Obligatorisk Oppgave 1

Transkript

1 DRI1010 Obligatorisk Oppgave 1 Personvern i offentlig sektor Eirik Aronsen, Ragnhild Haga, Henrik Jensen, Benita Skogvold og Eirik Kvale Stensland 2/17/2010 Undertegnede er inneforstått med regelverket som gjelder for obligatoriske oppgaver ved Universitetet i Oslo og går gode for at innholdet ikke strider med disse reglene. Universitetet i Oslo er ikke ansvarlig for denne oppgavens innhold og konklusjoner. Side 1 av 15

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledendning og definisjoner Finn frem til departementets argumenter for å gjennomføre den foreslåtte lovendringen. Hvert argument skal gjengis på nummerert liste KUNNSKAPSDEPARTEMENTETS FORSLAG TIL ENDRING I BARNEHAGELOVEN KUNNSKAPSDEPARTEMENTETS HOVEDARGUMENTER FOR LOVENDRING VURDERING AV BEHOVET FOR EN LOVHJEMMEL (6.3.1 I HØRINGSNOTATET) MER OM BEHOVET FOR INDIVIDDATA ARGUMENTER FOR BRUK AV REGISTER ARGUMENTER FOR BRUK AV SENTRALE DATABASER Justisdepartementet kritiserte lovforslaget vedrørende plikt til å avgifødselsnummer. Hva er Justisdepartementets innvendinger? Hver innvending skal gjengis på nummerert liste HOVEDLINJENE I JUSTISDEPARTEMENTETS INNVENDINGER INNVENDINGER VEDRØRENDE UKLARHETER OMKRING REGISTER OG NASJONAL DATABASE INNVENDINGER VEDRØRENDE INNSAMLING AV DATA PÅ INDIVIDNIVÅ INNVENDINGER VEDRØRENDE VIDERE BEHANDLING AV OPPLYSNINGENE SLIK AT MAN KAN SE HVORDAN DET GÅR MED ULIKE GRUPPER ETTER UTDANNINGSLØPET ER AVSLUTTET INNVENDINGER VEDRØRENDE BRUK AV FØDSELSNUMMER TIL EN SENTRAL DATABASE I PSEUDONYMISERT FORM INNVENDINGER VEDRØRENDE LOVUTKASTET NÆRMERE PÅPEKTE UKLARHETER SOM HITTIL ER BEMERKET I OPPRAMSINGEN INNVENDINGER VEDRØRENDE MANGELFULLREDEGJØRELSE OG NØDVENDIGHETSVURDERING INNVENDINGER VEDRØRENDE FORMÅLET MED INNSAMLINGEN Innsamling av opplysninger i forbindelse med barnehage/kontantstøtte HVILKE OPPLYSNINGER SAMLES INN? FINNES DET SENSITIVE PERSONOPPLYSNINGER IBLANT DET SOM SAMLES INN? Nærmere om rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger RETTSLIG GRUNNLAG FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I FORBINDELSE MED INNTAK TIL EN BARNEHAGE RETTSLIG GRUNNLAG FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I FORBINDELSE MED SØKNAD OM KONTANTSTØTTE Gjelder norsk eller svensk lov for behandling av opplysninger om barna Hva vil det si å være behandlingsansvarlig Avslutning Kilder Side 2 av 15

3 1 Innledendning og definisjoner Denne obligen tar for seg første del av pensum som omhandler de mest grunnleggende begrepene i personvern i offentlig forvaltning Vi har valgt å fordele de ulike delene av oppgaven mellom oss i fem deler. Innledningsvis vil vi presentere noen begreper, herunder personopplysning, behandling av personopplysninger, behandlingsansvarlig, databehandler, registrert, samtykke og hva som er sensitive personopplysninger.det første begrepet vi vil forklare er "personopplysning". I denne oppgaven legger vi samme betydning til dette begrepet som Pol., jf 2 første ledd; Opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson. Det vil si alle opplysninger det er mulig å knytte til en enkelt person; opplysninger om hårfarge, fødselsnummer, bosted, arbeidsplass, osv. Behandling av personopplysninger vil etter Pol 2 annet ledd omfatte enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammensetting, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av disse bruksmåtene. Den behandlingsansvarlige bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler man skal benytte seg av, jf Pol. 2 fjerde ledd. En databehandler er etter Pol. 2 femte ledd den som behandler personopplysningene på vegne av den behandlingsansvarlige. En registrert er den som enhver personopplysning kan knyttes til, jf Pol. 2 sjette ledd. Et samtykke er en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv, jf Pol. 2 syvende ledd. Dette vil bli mer utførlig behandlet i avsnitt 5 om rettslig grunnlag nedenfor. Til sist, sensitive personopplysninger er de som er oppramset under Pol. 2 åttende ledd, bokstav a til e. Side 3 av 15

