Helse og miljø er god butikk

Transkript

1 Helse og miljø er god butikk SYSTEMATISK Systematisk helse-, HELSE-, miljø- MILJØ- og sikkerhetsarbeid OG SIKKERHETSARBEID - revidert august 2013

2 2 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Hos: Dato: Daglig leder: Hvordan bruke «Helse og miljø er god butikk» Heftet er nedlastbart og kan lagres på egen PC. Forslag på vedlagte skjemaer kan deretter utfylles elektronisk. Det gjør du ved å klikke inne i feltene der det skal skrives inn tekst. Arbeidsheftet må ses i sammenheng med den brukerrettede veiledningen for Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid fra Arbeidstilsynet.

3 3 Innhold Innledning... 4 DEL I Innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet i en bedrift... 5 DEL II Internkontrollforskriftens krav til dokumentasjon... 6 Kommentarer til de åtte kravene i forskriften:... 7 DEL III Vedlegg Til krav Til krav Til krav Til krav Til krav Til krav Til krav Til krav

4 4 INNLEDNING Arbeidsmiljøloven 3-1 omhandler krav til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i bedriften. Arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og etablere internkontrollsystem i bedriften. I henhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), plikter bedriftens leder å sørge for systematisk oppfølging av de kravene som regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. For å kunne gi arbeidsgiver/bedriften økt kunnskap om lovens krav og bedre grunnlag for å etablere internkontrollsystem i virksomheten, har NHO utarbeidet denne veiledningen. Heftet er utarbeidet i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Veiledningsheftet skal være et grunnlag og et utgangspunkt for bedriftens egne vurderinger både i forhold til hva som må dokumenteres, hvilke arbeidsoperasjoner/oppgaver som må risikovurderes og hvilke skriftlige rutiner og skjemaer som er aktuelle for egen bedrift. Heftet består av følgende tre deler: Del I Del II Del III Innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet i en bedrift. Innhold i et internkontrollsystem. Forslag/eksempler på rutiner og skjemaer bedriften bør og må ha. NHO har ikke juridisk ansvar knyttet til bruk av veiledningsheftet. Heftet inneholder også diverse eksempler på skjemaer, instrukser og sjekklister. Arbeidstilsynet har utarbeidet en arbeidsmiljøguide som finnes på, Arbeidsmiljøguiden, som kan ligge til grunn for heftet. Heftet er utarbeidet særlig med tanke på de små og mellomstore bedrifter med under femti ansatte. Derfor er ikke Arbeidsmiljøutvalget, AMU, omtalt. Se arbeidsmiljøloven 7-1 og 7-4.

5 5 DEL I Innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet i en bedrift Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for å ta initiativ, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet. Kartlegging, planlegging og oppfølging skal skje i samarbeid med verneombud, tillitsvalgte og ansatte i bedriften. Det systematiske HMS-arbeidet skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid består av fire hovedområder/punkter: Igangsette Følge opp Planlegge og prioritere tiltak Kartlegge Igangsette Ta initiativ til å starte opp Informere og motivere Sette mål og beskrive ansvar og myndighet Organisere og planlegge gjennomføringen Kartlegge Kartlegge problemområder foreta en risikoanalyse Kartlegge eksisterende rutiner for HMS Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter Systematisere og oppbevare dokumenter Planlegge Planlegge og prioritere tiltak Lage handlingsplan for gjennomføring Gjennomføre - følge opp Gjennomføre tiltak Rette opp feil og mangler Forbedringsarbeidet skal være en naturlig del av den daglige driften Kontinuerlig gjennomgang og oppfølging

6 6 DEL II Internkontrollforskriftens krav til dokumentasjon Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) inneholder åtte konkrete krav til hva et internkontrollsystem skal inneholde. Som vist nedenfor skal fem av disse forhold alltid dokumenteres skriftlig og være tilgjengelig ved tilsyn av myndighetene. Internkontroll innebærer at bedriften skal oppfylle følgende åtte krav 1. Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten 2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer Ikke skriftlig dokumentasjon Ikke skriftlig dokumentasjon 3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Ikke skriftlig dokumentasjon 4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet Må dokumenteres skriftlig 5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt 6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Må dokumenteres skriftlig Må dokumenteres skriftlig Må dokumenteres skriftlig 8. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt Må dokumenteres skriftlig

