Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 16/94 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Venn oppvekstsenter Møtedeltakere: Roy Michelsen Arne Morten Johnsen Georg Heggelund Oddrun Husby Bente Monica Lauten Forfall: Andre møtende: Rune Heen, Rektor ved Venn Oppvekstsenter Gard. S.G Lyng, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (Konsek) Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak RMN, postmottak Skaun kommune Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roy Michelsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 16/16 Godkjenning av møteprotokoll 17/16 Orientering og enhetsbesøk ved Venn oppvekstsenter 18/16 Referatsaker 19/16 Aktuelle saker fra utvalgene 20/16 Selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS 21/16 Eventuelt

3 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/93-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

4 Orientering og enhetsbesøk ved Venn oppvekstsenter Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Som et ledd i å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet vedtok kontrollutvalget i sak 14/16 å besøke enheter i Skaun kommune. I forbindelse med kontrollutvalget møte besøker utvalget Venn oppvekstsenter. Oppvekstsenterets ledelse vil orientere om virksomheten, spesielle satsningsområder og eventuelle utfordringer m.m. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget og ta redegjørelsen til orientering. Utvalget må vurdere om det er behov for videre oppfølging med bakgrunn i informasjon gitt i forbindelse med enhetsbesøket.

5 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/93-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Protokoll representantskapet Konsek Protokoll representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS - konstituering. Kommuneundersøkelsen Status for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunene Kommuneundersøkelsen bakgrunn og hovedfunn 6 av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet einfo_16-3_forvaltningsloven-13a, med vedlegg. En SMS kan være et saksdokument Inhabil som styremedlem Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Protokoll fra representantskapsmøte i Konsek 2. Protokoll fra representantskapsmøte i RMN 3. Kommuneundersøkelsen 2016 Status for samfunnssikkerhet- og beredeskapsarbeidet i kommunen. (Fullstendig rapport.) 4. Kommuneundersøkelsen 2016 Status for samfunnssikkerhet- og beredeskapsarbeidet i kommunen. (Bakgrunn og hovedfunn.) 5. 6 av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet. 6. Tolkning av forvaltningsloven 13 a 7. SMS kan være et saksdokument 8. Inhabil som styremedlem 9. Vanlig medlemsskap kan gi inhabilitet 10. Kontrollutvalget kan få regnskapet før revisjon.

6 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00 11:30 Møtested: Quality Hotel Panorama Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk Berit Flåmo Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Gunnar Krogstad Aina Bogen Berit Ingeborg By Jon P. Husby John Lernes Arnstein Trøite Kristian Torve Odd Gulbrandsen Forfall: Bjørg Reitan Bjørgvik Jostein Tetlie Pål Sture Nilsen Agdenes kommune Frøya kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Selbu kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Hitra kommune Hemne kommune Klæbu kommune Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Oddlaug Børseth Brekken, styreleder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Sverre B. Midthjell, styremedlem Arkivsak: 16/50 Merknader: 12 av 15 deltakerkommuner, og 87,6 % av stemmene var tilstede og representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ikke merknader til møteinnkalling og sakliste. Jahn Harry Kristiansen, Malvik kommune, og Arnstein Trøite, Selbu kommune, ble valgt til å skrive under protokollen sammen med møteleder. 1

7 2

8 Sak 01/16 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Saken tas til orientering. Behandling: Daglig leder orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 02/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Som nestleder til representantskapet velges: Behandling: Gunnar Krogstad (Melhus) fremmet forslag om Jon P. Husby som leder av representantskapet. Berit Flåmo (Frøya) fremmet forslag om Vibeke Melum som nestleder av representantskapet. Begge forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Som leder til representantskapet velges Jon P. Husby. Som nestleder til representantskapet velges Vibeke Melum. 3

9 Sak 04/16 Ressursbruk KonSek Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet tar saken til orientering. Sak 03/16 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som styremedlemmer til KonSek Midt-Norge IKS velges: Styremedlem: Personlig varamedlem: 4 styremedlemmer 4 varamedlemmer Som styrets leder velges: Som styrets nestleder velges: Valgkomiteens leder Sivert Berg la frem følgende forslag: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Behandling: Det ble votert punktvis over valgkomiteens innstilling. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. 4

10 Vedtak: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Sak 05/16 Regnskap og årsberetning for 2015 Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Sak 06/16 Budsjettforutsetninger/-rammer for Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. 5

11 Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Sak 07/16 Valg av revisor. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Møtet ble hevet 11:30 6

12

13

14 RAPPORT Kommuneundersøkelsen 2016 Status for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunene

15 Utgitt av: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 2016 ISBN: Grafisk produksjon: (PDF) Erik Tanche Nilssen AS, Skien

16 Kommuneundersøkelsen 2016 Status for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunene

17 2 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

18 INNHOLD 01 Bakgrunn og hovedfunn Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Flere kommuner har en helhetlig ROS Forhold vurdert i helhetlig ROS Tiltak for å styrke samfunns sikkerhets arbeidet Oppsummering Flere kommuner oppfyller utvalgte krav til helhetlig ROS Helhetlig og systematisk samfunns sikkerhetsarbeid Utvikling etter tilsyn og evalueringer Forankring av samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunestyret Overordnet beredskapsplan Flere kommuner har en overordnet beredskapsplan prosent har innholdet i overordnet beredskapsplan på plass Oppsummering Flere kommuner oppfyller utvalgte krav til overordnet beredskapsplan Bedre krise håndterings evne prosent av kommunene har øvet overordnet beredskapsplan Opplevelse og nytte av samfunns sikkerhets arbeidet Fylkesmannen veileder kommunene Særtema Skoleskyting Alvorlige naturhendelser Fylkesbarometer Metode Utvalg og frafall Vedlegg Vedlegg 1: Spørreskjemaet DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

19

20 KAPITTEL 01 Bakgrunn og hovedfunn DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

21 Bakgrunn og hovedfunn Vi vet aldri når en uønsket hendelse vil ramme en kommune, eller hvilke påkjenn inger kommunen og befolkningen vil utsettes for. Det vi vet, er at kommunene gang på gang vil utfordres. I arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap kartlegger kommunene risiko og sårbarhet, forebygger uønskede hendelser, og bygger opp beredskap og krisehåndteringsevne slik at de kan utvikle trygge og robuste lokalsamfunn og gjennom dette håndtere de påkjenningene de utsettes for. For å få frem kommunenes vurdering av eget samfunnssikkerhetsarbeid, har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) siden 2002 gjennomført spørreundersøkelser om samfunnssikkerhet i landets kommuner. Undersøkelsen gjennomføres årlig for å få oversikt over status, og er grunnlag for årlig rapportering til Justis- og beredskapsdepartementet. Sammen med fylkesmannens tilsyn, utgjør kommuneundersøkelsen DSBs grunnlag for vurde ring av status for samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunene. På bakgrunn av dette vurderer DSB og fylkesmennene behov for oppfølging og bistand til kommunene. Målet er bevisstgjøring, læring og utvikling av samfunnssikkerhetsarbeidet. Kommuneundersøkelsen er ingen undersøkelse om kommunenes krisehåndteringsevne, men en vurdering av kommunenes systematiske arbeid for å ivareta den lokale samordningsrollen innen samfunnssikkerhet og beredskap. Temaene i årets undersøkelse er i hovedsak knyttet til kommunens ansvar for kommunal beredskapsplikt 1 som trådte i kraft i Skoleskyting og alvorlige naturhendelser er valgt som særtema. Resultatene fra kommuneundersøkelsen 2016 opprettholder DSBs inntrykk av at kommunene ivaretar samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet på en god måte, og at arbeidet er i positiv utvikling. Kommunenes tilbakemeldinger gir gode resultater når det gjelder hovedelementene innen kommunal beredskapsplikt (tall fra 2015 i parentes): 93 (86) prosent av kommune oppgir at de har gjennom ført en helhetlig risiko- og sårbarhets analyse (helhetlig ROS). 94 (93) 2 prosent av kommunene oppgir at de har en overordnet beredskapsplan. 66 (59) prosent av kommunene har en plan for oppfølging av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. 94 (90) prosent av kommunene har øvet sin overordnede beredskapsplan. Resultatene ser imidlertid annerledes ut når det kontrolleres for utvalgte krav til kommunal beredskapsplikt, ref. pkt. 2.4 og 4.3. Ser vi på disse elementene 3 i beredskaps plikten under ett, viser undersøkelsen at 58 prosent av kommunene arbeider godt med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette er en økning på 6 prosent poeng fra 2015: 48 prosent av kommunene har en helhetlig ROS som oppfyller utvalgte krav. Dette er en økning på 7 prosentpoeng sammenlignet med prosent av kommunene har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav. Dette er en økning på 6 prosentpoeng fra prosent av kommunene har øvet overordnet beredskapsplan i løpet av de siste to årene. 66 prosent av kommunene oppgir at de har en plan for oppfølging av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Her er økningen på 7 prosentpoeng på ett år. Generelt viser resultatene at det gjøres mye godt samfunnssikkerhetsarbeid i landets kommuner, men det er fremdeles et stykke igjen før utviklingen er like positiv hos alle kommuner. Dette finner vi også igjen hos Kommunenes sentralforbund (KS). De oppsummerer Sintefs arbeid 4 med å belyse kommunenes evne og 1 Jf. lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), med forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt. 2 Ikke statistisk signifikant forskjell. 3 Helhetlig ROS, plan for oppfølging, overordnet beredskapsplan og øvet overordnet beredskapsplan 4 Kommunal beredskapsplikt Gir nye krav en bedre beredskapsevne? 6 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

22 Bakgrunn og hovedfunn mulighet til å oppfylle krav og forventninger gjennom kommunal beredskapsplikt slik: «Til tross for en del utfordringer er det en bred enighet i kommunene om at kommunal beredskapsplikt har gitt et generelt økt fokus på samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid, samt en økt bevisstgjøring av kommunenes ansvar på dette området». 5 Fylkesmannen har en svært viktig oppgave i å veilede og følge opp kommunene i deres arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommuneundersøkelsen viser at kommunene i stor grad benytter seg av og er fornøyd med fylkesmannens tilbud om veiledning. 79 prosent av kommunene svarer at de har fått veiledning av fylkesmannen i oppfølging av kommunal beredskapsplikt i Hele 91 prosent av disse er fornøyde eller svært fornøyde med fylkesmannens veiledning. Årets særtema omhandler alvorlige naturhendelser og skoleskyting. Målet med spørsmålene om særtemaene er å få nærmere kunnskap om disse hendelsene og eventuelle følgehendelser i kommunene. 5 DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

23

24 KAPITTEL 02 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

25 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Forutsetninger for et godt kommunalt samfunnssikkerhetsarbeid er oversikt over og kunnskap om risiko og sårbarhet. Denne oversikten skal danne grunnlag for kommunenes målrettede arbeid. I kravene til kommunal beredskapsplikt slås det fast at oversikt over risiko og sårbarhet skal etableres gjennom å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (helhetlig ROS). Det stilles krav til oppdatering, til å invitere offentlige og private aktører inn i arbeidet, og til analysens innhold. Helhetlig ROS gir et planleggings- og beslutningsgrunnlag for utviklingen av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. For å bistå kommunene i dette arbeidet utga DSB i 2014 Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen (helhetlig ROS). 2.1 FLERE KOMMUNER HAR EN HELHETLIG ROS For at helhetlig ROS skal være et nyttig planleggingsgrunnlag for samfunnssikkerhetsarbeidet, må analysen være oppdatert, og i tråd med samfunnsutviklingen. Dette innebærer at kommunen skal vurdere behovet for rullering av helhetlig ROS hvert fjerde år, i forbindelse med utarbeidelse av kommunal planstrategi, jamfør plan og bygningsloven, og ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen. Helhetlig ROS Prosent eller tidligere Ikke gjennomført Ikke sikker N=379 Figur 1. Har kommunen gjennomført helhetlig ROS? I så fall når ble den sist gjennomført? I undersøkelsen ble kommunene spurt om de har gjennomført helhetlig ROS, og i så fall når den sist ble gjennomført. 93 prosent av kommunene oppgir at de har gjennomført helhetlig ROS. Dette er en økning på 7 prosentpoeng siden kommuneundersøkelsen prosent av kommunene som har svart på årets undersøkelse, oppgir at de har gjennomført helhetlig ROS i 2015, 24 prosent i 2014, 14 prosent i 2013 og 9 prosent i 2012 (se figur 1). 10 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

26 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene I kommentar feltet meddeler flere kommuner at de har ferdigstilt eller er ferd med å ferdigstille sin helhetlige ROS i 2016, og savner 2016 som svaraltern ativ. Dette gjelder også flere av kommunene som i spørsmålet krysset av for at deres helhetlig ROS er fra 2011 eller tidligere. Med andre ord oppgir 76 prosent av kommunene at de har gjennomført en helhetlig ROS i løpet av de fire siste årene. Det vil si en økning på hele 8 prosent poeng fra prosent av kommunene svarer at deres helhetlig ROS er fra 2011 eller tidligere. Dette innebærer at helhetlig ROS ikke møter forventingen om rullering hvert fjerde år. Kommunens helhetlige ROS skal oppdateres når det har skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen. I forarbeidet til sivilbeskyttelsesloven ble innslaget for endringer av risiko- og sårbarhetsbildet lagt lavt, til f.eks. etablering av asylmottak og industri som håndterer farlige stoffer. 6 For å få mer kunnskap om hvorvidt helhetlig ROS brukes aktivt som et plan- og beslutningsgrunnlag for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, er det spurt om det har skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen etter at helhetlig ROS ble gjennomført. Endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet Prosent Ja Nei Ikke sikker N=352 Figur 2. Har det skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen etter at helhetlig ROS ble gjennomført? 22 prosent av kommunene svarer at det har skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen etter at helhetlig ROS ble gjennomført. 71 prosent av kommunene svarer at det ikke har skjedd enderinger av betydning. 7 prosent er ikke sikre på om det har skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet (se figur 2). 6 Prop. 91 L ( ) Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

27 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Kommunene som svarte at det hadde skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen, ble også spurt om helhetlig ROS var oppdatert som følge av disse endringene. Helhetlig ROS oppdatert som følge av endringene Prosent Ja Nei N=77 Figur 3. Er kommunens helhetlig ROS oppdatert som følge av disse endringene? 39 prosent av disse kommunene svarer at helhetlig ROS er oppdatert som følge av endringene, 61 prosent av kommunene svarer at endringene ikke har ført til oppdatering av helhetlig ROS (se figur 3). Dette tallet burde vært høyere, siden det er viktig at kommunene har en oppdatert helhetlig ROS som grunnlag for samfunnssikkerhetsarbeidet. For å få et godt planleggingsgrunnlag, forankring og eierskap til arbeidet med helhetlig ROS er det viktig å involvere ledere og ressurspersoner innen kommunens ulike ansvarsområder. De besitter lokalkunnskap og erfaringer som er viktige bidrag inn i samfunnssikkerhetsarbeidet. I en kommune er det også mange eksterne aktører som bør bidra til å kaste lys over viktige forhold av samfunnssikkerhets messig karakter. Eksempler på slike aktører er politi, frivillige organisasjoner, eiere av farlig industri og kraftselskap. Gjennom Sintefs rapport, Kommunal beredskapsplikt Gir nye krav bedre beredskapsevne? kommer det for øvrig frem at kommunene opplever det som en utfordring at de ikke kan pålegge eksterne aktører å bidra i samfunnssikkerhetsarbeidet. 12 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

28 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Helhetlig ROS Samarbeid med andre aktører Kommunens ledelse (N=352/332/319) Kommunens virksomheter (N=350/333/315) Andre offentlige aktører i kommunen (N=342/320/299) Private aktører i kommunen (N=333/316/288) Frivillige organisasjoner (N=337/311/283) Prosent Figur 4. Ble følgende aktører involvert i arbeidet med helhetlig ROS? Blant de kommunene som har gjennomført helhetlig ROS, svarer 98 prosent at de har involvert kommunens ledelse. Videre svarer 99 prosent at de har involvert kommunenes virksomheter. Dette er samme resultat som i prosent svarer at de har involvert andre offentlige aktører i kommunen 8 (se figur 4). Andelen kommuner som oppgir at de har involvert private aktører og frivillige organisasjoner er noe lavere, henholdsvis 51 og 49 prosent. Noe av for klaringen kan være at flere har krysset av for «ikke sikker» på disse to alternativene, sammenlignet med de øvrige alternativene. 9 Samtidig viser resultatene en positiv utvikling når det gjelder involvering av frivillige organ isasjoner, med en økning på hele 10 prosent poeng fra prosent av kommunene som har helhetlig ROS, har involvert samtlige av de fem aktørene listet opp i spørsmålet. DSB ser en positiv utvikling når det gjelder kommunenes involvering av og samarbeid med eksterne samfunnssikkerhetsaktører i arbeidet med helhetlig ROS. 7 I 2014 var alternativene: Kommuneadministrasjonen, kommunens tjenesteytere/virksomheter, andre offentlige aktører i kommunen, private aktører i kommunen, frivillige organisasjoner og andre kommuner 8 5 prosent av kommunene svarte at de ikke var sikre på om andre offentlige aktører var involvert i arbeidet prosent av kommunene svarte ikke sikker på alternativet private aktører, og 12 prosent for alternativet frivillige organisasjoner. Grad av usikkerhet går imidlertid nedover. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

29 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene 2.2 FORHOLD VURDERT I HELHETLIG ROS I forskrift til kommunal beredskapsplikt stilles følg ende minimumskrav til innholdet i helhetlig ROS: Eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geo grafiske område som kan ha betydning for kommunen. Hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer påvirker hverandre. Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. Kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse, og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. Behov for befolkningsvarsling og evakuering. I kommuneundersøkelsen har vi tatt utgangspunkt i minimumskravene og gjort følgende utvalg for å kartlegge hva kommunenes helhetlig ROS inneholder: Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer. Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner. Evne til å opprettholde funksjoner når kommunen utsettes for en uønsket hendelse. Forhold vurdert i helhetlig ROS Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen (N=349/330/312) Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner (N=348/331/312) Fremtidig risiko og sårbarhet (N=347/329/317) Prosent Figur 5. Er følgende forhold vurdert i helhetlig ROS? 14 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

30 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Blant kommuner som har gjennomført helhetlig ROS, oppgir 80 prosent at de har vurdert risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område prosent oppgir at de har vurdert særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner. 83 prosent oppgir at de har gjort vurderinger av fremtidig risiko og sårbarhet prosent har vurdert alle de tre forholdene. Resultatet viser at det har vært en positiv utvikling i perioden (se figur 5). Dette må sees i sammenheng med at flere av kommunene har opp datert helhetlig ROS i løpet av de fire siste år. Dette er et godt resultat med tanke på den videre utviklingen av samfunnssikkerhetsarbeidet. I kommuneundersøkelsen 2016 inngår et særtema om alvorlige natur hendelser. I den anledning er kommunene spurt om alvorlige naturhendelser er vurdert i helhetlig ROS. 98 prosent av kommunene svarer at alvorlige naturhendelser er vurdert i helhetlig ROS, kun 2 prosent av kommunene svarer nei (se figur 6) Vurdering av alvorlige naturhendelser i helhetlig ROS Prosent Ja N=347 2 Nei Figur 6. Inngår vurdering av alvorlige naturhendelser i kommunens helhetlig ROS? I kommunens helhetlige ROS skal det også vurderes hvilken evne kritiske samfunnsfunksjoner har til å tåle en uønsket hendelse, og evnen til å gjenopprette funksjonen etter hendelsen. Vurderingene kan avdekke behov for tiltak for å sikre opprettholdelsen av kritiske samfunnsfunksjoner ved uønskede hendelser, som for eksempel bortfall av elektrisk kraft. I undersøkelsen har kommunene som har gjennomført helhetlig ROS, blitt spurt hvorvidt de har vurdert sin evne til å opprettholde funksjonene krise ledelse, helse- og omsorgstjenester, brann- og rednings tjenester og vann og avløp ved uønskede hendelser. Spørsmålsformuleringen er konkretisert i ulike kommunale samfunnsfunksjoner for å få oversikt over om kommunene har kartlagt egenberedskap i disse. Dette innebærer en avgrensing i forhold til krav i beredskapspliktforskriften. 12 Hensikten har vært å få frem betyd ningen av de kritiske samfunnsfunk sjonene i samfunnssikkerhetsarbeidet, og at kommunen vurderer dette i arbeidet med helhetlig ROS prosent av kommunene svarer ikke sikker på spørsmålet om risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område er vurdert prosent av kommunene svarer ikke sikker på spørsmålet om fremtidig risiko og sårbarhet er vurdert. 12 Det må presiseres at det her er gjort et utvalg av ulike funksjoner. Det er flere forhold som vil kunne påvirke kommunens evne til å opprettholde funksjonene ved uønskede hendelser. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

31 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Vurdert evne til å opprettholde følgende funksjoner ved uønskede hendelser Vann og avløp (N=348/328/316) Helse- og omsorgstjenester (N=349/330/91317) Kriseledelse (N=348/330/317) Brann- og redningstjenester (N=349/331/315) Prosent Figur 7. Har kommunen i sin helhetlige ROS vurdert evnen til å opprettholde følgende funksjoner ved uønskede hendelser? 93 prosent har vurdert evnen til å opprettholde helse- og omsorgstjenester. Dette er gode resultater og har sannsynligvis sitt utspring i krav gitt gjenn om helseberedskapslovverket. 92 prosent har vurdert evnen til å opprettholde kriseledelsen. 89 prosent har vurdert evnen til å opprettholde vann- og avløpstjenester prosent har vurdert evnen til å opprettholde brann- og redningstjenester. 14 Dette kan sees i sammenheng med krav til brannordning i kommunen (se figur 7). Resultatene er tilnærmet like som i kommuneundersøkelsene 2014 og prosent av kommunene med helhetlig ROS har vurdert sin evne til å opprettholde alle fire funksjoner om de utsettes for en uønsket hendelse. Resultatet er tilnærmet det samme som i 2014 og Resultatene viser en positiv sammenheng mellom alderen på helhetlig ROS, og om kommunen har vurdert sin evne til å opprettholde alle fire funksjonene. Dette indikerer at kommunene med nyest helhetlig ROS i større grad har vurdert opprett holdelse av kritiske samfunnsfunksjoner. I 2014 utarbeidet Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) i samarbeid med fylkesmennene i Vestfold og Nordland: Egenberedskap en punkt analyse om nødstrømberedskapen i utvalgte kommuner. Funnene fra denne analysen viser viktigheten av at det blir tatt høyde for langvarig svikt i forsyninger av energi. Egenberedskapen varierer mellom de ulike tjenestene som kommunen er ansvarlige for, eller er avhengig av for å levere tjenester til befolkningen. Disse funnene bør vurderes i arbeidet med helhetlig ROS, og følges opp i arbeidet med overordnet beredskapsplan, blant annet for å styrke egenberedskapen i egen organisasjon og tjenester prosent av kommunene svarer at de ikke er sikre på om opprettholdelse av vann og avløpstjenester er vurdert prosent av kommunene svarer at de ikke er sikre på om opprettholdelse av brann- og redningstjenester er vurdert. 16 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

32 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene 2.3 TILTAK FOR Å STYRKE SAMFUNNS SIKKERHETS ARBEIDET Helhetlig ROS gir kunnskap om tiltak som er viktig for å styrke og utvikle arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. I regelverket som regulerer kommunal beredskapsplikt er det stilt krav til oppfølging av helhetlig ROS. Oppfølging av helhetlig ROS skal gjøres gjennom å identifisere behov for mer kunnskap, følge opp forebyggende tiltak (sannsynlighets- og konsekvensreduserende), fastsette mål for kommunens samfunnssikkerhetsarbeid, utarbeide plan for oppfølging og beredskapsplanlegging. I kommuneundersøkelsen er det spurt om det i arbeidet med helhetlig ROS er identifisert tiltak for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet (se figur 8). 82 prosent av kommunene svarte at forebyggende tiltak var identifisert. Tiltak i beredskapsplanlegging var identifisert av 79 prosent. Andelen som har krysset av for tiltak som må følges opp av andre enn kommunen er en del lavere (42 prosent). 22 prosent av kommunene har fulgt opp med andre tiltak. Kun 6 prosent oppgir at det ikke er identifisert tiltak i arbeidet med analysen. Dette er gode resultater, men sammenlignet med kommuneundersøkelsen 2015 ser vi en nedgang på 5 prosentpoeng når det gjelder kommuner som har identifisert forebyggende tiltak. Andelen som har krysset av for tiltak i beredskapsplanleggingen er stabil i forhold til undersøkelsene i 2014 og Identifisert tiltak for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen 2016 (N=347) 2015 (N=331) 2014 (N=316) Forebyggende tiltak Tiltak i beredskapsplanlegging Tiltak som må følges opp av andre enn kommunen Andre tiltak Nei, det er ikke identifisert tiltak Ikke sikker Prosent Figur 8. Er det i arbeidet med helhetlig ROS identifisert tiltak for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen? Flere svar mulig. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

33 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Det er allikevel verdt å merke seg at 42 prosent av kommunene har identifisert tiltak som må følges opp av andre enn kommunen. Som lokal samfunnssikkerhets myndighet har kommunen en vesentlig pådriver- og samordningsrolle. Dette innebærer blant annet å gjøre risiko og sårbarhet i kommunen kjent, og legge til rette for et godt samarbeid med andre samfunnssikkerhetsaktører i kommunen. Hensikten er å redusere risiko og sårbarhet gjennom forebygging, beredskap og evne til krisehåndtering. DSB etterlyser at flere kommuner identifiserer tiltak der kommunen kan påta seg en pådriverrolle i oppfølging av andre enn kommunen, for eksempel vegvesenet, kraftlag, frivillige organisasjoner og lokalt næringsliv. 2.4 OPPSUMMERING FLERE KOMMUNER OPPFYLLER UTVALGTE KRAV TIL HELHETLIG ROS 93 prosent av kommunene oppgir at de har helhetlig ROS. Ved å knytte svarene til utvalgte krav, får vi et annet bilde (se figur 9). I analysen er forekomst av helhetlig ROS vurdert opp mot: gjennomført helhetlig ROS i perioden risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner fremtidig risiko og sårbarhet evnen til å opprettholde følgende ved uønskede hendelser: helse- og omsorgstjenester, kriseledelse, vann og avløp, brann- og redningstjenester Andel med helhetlig ROS kontrollert for utvalgte krav Prosent (N=371) 2015 (N=384) 2016 (N=376) 0 Opprinnelig oppgitt Etter kontroll av utvalgte krav Figur 9. Helhetlig ROS før og etter kontroll for utvalgte krav. 18 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

34 Oversikt og kunnskap om risiko og sårbarhet i kommunene Samlet sett er det kun 48 prosent av kommunene som har en helhetlig ROS som oppfyller utvalgte krav. Dette er en positiv økning på 7 prosentpoeng sammenlignet med Allikevel er det fremdeles 52 prosent av kommunene som ikke har en helhetlig ROS som oppfyller utvalgte krav. Dette inkluderer 23 prosent som kun mangler vurdering av ett av kravene som skal til for å ha en helhetlig ROS. Det kravet som flest av disse ikke oppfyller, er kravet om «risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen». Det er en positiv sammenheng mellom alderen på helhetlig ROS og etterlevelse av utvalgte krav til analysen. Samme tendens ser vi av resultatene etter fylkesmennenes tilsyn med kommunene. I 2015 gjennomførte fylkesmennene tilsyn med 21 prosent av kommunene. 60 prosent av kommunene som fikk tilsyn med kommunal beredskapsplikt i 2015, hadde avvik på helhetlig ROS. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