4 2 Finn frem til departementets argumenter for å gjennomføre den foreslåtte lovendringen. Hvert argument skal gjengis på nummerert liste. 2.1 Kunnskapsdepartementets forslag til endring i Barnehageloven Kunnskapsdepartementets argumenter for å gjennomføre den foreslåtte lovendringen er å finne i Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr. 64 om barnehager (barnehageloven). For enkelhetsskyld er argumentene gjengitt slik de er skrevet i høringsnotatet. Vi har valgt å ikke gå inn på kapittel Behandlingsmåten, da vi ikke ser at dette har direkte kobling til departementets argumenter for lovendring, men er snarere en redegjørelse for hvordan behandlingsmåten vil foregå på de innsamlede opplysningene. Listen med argumentene er nummerert, men argumentene er ikke oppført etter noe bestemt rangeringsmønster, kun etter hvordan de blir fremlagt i høringsnotatet. Oppgaveteksten sier ingenting om hvordan vi eventuelt skal velge ut argumentene. Vi har derfor tolket oppgaven slik at vi lister opp samtlige argumenter vi finner i høringsnotatet. Argumentene i høringsnotatet er mange, og vi finner ofte de samme argumentene gjentatte ganger, men i annen formuleringsform. Departementets overordnede formål med lovendringen kan sies å være formulert i høringsnotatets sammendrag: For å gjennomføre langsiktige studier og for å følge forskjellige grupper gjennom utdanningsløpet er det nødvendig å samle inn og systematisere opplysninger om deltakelse i barnehagen på individnivå. Departementet foreslår derfor en lovhjemmel og en forskriftshjemmel i barnehageloven for innhenting av nødvendige data i barnehagesektoren Kunnskapsdepartementets hovedargumenter for lovendring Langsiktig studie av barnehagesektoren. Innsamling og systematisering av opplysninger om deltakelse i barnehagen på individnivå og Følge forskjellige grupper gjennom utdanningsløpet. Bakgrunnen for endringsforslagene finnes i St.meld. nr 16 ( ) og ingen sto igjen kapittel 6.7. I denne Stortingsmeldingen kommer det frem at det er et behov for å utvide kunnskapsgrunnlaget som ledd i å styrke utdanningssystemets rolle som verktøy for sosial utjevning. 2 Fra utredningen i Stortingsmeldingen og fra høringsnotatet kan vi finne følgende argumenter: 2.3 Vurdering av behovet for en lovhjemmel 3 1. Styrke utdanningssystemets rolle (som verktøy for sosial utjevning) 2. Gjennom å utvide kunnskapsgrunnlaget. 3. Dekke behovet for statistikk, forskning og analyse av utviklingstrender og langsiktige effekter. 1 Kunnskapsdepartementet. Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven): 1.2 Sammendrag. 2 Kunnskapsdepartementet. Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven): 6.1 Bakgrunn for endringsforslagene. 3 Kunnskapsdepartementet. Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven): Side 4 av 15

