1. UInnledning: 2. USituasjonsbeskrivelse:

Transkript

1 URekrutteringsstrategi for Østfold fylkeskommune 1. UInnledning: Denne planen angir overordnede målsetninger og tiltak for Østfold fylkeskommunes rekrutteringsarbeid i perioden De angitte prioriteringene gir retning for fremtidig rekrutteringsarbeid, justert for erfaringer og evalueringer av kommende periode. Tiltakene i denne planen er ikke uttømmende. UHovedmål for kompetanseutviklingen, ref. økonomiplanen og fylkesplanen Det generelle kompetansenivået i Østfolds befolkning skal høynes til minst gjennomsnittet for landet. Kompetansen innenfor nyskaping og innovasjon skal økes og opplæringsinstitusjonene skal ha et tilbud som optimaliserer den enkeltes mulighet for læring og samtidig ivaretar næringslivets og offentlig virksomhets behov for kompetent arbeidskraft. I Østfold fylkeskommune er hovedvekten av arbeidstakerne pedagogisk personell. Det er i denne gruppen rekrutteringsbehovet og rekrutteringsutfordringene vil være størst. Rekrutteringsutfordringene i denne gruppen vil derfor ha et spesielt fokus i strategien. I St.meld. nr. 31 er det lagt vekt på lærerens faglige og pedagogiske kompetanse i forhold til elevenes læringsutbytte. Det pekes på at god faglig og metodisk kompetanse er nødvendig for å kunne motivere og formidle kunnskap med tyngde, trygghet og entusiasme. Det er i økonomiplanen for lagt særdeles vekt på utfordringene knyttet til rekruttering av pedagoger. Det er for få av de med høyere utdanning som også gjennomfører pedagogisk utdanning, spesielt på master-/hovedfagsnivå. For å nå målene for videregående opplæring, er det viktig å rekruttere god nok faglig og pedagogisk kompetanse i den videregående skole. 2. USituasjonsbeskrivelse: 2.1 Status: Østfold fylkeskommune har i dag ingen generell rekrutteringskrise, men søkergrunnlaget til utlyste stillinger er generelt dårligere nå enn for 2-3 år siden. I enkelte stillingskategorier kan søkergrunnlaget betegnes som meget dårlig. Dette gjelder spesielt innen enkelte pedagogiske stillinger, ingeniør, sivilingeniører og til dels lederstillinger. Frem til sommeren 2008 var arbeidsmarkedet overopphetet og det var mangel på arbeidskraft. Dette merkes med nedgang i søkere til stillinger i offentlig sektor. Fra sommeren 2008 har situasjonen på arbeidsmarkedet snudd og flere bransjer nedbemanner. Dette kan på noe sikt bety flere søkere til stillinger i offentlig sektor. Når det gjelder situasjonen for pedagogene spesielt antar fylkesrådmann at tilgangen på søkere til yrkesforberedende program kan øke, mens det blant det øvrige pedagogiske personellet innen utdanningssektoren vil være mer usikkert.

