Forslag til vedtak/innstilling: Fellesnemda tar saken til orientering. Prosjektleder bes i det videre arbeidet legge følgende til grunn:

Transkript

1 Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Per Anders Bakke Saksgang Møtedato Partssammensatt utvalg Arbeidsutvalg Fellesnemnda MIDLERTIDIGE KONTORLOKALER FOR SENTRALADMINISTRASJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Fellesnemda tar saken til orientering. Prosjektleder bes i det videre arbeidet legge følgende til grunn: Fellesnemdas vedtak i sak 28/19. Det er viktig at de nyetablerte avdelingene samlokaliseres så tidlig som mulig. Kostnadene til midlertidige lokaler må holdes på et nøkternt nivå. Det legges opp til en viss fleksibilitet for de ansatte i forhold til oppmøtested når det er forenlig med jobbgjennomføringen, etter avtale med arbeidsgiver. De ansatte vil i den midlertidige perioden i hovedsak ha sin arbeidsplass i samsvar med vedtak om permanent lokalisering. Prosjektleder må fremskaffe hensiktsmessige kontorlokaler i byggeperioden. Dette inkluderer nødvendig ekstern innleie av kontorlokaler. Kostnader for dette innarbeides i årsbudsjett/økonomiplan Prosjektleder legger fram sak vedrørende midlertidige kontorlokaler for endelig beslutning i fylkestingets møte i desember Tron Ole Bamrud Prosjektleder 1

2 Bakgrunn Fellesnemnda behandlet , sak 28/19, fremtidige kontorlokaler for sentraladministrasjonen i Innlandet fylkeskommune, hvor det ble vedtatt: Fellesnemnda ber prosjektleder igangsette et forprosjekt for å løse det framtidige behovet for kontorlokaler for sentraladministrasjonen i Innlandet fylkeskommune. Dette skal sikre medarbeiderne i fylkeskommunen moderne og effektive rammer for å utføre arbeidet. Et modifisert alternativ 1 legges til grunn for rehabilitering av fylkeshusene på, noe som innebærer at det hovedsakelig skal etableres kontorlandskap av begrenset størrelse med noen cellekontorer. Det legges til grunn at det kan tas noe hensyn til særskilte behov i hver enkelt avdeling. Funksjonsfordelingen som tidligere vedtatt ligger til grunn. Dette alternativet innebærer at virksomheten innplasseres i fylkeshus 1. Innlandet fylkesting kan dersom videre utredninger viser at det er nødvendig velge å benytte deler av fylkeshus 2. Det planlegges ut fra at Innlandet fylkeskommune sin egen bygningsmasse benyttes så langt det er hensiktsmessig for å dekke midlertidige kontorlokaler for ansatte og politikere i byggeperioden. Byggeprosjektet for fylkeshus 1 planlegges med byggestart primo 2021, og med ferdigstillelse av prosjektet for innflytting primo Fylkeshus 1 må klargjøres høsten 2020 for byggestart. Dette medfører at arkiver må ryddes og fjernes, og bygget må fraflyttes i desember Inntil da vil fylkeshus 1 vil være tilgjengelig og kan benyttes som «buffer» til alle midlertidige lokaler er klare. Status/ Beskrivelse Basert på avtalen mellom Hedmark og Oppland fylkeskommuner om lokalisering av de ulike funksjoner, samt innplassering av ansatte 21. juni 2019, vil medarbeiderne bli fordelt på Lillehammer i henhold til tabellen nedenfor. Sted Antall Lillehammer 172 Sentraladministrasjonen Lillehammer 50 Overført fra Statens vegvesen* 326 Sentraladministrasjonen 100 Overført fra Statens vegvesen Totalt 648 2