35

36 KAPITTEL 03 Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhetsarbeid DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

37 Helhetlig og systematisk samfunns SIkkerhetsarbeid Det er et mål at kommunens samfunnssikkerhetsarbeid skal være helhetlig og systematisk, at det skal integreres i kommunens plan- og styringssystem (ref. plan- og bygningsloven), og at det skal være forankret i kommunestyret. På bakgrunn av helhetlig ROS skal kommunen utarbeide langsiktige mål, strategier og prioriteringer, en plan for oppfølging av samfunnssikkerhetsarbeidet og en overordnet beredskapsplan. Arbeidet skal være i kontinuerlig utvikling, gjennom revisjoner og oppdateringer, og gjennom oppfølging av tiltak fra helhetlig ROS, tilsyn og evalueringer etter øvelser og uønskede hendelser. Mål og plan for samfunnssikkerhet og beredskap Mål for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap (N=376/383/363) Plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet (N=375/385/362) Prosent Figur 10. Har kommunen utarbeidet mål for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap? Har kommunen utarbeidet plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet? 77 prosent av kommunene svarer at de har utarbeidet mål for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, og 66 prosent svarer at de har utarbeidet plan for oppfølging (se figur 10). Sammenlignes resultatene med kommuneundersøkelsene i 2014 og 2015, ser vi at det har vært en positiv utvikling. Gjennom veileder for helhetlig ROS har DSB anbefalt at plan for oppfølging blir det sentrale dokumentet i kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunene skal utarbeide mål for samfunnssikkerhetsarbeidet på bakgrunn av helhetlig ROS, som synliggjøres og dokumenteres i plan for oppfølging. 22 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

38 Helhetlig og systematisk samfunns SIkkerhetsarbeid 3.1 UTVIKLING ETTER TILSYN OG EVALUERINGER I årets undersøkelse kartlegges det om kommunene følger opp funn fra fylkesmannens tilsyn og egne evalueringer av øvelser og uønskede hendelser. Videre er kommunene spurt om i hvilke elementer 15 i beredskapsplikten funnene følges opp. Fylkesmannens tilsyn er viktig for utvikling av samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen. I kommuner der fylkesmannen har vært på tilsyn, svarer 55 prosent av kommunene at funn fra tilsynet er fulgt opp gjennom overordnet beredskapsplan. Dette er en økning på 8 prosentpoeng fra prosent av kommunene har fulgt opp funnene gjennom helhetlig ROS og 31 prosent gjenn om plan for oppfølging (se figur 11). 7 prosent av kommunene oppgir at det ikke er gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt. 16 Oppfølging av funn fra tilsyn 2016 (N=373) 2015 (N=346) Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølgning Ingen av disse Ingen funn å følge opp Ikke sikker Prosent Figur 11. Er funn fra Fylkesmannens siste tilsyn med kommunal beredskapsplikt fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. DSB mener det er viktig at uønskede hendelser og øvelser evalueres. Funn fra evalueringene er viktige læringspunkter i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. 15 Helhetlig ROS, plan for oppfølging, overordnet beredskapsplan 16 Disse kommunene er utelatt fra figur 10, 25 kommuner. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

39 Helhetlig og systematisk samfunns SIkkerhetsarbeid Oppfølging av funn etter hendelser 2016 (N=291) 2015 (N=276) Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølgning Ingen av disse Ingen funn å følge opp Ikke sikker Prosent Figur 12. Er funn fra evalueringer etter siste uønskede hendelser fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. 78 prosent av kommunene som har hatt uønskede hendelser siste 4 år, har evaluert hendelsen. Dette er en økning på 6 prosentpoeng fra prosent av kommunene svarte at de ikke har hatt uønskede hendelser. Blant kommunene som har evaluert en uønsket hendelse svarer 58 prosent at de følger opp funn fra evaluering etter siste uønskede hendelse i overordnet beredskapsplan. 36 prosent følger opp funn i helhetlig ROS og 34 prosent følger opp funn gjennom plan for oppfølging (se figur 12). Oppfølging av funn etter øvelser 2016 (N=299) 2015 (N=280) Ikke sikker Ingen funn å følge opp Ingen av disse Plan for oppfølging Helhetlig ROS Overordnet beredskapsplan Prosent Figur 13. Er funn fra evalueringer etter siste øvelse av overordnet beredskapsplan fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. 24 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

40 Helhetlig og systematisk samfunns SIkkerhetsarbeid 91 prosent av kommunene har svart at siste øvelse med overordnet beredskaps plan ble evaluert, hvilket er en økning på 2 prosentpoeng fra Av disse svarer 56 prosent at de følger opp funn i overordnet beredskapsplan, 24 prosent at de følger opp funn i helhetlig ROS og 32 prosent at de følger opp funn i plan for oppfølging (se figur 13). Samlet sett viser resultatene at kommunene benytter læring fra øvelser og uønskede hendelser og funn fra tilsyn i utvikling og oppdatering av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, samtidig er det fortsatt potensial for forbedring. 3.2 FORANKRING AV SAMFUNNSSIKKERHETSARBEIDET I KOMMUNESTYRET Kommunestyrene skal være involvert i samfunnssikkerhetsarbeidet gjennom å gi premisser for arbeidet og diskutere hva som kan aksepteres av risiko og sårbarhet i kommunen. En viktig indikator for kvalitet er at samfunnssikkerhets arbeidet har en forankring i kommunens administrative og politiske ledelse. Kommunens ledelse må tydelig formidle hvilke mål og strategier den har for kommunens samfunnssikkerhetsarbeid, hvilke tiltak som skal bidra til å løfte arbeidet, og hvordan kommunen kan styrke sin samordningsrolle, både som pådriver og i samarbeid med andre lokale samfunnssikkerhetsaktører. Til syvende og sist er det kommunes ledelse som må vurdere hvilke risikoer og sårbarheter kommunen skal planlegge for, og eventuelt hvilke prioriteringer som må gjøres for å redusere disse. Kommunens ledelse har også ansvar for kommunens kriseorganisasjon, og må i denne sammenheng også ta stilling til hva som er å regne som tilstrekkelig egenberedskap i kommunens ulike tjenester og funksjoner. Ved å legge til rette for kommunestyrebehandling av helhetlig ROS, plan for oppfølging og overordnet beredskapsplan, legges det også til rette for at kommunes ledelse tar stilling til viktige samfunnssikkerhetsspørsmål. Det er opp til kommunen når, hvordan og hvor ofte kommunestyret blir involvert i arbeidet med samfunnssikkerhet. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

41 Helhetlig og systematisk samfunns SIkkerhetsarbeid Forankring i kommunestyret Plan for oppfølging (N=247/227) Overordnet beredskapsplan (N=352/353/331) Helhetlig ROS (N=350/331/317/283) Prosent Figur 14. Er helhetlig ROS forankret i kommunestyret? Er plan for oppfølging forankret i kommunestyret? er overordnet beredskapsplan forankret i kommunestyret? Kommuneundersøkelsen viser at det er en god forankring av viktige styrende dokumenter i kommunestyret. 17 Hele 91 prosent av kommunene har forankret helhetlig ROS i kommunestyret. Dette er en økning på 4 prosentpoeng fra 2015, og hele 31 prosentpoeng fra Det er krav til slik forankring i forskrift til kommunal beredskapsplikt. 18 Når det gjelder overordnet beredskapsplan har andelen kommuner som har forankret denne i kommunestyret holdt seg stabil siden spørsmålet ble stilt første gang i Det er ikke stilt krav i forskrift til kommunal beredskapsplikt om forankring av overordnet beredskapsplan, men det er viktig at politisk og administrativ ledelse har kjennskap og eierskap til kommunens overordnede beredskapsplan. 68 prosent av kommunene har behandlet plan for oppfølging i kommunestyret. Det er verdt å merke seg at andelen kommuner som har plan for oppfølging i utgangspunktet er betydelig lavere enn for de to andre (N=247/227) (se figur 14). 35 prosent av kommunene i årets undersøkelse har forankret både helhetlig ROS, plan for oppfølging og overordnet beredskapsplan i kommune styret. Dette indikerer at kommunene i større grad enn tidligere har en politisk forankring av arbeidet med samfunnssikkerhet. Dette indikerer også at den politiske ledelsen i kommunene har tilgang på et bedre kunnskapsgrunnlag for sine avgjørelser. Samtidig er det også her et potensial for å styrke forankringen av samfunnssikkerhetsarbeidet. 17 DSB har ikke målt forankring for alle tre hvert år, figuren viser kun de årene vi har resultater for. 18 Forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 2, 1. ledd 26 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

42 KAPITTEL 04 Overordnet beredskapsplan DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

43 Overordnet beredskapsplan Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser. Regelverket til kommunal beredskapsplikt 19 stiller krav til at kommunene utarbeider en overordnet beredskapsplan, med utgangspunkt i helhetlig ROS. Hensikten er å ivareta avdekkede forhold som er vesentlig å følge opp i arbeidet med overordnet beredskapsplan. Det kan for eksempel være: Særskilte kompetanse- og ressursbehov. Behov for styrket egenberedskap, f.eks. knyttet til energi- og ekombortfall. Bedre kommunikasjon med befolkningen og eksterne aktører. Utvikling av evakueringsplanen. Overordnet beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner som den enkelte kommune har ansvar for. I tillegg skal den være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Overordnet beredskapskapsplan bør derfor utarbeides i samarbeid med andre aktører. Dette for å få oversikt over hverandres ansvarsområder og oversikt over ressurser. Gjennom samarbeid kan man også etablere omforente tiltak for å beskytte befolkningen og opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner. I tillegg kan det legges til rette for å bruke samordningsarenaer som for eksempel kommunalt beredskapsråd. 4.1 FLERE KOMMUNER HAR EN OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN Hele 94 prosent av kommunene i årets undersøkelse oppgir at de har ut arbeidet en overordnet beredskapsplan (se figur 15). Overordnet beredskapsplan Prosent (N=363) 2015 (N=384) 2016 (N=374) Figur 15. Har kommunen utarbeidet overordnet beredskapsplan? 19 jf. lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), med forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt. 28 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

44 Overordnet beredskapsplan Overordnet beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang per år. 20 Overordnet beredskapsplan sist revidert Prosent eller tidligere Ikke sikker Figur 16. Når ble gjeldende overordnet beredskapsplan sist revidert? 59 prosent av kommunene som har overordnet beredskapsplan, har utarbeidet eller revidert denne i 2015, og oppfyller kravet til årlig revisjon. Dette resultatet er stabilt fra prosent av kommunene svarer at overordnet beredskapsplan ble revidert i 2014 eller tidligere 21 (se figur 16). Dette resultatet indikerer at kommunene med fordel kan utvikle bedre rutiner for å revidere overordnet beredskapsplan. I kommentarfeltet meddeler flere kommuner at de har ferdigstilt, eller er ferd med å ferdigstille overordnet beredskapsplan i 2016, og savner 2016 som svaralternativ. Dette gjelder også flere av kommunene som på spørsmålet krysset av for at overordnet beredskapsplan er revidert i 2014 eller tidligere. Overordnet beredskapsplan kan benyttes til å følge opp forhold som er avdekket i arbeidet med helhetlig ROS. Overordnede beredskapsplan utarbeidet med utgangspunkt i helhetlig ROS 2016 (N=324) (N=346) (N=284) (N=325) Prosent Figur 17. Er kommunens overordnet beredskapsplan utarbeidet med utgangspunkt i helhetlig ROS? 20 I spørsmålet ble det presisert at vi med revidert mener årlig rullering, ikke bare en oppdatering av f.eks. kontaktinformasjon. 21 Fra 2015 undersøkelsen er svaralternativene endret slik at vi ikke får oversikt over hvilket årstall overordnet beredskapsplan sist ble revidert, hvis dette er tidligere enn DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

45 Overordnet beredskapsplan 82 prosent av kommunene med overordnet beredskapsplan, oppgir at den er utarbeidet med utgangspunkt i helhetlig ROS. 22 Dette er en økning på hele 10 prosentpoeng fra kommuneundersøkelsen 2015 (se figur 17). Ofte kartlegges uønskede hendelser som medfører brudd på forsyninger av energi og elektronisk kommunikasjon. For å redusere sårbarheten, bør slike hendelser følges opp med egenberedskapstiltak i kritiske samfunnsfunksjoner, og informasjonstiltak for å styrke egenberedskapen hos befolkningen, og ivaretas i arbeidet med overordnet beredskapsplan. I 2014 utga Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) Veileder om robust elektronisk kommunikasjon for kommuner som kan være til hjelp for å styrke egenberedskapen i kommunens elektroniske kommunikasjon. I tillegg kan kraftlagene samarbeide med kommunene for å identifisere kritiske funksjoner, der det er nødvendig at energiforsyningen raskt gjenopprettes etter et utfall og gi råd om nødstrøm. Kommunen har en viktig pådriverrolle for å få på plass et godt samarbeid mellom aktørene i det lokale samfunnssikkerhetsarbeidet. Overordet beredskapsplan og helhetlig ROS danner grunnlaget for kommunens samordningsrolle innen samfunnssikkerhet og beredskap. I helhetlig ROS kommer samordningen blant annet til uttrykk gjennom involvering av interne og eksterne aktører i analysearbeidet. I overordnet beredskapsplan fremgår samordningen gjennom integrering av øvrige interne og eksterne beredskapsplaner. Overordnede beredskapsplan er samordnet med Ja Delvis Nei Ikke sikker...beredskapsplaner innen kommunens ansvarsområder (N=352) andre offentlige aktørers beredskapsplaner (N=350) private aktørers beredskapsplaner (N=347) Prosent Figur 18. Er kommunens overordnede beredskapsplan samordnet med? På spørsmål om overordnet beredskapsplan er samordnet med andre beredskapsplaner svarer 95 prosent av kommunene at overordnet beredskapsplan er helt eller delvis samordnet med beredskapsplaner 23 innen kommunens ansvarsområder. 72 prosent av kommunene svarer at de helt eller delvis har samordnet overordnet beredskapsplan med andre offentlige aktørers beredskapsplaner. 71 prosent av kommunene har helt eller delvis samordnet med private aktørers beredskapsplaner (se figur 18). Forekomsten av «delvis» er stor, og viser dermed også et fortsatt forbedringspotensial når det gjelder samordningen av kommunens beredskapsplaner og andre offentlige og private aktørers beredskapsplaner. Kun 17 prosent av kommunene med en overordnet beredskapsplan har krysset av for at denne er samordnet med alle disse tre gruppene av beredskapsplaner. 22 Et interessant funn er at kommunene som svarer ikke sikker, er nedadgående. 23 I kommuneundersøkelsen 2016 ble dette spørsmålet endret ved at eksempler på de tre aktørtypene ble gitt, og delvis ble lagt inn som svaralternativ. Figuren viser derfor bare årets resultater. 30 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

46 Overordnet beredskapsplan PROSENT HAR INNHOLDET I OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN PÅ PLASS Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller følgende krav til innholdet i overordnet beredskapsplan: En plan for kommunes kriseledelse som skal gi opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. En varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. En ressursoversikt som skal innholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet, og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. Evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. Plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte. I kommuneundersøkelsen har DSB stilt spørsmål om overordnet beredskapsplan inneholder kravene som er nevnt overfor (med unntak av plan for befolkningsvarsling 24 ). Innhold i overordnet beredskapsplan Plan for kommunens kriseledelse (N=352/353/331) Varslingsliste for aktører i kommunens krisehåndtering (N=352/353/331) Ressursoversikt (N=350/352/329) Plan for krisekommunikasjon (N=352/350/330) Evakueringsplaner (N=348/348/328) Prosent Figur 19. Inneholder overordnet beredskapsplan følgende? 24 I forskriften forutsettes det at behov for en slik delplan er vurdert i forbindelse med gjennomføring av helhetlig ROS, før det er et krav til overordnet beredskapsplan. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

47 Overordnet beredskapsplan Det er noe variasjon i svarene på de enkelte svaralternativene. Alle kommunene som svarer at de har en overordnet beredskapsplan, har krysset av for at den inneholder plan for kommunens kriseledelse. 99 prosent har varslingsliste, 90 prosent har ressursoversikt 25, 85 prosent har en evakueringsplan og 92 prosent har plan for krisekommunikasjon (se figur 19). 74 prosent av kommunene svarer at deres beredskapsplan inneholder samtlige punkter. Det er en økning i forekomst av evakueringsplan. Samtidig svarer hele 14 prosent at de ikke er sikre på om overordnet beredskapsplan inneholder en evakueringsplan. Hele 30 prosent av kommunene som har hatt en alvorlige naturhendelser, har også hatt behov for evakuering. Det er politiet som beslutter evakuering for å få berørte personer i sikkerhet. Kommunene skal ha en evakueringsplan med forberedte tiltak for å kunne ta imot evakuerte og sørge for husly, varme, omsorg og andre grunnleggende behov. Plan for krisekommunikasjon skal sørge for at kommunen er rustet til å møte kommunikasjonsutfordringene før og under håndteringen av en uønsket hendelse. I plan for krisekommunikasjon er det også viktig at funn fra helhetlig ROS følges opp for å bidra til at innbyggerne ikke utsetter seg for risiko under uønskede hendelser. Planen kan også inneholde informasjonstiltak for å styrke befolkningens egenberedskap. I plan for krisekommunikasjon skal kommunen også ha forberedt håndtering av kommunikasjonsutfordringer i form av rutiner for informasjon til befolkningen, media, kommunens egen organisasjon og lokale samfunnssikkerhetsaktører. DSB utga Veileder i risiko- og krisekommunikasjon i 2014 som kan være til hjelp i kommunens arbeid med plan for krisekommunikasjon. 4.3 OPPSUMMERING FLERE KOMMUNER OPPFYLLER UTVALGTE KRAV TIL OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN 94 prosent av kommunene oppga at de hadde en overordet beredskapsplan. Ved å knytte svarene til utvalgte krav, får vi et annet bilde (se figur 20). I analysen er forekomst av overordnet beredskapsplan vurdert opp mot: hvorvidt planen er revidert i 2015 helhetlig ROS som utgangspunkt innholdet i overordnet beredskapsplan (plan for kommunens krise ledelse, varslingsliste, ressursoversikt, plan for krisekommunikasjon og evakueringsplan) Denne analysen viser at det da er 41 prosent av kommunene som oppgir at de har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav til kommunal beredskapsplikt. Dette er en økning på 6 prosentpoeng sammenlignet med Utviklingen er positiv, men det er likevel fremdeles 59 prosent av kommunene som ikke har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav til kommunal beredskapsplikt. 33 prosent mangler kun ett av de overnevnte kravene til en overordnet beredskapsplan. For flesteparten av disse er det kravet om årlig revisjon som ikke er oppfylt prosent av kommunene svarte at de ikke var sikker på om overordnet beredskapsplan inneholdt ressursoversikt. 32 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

48 Overordnet beredskapsplan Samme tendens viser resultatene etter fylkesmannens tilsyn med kommunene. I 2015 gjennomførte fylkesmennene tilsyn med 21 prosent av kommunene. Disse tilsynene viser noe bedre resultater for overordnet beredskapsplan. 47 prosent av kommunene som har hatt tilsyn i 2015 har fått avvik knyttet til overordnet beredskapsplan. Beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav til kommunal beredskapsplikt Prosent Opprinnelig oppgitt Etter kontroll av utvalgte krav 2014 (N=371) 2015 (N=375) 2016 (N=359) Figur 20. Andel med overordnet beredskapsplan kontrollert for utvalgte krav til kommunal beredskapsplikt. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

49

50 KAPITTEL 05 Bedre krisehåndterings evne DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

51 Bedre krise HåndteringS evne For å få til en effektiv håndtering av uønskede hendelser, er det nødvendig at deltakerne i kommunens kriseorganisasjon er kjent med ansvar, organisering og rollefordeling. Det er også avgjørende at deltakerne er gitt tilstrekkelig opplæring i sine funksjoner. I kommuneundersøkelsen har kommunene fått spørsmål om opplæring i krisehåndtering for ulike funksjoner. Fått opplæring i krisehåndtering Krisekommunikasjonsansvarlig (N=349/352) Krisestab (N=332/329) Krisekommunikasjonsansvarlig (N=349/352) Prosent Figur 21. Har følgende funksjoner fått opplæring i krisehåndtering? Resultatet viser at flesteparten av kommunene har en kriseorganisasjon utover kriseledelsen, og at de som inngår i kriseorganisasjonen har fått opplæring. 85 prosent av kommunene oppgir at kommunens kriseledelse har fått opplæring i krisehåndtering. 74 prosent av kommunene som har funksjonen krisestab, svarer at den har fått opplæring. 70 prosent av kommunene som har en krisekommunikasjonsansvarlig svarer at denne har fått opplæring (se figur 21). 53 prosent av kommunene svarer at alle tre funksjoner har fått opplæring. I regelverket til kommunal beredskapsplikt er det kun krav om en kriseledelse, og at de som inngår i kommunens krisehåndtering har fått opplæring. En kriseledelse vil ha behov for bistand og støtte i håndtering av uønskede hendelser, for eksempel i utarbeidelsen av situasjonsbilde, samarbeid med kommunens egne fagområder og eksterne samfunnssikkerhetsaktører, informasjon til berørte, befolkningen og media. Av undersøkelsen fremgår det at 9 prosent av kommunene ikke har etablert krisestab og 5 prosent ikke har etablert funksjonen krisekommunikasjonsansvarlig. 26 Det er opp til kommunene hvordan de organiserer sin kriseorganisasjon. 26 Vi har utelatt «funksjon ikke etablert» i figuren. 36 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

52 Bedre krise HåndteringS evne PROSENT AV KOMMUNENE HAR ØVET OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN Øvelser skal bidra til å gjøre kommunens kriseledelse og kriseorganisasjon bedre rustet til å ivareta sine oppgaver under håndtering av uønskede hendelser. Øvelser er et viktig virkemiddel for å teste beredskapsplaner og kriseorganisasjonen. Øvelser er også viktig i opplæringsøyemed og i utvikling av krisehåndteringsevnen. En øvelse kan også avdekke om kommunen har nok ressurser til å holde krise organisasjonen i drift over flere dager, og om kompetansen i krisehåndtering er god nok. Øvelser kan også bidra til å rette oppmerksomhet på internt samarbeid og samarbeid med eksterne aktører. Øvet overordnet beredskapsplan (N=350) eller tidligere 15 Har ikke øvet overordnet beredskapsplan Har øvet, men ikke sikker hvilket år Ikke sikker Prosent Figur 22. Er overordnet beredskapsplan øvet? I så fall, i hvilket år ble den sist øvet? 94 prosent av kommunene oppgir at de har øvet overordnet beredskapsplan, hvilket er en økning på 4 prosentpoeng fra Det var stor øvelsesaktivitet i 2015 med øvelser i 55 prosent av kommunene, hvilket er positivt. Av undersøkelsen ser vi at flere kommuner øver årlig. 21 prosent av kommunene øvde i prosent av kommunene oppgir at de har øvd i 2013 eller tidligere, 3 prosent har øvd, men er usikker på når. 27 Kun 3 prosent av kommunene oppgir at de ikke har øvet planen, mot 7 prosent i fjor (se figur 22). I kommentarfeltet meddeler flere kommuner at de har øvd i 2016, og savner 2016 som svaralternativ. 27 Har øvet, men ikke sikker hvilket år, er et nytt svaralternativ for årets undersøkelse. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

53 Bedre krise HåndteringS evne DSB ser positivt på at øvelsesaktiviteten i kommunene er økende. Dette indikerer at kommunene ser viktigheten av å øve for å være bedre forberedt når uønskede hendelser skjer. 77 prosent av kommunene har øvd i løpet av de siste to årene og oppfyller dermed kravet om øvelse av overordnede beredskapsplan minimum hvert annet år. Andelen kommuner som oppfyller dette kravet har variert de siste årene, men hovedinntrykket er at vi ser en positiv utvikling fra 2012, da 63 prosent av kommunene oppfylte kravet om øvelse hvert annet år (se figur 23) Oppfyller krav om øvelse hvert annet år Prosent (N=352) 2014 (N=323) 2015 (N=353) 2016 (N=350) Figur 23. Oppfyller krav om øvelse hvert annet år. Øvelser er en viktig arena for kommunenes videreutvikling av samordnings rollen innen samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunene bør også planlegge, gjennomføre og evaluere øvelser i samarbeid med eksterne aktører. Scenarioene for øvelsene bør hentes fra kommunens helhetlige ROS. Scenarioet velges for å tilrettelegge for samarbeid. Øvelsesformen bør velges på bakgrunn av behovet for å involvere andre samfunnssikkerhetsaktører enn kommunen selv inn i øvelsen. Kommunene som oppga at de hadde øvet overordnet beredskapsplan, fikk spørsmål om hvilke aktører de øvde sammen med på siste øvelse 28 (se figur 24). 71 prosent av kommunene oppgir at de har øvd sammen med andre offentlige aktører, dette kan være vegvesen og politi. Resultatet er en økning på 8 prosentpoeng fra prosent svarer at de har øvd sammen med andre kommuner, og 23 prosent av kommunene svarer at de kun har øvd sammen med kommunens egne aktører. 19 prosent har øvd sammen med private aktører. Dette kan for eksempel være industri og teleoperatører. 29 prosent av kommunene har øvd med frivillige organisasjoner, for eksempel Røde kors, Norske kvinners sanitetsforening og andre. Ved en uønsket hendelse vil kommunene være helt avhengig av samvirke med andre aktører. Kommunene har mer å hente på å øve sammen med andre lokale samfunnssikkerhetsaktører med tanke på å videreutvikle samfunnssikkerhetsarbeidet lokalt. 28 I 2015 og 2016 undersøkelsen ble det gjort en presisering i spørsmålet ved å vise til siste øvelse der overordnet beredskapsplan ble øvet. 38 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

54 Bedre krise HåndteringS evne Øvet sammen med 2016 (N=333) 2015 (N=319) 2014 (N=306) 2012 (N=292) Andre offentlige aktører Andre kommune(r) Frivillige organisasjoner Privat(e) aktør(er Kun med kommunens egne aktører Ikke sikker Prosent Figur 24. Hvilke aktører øvde kommunen sammen med under siste øvelse der overordnet beredskapsplan ble øvet? Flere svar mulig. Alle øvelser skal evalueres. For best mulig læring etter øvelser, bør evalueringen forberedes i forbindelse med planleggingen av øvelsen. Der evalueringen gir grunnlag for det, skal det foretas nødvendige endringer i samfunnssikkerhetsarbeidet. Dette var et nytt spørsmål i kommuneundersøkelsen Hele 91 prosent av kommunene har evaluert siste øvelse (se figur 25). Evaluert siste øvelse av overordnet beredskapsplan 2016 (N=330) 2015 (N=318) Prosent Ja Nei Ikke sikker Figur 25. Ble siste øvelse av overordnet beredskapsplan evaluert? DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