5 4. Behov for bedre data for å følge med på utviklingen av barnehagedekningen for grupper som antas å ha særlig behov for å delta i barnehage. 5. For å kunne koble de innsamlede dataene med andre data i Statistisk Sentralbyrås registre, er det behov for å kunne identifisere hvilke personer opplysningene gjelder gjennom bruk av fødselsnummer. 6. Bortfall av grunnlag for innhenting av data med hjemmel i bevilgningsreglementet ved overgang til rammefinansiering. 7. Barnehageloven 8 og personopplysningsloven (heretter pol.) 12 gir hjemmel til innhenting av personopplysninger for barn i barnehage, men det er i dag ikke noe rettslig grunnlag for å benytte slik data for å utarbeide statistikk, forskning og analyse. 8. Innhenting av samtykke for å behandle personopplysninger (jf. vilkårene oppgitt i pol. 8) vil vanskeliggjøre langsiktige studier og gjøre at basen får begrenset verdi som datagrunnlag for hele populasjonen. Formålskravet etter pol. 8 kan være vanskelig å etterfølge fordi det forutsetter full oversikt over konkret bruk av dataene og over hvilke forskningsmål og statistikker de skal benyttes til allerede ved innhenting Skjønnsmessig vurdering av hjemmel til behandling av personopplysninger med hjemmel i pol. 8 litra c og litra f. 2.4 Mer om behovet for individdata Barnehagen er en viktig arena for læring for barn i førskolealder. 11. Det er gjort få norske studier som undersøker sammenhengen mellom for eksempel deltakelse i barnehage og senere læring. (samme argument som i argumentene nr. 1-4). 12. Etterspørselen etter slike studier i punkt nr. 7 vil øke i takt med barnehageutbyggingen samt den økte vektleggingen av kvalitet og innhold. 13. Data på individnivå muliggjør en rekke analyser som ikke er mulig hvis data samles inn på høyere nivå (barnehage, kommuner osv.). 14. Analyser som har med fordeling/ulikhet å gjøre krever nesten alltid individdata. 15. For å kunne gjøre gode analyser av effekter av tilbudet er det behov for data for samme individ på ulike tidspunkt 1.5 Argumenter for bruk av register 16. Fordelen med å bruke registerdata er at registre inneholder en fulltelling av den populasjonen man ønsker å analysere, hvilket som regel gir et stort antall observasjoner. 17. Videre vil registerdata inneholde nok enheter til at man kan gjøre pålitelige analyser. 18. Analyser basert på utvalgsundersøkelser vil være vanskelig å gjennomføre fordi barnehagedekningen øker. Et utvalg vil derfor inneholde stadig færre observasjoner av barn uten barnehageplass. 19. Registre med en dynamisk dimensjon (registrene oppdateres og føres over tid, gjerne over flere tiår) gjør at man kan følge utviklingen for individer eller grupper gjennom livsfaser og samfunnsendringer. 20. Bredere framstilling av saksforholdet oppnås gjennom å koble sammen informasjon fra flere registre. 21. Langt bedre kvalitet på dataene gjennom bruk av registre som nevnt over. 4 Kunnskapsdepartementet. Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven): Kunnskapsdepartementet. Høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven): Side 5 av 15

6 1.6 Argumenter for bruk av sentrale databaser 22. Bruk av en sentral database vil gi bedre opplysninger om overgangen til skole. 23. Bruk av en sentral database vil også gi bedre muligheter for å gjøre undersøkelser av langsiktige effekter. 24. For å gi sikker identifisering og forhindre feilkoblinger bør opplysningene samles inn på fødselsnummer. 25. Statistisk Sentralbyrå sammenstiller opplysninger om selve barnehagen med andre relevante registre for offisiell statistikk og slik blant annet koble dataene til opplysninger om barnas kjønn, alder, foreldrenes yrke og utdanning, innvandrerbakgrunn og botid i landet. Myndighetene kan bestille statistikk og analyser basert på disse dataene. 3 Justisdepartementet kritiserte lovforslaget vedrørende plikt til å avgifødselsnummer. Hva er Justisdepartementets innvendinger? Hver innvending skal gjengis på nummerert liste. Justisdepartementets innvendinger er hentet fra dokumentet Høring om endringer i barnehageloven sendt til Kunnskapsdepartementet og datert For å tydeliggjøre vår identifisering og vår forståelse av innvendingene, har vi sammenfattet og formulert hovedlinjene i en tabell. Innvendingene er gjengitt slik de er skrevet i dokumentet. Justisdepartementets innvendinger er ikke oppført etter noe bestemt rangeringsmønster i den nummererte listen. Også her, som i oppgave 1, finner vi innvendinger som kan sies å være gjentatte. Vi velger også her, som i besvarelsen til oppgave 1, å føre opp samtlige innvendinger vi finner. 3.1 Hovedlinjene i Justisdepartementets innvendinger Uklarheter omkring register og nasjonal database Innsamling av data på individnivå Videre behandling av opplysningene slik at man kan se hvordan det går med ulike grupper etter utdanningsløpet er avsluttet Bruk av fødselsnummer til en sentral database i pseudonymisert form Lovutkastet Mangelfull redegjørelse og nødvendighetsvurdering Formålet med innsamlingen 3.2 Innvendinger vedrørende uklarheter omkring register og nasjonal database 1. Etter vårt skjønn blir det underkommunisert at det dreier seg om å etablere et nytt og omfattende register en nasjonal database over eksisterende, og etter hvert tidligere, barnehagebarn på individnivå. 2. Det er opprettelsen av et slikt nytt register/en ny forskningsdatabase med opplysninger om det enkelte barnet som trenger hjemmel. 3. Det er for øvrig noe uklart for oss hva som er sammenhengen mellom registeret og databasen om dette skal være to separate enheter. 6 Side 6 av 15

