HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra rådhus - Ordførers kontor Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Orienteringer: Kultur- og Næringssjef Ole Sundnes rapportering til FSK Årsregnskap 2011 Foreløpig orientering Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 18/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 19/12 Årsrapport skatt 2011 PS 20/12 PS 21/12 Forslag til endring av aldersgrense på offentlig fest, fra 15 til 16 år 17. mai på Hitra - Forlag til framtidig organisering PS 22/12 Oversendelsesforslag i sak 143/11 PS 23/12 PS 24/12 RS 2/12 edemokrati i Hitra kommune - papirløs politiker Kommunalt eierskap - eierskapsstrategi Referatsaker Høring til Regional planstrategi RS 3/12 Søknad om startlån (delegert sak 1/21, 2/12, 3/12, 4/12, 5/12, 6/12 og 7/12)

4 PS 18/12 Godkjenning av protokoll fra møte den

5 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/245-1 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Årsrapport skatt 2011 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Årsrapport skatt 2011 Innstilling: Hitra kommunestyre tar årsrapport for 2011 fra skatteoppkreveren til etterretning. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Økonomisjef/Ass. Rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Skatteoppkreveren avlegger årlig rapport om virksomheten, som gjelder både innfordring og arbeidsgiverkontroll. Rapporten sendes også til Skatt Midt-Norge som er skatteoppkreverens overordnede i forhold til skatteinnfordringen. Rapporten viser aktivitetene for skattekontoret for Hitra, det sendes egen rapport til Frøya. Alt arbeid skjer i forhold til den enkelte kommune, selv om det foregår i felles kontor. Skatteoppkreverfunksjonen for Frøya og Hitra ivaretas fra oktober 2011 av Hege Bekkvik Akseth. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Årsrapport skatt Hitra kommune 2011 Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

8 2 Innhold Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg 6 Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen 6 Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse 9 Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak 11 Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

9 1 Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er ben ttet til skatteokreverfunks.onen i re nskapsåret 1, % Ressursbruk ved skatteokreverkontoret, fordelinav årsverk Skattere nska 0,55 38 % Innfordrinav skatt oarbeids iverav ift 0,5 35 % Arbeids iverkontroll 0,4 27 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige ore nska sførere/revisorer Skatteutval Administras.on (Andel fordelt skal være 100 % Sum 100 % Organisering Det er 3 ansatte i avdelingen inklusive skatteoppkreveren i 20 % stilling. En ansatt i 100 % stilling, en ansatt 85 % stilling og arbeidsgiverkontrollen med 60 % stilling som fordeles likt på begge kommuner Ressurser og kompetanse I og med at det var nytilsettinger innen skatteregnskapet og innfordring annet halvår i 2010, vil kompetansen utvikles videre i forhold til arbeidsoppgavene de er pålagt Innenfor arbeidsgiverkontrollen er kompetansen svært god. 1.2 Internkontroll SKO gjennomfører internkontroll mot utbetalinger. Her er det alltid 3 personer som er med i godkjenningsprosedyren før utbetaling i bank. Som en del av internkontrollen utarbeider kemnerkontoret virksomhetsplan årlig. Rutinebeskrivelser foreligger på alle arbeidsoppgaver i SOFIE (fagsystemet skatt) og øvrig rutinebeskrivelse er under utarbeidelse. Årsrapportår/dato:2011/ Skatteoppkrevereni Hitrakommune

10 4 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Likvider , ,85 Skyldig skattekreditorene , ,26 Skyldig andre , ,40 Innestående margin , ,00 Udisponert resultat -3, ,81 Sum - 2 Arbeidsgiveravgift , ,10 Personlige skatteytere , ,47 Selskapsskatt , ,81 Renter , ,41 Innfordring , ,79 Sum , ,76 3 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift , ,00 Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift , ,00 Fordelt til Fylkeskommunen , ,00 Fordelt til kommunen , ,56 Fordelt til Staten , ,00 Krav som er ufordelt 7 719, ,73 Videresending plassering mellom kommuner 7 543, ,07 Sum , ,76 Sum totalt - - Den totale skatt- og avgiftsinngangen er høyere enn i 2010, noe som viser at sysselsettingen har vært høy Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret 2011 Fordeling 2010 Fordeling Endring OrdningKonto Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift 2082 Avskriving - Etterskuddspliktige Forskuddsskatt Restskatt Rentetillegg Overskytende Forskuddsskatt Avskriving - Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

11 5 Forts Fordeling 2010 Fordeling Endring OrdningKonto Forskuddspliktige Forskuddstrekk fra arbeidsgivere Inntektskorreksjon RAFT Overføring forskudd mellom kommuner Ettergivelse Avskriving Avsetning til margin Bruk av margin Forskuddsskatt, person Ettergivelse Avskriving Nedsettelse av pensjonspoeng Restskatt, person Rentetillegg Overskytende forskudd Ettergivelse Avskriving Nedsettelse av pensjonspoeng Avskriving Påleggstrekk, arbeidsgivere Kildeskatt Herreløse inntekter - Renter og gebyr Forsinkelsesrenter Renter av endring i arb.g.avgift Forsinkelsesrenter Renter av endring i forskuddstrekk Forsinkelsesrenter Rentegodtgjørelse Forsinkelsesrenter Renter av endring i skatt, person Forsinkelsesrenter Rentegodtgjørelse Forsinkelsesrenter Renter av endring i skatt Gebyr, lønns- og trekkoppgaver Gebyr, andre grunnlagsdata Forsinkelsesrenter Gebyr til kommunen Gebyr til andre Innfordringsinntekter Bortskrivning småbeløp debet Tilfeldige inntekter Ettergivelse Avskriving Sum Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i flitra kommune

12 6 1.4 Skatteutvalg Det er oversendt to saker til skatteutvalget i Grunnlaget for å få ettergitt skatt er etter hvert svært komplisert, og derfor er det få saker. 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Hitra kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer,jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1 I forbindelse med ettersyn fra Skatt Midt-Norge i april 2011 ble det: mottatt pålegg om at fullmaktene vedrørende nettbank gjetmomgås og at tilganger kun er gitt til de som ufører slike oppgaver mottatt anbefaling om at bilagene blir dokumentert i henhold til instruksen mottatt anbefaling om at rapporten uplasserte krav gjennomgås for å plassere beløpene korrekt. for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatte- Årsregnskapet oppkreveren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Beløp Innestående mar in for inntektsår 2010, pr For m e avsatt mar in for inntektsår 2010 For lite avsatt mar in for inntektsår Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 12 %. Gyldig fra: Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011, pr kr ,- Gjeldende prosentsats: 12 %. Det har vært avsatt for lite margin for inntektsåret 2009 og Marginavsetning bør ut fra siste års oppgjør endres til 15 %. Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

13 7 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen 3.1.1Totalerestanserog berostiltekrav Restanse Herav Restanse Herav Endring i Endring i Skatteart berostilt restanse berostilt restanse restanse Reduksjon (-) Økning (+) berostilt restanse Reduksjon (-) Økning (+) Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt Restskatt person Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart Restansen for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for 2010 og 2011 påvirkes av konkurs hos én stor arbeidsgiver i Kommentarertil restansesituasjonenog utviklingeni restanser Totale restanser (forfalte krav) og berostilte krav pr for skatt og avgift er henholdsvis kr ,- og kr ,-. Reduksjon i restansene og berostilte krav fra 2010 til 2011 er henholdsvis kr ,- og kr 2 553,-. Avskrivninger beløper seg til kr ,- og gjelder 26 skattytere. Ettergivelser beløper seg til kr ,- og gjelder 3 skattytere. Årsrapportår/dato:2011/ Skatteoppkrevereni Hitrakommune

14 Utlinget skatt (tall i millioner kroner) Endring Utlignet skatt personlige skattytere 244,7 228,3 16,4 Utlignet skatt upersonlige skattytere 23,4 12,5 10,9 Sum utlignet skatt 268,1 240,8 27,3 I 2011 var det fire utlegg mot tidligere 2 utlegg. Hitra kommune hadde en økning i utlignet skatt på 27,3 millioner i Økning i arbeidsgiveravgift, artskonto 2000, pr kr ,-. Store enkeltsaker gir restanser på kr ,-. Dette er enkeltsaker med restanser på over kr ,- og gjelder 23 personer/selskap. Innkrevingsstatistikk pr. kommune Innbetalt alle krav, i % av sum krav alle krav 99,43 98,31 Innbetalt utskrevet forskuddsskatt person, i % av sum krav forksuddskatt person 94,42 96,15 Innbetalt forskuddstrekk, i % av sum krav forskuddstrekk 99,90 99,79 Innbetalt arbeidsgiveravgift, i % av sum krav arbeidsgiveravgift 99,84 99, Restansereldreår Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt person" Kommentarertil restanserog restanseoppfølgingenfor eldreår Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : 21 Samlet beløp på krav som var foreldet pr : ,- Gi kommentarer til restanseo føl in en for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste forelda krav" dato t.o.m og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