55 Bedre krise HåndteringS evne Funn fra øvelse fulgt opp i 2016 (N=299) 2015 (N=279) Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølging Ingen av disse Ingen funn å følge opp Ikke sikker Prosent Figur 26. Er funn fra evalueringer etter siste øvelse av overordnet beredskapsplan fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. Et annet avgjørende forhold er hvordan funn fra evalueringer etter øvelser blir vurdert og fulgt opp i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Blant kommunene som har evaluert øvelsen svarer 56 prosent at funn er fulgt opp i overordnet beredskapsplan, 24 prosent at funn er fulgt opp i kommunens helhetlige ROS og 32 prosent at funn er fulgt opp i plan for oppfølging (se figur 26). 12 prosent av kommunen har svart ingen av disse. Det er ikke gitt at alle funn skal følges opp, og funn kan være fulgt opp i andre sammenhenger enn i de nevnte svaralternativene. Alternativene er tilpasset elementene i kommunal beredskapsplikt. 29 DSB holder på å utarbeide en veileder i planlegging, gjennomføring, evaluering og oppfølging av øvelser. Denne veilederen vil bli et nyttig verktøy for kommunene i deres arbeid med øvelser. 29 Helhetlig ROS, plan for oppfølging, overordnet beredskapsplan, øvet overordnet beredskapsplan 40 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

56 KAPITTEL 06 Opplevelse og nytte av samfunns sikkerhets arbeidet DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

57 Opplevelse og nytte av samfunns SIkkerheTS ARBeidet I en undersøkelse om nivået på samfunnssikkerhetsarbeidet er det en utfordring å måle effekt av arbeidet, uten at det har vært en uønsket hendelse å relatere det til. Vi har allikevel forsøkt å kartlegge i hvilke grad kommunene opplever at de ulike elementene 30 i beredskapsplikten sammen med erfaringer fra uønskede hendelser og bruk av krisestøtteverktøy bidrar til å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet. Styrker samfunnssikkerhetsarbeidet Erfaringer fra uønskede hendelser (N=370) Gjennomføre og evaluere øvelser (N=371) Utarbeide overordnet beredskapsplan (N=373) Gjennomføre helhetlig ROS (N=373) 4,6 4,6 4,6 4,4 Plan for oppfølging (N=366) 4,2 Bruk av krisestøtteverktøy (N=367) 3,7 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Figur 27. På en skala fra i 1 til 5 i hvilke grad opplever kommunen at følgende bidrar til å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet? Kommunene ble bedt om å vurdere disse seks områdene i samfunns sikkerhets arbeidet, og i hvilke grad de mener at disse bidrar til å styrke samfunnssikkehetsarbeidet. Erfaringer fra uønskede hendelser, gjennomføring av øvelser og evalueringer og arbeid med overordnet beredskapsplan vurderes som de elementene som bidrar mest til å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet, tett etterfulgt av helhetlig ROS. På bakgrunn av resultatene ser det ut til at etterlevelsen av kravene til kommunal beredskapsplikt treffer kommunenes behov for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet. Blant de seks opplistede områdene, er det plan for oppfølging og bruk av krisestøtteverktøyet som oppleves som minst nyttige, selv om disse også får relativt god score (se figur 27). Når det gjelder bruk av krisestøtteverktøy, er det viktig at DSB i samarbeid med fylkesmennene følger opp dette funnet i dialogen med kommunene. 30 Helhetlig ROS, plan for oppfølging, overordnet beredskapsplan og øvet overordnet beredskapsplan. 42 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

58 KAPITTEL 07 Fylkesmannen veileder kommunene DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

59 Fylkesmannen veileder kommunene Fylkesmannen har en svært viktig oppgave i å veilede og følge opp kommunene i deres arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. I kommuneundersøkelsen 2015 stilte vi for første gang spørsmål knyttet til fylkesmannens veiledningsrolle, og på hvilke måte veiledningen ble gitt. Den gang svarte hele 96 prosent av kommunene at de hadde fått veiledning i oppfølging av kommunal beredskapsplikt i løpet av I årets undersøkelse har vi spurt om kommunen har fått veiledning av fylkesmannen i oppfølging av kommunal beredskapsplikt i 2015, eller ikke. Veiledning fra fylkesmannen Prosent Ja Nei Ikke sikker N=374 Figur 28. Har kommunen fått veiledning av Fylkesmannen i oppfølging av kommunal beredskapsplikt i 2015? 79 prosent av kommunene svarer at de har fått veiledning, 15 prosent av kommunene svarer at de ikke har fått veiledning fra fylkesmannen og 5 prosent av kommunene er ikke sikre (se figur 28). Dette viser både at kommunene er godt kjent med hvem de skal henvende seg til når det er behov for veiledning, og at fylkesmennene tar sine veiledningsoppgaver alvorlig. De kommunene som har fått veiledning ble også spurt om de var fornøyde med veiledningen de hadde fått. 44 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

60 Fylkesmannen veileder kommunene Tilfredshet med veiledningen Veldig fornøyd 50 Fornøyd 41 Verken eller 6 Misfornøyd Veldig misfornøyd Prosent N=297 Figur 29. Hvor fornøyd eller misfornøyd er kommunen med veiledning en fra Fylkesmannen? På en skala fra veldig misfornøyd (1) til veldig fornøyd (5). 50 prosent av kommunene svarer at de er veldig fornøyd med fylkesmannens veiledning og 41 prosent av kommunene svarer at de er fornøyde med fylkesmannens veiledning. 3 prosent er veldig misfornøyd med veiledningen fra fylkesmannen, mens 6 prosent svarer verken eller (se figur 29). Med andre ord svarer hele 91 prosent av de kommunene som har fått veiledning at de er veldig fornøyde eller fornøyde med veiledningen de får. Embetet som har de mest fornøyde kommunene er Aust- og Vest-Agder, hvor 92 prosent svarer veldig fornøyd. De 3 prosentene (8 kommuner) som svarer at de er veldig misfornøyd er fordelt på 6 ulike embeter. Disse resultatene viser også hvor viktig det er med fortsatt oppmerksomhet på å styrke fylkesmennenes samfunnssikkerhetsarbeid for å sikre en god utvikling av samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunene. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

61

62 KAPITTEL 08 Særtema 2016 DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

63 Særtema SKOLESKYTING I kommuneundersøkelsen 2016 har DSB satt søkelys på kommunenes arbeid med beredskap ved skoleskyting, og hvordan dette etterleves gjennom kommunal beredskapsplikt. Å sørge for beredskap mot alvorlige hendelser i skoler og barnehager er en del av det faglige beredskapsansvaret som ligger til leder av virksomhet, jamfør forskrift 12. januar 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i skole og barnehager mv. I rundskriv I-6/2015 fra Helse- og omsorgsdepartementet presiseres det at forskriften 14 «skal omfatte en plikt for barnehage- og skoleeier ved leder av virksomheten til å vurdere risiko for alvorlige tilsiktede hendelser, og planlegge beredskap ved virksomheten i forhold til risikobildet». Kommunene ble spurt om vurdering av skoleskyting som en uønsket hendelse inngår i kommunens helhetlige ROS. 59 prosent av kommunene svarte ja, 37 prosent svarte nei og 4 prosent var ikke sikre (se figur 30). Et flertall av kommunene har altså vurdert en slik alvorlig hendelse i helhetlig ROS. Skoleskyting i helhetlig ROS Prosent Ja Nei Ikke sikker N=345 Figur 30. Inngår vurdering av skoleskyting som en uønsket hendelse i helhetlig ROS? Videre ble kommunene spurt om overordnet beredskapsplan er samordnet med beredskapsplaner for alvorlige hendelser i barnehager, skoler og andre utdanningsinstitusjoner. 39 prosent av kommunene svarte ja, 45 prosent av kommunene svarte delvis, 10 prosent nei og 5 prosent var ikke sikre (se figur 31). Det er noe lavere grad av samordning for denne typen beredskapsplaner enn for andre beredskapsplaner. 48 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

64 Særtema 2016 Samordning av beredskapsplaner Prosent Ja Delvis Nei Ikke sikker N=348 Figur 31. Er kommunens overordnede beredskapsplan samordnet med beredskapsplaner for alvorlige hendelser ved barnehager, skoler og andre utdanningsinstitusjoner. Til slutt ble det spurt om kommunene har øvet på scenarioet skoleskyting. 16 prosent av kommunene svarte ja til at de hadde øvet på scenarioet skoleskyting. 81 prosent svarte at de ikke hadde øvd på dette scenarioet og 3 prosent svarte at de ikke var sikre (se figur 32). Den lave graden av øvelser med dette scenarioet kan forstås i lys av at skolenes plikt til å gjennomføre risikoanalyse og ha beredskap for skoleskyting først ble presisert i nevnte rundskriv sommeren Det er også en naturlig rekkefølge at kommunene først vurderer skoleskyting i sin helhetlig ROS, som må følges opp i overordnet beredskapsplan, før det øves med et slikt scenario. Øvet scenarioet skoleskyting Prosent Ja Nei Ikke sikker N=330 Figur 32. Har kommunen i øvelse av overordnet beredskapsplan øvet scenarioet skoleskyting? Utdanningsdirektoratet utga i samarbeid med Politidirektoratet i 2015 Alvorlige hendelser i barnehager og utdanningsinstitusjoner veiledning i beredskapsplanlegging. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

65 Særtema 2016 DSB har utgitt rapport om risikoanalyse av skoleskyting til Nasjonalt risikobilde 2015 Delrapport skoleskyting. 8.2 ALVORLIGE NATURHENDELSER Erfaringer fra de siste årene viser at alvorlige naturhendelser skjer stadig hyppigere. Kun 36 prosent av kommunene svarer at de ikke har vært utsatt for alvorlige naturhendelser. I undersøkelsen har vi ikke definert kriterier for alvorlige naturhendelser, men legger til grunn at kommunene gjør en selvstendig vurdering ut fra hva de opplevde som en alvorlig naturhendelse. For ikke å gå for langt tilbake i tid har vi bedt om informasjon om alvorlige naturhendelser de siste fire årene. Alvorlige naturhendelser Sterk vind 34 Flom 30 Skred 20 Overvann 16 Stormflo 11 Annen, alvorlig naturhendelse 7 Ikke sikker 1 Ingen alvorlige naturhendelser siste 4 år Prosent N=372 Figur 33. Har kommunen vært utsatt for alvorlige naturhendelser siste 4 år? I så fall hvile typer? Flere svar mulig. 63 prosent av kommunene svarer at de har vært utsatt for en alvorlig naturhendelse i løpet av de siste fire årene. De alvorlige naturhendelsene som kommunene refererer at de er mest utsatt for er sterk vind (34 prosent), flom (30 prosent), skred (20 prosent), overvann (16 prosent) og stormflo (11 prosent). Tre kommuner krysset av for alle de fem hendelsestypene. 37 prosent av kommunene svarte at de har vært utsatt for to eller flere ulike typer alvorlige naturhendelser. Vi vet også at flere av kommunene ble utsatt for samme type naturhendelser flere ganger i løpet av de siste fire årene, og at flere av hendelsene kan ha inntruffet samtidig. Spørsmålet ga ikke anledning til å gi uttrykk for dette (se figur 33). Kommunene ble gitt mulighet for å supplere svaralternativene på alvorlige naturhendelser. 27 kommuner benyttet denne muligheten. Hendelser som da ble nevnt var blant annet skog- og lyngbrann, steinsprang/ras, skredfare, kulde/frost og store nedbørmengder. 50 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

66 Særtema 2016 For de øvrige spørsmålene ble kommunen bedt om å ta utgangspunkt i den alvorligste naturhendelsen de opplevde i løpet av de siste fire årene. Ofte er det ikke den alvorlige naturhendelsen i seg selv, men følgehendelser av denne, som svikt og forstyrrelser i kritiske samfunnsfunksjoner som gir utfordringer for kommunen og befolkningen. Dette illustreres i figur 34. Følgehendelser av alvorlige naturhendelser Fremkommelighet for personer og gods 61 Forsyning av energi Tilgang til elektronisk kommunikasjon Nødvendig helse- og omsorgstjenester Oppfølging av særlige sårbare grupper Forsyning av vann og avløpshåndtering Kommunens kriseledelse og krisehåndtering Ivaretakelse av behov for husly og varme Nød- og redningstjeneste Forsyning av mat og medisiner Forsyning av drivstoff Ikke sikker 5 1 Ingen av disse Prosent N=235 Figur 34. Førte naturhendelsen til følgehendelser som svikt eller forstyrrelser i noen av følgene samfunnsfunksjoner? Flere svar mulig. 61 prosent av kommunene svarte at naturhendelsen førte til svikt/forstyrrelser i fremkommelighet for personer og gods, 40 prosent av kommunene svarte svikt/forstyrrelser i forsyninger av energi, 37 prosent svarte svikt/ forstyrrelser i tilgang på elektronisk kommunikasjon, og 23 prosent nevnte svikt/forstyrrelser i oppfølgingen av særlige sårbare grupper og i nødvendige helse- og omsorgstjenester. 20 prosent av kommunene svarte at hendelsen medførte svikt/forstyrrelser i vann og avløpshåndtering, 19 prosent refererte til svikt/forstyrelser i kommunens kriseledelse og krisehåndtering. 18 prosent i ivaretakelse av behovet for husly og varme, 14 prosent i nød- og redningstjenesten, 9 prosent i forsyninger av mat og medisiner, 5 prosent i forsyninger av drivstoff og 14 prosent av kommunene svarte ingen av disse (se figur 34). 65 prosent av kommunene oppga svikt/ forstyrrelser i to eller flere av disse funksjonene ved håndteringen av den alvorlige naturhendelsen. Erfaringene viser at alvorlige naturhendelser og ev. følgehendelser kan gi store konsekvenser. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

67 Særtema 2016 Konsekvenser av alvorlige naturhendelser Skader på infrastruktur 59 Skader på private boliger 50 Behov for evakuering Skader på naturmiljø Skader på samfunnsviktige bygg Konsekvenser for befolkningens liv og helse Skader på kulturminner/-miljø Ikke sikker Ingen av disse Prosent N=234 Figur 35. Førte naturhendelsen og/eller eventuelle følgehendelser til noe av følgende? Flere svar mulig. 59 prosent av kommunene svarte at naturhendelsen og/eller følgehendelser førte til skader på infrastruktur, 50 prosent svarte at disse førte til skader på private boliger, 29 prosent opplyste at naturhendelser og eller følgehendelser ga skader på naturmiljø, 10 prosent svarte at disse ga skader på samfunnsviktige bygg og 5 prosent mente de ga skader på kulturminner/-miljø. 8 prosent av kommunene svarte at naturhendelsen og/eller følgehendelser fikk konsekvenser for befolkningens liv og helse, 30 prosent av kommunene svarte at naturhendelsen og/eller følgehendelser førte til behov for evakuering. 18 prosent av kommunene svarte ingen av disse (se figur 35). 53 prosent av kommunene svarte at den alvorlige naturhendelsen og/eller eventuelle følgehendelser førte til to eller flere av konsekvensene som ble oppgitt som alternativer. Flere kommuner oppga at de hadde hatt hendelser de siste fire år med mange følgehendelser og mange konsekvenser. Lærdal i Sogn og Fjordane og Nord-Fron i Oppland hadde henholdsvis 11 og 10 av følgehendelsene listet opp i spørsmålet, og henholdsvis 6 og 7 av de opplistede konsekvenstypene. Tinn i Telemark har, i likhet med Nord-Fron, hatt en hendelse som har ført til samtlige av konsekvenstypene. 52 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

68 KAPITTEL 09 Fylkesbarometer DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

69 Fylkesbarometer Fylkesbarometer Finnmark Troms Nordland Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal Sogn og Fjordane Oppland Hedmark Gjennomsnittsscore Rogaland Hordaland Telemark Buskerud Oslo og Akershus Østfold Vestfold Aust- og Vest-Agder Figur 36. Fylkesbarometeret i kart. 54 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

70 Fylkesbarometer Fylkesmennene er statens representant i fylket med en viktig rolle som pådriver, veileder og tilsynsmyndighet med kommunenes samfunnssikkerhetsarbeid. Fylkesbarometeret gir et oversiktsbilde over samlet status på arbeidet med kommunal beredskapsplikt fordelt på fylkesmannsembeter. Fra 2016 er Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder slått sammen til ett embete. Resultatene fra kommunene i disse to fylkene blir derfor presentert samlet. Barometeret baseres på spørsmålene i undersøkelsen som følger utvalgte krav i beredskapsplikten. De fire målområdene/elementene i barometeret er helhetlig ROS (fra kapittel 2), overordnet beredskapsplan (fra kapittel 4), øvelse av overordnet beredskapsplan (fra kapittel 4) samt plan for oppfølging med samfunnssikkerhet og beredskap (fra kapittel 3). Dersom alle kommunene som har svart på undersøkelsen i et fylke, rapporterer at de har en helhetlig ROS som oppfyller utvalgte krav, vil fylket score 100 prosent på dette målområdet. Dersom halvparten av kommunene som har besvart spørsmålene rapporterer at de har gjennomført en helhetlig ROS som oppfyller disse, vil fylket score 50 prosent. Fylkesbarometer Sogn og Fjordane Vestfold Aust- og Vest-Agder Rogaland Oppland Buskerud Telemark Oslo og Akershus Sør-Trøndelag Østfold Møre og Romsdal Hordaland Finnmark Hedmark Nord-Trøndelag Troms Nordland Landsgjennomsnitt Helhetlig ROS som oppfyller utvalgte minimumskrav(n=376) Overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte minimumskrav (N=359) Overordnet beredskapsplan øvet (N=350) Utarbeidet plan for oppfølging (N=375) Gjennomsnittsscore Figur 37. Fylkesbarometeret. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

71 Fylkesbarometer Landsgjennomsnittet viser at øvelser er det kravet flest kommuner oppfyller (77 prosent). Det er 48 prosent av kommunene som har en helhetlig ROS som oppfyller utvalgte krav. Dette er en økning på 7 prosentpoeng i forhold til forrige undersøkelse. 41 prosent har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav, en økning på 6 prosentpoeng. 76 prosent har øvet overordnet beredskapsplan i løpet av de siste to årene. 66 prosent av kommunene har en plan for oppfølging. Det innebærer at det totalt for de fire områdene er 58 prosent av kommunene som arbeider spesielt godt med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette er økning på 6 prosentpoeng fra Sammenlignet med barometeret fra kommuneundersøkelsen 2015, er det 7 prosentpoeng høyere andel kommuner som tilfredsstiller utvalgte krav til helhetlig ROS. En spesielt god utvikling når det gjelder helhetlig ROS ser vi for kommunene i Sør-Trøndelag, Telemark og Oppland. Videre er det 6 prosentpoeng høyere andel kommuner med overordnet beredskapsplan som tilfredsstiller utvalgte krav. Særlig ser vi en god utvikling for kommunene i Vestfold, Sogn og Fjordane og Sør-Trøndelag. For Vestfold er det en økning på 64 prosentpoeng når det gjelder kommuner med overordnet beredskapsplan som tilfredsstiller utvalgte krav. En gjennomgang av resultatene for kommunene i Vestfold fra fjorårets og årets kommuneundersøkelse viser at mange av kommunene som i år oppfyller de utvalgte kravene, kun manglet ett eller to av disse i kommuneundersøkelsen i Det er 6 prosentpoeng høyere andel kommuner som oppfyller krav om øvelser enn i Spesielt god utvikling ser vi for kommunene i Østfold og Buskerud. I forhold til kommuneundersøkelsen i 2015 er det 7 prosentpoeng høyere andel av kommunene som har en plan for oppfølging av samfunnssikkerhetsarbeidet. Det er spesielt kommunene i Sogn og Fjordane, Vestfold og Finnmark som bidrar til denne utviklingen. Fylkesbarometer Prosent Landsgjennomsnitt Nordland Troms Nord-Trøndelag Hedmark Finnmark Hordaland Møre og Romsdal Østfold Sør-Trøndelag Oslo og Akershus Telemark Buskerud Oppland Rogaland Aust- og Vest-Agder Vestfold Sogn og Fjordane Figur 38. Fylkesbarometer Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

72 Fylkesbarometer Det er størst andel kommuner i Sogn og Fjordane og Vestfold som oppfyller de utvalgte kravene til kommunal beredskapsplikt, med en gjennomsnittscore på 71 prosent. I år som i fjor ligger kommunene i Aust- og Vest Agder og Rogaland høyt oppe på listen. Kommunene i Nordland og Troms har hatt utvikling i riktig retning, men ligger fremdeles nederst. Sammenligner vi embetenes gjennomsnittsscore med tilsvarende i fjorårets fylkesbarometer ser vi en jevn positiv utvikling av det samlede samfunnssikkerhetsarbeidet fra 2015 til Unntaket er Nord-Trøndelag, som er det eneste fylket som har lavere gjennomsnittsscore i år enn i fjor. Nedgangen skyldes svakere resultater innenfor alle de fire områdene, blant annet fordi flere kommuner ikke oppfyller kravet om årlig revisjon av overordnet beredskapsplan og øvelse annet hvert år. Nedgangen skyldes også at noen kommuner som trakk gjennomsnittet opp i fjor, ikke har svart på årets undersøkelse. Noen fylker skiller seg spesielt positivt ut. Vestfold gikk fra 16. plass i 2015 til delt 1. plass i år. I hovedsak skyldes denne økningen at flere kommuner tilfredsstiller kravene til overordnet beredskapsplan, som nevnt over, og plan for oppfølging. For øvrig nyanseres bildet noe når vi ser på tilsynsresultatene fra 2015, som viser at kommunene i Vestfold, i likhet med resten av landet, fortsatt har et forbedringspotensial. Kommunene i Sogn og Fjordane, Østfold og Sør-Trøndelag har også hatt en god utvikling. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

73

74 KAPITTEL 10 Metode DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

75 Metode Kommuneundersøkelsen 2016 er som tidligere år gjennomført som en surveyundersøkelse. Undersøkelsen ble gjennomført elektronisk i spørreundersøkelsesverktøyet SurveyXact. Alle svar i undersøkelsen er registrert og behandlet elektronisk, noe som minimerer tilfeldige målefeil. I en surveyundersøkelse er det i utgangspunktet ingen kontakt med respondentene, og det er derfor en utfordring å få motivert respondentene til å svare på undersøkelsen. En annen utfordring er de begrensede mulighetene for å oppklare misforståelser. For å bøte på dette, har vi i denne undersøkelsen gitt respondentene mulighet til å ta kontakt ved behov. For å unngå misforståelser i begrepsbruk, og for å kunne måle resultatene mot en felles standard, er spørsmålene i undersøkelsen lagt tett opp til formuleringene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. I tillegg er alle spørsmålene testet på flere personer for å sikre at spørsmålene blir oppfattet slik de er ment å bli oppfattet. Samtidig er det viktig for muligheten til å se på utviklingen over tid, at det gjøres minst mulig endringer i formuleringene. Flere kommuner har benyttet seg av kommentarfeltet sist i undersøkelsen for å komme med tilleggsinformasjon eller forslag til forbedringer. To punkter går igjen, og vil bli fulgt opp ved neste kommuneundersøkelse. På flere spørsmål oppleves svaralternativet delvis som mer passende enn ja og nei. Videre var 2016 savnet som svaralternativ der det ble spurt om årstall. Der dette kan ha hatt betydning for resultatene er det kommentert i rapporten. Materialet fra kommuneundersøkelsen er å regne som en egenrapportering fra kommunene. Rapporter fra fylkesmennenes tilsyn med kommunene er en annen viktig kilde til informasjon, som utfyller og nyanserer bildet av kommunalt samfunnssikkerhetsarbeid. Av erfaring ønsker en del kommuner spørreskjema i en utskriftsvennlig versjon for å lettere kunne involvere relevante aktører i sin besvarelse. Dette ble løst ved at mottakerne kunne skrive ut skjemaet både før de fylte det ut, og etterpå svarene. Svarene i undersøkelsen ble behandlet i SPSS Statistics, som er et program for statistisk analyse. Der det er mulig og hensiktsmessig å presentere årets resultater sammen med resultater fra tidligere års kommuneundersøkelser gjøres det i figurene. Forskjeller mellom år er signifikanstestet (5 prosentnivå), og kun signifikante forskjeller er kommentert i teksten. 60 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

76 Metode 10.1 UTVALG OG FRAFALL Kommuneundersøkelsen er en populasjonsundersøkelse. Det innebærer at alle landets 428 kommuner er bedt om å svare på undersøkelsen, og ikke bare et utvalg. Kommunene mottok 6. januar 2016 informasjon per e-post om at kommuneundersøkelsen skulle gjennomføres. Selve datainnsamlingen pågikk i perioden 13. januar 5. februar For å sikre en høy svarprosent, mottok alle som ikke hadde svart innen den første oppsatte fristen, en påminnelse på e-post 27. januar med lenke til spørreskjemaet. Videre fikk fylkesberedskapssjefene oversikt over kommuner i sitt fylke som ikke hadde svart når svarfristen nærmet seg, og purret ytterligere på disse. Totalt har 382 kommuner svart på undersøkelsen, noe som gir en svarprosent på 89 prosent 31. Forrige kommuneundersøkelse hadde en svarprosent på 90. Tallene i undersøkelsen gir derfor et godt grunnlag for å si noe om status på samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunene. Fordi antallet kommuner som har svart på de enkelte spørsmålene varierer noe, er det i hver enkelt figur oppført N, antallet som utgjør 100 prosent i den konkrete figuren. Undersøkelsen ble sendt direkte til en konkret person i kommunen, fremfor til kommunenes postmottak. Fylkesberedskapssjefene hadde på forhånd oppgitt til DSB hvem som er beredskapskoordinator/ beredskapsansvarlig i de ulike kommunene. Vi mottok en del automatiske feil- og fraværsmeldinger via SurveyXact. Det ble da tatt kontakt med kommunen det gjaldt for å be om en ny kontaktperson, og undersøkelsen ble sendt ut på nytt til den nye kontakten. Dette sikret oss oversikt over at undersøkelsen ble mottatt, og at personer som var fraværende under innsamlingsperioden ble erstattet. Det er stor variasjon i hva slags funksjon kontaktpersonene har i sin kommune utover å være beredskapsansvarlig/beredskapskoordinator, og hvor stor andel av deres stilling som er satt av til beredskapsarbeid. Fordi de som har mottatt undersøkelsen har ulike forutsetninger for å svare på spørsmålene har vi oppfordret til å involvere andre relevante personer i kommunen. Som det fremgår av tabell 1 er det ingen overrepresentasjon i frafallet innenfor enkelte kommunestørrelser som vil ha avgjørende betydning for tolkning av resultatene. I fjorårets undersøkelse var det en svak tendens til at større kommuner i større grad møter kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Denne tendensen er mindre tilstede i materialet fra årets undersøkelse prosent har svart på deler av undersøkelsen, mens 88 prosent har gått gjennom hele spørreskjemaet. DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

77 KOMMUNE STØRRELSE ANDEL KOMMUNER ANDEL KOMMUNER I UNDERSØKELSEN Færre enn , ,6 29, ,8 20, ,6 14, ,6 10, eller flere 3,5 3,9 Tabell 1. Fordeling kommuner etter størrelse. Responsen har variert noe fra fylke til fylke. I tabell 2 vises antall svar, antall ubesvarte og svarprosent fylkesvis. Nord-Trøndelag og Troms hadde lavest svarprosent, med henholdsvis 70 og 71 prosent. Resultatene viser en tendens til at de kommunene i Nord-Trøndelag og Troms som har svart på undersøkelsen, sammen med kommune i Nordland, har større utfordringer med å nå kravene i kommunal beredskapsplikt enn kommuner i øvrige fylker. FYLKE ANTALL KOMMUNER ANTALL SVAR ANTALL UBESVART SVARPROSENT Finnmark Troms Nordland Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Hordaland Rogaland Aust- og Vest-Agder Telemark Vestfold Buskerud Oppland Hedmark Oslo og Akershus Østfold Hele landet Tabell 2. Svarprosent etter fylkesmannsembete.