7 7 Kommentarer til de åtte kravene i forskriften: Krav 1 Bedriften skal sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. Det skal utarbeides en oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for bedriften. De krav som i henhold til regelverket er de viktigste og de mest sentrale for bedriften skal også fremkomme i denne oversikten. Denne oversikten bør være lett tilgjengelig og plassert hos en eller flere sentrale personer i organisasjonen. Verneombud og tillitsvalgte skal være informert om dette. Hvilke lover og forskrifter som gjelder for bedriften/bransjen finnes på Annen viktig informasjon og hjelp til dette arbeidet finnes på for eksempel følgende hjemmesider: Vedlegg: Eksempel på bedriftens oversikt over sentrale og aktuelle lover og forskrifter. Krav 2 Bedriften skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Alle ansatte skal ha kunnskaper om bedriftens HMS-arbeid. Det innebærer at de skal ha opplæring i bedriftens internkontrollsystem og hvordan det systematiske HMS-arbeidet gjennomføres. De skal holdes oppdatert om eventuelle endringer i bedriftens HMS-arbeid og/eller internkontrollsystemet. (Arbeidsmiljølovens 3-1.) Samtidig skal alle ansatte ha den nødvendige opplæring for å kunne utføre sitt arbeid på en forsvarlig måte og være kjent med eventuelle ulykkes- og helsefarer som er forbundet med arbeidet, som for eksempel ran, alenearbeid, støv, støy og ergonomi. (Arbeidsmiljøloven 3-2 og 4-2). På denne bakgrunn skal arbeidsgiver ha konkrete opplæringsplaner som beskriver hva som skal gjennomgås, når og hvem som har ansvaret for opplæringen og gjennomføringen. Planene bør vurderes hvert år blant annet fordi endringer i produksjonsutstyr eller nye arbeidsoppgaver kan kreve annen opplæring. Det er viktig at både nyansatte, øvrige ansatte og innleide får den til en hver tid nødvendige opplæring. Arbeidsgiver har ansvaret for at innleide arbeidstakere og selvstendige har krav på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på lik linje med egne arbeidstakere. Dette gjelder for eksempel innleide vedlikeholdsarbeidere, renholdere og så videre, jf. arbeidsmiljøloven 2-2. Vedlegg: Eksempel på bedriftens opplæringsrutiner Krav 3 Bedriften skal sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Etter arbeidsmiljøloven 2-3 har alle ansatte en medvirkningsplikt i forhold til bedriftens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og det organiserte verne- og miljøarbeidet i bedriften. For at de ansatte skal kunne ha mulighet til å medvirke må arbeidsgiver legge til rette for samarbeid gjennom både informasjon og dialog. Ved å sette HMS på agendaen i møter med de ansatte øker muligheten for bevisstgjøring og medvirkning. Det kan også være andre arenaer som for eksempel en årlig HMS-dag. Vedlegg: Eksempel på bedriftens informasjons- og samarbeidsrutiner med sine ansatte Krav 4 Bedriften skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Arbeidsgiver skal i samarbeid med de ansatte fastsette virksomhetens mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i bedriften. Det er naturlig at målet fremkommer gjennom en prosess med verneombudene og/eller de tillitsvalgte. Det kan settes både et overordnet bedriftsmål, og et konkret målbart mål på et lavere nivå som avdeling, skift eller lignende. Vedlegg: Eksempel på bedriftens mål for HMS