3 * Overføres fra Statens vegvesen på Lillehammer til fylkeskommunen, og som har fått/vil få kontorsted på Lillehammer, ref. sak 33/19 i fellesnemnda. Det er politisk vedtatt at Innlandet fylkeskommunes egen bygningsmasse skal benyttes så langt det er hensiktsmessig for å dekke kontorlokaler for ansatte og politikere i byggeperioden, jfr. vedtak i sak 28/19 i fellesnemda. Fylkeskommunen vil ha følgende ledige kapasitet i egne bygg i byggeperioden (fylkeshus 1 må fraflyttes i hele byggeperioden): Fylkeshus 2: 121 cellekontorer og tilgjengelige møterom av begrenset størrelse i hver etasje. Hedmark Trafikk: 24 cellekontorer, 2 møterom og kantine Disenstrandvegen 4 Oppland fylkeshus: 240 arbeidsplasser og tilgjengelig møteromavdeling og kantine Lillehammer: På Lillehammer skal 172 ansatte ha permanent arbeidsplass. Dette tallet inkluderer ansatte fra begge fylkeskommuner. I tillegg anslås det at om lag 50 medarbeidere fra Statens vegvesen har fått/vil få innvilget Lillehammer som kontorsted. Medarbeiderne fra Statens vegvesen sitter i dag i vegvesenets lokaler på Lillehammer. I sum er det dermed anslagsvis 222 ansatte som skal sitte på Lillehammer. Oppland fylkeskommune leier 240 arbeidsplasser av AS Kirkegaten 74. Hvis medarbeiderne i Statens vegvesen blir sittende i vegvesenets lokaler vil det bli en restkapasitet i fylkeshuset på 68 arbeidsplasser. Hvis medarbeiderne fra Statens vegvesen flyttes til fylkeshuset på Lillehammer blir det en restkapasitet på 18 arbeidsplasser. : På skal 426 medarbeidere ha permanent arbeidsplass. Dette inkluderer medarbeidere fra begge fylkeskommunene samt om lag 100 medarbeidere fra Statens vegvesen. Fylkeskommunen har til sammen 145 arbeidsplasser i dag på, som vil være tilgjengelige, fordelt på fylkeshus 2 og Disenstrandvegen 4. Det tilsier en underdekning på 281 arbeidsplasser i. Vurderinger: Det er ønskelig at medarbeiderne i størst mulig grad skal ha sin arbeidsplass i samsvar med vedtak om permanent lokalisering, også i den midlertidige perioden. Dette bidrar til forutsigbarhet og vil kunne bidra til trygghet for medarbeiderne. I dag er rutiner og arbeidsmetodikk noe ulik i fylkeskommunene, og tidlig samlokalisering vil forenkle innføringen av nye arbeidsmetoder, bygge kultur, bygge fagmiljøene osv. 3