78 Vedlegg DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

79 VEDLEGG VEDLEGG 1: SPØRRESKJEMAET 2016 Takk for at du vil delta i undersøkelsen. Du kommer i gang ved å trykke Neste nede i høyre hjørne. Du kan bevege deg frem og tilbake i spørreskjemaet uten at svarene forsvinner. Hvis du blir avbrutt i løpet av besvarelsen, kan du senere fortsette der du slapp ved å gå inn på den samme lenken i e-posten. Undersøkelsen skal besvares elektronisk. Hvis du ønsker å skrive ut spørreskjemaet på forhånd, trykk på skriverikonet nedenfor. A. HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE (ROS) Har kommunen gjennomført helhetlig ROS? I så fall, når ble den sist gjennomført? eller tidligere Ikke gjennomført Ikke sikker Har det skjedd endringer av betydning for risiko- og sårbarhetsbildet i kommunen etter at helhetlig ROS ble gjennomført? Ja Nei Ikke sikker Er kommunens helhetlig ROS oppdatert som følge av disse endringene? Ja Nei Ikke sikker Ble følgende aktører involvert i arbeidet med gjeldende helhetlig ROS? Ja Nei Ikke sikker Kommunens ledelse Kommunens virksomheter (f.eks. helse- og omsorgstjenesten, brannvesen, teknisk etat) Andre offentlige aktører i kommunen Private aktører i kommunen Frivillige organisasjoner 64 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

80 VEDLEGG Er helhetlig ROS forankret i kommunestyret? Ja Nei Ikke sikker Er følgende forhold vurdert i kommunens helhetlige ROS? Ja Nei Ikke sikker Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner Fremtidig risiko og sårbarhet Inngår vurdering av alvorlige naturhendelser i kommunens helhetlige ROS? Ja Nei Ikke sikker Har kommunen i sin helhetlige ROS vurdert sin evne til å Ja Nei Ikke sikker opprettholde følgende funksjoner ved uønskede hendelser? Kriseledelse Helse- og omsorgstjenester Brann- og redningstjenester Vann og avløp Er det i arbeidet med helhetlig ROS identifisert behov for tiltak for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen? I så fall, hvilke? Flere svar mulig. Forebyggende tiltak Tiltak i beredskapsplanlegging Tiltak som må følges opp av andre enn kommunen Andre tiltak Nei, det er ikke identifisert tiltak Ikke sikker DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

81 VEDLEGG B. HELHETLIG OG SYSTEMATISK SAMFUNNSSIKKERHETS- OG BEREDSKAPSARBEID Har kommunen utarbeidet mål for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap? Ja Nei Ikke sikker Har kommunen utarbeidet plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet? Ja Nei Ikke sikker Er plan for oppfølging forankret i kommunestyret? Ja Nei Ikke sikker Er funn fra Fylkesmannens siste tilsyn med kommunal beredskapsplikt fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølging Ingen av disse Ingen funn å følge opp Tilsyn ikke gjennomført Ikke sikker Er det evaluert uønskede hendelser i kommunen siste 4 år? Ja Nei Har ikke hatt uønskede hendelser i kommunen siste 4 år Ikke sikker 66 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

82 VEDLEGG Er funn fra evaluering etter siste uønskede hendelse fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølging Ingen av disse Ingen funn å følge opp Ikke sikker C. OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN Har kommunen utarbeidet en overordnet beredskapsplan? Ja Nei Ikke sikker Når ble gjeldende overordnet beredskapsplan sist revidert? Med revidert menes årlig rullering av overordnet beredskapsplan, ikke bare en oppdatering av for eksempel kontaktinformasjon. (Hvis planen ikke er revidert kryss av for når planen er utarbeidet.) eller tidligere Ikke sikker Er kommunens overordnede beredskapsplan utarbeidet med utgangspunkt i helhetlig ROS? Ja Nei Ikke sikker DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

83 VEDLEGG Er kommunens overordnede beredskapsplan samordnet med... Ja Delvis Nei Ikke sikker...beredskapsplaner innen kommunens ansvarsområder (for eksempel skoler, helse- og omsorgstjenester, brannvesen)?...andre offentlige aktørers beredskapsplaner (for eksempel politi, videregående skoler)?...private aktørers beredskapsplaner (for eksempel kraftselskap, teleleverandører, storulykkevirksomheter)? Er overordnet beredskapsplan forankret i kommunestyret? Ja Nei Ikke sikker Inneholder overordnet beredskapsplan følgende? Ja Nei Ikke sikker Plan for kommunens kriseledelse Varslingsliste for aktører i kommunens krisehåndtering Ressursoversikt Evakueringsplan Plan for krisekommunikasjon D. OPPLÆRING, ØVELSER OG EVALUERING Har følgende funksjoner fått opplæring i krisehåndtering? Ja Nei Funksjonen er ikke etablert Ikke sikker Kriseledelse Krisestab Krisekommunikasjonsansvarlig Er overordnet beredskapsplan øvet? I så fall, i hvilket år ble den sist øvet? eller tidligere Har øvet, men ikke sikker hvilket år Har ikke øvet overordnet beredskapsplan Ikke sikker 68 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

84 VEDLEGG Hvilke aktører øvet kommunen sammen med under siste øvelse der overordnet beredskapsplan ble øvet? Flere svar mulig. Andre kommune(r) Andre offentlige aktører Privat(e) aktør(er) Frivillige organisasjoner Kun med kommunens egne aktører Ikke sikker Ble siste øvelse av overordnet beredskapsplan evaluert? Ja Nei Ikke sikker Er funn fra evaluering etter siste øvelse av overordnet beredskapsplan fulgt opp i følgende dokumenter? Flere svar mulig. Overordnet beredskapsplan Helhetlig ROS Plan for oppfølging Ingen av disse Ingen funn å følge opp Ikke sikker E. OM FYLKESMANNEN OG VEILEDNING Har kommunen fått veiledning av Fylkesmannen i oppfølging av kommunal beredskapsplikt i 2015? Ja Nei Ikke sikker DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

85 VEDLEGG Hvor fornøyd eller misfornøyd er kommunen med veiledningen fra Fylkesmannen? Veldig misfornøyd Misfornøyd Hverken eller Fornøyd Veldig fornøyd Ikke sikker F. SKOLESKYTING Inngår vurdering av skoleskyting som uønsket hendelse i kommunens helhetlige ROS? Ja Nei Ikke sikker Er kommunens overordnede beredskapsplan samordnet med beredskapsplaner for alvorlige hendelser ved barnehager, skoler og andre utdanningsinstitusjoner? Ja Delvis Nei Ikke sikker Har kommunen i øvelse av overordnet beredskapsplan øvet på scenarioet skoleskyting? Ja Nei Ikke sikker 70 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

86 VEDLEGG G. NATURHENDELSER Har kommunen vært utsatt for alvorlig naturhendelser siste fire år? I så fall, hvilke typer? Flere svar mulig. Flom Skred Overvann Sterk vind Stormflo Annen alvorlig naturhendelse, beskriv: Ingen alvorlige naturhendelser siste 4 år Ikke sikker Hvis kommunen har vært utsatt for flere alvorlige naturhendelser siste fire år, ta utgangspunkt i den mest alvorlige hendelsen, når det svares på de neste spørsmålene. Førte naturhendelsen til følgehendelser (svikt eller forstyrrelser) for noen av følgende samfunnsfunksjoner? Flere svar mulig. Forsyning av mat og medisiner Ivaretakelse av behov for husly og varme Forsyning av energi Forsyning av drivstoff Tilgang til elektronisk kommunikasjon Forsyning av vann og avløpshåndtering Fremkommelighet for personer og gods Oppfølging av særlig sårbare grupper Nødvendige helse- og omsorgstjenester Nød- og redningstjeneste Kommunens kriseledelse og krisehåndtering Ingen av disse Ikke sikker Førte naturhendelsen og/eller eventuelle følgehendelser til noe av det følgende? Flere svar mulig. Skader på samfunnsviktige bygg Skader på infrastruktur Skader på private boliger Skader på kulturminner/-miljø Skader på naturmiljø Konsekvenser for befolkningens liv og helse Behov for evakuering Ingen av disse Ikke sikker DSB RAPPORT / Kommune undersøkelsen

87 VEDLEGG H. AVSLUTTENDE SPØRSMÅL På en skala fra 1 til 5, i hvilken grad opplever kommunen at følgende bidrar til å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet? 1 Ikke i det hele tatt I stor grad Ikke sikker Gjennomføre helhetlig ROS Utarbeide overordnet beredskapsplan Gjennomføre og evaluere øvelser Erfaringer fra uønskede hendelser Plan for oppfølging Bruk av krisestøtteverktøy Har du noen kommentarer til årets kommuneundersøkelse, kan du skrive dem her: Takk for din tilbakemelding. Dine svar er nå registrert og din besvarelse er fullført når du klikker Avslutt. Du blir videresendt til DSBs hjemmeside med informasjon om kommunal beredskapsplikt etter å ha klikket Avslutt. Du kan skrive ut din besvarelse ved å klikke på skriverikonet nedenfor. Med vennlig hilsen Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 72 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

88

89 NOTATER 74 Kommune undersøkelsen 2016 / DSB RAPPORT

90

91 DSB Rambergveien 9 Postboks Tønsberg postmottak@dsb.no dsb_norge dsbnorge ISBN (PDF) HR 2321 Mars 2016

92

93

94

95 6 av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet Pressemelding Dato: Justis- og beredskapsdepartementet Nr: av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet og beredskap. Utviklingen går i riktig retning, men resultatet burde vært bedre. Det viser den årlige undersøkelsen gjennomført av Direktoratet for samfunnssikkerhet (DSB). Det er bra at mange kommuner jobber godt med samfunnssikkertet og beredskap, men det gjenstår mye arbeid. Det er for eksempel ikke akseptabelt at bare fire av ti kommuner har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav, sier Justis- og beredskapsminister Anders Anundsen. Les DSBs kommuneundersøkelse 2016 (PDF) : Men utviklingen går i riktig retning. Siden kravene om kommunal beredskapsplikt ble satt for seks år siden har stadig flere kommuner fått beredskapsplanene sine på plass. Siden 2002 har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomført årlige spørreundersøkelser for å få frem kommunenes egen vurdering av samfunnssikkerhetsarbeidet. Årets undersøkelse viser at: 48 prosent av kommunene har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som oppfyller utvalgte krav. 66 prosent av kommunene har en plan for oppfølging av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. 41 prosent av kommunene har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav. 77 prosent av kommunene har øvet overordnet beredskapsplan siste to år. Samtidig viser undersøkelsen at 58 prosent av kommunene oppfyller alle disse forholdene sett under ett. Det er seks år siden kravene til kommunal beredskapsplikt ble satt, så resultatene skulle vært bedre. Jeg forventer en tydelig forbedring i tiden fremover, sier Anundsen. Resultatene vil bli fulgt opp i styringsdialogen med DSB. Undersøkelsen viser at et flertall av kommunene involverer egne virksomheter, og andre offentlige aktører i kommunen i arbeidet med en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Men det er et forbedringspotensial på å involvere private- og frivillige aktører i dette arbeidet. Det samme ser vi når det gjelder å samordne kommunens overordnet beredskapsplan med andre aktørers beredskapsplaner.

96 einfo 16/3 Forvaltningsloven 13a Et medlem av et kontrollutvalg hadde orientert pårørende om behandlingen av en mobbesak i et møte i utvalget. I den forbindelsen oppsto spørsmålet om hvordan den relativt ukjente og lite kommenterte bestemmelsen i forvaltningsloven 13a er å forstå. 13a nr. 1 lyder: «Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker,» I en e-post til NKRF ga vedkommende sekretariat bl.a. følgende orientering: «De opplysningene som ble brakt videre her, var ikke sitat fra noen dokumenter, og heller ikke noe som har vært eller ville bli nedfelt i et dokument. Det som kom fram i møtet var en del vurderinger gjort av administrasjonen i en betent sak, der foreldrene ble pekt på som en del av problemet. Dette ble så videreformidlet til foreldrene som at kommuneadministrasjonen mener at foreldrene ER problemet. Dette har hatt store konsekvenser i den aktuelle saken, der foreldrene har brutt all videre kontakt med kommunen,» Vi ba Justisdepartementet om en tolking av paragrafen og stilte en del konkrete spørsmål. I brev av 14. april 2016 har departementet svart på spørsmålene våre, som er referert i svaret; jf. vedlegg. Vi viser til dette. Oslo, 20. april 2016 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

97

98

99

100

101 En SMS kan være et saksdokument Hvis jeg sitter i et kommunestyremøte og sender en tekstmelding til en partikollega, kan da andre kreve å få innsyn i den? Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt drøfter her når en SMS er et saksdokument og når den ikke er det. Kommunal Rapport SPØRSMÅL: Jeg leser at det er lagt til grunn at en SMS fra en byråd til en lege ved et sykehus i byen om kvaliteten av et behandlingstilbud, er offentlig dokument etter offentleglova. Jeg ville ikke ha tenkt at en slik SMS var omfattet av denne loven, og jeg håper byråder og andre som sitter i bystyret får en innføring i dette når de begynner, for sånt er neppe allment kjent for de fleste? Nå lurer jeg på om denne typen offentlighet gjelder andre folkevalgte også. Om jeg f.eks. sitter i kommunestyremøte og sender en SMS til et annet medlem eller en partikollega for å få en saksopplysning - kan folk kreve å få se den? SVAR: Dette er krevende - og noen ganger overraskende for mange. Hovedpoenget er at når en SMS sendes til eller fra et forvaltningsorgan, og angår saker som dette på en eller annen måte er involvert i, er det et saksdokument som går inn under offentleglova. Dette gjelder også byråden når hun sender SMS-er som angår saksområder som angår hennes arbeidsområde. Kommunikasjon mellom enkeltmedlemmer av kollegiale organer som bystyre og formannskap går derimot ikke inn under loven, da handler de bare på vegne av seg selv, ikke for forvaltningsorganet. Men hvis et medlem av et kollegialt organ får relevante saksopplysninger på denne måten, vil han eller hun ha en etisk, om enn normalt ikke juridisk, plikt til å videreformidle dette til de andre medlemmene, i møtet eller på annen måte.

102 Inhabil som styremedlem? En kommune har hatt bygging av nytt omsorgssenter ute på anbud. Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil når han er styremedlem hos en av de aktuelle underleverandørene? Kommunal Rapport En ekstern konsulent har fått i oppdrag å sette opp forslag til rangering, som plan- og byggekomiteen skal fremme for administrasjonen, som så klargjør sak for endelig politisk behandling. Bernt svarer Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Saken er aktuell i Etne kommune, der journalist Torstein Nymoen i avisa Grannar tar opp spørsmål om habilitet og om hemmelighold av tilbydere og priser fram til leverandør er valgt. Problemstilling 1 Lederen av plan- og byggenemnda er styremedlem i et betongfirma som er oppført som underleverandør til en hovedentreprenør i ett av tilbudene. Spørsmål Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil, og når burde/bør han etter ditt skjønn i så fall fratre plan- og byggenemnda? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2 har vi en bestemmelse om inhabilitet for den som er styremedlem i et selskap som er part i saken. «Part» er den som «en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». Betongfirmaet er ikke den som har inngitt anbud, men hvis firmaet er oppført som underleverandør i anbudet, og det er inngått en avtale med anbyder om dette, er det mye som taler for at vi må bygge på at saken «direkte gjelder» selskapet. Hvis dette ikke er riktig, blir spørsmålet om utvalgslederen blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt, fordi tilknytningen til anbudet anses som «særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Hvis det er tale om en leveranse av betydelig økonomisk verdi, og det må vi vel anta her, vil vervet som styremedlem etter min oppfatning i alle fall måtte anses som et slikt «særegent forhold» at det skaper inhabilitet i denne saken. Når noen er inhabil, skal han eller hun fullstendig avstå fra å ha noen befatning med å «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse» i saken, altså både med tilrettelegging av saksbehandlingen, forberedelse av saken, berammelse

103 av møte for behandling av den, og deltakelse i møtet der saken behandles, heller ikke uten stemmerett. Hvis utvalgslederen visste om at betongfirmaet var med i anbudet, skulle han ikke vært med på å åpne anbudene eller diskutere den videre saksgang, og når dette blir kjent, må han tre helt ut av saken. Problemstilling 2 Etne kommune har valgt å holde hemmelig både pris og navn på tilbydere fram til valg av leverandør. «Fordi vi vil ha arbeidsro», sier lederen av plan- og byggenemnda. Kommunen har ellers opplyst at seks vil bygge omsorgssenteret. Hemmeligholdet er juridisk helt greit, forstår jeg, så lenge de åpner for innsyn når de har valgt, og klagefristen begynner å løpe. Spørsmål Hvilke fordeler/ulemper gir det for kommunen/innbyggerne at kommunen holder dette hemmelig fram til de har valgt leverandør? Er det vanlig praksis at offentlige organer holder navn/pris hemmelig fram til man har valgt leverandør, eller hører det sjeldenhetene til? Bernt svarer Juridisk er dette helt greit. I offentlighetsloven 23, tredje avsnitt, har vi en bestemmelse om at det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoller i saker om offentlige innkjøp, «til valet av leverandør er gjort». Bestemmelse om unntak fra innsyn i anbudene er helt nødvendig fram til anbudsfristen er utløpt. Anbudsreglene er basert på en forutsetning om anbyderne ikke skal vite om hverandres anbud. Det er adgang til å praktisere «merinnsyn» etter offentlighetsloven 11 fra utløpet av anbudsfristen, men jeg har ikke sett eksempler på slikt framskutt innsyn i noen kommuner. Begrunnelsen for å forlenge denne unntaksretten etter at anbudsfristen er utløpt og fram til vedtak er truffet, er mer problematisk. Det har som konsekvens at det ikke er mulighet til kritisk innsyn i enkeltanbudene eller debatt om eventuelle valgmuligheter før vedtak er truffet. Det er etter min mening både unødvendig og uheldig. Utvalgsleders henvisning til ønske om «arbeidsro» inntil vedtak er truffet, er det samme som brukes i andre sammenhenger der man ønsker å hindre innsyn, men dette er klart nok ikke relevant i en slik sammenheng. Offentlighetslovens hovedprinsipp er tvert imot at man velger å prioritere muligheten for kritisk innsyn og demokratisk kontroll også når saken er under vurdering, framfor beslutningstakernes ønske om å «unngå støy i beslutningsprosessen».

104 Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet Når en motorsykkelklubb vil kjøpe tomt av kommunen, skal det mindre til at kommunestyremedlemmer blir inhabile ved slektskap med vanlige medlemmer hvis klubben er liten, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Størrelsen på foreningen vil ha betydning for å vurdere habiliteten til lokalpolitikere som har slektskap med ordinære medlemmer - særlig når det gjelder et viktig spørsmål for klubben Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål 1) En motorsykkelklubb hadde søkt kommunen om å få kjøpe tomt. Klubben hadde ifølge politiet medlemmer. Politiet advart mot tomtesalget på bakgrunn av klubbens brokete historie. Habiliteten til to formannskapsmedlemmer ble vurdert. Den ene er bror til den som skrev søknaden på vegne av motorsykkelklubben. Den andre varaordføreren er gift med et «menig» medlem. Broren til han som skrev søknaden, ble ansett som inhabil. Varaordføreren ble det ikke. Hvordan vurderer du denne saken? 2) Hvor går, etter din oppfatning, grensen for når en klubb/part er såpass liten at det er kunstig å skille mellom styremedlemmer og vanlige medlemmer, slik du beskriver? Bernt svarer 1) I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav 1, nr. 2, har vi en regel om inhabilitet for den som er «leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret». Det er ikke opplyst at noen av de to klubbmedlemmene hadde en slik formell posisjon, men det er ganske opplagt at den som har skrevet søknaden på vegne av klubben, må anses å ha en ledende stilling rent faktisk, slik at han eller hun ville vært inhabil. For broren vil spørsmålet da bli om inhabiliteten «smitter», slik at slektskapet må oppfattes som et «særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet», slik at han blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt. Etter min oppfatning er det lite tvilsomt at det var han, og at det derfor var riktig at han fratrådte ved behandlingen av denne saken. Ut fra det som er opplyst, var ektefellen til varaordfører bare «menig medlem». Lovens utgangspunktet er da at verken medlemmet eller ektefellen er inhabile, heller ikke etter 6, andre avsnitt. Men når det er tale om en klubb med så få medlemmer som her, er det lite naturlig å skille skarpt mellom dem som har mer eller mindre klare formelle posisjoner, og de andre medlemmene, ved denne vurderingen. Dette må i alle fall være riktig når det er tale om en sak som vel er ganske viktig for klubben. Jeg mener derfor at i denne indirekte tilknytningen til klubben er et slikt «særegent forhold» at også ordfører var inhabil etter denne bestemmelsen. 2) Det er ikke mulig å angi et bestemt antall medlemmer som grense ved denne vurderingen. Vi er inne i en bred skjønnsmessig vurdering, der både medlemstall, styringsstruktur og den konkrete sakens betydning for foreningen må trekkes inn og tillegges vekt.

105 Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget kan få det ureviderte regnskapet fra kommunen, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt Spørsmål Kommunal Rapport tok tidligere opp spørsmålet om når årsregnskapet er et offentlig dokument der professor Bernt hadde følgende konklusjon: Årsregnskapet er offentlig når det er avsendt til revisjonen. I den sammenheng har jeg følgende kommentar/spørsmål: I regnskapsforskriftens 10 og 11 er det fastsatt at årsregnskapet skal være avlagt innen og er et offentlig dokument når det er avlagt. Spørsmål til Bernt: 1. Hvordan tolker han regnskapsforskriftenes bestemmelse inn i bildet om offentlighet? 2. Når har kontrollutvalget rett til innsyn i årsregnskapet? Bernt svarer Utgangspunktet er her bestemmelsen i offentlighetslovens 3, første setning, der det fastslås at Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. I denne lovens 14 er det gjort unntak fra innsynsretten for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing, men i 16, første avsnitt, bokstav a og c, fastslås så at dette unntaket ikke gjelder blant annet saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ, og dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder. Det betyr at så langt denne regelen gjelder, er det innsynsrett i disse dokumentene fra de blir sendt til behandling i disse organene. I regnskapsforskriften 11, første avsnitt, finner vi så bestemmelsen som er omtalt i spørsmålet ovenfor: Årsregnskapet er offentlig fra det tidspunkt det er avlagt. Regnskapsforskriften er en forskrift fastsatt med hjemmel i lov, og vil derfor kunne gjøre unntak fra hovedregelen i offentlighetsloven. Problemstillingen for oss blir da om denne bestemmelsen skal leses som en særregel som fastsetter at det er innsynsrett i regnskapet på et senere tidspunkt enn det som følger av den generelle regelen i offentlighetsloven om innsynsrett i dokument til revisjonsorgan. Før jeg svarer på dette, kan det være nyttig å se på saksgangen ved vedtakelse av årsregnskapet. I kommuneloven 48 nr. 1 er det fastsatt at kommunen det vil her si administrasjonen under rådmannens ledelse skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I nr. 3 er det fastsatt at årsregnskapet vedtas av kommunestyret på grunnlag av innstilling fra formannskapet, ev. kommunerådet. Årsberetningen er derimot en redegjørelse fra administrasjonen om hva som faktisk er gjort, som kommunestyret ikke selv vedtar, men bare godkjenner (I Regnskapsforskriften 10 sies det riktignok at Årsregnskapet og årsberetningen

106 skal vedtas av kommunestyret, men dette er ikke dekkende for realiteten). I fortsettelsen skal vi konsentrere oss om årsregnskapet, som vi altså har en særlig bestemmelse om i regnskapsforskriften. Noe tilsvarende har vi ikke for årsberetningen. På veien fra rådmannen til formannskapet skal regnskapet revideres. Dette finner vi bestemmelser som i revisjonsforskriften, der det er fastsatt i 5, første setning, at Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. I 5, andre avsnitt er fastsatt at revisjonsberetningen skal avgis til kommunestyret, men at det skal sendes kopi til kontrollutvalget og formannskapet, og administrasjonssjefen (rådmannen) eller kommune- eller fylkesrådet. Oversendelsen til formannskapet skjer for at dette skal kunne avgi innstilling til formannskapet, oversendelsen til rådmannen eller kommunerådet for at administrasjonen skal ha mulighet til å komme med kommentarer eller merknader til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget skal ha revisjonsberetningen for å kunne påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, altså en systemkontroll som ikke omfatter kontroll med enkeltheter i regnskapet og revisjonsberetningen. Spørsmål 1 blir her hvordan vi skal tolke formuleringen årsregnskapet er avlagt i regnskapsforskriften 11. Er regnskapet avlagt når administrasjonen oversender det til revisjonen, eller først på et senere tidspunkt, i praksis når regnskap og revisjonsberetning sendes formannskapet, eller først når regnskapet er vedtatt av kommunestyret? Etter min oppfatning er det neppe tvilsomt at det første alternativet må være det rette. Når administrasjonen oversender regnskapet til revisjonen, mener det å ha fullført arbeidet med dette; det avlegger regnskapet til videre behandling i andre kommunale organer. Dette er stemmer med språkbruken i det siterte fra 5, første setning, der det sies at revisjonsberetning skal avgis etter at årsregnskapet er avlagt. Det stemmer også med regelen i offentlighetsloven, og det er ikke noe som tyder på at man ville fravike denne ved regnskapsforskriften Spørsmål 2 angår kontrollutvalgets innsynsrett. I sitatet ovenfor fra revisjonsforskriften 5, andre avsnitt, framgår at kontrollutvalget skal ha kopi av revisjonsberetningen, og dermed forutsetningsvis regnskapet, når dette oversendes kommunestyret og formannskapet. Men hvis kontrollutvalget ønsker det, kan det på samme måte som alle andre kreve innsyn i regnskapet når dette er avlagt fra administrasjonen og oversendt revisjonen. Og uavhengig av om regnskapet er ferdigstilt og avlagt, kan kontrollutvalget etter kommunelovens 77 nr. 7 uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, altså når som helst i budsjettåret, og om hvilket som helst spørsmål det mener bør undersøkes.

107 Aktuelle salker fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/93-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar aktuelle saker fra utvalgene til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 6/16 i møte den at hvert medlem i kontrollutvalgets får ansvar for å følge et politisk organ for å kunne orientere de øvrige medlemmer i utvalget om aktuelle saker fra sitt politiske organ. Følgende er ansvarlige: Roy Michelsen, kommunestyret. Georg Heggelund, Plan- og miljøutvalget Oddrun Husby, Helse, kultur og oppvekstutvalget Bente M. Lauten, Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget. Arne M.L. Johnsen, formannskapet.