2 2 Østfold fylkeskommune har etablerte rutiner og et regulert lov- og avtaleverk. Det er gode permisjons-, pensjons- og forsikringsordninger. Rekrutteringsarbeidet er delegert ut på de enkelte virksomheter. Dette kan medvirke til god fleksibilitet og lokalkunnskap om de stillingene som det rekrutteres til. Det er et konstruktivt samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, og en stor grad av enighet og legitimitet i tilsetningene. De ansatte i fylkeskommunen kjennetegnes av høy kompetanse på sine fagfelt. Dette medfører at vi får gode og sterke fagmiljøer som kan tiltrekke seg kandidater som ønsker faglig utvikling. Sentraladministrasjonen har kompetanse innen alle deler av rekrutteringsfeltet og bistand i rekrutteringsprosesser er lett tilgjengelig for virksomhetene. Inkluderende Arbeidsliv, integrering og mangfold er høyt prioritert i organisasjonen. Delegering av rekrutteringsarbeidet skaper samtidig store ulikheter i gjennomføringen. Enkelte virksomheter har meget gode prosesser og rutiner mens andre mangler mye. Virksomhetene bruker Ephorte som hjelpeverktøy i søknadsbehandlingen. Dette for å bidra til lik og god søknadsadministrasjon.. Med bakgrunn i at det er ulik kvalitet på gjennomføringen av intervju, referanseintervju, testing og annonsering, jobbes det med å lage felles maler og prosessbeskrivelser. Arbeidet med å opprette en sentral elektronisk databank med forslag og eksempler på annonser, ulike intervjumaler, referanseintervju, prosessbeskrivelse og verdier/holdninger er igangsatt og vil ferdigstilles 1. halvår Opplæring i rekruttering er planlagt og vil videreføres i perioden. Det er liten eller ingen deltakelse ved arrangement ved utdanningssteder hvor det er naturlig å rekruttere fra. Traineeordning brukes ikke i Østfold fylkeskommune. Introduksjonsprogram for nytilsatte er under utarbeidelse for sentraladministrasjonen. Sluttintervju er kun sporadisk benyttet i sentraladministrasjonen og ved enkelte virksomheter. Det er noe samarbeid mellom skole og næringsliv, men potensialet er større. Det blir gjennomført noe arbeid i forhold til omdømmebygging, men dette er ikke forankret i en omdømmestrategi for hele fylkeskommunen. Økt fokus på dette området vil være positivt i forhold til rekruttering. 2.2 Utfordringer: I planperioden mister vi en betydelig del av dagens kompetanse pga. av arbeidstakere som går over i pensjon. Dette får spesielt store utslag i lederstillinger ved skolene, men vil også være betydelig for pedagogene. Dette gjelder også i noen grad for andre yrkesgrupper i fylkeskommunen. Prognosen for elevtallsutviklingen viser at antall elever vil fortsette å øke i perioden før den flater ut. Dette gjør at rekrutteringsbehovet ved skolene vil øke. I forlengelse av dette vil også behovet for støttetjenester ved sentraladministrasjonen kunne øke.

3 3 Regional utvikling er et satsningsområde i Østfold fylkeskommune. Dette kan gi økt behov for arbeidskraft/kompetanse. Østfold fylkeskommune skal gjennomføre kompetansekartlegging av alle ansatte i 2009, jf. Hovedtariffavtalen. Resultatet av kartleggingen vil gi et bilde på hvilke yrkesgrupper og fagområder det først vil bli satt fokus på. Nøkkeltall pr gir en indikasjon på fremtidig rekrutteringsomfang. Alder Under Over 61 SUM Pedagoger Ant all Snitt , ,4 år Prognosen for utviklingen i økonomiplanperioden viser for pedagogene: Ca. 550 vil nå en alder over 60 år. Ca. 100 vil nå en alder over 67 år. For øvrige ansatte er prognosen: over 60 år ca. 260 og over 67 år ca. 60. Fylkeskommunens øvrige ansatte utgjør 839, 585 kvinner og 281 menn. Av totalt antall er 139 over 60 år. Gjennomsnittsalderen for øvrige ansatte er 47,5 år og andel ansatte mellom år er den samme som andel mellom år. Mulighetene innen lederrekruttering er store. Det må jobbes strukturert både innad i organisasjonen for å få frem ledertalentene og utad for å tiltrekke seg gode ledere. Her vil lederopplæringsprogram, lønn, utviklingsmuligheter og traineeordning være tiltak som kan være effektive. Kjerneområdet til virksomhetene er ikke rekruttering og mange ledere og tillitsvalgte føler seg usikre på hvordan de skal gjennomføre en strukturert prosess. Det er noe mangel på kvalitetssikrede gode rutiner på de ulike prosessene i rekrutteringsarbeidet. Dette kan bedres betraktelig ved at det utarbeides klare og gode prosessbeskrivelser og støtteskjemaer i tillegg til opplæring. Rekrutteringsarbeidet kan bli bedre samordnet virksomhetene i mellom og mellom sentraladministrasjonen og virksomhetene. Mangelfull samordning kan gi seg utslag i ulike prosesser, ulik grad av struktur og lite kompetanseutveksling mellom de som jobber med rekruttering.