4 For å sikre god samhandling på tvers, er det hensiktsmessig å ha ansatte på færrest mulige steder i den midlertidige perioden. Flere lokasjoner gir også andre driftsmessige utfordringer, kanskje spesielt knyttet til IKT-løsninger/støtte. I tidligere politiske behandlinger er det lagt vekt på at det ikke skal brukes mer penger enn nødvendig for kontorlokaler. Dette prinsippet videreføres for midlertidige lokaler. Det må vises moderasjon, men samtidig må lokalene ha tilstrekkelig kvalitet slik at lover og forskrifter overholdes, og at medarbeiderne får utført sine oppgaver på en god og effektiv måte. Undersøkelser foretatt av arbeidsplasser i offentlig sektor viser at medarbeiderne i gjennomsnitt benytter 1/3 av arbeidstiden ved egen arbeidsplass (stasjon), 1/3 i møterom og 1/3 på andre steder (ute, andre etasjer osv.) Ved dimensjonering av kontorbygg i dag er det ganske vanlig å benytte en dekningsgrad på 80% på vanlige arbeidsstasjoner (80 plasser for 100 ansatte). Dette kombineres med andre typer arealer i tillegg (for eksempel stillerom, møterom og prosjektsoner), slik at det er mulig at for alle ansatte kan være på jobb samtidig og finne plass. For å støtte opp under at folk faktisk flytter seg rundt og bruker variasjonen, innfører man gjerne prinsippet «ikke faste plasser». Gjennom allmøter har medarbeiderne blitt informert om prosessen, fått mulighet til å stille spørsmål samt kunne komme med innspill til prosjektleder om hva som er viktig for den enkelte. Mulighet for fleksible løsninger i forhold til oppmøtested er blant annet spilt inn fra medarbeiderne på disse allmøtene. Behovet for tilfredsstillende kantineløsning for alle er også trukket fram i møter med de tillitsvalgte og hovedvernombud. Lillehammer Fylkeshuset på Lillehammer har generelt en god bygningsmessig kvalitet, og det kan gjøres mindre tilpasninger for å tilpasse lokalene til den nye organisasjonen. Det vil derfor være naturlig å utforme kontorlokalene til permanent løsning med en gang. Dette vil ivaretas i forprosjektet som skal utarbeidet for permanente lokaler. På Lillehammer er det en restkapasitet på 68 arbeidsplasser. Det vil være hensiktsmessig at ansatte som overføres fra Statens vegvesen på Lillehammer og som har fått/får innvilget kontorsted Lillehammer, får sin arbeidsplass i fylkeshuset. På denne måte vil de inkluderes i Innlandet fylkeskommune på et tidlig tidspunkt, samt at det reduserer behovet for at fagmiljøer som skal ha permanent lokalisering på blir midlertidig plassert på Lillehammer. Kontorlokalene på Lillehammer vil ferdigstilles høsten Det vil gjenstå en restkapasitet på 18 arbeidsplasser. Disse arbeidsplassene benyttes i den midlertidige perioden av seksjoner eller avdelinger som har permanent lokalisering på. 4

5 På er det en underdekning på 281 arbeidsplasser med den kapasiteten som fylkeskommunen har i egne bygg i dag. For å løse underdekningen kan flere grep gjøres: - Kapasiteten i egne bygg økes ved at det foretas enkle ombygginger og tilpasninger. - Eksterne lokaler leies inn. - Ved å innføre «ikke faste kontorplasser» for enkelte ansatte, vil kapasiteten øke. Hvis dette også gjøres på Lillehammer vil det øke kapasiteten ytterligere, men flere som skal ha permanent lokalisering på må da pendle til Lillehammer i ombyggingsperioden. I dag har Statens vegvesen på tilhold i Parkgata 81. Etter da overføringen av ansatte fra Statens vegvesen har funnet sted, vil det være anslagsvis 100 ledige plasser i disse lokalene. Det vil være hensiktsmessig for fylkeskommunen å leie disse lokalene av vegvesenet. Lokalene er godt tilpasset vegvesenets bruk med ulike spesialrom og det forenkler muligheten til å samhandle på tvers mellom vegvesenet og fylkeskommunen i fremtiden. I tillegg vil det føre til at medarbeidere som overføres til fylkeskommunen slipper å flytte i den midlertidige perioden. Med mindre ombygginger av eksisterende lokaler på vil en få følgende kapasitet: Fylkeshus 2 Disenstrandvegen 4 Parkgata 81 Totalt 140 arbeidsplasser 30 arbeidsplasser 100 arbeidsplasser 270 arbeidsplasser «ikke faste plasser» Hedmark og Oppland fylkeskommuner har liten erfaring med kontorløsninger hvor det er underdekning av arbeidsplasser og med bruk av «ikke faste plasser», selv om praksis i Oppland har noen likhetstrekk. I tillegg er ikke kontorlokalene som skal benyttes optimalt tilpasset et slik konsept, og det kan være noe manglede tilleggslokaler som stillerom og arbeidsrom ol. På grunn av dette vil det, dersom dette konseptet velges, være nødvendig å leie inn ytterligere lokaler for å få tilfredsstillende kapasitet, slik at dekningsgraden blir over 80 %. Kostnader I dag har fylkeskommunene finansiert kontorlokaler for alle sine ansatte i sentraladministrasjonen, totalt ca. 500 ansatte. Det samme prinsippet gjelder for de ansatte som overføres fra Statens vegvesen til fylkeskommunen. I overføringssatsen (sjablong) er det inkludert administrasjonskostnader, herunder kostnader til kontorlokaler. De ekstra kostnadene som fylkeskommunen får i den midlertidige perioden er leie av eksterne lokaler utover de kostnadene som allerede er dekket ovenfor. 5