7 3.3 Innvendinger vedrørende Innsamling av data på individnivå 4. Det fremstår etter vårt syn som uklart hvilke data om det enkelte barnet som etter dette vil bli samlet inn (og av hvem) og overført til den nasjonale databasen. 5. Det angis ikke hvor lenge man planlegger å lagre, eller hvor lenge man vil fortsette å samle inn nye opplysninger om disse barna. 3.4 Innvendinger vedrørende videre behandling av opplysningene slik at man kan se hvordan det går med ulike grupper etter utdanningsløpet er avsluttet 6. Vi antar at dette innebærer at man legger opp til en kartlegging av nesten alle barn over en fase på kanskje 20 til 40 år. Dette er en svært omfattende kartlegging 3.5 Innvendinger vedrørende bruk av fødselsnummer til en sentral database i pseudonymisert form 7. Til dette vil vi bemerke at det altså ikke kun er fødselsnummeret som skal inngå i databasen, men tvert i mot en rekke personlige opplysninger om det enkelte barnet. 8. Opplysningene skal riktignok knyttes til en pseudonym identitet, men dette innebærer neppe at det enkelte barnet er sikret full anonymitet i enhver sammenheng. 9. Det er denne personlige informasjonen og ikke selve fødselsnummeret som skal brukes til utarbeiding av statistikk, forskning og analyse. 10. Det er denne videre behandlingen som i særlig grad angår personvernet og som barnets foresatte eventuelt må få informasjon om. 3.6 Innvendinger vedrørende lovutkastet nærmere påpekte uklarheter som hittil er bemerket i oppramsingen 11. Utkastet til ny 5 a kan for eksempel sies å tilsløre at det på grunnlag av fødselsnummeret skal foregå en videre innsamling av opplysninger om det enkelte barnet. (Samme innvending som finnes i innvendninger nr. 7-10). 12. Det er denne videre behandlingen av personopplysninger som er det problematiske her og som lovforslaget ikke gir tilstrekkelig hjemmel for. 13. Noe av det samme kan sies om utkastet til 8 fjerde ledd, som også etterlater et inntrykk av at det kun er tale om et nasjonalt register over fødselsnummer. 3.7 Innvendinger vedrørende mangelfullredegjørelse og nødvendighetsvurdering 14. Alt i alt er det etter vårt syn vanskelig å få oversikt over alle sidene ved departementets forslag. (Se også innvending nr. 1). 15. Vi savner også en mer utfyllende redegjørelse for hvilke resultater man mener at opprettelsen av et nytt register/en ny database vil gi, gjerne som ledd i en drøftelse av hensiktsmessigheten av å innføre en slik omfattende ordning. 16. En lovhjemmel om gir grunnlag for å behandle personopplysninger i et slikt omfang som det her er tale om, krevet at det foretas en nødvendighetsvurdering. 17. Vi kan ikke se at det er foretatt en slik vurdering (plikten til å foreta en nødvendighetsvurdering gitt etter direktiv 95/46/EF 24.oktober 1995). 3.8 Innvendinger vedrørende formålet med innsamlingen 18. Vi har allikevel vanskelig for å se at det skulle være nødvendig å samle inn opplysninger om alle barnehagebarn og fortsette å overvåke dem en stor del av livsløpet for å oppnå dette. Side 7 av 15

8 19. Vi vil anta at det må være tilstrekkelig med en mer avgrenset innsamling av data. 4 Innsamling av opplysninger i forbindelse med barnehage/kontantstøtte I denne oppgaven er formålet å finne ut hvilke opplysninger en selvvalgt kommune henter inn i forbindelse med opptak til barnehage plass, og dernest hvilke av opplysningene som brukes i forbindelse med beregning av kontantstøtte. Måten vi har løst dette på, er at vi har sett på søknadsprosessen til Bærum kommune, og sammenliknet denne med innsamlingen av opplysninger i søknad om kontantstøtte. Vi har valgt å ta utgangspunkt i Bærum kommunes søknadsprosess og innunder denne, hvilke opplysninger kommunen henter inn. Begrunnelsen for valg av kommune, er at vi gjennom tidligere obligatoriske oppgaver har kommet fram til at kommunen har en relativt god og oversiktlig elektronisk selvbetjening. Dette samsvarer for øvrig også med en undersøkelse gjort av Direktoratet for offentlig forvaltning og IKT, hvor man gjorde en gjennomgang og vurdering av offentlige nettsteder. 4.1 Hvilke opplysninger samles inn? Vi har som nevnt gått igjennom søknadsrutinene til Bærum kommune 7, og funnet fram til hvilke opplysninger som innhentes fra søkeren. Opplysningene er satt opp skjematisk i oppsettet under. Opplysninger som må oppgis ved til tildeling av barnehageplass: Opplysninger om barnet: Fødselsnummer Fornavn/Etternavn Adresse Poststed Morsmål Har barnet plass i barnehage inneværende år Opplysninger om foresatte Har barnet to foresatte Personopplysning: Opplysninger om foresatte (minst en): Fødselsnummer Fornavn/Etternavn Adresse Poststed/nummer Sivilstand Telefonnummer Opplysninger om barnehagen: Valg av barnehage 7 Bærum, kommunes nettside, barnehagesøknad : a/barnehageplass---soknad/ Lest Side 8 av 15