4 4 Usikkerhet rundt fylkeskommunenes eksistens kan påvirke negativt. Fylkeskommunen må formidle klart og tydelig til søkere og internt ansatte hvilke konsekvenser dette får for organisasjonen. Utfordringen vår blir å fremstå som en organisasjon som kan gi en overførbar og verdifull kompetanse i et videre karriereløp. 3. UMål og tiltak 3.1 UHovedmål: Øke antall søkere til utlyste stillinger. Få kvalitativt bedre søkere til utlyste stillinger. Beholde ønsket kompetanse. Ha godt kvalifisert personell innen rekruttering for å minske risikoen for feilrekrutteringer. 3.2 UDelmål for rekruttering til Østfold fylkeskommune: 1. Være og fremstå som en attraktiv arbeidsgiver. 2. Opptre profesjonelt og ensartet i alle rekrutteringsprosesser. 3. Etablere klar strategi for omdømmebygging internt og eksternt. 4. Fokus på mangfold og inkludering i rekrutteringsarbeid. 5. Godt kompetente medarbeidere på alle nivå og innen alle funksjoner. UDelmål 1 være en attraktiv arbeidsgiver. I følge KS sin arbeidsgiverstrategi mot 2020 Stolt og unik, er utfordrende arbeidsoppgaver den faktoren som betyr mest for å rekruttere og beholde medarbeidere. ØFK er en kompleks organisasjon som er rik på utfordrende jobber med mening. Kombinasjonen av utfordring og meningsfulle oppgaver er viktig å formidle både ut i arbeidsmarkedet og internt i organisasjonen. Kommunikasjonen ut til arbeidsmarkedet blir viktig del av strategien. I tillegg bør ØFK ha ordninger som fremmer motivasjon og gir utfordringer for ansatte. UTiltak som vurderes: Representasjon på fagdager, karrieredager og lignende ved aktuelle utdanningsinstitusjoner hvor det er naturlig å rekruttere kompetanse fra. I tillegg delta på messer, stands med mer. Vurdere samarbeidsavtaler med utdanningsinstitusjoner/studentorganisasjoner. Øke kontaktflaten mellom pedagoger på yrkesfag og næringslivet for å gi oppdatert kompetanse og promotere fylkeskommunen i bedriftene. Bruke de kanaler og muligheter virksomhetene gir oss, aktivt nytte arrangement og kontaktpunkter mot omverdenen for å formidle ØFK som en attraktiv arbeidsgiver.

5 5 Gjennomgå innhold og form på stillingsannonser, for å øke søkergrunnlaget. Utarbeide annonsemaler. Traineeordning for å skolere mellomledere mot rektor-/ass. rektor-/inspektørstillinger. Traineeordning for andre stillingskategorier i ØFK vurderes etter en evaluering av ordningen for rektor/ass. rektor/inspektør. Informere om vår lederopplæring ut i markedet. Lønnspolitikken må brukes aktivt innenfor de rammer som avtaleverket skisserer. Omdømmestrategi utvikles. Øke bevisstheten til ledere om hva de ulike fagbrevene inneholder og hva de kan brukes til i jobbsammenheng. Strukturerte opplæringsløp for lærlingene/studentene i den perioden de arbeider i Østfold fylkeskommune. UDelmål 2 opptre profesjonelt og ensartet i alle rekrutteringsprosesser, både eksternt og internt. En rekrutteringsprosess er ikke avsluttet før siste samtale i serviceheftet er gjennomført og prøvetiden er ute. Dette innebærer at Østfold fylkeskommune må ha et enhetlig system for hele prosessen. Målet med en enhetlig prosess er at alle ledere og tillitsvalgte i ØFK skal kunne bruke og mestre prosessen. Den skal sikre alle søkere, eksterne og interne, en grundig, profesjonell og rettferdig behandling. UTiltak som vurderes: Felles prosedyre for gangen i en ansettelse med utgangspunkt i gjeldene regelverk. Prosedyren skal inneholde hva som skal gjennomføres, når det skal gjennomføres og hvem som har ansvaret for gjennomføringen av de ulike delene i prosessen. Testing (personlighetsprofil og/eller evnetester) på alle lederstillinger i ØFK og rådgiverstillinger i sentraladministrasjonen. Testing av andre stillingskategorier vurderes i hvert enkelt tilfelle. Kartleggingsskjema for stillinger som skal utlyses for å kvalitetssikre at annonseinnholdet samsvarer med krav, ønsket kompetanse og personlige kompetanser. Introduksjonsprogram for nytilsatte. Opplæring i rekruttering, både som eget tiltak og som en del av lederopplæringen. Sluttintervju med alle medarbeidere. UDelmål 3 etablere en klar strategi for til omdømmebygging Omdømme er summen av egenskaper som andre tillegger oss. I rekrutteringsarbeidet er det viktig at fylkeskommunen har et godt omdømme. Et godt omdømme innvirker på de unges utdanningsvalg, vår rekrutteringsevne og vår evne til å beholde egen arbeidskraft. ØFK må ha en klar målsetning for hvem vi ønsker å være attraktive for, og kjennskap til disse gruppene. Jobben med å skape godt omdømme starter med egne medarbeidere. Det er disse som kan skape erfaringer for alle som er i kontakt med ØFK. Viktige suksesskriterier vil være at

6 6 medarbeidere har en klar oppfatning om hva organisasjonen står for og hva dette betyr for den enkelte. For at medarbeiderne skal føle økt stolthet i jobben sin må de være trygge på organisasjonens oppdrag, oppgaver, verdier og egen plass i organisasjonen. UTiltak som vurderes: Fylkesrådmann vil utarbeide en handlingsplan for omdømmebygging. Delmål 4 fokus på mangfold og inkludering i rekrutteringsarbeid. Mangfold handler om å kombinere forskjellighet slik at bredden i erfaring og tenkemåter beriker utviklingsprosessene og bedrer beslutningsgrunnlagene. ØFK bør tenke og handle offensivt i dette arbeidet for å utvikle kvalitet og resultater. Inkludering handler om å forhindre at mennesker blir stående utenfor arbeidslivet uten selv å ønske det. ØFK må som en offentlig arbeidsgiver og ansvarlig samfunnsaktør ta sin del av ansvaret og forpliktelsene. ØFK har som mål at arbeidsstokken i mest mulig grad gjenspeiler mangfoldet i befolkningen i Østfold fylke. Det er viktig at medarbeidere med minoritetsbakgrunn blir rekruttert til alle typer stillinger og spesielt leder- og nøkkelstillinger. For eksempel vil flere arbeidstakere med fremmekulturell bakgrunn i de videregående skolene bidra til å gi de unge gode rollemodeller. Tiltak som vurderes: Ledere på alle nivå skal ha fokus på inkludering, mangfold og likestilling. Utrede karriereveier for kvinner, dokumentere dagens tiltak og foreslå nye. Ha et særskilt fokus på at det i stillingsannonser og rekrutteringsprosesser kommer tydelig frem at flerkulturell kompetanse vektlegges i de stillingene dette lar seg gjøre. Samarbeid med NAV om tiltak for å kvalifisere medarbeidere med minoritetsbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne. Norskopplæring kan ved behov kombineres med jobbsituasjon. Mangfold og inkludering som en del av rekrutteringskurset. Tydeliggjøre i vår medie- og omdømmestrategi at mangfold, inkludering og likestilling er en grunnleggende del av ØFK`s rekrutteringspolitikk Delmål 5 godt kompetente medarbeidere på alle nivå og innen alle funksjoner. ØFK er en organisasjon med høyt kompetente medarbeidere. Det er derfor viktig å kunne identifisere hva slags kompetanse, og på hvilket nivå, virksomheten trenger til enhver tid. Kompetanse er mer enn etterutdanning og kurs. Kompetanse omhandler faglig, personlig og handlingsrettet kompetanse. Dette innebærer bl.a. etter- og videreutdanning, erfaringsdeling, evne til strategisk tekning, holdninger, engasjement, ansvarsfølelse, evne til å løse problemer og til å fungere i samhandling med andre. Lønnsnivået i fylkeskommunens ulike stillingskategorier må være konkurransedyktig i forhold sammenlignbare virksomheter.

7 7 Tiltak som vurderes: Lederopplæringsprogrammet videreføres. Medarbeidersamtaler gjennomføres minimum en gang i året. Kompetanseheving og jobbutvikling skal være et obligatorisk punkt. Utarbeide ny, felles veileder/mal for medarbeidersamtalen. Innføre felles verktøy for kompetansekartlegging iflg. HTA. Ledere må aktivt bruke de virkemidler fylkeskommunen har for å fremme kompetanseheving hos de ansatte (permisjonsreglement, finne midler til etterutdanning med mer, hospitering i andre virksomheter internt/eksternt og lignende.). Kompetanseheving for ansatte skal sees i sammenheng med virksomhetens behov. I forkant av nyrekruttering, og før annonsering, gjennomføres en kompetansekartlegging for stillingen. Denne skal legges til grunn ved vurdering om egne ansatte skal kompetanseheves inn i stillingen eller om kompetansen må hentes eksternt. Fylkesrådmannen v/fylkespersonalsjefen skal godkjenne tilsetning av personer som ikke oppfyller formelle krav i henhold til lov- og avtaleverk.