15 9 3.2 Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Pr er det for restskatt, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og forskuddsskatt oppnådd lavere resultater enn resultatkravene gitt av Skatt Midt-Norge Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Resultatkravet for restskatt gjelder innfordring av restskatt 2009 som hadde forfall i august/september 2010, samt november/desember Resultatkravet var 90 % av total restskatt, og oppnådd resultat var 78,7 %. I tillegg måles det på innfordret beløp. Her var kravet 49 % og oppnådd resultat var 32,2 %. Noe arbeid med innfordring pågår kontinuerlig, utestående restanser innfordres med utleggsforretninger, betalingsordninger og påleggstrekk i lønn. Tyngre innfordring som tvangsdekning og konkurser er ikke foretatt i Omtale av spesielle forhold Nye medarbeidere ansatt henholdsvis 1. august og 1. november 2010 har ansvaret for skatteregnskap og innfordring Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Begge medarbeiderne gjennomfører innfordringskurs høst 2011/vår 2012 noe som vil bedre kompetansenivået. En av de ansatte har hovedansvaret for irmfordringen noe som bedrer kontinuiteten i innfordringen. 3.3 Særnamskompetanse SKO innehar særnamskompetanse og den er brukt i en del saker i På grunn av renovering av Hitra Rådhus og lokalisering i gymsal i 2011, har ikke særnamskompetansen blitt brukt i så stor grad som planlagt. I 2012 vil den bli brukt i langt større grad. Ved bruk av særnamskompetansen har SKO mulighet til å foreta tyngre innfordring raskere i forhold til forfall av kravene. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kemnerkontoret for Hitra og Frøya kommuner har arbeidsgiverkontrollen ved eget kontor med en kontrollør i 60 % stilling. Kontrollen skal gjennomføres med 0,3 årsverk på hver av kommunene. Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

16 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2011: 11 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2011: 7 Som utgjør: 3 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Det er i 2011 avholdt 6 mistankekontroller Resultat kontroller Sum endringsforslag inntekt daglig leder/ansatte 2011 Beløp i kr Belø i kr Beløi kr Sum innberettet følgeskriv (utarb. LTO) Herav innberettet avgiftspliktig ytelse Unnlatt påleggstrekk Godskrivelsesnekt Avdekket underslag Avdekket pengemangel Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Skattedirektoratet stiller krav til antall kontroller av arbeidsgivere pr. år. Kravet til antall kontroller er 5 % av alle arbeidsgivere. For Hitra sin del utgjør dette 11 kontroller. Gjennomføring av 11 kontroller innebærer forholdsvis enkle kontroller. Det ble gjennomført 7 kontroller i På grunn av kontrollørens inntreden i skatteoppkreverrollen, vil gjennomføring av 11 kontroller bli forsøkt nådd gjennom et større antall informasjonskontroller til nye arbeidsgivere i første halvdel av Samarbeid med andre kontrollaktører Skatteoppkrever har ikke deltatt i fellesaksjoner med Skatt Midt-Norge i Skatteoppkrever har ikke vært i kontakt med andre for utvelgelse av kontrollobjekter. Dette på grunn av at det er flere mistankekontroller som oppdages fortløpende i forhold til føring av skatteregnskapet. Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

17 Gjennomførte informasjonstiltak Skatteoppkreveren er i fortløpende kontakt med regnskapsførere, selvstendig næringsdrivende i forhold til kravene til innlevering av terminoppgaver, LTO og årsoppgaver. I tillegg utføres det årsavstemming av arbeidsgiveravgiften hvor skatteoppkrever har kontakt med arbeidsgiverne. Det søkes å få gjennomført 2 informasjonskontroller til nye arbeidsgivere hvert år. Sted/dato: S at oppkreverenssignatur Vedlegg:Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune

18 Arsregnskap for Hitra kommune for regnskapsåret Avlagt etter kontantprinsippet Likvider , ,85 Skyldig skattekreditorene , ,26 Skyldig andre , ,40 Innestående margin , ,00 Udis onert resultat -3, ,81 Sum - 2 Arbeidsgiveravgift , ,10 Personlige skatteytere , ,47 Selskapsskatt , ,81 Renter , ,41 Innfordrin , ,79 Sum , ,76 3 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift , ,00 Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift , ,00 Fordelt til Fylkeskommunen , ,00 Fordelt til kommunen , ,56 Fordelt til Staten , ,00 Krav som er ufordelt 7 719, ,73 Videresendinlasserinmellom kommuner 7 543, ,07 Sum , ,76 Sum totalt - Vedlegg til årsrapport år/dato: 2011/ Skatteoppkreveren i Hitra kommune Side 1 av 1

19 Forklarin til årsre nska et Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er hmbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

20 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: C00 Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Marianne Wold Granum Dato: Forslag til endring av aldersgrense på offentlig fest, fra 15 til 16 år Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Oppvekstkomiteen Helse- og omsorgskomiteen /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: Innstilling: Aldersgrensen for å delta på offentlig fest i Hitra kommune heves fra 15 til 16 år. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Marianne Wold Granum Prosjektleder Barn og Unge Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

21 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken: Forslag til endring av aldersgrense på offentlig fest, fra 15 til 16 år. Saken ble behandlet i Formannskapet den hvor det ble fattet følgende enstemmig vedtak: Saken oversendes for behandling i oppvekstsentrene, i FAU ene, til lensmannen, i komitéene, i Hitra Ungdomsråd, formannskapet og til sluttbehandling i kommunestyret Saksopplysninger: Hitra kommune deltar i et 3-årig samarbeid med Midt-Norge, Kompetansesenter Rus, og 7 andre Trøndelagskommuner i et lokalt rusforebyggende arbeid. Dette startet i september Kompetansesenteret ønsker å bistå kommunen i å kvalitetssikre og utforme en lokal rusmiddelpolitikk som bidrar til å redusere de negative konsekvensene som rusmiddelbruk har for enkeltpersoner og for samfunnet. I denne sammenheng har Hitra kommune en kommunal arbeidsgruppe i dette arbeidet. Tiltaket er kalt PREMIS, - og kan som et ordspill bety: før misbruk,- Denne lokale arbeidsgruppen koordineres av leder for Trygghetsrådet, Marianne Wold Granum. Arbeidsgruppen har konsentrert seg om foreldregruppens betydning for våre ungdommers utvikling av alkoholvaner, og inviterte derfor foreldrene til 9.klassingene til et dialogmøte, , omkring utfordringene vi har. På dette dialogmøtet hadde vi igangsettere fra lensmannskontoret, MOT-representant og rådgiver barn og unge. Det ble drøftet erfaringer fra områdene, - og i tillegg henvist til ungdomsundersøkelsen vi har for 3 år, i aldersgruppen år. Denne viser bla at mange sier de får med alkohol hjemmefra, at de starter å drikke tidligere enn landsgjennomsnittet,- og at de har en svært liberal holdning til alkohol. Dialogmøtet ønsket å være konkrete, og ville derfor ha et konkret vedtak fra sitt møte. Det ble vedtatt et forslag om å sette opp aldersgrensen til 16 år på offentlig fest. Dette med bakgrunn i å forsøke å heve debutalderen på alkohol, - ved å vise hva foreldrene synes om deltakelsen. Det at foreldre setter grenser for deltakelse, der det i lokalsamfunnet har andre tradisjoner; kan føre til en gunstig debatt for å endre noe av den liberalismen i forhold til alkohol, som vi alle er en del av. I beste fall kan vi få en holdningsdebatt; og på sikt kanskje også en holdningsendring. Det er viktig i så måte å tenke ut fra hva vi vil at ungdommene våre skal tilbys, - og hva vi voksne synes faktisk er det akseptable. I tillegg ble det, på dialogmøtet, drøftet hva som kan være alternativ for denne aldersgruppen. Det at familien må stå sentralt er helt innlysende, og flere må åpne sine hjem for spill, samvær, tv og aktiviteter i helgene. De voksne må selvsagt være hjemme. Det er videre ønske i foreldregruppen om danseopplæring for ungdomsgruppen, flere hyggekvelder arrangert i skolenes regi, - og at den kommunale ungdomsklubben også bør utvide sin åpningstid til helgedager. Det at Idrettslag og Grendalag må arrangere fester for å finansiere andre tiltak de ønsker å drifte, - er også en debatt. Saken ble sendt ut på høring til følgende: Enhetsleder Barman Oppvekstsenter, Enhetsleder Fillan skole/hitra Ungdomsskole, Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