8 8 Krav 5 Bedriften skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Det skal lages en oversikt over hvordan bedriften er organisert i forhold til hvilke oppgaver og ansvar de forskjellige funksjonene har. Vedlegg: Eksempel på oversikt over bedriften Det er viktig å få frem roller, ansvar og oppgaver innen HMSområdet, herunder arbeidsgiver, ansatte, verneombud, bedriftshelsetjenesten, og andre. Verneombud Ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud, jf. arbeidsmiljøloven 6-1. Verneombudet skal ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet velges for to år om gangen. Verneombudets arbeidsoppgaver er definert i arbeidsmiljøloven 6-2. På denne bakgrunn anbefaler vi at det etableres rutiner for hvilke prosesser og arbeidsoppgaver bedriftens verneombud skal involveres i. Virksomheter som har mindre enn ti ansatte kan skriftlig avtale en annen ordning, som innebærer at det ikke skal være verneombud ved bedriften. Verneombudet skal ha den opplæringen som er nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver som verneombud, jf. arbeidsmiljøloven 6-5. Vedlegg: Dokumentasjon for valg og opplæring av verneombud Vedlegg: Forslag til avtale med de ansatte i bedrifter med mindre enn ti ansatte Lovpålagt HMS-opplæring for arbeidsgiver/øverste leder Øverste leder skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. arbeidsmiljølovens 3-5. Kursbevis må inngå i HMS-systemet. For nærmere Informasjon se søkeord HMS-opplæring. Godkjent bedriftshelsetjeneste Dersom bedriften er pliktig til å ha bedriftshelsetjeneste (BHT) skal den inngå en avtale med en bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet. NHOs hefte «Bransjespesifikke krav til bedriftshelsetjenesten» gir bedriftene en veiledning med sjekklister, når de skal velge bedriftshelsetjeneste eller når bedriften skal gjennomgå/revidere bedriftshelsetjenestens oppgaver og rutiner. For ytterligere informasjon, se Informasjon om hvilke bransjer/næringer som er pliktige til å ha bedriftshelsetjeneste, finnes på søkeord bedriftshelsetjeneste. Arbeidsgiver er ansvarlig for at det lages en handlingsplan for bedriftshelsetjenestens oppgaver i bedriften, som skal oppdateres hvert år. For nærmere informasjon og hjelp i dette arbeidet, se søkeord bedriftshelsetjeneste. Vedlegg: Dokumentasjon for samarbeid med godkjent bedriftshelsetjeneste Registrering og oppfølging av sykefravær Arbeidsgiver har en særlig tilretteleggingsplikt for en arbeidstaker som har fått redusert arbeidsevne på grunn av sykdom, ulykke eller slitasje, jf. arbeidsmiljøloven 4-6. Loven krever også at arbeidsgiver følger opp den ansatte gjennom oppfølgingsplaner og samtaler. Bestemmelsen har klare krav til når og hvordan slik oppfølging skal gjennomføres. For ytterligere informasjon, se NHOs hefte «Tettere oppfølging av sykemeldte», Arbeidsgiver har plikt til å føre statistikk over de ansattes sykefravær og fravær ved barns sykdom, jf. arbeidsmiljøloven 5-1 og folketrygdlovens 25-2, første ledd. Ytterligere informasjon: og Arbeid/Arbeidsgiver, søkeord sykefravær. Melding av skader og sykdommer Arbeidsgiver skal varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet straks ved alvorlig arbeidsulykke der arbeidstaker blir alvorlig skadet eller som medfører dødsfall, jf. arbeidsmiljøloven 5-2. Alvorlige arbeidsulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale el-tilsyn. For nærmere informasjon, se faktasider hos Arbeidstilsynet og NAV: søkeord melding av ulykker og skade og søkeord melding yrkesskade.

9 9 Yrkesskade Ved mistanke om yrkesskade skal det meldes til Arbeidstilsynet på eget skjema fra NAV. Skjemaet finnes på søkeord melding yrkesskade. Det psykososiale arbeidsmiljøet Som en del av det systematiske HMS arbeidet skal arbeidsgiver ha Rutiner for risikovurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet i virksomheten. Arbeidsgiver skal dokumentere hvordan det arbeides for å forebygge og avdekke forhold som kan ha innvirkning på arbeidstakernes psykiske helse og velferd, og rette opp eventuelle forhold som er negative/belastende for arbeidsmiljøet, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 og 4-3. Verktøy for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet kan være medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser, eventuelt sammen med bedriftshelsetjenesten, og forskjellige former for arbeidsmiljøkartlegginger. Ut fra risikovurderingen anbefaler Arbeidstilsynet at arbeidsgiver utarbeideider fremgangsmåter og rutiner på de følgende områder: Forebygging og håndtering av mobbing /trakassering på arbeidsplassen: Med trakassering/mobbing menes når en eller flere personer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Ytterligere informasjon, se Arbeidstilsynets «Veiledning mot mobbing», som finnes på Varsling av kritikkverdige forhold: Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med lov eller med etiske normer, for eksempel korrupsjon, eller annen økonomisk kriminalitet, fare for personers liv og helse, farlige produkter eller dårlig arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljøloven 2-4 og 3-6. Ansatte som får et rusproblem skal få hjelp etter avtale. Når det oppstår tilfeller av rusmisbruk, benytter vi AKANmodellen. For ytterligere informasjon, se Akan Kompetansesenter: Diverse Arbeidsreglement/Arbeidsavtaler Arbeidsmiljøloven regulerer hvilke virksomheter som skal ha et arbeidsreglement for sine ansatte. - Se NHOs forslag til arbeidsreglement. - Arbeidsmiljøloven 14-5 bestemmer at det skal være skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. - Se NHOs forslag til standard arbeidsavtale. Yrkesskadeforsikring Lov om yrkesskadeforsikring regulerer arbeidsgivers plikt til å tegne forsikring (yrkesskadeforsikring) til dekning av yrkesskade og yrkessykdom. Se NAVs skadeskjema: Datadisiplininstruks Personopplysningsforskriftens 9-5 regulerer når arbeidsgiver kan få innsyn i arbeidstakers e -postkasse. For ytterligere informasjon, se NHOs veileder på datadisiplininstruks, Se NHOs veileder om varsling, Konflikthåndtering - Hvordan vi går frem for å rapportere om en mulig konflikt. - Hvordan vi går frem for å løse en konflikt. - Hvordan prosessen dokumenteres. Rusforebygging Vi har en ruspolitikk på vår arbeidsplass der det inngår at vi har et absolutt forbud mot at ansatte møter påvirket av rusmidler på jobb, eller at ansatte bruker rusmidler i arbeidstiden.