108 Selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 037, TI - &58 Arkivsaknr 15/76-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og forventer at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i selskapet i tråd med revisors anbefalinger. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. Kommunestyret ber formannskapet og kommunens eierrepresentant sørge for at punktene 1 til 4 blir fulgt opp overfor selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av punktene 1 til 4 forbindelse med kommunestyrets behandling av eierskapsmelding i Kommunestyret ber om at det utarbeides eiermeldinger for selskaper hvor kommunen har eierinteresser årlig og at disse legges frem til politisk behandling. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll Hamos Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedtatt av Skaun kommunestyre i sak 78/14 den , var Hamos forvaltning IKS gitt høyeste prioritert. Kontrollutvalget i Hemne inviterte øvrige eiere å delta i et samarbeidsprosjekt om å gjennomføre en selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av Hamos forvaltning IKS. Kontrollutvalget i Skaun vedtok i sak 23/15 og delta i dette samarbeidsprosjektet. Øvrige kontrollutvalg som fattet vedtak om å delta var Hemne, Meldal, Hitra, Frøya, Agdenes og Snillfjord. Innretningen på bestillingen som grunnlag for prosjektplanen, ble til i dialog mellom disse kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonen. Selskapskontrollen er gjennomført som en selskapskontroll som forvaltningsrevisjon og utført av Revisjon Midt-Norge IKS på vegne av kontrollutvalgene i de 7 samarbeidende kommunene, som har levert vedlagte rapport. I rapporten tar revisjonen utgangspunkt i følgende problemstillinger:

109 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Det er anbefalt fra KS at kommunene vedtar eierstrategier og årlig behandler eiermeldinger. Revisor viser til at alle de 7 kommunene som rapporten gjelder har vedtatt eierstrategier, men bare to kommuner har behandlet eiermelding det siste året. Skaun kommune hadde siste rullering av eiermelding i 2014 i sak 62/14, og oppfyller ikke anbefalingen om at eiermeldingen behandles årlig. Det er revisors vurdering at selskapet oppfyller krav til representasjon og saker som skal behandles av eierne i representantskapet. Når det gjelder selskapsledelsen legger revisor vekt på styret og at dette har nødvendig kompetanse til å lede selskapet. Revisor viser til at selskapet har vedtektsfestet bruk av valgkomité, men at det ikke er stilt spesifikke kompetansekrav eller dokumentert vurderinger av dette. Det er praksis for at kommunene nominerer kandidater til valgkomiteen, men revisor mener at kravene til kompetanse i styret burde blitt definert og formidlet til kommunene som kunne nominere på bakgrunn av dette. Selskapet har 12 styremedlemmer, en fra hver kommune, høyere enn det selskapsavtalen og loven krever. Revisor mener eierne bør vurdere denne sammensetningen. Selskapet består i hovedsak av politiske representanter fra kommunestyrene i eierkommunene. Revisor påpeker at eierne bør være særlig oppmerksomme på habilitetsutfordringer som kan inntreffe når ledende politikere sitter i styret. Det sitter 3 ordførere i styret, som er særlig utsatt. I følge revisor evaluerer styret eget arbeid og kompetanse i tråd med anbefalinger, har riktig kjønnsbalanse og har etablert etiske retningslinjer i tråd med KSanbefalinger og lovverk. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? Revisor viser til at selskapet har etablert adskilte regnskaper for avfallsområdene husholdning, fritid og slam i tråd med lovkrav. Husholdningsavfallet skal kreves inn til selvkost, og eventuelt overskudd av den innkrevede avgiften settes av til selvkostfond. Midler som avsettes til fond skal brukes i løpet av fem år, for å sikre at avgiftene kommer abonnentene til gode. Revisor viser til at fondene har hatt overskudd i fem år, som strider med retningslinjene for beregning av selvkost. For å ivareta retningslinjene må selskapet ifølge revisor bruke av fondene slik at de bygges ned. Revisor viser til at Hamos også tilbyr tjenester innen næringsavfall, innfordring av renovasjonsgebyr og avfallsbehandling som har tilført selskapet 9,1 millioner i utbytte de siste 5 årene. Dette har blitt tilført egenkapitalen i selskapet. 3. Er det organisatoriske skillet av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? Det er også krav til at det skal være organisatoriske skiller mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomhet for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Revisor viser til at det ikke sitter styremedlemmer fra morselskapet i datterselskapene. Personer i ledelsen i morselskapet sitter i styrene i datterselskapene. Det er opprettet ordninger for å avverge habilitetsproblemer i

110 anbudsprosesser som følge av dette. Revisor mener det er viktig at selskapet har fokus på samfunnsdebatten som trekker i retning av enda strengere krav til skille mellom monopol og konkurransevirksomhet. Revisor viser til at Hamos mangler verktøy for eierstyring av datterselskaper, men peker på at det er positivt at arbeid med dette er i gang. 4. Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? Revisor vurderer at Hamos har rutiner som sikrer likebehandling av abonnentene, og at andelen klager er redusert og vurderes som lavt i Angående hytterenovasjon så viser revisor til at Miljødirektoratet har kommet med en ny tolkning av forurensningsloven som innebærer at det ikke er anledning til å frita fritidsboliger fra renovasjonsavgift på generelt grunnlag. Orkdal og Skaun kommuner har ikke hytterenovasjon i dag. Revisor viser til at forskriften for eierkommunene til Hamos derfor må endres for å bli i tråd med regelverket. Selskapet har en differensiering av avfallsgebyr for å motivere til reduksjon av avfall, noe som revisor vurderer er i samsvar med dagens krav. 5. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Revisor viser til at eierkommunene har overført ansvar og myndighet til innfordring av renovasjonsgebyret til Hamos, men at overføringen av ansvar er forskjellig mellom kommunene etter at Hitra og Frøya kom inn i selskapet i Revisor mener dette bør gjøres likt for alle kommunene. Revisors anbefalinger På bakgrunn av de vurderingene som er oppsummert ovenfor kommer revisor med følgende anbefalinger: Vi anbefaler HAMOS å: Vurdere styresammensetning i lys av rapportens merknader, samt ut fra selskapets fremtidige behov Sikre at avsatt overskudd i selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost Endre forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse, slik at den blir i samsvar med nye avklaringer fra miljødirektoratet Sikre lik delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret hos eierkommunene i HAMOS Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener rapporten kaster lys over en rekke sentrale problemstillinger knyttet til Hamos forvaltning IKS. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med en oppfordring om å følge opp revisors

111 anbefalinger. I Skaun kommune ble det i kommunestyresak 83/09 vedtatt en eierstrategi og prinsipper og retningslinjer for forvaltning og oppfølging av Skaun kommunes eierinteresser i eksterne selskaper i tillegg til en egen eierstrategi. I eierstrategien legges det opp til at formannskapet skal fungere som eierskapsutvalg for kommunen, for å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet. Større saker, og saker av prinsipiell betydning skal legges fram for kommunestyret. Sekretariatet mener det er hensiktsmessig at det rapporteres om oppfølgingen i forbindelse med den årlige rulleringen av eierskapsmeldingen til Hamos. I forbindelse med innstillingens punkt 1 til 4 er det tilstrekkelig at implementeringen av disse punktene følges opp ved fremleggelsen av eiermeldingen for Sekretariatet vil trekke frem det forhold at det ikke ble behandlet eiermelding for Skaun kommune hadde siste rullering av eiermelding i 2014 i sak 62/14, og oppfyller ikke KS sin anbefalingen om at eiermeldingen behandles årlig. Utvalget kan vurdere om det ønsker ytterligere informasjon om dette og om det vil bli lagt frem en eiermelding til politisk behandling for 2016.

112 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL HAMOS forvaltning IKS På oppdrag fra: Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Skaun og Snillfjord kommune April TITTEL - 1

113

114 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen/selskapskontroll er gjennomført på oppdrag av flere kommuners kontrollutvalg i perioden juni april Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Gard S. G. Lyng /s/ Prosjektmedarbeider - Selskapskontroll HAMOS - 3

115 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag HAMOS Forvaltning IKS 1 er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere - derav navnet. De øvrige kommunene har knyttet seg til selskapet som eiere og deltagere i årene etter. Selskapet fremstår i dag som godt drevet og med en solid kapitalbase, noe som sikrer at renovasjonsordningen for eierkommunene ivaretas av selskapet. Denne selskapskontrollen er bestilt av følgende eierkommuner i HAMOS: Meldal, Skaun, Hitra, Frøya, Agdenes, Hemne og Snillfjord. I selskapskontrollen har vi undersøkt om eierstyringen og selskapsledelsen i selskapet er god, om det er etablert et tilstrekkelig skille mellom monopolvirksomhet og næringsvirksomhet, om tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr er i samsvar med krav, og om selskapet har gode rutiner for innkreving av renovasjonsgebyr. Eierstyringen og selskapsledelsen av selskapet utøves i hovedsak i samsvar med krav og anbefalinger. Det er noen mangler knyttet til system for eierstyring i en av de deltagende kommuner, samt at flere mangler en årlig behandling av kommunens eiermelding. Ved valg til styre er det noen mangler knyttet til det å dokumentere at styresammensetningen ivaretar selskapets behov for komplementær kompetanse. Det er videre tre ordførere som er valgt som styremedlem i selskapet p.t., noe som ikke er anbefalt grunnet habilitetsutfordringer. HAMOS driver både med monopolvirksomhet ved innsamling av husholdningsavfall (selvkost) og næringsvirksomhet gjennom blant annet innsamling av næringsavfall. Det er krav til å etablere et tydelig skille mellom den lovpålagte håndteringen av husholdningsavfall og avfallshåndtering i markedet. HAMOS har etablert et regnskapsmessig skille mellom selvkostområdene og næring i samsvar med krav til dette. Fondene for husholdning, fritid og slam har hatt overskudd over tid og selskapet må sørge for å bruke av dette, for å ivareta kravet til selvkost. Det er krav til skille av ledende roller i konsernet HAMOS. Styret i HAMOS og datterselskaper har skille i ledende roller og er i samsvar med krav til dette. Administrativ ledelse i HAMOS har styreverv i heleide datterselskap, noe som samsvarer med en av KS anbefalingene. HAMOS 1 Omtales som HAMOS senere i rapporten - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 4

116 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge har etablert en innkjøpskomite ved kjøp og salg av varer og tjenester og det beregnes fortjeneste ved salg av tjenester til datterselskaper, noe som bidrar til å hindre rolleblanding og kryssubsidiering mellom selskapene. Det er en pågående samfunnsdebatt om å innføre et enda klarere skille i blandede monopol- og markedsvirksomheter, noe eier bør ha oppmerksomhet på fremover. Det er krav til hvordan tømmerutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr etableres. HAMOS har etablert tømmerutiner samt tilrettelagt for oppfølging av disse, noe som sikrer likebehandling av abonnentene på dette området. Selskapet differensierer avfallsgebyr i samsvar med dagens krav. Det er signalisert økte krav til avfallsbehandling, noe selskapet må ha oppmerksomhet på fremover. To av eierkommunene har gitt fritak for renovasjonsplikt til fritidsbebyggelse, i samsvar med HAMOS forskriftens 6. De ferske avklaringene fra Miljødirektoratet om fritidseiendommers renovasjonsplikt, medfører at forskriften må endres på dette punktet for å være i samsvar med forurensningslovens krav. Det er krav til hvordan myndighet delegeres fra eierkommunene ved innfordring av renovasjonsgebyret. Det er fattet vedtak om delegering av myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyret for alle eierkommunene. Vedtakene om delegering av myndighet er noe endret fra selskapet ble etablert i 1995 til flere kommuner ble med fra 2006 og senere. Selskapet bør sørge for at delegering av myndighet knyttet til innfordring er lik for alle eierkommunene. Ved inkasso overdras legalpanterett i den enkelte sak fra kommunen, noe som er i samsvar med krav til dette. Vi anbefaler HAMOS å: Vurdere styresammensetning i lys av rapportens merknader, samt ut fra selskapets fremtidige behov Sikre at avsatt overskudd i selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost Endre forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse, slik at den blir i samsvar med nye avklaringer fra miljødirektoratet Sikre lik delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret hos eierkommunene i HAMOS - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 5

117 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning HAMOS Forvaltning IKS Selskap i HAMOS Konsern Innsamling av husholdningsavfall Tidligere forvaltningsrevisjoner på området Undersøkelsesopplegget Problemstillinger Avgrensninger Kriterier Metode Eierstyring og selskapsledelse i HAMOS Eierstyring Selskapsledelse - Styrets virksomhet Skille mellom kommersiell - og monopolvirksomhet i HAMOS Kriterier Data Revisors vurdering Styre- og personellmessig skille i konsernet HAMOS Revisjonskriterier Data Revisors vurderinger Tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr Tømmerutiner for avfall i kommunene Hytterenovasjon Gebyrstruktur (differensiering) for avfallstjenester Innkreving av renovasjonsgebyr Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefaling Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 6

118 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder...51 Vedlegg 1 Høringssvar...52 Vedlegg 2 Definisjoner indikatorer KOSTRA...55 Vedlegg 3 Finansiell analyse av HAMOS...56 Tabell Tabell 1. Avfall i HAMOS... 9 Tabell 2 Eierstrategier og eiermeldinger som er politisk vedtatt i deltagende kommuner...17 Tabell 3 Utvikling selvkostfond for husholdning, fritid og slam for perioden 2009 til Tabell 4 Mottatt utbetalt utbytte fra datterselskaper...27 Tabell 5 Egenkapital per (tall i tusen)...27 Tabell 6 Nøkkeltall og tjenesteindikatorer for renovasjonstjenester for året Tabell 7 Måling av kundeklager per 1000 abonnent...39 Tabell 8 Resultatregnskap tall i tusen...56 Tabell 9 Balanseregnskap tall i tusen...57 Tabell 10 Eierkommuner i HAMOS sitt garantiansvar...57 Tabell 11 Nøkkeltall for egenkapital og gjeldsgrad i selskapet...58 Figurer Figur 1. Organisering av HAMOS...10 Figur 2. Konsernselskap i HAMOS (enkel beskrivelse)...10 Figur 3 Årsgebyr for avfallstjenesten for perioden Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 7

119 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning Denne selskapskontrollen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS på oppdrag fra 7 2 av totalt 11 eierkommuner i HAMOS forvaltning IKS. Kontrollen er gjennomført i tråd med kommunelovens regler om selskapskontroll, jf. kommuneloven. 77 nr. 5, og er utført i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Kontrollen ble igangsatt i august Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan for gjennomføring av undersøkelsen, datert , basert på en bestilling om selskapskontroll fra kontrollutvalget i Hemne i sak 13/2015. Bestillingen er operasjonalisert i en prosjektplan, som de deltakende kommuner ved respektive kontrollutvalg har gitt sin tilslutning til. 1.1 HAMOS Forvaltning IKS HAMOS Forvaltning IKS 3 er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere - derav navnet. De øvrige kommunene har knyttet seg til selskapet som eiere og deltagere i årene etter. Hver eierkommune har en representant i representantskapet, som er selskapets øverste organ. Representantskapet ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. I tillegg ledes selskapet av et styre, bestående av en styrerepresentant fra hver eierkommune. Styrets leder er ordfører 4 i Orkdal kommune, Oddbjørn Bang. Selskapets formål er 5 : Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommunene har i tilknytning til innsamling, transport, behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet er tildelt enerett innenfor avfallsområdet og har ikke erverv som formål. Selskapet kan også utføre 2 Meldal, Skaun, Hitra, Frøya, Agdenes, Hemne og Snillfjord. 3 Omtales som HAMOS senere i rapporten 4 Ble valgt til ordfører høsten 2015 i Orkdal kommune 5 Selskapsavtale for HAMOS forvaltning IKS - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 8

120 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge forvaltningsoppgaver for eierkommunene på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller. I årsmelding for 2014 vises det til at HAMOS ikke har erverv som formål og betaler ikke utbytte til eierkommunene. Selskapet har anlegg og driver virksomhet i alle eierkommunene. Selskapets hovedkontor og forretningsadresse ligger i Orkdal. Forurensningsloven 30 forutsetter kommunalt monopol for innsamling av husholdnings- og fritidsrenovasjon. Kostnadene ved virksomheten dekkes fullt ut gjennom renovasjonsgebyret. Husholdnings- og fritidsrenovasjon omtales av den grunn ofte som selvkostområdet. Selskapets monopolvirksomhet ivaretar således eierkommunenes lovpålagte oppgaver i den forbindelse. For ni av kommunene omfatter dette også innsamling og behandling av septik- og avløpsslam 6. I årsmelding 2015 gis det også en tilbakemelding på hvordan selskapet håndterer avfallet som samles inn fra eierkommunene. Utvalgte nøkkeltall viser: Tabell 1. Avfall i HAMOS Nøkkeltall Avfallsmengder (1000 tonn) 5,3 46,4 48,3 48,2 49,7 Slammengder (1000 tonn) 0 4,4 4,9 4,9 4,8 Materialgjenvinningsgrad, % 25 % 48 % 48 % 48 % 48 % Gjennomsnittlig gebyr i kr/ab. Eks mva Kilde: HAMOS Tabellen viser at avfallsmengder, slammengder og materialgjenvinningsgrad har økt siden selskapet ble etablert men viser en lavere økning de siste fire årene. Årsgebyret viser samme tendens som øvrige nøkkeltall. Vi viser i de neste to figurene organisering av HAMOS og en beskrivelse av datterselskaper: 6 Forskrift om tømming av slamavskillere, tette tanker Hemne, Agdenes, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Rennebu, og Surnadal. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 9

121 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 1. Organisering av HAMOS 7 Eierkommuner Hemne, Orkdal, Rindal, Rennebu, Agdenes, Snillfjord, Hitra, Surnadal, Meldal, Skaun, Frøya Representantskapet 11 medlemmer Klageorgan 11 Medlemmer Kontaktutvalg Driftsledere teknisk/miljø Styret 12 medlemmer Felles stabsfunksjoner Kontorleder: Per Jostein Blokkum Regnskapsleder: Mona Garberg Kommunikasjonsleder: Vanja Gjelstenli Administrasjon Daglig leder: Trygve Berdal NK/Driftsleder Torbjørn Evjen Figur 2. Konsernselskap i HAMOS (enkel beskrivelse) HAMOS Forvaltning IKS - selvkosttjenester (Husholdning, fritid og slam) Retura Sør- Trøndelag AS - Næringsavfall, etc. Kystmiljø AS - I utvikling Betalingspartner - Inkasso Datterselskaper 7 HAMOS årsmelding 2014, Selskapet har endret noe i administrativ ledelse fra , som ikke synliggjøres her. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 10

122 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1.2 Selskap i HAMOS Konsern. HAMOS 100 % eide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS ble stiftet og har siden høsten 2008 vært heleid av HAMOS. Selskapet tilbyr avfallsløsninger til lokalt næringsliv (næringsavfall) i 19 kommuner og har franchiseavtale med kjedeselskapet Retura Norge AS. Kystmiljø AS ble stiftet den Våren 2014 ble selskapets vedtekter endret fra å være ordinær renovasjonsvirksomhet til nå å tilby avfallstjenester til havbruksnæringen. Betalingspartner AS ble stiftet for å tilby merkantile tjenester og inkassovirksomhet, i tråd med bevilgningen fra finanstilsynet. HAMOS har følgende delt eierskap i andre selskaper: Meldal Miljøanlegg AS ble stiftet , driver et sluttbehandlingsanlegg for restavfall og kompostering av organisk avfall og slam ved Rundmyra i Meldal kommune. HAMOS eier 34 % av aksjene i selskapet, i tillegg er Meldal kommune og Trondheim Renholdsverk AS med på eiersiden med lik eierandel. Ecopro AS ble stiftet , mottar og behandle våtorganisk avfall og slam fra kommuner og interkommunale selskaper, industri og private aktører i Midt-Norge. HAMOS eier 3,07 % av aksjene i selskapet. Miljøpartnerne AS ble stiftet og driver med innsamling, transport og behandling av avfall. HAMOS eier 12,58 % av aksjene i selskapet. Rekom AS driver med engroshandel med avfall og skrap. HAMOS eier 1,7 % av aksjene i selskapet. 1.3 Innsamling av husholdningsavfall I tråd med forurensningsloven kan kommunene organisere den kommunale innsamling av avfall på ulike måter. Noen kommuner har valgt å legge virksomheten i en egen etat, der deler av virksomheten utføres av forskjellige tilbydere. Andre kommuner har valgt å legge oppgaver knyttet til renovasjonen over til et kommunalt AS eller et interkommunalt selskap (IKS), slik man har gjort i HAMOS. HAMOS ivaretar kommunens plikter for innsamling av husholdningsavfall. Alle kostnadene ved innsamling av husholdningsavfall skal dekkes ved avfallsgebyr. Avfallsgebyret betales av eierne av eiendommene som omfattes av innsamling av husholdningsavfall. Avfallsgebyret skal fastsettes på grunnlag av selvkostprinsippet, ved at det - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 11

123 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge ikke kreves inn mer fra husholdningene enn dens samlede kostnader forbundet med innsamling og behandling av avfallet. Som følge av selvkostprinsippet, skal selskapet føre separat regnskap for lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Dette innebærer at dersom man tilbyr avfallstjenester i markedet, i tillegg til husholdningsavfall, skal det årlig utarbeides adskilte regnskap for de ulike virksomhetene. Et regnskapsmessig skille vil bidra til å unngå kryssubsidiering mellom lovpålagt og kommersiell virksomhet. Det er ikke anledning til å benytte inntekter som stammer fra næringsaktivitet til å redusere husholdningenes gebyr 8, ei heller vice versa. Konkurransetilsynet og KS anbefaler videre at selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører, ved siden av monopolvirksomheten, som hovedregel bør skille ut den markedsrettede delen av virksomheten, for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. De viser videre til at organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt som mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Kryssubsidiering oppstår der inntekter fra virksomhet i et marked benyttes til å subsidiere virksomhet i et annet marked, eksempelvis ved at inntekter fra skjermet virksomhet benyttes til å finansiere konkurranseutsatt virksomhet, slik at næringsselskapet blir i stand til å underby øvrige aktører i markedet ved anbudskonkurranser. Slik kryssubsidiering virker konkurransevridende. 1.4 Tidligere forvaltningsrevisjoner på området I 2001 ble det avgitt en forvaltningsrevisjon av HAMOS. Denne konkluderte med at kommunene får de ytelser som var forutsatt i samarbeidet og at selskapet oppfylte kravene som den gang ble stilt til avfallsdeponiene. I revisjonen ble det påpekt at selskapet ikke hadde etablert et klart skille mellom monopolvirksomhet (selvkost) og næringsvirksomhet. Det var også manglende rutiner knyttet til eierstyring av selskapet. I 2007 ble det gjennomført en begrenset eierskapskontroll av HAMOS Forvaltning IKS. Denne anbefalte at kommunene som eier bør utarbeide skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av eierinteresser. 8 Beregning av kommunale avfallsgebyr, Miljødirektoratet M Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 12

124 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget Av bestillingen fra kontrollutvalget fremgår at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. 2.1 Problemstillinger Følgende problemstillinger er lagt til grunn for revisjonen: 1 Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2 Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3 Er det organisatoriske skillet av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? 4 Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? 5 Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? 2.2 Avgrensninger Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet. En del av undersøkelsen vil gå ut på å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene. Kravet om egne regnskap for det enkelte selvkostområde er stilt for å sikre at selskapet ikke foretar kryssubsidiering, mellom konkurranseutsatt virksomhet og monopolvirksomheten, og slik sikre en fungerende konkurranse for næringsrenovasjon. Finansiell revisor bekrefter årlig at selvkostberegningene (fordeling av kostnader mellom monopolisert og markedsmessig virksomhet) er i samsvar med og praktiseres i tråd med gitte føringer. Av den grunn vil ikke vi se på om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene 9. Vi har ikke undersøkt om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser, selv om kjøp og salg vil være et tema/ bakteppe knyttet til rolleuavhengighet i en av problemstillingene (nr. 3). 9 Beregning av kommunale avfallsgebyr miljødirektoratet og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester - KMD. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 13

125 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge HAMOS har gjort noen endringer i administrativ ledelse fra den , vi har forholdt oss til administrativ organisering frem til i denne undersøkelsen. 2.3 Kriterier Revisjonskriterier er krav, forventninger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes for eksempel fra lov, lovforarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autoritative kilder. HAMOS er etablert i tråd med reglene i Lov om Interkommunale Selskaper (IKS-loven) av Loven gir føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike selskapsorgan skal spille i driften av selskapet. For praktiseringen av disse reglene har KS (Kommunenes Sentralforbund) utgitt «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskaper og foretak», oppdatert pr. november For HAMOS vil selskapsavtalen være retningsgivende for undersøkelsen. Eierkommunene har videre vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR ), som regulerer virksomheten. Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette stilles det krav om at monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives til selvkost. Det innebærer at avfallsgebyret skal dekke kostnadene ved husholdningsrenovasjonen. Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse i markedet. Konkurransetilsynet har avgitt flere påpekninger for forståelse av regelverket. I vår sammenheng har Konkurransetilsynet gitt anbefaling om at det bør være et reelt skille mellom selskapene som utøver tjenester i hhv konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. Forurensingsloven 30 forutsetter at alle eiendommer som genererer husholdningsavfall omfattes av den pliktige renovasjonsordningen, jf. uttalelser fra Miljødirektoratet 11. Herunder omfattes fritidseiendommer av den pliktige avfallsordningen. 10 Anbefalingene fra KS har hentet inspirasjon fra Anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse fra NUES (Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse). 11 Brev av til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 14

126 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf. (panteloven 6-1 nr. 2 a), jf. forurensningsloven 34. Vi vil konkretisere kriteriene under den enkelte problemstilling senere i undersøkelsen. 2.4 Metode For å besvare undersøkelsens problemstillinger har vi hentet inn data basert på gjennomgang av sentrale dokumenter i selskapet hvor selvkostområdet og regnskapet, internkontroll og oppfølgingssystemer innenfor problemstillingenes områder, er relevant for å belyse disse. I tillegg har vi innhentet dokumentasjon fra sju deltagende eierkommuner knyttet til eierstyring av selskapet. Intervju er valgt i tillegg, fordi det gir mulighet for å gå i dybden i det som skal belyses i undersøkelsen. Vi har også sendt e-post knyttet til undersøkelsens problemstillinger til leder og nestleder i representantskapet for perioden Vi har også hatt dialog med Konkurransetilsynet, Miljødirektoratet, KS og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag knyttet til deler av undersøkelsen. Dokumentgjennomgangen underbygger andre data i undersøkelsen. Vi har gjennomført intervjuer med følgende: Daglig leder i HAMOS Driftsleder i HAMOS frem til Kontorleder i HAMOS frem til Regnskapsleder i HAMOS Styreleder i HAMOS, høsten 2015, samt medlem i selskapets innkjøpskomité Styremedlem i HAMOS fra Meldal, høsten 2015, samt medlem i selskapets innkjøpskomité Styremedlem i HAMOS fra Agdenes, høsten 2015 Styremedlem i HAMOS fra Hemne, høsten 2015 Valgkomiteens leder i HAMOS fra Skaun, høsten 2015 Alle referat er verifisert av de som ble intervjuet. Det er hentet inn KOSTRA tall for å sammenligne nøkkelindikatorer for renovasjonstjenester i ulike kommuner og renovasjonsselskap. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 15