9 Ønsket startdato Område Barnehage Ønsket oppholdstid Tabell 1.1 Tabellen viser hvilke opplysninger som blir forespurt. I kolonnen til høyre indikerer grønt merke hvilke av opplysningene vi mener er personopplysninger. Se definisjon av personopplysninger tidligere i oppgaven. Kontrollopplysninger ved beregning av kontantstøtte: Fødselsnummer til foresatt(e) Fornavn/Etternavn til foresatte (e) Adresse til foresatt(e) Telefonnummer til foresatt(e) Postnummer/Poststed til foresatt(e) Barnets bosted Barnets navn Antall timer i uka i barnehage Barnehagens navn, adresse og kommune Personopplysning: Tabell 2.2 Tabellen viser hvilke opplysninger som er felles for både søknad om barnehageplass og søknad om kontantstøtte. Vi har også her markert hvilke opplysninger som vi regner som personopplysninger med grønt merke i kolonnen til høyre. Opplysningene er for øvrig hentet fra NAV sine nettsider, og herunder søknad om kontantstøtte. 8 Kommentar: Det er naturlig å tro at alle de opplysningene som er felles blir kontrollert opp imot hverandre, men vi har i realiteten ingen forutsetning for å vite om dette er tilfellet. 4.2 Finnes det sensitive personopplysninger iblant det som samles inn? Det fremgår av Pol. 2 åttende ledd at sensitive personopplysninger er opplysninger om a) Rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) At en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) Helseforhold d) Seksuelle forhold e) Medlemsskap i fagforening De opplysningene vi vil trekke fram som sensitive fra søknadene er opplysningene om barnets morsmål, og eventuelt sivilstatus dersom den relativt klart antyder en seksuell legning. Opplysninger om barnets morsmål vil kunne si noe om rasemessig eller etnisk bakgrunn. Vi har vurdert at dette kan brukes til å trekke en slutning om etnisk bakgrunn, og til dels også rasemessighet og religiøs oppfatning. Opplysninger om foreldrenes sivilstatus vil kunne si noe om foreldrenes seksuelle legning. Dersom det for eksempel oppgis at foreldrene har inngått et partnerskap, vil dette kunne si noe om foreldrenes seksuelle legning, og derfor også kunne inngå som en sensitiv personopplysning 8 NAVs skjema for søknad om kontantstøtte: Lest: Side 9 av 15