10 10 Viktigste HMS-oppgaver i vår bedrift Øverste leder er ansvarlig for opprettelse av rutiner, men delegerer ansvar for gjennomføring Rutiner Hyppighet/dato Ansvarlig Deltakelse Bedriften i samarbeid med ansatte avgjør hvem som deltar Risikovurdering Ved behov Arbeidsgiver, daglig leder, avdelingsleder, leder Leder, ansatte, verneombud, BHT Vernerunde 2 x året, eller etter behov Arbeidsgiver, daglig leder, avdelingsleder, leder Arbeidsgiver, daglig leder, avd. leder, verneombud Medarbeidersamtale Årlig Arbeidsgiver, daglig leder, avdelingsleder, leder Nærmeste leder, ansatt Personalmøter/Avd.møter Arbeidsgiver, daglig leder, avdelingsleder, leder Arbeidsgiver, avdelingsleder, ansatte Gjennomgang av HMSsystemet internkontroll Årlig Arbeidsgiver, HMS-ansvarlig, HR-ansvarlig Arbeidsgiver, daglig leder, verneombud, HMS-ansvarlig Oppdatering av hvilke lover og forskrifter som gjelder Årlig Arbeidsgiver, HMS-ansvarlig, HR-ansvarlig Daglig leder, HMS/HR-ansvarlig Sykefraværsregistrering Arbeidsgiver, daglig leder, lønningsansvarlig Sykefraværsoppfølging Arbeidsgiver, nærmeste leder Arbeidsgiver, avdelingsleder, ansatte Valg av verneombud Hvert 2. år Arbeidsgiver, daglig leder, avdelingsleder, leder Ansatte Avvikshåndtering Arbeidsgiver, HMS-ansvarlig, HR-ansvarlig Daglig leder og alle ansatte El-kontroll egne lokaler Årlig Arbeidsgiver, HMS-ansvarlig, leder Brannansvarlig Brannslukkeutstyr og brannvarslere Årlig kontroll Arbeidsgiver, leder, brannansvarlig Leder, brannansvarlig Melding om skader og ulykker Arbeidsgiver, daglig leder Ansatte, verneombud Behandling av feil og mangler Arbeidsgiver, daglig leder Leder/verneombud Opplæring i bedriftens HMS-rutiner Ved behov/en gang i året Arbeidsgiver, nærmeste leder, HMS-ansvarlig, opplæringsansvarlig Alle ansatte