22 Side 3 av 3 Enhetsleder Knarrlagsund oppvekstsenter, Enhetsleder Kvenvær oppvekstsenter, Enhetsleder Strand Oppvekstsenter, FAU lederne ved skoler/oppvekstsentrene, HUR v Tom Brendmo, Lensmannen i Hitra Av disse har vi mottatt 3 uttalelser som er inntatt nedenfor. SU v/fillan skole datert SU ved Fillan skole har behandlet saken og går enstemmig inn for heving av aldersgrensa ved offentlige fester til 16 år. SU ser det også som viktig at lag og foreninger ansvarliggjøres tilstrekkelig i forhold til det å overholde en aldersgrense som settes. Den bør sjekkes ved inngang i langt større grad enn det som skjer i dag. Hvis ikke dette overholdes bør lag og foreninger fratas retten til å arrangere offentlige fester for en periode. Samtidig vil SU komme med en oppfordring til politikerne i forhold til å sette av ressurser som kan gå på tilbud om andre spennende aktiviteter for denne aldersgruppen. I møtet ble det drøftet alkoholfrie konserter og lignende som kanskje kan konkurrere med offentlige fester i forhold til oppslutning og interesse. FAU v/barman oppvekstsenter datert Vedr. Forslag om å heve aldersgrense for offentlige fester på Hitra fra 15 til 16 år. FAU ved Barman oppvekstsenter har diskutert saken. FAU er opptatt av å begrense ungdomsfyll til et minimum. Det gjelder både bruk av alkohol og andre rusmidler. Hvilke virkemidler som vil gi størst gevinst, er vi noe usikre på. Vi er enige i at det kreves en holdningsendring både hos voksne og ungdommer. En endring av aldersgrense på offentlige fester vil ikke nødvendigvis gjøre noe med holdninger. Vi etterlyser også andre tilbud til ungdommer i årsalderen, tilbud hvor de kan treffes i trygge omgivelser. Vi ser også at ungdommene i vårt nærmiljø har kort vei til Frøya. Det vil være en fordel å ha samme aldersgrense på offentlige fester på Hitra og Frøya. FAU Barman stiller seg positive til å heve aldersgrensen på offentlige fester til 16 år. Samtidig ønsker vi at Hitra kommune er behjelpelige med å legge til rette for fritidsaktiviteter for denne aldersgruppen. Vi håper også at Hitra kommune aktivt vil jobbe for en holdningsendring til ungdommer og rus. Sør-Trøndelag politidistrikt datert Høringsnotat - aldersgrense på fest. Heves fra15 til 16 år. Polititet i øyregionen har gjennom flere års erfaring dannet grunnlag for en oppfatning av alkoholvanene til ungdom i vår kommune. Erfaringen bygger på oppdrag og observasjoner i den daglige tjenesten, men særlig i helgene natt til fredag og natt til søndag. Vi er av den oppfatning at å heve aldersgrensen på offentlig fra 15 til 16 år er ett godt forebyggende tiltak for å redusere alkoholforbruket blant de yngste. Dette vil trolig også medføre at debyalderen for enkelte vil heves når det gjelder bruk av alkohol. Antall offentlige fester har sunket kraftig de siste årene. Festene kommer sporadisk med en topp i de viktigste høytidene. Likevel mener vi å se at de festene som arrangeres er en viktig Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

23 Side 4 av 4 drikkefaktor for de yngste. Vi synes også å merke at de aller fleste som kommer til disse festene er svært unge. Populære er særlig fester som arrangeres i tidsrommet mai-juni. Dvs. "vårslæpp" av nye konfirmanter. Alkohol drikkes helt åpenlyst utenfor lokalene der festene holdes. I forbindelse med alkohol fører festene også til bruk av vold. Ofte observeres 15-åringer overstadig beruset både i og utenfor lokalene. Forebyggende virksomhet er en viktig faktor for å redusere alkoholforbruket blant de yngste ungdommene. Dette vil igjen føre til redusert bruk av vold og annen kriminalitet som ofte utføres i ruspåvirket tilstand. For kommunen vil en hevelse av aldersgrensen være med på å gi en positiv utvilding innenfor rus i ungdomsmiljøet. Særlig hvis kommunen bruker dette sammen med andre forebyggende virkemidler. Vurdering: Etter høringsrunden for «Forslag til endring av aldersgrense på offentlig fest, fra år», er det å lese at foresatte og politiet ønsker denne endringen. Uttalelsene deres går på det forebyggende perspektivet denne endringen kan ha med seg. PREMIS, kommunal tverrfaglig arbeidsgruppe, støtter også foreldrenes og politiets uttalelser i saken. Ut i fra dette innstiller rådmannen på å gå for forslaget om denne aldersendringen på offentlige fester. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

24 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/79-6 Saksbehandler: Omar Pleym Dato: mai på Hitra - Forlag til framtidig organisering Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: mai på Hitra - Høringsutkastet med høringsuttalelser Innstilling: 1) Det opprettes en 17. mai komité for Hitra 2) 17. mai komitéen skal bestå av følgende 6 representanter: Representant Funksjon Oppnevnes av Merknad Politisk Leder Formannskapet Velges bare første året Politisk Nestleder Formannskapet Nestleder velges hvert år for 2 år og rykker andre året opp som leder Oppvekst Medlem Administrativt 1 representant fra grunnskolene Teknisk Medlem Administrativt 1 representant Korpsene Medlem Frivillige 1 representant for alle korpsene i kommunen FAU Medlem Frivillige 1 felles valgt FAU representant Eks. rullering mellom skolene Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. 3) 17. mai komité gis i oppgave å arbeide videre med framtidig organisering av 17. mai på Hitra, og gis følgende mandat: Klargjøre skillet mellom det lokale arrangementet for skolekretsen Fillan og kommunens behov og ønsker om et felles arrangement for Hitra Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

25 Side 2 av 2 Utarbeide forslag til hvordan 17. mai for Fillan krets og Fillan som kommunesenter kan gjennomføres Komme med forslag til en oppgavedeling mellom Fillan krets og et evt. kommunalt fellesarrangement 4) Kulturenheten innkaller 17. mai komitéen til første møte og gis ansvar for saksbehandling av 17. mai komitéens arbeid. 5) 17. mai komitéen delegeres myndighet til: Fordeling av de kommunale midlene til 17. mai arrangementer Oppnevne talere til kransenedleggelsen på bautaen på Sandstad og Fillan 6) Evt. valg av leder og nestleder til 17. mai komitéen Leder : Nestleder : Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

26 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra Formannskap gjorde i møte 25. mai 2011 følgende vedtak vedr. 17. mai: 1. For å evaluere årets 17.mai-arrangement, og med basis i dette sikre bedre planlegging, koordinering og gjennomføring av framtidig arrangement, så oppnevner Hitra formannskap et utvalg til å forestå dette. 2. Utvalget sammensettes av: 1 repr. fra alle skolenes FAU 1 repr. fra kirkelig fellesråd 1 repr. fra korpsmiljøet 1 repr. fra politiet 1 repr. fra Hitra kommune, oppnevnt av rådmannen Sistnevnte får i oppgave å lede utvalgets arbeid. 3. Utvalget framlegger sine konklusjoner innen utgangen av oktober dette år. Deretter framlegges dette for høring i en måned, særlig blant skolene og barnehagene. De endelige konklusjoner og vedtak blir eventuelt deretter å fatte i Hitra formannskap. Saksopplysninger På bakgrunn av Formannskapets vedtak ble det etablert et 17. mai utvalg. 9 personer har vært innkalt til å sitte i utvalget, av disse har 8 møtt en eller flere ganger. Utvalget har i alt hatt 4 møter i løpet av høsten 2011, og 2 møter i januar Utredning: 17. maiutvalget har i hovedsak sett på mulighetene til å få til et fellesarrangement for hele Hitra i kommunesenteret Fillan, og har utarbeidet 2 modeller for hvordan dette kunne gjøres. Dette finnes nærmere beskrevet i utredningen som ligger som eget vedlegg til saken. Utredningen har vært lagt ut på høring i perioden januar. Til høringen er det kommet inn i alt 5 uttalelser, en fra hver av skolekretsene. Høringsuttalelsene ligger som egne vedlegg sist i høringsutkastet; «17. mai på Hitra - Forslag til framtidig organisering». På bakgrunn av høringene har 17. maiutvalget i det avsluttende møte den 31. januar blitt enig om å gi følgende anbefaling vedr. 17. mai på Hitra: 1. Utvalget er delt mellom alternativene og er usikker på om det på nåværende tidspunkt er riktig å gå videre med en anbefaling av det ene alternativet framfor det andre. 2. Utvalget mener det er for tidlig å falle ned på en fast modell allerede i Det bør politisk vurderes om det skal opprettes en 17. mai komité for Hitra. 4. Det bør politisk sees på skillet mellom lokalt arrangement for Fillan krets og fellesarrangement for hele Hitra kommune. Økonomi: Det er i budsjettet for 2012 satt av kr i støtte til lokale 17. mai arrangementer. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