10 5 Nærmere om rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger I denne delen av oppgaven vil vi gjøre rede for hva som menes med rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger. Herunder også hvilke vilkår som må være oppfylt for at man skal kunne ha et rettslig grunnlag. Til sist vil vi angi hva som er det rettslig grunnlaget for behandling av personopplysninger ved tildeling av barneplass, eller kontantstøtte. Personopplysningsloven av 14. april 2000#31 (Heretter forkortet til Pol.) gjelder all behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler, jf Pol 3 a. Pol. 11 stiller opp fem kumulative grunnkrav for å behandle personopplysninger. Den behandlingsansvarlige plikter å sørge for at personopplysninger som behandles faller inn under kravene i Pol 11 bokstav a til e. Dersom det dreier seg om sensitive personopplysninger som nevnt i 2 åttende ledd er det bare tillat å behandle disse i overensstemmelse med reglene i Pol 8 og 9. Ellers kreves det at personopplysningene kun skal brukes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet, jf Pol. 11 b. Dette betyr at den behandlingsansvarlige må ha oppgitt hva opplysningene skal brukes til og hvorfor de skal bruke dem. Etter Pol. 11 c er det ikke tillatt å bruke opplysninger, som er samlet inn som nevnt ellers, til senere formål som er uforenlige med det opprinnelige formålet, uten at den registrerte samtykker til dette. Det kreves også etter Pol 11 d at opplysningene er tilstrekkelige og relevante til den behandlingen som skal gjøres. Det vil si at de må være presise nok til å kunne oppfylle det formålet de er hentet inn for, og de må være relevante og svare til det behandlingen krever. Til sist kreves det etter Pol. 11 e at opplysningene er korrekte og oppdaterte og ikke lagres lengre enn nødvendig med hensyn til formålet med behandlingen. I Pol. stiller 8 opp tre alternative vilkår for behandling av personopplysninger. Disse kan man kalle rettslig grunnlag. Det første vilkåret går på at den som gir fra seg opplysningene må samtykke til å gi dem fra seg. Det andre vilkåret går ut på at det må finnes en lovhjemmel for å kunne gjøre en behandling av personopplysninger. Det tredje vilkåret tilsier at det må være nødvendig i henhold til tilfellene som er oppramset i 8 bokstav a til f. De fem grunnkravene som nevnt i avsnittene ovenfor må ikke forveksles med de alternative vilkårene, nevnt i dette avsnittet, og må være oppfylt for en hver form for behandling av personopplysninger. Den første av de tre typene rettslig grunnlag er lovhjemmel som nevnt i Pol. 8 første ledd. Det kreves at det i lov eller forskift klart kommer frem at personopplysninger kan samles inn og behandles. Slike bestemmelser er spesielt praktiske for den offentlige forvaltningen, der det finnes en rekke lover om opprettelse av registre, som for eksempel Folkeregisterloven. Der finner man nærmere informasjon om hva man kan ha med i det registeret og hva som trengs av personopplysninger for å fylle ut dette. Lovhjemmel ansees for å være et ganske sikkert rettslig grunnlag som i menge tilfeller ikke trenger noen flere rettslige grunnlag for å rettferdiggjøre en innsamling av personopplysninger. En lovhjemmel kan dessuten også tvinge enkeltpersoner til å gi fra seg personopplysninger, som for eksempel økonomiske opplysninger til likningsmyndighetene som bruker disse til å beregne skatt. Dersom man ikke har en lovhjemmel til å hente inn personopplysninger må man som hovedregel ha et samtykke fra den som skal gi fra seg opplysningene, jf Pol 8 første ledd. For at et samtykke skal være gyldig må det tilfredsstille tre krav, jf 2 syvende ledd. For det første kreves Side 10 av 15

11 det at et samtykke er avgitt frivillig. Det betyr at det ikke kan ligge noen potensielle sanksjoner bak dersom man ikke vil gi fra seg personopplysningene som er aktuelle. Det kan allikevel være vanskelig å sikre seg full frivillighet siden man ofte får mange flere muligheter i forbindelse med IKT sammenliknet med å gjøre det manuelt. Pol 2 syvende ledd krever også at et samtykke er gjort uttrykkelig. Med det krever man at samtykket er avgitt gjennom en aktiv handling fra den registrerte. Det er ingen klare formkrav til at et samtykke skal være uttrykkelig, det kan være gjort muntlig, men dette er lite praktisk. Et stilltiende samtykke aksepteres som hovedregel ikke, det vil si at man godtar ikke en parts stillhet som et samtykke til å gi fra seg opplysninger. Foreldre kan samtykke på vegne av barn, selv om det er uklart hvor lenge de kan gjøre det. Det er også viktig at man er sikker på at det er rett person som samtykker, jf Pol. 15. Det siste kravet Pol. 2 syvende ledd oppstiller er at et samtykke må være informert. Det vil si at den registrerte, eller en eventuell representant for vedkommende, skal ha informasjon som klart viser hva samtykket som skal avgis omfatter. Denne informasjonen må åpenbart gis før samtykket skal avgis, slik at registrerte, og eventuell representant, vet hva de samtykker til. I forbindelse med et samtykke som nevnt i Pol 2 syvende ledd kreves det av Pol. 19 at det informerte samtykket inneholder informasjon som nevnt i bokstav a til c. Dette er informasjon om navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant. Formålet med behandlingen, om opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker, at det er frivillig å gi fra seg opplysningene. Til sist annet som gjør den registrerte i stand til å bruke sine rettigheter etter loven her på best mulig måte, som for eksempel informasjon om retten til å kreve innsyn, jf 18 og retten til å kreve retting, jf 27 og 28. Det tredje og siste rettslig grunnlaget i teorien er at det må foreligge en nødvendig grunn. I utgangspunktet er det bare de grunnene som Pol. og annen lovgivning anerkjenner som kan være rettslig grunnlag. De nødvendige grunnene finner man i Pol. 8 første ledd, bokstav a til f. De nødvendige grunnene etter Pol 8 første ledd, bokstav a til c er at a) Opplysningene må være i stand til å oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske for en slik avtale inngås, for eksempel ved kjøp, arbeidsavtale og liknende. b) Den behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse, det kan være en forpliktelse i lov. c) Å gi fra seg opplysningene må være egnet til å ivareta den registrertes vitale interesser, spesielt med vekt på liv og helse. d) Eller være egnet til å utføre en oppgave av allmenn interesse, dette kan være i forbindelse med for eksempel forskning, statistikk eller historie. e) Innhentingen av opplysninger må være et ledd i å utøve offentlig myndighet, noe som innebærer å fatte enkeltvedtak, dømmende virksomhet hos domstolene. f) Eller til sist at den behandlingsansvarlige eller tredjeparter som opplysningene utlevers til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen. Det må altså ikke innebære en større byrde for den registrerte å gi fra seg disse opplysningene enn det vil medføre at behandlingsansvarlige ikke får opplysningene. Det er imidlertid viktig at bestemmelsene fortolkes ut ifra en vanlig språklig forståelse, men må leses ut ifra forarbeider, rettspraksis og teori. I noen tilfeller er det ikke alltid praktisk bare med en type rettslig grunnlag. Noen ganger trenger man flere rettslig grunnlag, for eksempel et samtykke og en nødvendig grunn. Slike tilfeller vil typisk være der man ikke har en lovhjemmel og man trenger å samle inn personopplysninger. Et eksempel på dette kan være lag eller foreninger som samler inn personopplysninger om medlemmer. Side 11 av 15