11 11 Krav 6 Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko. Utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Risikovurdering Som en del av det systematiske HMS-arbeidet skal arbeidsgiver ha rutiner for risikovurdering av arbeidsmiljøet i virksomheten. Det er viktig å foreta en grundig gjennomgang av alle farekilder eller uønskede hendelser som kan forårsake skader eller negativ arbeidsbelastning på arbeidsplassen, og kartlegge hvilke arbeidsoppgaver og arbeidsoperasjoner som kan medføre en risiko for de ansatte. Det kan for eksempel være støy, lysforhold, tunge løft, ensidig gjentagende arbeid, arbeid i høyden, bruk av kjemikalier osv. Risiko begrenser seg ikke til kun fysiske forhold. De hyppigste årsakene til sykefravær i arbeidslivet er i dag knyttet til psykiske lidelser og muskel- og skjelettplager. En vurdering av risiko må derfor også omfatte psykososiale og ergonomiske forhold. Tilpasses forholdene i den enkelte bedrift Det systematiske HMS-arbeidet må tilpasses forholdene i den enkelte virksomhet. Ved lav risiko og få ansatte kan risikovurderingen være enklere enn i en større bedrift med mange ansatte og sammensatte arbeidsoperasjoner, som ofte medfører høyere risiko. Risikovurdering kan for eksempel gjøres som en vernerunde i kontormiljøer. I arbeidsmiljøer med mange arbeidsoperasjoner med høy risiko, skal det utarbeides en risikovurdering av de enkelte arbeidsoperasjonene. Risikovurdering skal også gjennomføres når det har skjedd endringer som kan få betydning på HMS-området, som kan for eksempel innkjøp av maskiner og utstyr, ombygninger, omorganiseringer og endring av arbeidstidsordninger. Risikovurdering skal gjennomføres regelmessig og være en kontinuerlig prosess. Hvordan kartlegger bedriften risikoområder Forslag til spørsmål i bedriftens risikoarbeid: Hva kan gå galt i vår bedrift? Hva er sannsynligheten for at det skal skje? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Er de forholdsreglene som allerede er tatt tilstrekkelige, eller bør det ytterligere tiltak til? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer? Se Handlingsplan med tiltak Bedriftens handlingsplaner er et praktisk verktøy i det systematiske HMS-arbeidet og den viktigste dokumentasjon på at lovens krav til «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» er tilfredsstilt. Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. For eksempel ved at forslag til forbedringer av rutiner diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i dette arbeidet. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen. En handlingsplan skal inneholde: hva skal gjøres hvem skal gjøre det når skal det gjøres Arbeidsgiver/daglig leder er alltid ansvarlig for at tiltak utføres innenfor de angitte tidsfristene. Vedlegg: Forslag til skjemaer for risikovurdering Vedlegg: Sjekkliste vernerunde Ved håndtering av kjemikalier skal virksomheten ha rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke ulykker og helseskader. Virksomheten skal sikkerhetsdatablad og stoffkartotek over farlige kjemikalier, jf. arbeidsmiljøloven 4-5. Når risikovurderingen/kartleggingen er foretatt, skal det utarbeides handlingsplaner og tiltak for å redusere risikoforholdene. Verneombud, tillitsvalgte, ansatte og bedriftshelsetjenesten skal delta aktivt i dette arbeidet.

12 12 Krav 7 Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge forhold som ikke er i samsvar med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). Hvordan feil og mangler rettes opp avviksbehandling Det skal være en skriftlig rutine for hvordan bedriften skal rette oppståtte feil eller mangler og hindre at lignende forhold oppstår igjen. Det bør være klare retningslinjer for hvordan man melder avvik, til hvem og hvordan de blir fulgt opp. Hensikten er å forebygge for å unngå samme forhold flere ganger. Vedlegg: Forslag til rutine for avviksbehandling Krav 8 Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Hvordan feil og mangler rettes opp avviksbehandling For å kunne oppfylle dette kravet må bedriften foreta en årlig gjennomgang av bedriftens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Denne gjennomgangen er viktig for å vurdere om det er nødvendig å gjøre endringer i skriftlige rutiner og dokumentasjon. Forhold som må endres og eventuelt følges opp settes inn i handlingsplanen. Bedriften må etablere en sjekkliste for hva som skal gjennomgås årlig med basis i bedriftens risikoområder. Vedlegg : Forslag til rutiner for årlig gjennomgang

13 13 DEL III Vedlegg Forslag og eksempler på rutiner og skjemaer for bedriften Til krav 1 Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelige, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. Følgende lover og forskrifter som gjelder vår bedrift: Opplæring og oppdatering utføres av:

14 14 Til krav 2 Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Opplæringsprogram for: Nyansatte Vi har et opplæringsprogram for nyansatte Når programmet er gjennomført, signeres skjemaet og oppbevares som dokumentasjon for gjennomført opplæring. Ansvarlig for at opplæringsprogrammet gjennomføres er Øvrige ansatte Planlagt opplæring fremkommer i handlingsplanen/opplæringsplanen Vi har dokumentasjon på gjennomgått opplæring Ansvarlig for at opplæringsprogrammet gjennomføres er Innleide arbeidstakere og selvstendige Ved innleie av andre firmaer til å utføre arbeid og tjenester på våre områder, stiller vi alltid krav til firmaet at de skal ha et operativt HMS-system

15 15 HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) er fylt ut av begge parter. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet DENNE BEKREFTELSEN GJELDER: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Land: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder: Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte: Dato: (sign.)