27 Side 4 av 4 Vurdering Det vises til 17. maiutvalgets anbefaling vedr. framtidig organisering av 17. mai på Hitra. På bakgrunn av utvalgets anbefaling vil rådmannen foreslå følgende: 2) Det opprettes en 17. mai komité for Hitra. 2) 17. mai komitéen skal bestå av følgende 6 representanter: Representant Funksjon Oppnevnes av Merknad Politisk Leder Formannskapet Velges bare første året Politisk Nestleder Formannskapet Nestleder velges hvert år for 2 år og rykker andre året opp som leder Oppvekst Medlem Administrativt 1 representant fra grunnskolene Teknisk Medlem Administrativt 1 representant Korpsene Medlem Frivillige 1 representant for alle korpsene i kommunen FAU Medlem Frivillige 1 felles valgt FAU representant Eks. rullering mellom skolene Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. 3) 17. mai komité gis i oppgave å arbeide videre med framtidig organisering av 17. mai på Hitra, og gis følgende mandat: Klargjøre skillet mellom det lokale arrangementet for skolekretsen Fillan og kommunens behov og ønsker om et felles arrangement for Hitra Utarbeide forslag til hvordan 17. mai for Fillan krets og Fillan som kommunesenter kan gjennomføres Komme med forslag til en oppgavedeling mellom Fillan krets og et evt. kommunalt fellesarrangement 4) Kulturenheten innkaller 17. mai komitéen til første møte og gis ansvar for saksbehandling av 17. mai komitéens arbeid. 5) 17. mai komitéen delegeres myndighet til: Fordeling av de kommunale midlene til 17. mai arrangementer Oppnevne talere til kransenedleggelsen på bautaen på Sandstad og Fillan Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

28

29 Innhold Innhold... 2 Utvalgets sammendrag og konklusjon... 3 Bakgrunn... 4 Formannskapets vedtak... 4 Utvalget... 4 Mandat... 5 Evaluering av årets 17. mai arrangementer... 5 Grunnskolen... 5 Vurdering... 5 Framtidig organisering av 17. mai... 6 Innledning... 6 Forslag til tidsplan for 17. mai på Hitra... 6 Felles 17. mai tog... 8 Togorden for fellestoget... 8 Togoppstilling... 8 Togrute... 9 Program for fellesarrangementet på Hitra... 9 Gudstjenester... 9 Bekransninger av bauta Transport Kunngjøring av program mai komite Budsjett for 17. mai Vedlegg: mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 2 av 13

30 Utvalgets sammendrag og konklusjon Hovedforslagene i 17. maiutvalgets rapport vedr. 17. mai feiringen på Hitra: 1. Det opprettes et felles 17. mai arrangement for hele Hitra kommune. 2. Arrangementet legges til kommunesenteret Fillan og skal inneholde: Felles tog Felles arrangement i Sentrumsparken 3. Det settes opp gratis offentlig busstransport til og fra fellesarrangementet. 4. Det opprettes en 17. mai komité bestående av 2 politikere, 2 fra administrasjonen og 2 fra frivillige organisasjoner mai komitéen gis et budsjett på kr f.o.m mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 3 av 13

31 Bakgrunn Formannskapets vedtak Hitra Formannskap gjorde i møte 25. mai 2011 følgende vedtak vedr. 17. mai: Vedtak: 1. For å evaluere årets 17.mai arrangement, og med basis i dette sikre bedre planlegging, koordinering og gjennomføring av framtidig arrangement, så oppnevner Hitra formannskap et utvalg til å forestå dette. 2. Utvalget sammensettes av: 1 repr. fra alle skolenes FAU 1 repr. fra kirkelig fellesråd 1 repr. fra korpsmiljøet 1 repr. fra politiet 1 repr. fra Hitra kommune, oppnevnt av rådmannen Sistnevnte får i oppgave å lede utvalgets arbeid. 3. Utvalget framlegger sine konklusjoner innen utgangen av oktober dette år. Deretter framlegges dette for høring i en måned, særlig blant skolene og barnehagene. De endelige konklusjoner og vedtak blir eventuelt deretter å fatte i Hitra formannskap. Enstemmig. Utvalget Utvalget har bestått av følgende personer: Navn Funksjon 4/ / / / /1 12 Harald Refsnes FAU Fillan X X X X Karl Selvaag FAU Knarrlagsund X Sten Andreas Ulvær FAU Strand X Vibeke Knutshaug FAU Barman X Jenny Schulz FAU Kvenvær Knut Freidar Reksen Kirkelig Fellesråd X X X X Ove Fiskvik Politiet X X X X Bjørn Rønning Strand Skolekorps X X X X Omar Pleym Kulturenheten X X X X X Omar Pleym har vært leder og sekretær for utvalget. Andre som har deltatt: Thorvaldur Vídisson Sogneprest X Sølvi Bremvåg (vara) FAU Barman X Kjell Roar Sæther Oppvekst X 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 4 av 13

32 Mandat Utvalget har tolket Formannskapets mandat slik: Evaluere årets 17. mai arrangement Komme med forslag til gjennomføring av framtidige arrangement Utvalget har arbeidet ut ifra følgende målsetning: Få til et felles arrangement i kommunesenteret Fillan som kan samle hele Hitra Utarbeide mal for arrangering av 17. mai på Hitra Det har vært et mål for utvalget at 17. mai arrangementene som er i dag i minst mulig grad skal berøres. Evaluering av årets 17. mai arrangementer Oversikt over lokale arrangementene i alle skolekretsene i 2011: Fillan Strand Barman Kvenvær Knarrlagsund Tog Gudstjeneste Kl Kirke Fillan Sandstad Hitra Kvenvær Bekransning Arr. på skolen Dagens tale Slutt Arr. på skolen: Inneholder i store trekk; «tale for dagen», matsalg/servering, underholdning av skoleklasser og barnehager og uteleker. Programmet varierer noe fra sted til sted. Grunnskolen 17. mai er ikke en obligatorisk skoledag, dvs. den er å betrakte som en vanlig fridag for elevene. Det er vanlig at skolene oppfordrer elevene til å delta i 17. mai toget. I tillegg bruker skolene å forberede underholding til det lokale 17. mai arrangementet. Langhelg problematikk: Når 17. mai faller nært helg og det legges inn ekstra fridager i skoleruten er det mange som benytter anledningen til å reise bort, noe som svekker de lokale arrangementene. Vurdering Utvalget ønsker i minst mulig grad å berøre eksisterende lokale arrangementer. Det er viktig å opprettholde de lokale arrangementene for på den måten å lette trykket på Fillan. Utvalget mener derfor at et felles arrangement i kommunesenteret bør komme som et tillegg til de lokale arrangementene. 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 5 av 13