12 Avslutningsvis vil vi gjøre greie for i hvilken utstrekning det rettslige grunnlaget for å samle inn personopplysninger kan falle bort. Dette skjer på ulike måter: Lovhjemmel vil i alle tilfeller falle bort dersom loven eller den konkrete lovbestemmelsen som hjemler innsamlingen blir endret eller opphevet. Et samtykke til å samle inn personopplysninger kan når som helst trekkes tilbake av den registrerte eller dens representant. Til sist så kan en nødvendig grunn falle bort, fordi den aktuelle situasjonen endrer seg slik at situasjonen ikke lenger tilsier at det er nødvendig å ha personopplysningene. Konsekvensen av dette er at dersom det rettslige grunnlaget for å samle inn personopplysningene faller bort og det ikke finnes noe alternativt rettslig grunnlag, mister den behandlingsansvarlige retten til å behandle opplysningene. Hovedregelen for slike tilfeller er at de skal slettes, jf Pol Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i forbindelse med inntak til en barnehage Det rettslige grunnlaget i forbindelse med opptak til en barnehage vi for det første være at grunnkravene i Pol. 11 må oppfylles for at man skal få samle inn og behandle personopplysninger.i forbindelse med inntak til barnehage finnes det ingen spesielle regler for innsamling og behandling av personopplysninger. Slik vi ser det, er det lite konkret lovhjemmel som gir barnehagen et rettslig grunnlag til å samle inn personopplysninger, jf Pol. 8. Vi mener derfor at barnehagen trenger å anføre at det er en nødvendighet å samle inn de opplysningene de trenger, samt at de må ha et samtykke fra de foresatte. Etter vår oppfatning vil det være nødvendig for en barnehage å samle inn opplysninger om barnets identitet for å kunne vite hvem de har ansvaret for, og dermed også hvem de skal kontakte dersom noe skjer. På samme måte trenger barnehagen helseopplysninger for å kunne ivareta barnets vitale interesser jf, Pol. 8 første ledd, c. Barnehagen vil trenge disse for å kunne sørge for at barna ikke blir utsatt for noe de ikke tåler. Barnehagen vil også trenge noen kreditt opplysninger for å motta betaling fra foresatte for at de skal kunne ha barna sine der, dette vil nødvendig jf, Pol. 8 første ledd, a. Barnehagen vil også trenge et samtykke som oppfyller kravet til samtykke i Pol. 2 syvende ledd. Det vil si at samtykket må være frivillig, uttrykkelig og informert som nærmere beskrevet ovenfor. 5.2 Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i forbindelse med søknad om kontantstøtte I likhet med opptak til barnehageplass må grunnkravene til innsamling og behandling av personopplysninger oppfylles, jf Pol 11. Tildeling av kontantstøtte reguleres av en egen lov; Kontantstøtteloven av 26. juni #41 (Ksl.) Det gis i utgangspunkt ikke lovhjemmel som angir hvilke personopplysninger som skal samles inn, men Arbeids- og Velferdsetaten som står for administrasjonen og vil være som forvaltningsorgan å regne kan anføre at det er visse opplysninger de trenger for å undersøke om vilkårene for kontantstøtte er oppfylt, jf Ksl. 2 til 6, hvilket vi mener at må kunne anses for å være en nødvendighet jf, Pol. 8 første ledd, a. I likhet med barnehager vil det også her trenges et samtykke som oppfyller kravene til samtykke, jf Pol. 2 syvende ledd. Side 12 av 15