16 16 Til krav 3 Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Informasjon og samarbeid Vi informerer de ansatte fortløpende om alle aktuelle forhold i bedriften gjennom: Allmøter og/eller personalmøter som avholdes pr. år: Avdelingsmøter som avholdes hver: Møtene ledes av: Andre samarbeids- og møterutiner: Oppslagstavler som finnes på følgende steder/avdelinger: Det skrives referater fra følgende møter: Eventuelle tiltak inngår i bedriftens handlingsplan:

17 17 Til krav 4 Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Informasjon og samarbeid Bedriftens mål Eksempel på konkrete mål: - Sykefraværet skal innen årsskiftet være under 5 %. - Skader og ulykker skal ikke forekomme i vår bedrift. Målene er utarbeidet i samarbeid med de ansatte

18 18 Til krav 5 Oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Fakta om bedriften, legg ved organisasjonskart Bedriftens navn: Bransje: Daglig leder: Antall faste ansatte heltid: Deltid: Følgende oversikt finnes i bedriftens personalsystem. Bedriftens ansatte: Dato: Navn Adresse Poststed Telefon Mobil Ansatt dato Fødselsdato Pårørende til bedriftens ansatte: Dato: Medarbeiders navn Pårørende Status Tlf. privat Tlf. jobb Mobil

19 19 Verneombud Vår bedrift har mer enn 10 ansatte Dokumentasjon på valg og opplæring av verneombud Valg av verneombud ble foretatt den: Verneombudets navn er: Verneombudet gjennomførte den lovpålagte arbeidsmiljøopplæring den Ledelsen og verneombud har regelmessige møter Vår bedrift har mindre enn 10 ansatte Følgene avtale er inngått med de ansatte: Denne avtalen er inngått mellom samtlige ansatte og ledelsen i bedriften vår. Avtalen innebærer at det ikke etableres verneombudsordning i bedriften, jf. arbeidsmiljøloven 6-1 første ledd. Avtalen forutsetter at ansatte og ledelse samarbeider om vernetjenesten i den daglige driften på følgende måte: Avtalen har en gyldighet på 2 år. Dato: Signatur for alle medarbeiderne: For ledelsen:

20 20 HMS OPPLÆRING Arbeidsgiver/øverste leder har gjennomført den lovpålagte opplæring, dokumentasjonen vedlegges Navn: Dato: GODKJENT BEDRIFTSHELSETJENESTE Vi har en avtale med bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet Navn på bedriftshelsetjeneste: Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for oss. Vi har sammen med bedriftshelsetjenesten utarbeidet planer for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten. Det blir hvert år utarbeidet en årsrapport over BHTs arbeid i bedriften. REGISTRERING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR I vårt systematiske HMS-arbeid inngår forebygging og oppfølging av sykefravær. Vi registrerer egenmeldt og legemeldt sykefravær. Vi registrerer fravær på grunn av barns sykdom. Vi registrerer fravær knyttet til arbeidssituasjonen. Oppfølging av de sykmeldte følger bedriftens skriftlige rutiner som er utarbeidet i henhold til arbeidsmiljøog folketrygdlovens bestemmelser. Vi har rutiner for oppfølgning av sykmeldte.

21 21 AVTALE OM INKLUDERENDE ARBEIDSLIV - IA-AVTALE Vår bedrift har undertegnet en IA-avtale som ligger vedlagt Våre IA-mål finnes i samarbeidsavtalen med NAV Arbeidslivssenter Vår IA-kontakt i NAV Arbeidslivssenter er: DET PSYKOSOSIALE ARBEIDSMILJØET Vi har rutine for kartlegging/risikovurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet Vi gjennomfører medarbeidersamtaler i året arbeidsmiljøundersøkelser i året vi dokumenterer vårt psykososiale arbeidsmiljø på annen måte Resultatene blir fulgt opp på følgende måte: Gjennom tiltaksplan med ansvarlig og tidsfrister Annet Forebygging og håndtering av mobbing/trakassering: Vi har utarbeidet rutine på rapportering av mobbing/trakassering Varsling: Vi har utarbeidet en rutine for fremgangsmåte og håndtering ved varsling Konflikthåndtering: Vi har utarbeidet en rutine for fremgangsmåte og håndtering av konflikter Ruspolitikk: Vi har utarbeidet en ruspolitikk for vår arbeidsplass som alle er kjent med