127 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Eierstyring og selskapsledelse i HAMOS I dette kapittelet svarer vi på om eierstyring og selskapsledelse i HAMOS utøves i samsvar med gitte føringer og anbefalinger. Vi utreder eierstyring i kapittel 3.1 og selskapsledelse i kapittel 3.2. I hvert delkapittel presenteres kriterier, innhentet data og revisors vurdering. 3.1 Eierstyring Revisjonskriterier Etter IKS-loven 6 skal selskapet ha et representantskap hvor samtlige deltakere er representert med minst én representant. Etter 7 skal deltakeren utøve sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. Representantskapet er øverste myndighet i selskapet og behandler selskapets regnskap, budsjett samt andre saker. I selskapsavtalen for HAMOS 7.1, vises det til at selskapets representantskap skal være sammensatt med en representant fra hver eierkommune som har stemmerett i forhold til kommunens eierandel i selskapet. I 7.2 vises det til at det skal avholdes minst to representantskapsmøter i året (ett i april og ett i november) med gitte føringer på hvilke saker som skal behandles. Den enkelte eierkommunen har instruksmyndighet over sine utpekte medlemmer i representantskapet, og kan i kraft av dette gi instruks om bl.a. stemmegivningen i saker representantskapet skal avgjøre. KS har gitt anbefaling om årlig å fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap i en eierskapsmelding for eide selskaper (anbefaling 4), dette omfatter blant annet selskapsstrategier knyttet til det enkelte selskap. Vi ser nærmere på følgende forhold i denne undersøkelsen: Deltagende eierkommuner møter i representantskapet og vedtar saker jf. selskapsavtalens føringer. Deltagende eierkommuner vedtar årlig eiermeldinger som omhandler kommunens eierskap samt eierstrategier for HAMOS Data Deltakelse og vedtak i representantskapet av deltakende kommuner: Oppsummert er kriteriet for denne delen av undersøkelsen om deltagerkommunene møter i representantskapet, samt om de vedtar årlige eiermeldinger og eierstrategier for HAMOS. Revisor har fått oversendt innkallinger og protokoller for representantskapets møter i 2014 og 2015 som viser at deltagende kommuner har møtt og at følgende relevante saker er behandlet i møtene: årsberetning og årsregnskap, valg til styre, økonomiplan, handlingsprogram, budsjett og gebyrer, fastsettelse av godtgjøring, referat og oppfølgingssaker. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 16

128 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisor har videre bedt deltagende kommuner om å oversende politiske vedtatte eierstrategier og eiermeldinger. Dokumentasjonen viser følgende: Tabell 2 Eierstrategier og eiermeldinger som er politisk vedtatt i deltagende kommuner Hemne Skaun Hitra Frøya Meldal Agdenes Snillfjord Eierstrategi Ja Ja Ja Ja Ja Ja Generell, sak 27/13 Eiermelding Ja, sak 58/15 Ja, sak 62/14 Ja, sak 89/15 Ja, sak 12/14 Ja, sak 54/10 Ja, sak 44/10 Nei De deltagende kommuner har vedtatt eierskapsstrategier for sine eierskap generelt og for HAMOS spesielt med unntak av en kommune. En kommune har generelle eierstrategier, uten at denne er direkte knyttet til det enkelte selskap, eks. HAMOS. Eiermeldingene informerer om kommunens eierskap knyttet til hva de eier, hvorfor de eier og hva de ønsker med sitt eierskap i selskapene. Vi ser at to av kommunene har vedtatt eiermeldingen med eierstrategier i 2015, to i 2014, og to i En kommune har ikke behandlet eiermelding i kommunestyret. Daglig leder i HAMOS sier han besøker eierkommunene i forbindelse med regnskapsfremleggelse og statusrapportering for selskapet. Også når kommunene har saker oppe knyttet til forskriftsvedtak og andre saker som omhandler HAMOS, er det hensiktsmessig at administrasjonen i HAMOS er til stede under kommunestyrenes behandling, ifølge daglig leder Revisors vurdering HAMOS har representantskapet som øverste eierorgan. Eierstyringen utøves gjennom de beslutninger som fattes i representantskapet. IKS-loven og selskapsavtalen stiller krav til representasjon og hvilke saker som skal behandles i disse møtene. Etter gjennomgang av saksliste og protokoller fra møter i 2014 og 2015, er det vår vurdering at selskapet oppfyller krav til både representasjon og hvilke saker som besluttes i møtene. Det kan også gjennomføres uformelle eiermøter utover overnevnte krav, uten at dette er har vært aktuelt, i denne perioden. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 17

129 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det er anbefalt at deltagende kommuner utarbeider og reviderer eierstrategier/eiermeldinger årlig. Dette danner grunnlag for kommunens eierstyring av eide selskaper og gir oversikt over kommunens eierskap. Kommunene har vedtatt eierstyring knyttet til HAMOS og eiermeldinger i samsvar med anbefalingene med unntak av en kommune. To av kommunene har i løpet av det siste året hatt gjennomgang av eiermeldingen i kommunestyret, noe som er i samsvar med anbefalingene, de resterende deltagende kommuner mangler en årlig gjennomgang av denne. 3.2 Selskapsledelse - Styrets virksomhet Revisjonskriterier Kriteriene i denne delen er hentet fra IKS-loven, forvaltningsloven, KS-anbefalingene om eierstyring, og selskapsavtalen, samt øvrige selskapsdokumenter. Disse er: Bruk av valgkomite. Sikre komplementær kompetanse ved valg av styremedlemmer. Styret foretar årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid. Det skal være kjønnsbalanse i styret. Det er utarbeidet etiske retningslinjer for driften av selskapet. Kriteriene konkretiseres nærmere innledningsvis i hvert delkapittel Bruk av valgkomite samt kompetansesammensetning i styret Etter selskapsavtalen 10 er det bestemt at selskapet skal ha en valgkomite. Dette korresponderer med KS` anbefalinger nr. 10. Etter KS anbefaling nr. 10 bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite, for å sikre et styre med komplementær kompetanse basert på selskapets behov. Det heter videre at kriterier for styresammensetning bør ligge til grunn for valgkomiteens forslag til styrerepresentanter. Etter selskapsavtalen for HAMOS 10, skal valgkomite bestå av tre medlemmer, som innstiller til valg av styremedlemmer til representantskapet. Etter Selskapsavtalens 8.1 skal styret bestå av minst 7 medlemmer. Ved valg av styremedlemmer skal først og fremst selskapets behov for kompetanse innenfor relevante fagområder vektlegges, samt nødvendig lokalkunnskap tilstrebes og at styrerepresentasjonen alternerer mellom eierne. Dette kravet er videreført i mandatet til valgkomiteen 12. I retningslinjene står det at valgkomiteen skal kartlegge styrets kompetanse, på den måten 12 Retningslinjer for Valgkomiteen i HAMOS, vedtatt i Representantskapet Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 18

130 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge komiteen finner formålstjenlig. I KS anbefaling nr. 12 heter det at det er eiers ansvar å sikre at styret har den nødvendige kompetanse for å nå selskapets mål. Data viser at representantskapet har praktisert å velge et styre med 12 medlemmer, en fra hver eierkommune, samt en ansattrepresentant. Praksis er at hvert kommunestyre i eierkommunene utpeker en kvinne og en mann, som nomineres til valgkomiteen. Valgkomiteen innstiller kandidater til styret for representantskapet, som foretar valget av medlemmer til styret. De intervjuede sier at HAMOS styre, bestående av 12 personer, har fungert bra. De peker på at selskapet på denne måten har en ambassadør i alle eierkommunene, noe de oppfatter som viktig. De vi intervjuet fra styret sier at antall styremedlemmer ble økt, da flere kommuner ble medlemmer i HAMOS. Dette medførte valg av ett styremedlem fra hver eierkommune. Flere fra styret peker på at det kan være en utfordring med en ytterligere økning av antall styremedlemmer, ved en eventuell utvidelse av deltakerkommuner i HAMOS. Flere av dagens styremedlemmer peker på at de er usikker på hvilken kompetanse selskapets styre bør ha i fremtiden for å sikre at selskapet yter gode tjenester til medlemskommunene. De som ble intervjuet fra styret har ikke følt savn av spesifikk kompetanse i dag, noe de begrunner med at administrasjonen innehar god kompetanse. Valgkomiteens leder uttaler i intervju med revisor at valgkomiteen ikke går utenom de personer som er nominert fra kommunestyrene. Valgkomiteens leder opplyste at komiteen har samtaler med de som nomineres og gjennom dette skaffer komiteen seg kjennskap til de nominertes bakgrunn og yrkeserfaring. Komiteen velger personer basert på hvilken kompetanse de mener er relevant for selskapet. Valgkomiteens leder mener det er viktig med bred kompetanse i styret og at de nominerte er veldig godt kjent med styring og styrerollen. De politikerne som nomineres har ulik kompetanse og utgjør, slik valgkomiteens leder ser det, et godt sammensatt styre. Valgkomiteens leder sier han ikke er kjent med hvordan de øvrige kommunestyrene, foruten Skaun, foretar sin utvelgelse av kandidater, utover at kjønnsbalansen ivaretas. Knyttet til innstilling av styremedlemmer til valg vises det til møtereferat fra valgkomiteen 13 der det heter at: 13 Møtereferat valgkomiteen, Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 19

131 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge «Valgkomiteen har vektlagt følgende momenter ved valg: lovens krav til kjønnsfordeling, selskapets kompetansebehov og kontinuitet.» I møtereferatet er det ikke nærmere definert hvilke kompetansebehov styret samlet skal dekke. Daglig leder opplyste i intervju at han for åtte år siden gjennomførte en kompetansekartlegging mot kommunene av de personer kommunestyrene nominerer til valgkomiteen, som aktuelle styrekandidater. Dette ble, opplyser han, delvis gjennomført og ikke alle kommunene besvarte denne. På spørsmål fra revisor om hvilken type kompetanse som vil være relevant at styret for HAMOS, pekte flere av de revisjonen intervjuet på følgende forhold: Økonomi- og juridisk kompetanse Strategi og forretningsutvikling, bransjerelatert kompetanse Ombudsmannrollen er viktig for å ivareta kundefokuset Politikerbakgrunn anses som en viktig tilleggskvalifikasjon Kunnskap om lokale forhold og til styrerollen Kunnskap og interesse om klima- og miljøspørsmål Organisering og selskapsetablering Styret som til sammen innehar helhetlig kompetanse Våre intervjuobjekter fra styret oppga at samtlige av de nominerte er eller har vært kommunestyrerepresentanter. De intervjuede var usikker på hva som var grunnlag for nominasjon, utover å ha erfaring som politikere. Samtlige pekte på at selskapet er godt drevet og at styrevervet oppfattes attraktivt for medlemmene, samt at samspillet mellom styret og administrasjonen oppleves positivt for selskapets drift og utvikling. Leder i representantskapet sier i e-post at valgordningen til styret stort sett har fungert bra. Det bør kanskje presiseres bedre til eierkommunene at man utpeker kandidater som oppfyller ulik type kompetanse som man ønsker ivaretatt i selskapet, ifølge leder for representantskapet. Habilitet i styret: KS anbefaling nr. 15 omhandler habilitet og politisk representasjon i styrene i kommunalt eide foretak. Her gis det anbefaling om at ordfører og rådmann ikke bør sitte som styremedlemmer. Bakgrunnen for denne anbefaling er, naturlig nok, at personer i sentrale posisjoner som ordfører/ rådmann sterkt identifiseres med kommunen. Når saker som handler om selskapet - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 20

132 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge kommer til behandling i kommunestyret, plikter vedkommende å melde seg inhabil og fratre behandlingen. Dette er en parallell til forvaltningslovens regler om habilitet, som slår fast at kommunalt ansatte eller folkevalgte ikke kan håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Videre setter forvaltningslovens habilitetsregler skranker for styremedlemmers deltagelse ved politisk behandling av saker relatert til selskapet. Det er likevel viktig å understreke at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunen kan være en viktig kompetanse som styret må besitte, heter det videre i anbefalingene fra KS. Pr. undersøkelsestidspunkt sitter det nå tre ordførere som styremedlemmer; de øvrige er eller har vært kommunestyrerepresentanter i eierkommunene. De fra styret som er intervjuet sier at man er bevisst på egen habilitet. Dette medfører at de melder seg inhabile i alle saker angående HAMOS, når de kommer til behandling i eget kommunestyret. En fra styret sier at han ikke anser seg inhabil knyttet til vedtak om renovasjonsgebyr i egen kommune Egenevaluering av kompetanse og eget arbeid. Det er anbefalt at styret foretar en egenevaluering av eget arbeid både når det gjelder kompetanse og eget arbeid 14. De som er intervjuet sier det er egne retningslinjer for styrearbeidet, som blir revidert i hver valgperiode. Styret foretar selv egenevaluering av eget arbeid årlig, der kompetanse også er tema. Når nytt styre velges gis det en innføring i styrearbeid, samt styreopplæring etter behov i perioden. Det gis mulighet for styreopplæring via arbeidsgiverorganisasjonen KS etter behov. Videre sier de fra styret at det brukes mye tid på strategisamlinger for å gi retning for selskapet i fremtiden Kjønnsbalanse i styret. Det er krav om 40% representasjon av begge kjønn i styrene for interkommunale selskap 15. I styret for HAMOS sitter det per tiden seks menn og seks kvinner. I nominasjonsprosessen til styret vedtar hvert kommunestyre to representanter, en mann og en kvinne. Valgkomiteen bekrefter at de vektlegger kjønnsbalanse når kandidater til styret nomineres til representantskapet. 14 KS anbefaling om eierstyring, nr Krav i IKS-loven 10 og KS anbefaling nr Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 21

133 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Etiske retningslinjer for driften av selskapet. Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften 16. De som er intervjuet bekrefter at det er utarbeidet etiske retningslinjer og varslingssystem i selskapet. Disse ble etablert i 2008 og er siste gang revidert, november I selskapets retningslinjer vises det blant annet til kravet om ansattes åpenhet og om å varsle om forhold som kan anses som kritikkverdige eller uholdbare i selskapet. Styret bekrefter at de er informert om etiske retningslinjer og varslingssystemet i selskapet Revisors vurdering KS anbefaler at eier bør sikre at styret som velges innehar nødvendig kompetanse til å lede selskapet i tråd med eiers formål. Det er anbefalt å vedtektsfeste bruk av valgkomite ved valg til styret, der innstillingen begrunnes. HAMOS har vedtaksfestet en valgkomite, bestående av tre medlemmer, for forberedelsen av valg av styremedlemmer i HAMOS. Dette er i samsvar med anbefalingene. Revisor kan verken bekrefte eller avkrefte at styret har komplementær kompetanse, da det ikke er definert krav til dette eller dokumentert i valget av styremedlemmer. Revisor merker seg at det ikke er foretatt en nærmere kartlegging av hvilken type kompetanse selskapet har behov for i sitt styre. Revisor savner videre at kravet til komplementær kompetanse i styret blir definert og at eierkommunene nominerer kandidater basert på disse behovene. Valgkomiteen gir en generell skriftlig begrunnelse for valg av styremedlemmer til representantskapet i selskapet, som blant annet omhandler selskapets kompetansebehov. Det savnes at kompetansesammensetningen beskrives og at det er gitt krav til denne, noe som er anbefalt fra KS` side. En slik begrunnelse kunne gitt representantskapet et verktøy ift. valg av styremedlemmer og sikret komplementær kompetanse ved sammensetningen av styret. Valgkomiteens beslutning om å holde seg innenfor de som nomineres fra eierkommunene kunne også vært vurdert. Styret i HAMOS består i dag av 12 styremedlemmer. Antallet styremedlemmer i selskapet er høyere enn det som kreves i selskapsavtalen og IKS-loven. Det er vårt inntrykk at eier bør ta 16 KS anbefaling nr Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 22

134 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge en vurdering av styresammensetning, i lys av dagens og fremtidig eierstruktur som følge av pågående kommunereform, samt at flere kommuner kan ønske å delta i HAMOS. Styret består i dag i hovedsak av politiske representanter fra kommunestyrer i eierkommunene. I intervjuene bekreftes at styremedlemmene i hovedsak har ett bevisst forhold til egen habilitet, uten at revisjonen har undersøkt om habilitetsreglene følges ved behandling av saker i de enkelte kommunestyrene. Det er likevel viktig at styret har fokus på situasjoner der inhabilitet kan oppstå. KS anbefaler at sentrale politikere og personer i administrasjonene, som ordførere og rådmenn, ikke bør sitte i selskapsstyrer. Dette bør eier rette sin oppmerksomhet mot, da tre ordførere er medlemmer av styret, pr i dag. Styret har system for evaluering av eget arbeid og kompetanse, samt at det tilrettelegges for kompetansegivende kurs ved behov. Dette er i tråd med anbefalingene. Det er sikret kjønnsbalanse i styret (6 kvinner, 5 menn og en ansatte representant (mann)), noe som er i samsvar med krav i IKS-loven og gitte anbefalinger. Det er også etablert etiske retningslinjer og varslingssystem i selskapet og styret er kjent med dette arbeidet, noe som er i samsvar med anbefalingene. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 23

135 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Skille mellom kommersiell - og monopolvirksomhet i HAMOS I dette kapittelet svarer vi på om det er etablert et tilfredsstillende skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomhet i HAMOS. I de følgende delkapitlene presenterer vi kriterier, deretter data for å besvare problemstillingen, så våre vurderinger. 4.1 Kriterier Det følger av forurensningsloven 34 at kommunens lovpålagte håndtering av husholdningsavfall skal finansieres gjennom avfallsgebyr. Avfallsgebyret betales av eierne av eiendommene som omfattes av ordningen for lovpålagt innsamling av husholdningsavfall. Avfallsgebyr skal fastsettes på grunnlag av selvkostprinsippet, slik at alle kostnader forbundet med avfallshåndteringen dekkes av gebyret. Kommunen kan ikke kreve inn mer (eller mindre) fra husholdningene enn det som dekker de samlede kostnader forbundet med innsamling og behandling av avfallet. Det skal føres separat regnskap for lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Dette innebærer at dersom man tilbyr avfallstjenester til næringsdrivende, i tillegg til lovpålagt husholdningsavfall, skal det hvert år utarbeides adskilte regnskap. Dette kreves for å etablere et tydelig skille mellom den lovpålagte håndteringen av husholdningsavfall og avfallshåndtering i markedet. Et regnskapsmessig skille og dokumentasjon av kostnadene som henføres til den lovpålagte delen av avfallshåndteringen, vil bidra til å unngå kryssubsidiering mellom lovpålagt og kommersiell virksomhet. Å hindre kryssubsidiering er viktig for å kunne ha et marked som fungerer for alle aktører. Hvert selvkostområde skal ha sitt eget selvkostfond. Normalt vil oppstillingen av selvkostregnskapet vise at gebyrinntektene avviker noe fra beregnet selvkost 17. Selvkostresultatet dvs. differansen mellom alle inntekter og kostnader i etterkalkylen, avsettes årlig til et selvkostfond (ved overskudd), eller motregnes mot et selvkostfond (ved underskudd) for full kostnadsdekning. For å sikre at selvkostprinsippet ivaretas over tid er det nødvendig å se dette over flere år i sammenheng, slik at det føres kontroll med at gebyrene samlet sett samsvarer med selvkost. For å ivareta selvkost må et positivt selvkostresultat (overskudd) tilbakeføres som hovedregel til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år og motsatt for 17 Selvkost er den totale kostnadsøkningen et selskap påføres ved å produsere en bestemt vare. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 24

136 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge underskudd. I praksis vil dette måtte skje gjennom avsetning og bruk årlig, fra/til et selvkostfond Data Selskapsorganisering Konkurransetilsynet og KS 19 anbefaler et fysisk skille mellom selvkost- og monopoldel for selskaper som både opererer i et konkurransemarked og driver monopolvirksomhet. Vi har i figur 2 vist hvordan HAMOS har organisert sine selskaper i konsernet, og har foretatt et skille mellom monopol og næringsvirksomhet. HAMOS driver monopolvirksomhet knyttet til husholdning, fritid og slam (selvkostområdet). Arbeidet gjennomføres i stor grad ved konkurranseutsatte oppdrag, ved siden av noe i egenregi. Virksomhet rettet mot næringsavfall drives i Retura Sør-Trøndelag AS, inkassovirksomheten i Betalingspartner AS og næringsavfall innen oppdrettsnæringen i Kystmiljø AS (i utvikling). Det inngås avtaler i de tilfeller der det foretas tjenestekjøp mellom selskapene Regnskapsmessig skille og fondsutvikling Revisor har fått oversendt selvkostregnskap for husholdning, fritid og slam for perioden med tilhørende dokumenterte fordelingsnøkler. Fordelingsnøklene viser hvordan utgiftene er fordelt mellom de ulike tjenestene i regnskapene. Dokumentasjonen viser at fordelingsnøklene gjennomgås jevnlig av selskapet. Daglig leder og regnskapsleder bekrefter at selskapet fører eget selvkostregnskap for husholdning, fritid og slam basert på gjeldende krav. Den årlige revisjonsberetningen 20 for årene 2010 til 2014 for HAMOS viser i konklusjonen at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til selskapet og konsernet HAMOS per 31. desember hvert år. Det foreligger ingen merknader i revisjonsberetningen knyttet til selvkostregnskapet i denne perioden. 18 Retningslinjer for beregning av selvkost, H-3/14, punkt 7.2 praktisering av selvkostprinsippet 19 KS anbefaling nr Avgitt av Revisjon Midt-Norge IKS - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 25

137 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vi har videre innhentet informasjon om selvkostfondet for husholdning, fritid og slam i selskapet. Dette for å vise en årlig utvikling og at selskapet ivaretar retningslinjene til selvkost hvor eks. overskudd må brukes innen en femårsperiode for å ivareta selvkost. Selvkostfondene i HAMOS er vist i neste tabell. Tabell 3 Utvikling selvkostfond for husholdning, fritid og slam for perioden 2009 til 2015 År Husholdning Fritid Slam Totalt - selvkostfond Kilde: HAMOS Tabellen viser at fondet for husholdningsavfall har økt årlig i perioden fra 2009 til 2014, i 2015 hadde man underskudd og brukt av fondet. Fondet for fritid har økt siden 2010 til 2015; fondet for slam har økt siden 2009 til Totalt viser foreløpige tall at selvkostfondet samlet for disse tjenestene har økt fra 1,3 mill. i 2009 til 24,8 mill. i Daglig leder og regnskapsleder sier at HAMOS for tiden har et akkumulert selvkostfond som er «i største laget». Gjennom selskapets økonomiplan har man lagt inn at fondet skal reduseres i tiden fremover. Dette planlegger selskapet å gjøre ved å holde gebyret fast for de kommende år. Noe av hensikten med selvkostfondet er også å holde en jevn og forutsigbar utvikling i avfallsgebyrene, slik de ser det. De sier videre at overskuddet i selvkostfondet også vil bli redusert som følge av planlagte kvalitetsforbedringer i tjenestetilbudet. Det er planlagt større investeringer i anlegg og utstyr, noe som medfører økte årlige avskrivningskostnader i selvkostregnskapet 21. Utsortering av flere fraksjoner av avfall, deriblant matavfall, vil øke kostnadene. Andre planlagte tiltak er innføring av lengre åpningstid, utvidet ombrukstilbud, avfallstaxi, fri levering etc. Samtidig påvirker fremtidige pensjonskostnader fondet. Planen er at fondet skal ned i null ved utgangen av De som er intervjuet fra styret sier de er kjent 21 Ved nye investeringer starter avskrivningene i selvkostkalkylen samtidig med at avskrivningene starter i regnskapet. Avskrivningskostnader er kostnadsfordeling av anskaffelseskost over brukstiden. Finansieringsform har ikke betydning for beregnende kostnader i selvkostkalkylen da kalkulatorisk rentekostnad legges til grunn jf. Veileder KMD side Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 26

138 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge med at selvkostfondet er for stort og at det må brukes av dette i de nærmeste årene, for å være i tråd med bestemmelsene. Daglig leder sier at likviditet er en utfordring når man driver med selvkostvirksomhet. Selvkostfondet er å anse som abonnentenes penger. Med et underskudd i selvkostfondet, vil man ha behov for tilførsel av likvide midler for å betale løpende utgifter. Kassakreditt er ikke noe godt alternativ for selskapet, da dette krever årlige kommunale garantier fra eierne Nærmere om utbytte og egenkapital i HAMOS Vi har innhentet informasjon om mottatt utbytte i HAMOS fra datterselskaper, for perioden 2010 til Dette er vist i neste tabell. Tabell 4 Mottatt utbetalt utbytte fra datterselskaper Sum Retura ST AS Meldal Miljøanlegg AS Betalingspartner AS Sum Kilde: HAMOS Tabellen viser at selskapene har utbetalt 9,2 mill. i utbytte til HAMOS i perioden Utbyttet i denne perioden er avsatt til annen egenkapital i selskapet. Vi har videre innhentet informasjon over selskapets egenkapital fra årsmeldingen 2015, denne vises i neste tabell 22 : Tabell 5 Egenkapital per (tall i tusen) HAMOS Annen egenkapital Selvkostfond Sum Kilde: Årsmelding 2015 HAMOS Tabellen viser at selskapets egenkapital består totalt av 93,4 mill. hvorav 24,8 mill. er selvkostfond og 68.6 mill. er annen egenkapital. Selskapet egenkapital er på 47.7 % i 2015 og gjeldsgraden er på 0,99. Dette viser at selskapet har god soliditet (vedlegg 3, tabell 11). 22 Note 7 til årsregnskapet, egenkapitalbevegelser - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 27

139 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Regnskapsleder sier at utbyttet blir utbetalt og inntektsført i HAMOS året etter at det er vedtatt i datterselskap. Daglig leder sier at når selskapet har god økonomi, oppbygd gjennom næringsdelen, betyr det at selskapet står i posisjon til å finansiere næringsvirksomheten og utvikle denne. Daglig leder sier at positive resultat fra næringsselskapet gir konsernet en solid kapitalbase. Eierkommunene har ikke skutt inn kapital i selskapet og selskapet har ikke erverv som formål. Selvkost er å anse som abonnentenes penger, mens næringsoverskuddet er eiernes penger. Selskapet trenger soliditet for å kunne utvikle selskapet videre. Dersom eierne skulle ha tatt ut utbytte ville det krevd at de stilte opp ved behov for kapital ved investeringer og utvikling i selskapet. Flere fra styret viser til at det er positivt at næringsselskapet går med overskudd. Dette styrker likviditeten i HAMOS slik at eierkommunene ikke trenger å gå inn med ny kapital. Daglig leder sier at departementet i et nytt høringsnotat har foreslått at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Der foreslås det å lovfeste et krav om at interkommunale selskaper skal ha en forsvarlig egenkapital, tilsvarende kravet for aksjeselskaper. I mai 2015 viser statsråd Sanner til at departementet ønsker å bruke mer tid på å utrede evt. endringer i IKS-loven. Sanner uttaler også at endringene må ses i sammenheng med kommunelovutvalgets arbeid, endringer i EØS-regelverk og kommunereformen. Endringsforslag kommer muligens i løpet av 2016, ifølge statsråden Kostnadsstyring i HAMOS Vi har innhentet informasjon om hvordan HAMOS utøver kostnadsstyring og effektiv drift i egen virksomhet. Daglig leder sier at selskapet har stort fokus på kostnadsstyringstiltak, ved blant annet deltakelse i nasjonal benchmarking som gjennomgås av styret. De fra styret sier at resultatene fra benchmarkingen er diskutert og at det er fokus på kostnadseffektivitet i tjenestene og valg opp mot kundetilfredshet. Dette er en balanse mellom kvalitet og pris. Det arbeides kontinuerlig med effektivisering av driften i selskapet. Der det er hensiktsmessig settes deler av virksomheten ut på anbud, ifølge de fra styret og administrasjonen Benchmarking HAMOS har deltatt i en renovasjonsbenchmarking som er utført av Energi Consulting AS, rapporten ble avlagt Her sammenlignes HAMOS sin praksis og prestasjoner med 23 KS bedrift den Regjeringen utsetter å endre på IKS-loven. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 28

