få ant Neerl nd Hop aug Tove Norøm `Rokstad W écneà Randi Eines Per A. Br nnskag (à. Egil 8