22 22 Diverse ARBEIDSREGLEMENT Vi har arbeidsreglement som er utarbeidet i samarbeid med de tillitsvalgte Arbeidsreglementet er sendt til Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven SKRIFTLIG ARBEIDSAVTALE Vi har skriftlige arbeidsavtaler til våre ansatte YRKESSKADE Yrkesskade meldes til Arbeidstilsynet på eget skjema fra NAV DATADISIPLININSTRUKS Vi har retningslinjer for de ansattes bruk av e-post og tilgang til og bruk av data

23 23 Til krav 6 Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko. Utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Vi har utarbeidet rutiner for risikovurdering av følgende arbeidsoperasjoner i vår bedrift: I dette arbeidet samarbeider vi med: Vi har utarbeidet handlingsplan med tiltak, ansvar og tidsfrister: Ansvarlig for oppfølging av handlingsplanen er: VERNERUNDER Vi gjennomfører vernerunder ganger i året. Vi bruker en egen utarbeidet sjekkliste. Vi utarbeider handlingsplan med tiltak, ansvar og tidsfrister etter hver vernerunde. De som deltar på vernerundene er: - Arbeidsgiver/daglig leder/leder - Verneombud - BHT

24 24 Sjekkliste vernerunde Kartleggingssted: Dato: DELTAKERE VED KARTLEGGINGEN: Leder: (sign) Verneombud: (sign) TEMA KOMMENTAR/TILTAK TIDSFRIST ANSVARLIG Arbeidsplassen og fellesarealer: Lokalenes egnethet Renhold i fellesarealer Vedlikehold Personalrom Vedlikehold av maskiner og utstyr Arbeidsområde utendørs Ergonomi: Er arbeidsplassen tilrettelagt ergonomisk med tanke på å forebygge muskel- og skjelettplager? Er bord, stol og evt. annet utstyr tilpasset deg? Er det muligheter for variasjon i arbeidet? Lys, luft, støy: Er allmenbelysning tilfredsstillende? Er arbeidsplass-punktbelysning tilfredsstillende? Er ventilasjonen tilfredsstillende? Er temperatur tilfredsstillende? Er det god orden og ryddig i lokalene Er renhold tilfredsstillende? Er støynivå tilfredsstillende? Lagring: Avsatt tilstrekkelig areal til lagring? Lagerområder sperrer ikke nødutgang Kjemiske forhold Kjemikalier/gasser/ løsemidler står i låst skap Sikkerhetsdatablad/stoffkartotek er lett tilgjengelig Orden og avfall Spesialavfall håndteres Søppelhåndtering Fare for utslipp Sikkerhet Verneutstyr er på plass og benyttes Det er nødstopp på maskiner Førstehjelpsutstyr er på plass Skade på el-anlegg Rømningsveier/nødlys/brannslokning Ulykker og uønskede hendelser rapporteres

25 25 Skjema for risikovurdering ORDEN OG RENHOLD AV LOKALER Vi i har rutiner for orden og renhold Orden og renhold kontrolleres av: VEDLIKEHOLD Vi har rutiner for vedlikehold av arbeidsutstyr og maskiner Vi har inngått serviceavtale og har beskrevet oppgavene i den enkelte arbeidsinstruks/-beskrivelse Ansvarlig for oppfølging av vedlikehold er STOFFKARTOTEK OG KJEMIKALIEBRUK Vi krever sikkerhetsdatablad ved innkjøp av farlige stoffer og velger de stoffene som gir minst helsefare Stoffene oppbevares forsvarlig og i original emballasje med tekst på norsk Vårt stoffkartotek gir oversikt over helsefarlige og giftige stoffer (sikkerhetsdatablad) Alle ansatte er opplært i bruk av stoffene og stoffkartoteket Dokumentasjon av opplæring Opplæring og oppdatering utføres av: Stoffkartoteket er plassert: Aktuelle sikkerhetsdatablad er også tilgjengelige der stoffene oppbevares og brukes