6 På Lillehammer skal det etableres permanente arbeidsplasser for de avdelinger og seksjoner som skal ha permanent tilhold der. Kostnadene for dette ivaretas i prosjektet for permanente lokaler. Foreløpig kostnadsoversikt for midlertidige lokaler: Lokasjon Arb.pl. Kostnad Merknad Lillehammer fylkeshus 68 2 mill. kr. Eget bygg. Tilpasninger av lokaler Fylkeshus 2 på mill. kr. Eget bygg. Tilpasninger av lokaler Disenstrandv 4, 30 1 mill. kr. Eget bygg. Tilpasninger av lokaler Parkgata 81, mill. kr. Tilpasning av lokaler. Ekstern innleie. Leietid 3 Ekstern innleie,? Antatt kr / ansatt / år år.* Må avklares på et senere tidspunkt SVV Lillehammer 50-9 mill.kr Oppsigelse av eks. kontorlokaler** * I hovedsak ansatte fra SVV der fylkeskommunen vil få finansiert kontorlokaler fra Kostnadene gjelder kun tilpasning av lokaler **Ansatte fra SVV som har tilhold i SVV sine lokaler flyttes til fylkeshuset på Lillehammer fra når fylkeshuset på Lillehammer er klargjort Kostnadene i tabellen inkluderer ikke ordinære driftskostnader som strøm, renovasjon, renhold ol. i estimatene i tabellen. Kostnader for dette har fylkeskommunen allerede i dag, men de kostnadene må forventes å øke noe grunnet drift på flere lokasjoner. Det vil også tilkomme leiekostnader i 2020 for lokaler hvor medarbeidere fra SVV sitter på Lillehammer frem til prosessen med etablering av midlertidige kontorløsninger igangsettes. Oppsummering Innlandet fylkeskommune skal gjennomføre en meget omorganisering når fylkeskommunene Hedmark og Oppland slås sammen samt medarbeidere fra Statens vegvesen overføres. Mange medarbeidere føler på utrygghet i forbindelse med denne endringen, noe som innebærer både usikkerhet ift. innplassering i ny seksjon, eventuelle nye arbeidsoppgaver, nye kollegaer, ny leder og endrede kontorløsninger-/lokalisering. Forutsigbarhet er viktig. Samtidig er det ønskelig å legge rammer for utvikling av en fleksibel organisasjon, med god evne til å løse tverrfaglige problemstillinger. Medarbeiderne er godt kjent med hvor de vil ha sin permanente arbeidsplass i Innlandet fylkeskommune. Lokaliseringen av midlertidige arbeidsplasser bør i hovedsak følge funksjonsfordelingen av avdelinger og seksjoner som er vedtatt for 6