33 Framtidig organisering av 17. mai Innledning Utvalget ser det som et mål å få til et felles arrangement på Hitra lokalisert til kommunesenteret Fillan. Det foregår mange lokale arrangementer rundt omkring i skolekretsene, men ikke noe felles arrangement for lokalbefolkningen, hytteeiere og besøkende som favner om og samler hele kommunen. Tidsplanen for et felles arrangement er en utfordring. Hitra er en distriktskommune med tildels store avstander og spredt bosetning. Det må derfor settes opp en tidsplan slik at alle har mulighet til å delta på fellesarrangementet i kommunesenteret, og slik at de lokale arrangementene i minst mulig grad blir berørt. Utvalget har valgt å utarbeide 2 alternative forslag. Hovedprinsippene i alternativene er: Alternativ 1 Alternativ 2 Først lokale arrangementer, etterpå fellesarrangement Først fellesarrangement, etterpå lokale arrangementer For at et fellesarrangement skal kunne gjennomføres er det en forutsetning at de lokale arrangementene legges utenom tiden for fellesarrangementet og Gudstjenester. Forslag til tidsplan for 17. mai på Hitra Tidsplanen for 17. mai vil for Hitra i 2012 kunne se slik ut i forhold til de 2 alternativene: Alternativ 1 Fillan Strand Barman Kvenvær Knarrlagsund Kl Gudstjeneste Sandstad kirke Gudstjeneste Hitra kirke Kl Bekransning Kl Gudstjeneste Fillan kirke Gudstjeneste Kvenvær kirke Gudstjeneste Fillan kirke Kl Bekransning Bekransning Kl Buss til sentrum fra Strand, Kvenvær, Barman og Knarrlagsund Kl Felles tog for hele Hitra på Fillan Kl Fellesarrangement ute i parken på Fillan Kl Buss returnerer til Strand, Kvenvær, Barman og Knarrlagsund Fellesarrangementet legges til ettermiddagstid. Det vil være god tid for alle å nå inn til fellesarrangementet. Svakheten er at det blir veldig lenge å vente på selve 17. mai toget for noen, og at oppslutningen om toget (for noen tog nr. 2) kan bli svakere. Ved dette alternativet vil både Strand Skolekorps og Strand Seniorbrass kunne delta i toget. (De åpne rutene i modellen er disponibel tid for lokale arrangementer) 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 6 av 13

34 Alternativ 2 Fillan Strand Barman Kvenvær Knarrlagsund Kl Gudstjeneste Fillan kirke Gudstjeneste Hitra kirke Gudstjeneste Fillan kirke Kl Bekransning Bekransning Kl Buss til sentrum fra Knarrlagsund Kl Buss til Hitra kirke fra Barman (Fra Hitra kirke til sentrum kl ) Kl Buss til sentrum fra Kvenvær Kl Buss til sentrum fra Strand Kl Felles tog for hele Hitra på Fillan Kl Fellesarrangement ute i parken på Fillan Kl Buss returnerer til Strand, Kvenvær, Barman og Knarrlagsund Kl Gudstjeneste Sandstad kirke Gudstjeneste Kvenvær kirke Kl Bekransning Fellesarrangementet legges til tidlig formiddag, men ikke tidligere enn at det skal være mulighet for å avvikle gudstjenester før fellesarrangementet. Etter fellesarrangementet drar alle ut i skolekretsene til lokale arrangementer. Utfordringene med en slik modell er plasseringen av Gudstjenestene samt hvordan bussingen skal organiseres. I tillegg vil det ikke være mulig for Strand Skolekorps og Strand Seniorbrass å delta i fellesarrangementet pga. egne lokale arrangementer. For begge alternativene må lokale arrangementer i skolekretsene legges i forhold til planen slik at alle skal kunne delta på fellesarrangementet i kommunesenteret Fillan. Noen fordeler og ulemper med de 2 alternativene: Alternativ 1 Alternativ 2 Fordeler Ulemper Fordeler Ulemper Uvisst om det vil bli Enklere å få alle til å oppslutning om felles tog samles tidlig på dagen for på Fillan sent på dagen et felles tog fellesarr. Berører ikke lokale arrangementer som foregår før kl Alle lokale arr. kan legges tidlig på dagen Alle bussene går til samme tid Gudstjenestene kan legges til dagtid og passes inn i lokale arr. Strand skolekorps og Strand Seniorbrass kan delta Forutsetter at folk vil dra inn til Fillan etter at lokale arr. er avviklet Mulig stort press på Fillan etter fellesarr. Lang dag dersom lokale arr. begynner tidlig på dagen Sen avslutning avfelles 17. mai arrangementet Mulig større oppslutning om fellesarr. når det kommer først på dagen Mer ro over lokale arr. i og med at fellesarr. er over God tid imellom Gudstjenestene Letter å få til bespisning for familien på ettermiddagen Lokale arr. på dagtid blir berørt og må flyttes etter Lokale arr. kan ikke starte før tidligst kl Større usikkerhet rundt oppslutningen. Uvisst om folk vil fortsette å være i Fillan, eller dra ut til lokale arr. Bussene vil måtte gå på ulike tidspunkter i de ulike grendene Strand skolekorps og Strand Seniorbrass vil ikke kunne delta 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 7 av 13

35 Felles 17. mai tog Togorden for fellestoget Utvalget foreslår følgende togorden for felles 17. maitog: 1 1 Politiet 2 Flaggbærere 3 Ordfører mai komitéen 2 5 Skolekorpsene, Strand og Knarrlagsund 3 6 Kvenvær Oppvekstsenter 7 Barman Oppvekstsenter 8 Russen 9 Knarrlagsund Oppvekstsenter 10 Strand Oppvekstsenter 4 11 Strand Seniorbrass 12 Fillan barnehage 13 Fillan skole 5 14 Kulturforeninger 15 Idrettslag 16 Uanmeldte lag 17 Privatpersoner 18 Evt. annet Togoppstilling Alternativ 1 Toget starter i sentrum av Fillan. Hovedprinsippene i oppstillingsplanen er: 1. Politi, flaggbærere, ordfører og 17. mai komiteen i tverrgaten mellom videregående skole og Hjorten kjøpesenter 2. Strand skolekorps + Knarrlagsund skolekorps i langsgående gate utenfor Hitra Idrettshall og Helsetunet 3. Oppvekstsentrene og russen i tverrgate mellom parken og Helsetunet 4. Strand Seniorbrass og Fillan skole i langsgående gaten bak Hjorten Kjøpesenter 5. Hitterklang, idrettslag og privatpersoner i langsgående gate foran Hjorten Kjøpesenter Toget starter med avmarsj i rekkefølge 1 5. Se vedlegg med kartplan over tog oppstillingen. Alternativ 2 Toget starter i bakken fra hovedveien og nedover mot Fillan kirke. Når toget starter her vil alle kunne stille etter hverandre i den oppsatte togorden. 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 8 av 13

36 Togrute Alternativ 1 Togruten går fra Sentrum til Kystmuseet; deretter veien gjennom boligfeltet via Blåfjell, tilbake rundt idrettsparken og ender på startpunktet, parken i Sentrum. Ruten er GPS målt til 3,0 km og tar ca min å gå i moderat tempo. Alternativ 2 Togruten i alternativ 2 er den samme som alternativ 1, men noe kortere. Toget starter nå ved Fillan kirke, men går videre samme togrute som alternativ 1 og ender i parken i Sentrum. En slik rute vil være 2,2 km og ta ca min å gå i moderat tempo. Politiet regulerer trafikk og stenger evt. gater det er behov for i forhold til togruten. Program for fellesarrangementet på Hitra Etter endt tog blir det et felles arrangement i parken av Fillan. Hovedrammer for et program her vil være: Tale Tale for dagen, barn/ungdom, russens tale etc. Opptreden Lokale innslag fra scene Fellessang 1 2 fellessanger med akkompagnement av korpsene Gudstjenester Gudstjenestene avvikles etter følgende plan: Kirke Alt. 1 Alt. 2 Hitra kirke Sandstad kirke Fillan kirke Kvenvær kirke mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 9 av 13

37 Bekransninger av bauta Det er 2 bekransninger i Hitra kommune, ved Fillan og Sandstad kirke. Det har vært vanlig at disse legges i etterkant av gudstjenestene på stedet. Det foreslås at dette videreføres, slik at bekransningene blir lagt slik: Sted Alt. 1 Alt. 2 Fillan Sandstad Programmet ved bautaen: Musikk Tale Kranspålegging Musikk Det foreslås at 17. mai komitéen har ansvar for å oppnevne talere til begge bekransningene. Transport Det settes opp offentlig transport til fellesarrangementet på Fillan. Bussene går fra grendene; Strand, Kvenvær, Barman og Knarrlagsund (4 busser). Bussen som går fra Strand disponeres hele dagen av korpsene på Strand, men kan også benyttes av eldre, barn og ungdom etc. til og fra fellesarrangementet. Bussavgang fra grendene til Fillan ca. 1 time før fellesarrangement (varierer noe etter alternativene) Retur fra Fillan til grendene etter fellesarrangementet er avsluttet Kunngjøring av program Programmet for 17. mai i hele kommunen bør samles og koordineres i en felles annonsering på kommunens hjemmeside og i lokalpressen. I tillegg kan det evt. gis ut trykket 17. mai program. 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 10 av 13