26 26 Skjema for risikovurdering PERSONLIG VERNEUTSTYR Alle ansatte som skal ha verneutstyr, har tilgang til personlig verneutstyr Ansvarlig for verneutstyret er: Alle aktuelle ansatte har fått opplæring i når, hvor og hvordan verneutstyret skal brukes INNKJØP AV MASKINER OG UTSTYR Ved innkjøp av maskiner og utstyr tar vi de ansatte og verneombudet (og i særlige tilfeller også bedriftshelsetjenesten) med på råd Utstyret/maskinene er tilfredsstillende/godkjent i forhold til det regelverket som er knyttet til denne maskinen FØRSTEHJELP Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste Følgende personer i virksomheten har opplæring i førstehjelp Førstehjelpsutstyr finnes: Kontroll/etterfylling utføres av:

27 27 Skjema for risikovurdering ELEKTRISKE ANLEGG OG UTSTYR Vårt elektriske anlegg og utstyr blir regelmessig kontrollert av godkjent leverandør Dokumentasjon vedlegges Vi bruker registrerte installatører ved nyinstallasjoner, vedlikehold og reparasjoner Kontroll utføres av: 1. AVTALEPARTER OG TIDSPERIODE Denne avtale er inngått mellom kunde: og elektroinstallatør: og gjelder for perioden: 2. OMFANG Denne avtalen omfatter en grundig gjennomgang av bedriftens (kundens) elektriske anlegg, og omfatter bl.a. følgende punkter: Kontroll av elektriske installasjoner og utstyr i samsvar med gjeldende forskrifter. Utarbeidelse av rapport over anlegg og utstyr som er kontrollert, og hvilke feil/mangler som er oppdaget/avdekket. Avtalen omfatter retting av feil og mangler som oppdages/avdekkes på kontrollen. Kontrollen foretas en gang i året etter avtale med bedriften. Kontrollen omfatter alle kundens elektriske anlegg og installasjoner. Avtalen erstatter ikke bedriftens egenkontrollrutiner av elanlegg og -installasjoner. 3. KONTAKTPERSONER OG FAGPERSONELL Kontaktperson og bestiller hos kunden: Kontaktperson hos elektroinstallatøren: Elektroinstallatøren innestår for at de fagfolk som benyttes innenfor avtalen innehar nødvendige sertifikater og kompetanse. Denne avtalen foreligger i to eksemplarer ett til hver av partene. Dato: Sted: Bedrift (kunde): Elektrofirma:

28 28 Skjema for risikovurdering BRANN OG BEREDSKAP Vårt elektriske anlegg og utstyr blir regelmessig kontrollert av godkjent leverandør: Brannansvarlig hos oss er: Vi har stk. brannslanger plassert: Vi har stk. brannslukkingsapparater plassert: Test og vedlikehold av brannvarslere og slukkeutstyr utføres av:

29 29 Til krav 7 Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge forhold som ikke er i samsvar med helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen (HMS). Avvik Rutine for melding og behandling av avvik Ved feil, mangler eller hvor rutiner ikke følges skal det meldes til nærmeste leder og/eller verneombudet Der det er mulig rettes avvik og uønskede hendelser med en gang Utførte tiltak rapporteres til nærmeste leder og verneombud og dokumenteres Der det ikke er mulig å rette opp avvik e.l. med en gang må det meldes til nærmeste leder og verneombud, og nedfelles i handlingsplanen Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt Skjema for avviksmelding Melding om uønsket forhold/hendelse: - Uønsket hendelse - Nestenulykke - Ulykke med skade - Farlige forhold Arbeidssted/prosjekt/avdeling/rom: Dato/klokkeslett: Hendelse/forhold: Årsak: Hvilke strakstiltak ble iverksatt: Forslag til korrigerende tiltak: Rapporten er levert til overordnet og verneombud: Rapporten er fulgt opp av ansvarlig leder: Følgende forebyggende tiltak er iverksatt: Underskrift (leder) og dato:

30 30 Til krav 8 Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Rutiner for årlig gjennomgang av internkontrollsystemet Vi har en årlig gjennomgang av vårt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som foretas innen dato/måned Ansvarlig for denne gjennomgangen er Daglig leder HMS-ansvarlig Det gjøres i samarbeid med Verneombud Tillitsvalgte BHT Forhold som må rettes opp settes inn i en handlingsplan med tiltak, hvem som har ansvaret og når arbeidet skal være utført/ sluttdato. Vedlegg: bedriftens handlingsplan

31

32 ISBN (trykt) ISBN (elektronisk) August Design: Kaland Marketing Trykk: Konsis Forsidefoto: Scanpix Middelthuns gate 27 Postboks 5250 Majorstuen 0303 Oslo Telefon Telefaks