7 permanent løsning, selv om det vil bli vanskelig å få til fullt ut, uten noe ekstra kostnader. Medarbeiderne tilbringer mye tid på jobb, og det er viktig for prestasjonene at arbeidsforholdene legges godt til rette. Dette gjelder både de fysiske lokalene, men også muligheten for fleksibilitet og tilpasninger for den enkelte der dette er påkrevd. De midlertidige lokalene må ha en fysisk utforming som tilfredsstiller lovkrav, samtidig som at de må oppleves som gode og hensiktsmessige. Spesielt fylkeshus 2 på har i dag en standard som er lavere enn for eksempel lokalene på Lillehammer. Lokalene i fylkeshus 2 må også oppleves som tilfredsstillende, og enkelte tilpasninger vil derfor være nødvendig. Slike tilpasninger vil også være nødvendig i andre lokaler, både eide og leide, for å sikre den arbeidsform og fleksibilitet som både medarbeidere og ledelse trenger. Det er avgjørende for prosessen med etablering av midlertidige kontorlokaler at både organisasjon og de ansatte involveres. Dette må skje både gjennom nødvendige kartleggingsprosesser, og reell involvering av organisasjon, avdelinger og ansatte. Det er avholdt flere allmøter om saken, og avdelingene vil videre bli involvert i løsningen av de midlertidige lokalene innenfor de rammene som finnes. Medarbeiderne er opptatt av at den nye organisasjonen gir fleksibilitet. Medarbeiderne kan få mulighet til å sitte på en annen lokasjon enn den som er tildelt fast, dersom dette i enkelttilfeller er hensiktsmessig, eller andre spesielle forhold må hensyntas. Dette må avtales med arbeidsgiver i hvert enkelt tilfelle. En løsning med «ikke faste plasser» vil kunne understøtte en slik fleksibilitet godt. Videre vil en eventuell løsning med «ikke faste plasser» med underdekning av arbeidsplasser på og Lillehammer innebære at flere medarbeidere vil få midlertidig lokalisering på Lillehammer, men hvor den permanente løsningen blir på. I forhold til forutsigbarhet for medarbeiderne er dette uheldig. Samtidig kan en slik løsning oppfattes som mer likebehandling av medarbeidere. Dersom «ikke faste plasser» benyttes kun på vil være utfordringer knyttet til at vi ferdigstiller permanente lokaler på Lillehammer for 100 pst. kontordekning, og at da får en større oppfylling med medarbeidere i ombyggingsperioden. Økonomi vil alltid være viktig, og det må legges opp til et løp som reduserer kostnadene til et nøkternt nivå. Dette gjør at man i den midlertidige perioden bruker egne lokaler så langt det er hensiktsmessig. I tillegg må det foretas noe ekstern innleie av lokaler. Tilpasningene av tilgjengelige lokaler må holdes på et minimum, men samtidig gjøres slik at oppgaveløsningen blir god og effektiv. En løsning med «ikke faste plasser» både på Lillehammer og vil redusere kostnadene til innleide arbeidsplasser betydelig. Ved å benytte f eks 90 % dekning, vil behovet for innleie på reduseres med ca. 55 arbeidsplasser med en antatt besparelse på ca. 5 millioner kroner i året. 7

8 Forslag til vedtak/innstilling: Fellesnemda tar saken til orientering. Prosjektleder bes i det videre arbeidet legge følgende til grunn: Fellesnemda sitt vedtak i sak 28/19. Prosjektleder må fremskaffe hensiktsmessige kontorlokaler i byggeperioden. Dette inkluderer nødvendig ekstern innleie av kontorlokaler. Kostnader for dette innarbei Fellesnemdas vedtak i sak 28/19. Det er viktig at de nyetablerte avdelingene samlokaliseres så tidlig som mulig. Kostnadene til midlertidige lokaler må holdes på et nøkternt nivå. Det legges opp til en viss fleksibilitet for de ansatte i forhold til oppmøtested når det er forenlig med jobbgjennomføringen, etter avtale med arbeidsgiver. De ansatte vil i den midlertidige perioden i hovedsak ha sin arbeidsplass i samsvar med vedtak om permanent lokalisering. Prosjektleder må fremskaffe hensiktsmessige kontorlokaler i byggeperioden. Dette inkluderer nødvendig ekstern innleie av kontorlokaler. Kostnader for dette innarbeides i årsbudsjett/økonomiplan Prosjektleder legger fram sak vedrørende midlertidige kontorlokaler for endelig beslutning i fylkestingets møte i desember