140 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 27 av Norges renovasjonsvirksomheter på syv ulike resultatområder for året Resultatområdene omfatter: Oppsamlingssystem, innsamling, gjenvinningsstasjon, sentralsortering, behandling, kunder & service og støtte. Både husholdning- og næringsrenovasjon er inkludert i sammenligningsgrunnlaget til rapporten. I sammendraget til rapporten pekes det på at overordnet resultat for HAMOS viser at selskapet er middels eller bedre enn middels for 6 av 7 resultatområder. HAMOS hadde best resultat på miljøstandard, men fremstod noe svakere på tjenestestandard og arbeidsmiljø. Den viste videre at HAMOS hadde et innsamlingssystem med lav kompleksitet og andel materialgjenvinning var lav, grunnet manglende kildesortering av matavfall. Det pekes videre på utviklingsmuligheter for selskapet ved vurdering av tjenestestandard, gebyrnivå og miljøstandard og for aktivitetene innsamling, behandling og sentralsortering. HAMOS deltok i tilsvarende benchmarking i Nøkkeltall for renovasjonstjenester i ulike kommuner. Vi har sammenlignet renovasjonstjenester i ulike kommuner ved å hente informasjon fra KOSTRA. Vi har valgt Hemne kommune for å synliggjør tall fra HAMOS. Vi har i tillegg tatt med kommuner som har renovasjonstjenester hos andre renovasjonsselskaper, i geografisk nærhet av HAMOS. Kommunene vi har valgt å sammenligne med i denne undersøkelsen er Hemne, Halsa, Ørland, Midtre Gauldal og Selbu, i tillegg til landsgjennomsnittet. Følgende renovasjonsselskaper utfører tjenester i valgte kommuner: Hemne - HAMOS Halsa - Nordmøre Interkommunale Renovasjonsselskap - NIR er et interkommunalt selskap med 9 kommuner (Aure, Averøy, Halsa, Kristiansund, Oppdal, Rauma, Smøla, Sunndal og Tingvoll) Ørland - Fosen Renovasjon - FR i Ørland, Bjugn, Rissa og Åfjord. Midtre Gauldal - Envina IKS i Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal. Selbu - Innherred renovasjon - IR i Malvik, Selbu, Meråker, Stjørdal, Frosta, Levanger, Verdal, Inderøy, Mosvik, Leksvik og (Tydal fra juni 2015). I tillegg til å sammenligne med disse kommunene, synliggjør vi data for landsgjennomsnittet for renovasjonstjenester. Vi gjør oppmerksom på at det kan være andre variabler enn de som er synliggjort i tabellene som vil kunne påvirke tjenesten. Det er også ett forhold om at statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet må ikke oppfattes som absolutte sannheter. Vi tar også forbehold om mulig feilrapportering til SSB. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 29

141 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 6 Nøkkeltall og tjenesteindikatorer for renovasjonstjenester for året Envina HAMOS NIR FR IR 2014 Midtre Hemne HALSA Ørland Selbu Gauldal GJ. landet Årsgebyr for avfallstjenesten 2014, i kr Husholdningsavfall, kg per innbygger Avfall levert til materialgjenvinning og biologisk behandling, kg per innbygger Kilde: SSB Tabellen viser at Hemne (HAMOS) har det laveste årsgebyret av de vi sammenligner her, samtidig som selskapet samler inn mest husholdningsavfall i kg per innbygger av alle. Hemne (HAMOS) er av de kommuner med noe under gjennomsnittlig avfall i kg, levert til gjenvinning per innbygger. Figur 3 Årsgebyr for avfallstjenesten for perioden Årsgebyr avfallstjenesten Halsa NIR Ørland FR Meldal HAMOS Midtre Gauldal Envina Selbu IR Kilde: SSB Figuren viser at HAMOS 25 har hatt stabilt årsgebyr de siste fem år, de andre har variert mer i perioden tallene er foreløpige KOSTRA -tall. Årsgebyr for avfallstjenesten for HAMOS avviker noe fra rapportens tabell 2 som følge av at KOSTRA legger til grunn en gjennomsnittsbolig for sine tall (se definisjon i vedlegg 2). Videre 24 Indikatorene er nærmere definert i rapportens vedlegg Kommune for HAMOS er endret til Meldal grunnet feilrapportering for Hemne i KOSTRA for 2013 (årsgebyr på kr 3 063). - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 30

142 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge har følgende kommuner i HAMOS påslag i gebyret grunnet etterdrift av gamle deponi: Snillfjord kr 50, Hitra kr 286, Frøya kr 290 og Rennebu kr 69. Surnadal har et påslag på kr 250 grunnet sommertømming av restavfall, dvs. tømming hver uke 26. Det er den enkelte kommune som fører egne selvkostregnskap knyttet til egne påslag til renovasjonsgebyret, ifølge daglig leder. 4.3 Revisors vurdering Det er krav til at avfallsgebyr skal håndteres til selvkost for husholdningsavfall, fritidseiendom og slam gjennom adskilte regnskaper for hvert avfallsområde. Dette for å etablere et tydelig skille mellom lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og næringsavfall. HAMOS har etablert egne regnskaper for ulike selvkosttjenester og næringsdel med dokumenterte fordelingsnøkler. Fordelingsnøklene gjennomgås jevnlig. Selvkostregnskapet revideres årlig i revisjonsberetningen. Dette er i samsvar med krav. Det er videre krav til at resultatet i selvkostregnskap avsettes til fond, og at evt. overskudd i fondet tilbakeføres innen en periode på fem år. Fondene for husholdning, fritid og slam har hatt overskudd i overkant av en femårsperiode, dette strider med retningslinjer for beregning av selvkost. Selskapet må sørge for bruk av selvkostfondene, for å ivareta kravet til selvkost for disse tjenestene. Selskapet tilbyr tjenester for eierkommuner vedrørende næringsavfall, innfordring av renovasjonsgebyr og slambehandling. Dette har tilført selskapet 9,1 mill. i utbytte, de siste fem årene som er avsatt til annen egenkapital. Dette er med å bygge opp selskapets egenkapital, samt gir mulighet til blant annet å utvikle den virksomheten som ligger utenom selvkosttjenestene. Det er ikke anledning til å bruke overskuddet fra næringsdelen til å redusere gebyret i selvkostdelen. Selskapet har fokus på kostnadsstyring blant annet gjennom deltakelse i nasjonal benchmarking, hvor egen virksomhet sammenlignes med tilsvarende selskaper. Resultatene av denne diskuteres både administrativt og i styret. Det vises til at man avveier pris og kvalitet i disse diskusjonene. Det er også vist til at man fortløpende vurderer anbudsutlysning av tjenester, som kostnadsstyringstiltak Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 31

143 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Styre- og ledelsesmessig skille i konsernet HAMOS I dette kapittelet svarer vi på om det er ledelsesmessig skille i ledende roller internt i konsernet HAMOS og datterselskaper er i samsvar med anbefalinger. I de følgende delkapitlene presenterer vi kriterier, deretter data og så våre vurderinger. 5.1 Revisjonskriterier Kommunenes Sentralforbund 27 har gitt anbefaling om at renovasjonsselskapene bør sikre et fysisk skille mellom monopol- og konkurransevirksomhet. Det heter at: «Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering». I fortsettelsen av dette anbefaler KS at: «Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten.» Poenget er at man lettere kan unngå sammenblanding av ulike roller, dersom selskapene ledes og drives av ulike personer. KS anbefaling nr. 3 rimer ikke fullt ut med anbefaling nr. 13. Her heter det at «Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer.» Dersom konserndirektøren, eller noen av hans stab, sitter i datterselskapenes styrer, vil man ikke ha den adskillelse vedrørende ledelse og personell som anbefaling nr. 3 anbefaler. Under anbefaling nr. 13 viser KS særlig til problemstillinger knyttet til rolleblanding, som kan oppstå ved anbudsinngivelser (kjøp og salg) fra et datterselskap til morselskapet og behovet for skille i roller. Inhabilitet er et sentralt stikkord i så måte. Bakgrunnen for denne problematikken er å finne i konkurranseloven 10. Her fremgår at avtaler mellom foretak som har som formål eller virkning å innskrenke konkurransen i markedet er forbudt. Utnyttelse av en dominerende stilling vil være forbudt etter lovens 11. Slike lovstridige situasjoner kan oppstå nettopp der et datterselskap i konkurranseutsatt virksomhet inngir anbud for utførelse av oppdrag for morselskap, som selv opererer i monopolisert virksomhet. Konkurransetilsynet har i flere uttalelser påpekt at «konkurranseutsatt virksomhet i utgangspunktet bør organiseres i egne juridiske enheter som er personalmessig, ledelsesmessig og fysisk adskilt fra foretakets kjernevirksomhet» Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, anbefaling nr Se bl.a. Konkurransetilsynets brev av , vedr. organisering av Trondheim Renholdsverk AS - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 32

144 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vi vil i denne undersøkelsen se om HAMOS har etablert egne juridiske enheter som er personalmessig og ledelsesmessig atskilt fra foretakets kjernevirksomhet. 5.2 Data Her følger beskrivelse av roller i styret og administrativ ledelse for følgende selskaper: - HAMOS - Retura Sør-Trøndelag AS - Kystmiljø AS og - Betalingspartner AS HAMOS Forvaltning IKS er morselskapet og eier av Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. Følgende personer har ledende stillinger i selskapet, ifølge årsmelding Selskapet ledes av: o Administrativ ledelse: Daglig leder Trygve Berdal, NK/driftsleder Torbjørn Evjen, kontorleder Per Jostein Blokkum, Regnskapsleder Mona Garberg. o Styret består av ( ): leder Oddbjørn Bang, nestleder Knud P. Aune, medlem Oddvar Indergård, medlem Ingrid Skarstein, medlem Marit W. Norborg, medlem Odd Geir Rønningsbakk, Medlem Morten Myking, medlem Ragnhild K. Stene, Medlem Lilly G. Nyheim, medlem Åse Torevik, medlem Astrid L. Mortensvik og ansattemedlem Ragnar M. Opøien. Retura Sør-Trøndelag AS har som formål å drive effektive og miljøvennlige avfallsløsninger for private og offentlige virksomheter. De driver med innsamling og transport av husholdningsog næringsavfall med egne ansatte. Selskapets omsetning var på 77,3 mill. i Selskapet har blant annet kontrakt med HAMOS om innsamling av forbruksavfall frem til 2017/2019. Daglig ledelse og drift besørges av egne ansatte. Selskapet ledes av: o Administrativ ledelse: Daglig leder Espen O. Bredesen o Styret består av: Leder Trygve Berdal, Nestleder Arve Slørdahl, medlem Odd M. Øyum, medlem Marit Figenschau, varamedlem Elling Kvernmo, varamedlem Jorun Elisabeth Lund, varamedlem Mona Garberg, varamedlem Roar Ekeberg. Kystmiljø AS har endret formål i 2014 og tilbyr avfallstjenester til havbruksnæringen hvor salg av tjenester og utredning av nye forretningsmuligheter innenfor virksomhetsområdet er aktuelt. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 33

145 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Selskapet hadde i 2014 en inntekt på , eiendeler på 6,3 mill. og en egenkapitalprosent på 98,4. o Administrativ ledelse: Daglig leder Trygve Berdal o Styret består av: Styrets leder Torbjørn Evjen, Nestformann Trygve Berdal, styremedlem Gunhild Flaamo, varamedlem Mona Garberg og Per Jostein Blokkum Betalingspartner AS driver med Inkasso- og kredittopplysningsvirksomhet med innfordring av legalpantekrav og har bevilgning fra finanstilsynet for å drive innfordring for andre. Selskapet hadde i 2014 en omsetning på kr 1,8 mill., resultat etter skatt på kr 0,6 mill., eierandeler på kr 4,2 mill. og egenkapitalandel på 77,5 %. o Administrativ ledelse: Kontaktperson styreleder o Styret består av: Styrets leder Per Jostein Blokkum, Styremedlem Mona Garberg, styremedlem Erik Fenstad og varamedlem Guri H. Sørli Daglig leder sier at man er godt kjent med reglene i konkurranseloven 10 og 11, og uttalelser fra Konkurransetilsynet. Selskapet er klar på at ingen fra HAMOS-styret skal sitte i datterselskaper, grunnet den dobbeltrollen de i så fall ville komme i ved utøvelsen av eierrollen. Dette har vært innarbeidet i selskapets styringsdokumenter siden 2006, ifølge daglig leder. Selskapet har opprettet en innkjøpskomite for å håndtere anbudskonkurranser. Komiteen består av styreleder og et styremedlem i HAMOS, med en ekstern konsulent til å gjennomføre selve anskaffelsen 29 ved kjøp og salg mellom mor og datterselskap. Det vises til at: Innkjøpskomité skal benyttes når det er mulighet for at Daglig leder kan bli inhabil. Dette er i hovedsak situasjoner hvor det er sannsynlig at datterselskaper eller selskaper som HAMOS/datter selskaper har eier andeler i, kan komme i posisjon. Daglig leder sier videre at administrasjonen i HAMOS er inhabil der Retura Sør-Trøndelag AS innleverer tilbud på anbudskonkurranser utlyst av HAMOS. Der utfører innkjøpskomiteen vurderinger og beslutninger knyttet til anskaffelsen i Retura. Medlemmer i innkjøpskomiteen sier at beslutning om tildeling av kontrakt behandles der og skal ikke behandles av administrasjonen i HAMOS. De som er intervjuet administrativt fra HAMOS sier at det er ryddig ift. innkjøp, slik at roller ikke sammenblandes og habilitet oppstår. Ved salg av varer og tjenester så beregner HAMOS sin 29 Økonomireglementet til HAMOS Forvaltning IKS, Bruk av Innkjøpskomité ved inhabilitet punkt Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 34

146 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge pris med basis i selskapets kostpris, med et fortjenestepåslag. Prisen er i utgangspunktet lik for alle, både datterselskap og eksterne kunder, forutsatt likt volum. Daglig leder sier at HAMOS selger i utgangspunktet sine varer og tjenester til markedspris for å hindre kryssubsidiering. Alle datterselskap står fritt til å kjøpe sine tjenester utenfor morselskapet og at HAMOS legger til grunn følgende ved salg: - For levering av avfall/leie containere beregnes det en kostpris, bestående av flere kostnadselementer, med et påslag på ca. 5-10%. - Husleie beregnes ut ifra en ren markedsbasert pris. - Merkantile tjenester kalkuleres ut fra en kostpris, med 10 % påslag, alternativt til markedspris hvis den er høyere. Alle sier at Kystmiljø AS er et sovende selskap med driftsmidler som genererer noe inntekt knyttet til en prosjektstilling i selskapet. Det sees på muligheter for å utvikle selskapet i retning mot innsamling av næringsavfall fra havbruksnæringen. Betalingspartner AS driver med innfordring av avfallsgebyr og håndtering av saker knyttet til bruk av legalpantekrav. Det foreligger en driftsavtale og en oppdragsavtale mellom Betalingspartner og HAMOS 30. Avtalen mellom HAMOS og Betalingspartner medfører ikke påløpte kostnader for HAMOS, da betalingspartner finansieres med salærinntekter fra innfordringen av renovasjonsgebyret. På spørsmål om organisering av strømnett har Konkurransetilsynet, i forhold til organisering av strømnett, senere argumentert for et eiermessig skille, i tillegg til et fysisk, juridisk, ledelsesmessig og personalmessig skille, mellom konkurranseutsatt og monopolbasert virksomhet. Dette er fulgt opp av Stortinget, som ved endringer i energiloven 31 har innført krav om et tydeligere skille. I energiloven heter det blant annet at: nettvirksomhet skal være organisert som egen juridisk enhet, adskilt fra annen virksomhet og personer i ledelsen i nettforetak kan ikke delta i ledelsen i andre foretak innenfor dette området. Olje og energiminister Tord Lien har uttalt i denne anledning at: «Nettvirksomhet er monopol og folk kan ikke velge nettselskap. I selskaper der nettvirksomheten (monopol) er kombinert med konkurranseutsatt virksomhet, som for eksempel kraftproduksjon, er det en risiko for sammenblanding og kryssubsidiering. Det er verken transparent eller særlig demokratisk.» 30 Underskrevet i juni 2008, avtalene fornyes automatisk dersom ingen av partene sier den opp. 31 Se Konkurransetilsynets høringssvar av vedrørende endring av energiloven. Endringsforslaget er vedtatt for andre gang i Stortinget den , men ikke iverksatt p.t. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 35

147 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kommunen som markedsaktør 32 diskuteres i ny NOU om Ny kommunelov, noe som kan medføre endringer. Revisjonen ser det pågår en samfunnsdebatt som gir retning mot et tydeligere skille mellom monopol- og konkurranseutsatt virksomhet. Dette kan få betydning for HAMOS sin virksomhet fremover. I HAMOS årsmelding for 2015 vises det til at selskapet har følgende kontrakter som er underlagt regelverket om offentlige anskaffelser, disse er vist her: Ordning Kontraktspart Adresse Avtaleperiode Gjenvinningsstasjon Hemne Svanem AS Hemne 2016 Gjenvinningsstasjon Hitra/Frøya Dalpro AS Hitra 2017 Sortering/Behandling Papp/papir/plast Retura TRV AS Trondheim 2016 Behandling Metall NG Metall AS Orkdal 2016 Behandling Trevirke Rekom AS Bergen 2016 Behandling Impregnert trevirke Geminor AS Haugesund 2016 Gjenvinningsstasjon Surnadal Trollheim Vekst AS Surnadal 2017 Transport Container Surnadal Transport AS Surnadal 2016 Innsamling Slam Miljøservice AS Stryn 2017 Innsamling/Beh. Farlig avfall Veglo Miljøservice AS Stjørdal 2018 Innsamling/Beh. Glass/metall Veglo Miljøservice AS Stjørdal 2018 Behandling Forbrenning Statkraft Varme AS Trondheim 2017 Innsamling Forbruksavfall Retura Sør-Trøndelag AS Orkdal 2017/19 Behandling Slam Ecopro AS Levanger 2023 Behandling Papir Rekom AS Bergen 2017 Kilde: HAMOS årsmelding 2015 HAMOS har blant annet inngått langsiktig kontrakt med datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS knyttet til innsamling av forbruksavfall i HAMOS-området. Avtalen har varighet til De resterende avtaler er med andre selskaper. Vi har spurt daglig leder om HAMOS har utarbeidet eierstrategier og eiermeldinger for sitt eierskap i datterselskaper. Daglig leder sier at HAMOS ikke har utarbeidet egen eiermelding/- strategi for sitt eierskap i datterselskap. Daglig leder orienterer til hvert styremøte om utviklingen i datterselskaper jf. vedtatt mal. Selskapets årsmelding inneholder en status om driften og resultatutviklingen i datterselskapene. Selskapets handlingsprogram, som vedtas av styret og gjennomgås i representantskapet, gis noen føringer for deltakelse og styringen av 32 Kapitel 22 kommunens som markedsaktør. Forholdet til statsstøtteregelverket. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 36

148 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge disse engasjementene. Daglig leder sier videre at prinsippene i KS sin siste veileder for eierstyring legges til grunn for videre arbeid med dette. Styret vedtok i møtet den en ny felles identitetsplattform for HAMOS Konsern. Som et ledd i selskapet nye selskapsstrategi skal rutinene for eiermelding/eierstrategi videreutvikles, for at representantskapet kan gi sterkere føringer for HAMOS sitt engasjement i andre selskap. 5.3 Revisors vurderinger Det er krav til at selskaper som driver både med monopolvirksomhet og markedsrettet virksomhet bør som hovedregel skille roller for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Det bør så langt som mulig være ledelsesmessig skille mellom selskapene. Dette for å sikre at kravene i konkurranseloven om å innskrenke konkurransen samt utnyttelse av dominerende stilling i markedet ivaretas. Det er ikke samme personer som sitter i styret i HAMOS og i konsernselskapene. Dette sikrer et ledelsesmessig skille i samsvar med anbefalingene og konkurranselovens bestemmelser. Personer fra administrativ ledelse i HAMOS har styreverv i konsernselskaper, noe som anbefaling nr. 13. fra KS åpner for. Dette har samtidig en side mot reglene om offentlig anskaffelser og anbudskonkurranser. Ved salg av tjenester (anbud) fra HAMOS i markedet har selskapet etablert en innkjøpskomite, i den hensikt å ivareta kravet til uavhengighet fra administrasjonen i HAMOS der datterselskap deltar. Revisor oppfatter at denne ordningen bidrar til at rollene ved kjøp og salg er skilt i de tilfeller innkjøpskomiteen benyttes. Ved salg av varer og tjenester fra HAMOS til datterselskaper beregnes det kostpris, samt en fortjeneste, noe som er et viktig element for å hindre kryss-subsidiering. Slik revisor ser det, er det viktig at selskapet har oppmerksomhet mot samfunnsdebatten knyttet til et tydeligere skille mellom monopol- og konkurransevirksomhet, blant annet i nylige vedtatte endringer i energiloven. Det er positivt at HAMOS har startet å etablere verktøy for eierstyring av datterselskaper, noe som mangler i dag. Poenget i så måte er å gi dokumenterte strategier for styring av datterselskaper, samt eiermelding for utøvelsen, til eier. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 37

149 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 6 Tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr I dette kapittelet svarer vi på om tømmerutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr er i samsvar med krav. I de følgende delkapitlene presenterer vi kriterier, deretter data og så våre vurderinger for hvert av disse områdene. 6.1 Tømmerutiner for avfall i kommunene Kriterier Lokal forskrift om innsamling av husholdningsavfall i HAMOS sine kommuner ledd viser til at avfallet skal hentes etter gjeldende tømmerutiner. Disse vises videre til at søppeldunken skal være plassert maksimalt fem meter fra veien på tømmedag. Det er videre krav til at det må bo minst to abonnenter langs vei og den må tåle tunge kjøretøy samt det må være tilfredsstillende snuplass for at avfallet kan hentes. HAMOS tilbyr å hente dunken lenger unna mot et tillegg i prisen Data Daglig leder sier at selskapet har regler for henting av husholdningsavfall og at disse er fastsatt i de lokale renovasjonsforskriftene, samt beskrevet på selskapets hjemmesider. Disse praktiseres likt i alle eierkommuner. Driftsleder viser til at det er utarbeidet prosedyrer for innsamling av avfall i fast rute. Disse definerer ansvar og arbeidsoppgaver, noe som er med å sikre at kunden får den tjenesten den betaler for, i forhold til avtale og tømmekalender. Begge sier at det er innført et overvåkningssystem med GPS i bilene i sanntid, disse viser om avfallet er hentet eller avvik/merknader til dette. I bilen registreres tømmehistorikk, avvik, mengde og eventuelle merknader til dette. Dataene registreres direkte på hver abonnent. Selskapet kan følge med om dunkene blir tømt eller om det er meldt avvik på tømmingen, fortløpende. Andre nytteverdier av systemet er: det sikrer at alle abonnenter betaler, dokumentasjon over utført arbeid, selskapet har godt datagrunnlag over behov, som grunnlag for nye anbudsrunder. Driftsleder opplever at det er klare rutiner for innsamling av avfall i HAMOS-området og oppfølging av dette. Han sier videre at det er ikke mange klager over innsamling av husholdningsavfall. Klagene som kommer registreres i systemet og er gjenstand for drøftelser på driftsmøter med kontraktører/ egne ansatte i selskapet. Selskapet måles på antall klager, da dette er en indikator for kvalitet i selskapet. HAMOS er ISO-sertifisert og følger opp klager. I neste tabell vises en oversikt over antall klager i perioden i selskapet. Målingene omfatter klage på service, kvalitet, opptreden, faktura og slam. Antall klager vises i neste tabell. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 38

150 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 7 Måling av kundeklager per 1000 abonnent Antall klager 7,6 14,4 8,1 5,7 5,2 2,4 Klager på service 6,8 12,8 6,7 4,9 4,0 1,8 Klager på kvalitet 0,3 0,6 0,8 0,2 0,4 0,1 Klager på opptreden 0,1 0,3 0,1 0,1 0,1 0,1 Klager på faktura 0,4 0,7 0,5 0,5 0,8 0,4 Klage på slam 0,8 0,8 0,0 0,0 0,0 Antall abonnenter Kilde: HAMOS Tabellen viser at antall klager er redusert i perioden. Antall klager er i 2015 på det laveste siden målingene startet i De fleste klagene i perioden er på service, disse er også redusert i perioden. Totalt antall klager i 2015 utgjør 0,24 % av alle abonnenter i selskapet, totalt 82 klager. De som er intervjuet fra selskapet og styret sier at de opplever at det er likebehandling mellom abonnentene mht. tømmerutiner og sier det er få klager på dette Revisors vurdering HAMOS har utarbeidet skriftlige rutiner for tømming av avfall blant abonnentene og selskapet har oppfølgingssystem som viser at dette utføres i samsvar med krav, noe som sikrer likebehandling av abonnentene. Det er også en oversikt og oppfølging av klager for tømming av avfall. Antall klager er redusert i selskapet den siste perioden og andelen er lav i Hytterenovasjon Kriterier Kommunene skal ifølge forurensningsloven 30 første ledd sørge for innsamling av husholdningsavfall. Etter lovens 27 er husholdningsavfall «avfall fra private husholdninger» og gebyr skal betales av den som eier en eiendom omfattet av ordning for innsamling av avfall. Begrepet husholdningsavfall er nærmere forklart i lovens forarbeider (Ot.prp. nr. 87 ( ), slik: Avgjørende for om noe skal anses som husholdningsavfall eller næringsavfall, vil etter lovendringen være hvorvidt avfallet har sitt opphav i en husholdning eller i en - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 39