13 6 Et norks firma med hovedkontor i Halden startet privat barnehage ved Svinesund, på svensk side fordi de har så mange svanse ansatte. Gjelder norsk eller svensk lov for behandling av opplysninger om barna Ifølge Personopplysningsloven 4, som dreier seg om lovens geografiske virkeområde, ser vi at denne loven gjelder for...behandlingsansvarlige som er etablert i Norge. 9 Ettersom det i oppgaveteksten står at firmaet ikke har kontor i Sverige, men hovedkontor i Halden betyr det at den behandlingsansvarlige sitter i Norge. Altså er det norsk lov som gjelder for behandlingen av opplysninger om barna. 7 Hva vil det si å være behandlingsansvarlig Å være en behandlingsansvarlig vil si å være den som står ansvarlig for at loven følges når det gjelder behandling av personopplysninger. Den behandlingsansvarlige kan være en person eller en virksomhet, og er normalt den eller de med øverste instruksjonsmyndighet på det aktuelle stedet. Den ansvarlige skal styre hva personopplysningene skal brukes til, hvordan de skal brukes og hvilke hjelpemidler som skal brukes ved innsamling og lagring av opplysningene. Videre skal den ansvarlige, i samarbeid med databehandleren, sørge for at informasjonssikkerheten rundt personopplysningene er god nok. Den behandlingsansvarlige er den som skal saksøkes dersom det skulle oppstå en rettstvist. I den offentlige etaten Lånekassen er det den administrative ledelsen i organet som er behandlingsansvarlig. 10 Det er disse som sitter med øverste instruksjonsmyndighet i organet. Et annet eksempel på hvem som er behandlingsansvarlig i en virksomhet der personopplysninger skal behandles kan være i ANSA Association of Norwegian Students Abroad. Her står det i deres Personvernrapport 11 at Det er den behandlingsansvarlige i organisasjonen - i ANSAs tilfelle er dette Generalsekretæren - som skal sørge for tilfredsstillende sikkerhet i forhold til personvern, og som har ansvaret for at bestemmelsene overholdes. På ANSAs hjemmesider ser vi at pr dags dato er det Tore Berg som er generalsekretær Personopplysningsloven 4, 1.ledd Side 13 av 15

14 8 Avslutning I denne besvarelsen har vi sett på kunnskapsdepartementets forslag om å innføre plikt til å avgi fødselsnummer for barn i barnehage. Vi har listet opp departementets argumenter og listet opp justisdepartementes innvendinger mot forslaget I oppgave 3 og 4 har vi sett på hvilke opplysningstyper som samles inn i Bærum Kommune i forbindelse med opptak til barnehageplass. De forskjellige opplysningstypene er listet opp i tabeller. Videre har vi undersøkt om noen av disse opplysningene kan sies å være sensitive. Oppgave 5 handler om rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger. Vi forklarer begrepet rettslig grunnlag samt viser til de aktuelle lovbestemmelsene. I del to av oppgave 5 har vi angitt det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger ved opptak til barnehageplass og for kontroll med beregning av kontantstøtte. Obligens to siste oppgaver omhandler geografiske virkeområde for behandling av personpplysninger. Til slutt har vi forklart hva det vil si å være behandlingsansvarlig og gitt et eksempel for å forklare nærmere. Side 14 av 15

15 9 Kilder ANSAs nettside, personvern Bygrave, Lee A., Schartum, Dag Wiese Personvern i Informasjonssamfunnet, Fagbokforlaget 2004 Bærum kommunes søknad om barnehageplass Forelesningsnotater, Dag Wiese Schartum, 21. januar og 4. februar Kunnskapsdepartementets høringsnotat om utkast til endringer i lov 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven) Lånekassens nettside, om Ledelsen: NAVs skjema for søknad om kontantstøtte: Norges Lover, 2009 Justis- og politidepartementets dokument Høring om endringer Barnehageloven : _og_politidepartementet.pdf Side 15 av 15