38 17. mai komite Utvalget mener det må oppnevnes en 17. mai komité som har ansvaret for fellesarrangementet. 17. mai komitéen foreslås bredt sammensatt, både av politikere, administrasjon og frivillige. Representant Funksjon Oppnevnes av Merknad Politisk Leder Formannskapet Velges bare første året Politisk Nestleder Formannskapet Nestleder velges hvert år for 2 år og rykker andre året opp som leder Oppvekst Medlem Administrativt 1 representant fra grunnskolene Teknisk Medlem Administrativt 1 representant Korpsene Medlem Frivillige 1 representant for alle korpsene i kommunen FAU Medlem Frivillige 1 felles valgt FAU representant Eks. rullering mellom skolene Dette skulle tilsi en 17. mai komité på 6 medlemmer. Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Ansvarsområdet for 17. mai komitéen: Ansvar for program og innhold på fellesarrangementet Gjør forespørsler og inngår avtaler vedr. fellesarrangementet Disponerer budsjettet for 17. mai Organiserer transport til og fra grendene til fellesarrangementet Foretar samordning og felles annonsering av 17. mai arrangementene i kommunen Informasjon og kontakt med serveringssteder 17. mai komitéen fordeler selv oppgavene seg imellom. Det bør utarbeides ansvars og gjøremålslister for 17. mai komitéen som sikrer kontinuitet i arrangementet. Kulturenheten gis ansvar for følgende: Hvert år fremme sak vedr. politisk valgt representant for 2 år, ca. oktober Minne øvrige medlemmer i 17. mai komitéen om å oppnevne 1 representant Innkalle til det første møte for 17. mai komitéen i januar måned Bistå og hjelpe 17. maikomitéen i den grad de har behov for det Kassererfunksjon for 17. maikomitéen 17. mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 11 av 13

39 Budsjett for 17. mai Budsjettet for 17. mai komiteen må inneholde følgende budsjettposter: Budsjettpost Beløp Merknader Honorarer til artister, kor og korps Alle som opptrer Annonsering Felles annonsering Trykking av program Blomster 5000 Kranser, pynting av scene Leie av lyd Lydutstyr, lydmann Buss og transportutgifter Diverse/uforutsett Tilskudd til lokale 17. mai arrangementer pr lokalt arr SUM Budsjettet forutsetter at det finnes en fast scenerigg i den nye parken med strømuttak. Vedlegg: Togrute Togoppstillingsplan Høringsuttalelser o FAU Fillan krets o FAU Knarrlagsund krets o FAU Barman krets o FAU Kvenvær krets o Lag og foreninger i Strand krets Rererat fra møte i 17. maiutvalget 31. januar mai på Hitra Høringsutkast: Forslag til framtidig organisering Side 12 av 13

40 Omar Pleym Fra: Refsnes, Harald Sendt: 29. januar :45 Til: Omar Pleym Emne: SV: 17. mai - Høringsutkast Hei Omar Her kommer en rask uttalelse fra FAU på Fillan skole. Fau Fillan skole går inn for alt. 2, der 17 mai toget går på morgenen i Fillan, dette fordi vi ser det slik at da er det størst mulighet for best mulig oppslutning om toget. Foreldreutvalget var samstemt om dette. På vegne av Fillan skole FAU Harald Refsnes Leder Fau. Vennlig hilsen / best regards, Harald Refsnes Tlf: / Prosjektleder / Project Manager AKVA group ASA Fra: Omar Pleym [mailto:omar.pleym@hitra.kommune.no] Sendt: 9. januar :55 Til: Refsnes, Harald; Sten Andreas Ulvær; 'vibeke@bergerederi.no'; 'aselvaag@online.no'; Knut Freidar Reksen; 'ove.fiskvik@politiet.no'; 'bjornpoint@live.no'; 'enricowyrwa@hotmail.com'; Hege Østmark; Bjørg Jakobsen; Sigbjørn Glørstad; Eva Braseth; Trine Akseth; Sølvi Maria Engvik Kopi: Kjell Roar Sæther Emne: 17. mai - Høringsutkast Vedlagt ligger 17. mai utvalgets høringsutkast når det gjelder framtidig feiring av 17. mai på Hitra. Jeg ber om at forslaget behandles i aktuelle fora og minner om høringsfristen som er 29. januar Med vennlig hilsen Omar Pleym Omar Pleym Enhetsleder kultur Kulturenheten Postmottak, 7240 Hitra (Sentralbord) 1

41 Omar Pleym Fra: Karl Sendt: 29. januar :17 Til: Omar Pleym Emne: SV: 17. mai - Høringsutkast Hei. FAU ved Knarrlagsund Oppvekstsenter har den hatt 17,mai utvalgets høringsutkast til nøye vurdering. Dette er hva vi kom til. Vi ønsker å arr. 17.mai i grenda slik som vi har gjort, vi har et godt innarbeidet arrangement som folket, tilreisende og spesielt barna i grenda setter stor pris på. Knarrlagsund skolekorps støtter helt og holden opp vedtaket i FAU og ønsker ikke å delta i fellesarrangementet i Fillan. FAU Knarrlagsund Oppvekstsenter Ved leder Karl Selvåg Fra: Omar Pleym [mailto:omar.pleym@hitra.kommune.no] Sendt: 9. januar :55 Til: 'HRefsnes@akvagroup.com'; Sten Andreas Ulvær; 'vibeke@bergerederi.no'; 'aselvaag@online.no'; Knut Freidar Reksen; 'ove.fiskvik@politiet.no'; 'bjornpoint@live.no'; 'enricowyrwa@hotmail.com'; Hege Østmark; Bjørg Jakobsen; Sigbjørn Glørstad; Eva Braseth; Trine Akseth; Sølvi Maria Engvik Kopi: Kjell Roar Sæther Emne: 17. mai - Høringsutkast Vedlagt ligger 17. mai utvalgets høringsutkast når det gjelder framtidig feiring av 17. mai på Hitra. Jeg ber om at forslaget behandles i aktuelle fora og minner om høringsfristen som er 29. januar Med vennlig hilsen Omar Pleym Omar Pleym Enhetsleder kultur Kulturenheten Postmottak, 7240 Hitra (Sentralbord) 1

42 HITRA KOMMUNE Oppvekstsektoren Kommunestyret Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Dato Deres ref. Vår ref. / Arkivkode Saksbehandler /243-3 / 033 Eva Braseth Høringsuttalelse Forslag til fremtidig organisering av 17. mai på Hitra, 2012 Samarbeidsutvalget ved Barman oppvekstsenter ønsker å komme med følgende kommentarer til høringsutkastet ang fremtidig organisering av 17. mai: Samarbeidsutvalget er i utgangspunktet positivt innstilt til at Hitra kommune får i gang et felles arrangement på 17. mai. For å legge til rette for god oppslutning om felles arrangementet i Fillan, uten at det går utover de lokale arrangementene i grendene synes alt. 2 å være best. Dagen bør starte med at alle går i felles tog, og samlingen i parken i Fillan bør være kort, kun inneholde tale for dagen og nasjonalsangen. Dette fordi de lokale arrangementene skal inneholde underholdningen for dagen. Et annet argument for å ikke ha et lengre program i Fillan er at aktiviteten i grendene skal få komme i gang i rett tid. En forutsetning for å få til god oppslutning om et felles tog i Fillan er at det stiller korps. Samarbeidsutvalget reagerer på det store beløpet som settes av til et 2 timers arrangement i Fillan. Avsatt midler til honorarer og program må kunne fjernes, og utgifter til transport må ses på. Samarbeidsutvalget stiller spørsmål ved organiseringen av busser og oppslutningen om dette. Tror de aller fleste benytter privat transport. En organisering av de som måtte ha behov for transport kunne være gjort gjennom for eksempel frivilligsentralen. Dersom det er mulig kan heller de lokale arrangementene støttes økonomisk i større grad. Samarbeidsutvalget mener at en felles start på nasjonaldagen under disse forutsetningene vil være en fin markering i kommunen. Samarbeidsutvalget Barman Oppvekstsenter Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

43 Omar Pleym Fra: Enrico Wyrwa Sendt: 1. februar :47 Til: Omar Pleym Emne: RE: Påminnelse 17. mai møte Hei! Jeg har dessverre glemt at det var møte i går, sku lle har vært da. Jeg har fått tilbakemeldinger fra Fau og Kvenværinger, ingen som har interesse å dra til Fillan på 17. mai, de er redd at alt blir tatt fra Kvenvær. Det er jo storsett gammel folk her og de er sin egen mening om alt dette.n å blir det sikkert slik at vi feirer 17.mai som vanlig og drar ikke til Fillan, ikke tog og ikke arrangement.beklager at jeg ikke har møtet opp og forklarte det direkte til alle. Mvh Jenny Schulz From: Omar.Pleym@hitra.kommune.no To: HRefsnes@akvagroup.com; Sten.Andreas.Ulver@hitra.kommune.no; vibeke@bergerederi.no; aselvaag@online.no; Knut.Freidar.Reksen@hitra.kommune.no; ove.fiskvik@politiet.no; bjornpoint@live.no; enricowyrwa@hotmail.com Date: Fri, 27 Jan :29: Subject: Påminnelse 17. mai møte Minner om møte vedr. framtidig organisering av 17. mai på Hitra som er planlagt til: Tirsdag 31. januar kl Møterom 1, Hitra kommune Vi går igjennom høringsutkastene og blir enige om en innstilling. Med vennlig hilsen Omar Pleym Omar Pleym Enhetsleder kultur Kulturenheten Postmottak, 7240 Hitra (Sentralbord) 1

44 Lag og foreninger i Strand krets HITRA KOMMUNE k nr. Sandstad den ,30 JAN.2012 Hitra kommune Kulturenheten v/ Omar Pleym 7240 Hitra Felles h rin suttalelse vedr. framtidi or aniserin av 17. mai å Hitra. Det vises til høringsutkastet «17. mai på Hitra Forslag til framtidig organisering» utlagt på kommunens nettsider i januar Lag og foreninger i Strand krets var samlet til møte den , og ønsker i den sammenheng å fremme følgende felles høringsuttalelse: 17. mai feiringen i Strand krets har de siste 40 år vært organisert og arrangert av Strand skolekorps. Strand skolekorps fikk ansvaret for 17. mai - feiringen fra Foreldreforeningen ved Strand Skole, med den begrunnelse at 17. mai var korpsets dag og derfor også en god mulighet for å gi korpset et økonomisk bidrag til driften. Det har, over flere år, utviklet seg en tradisjon for et relativt omfattende 17. mai-arrangement i kretsen der Strand skolekorps og senere også Strand SenigorBrass hør ønske om å være synlig med Korpsmusikk i alle grender, både på Akset, Sandstad, Utset og Hestvika. Korpsmusikk i 17. maitoget på Sunde / Hemnskjela. Feiring på Sandstad omsorgssenter. Gudstjeneste i Sandstad kirke med påfølgende seremoni med bekransning av bauta ved kirka Folketog til fra Sandstad til Strand skole, ca 4 km. Stor 17. mai-fest på skolen med matservering, tradisjonelle leker, underholdning av skoleelevene, tale for dagen osv. Totalt sett strekker feiringa seg over 8 9 timer. Det er stor oppslutning til denne tradisjonsrike feiringa, fra klokka 8 om morgenen til 5 6 tida på kvelden. Som representanter for lag og foreninger i Strand krets ønsker vi at dette tradisjonsrike arrangementet i så stor grad som mulig videreføres. Arrangementet binder grenda vår sammen, og oppleves viktig for innbyggerne. Som innbyggere i kommunen ønsker vi å bidra til at det også kan etableres et felles arrangement der alle Hitterværingene kan samles på ett sted. Kommunen initiativ hilses i så måte velkommen. Side 1 av 3

45 I høringsutkastet til forslag til framtidig organisering av 17. mai-feiringa på Hitra er det lagt fram to forslag til organisering av feiringa. Alternativ 1 legger grendearrangementene først på dagen, med felles arrangement på Fillan til slutt, og alternativ 2 legger fellesarrangementet først, med påfølgende grendearrangement. Tilrådina Ut fra egne arrangement i Strand krets, vil det bare være alternativ 1, med en avsluttendefelles feiring i Fillan ca kl 1600, som vil være det enestealternativet, der det kan forventes en organisert deltagelsefra Strandkrets, hvor korpseneog andre lag ogforeninger deltar. Lagogforeninger i Strand krets vil anbefale at alternativ 17. mai på Hitra. 1 leggestil grunnfor framtidig feiring av Bearunnelse For innbyggerne i Strand krets er det viktig å holde på gode, opparbeidede tradisjoner som grunnlag for feiringa. Vi vil peke på følgende: Enfeiring med arrangementer i kretsene tidlig på dagen vil gi grunnlag for å bygge opp mot et høydepunkt der alle samles til et felles folketog med tilhørende tale for dagen og underholdning til slutt. Dersom dette høydepunktet med felles feiring kommer først, tror vi at kretsenes arrangementer vil svekkes, da flere sannsynligvis vil avslutte dagen med arrangementet i Fillan. Alternativ 1, med kretsvise feiringer først, vil også åpne for en fordeling av folket slik at en slipper en opphopning i Fillan. Det er i høringsutkastet beskrevet en (ytterligere?) opphopning i forhold til blant annet servering 0.1. dersom fellesarrangementet kommer først. Dette vil neppe gi en god feiring, spesielt ikke for de yngste. Det er lange tradisjoner for en inkluderende og stor 17. maifeiring her i landet, - så også på Hitra. Det er for oss viktig å opprettholde dette, også i vår krets. Folket på Hitra har sin primære tilhørlighet i grendene, knyttet til kretsenes barnehager og skoler. Vi ønsker å bygge videre på disse positive kreftene, og går derfor for et arrangement i tråd med høringsutkastets alternativ 1. For lag og foreninger i Strand krets Strand skole 25. januar 2012 Akset velforening v/kirsten Kjørsvik Sandstad Båtforening v/ larle Pedersen Side 2 av 3

46 Sætra Velforening v/gunn Hjertås iflu e Innhitra Ungdomsla v/roger Dr gsten Glimt v Oljiervik FAU Strand Barnehage v/karine Møller Str skolekorps v/ha Id Refsnes Strand SeniorBrass v/randi Jektvik 61/14W 31, Sandstad Lys-9g Velforening v/ragnar Hjertås Hestvika Velforening v/bo Kristensen Sandstad Idrettslag v/marianne Suhrke Strand skolekorps arb.styre v/oddveig S. Nyvoll Badstuvika Velforening v/ Svein Nyvold FAU Strand Oppvekstsenter v/sten A. Ulvær Sandstad NKS v/kirsten J. Kjørsvik Side 3 av 3

47 HITRA KOMMUNE Kultur Referat fra 17. mai møte 6 den Tilstede: o Martijn Skaget o Vibeke Knutshaug o Knut Freidar Reksen o Stein Andreas Ulvær o Ove Fiskvik o Bjørn Rønning o Omar Pleym FAU Fillan FAU Barman Kirkelig Fellesråd FAU Strand Politiet Strand Skolekorps Hitra kommune Fravær: o Jenny Schulz FAU Kvenvær (ikke møtt) o Karl Selvaag FAU Knarrlagsund (ikke møtt) o Harald Refsnes FAU Fillan (meldt frafall) SAK 1 Gjennomgang av høringsuttalelsene FAU Knarrlagsund FAU Barman FAU Fillan Lag og foreninger i Strand krets FAU Kvenvær (Ikke behandlet i møte, ettersendt 1. feb til medlemmene) SAK 2 Utvalgets anbefaling 1. Utvalget er delt mellom alternativene og er usikker på om det på nåværende tidspunkt er riktig å gå videre med en anbefaling av det ene alternativet framfor det andre. 2. Utvalget mener det er for tidlig å falle ned på en fast modell allerede i Det bør politisk vurderes om det skal opprettes en 17. mai komité for Hitra. 4. Det bør politisk sees på skillet mellom lokalt arrangement for Fillan krets og fellesarrangement for hele Hitra kommune. Referat ved Omar Pleym Enhetsleder kultur

48 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 150 Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Roger Antonsen Dato: Oversendelsesforslag i sak 143/11 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: Legges fram som drøfting. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

49 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Oversendelsesforslag vedtatt i kommunestyret den sak 143/11. Vurdere muligheten for å ansette «Livsglede for Eldre» - koordinator inntil 50% stilling Overføring av strømutgiftene til kommunale bygg fra budsjettet RO4 til hvert enkelt Utrede mulighetene for å etablere et Newton-rom Fra FSK økonomisk rapportering hver 2. mnd. I tillegg vurdere å gå over fra tertialrapportering til kvartalsrapportering. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

50 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 026 Saksmappe: 2008/ Saksbehandler: Roger Antonsen Dato: edemokrati i Hitra kommune - papirløs politiker Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: 1. Hitra kommune vedtar en overgang til ordning med Papirløs politiker så snart det er praktisk mulig. 2. Nødvendige investeringer dekkes av vedtatt investeringsbudsjett for Driftsutgifter dekkes innen vedtatt budsjett. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

51 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Det vises til K-sak 99/10 edemokrati i Hitra kommune, hvor det i vedtaket heter: Gruppelederne i alle partier som er representert i kommunestyret samles i gruppeledersamling for å: Komme med sin anbefaling i forbindelse med en eventuell innføring av edemokrati etter kommunevalget Saksopplysninger Til hvert møte i politiske organer produseres store mengder med papir. Med dagens fokus på miljø og bruk av ressurser, er dette både lite miljøvennlig og påfører Hitra kommune store utgifter til porto, papirbruk, kostnader knyttet til kopimaskiner og arbeidstid. Folkevalgte inviteres derfor til å fatte vedtak om innføring av en løsning med papirløs behandling av saker i folkevalgte organ. Dette er for øvrig i tråd med ekommune 2012, at politikerene får hver sitt ipad hvor de har elektronisk tilgang til alle dokumenter/saklister. Vurdering: Administrasjonen har foretatt en kostnadsvurdering basert på de politiske møtene som er utført i Utregningen viser at kommunen brukte ca kr ,- i utgifter til møteproduksjon papir og porto. Investering i ipad til politikerne vil beløpe seg til totalt ca. kr ,-. Sett i forhold til kommunens utgifter til møteproduksjon pr. i dag, vil investeringen være inntjent innen ett år. Innbyggerenes og næringslivets behov står sentralt i utvikling av den digitale kommune. En regner med at mer enn 8 av 10 nordmenn har tilgang til Internett, og bredbåndsdekningen nærmer seg nå 100%. Praktisk talt alle har tilgang til mobiltelefon. Vi kommuniserer via e-post og såkalte sosiale medier (facebook, twitter o.a.), leser nyheter på nettet, bestiller flyreiser, utfører banktjenester elektronisk, og søker i større grad informasjon og tjenester fra det offentlige på internett. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår samtidig som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT-løsninger kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner, som bidrar til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Det brukes i dag svært mange arbeidstimer til produksjon av papirbunker som sendes ut til hvert møte i politiske organ. Rådmannens sekretariat er etter nedbemanning allerede presset på tid, en overgang til elektronisk løsning på utsendelse av dokumenter, vil være svært effektivierende og dermed frigjøre ressurser til andre oppgaver. Det er Stortingets målsetting at norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og e-forvaltning. Folkevalgte bør i en slik sammenheng være rollemodeller. Ved bruk av ipad er det mulig å gi politikerne de dokumenter de trenger, når som helst på døgnet året rundt. Dette vil gi tilgang til leservennlige dokumenter og saker på en oversiktlig måte. Til det enkelte møte vil politikerne få tilgang til saksliste, sakspapirer og protokoll. For hver enkelt sak vil det bli tilgang til saksfremlegg med evt. vedlegg samt behandling og innstilling. Også vedtak gjort i ulike utvalg hvor saken har vært til behandling vil være tilgjengelig. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

52 Side 3 av 3 Sakspapirer presenteres i farger og illustrasjoner og kart blir mer leservennlig. Skulle man ønske å skrive ut sakspapirene er dette selvfølgelig mulig, men for den enkeltes kostnad. Utstyret vil bli leveret med program som gjør det mulig å gjøre notater direkte på sakspapirene elektronisk. En slik løsning vil kanskje også gjøre det mer attraktivt å delta i politisk arbeid og dermed bidra til å bedre rekrutteringen til politiske verv. Administrasjonen vil stå for opplæring og stå til disposisjon for de folkevalgte i den første perioden etter at en slik ordning er igangsatt. Dette gjelder også bistand under de første møtene. Økonomiske konsekvenser: Investering i elektronisk utstyr (ipad), programvare og annet i forbindelse med overgang til papirløs politiker beregnes være dekket i form av sparte ressurser til papir og annet arbeide i forbindelse med dagens løsning i løpet av forholdsvis kort tid. Miljømessige konsekvenser: Hitra kommune bidrar med en betydelig besparing av naturgitte ressurser. Rådmann foreslår innkjøp av 23 ipader til kommunestyrets representanter. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

53 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Kommunalt eierskap - eierskapsstrategi Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Eierskaspsstrategi 2 Oversikt over aksjer og andeler Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar eierskapsstrategi for Hitra kommune. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Assisterende rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

54 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Hitra kommune er eier i en rekke selskaper og dette eierskapet fremkommer i årsregnskapet i note 5 Aksjer og andeler i varig eie, som følger som vedlegg til saken. Samtidig legges fram et utkast til eierstrategi for selskapene. Denne strategien baserer seg på de tilrådninger som fremkom i rapporten fra Kommunal- og Regionaldepartementet 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane, spesielt del 11 som omhandler selskapskontroll og del 13 hvor tilrådning om selskapskontroll fremkommer. Saksopplysninger I KRD`s tilrådninger heter det bl.a.: I tillegg til den kontrollen som selskapa sjølve driv, er kommunane pålagde å drive kontroll overfor selskapa sine. Selskapskontroll går ut på å vurdere i kva grad kommunen si eigarstyring og verksemda i selskapa er i tråd med vedtektene til selskapet og med vedtaka og føresetnadane til kommunestyret. Selskapskontroll er ei obligatorisk oppgåve for kontrollutvalget, jf. Kommunelova 77 nr. 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunenes interesser i selskap m.m. Ein reiskap i selskapskontrollen er det vide innsynet som kommunelovea 80 gir for kontrollutvalget og revisor i kommunalt åtte selskap, sjå nærare nedenfor. Selskapskontroll er ei lovfesta kontrollform som samspelar med eigarstyringa elles. Kontrollutvalet har gjennom selskapskontrollen ei sentral rolle overfor kommunen sine aktiviteter som eigar. Utanom selskapskontrollen er eigarrolla i liten grad regulert i lov eller forskrift. Det er derfor opp til kommunane og kommunesektoren sjølv å finne fram til gode måtar å handtere den store eigarskapen på. Selskapskontroll kan skje gjennom eierskapskontroll og gjennom forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll er definert som kontroll om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Denne kontrollforma er ikke dyptgående og gjelder egentlig ikke selskapet, men utøvelsen av eierstyringen. Forvaltningsrevisjon er en dyptgående kontroll av selskapet, jfr. revisjonsforskriftens 7. Et eksempel på forvaltningsrevisjon av selskapet kan være å kontrollere at selskapet følger reglene om offentlig anskaffelse. Forvaltningsrevisjonen rommer mye, og kontrollutvalget har derfor et stort spekter av tema å velge mellom når det er snakk om forvatningsrevisjon av selskap. Kontrollutvalget har behandlet dette med selskapskontroll i flere saker, bl.a. i sak 41/2010, hvor det ble fattet slikt vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/ eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte selskap fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode. I møte behandlet kontrollutvalget som sak 17/11 Vesentlighet selskapskontroll, hvor det ble fattet følgende vedtak: Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

55 Side 3 av 3 Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Vurdering Rådmannen har med bakgrunn i KRD`s rapport utarbeidet en eierstrategi, som et utgangspunkt for å utarbeide eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen forutsettes å si noe om det enkelte selskaps organisering, type, omsetning, kapital, eiere, styre samt en risiko- og vesentlighetsvurdering. I tillegg må det i eierskapsmeldingen vurderes om alle kommunens realverdier skal tas inn og vurderes. Realverdiene kan grovt deles inn i 3 kategorier: - Eierskap i bedrifter/selskaper - Bygninger, eiendommer, anlegg og tomter - Infrastruktur innen vann og avløp Kontrollutvalget ba om at eierskapsmelding ble fremlagt før utløpet av forrige valgperiode. Dette ble i og for seg fulgt opp, men i og med at det var så kort tid igjen av valgperioden, vedtok kommunestyret i møte å utsette behandlingen av eierskapsstrategien. Med utgangspunkt i dette vedtaket legges eierskapsstrategien fram for behandling for nytt kommunestyre. Ut fra rådmannens vurdering bør det nedsettes et utvalg som består både av politikere og administrasjonen for å utarbeide eierskapsmeldingen. Det bør fremgå hvilke realverdier eierskapsmeldingen bør omfatte. Utvalgets størrelse og sammensetning bestemmes kommunestyret, samt at det bør settes en tidsfrist for framleggelse av meldingen. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

56 2011