151 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge virksomhet (privat eller offentlig), som driver næring, offentlig forvaltning eller frivillig arbeid. Med husholdning menes alle typer boliger med privat husholdning, også boliger som ikke benyttes regelmessig, herunder hytter, fritidshus etc. Hvorvidt en bolig skal defineres som en privat husholdning, vil bero på hvorvidt boligen i hovedsak bidrar til å gi beboerne rom for hvile og anledning til matstell. Dette vil omfatte både vanlige boligeiendommer, men også for eksempel studenthybler og andre eiendommer hvor bofunksjonen er det sentrale. En grense må likevel trekkes mot hoteller og pleieinstitusjoner, hvor hvile og matstell gis som en del av en virksomhet, med høy grad av fellestjenester. Avfall fra slike institusjoner vil være å anse som næringsavfall. Den pliktige abonnementsordningen for kommunal renovasjon omfatter altså både bolighus og fritidseiendommer. Slik Miljødirektoratet 33 : fremholder innebærer dette at: «fritidsboliger også er gebyrpliktige. Hvorvidt eier/bruker av fritidseiendommen benytter seg av renovasjonstilbudet eller velger å ta med hytteavfallet hjem, har derfor i utgangspunktet ingen betydning for deres plikt til å betale for hytterenovasjon. Det at eiendommen i en periode ikke benyttes, kan heller ikke påberopes som grunnlag for fritak fra plikten.» Utover dette kan kommunen: etter søknad fra eier/bruker, unnta bestemte eiendommer fra den kommunale innsamling. Eiendommer som er fjerntliggende, ligger vanskelig tilgjengelig eller er uten bebyggelse, kan være aktuell for fritak. Etter forurensningsloven 30, 2. ledd kan kommunen etter søknad frita bestemte eiendommer fra kommunal renovasjon. Det er ikke anledning til å frita bestemte brukergrupper eks. «innenbygds hytteeiere» fra renovasjonsordningen 34. Miljødirektoratet har i e-post 35 jf. forurensningsloven 30 annet ledd, utalt følgende om fritak for tvungen renovasjon: Kommunen kan bestemme at det skal være kommunal innsamling av avfall bare i tettbygde strøk. Dette innebærer at områder utenfor tettbygde strøk kan unntas fra tvungen renovasjon. Gjøres det et slikt unntak for tvungen renovasjon for eiendommer utenfor 33 Brev av etter forespørsel fra fylkesmannen i Nord- Trøndelag 34 Sivilombudsmannen sak 1996, 69, s E-post , fra seksjonsleder, seksjon for avfall og grunnforurensning, miljødirektoratet, Klima- og forurensningsdirektoratet - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 40

152 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge tettbygd strøk, må det gjelde for alle eiendommene i området, både eiendommer for fastboende og fritidseiendommer Data I forskrift om husholdningsavfall for HAMOS eierkommuner vises det til i 6 at fritidsbebyggelse omfattes i den grad kommunestyret selv bestemmer 36. Daglig leder sier at Miljødirektoratet har kommet med ny tolkning av forurensningsloven knyttet til avfall fra fritidsbebyggelse. Her fremgår det at det ikke er anledning til å unnta fritidsbebyggelse i en kommune fra avfallsgebyr på generelt grunnlag. Daglig leder har orientert styret om dette, og at dette medfører behov for forskriftsendring, som følge av den uoverensstemmelse som ligger mellom innholdet i forskrift og lovhjemmel. Selskapet er i gang med en prosess mht. dette, basert på kravet om at fritidseiendommer skal delta i avfallsordningen. For selskapets eierkommuner er det Orkdal og Skaun som ikke har innført hytterenovasjon. Effekten av at de ikke deltar er at de faste kostnadene ved driften fordeles på færre betalere, mens de varierende kostnadene ikke blir påvirket av at alle ikke har innført ordningen. Daglig leder sier at selskapet har tatt initiativ til dialogmøte med fylkesmannen i Nord- og Sør- Trøndelag samt muligens Møre- og Romsdal, da man ser at fylkesmennene ikke opptrer likt på dette området. Driftsleder sier at dette er ett av temaene som diskuteres i ny regional avfallsstrategi. De som er intervjuet fra styret sier de er kjent med avklaringen fra Miljødirektoratet ved at man ikke kan gi fritak for fritidsbebyggelse på generelt grunnlag. Dette medfører at forskriften for HAMOS eierkommuner må endres på dette punktet. Flere som er intervjuet sier at for innsamling av slam deltar ikke Agdenes, Meldal og Frøya. Agdenes og Meldal deltar i felles innkjøpssamarbeid med HAMOS, mens Frøya har egen leverandør på dette feltet. Effekten av dette er at de faste kostnadene ved driften fordeles på færre betalere, ifølge de som er intervjuet. 36 Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommuner. 6. Fritidsbebyggelse - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 41

153 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisors vurdering Det er krav til at fritidsbebyggelse omfattes av renovasjonsplikt. To av kommunene blant HAMOS eierkommuner har gitt fritak for dette, noe som er i samsvar med HAMOS forskriftens 6. Revisjonen mener at HAMOS forskriftens 6 må endres, i samsvar med de nye avklaringene fra Miljødirektoratet, da kommunen ikke kan gi et generelt fritak for renovasjonsplikten til fritidsbebyggelse. I intervju med administrasjonen og styret bekreftes det at de er klar over de nye avklaringene og holder på med en revidering av forskriften til HAMOS knyttet til fritidsbebyggelse. Det er også fremkommet informasjon om at tre kommuner ikke deltar i innsamling og behandling av septik- og avløpsslam i selskapet, men at to av disse deltar i felles innkjøpssamarbeid med HAMOS. 6.3 Gebyrstruktur (differensiering) for avfallstjenester Kriterier Det oppfordres til differensiering av avfallsgebyr for å motivere til avfallsreduksjon og gjenvinning Data HAMOS har lagt til rette for følgende differensiering av avfallsgebyr: Ulik type abonnement for redusert dunk (80 liter), normal dunk (140 liter) og utvidet dunk (240 liter). Det gis tilbud om kompostering av matavfall noe som medfører en reduksjon av renovasjonsavgiften (15 %) av normalabonnement. Ved å dele beholdere med naboen reduseres normalabonnementet med 15 %. Dette er aktuelt for beboere i rekkehus og sokkelleiligheter eller der man ønsker seg en felles beholder for eksempel i enden av en gårdsvei. For blokker, borrettslag og lignende tilbys det egne ordninger med containere og storbeholdere. Det gis en engangsrabatt (kr 1000 inkl. mva.) per barn for bruk av tøybleier til barnefamilier. Daglig leder sier at selskapet holder på en ny gjennom gjennomgang ift. renovasjonsforskriften. Det er også tatt initiativ til et prosjekt for felles avfallsstrategi for alle renovasjonsselskapene i Midt-Norge, dette er en oppfølgning av nye og strenge krav til gjenvinning av restavfall som kommer fra EU. Dette vil innebære at selskapet må sortere ut 37 Forurensningsloven Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 42

154 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge matavfall i større grad. Selskapet ser stort behov for samordning av systemene, da det er 4 ulike ordninger for ulike renovasjonsselskap med geografisk nærhet til Trondheim sentrum. Renovasjonsselskap i nærheten av Trondheim har et ønske om å gi likt tilbud samt høyne kvaliteten til innbyggerne ved innsamling av avfall. Høsten 2012 bestemte 5 trønderske avfallsselskap seg for å gå sammen om å undersøke muligheten for å etablere et sentralt ettersorteringsanlegg for restavfall fra husholdninger. Dette var Innherred Renovasjon IKS, Fosen Renovasjon IKS, Envina IKS, HAMOS og Trondheim Renholdsverk AS. Ettersorteringsanlegget vil sette selskapene i stand til å sortere ut matavfall, plastemballasje, metaller og papirfraksjoner som ligger i restavfallet. I dette arbeidet så man også behovet for å utarbeide en regional avfallsplan. Visjonen med dette samarbeidet er å se sammen når avfallshåndteringen planlegges i regionen. Våren 2014 ble navnet SESAM 38 lansert som navn på forprosjektet. I samarbeidsområdet er det 55 kommuner og innbyggere. Avfallet genereres til ca husholdninger og ca hytter. Det følger også med noe næringsavfall sammen med avfallet fra husholdninger og fritidsbebyggelse. Det er signalisert nye krav til avfallsbehandling gjennom at EU-kommisjonen har lagt fram en handlingsplan for sirkulær økonomi 39, som blant annet omfatter tiltak og nye mål for innsamling av avfall, disse er: 65 % materialgjenvinning av kommunalt avfall innen % av kommunalt avfall kan deponeres etter 2030 Forbud mot deponering av kildesortert avfall etter 2030 Det vises videre til at krav til et produkt endres vedrørende om det kan repareres, dets holdbarhet og gjenvinnbarhet. Dette for å legge bedre til rette for at bi-produkt fra industri blir ressurser i produksjonen for gjenbruk av avfall Revisors vurdering Det oppfordres til differensiering av avfallsgebyr for å motivere til avfallsreduksjon og gjenvinning i forurensningsloven. Selskapet har etter vår vurdering lagt opp til en differensiering av avfallsgebyret i selskapet som er i samsvar med dagens krav. Det er også positivt at selskapet deltar i regional avfallsplan som legger til rette for lik behandling av 38 Sentralt EtterSorteringsanlegg for restavfall fra husholdninger i Midt-Norge 39 Miljødirektoratet, , Handlingsplan for sirkulær økonomi, EU-kommisjonen - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 43

155 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge husholdningsavfall blant selskapene i regionen, samt løsninger for å ivareta signaliserte økte krav og målsettinger til innsamling av avfall. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 44

156 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 7 Innkreving av renovasjonsgebyr I dette kapittelet svarer vi på om det fattes vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr. I de følgende delkapitlene presenterer vi kriterier, deretter data og så våre vurderinger. Etter forskriften skal alle kostnader som påløper ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall dekkes av renovasjonsgebyret. Det er kommunestyret som fastsetter avfallsgebyret og er eier av pengekravet som oppstår ovenfor renovasjonsabonnenten Revisjonskriterier Grunnlag for gebyrkravet er fastsatt i avfallsforskriften 15-3, som viser til at kommunestyret fastsetter avfallsgebyret. I Forskrift for husholdningsavfall for HAMOS 4 omfattes som utgangspunkt husholdninger av avgiftsplikten. Abonnenter som omfattes av forskriften skal betale avfallsgebyr til kommunen, jf. forskriften 13. Etter forskriftens 17 kan kommunene delegere myndigheten etter forskriften, herunder innkreving av gebyret, til HAMOS. Ved mislighold av renovasjonsgebyret har kommunen lovbestemt pant 41 i den aktuelle eiendommen. Pengekrav med pantesikring i fast eiendom innebærer at eiendommen kan selges ved tvang for å sikre dekning av kravet. Ved legalpant har kravseier best sikkerhet, i forhold til eierens øvrige kreditorer. Ved mislighold kan kommunen overdra sin legalpanterett etter at kravet har forfalt og for det enkelte misligholdstilfelle. Det er altså ikke anledning til å foreta en generell overdragelse av legalpanteretten. I dette kapittel vil vi følgelig se nærmere på: Om eierkommunene har delegert myndigheten knyttet til innkreving av renovasjonsgebyret til HAMOS. Om eierkommunene har vedtatt overdragelse av legalpanterett på gyldig måte til HAMOS. 40 Forurensningsloven 34, avfallsforskriften 15.4, første ledd. 41 Panteloven 6-1, (2) a) - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 45

157 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 7.2 Data Delegasjonsmyndighet for innkreving av renovasjonsgebyr I forskrift til HAMOS vises det i 17 til at forurensningsmyndigheten etter denne forskrift tillegger kommunen, som kan delegere sin myndighet til HAMOS, med unntak av kommunestyrets myndighet etter 6 og Innkreving, renter, mv. Avfallsgebyr med påløpte renter og omkostninger er sikret med lovbestemt pant jf. Forurensningslovens 34. Tilsvarende gjelder mht. inndriving av avfallsgebyr og renteplikt ved for sen betaling. Daglig leder sier at faktura for avfallsgebyr sendes fra HAMOS basert på delegasjon fra kommunene. Dette er for de nye eierkommunene tatt inn i en medlemsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret ved inntreden som eier, og fungerer her som delegasjonsvedtak. Revisor har fått oversendt en medlemsavtale mellom Rennebu kommune og HAMOS som viser følgende i punkt 3.1 driftssamarbeid - medlemskap 42, 3. avsnitt: HAMOS Forvaltning IKS vil stå for utfakturering og innkreving av slam- og avfallsgebyrene. I enkeltsaker hvor bruk av legalpant må gjøres gjeldende, så skal kommunen vurdere frigi denne til HAMOS. Daglig leder sier at det ble inngått en etableringsavtale ved opprettelsen av selskapet, undertegnet i juni Her er det i avtalens pkt. nr. 5 avtalt at kommunene skal overføre gebyret for alle avgiftspliktige abonnenter til renovasjonsselskapet, en gang i kvartalet. I forbindelse med å oppfylle nye nasjonal avfallspolitikk ble det utarbeidet forslag til ny felles renovasjonsforskrift for eierkommunene, der prinsippet med differensierte gebyrer ble innført. Kommunene meldte tilbake under høringsprosessen om at de ikke hadde faktureringssystemer som taklet differensierte renovasjonsgebyrer. Ny felles renovasjonsforskrift ble vedtatt i alle kommunestyrene i våren Den praktiske oppfølgingen ble fastsatt i et felles møte med kommunene den og gjennomført fra I utkast til medlemsavtalen med Rindal kommune fra januar 1998 er endringene innarbeidet: «Renovasjonsselskapet kan, hvis selskapet selv ønsker det, overta utfaktureringen til kommunens abonnenter, herunder forestå purring av utestående fordringer». 42 Godkjent av styret i HAMOS Forvaltning IKS den og vedtatt av kommunestyret i Rennebu kommune den Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 46

158 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Alle kommunestyrene anbefalte at Rindal kommune ble opptatt som fullverdig medeier hvor denne bestemmelsen i pkt. 5 var endret i forhold til den opprinnelige etableringsavtalen fra Egen rutinebeskrivelse for innfordringen av renovasjonsgebyrer ble, utarbeidet i samarbeid med kommunene, implementerte i selskapets internkontrollsystem den Fra 2006 ble denne endret da Hitra og Frøya ble med som eier i HAMOS, og medlemsavtalen ble lik den som senere ble inngått med Rennebu og Surnadal, ifølge daglig leder Innkreving av gebyr De som er intervjuet beskriver innkrevingen av gebyr på denne måten. Første purring av renovasjonsgebyret utføres av HAMOS. Hvis gebyret fremdeles er ubetalt overføres innfordringen til Betalingspartner, som har bevilgning for å drive inkassovirksomhet. Regnskapsleder sier at det er ca saker per år som oversendes betalingspartner til videre innfordring. Innfordringen utføres på vegne av kommunene, da det er kommunene som har legalpanteretten. Betalingspartner sender først en betalingsoppfordring. Fra og med dette påløper inkassogebyr. Dernest sendes såkalt «4-18-varsel», som gir grunnlag for videre tvangsinnfordring. Det er kun noen ytterst få som da ikke blir dekket, og det er først da legalpantekrav aktualiseres, ifølge kontorleder. Betalingspartner ber da den enkelte kommune om konkret frigivelse av pantet knyttet til den aktuelle eiendommen og det konkrete utestående beløp. Kontorleder sier at betalingspartner ønsker å strekke seg langt, for å oppnå ulike former for betalingsordninger. En fra styret i HAMOS sier at man ønsket en mykere linje ved å vise menneskelige hensyn i arbeidet med innkreving av gebyr fra HAMOS, dette ble aktualisert ved Betalingspartner som innkrever av fordringer. Styreleder for Betalingspartner sier at det er en ansatt i selskapet som innehar inkassobevilgningen. Betalingspartner har HAMOS sine eierkommuner som sine kunder. Avtalen om innfordring er mellom HAMOS og Betalingspartner. Han sier videre at det er tanker om å utvikle selskapet, i retning mot behandling av legalpantekrav, på vegne av andre kommuner og IKS, men ikke tilby alminnelige inkassotjenester. 7.3 Revisors vurdering Eierkommunene har overført ansvar og myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyret til HAMOS. Overføring av ansvar til selskapet fra eierkommunene i 1999 er noe endret da Hitra og Frøya ble med som eiere i Vi mener at selskapet bør sørge for en ensartet overføring av ansvar/myndighet knyttet til innfordring i HAMOS for alle eierkommunene. Ved inkasso overdras legalpanterett i den enkelte sak fra kommunen til Betalingsparter, noe som håndteres i samsvar med krav til dette. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 47

159 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 8 Høring En foreløpig rapport ble sendt på høring til daglig leder og styreleder i HAMOS Forvaltning IKS den Et høringsbrev ble mottatt fra HAMOS ved daglig leder i e-post i samsvar med utsatt høringsfrist. Høringsuttalelsen er vedlagt rapporten i vedlegg 1. Vi har oppdatert rapporten jf. Utvalgt informasjon fra selskapets årsmelding for Vi har presisert datadelen knyttet til referater fra valgkomiteens møter knyttet til innstilling av styremedlemmer og presisert våre vurderinger. Vi har endret datadelen knyttet til merknader til kapitel 4. Vi har endret våre vurderinger og konklusjoner knyttet til selskapets høringsuttalelse i kapitel 5. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 48

160 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 9 Konklusjoner og anbefalinger 9.1 Konklusjon Kontrollutvalgene i Meldal, Skaun, Hitra, Frøya, Agdenes, Hemne og Snillfjord bestilte en selskapskontroll/forvaltningsrevisjon rettet utvalgte områder i HAMOS. Problemstillinger og konklusjoner er som følger: Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Eierstyringen og selskapsledelsen i HAMOS utøves i hovedsak i samsvar med krav og anbefalinger. En av kommunene mangler system for eierstyring og flere av kommunene mangler en årlig behandling av eiermeldingen i kommunestyret. Ved valg til styre er det mangler knyttet til det å dokumentere at styresammensetningen ivaretar selskapets behov for komplementær kompetanse. Videre bør styresammensetningen ta høyde for habilitetsutfordringer som måtte oppstå. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? HAMOS har etablert et regnskapsmessig skille mellom selvkostområdene og næring i samsvar med krav til dette. Fondene for husholdning, fritid og slam har hatt overskudd over tid og selskapet må sørge for å bruke av dette, for å ivareta kravet til selvkost. Datterselskap har tilført HAMOS utbytte, noe som er avsatt til annen egenkapital. Dette bygger opp egenkapitalen i selskapet, reduserer sårbarheten samt gir mulighet til å utvikle næringsvirksomhet i selskapet (ikke selvkostdelen). Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? Styret og datterselskaper har skille i ledende roller, noe som er i samsvar med anbefalingene og konkurranselovens bestemmelser. Administrativ ledelse i HAMOS har styreverv i heleide datterselskaper, noe KS anbefalingene åpner for. HAMOS har etablert en innkjøpskomite ved kjøp og salg av varer og tjenester og det beregnes fortjeneste ved salg av tjenester til datterselskaper, noe som er med å hindre rolleblanding og kryssubsidiering mellom selskapene. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 49

161 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? HAMOS har etablert tømmerutiner samt tilrettelagt for oppfølging av disse, noe som sikrer likebehandling av abonnentene på dette området. To av eierkommunene har gitt fritak for renovasjonsplikt til fritidsbebyggelse, i samsvar med HAMOS forskriftens 6. Nye avklaringer fra Miljødirektoratet om fritidseiendommers renovasjonsplikt, medfører at forskriften må endres på dette punktet, for å være i samsvar med forurensningslovens krav. Selskapet differensierer avfallsgebyr i samsvar med dagens krav. Det er signalisert økte krav til avfallsbehandling, noe selskapet må ha oppmerksomhet på fremover. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innfordring av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Det er fattet vedtak om delegering av myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyret fra eierkommunene til HAMOS. Disse er noe endret fra selskapet ble etablert i 1995 til Hitra og Frøya ble medlem i 2006 og senere. Selskapet bør sørge for at delegeringen av myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyr er lik for alle eierkommunene i selskapet. Ved inkasso ber selskapet den enkelte kommune om konkret frigivelse av legalpanten i den enkelte sak, noe som er i samsvar med krav til dette. 9.2 Anbefaling Vi anbefaler HAMOS å: Vurdere styresammensetning i lys av rapportens merknader, samt ut fra selskapets fremtidige behov Sikre at avsatt overskudd i selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost Endre forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse, slik at den blir i samsvar med nye avklaringer fra miljødirektoratet Sikre lik delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret hos eierkommunene i HAMOS - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 50

162 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Lover - Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) - Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (Konkurranseloven) - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) - Lov om interkommunale selskaper Forskrifter - Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) - Forskrift for husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommuner, Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal Veiledere - Beregning av kommunale avfallsgebyr (utdypning av avfallsforskriftens kapittel 15) M Miljødirektoratet, 3. desember Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunalog moderniseringsdepartementet, februar Kommunalt eierskap, Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. KS, Norsk anbefaling, eierstyring og selskapsledelse, Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) oktober Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 51

163 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 Høringssvar - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 52

164 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 53

165 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Styreleder HAMOS Revisor har etterspurt høringssvar fra styreleder den 15.3 og i e-post. Revisor har ikke mottatt tilbakemelding fra styreleder på undersøkelsen. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 54

166 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 Definisjoner indikatorer KOSTRA Årsgebyret er oppgitt for år n+1, dvs. at for år 2014 oppgis satsen per 1. januar Gebyret oppgis uten merverdiavgift. Det oppgis den hyppigst forekommende sats for en standardbolig på 120 m2 bruksareal. Tallene er hentet fra skjema 22, del 2 som rapporteres fra kommunene. Kilo husholdningsavfall til materialgjenvinning pr innbygger. Innbyggertallet er justert for antall hytter i kommunen, der ca. 4 hytter tilsvarer 1 innbygger. Mengden materialgjenvunnet husholdningsavfall er summen av alle utsorterte fraksjoner fra husholdningene i kommunen, som er sendt til materialgjenvinning. I tillegg er utsortert grovavfall fra private, levert direkte på anleggene tatt med. Mengdene er justert ved at forbruksavfall fra næringslivet som er samlet inn sammen med husholdningsavfallet er trukket fra. For kommuner som er med i interkommunalt avfallsselskap er mengdene oppgitt samlet til SSB, og deretter fordelt på medlemskommunene etter innbyggertall justert for hytter. Kilo husholdningsavfall pr innbygger. Innbyggertallet er justert for antall hytter i kommunen, der ca. 4 hytter tilsvarer 1 innbygger. Husholdningsavfallsmengden er summen av alt utsortert avfall og restavfall innsamlet fra husholdningene i kommunen. I tillegg er grovavfall fra private, levert direkte på anleggene tatt med. Mengdene er justert ved at forbruksavfall fra næringslivet som er samlet inn sammen med husholdningsavfallet er trukket fra. For kommuner som er med i interkommunalt avfallsselskap er mengdene oppgitt samlet til SSB, og deretter fordelt på medlemskommunene etter innbyggertall justert for hytter. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 55

167 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 3 Finansiell analyse av HAMOS Vi har hentet ut tall fra selskapets resultatregnskap og balanseregnskap for perioden Dette for å vise selskapets finansielle stilling. Vi har ikke gjennomført en helhetlig utviklings- og avviksanalyse, men har lagt vekt på noen relevante nøkkeltall som omhandler ressursbruk, likviditet og finansieringsstruktur i selskapet. Den første tabellen viser hovedtall fra selskapets resultatregnskap og gir overordnet bilde av ressursbruk og resultater i selskapet. Tabell 8 Resultatregnskap tall i tusen ÅR Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Sum finansposter Skatt Årsresultat Kilde: Selskapets årsregnskap Driftsinntektene har variert og økt med kr 1,9 mill. fra 2012 til 2015, driftskostnader har økt med kr 18,2 mill. i samme periode. Selskapets driftsresultat resultatet har årlig variert fra 3,1 mill. til 19,3 mill. i overskudd. Årsresultatet etter skatt og finansposter viser et årlig overskudd som har variert fra 2,1 mill. til kr 15,7 mill. I selskapets årsrapport for 2015 skrives blant annet følgende om økonomien i selskapet: Etter styrets vurdering gir det framlagte resultatregnskapet og balanse med noter et riktig bilde av virksomheten og den økonomiske stilling ved årsskiftet. Det er ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som er av betydning for bedømmelsen av regnskapet. Styret bekrefter at forutsetningene for fortsatt drift av selskapet er til stede ved avleggelsen av årsregnskapet. Vi har også innhentet hovedtall fra selskapets balanseregnskap som viser likviditeten i selskapet og viser disse i tabellen under. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 56

168 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 9 Balanseregnskap tall i tusen År Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum egenkapital Sum avsetninger for forpliktelser Sum langsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Kilde: Selskapets årsregnskap Balanseregnskapet for viser at anleggsmidler har økt med 51,6 mill. og omløpsmidler har variert i samme periode. Kortsiktig gjeld varierer og er noe redusert og langsiktig gjeld har økt med 13,6 mill. Egenkapitalen har en økning på 30,8 mill. i perioden. Sum avsetninger varierer og har økt med 2,1 mill. i perioden. Årsmeldingen 2015 viser at eierne gjennom selskapsavtalen er solidarisk ansvarlig for selskapets gjeldsforpliktelser innenfor en vedtatt låneramme på 100 mill. Total lånegjeld er på 70,45 mill. i 2015 og kommunenes garantiansvar fordeler seg etter eierandel og er: Tabell 10 Eierkommuner i HAMOS sitt garantiansvar Eierkommune Eierandel Garantiansvar Hemne kommune 8,7 % kr ,- Agdenes kommune 3,5 % kr ,- Meldal kommune 8,1 % kr ,- Orkdal kommune 23,5 % kr ,- Snillfjord kommune 2,0 % kr ,- Skaun kommune 14,3 % kr ,- Rindal kommune 4,3 % kr ,- Hitra kommune 9,1 % kr ,- Frøya kommune 9,0 % kr ,- Rennebu kommune 5,3 % kr ,- Surnadal kommune 12,2 % kr ,- Total lånegjeld: 100 % kr ,- Revisjonsberetningene er utarbeidet av Revisjon Midt Norge IKS AS. Disse viser at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrift og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til selskapet og konsernet HAMOS. Vi har i neste tabell utarbeidet nøkkeltall som gir et bilde av egenkapital og gjeldsgrad. (Vedlegget viser beregninger av nøkkeltallene). - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 57

169 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 11 Nøkkeltall for egenkapital og gjeldsgrad i selskapet Egenkapital i % 41,1 43,9 47,7 47,6 Gjeldsgrad 1,4 1,2 1,1 0,99 Gjeldsgraden og soliditeten fokuserer på egenkapitalens størrelse i selskapet. Et tradisjonelt krav til egenkapitalprosenten har vært 50 %, men gjennomsnittet i norske bedrifter ligger langt under 25 %. Det er likevel urealistisk å stille disse kravene for bedrifter som driver innenfor et beskyttet marked eller er kommunalt eid og ikke skal utbetale utbytte til sine eiere. HAMOS kan greie seg med lavere egenkapitalprosent enn måltallet. Et mål for mange bedrifter i et marked er å komme opp i en egenkapitalprosent på %. HAMOS egenkapital er på 47,6 % av totalkapitalen i Egenkapitalens andel er økt med 6,5 % siden Egenkapitalen er på nivå med målet til mange norske bedrifter, og viser at selskapet har tilfredsstillende soliditet. Gjelden i selskapet var i 2015 på 0,99 ganger egenkapitalen. I 2012 var gjelden 1,4 ganger egenkapitalen, noe som gir en reduksjon i perioden. Gjeldsgrad fra 0 til 3 regnes som bra, og viser at selskapet har god soliditet. - Selskapskontroll/Forvaltningsrevisjon HAMOS - 58

170 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf