Tilsynsrapport frå NOKUT - Tilsyn ved Fagskolen i Ålesund

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2018 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Tilsynsrapport frå NOKUT - Tilsyn ved Fagskolen i Ålesund Bakgrunn I «Reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune» pkt 3.5 Andre oppgåver siste avsnitt, går følgjande fram: «Kontrollutvalet skal halde seg orientert om resultatet av statlege tilsyn, fråsegner frå Sivilombodsmannen, om vedtak i statlege klageorgan i klager, om avgjerder i KOFA og ESA, samt om domstolsavgjerder, som gjeld fylkeskommunen eller der fylkeskommunen er innklaga. Kontrollutvalet kan etter eige skjøn avgjere om påpeikte tilhøve skal følgjast opp, ev. be om å bli orientert om korleis påpeikte tilhøve blir retta opp. Kontrollutvalet avgjer om fylkestinget skal orienterast om oppfølginga og i tilfelle på kva måte det skal skje (Min utheving).» Som ledd i prosedyra for å følgje opp retningslinjene, utfører kontrollsjefen systematiske kontrollaktivitetar i form av: Periodevis gjennomgang av offentlege registre (e-innsyn), for å fange opp utførte statlege tilsyn av Møre og Romsdal fylkeskommune Periodevis gjennomgang av spesifikke statlege organ sine nettstader/postjournalar for å fange opp eventuelle tilsyn av Møre og Romsdal fylkeskommune. Dette gjeld spesielt o Avgjersler i KOFA (Klagenemnda for offentlege anskaffingar) o Tilsyn utført av Fylkesmannen i Møre og Romsdal (spesielt i høve tilsyn av vidaregåande opplæring) o NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanninga) som gjeld tilsyn med fagskoleutdanninga Med bakgrunn i dette har kontrollsjefen ved gjennomgang av NOKUT sin postjournal for perioden 1. januar oktober 2018, observert at NOKUT har gjennomført to 2 - tilsyn ved Fagskolen i Ålesund. Dette gjeld: Tilsynsrapport av 5. juli tilsyn med tekniske fagskoleutdanningar ved Fagskolen i Ålesund Tilsynsrapport av 10. oktober tilsyn med Fagskolen i Ålesund som følgje av bekymringsmeldingar hausten 2017 med grunnlag i klage på undervisninga.

2 Side 2 Tilsynsrapport av 5. juli 2018 er eit nasjonalt tilsyn med tekniske fagskoleutdanningar. Utgangspunktet for tilsynet er brev av 10. august 2015 frå NOKUT til fagskolane i landet som tilbyr tekniske utdanningar, om å sende inn dokumentasjon på at utdanningane oppfyller gjeldande krav til læringsutbyttebeskrivingar (LUB) og til fagleg og pedagogisk ansvarleg, samt informasjon om tal på studentar ved kvar utdanning siste tre åra. Basert på mottatt informasjon har NOKUT gjennomført eit kartleggingsarbeid for å undersøke om gjeldande regelverk for læringsutbyttebeskrivingar og fagleg og pedagogisk ansvarleg er implementert. NOKUT har på grunnlag av dette, utarbeida ein tilsynsrapport ein generell del med nasjonal fokus og ein del med fokus på Fagskolen i Ålesund. Tilsynsrapporten ligg vedlagt. - Vedlegg 1: o Tilsynsrapport av Avslutning av tilsynet med tekniske fagskoleutdanningar Tilsynsrapport av 10. oktober 2018 er eit spesifikt tilsyn av Fagskolen i Ålesund. Bakgrunnen for tilsynet skuldast at NOKUT fikk klagar frå studentar på undervisninga ved fagskolen. NOKUT ba derfor om eit møte med Fagskolen i Ålesund, for å avklare forhold rundt rutinar for klagebehandling samt samarbeid med studentorgan. Fagskolen i Ålesund kunne i møtet med NOKUT ikkje dokumentere at klagenemnd var oppretta. Vidare var det motstridande informasjon i dokumenta som regulerer klagebehandling. NOKUT vedtok derfor etter møtet å opprette tilsyn ved Fagskolen i Ålesund. Fagskolen blei deretter i brev av 9. mars 2018, varsla om opning av tilsyn og fikk frist til 17. april 2018 med å sende inn etterspurt dokumentsjon. Varselbrevet om opning av tilsyn samt eigenrapporteringsskjema ligg vedlagt. - Vedlegg 2: Varsel av frå NOKUT om opning av tilsyn NOKUT har på grunnlag av dokumentgjennomgang samt gjennomføring av dialogmøte med Fagskolen 11. september 2018, utarbeida ein tilsynsrapport. Tilsynsrapporten ligg vedlagt. - Vedlegg 3: o Tilsynsrapport av Tilsyn med Fagskolen i Ålesund oppfølging etter dialogmøtet

3 Side 3 Vurdering NOKUT Nasjonalt organ for kvalitet i utdanninga er eit fagleg uavhengig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet med kompetanse innan norsk og utanlandsk høgare utdanning og fagskoleutdanning. NOKUT sitt føremål er å sikre og fremje kvalitet i høgare utdanning og høgare yrkesfagleg utdanning, mellom anna ved å Føre tilsyn med, informere om og medverke til å utvikle kvaliteten på norske utdanningar og institusjonar Godkjenne og informere om utanlandsk utdanning og informere om høva for godkjenning av utanlandsk kompetanse i Norge Nærare om utført arbeid av kontrollsjefen Kontrollsjefen bygger mellom anna sitt kontroll- og tilsynsarbeid av fylkeskommunen, dels på tilsynsarbeid utført av andre organ. Som del av sin prosedyre har derfor kontrollsjefen gjennomgått tilsynsrapportane, derunder også all offentleg tilgjengeleg korrespondanse i samband med dei to tilsynssakene. Kontrollsjefen har vurdert avvika i tilsynsrapportane og korleis avvika er handtert av skole, administrasjon og fagskolestyre. I samband med gjennomgangen har kontrollsjefen hatt møte med utdanningssjef og assisterande utdanningssjef. I tillegg har kontrollsjefen i høve saka også hatt møte med leiar i fagskolestyret. Nærare om NOKUT sin tilsynsrapport av 5. juli 2018 Fokusområder i tilsynet: Tilsynet var eit nasjonalt tilsyn som omfatta alle fagskolar som tilbyr tekniske utdanningar. Tilsynet retta seg hovudsakeleg mot følgjande område: Vurdering av studieplanane og læringsutbyttebeskrivelser Vurdering av om krava til fagleg ansvarlig(fa) og pedagogisk ansvarleg (PA) er oppfylt Tilsynet sine funn/observasjonar: Rapporten inneheld ein generell del som omfattar svakheiter NOKUT har registrert i sin gjennomgang av mottatt dokumentasjon frå fagskolane. Avslutningsvis i rapporten går også fram NOKUT sin nærare vurdering av dokumentasjonen som Fagskolen i Ålesund har sendt inn i høve de nasjonale tilsynet. Kontrollsjefen har samanfatta NOKUT sine funn/observasjonar og deira tilrådingar i tabellen under. NOKUT har no avslutta tilsynet med dei tekniske fagskoleutdanningane, men føreset at Fagskolen vurderer NOKUT sine tilrådingar. Vidare skriv NOKUT at dei har opna tilsyn med Fagskolen i Ålesund (varsel av 9. mars 2018 med sluttrapport 10. oktober 2018, som er omtalt under) og at dei vil følgje opp studieplanarbeid og ordningar for fagleg og pedagogisk ansvarlege i dette tilsynet.

4 Side 4 Avslutning av tilsyn med tekniske fagskoleutdanninger ved fagskolen i Ålesund Tilsynsområde NOKUT sine funn / observasjoner Anbefaling frå NOKUT Vurdering av studieplanens innhald og oppbygging, herunder vurdert om hver enkelt utdanning har læringsutbyttebeskrivelser (LUB) i henhold til Nasjonal kvalifikasjonsrammeverk (NKR) og NOKUTs krav Studieplanenene inneholder unødig informasjon frå de nasjonale planene Studieplanene synes i stor grad å være kopier av de nasjonale planene Fagskolen i Ålesund blir anbefalt å ta en gjennomgang av studieplanene og læringsutbyttebeskrivelsene, slik at de blir tilpasset lokale forhold og at unødig informasjon fjernes Rapporten med de sakkyndige sine vurderinger for nettbaserte utdanninger, bør benyttes i det videre arbeidet med utvikling av studieplanene Vurdering av om kravet til faglig og pedagogisk ansvarlig er oppfylt i henhold til bestemmelsene i fagskoletilsynsforskriften Både faglig ansvarlig (FA) og pedagogisk ansvarlig (PA) har ansvaret for mange utdanninger. Det savnes beskrivelse av ansvaret for PA. Det er viktig at det er tydelig avklart hvordan ansvar og oppgaver fordeles, hvem som har det overordnede ansvaret og at den som har overordnet ansvar har kapasitet til å følge opp det pedagogiske opplegget for alle utdanningene. Fagskolen bør vurdere om annen organisering vil være meir hensiktsmessig Oppsummering: NOKUT har i tilsynet avdekka svakheiter ved Fagskolen i Ålesund når det gjeld Studieplanarbeid og tilpassing av dette til lokale forhold Organisering av fagleg ansvarleg og pedagogisk ansvarleg sitt arbeid NOKUT føreset at det blir gjort ei vurdering av dei tilbakemeldingane som er gitt i tilsynet, og at «Rapporten med dei sakkyndige sine vurderingar for nettbaserte utdanningar», blir nytta i det vidare arbeidet med utvikling av studieplanane

5 Side 5 Nærare om NOKUT sin tilsynsrapport av 10. oktober 2018 Fokusområder i tilsynet: Utgangspunktet for opning av tilsynet, skuldast bekymringsmeldingar om behandling av klage på undervisning. Hovudfokuset for tilsynet har derfor vore følgjande element i Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanninga: Grunnleggjande føresetnadar for å tilby fagskoleutdanninga ( 3-1) System for kvalitetssikring ( 5-1) 3-1.Grunnleggende forutsetninger for å tilby fagskoleutdanning (1) Krav i fagskoleloven med forskrifter skal være oppfylt. NOKUT vurderer følgende krav: a) Grunnlag for opptak. Grunnlaget for opptak skal være relevante kvalifikasjoner på nivå 4 i Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring. Søkere har krav på å få vurdert om de er kvalifisert for opptak til en utdanning på grunnlag av realkompetanse. b) System for kvalitetssikring. c) Organisasjon og ledelse. Det er tilbyders styre som er ansvarlig for utdanningen. d) Studentenes læringsmiljø og rettigheter. e) Vitnemål. f) Reglement. Reglementet skal fastsette studentenes rettigheter og plikter, og være utformet slik at det sikrer lik og upartisk behandling. g) Klageinstans. Styret selv fastsetter regler for klagebehandling. Minst én student skal være medlem i klageinstansen. (2) Tilbyder skal samarbeide med aktører i yrkesfeltet og delta i faglige nettverk som sikrer at utdanningens læringsutbytte er relevant for yrkesfeltet. (3) Utdanninger som reguleres av nasjonale eller internasjonale standarder, konvensjoner og avtaler skal tilfredsstille kravene i disse. (4) For utdanninger med praksis skal det foreligge avtaler som regulerer vesentlige forhold av betydning for studentene. (5) Utdanningen skal ha et omfang av 30, 60, 90 eller 120 fagskolepoeng. (6) Det totale antall arbeidstimer for studentene skal normalt være mellom timer per år.

6 Side Krav til system for kvalitetssikring (1) Tilbyder skal ha en systembeskrivelse som består av de ulike elementene i kvalitetssikringssystemet og viser sammenhengen mellom disse. Beskrivelsen skal omfatte ansvarsforhold og rapporteringslinjer, og det skal fremgå hvordan informasjonen systemet fremskaffer blir brukt til å utvikle og forbedre utdanningene. (2) Tilbyder skal sette mål for kvaliteten i utdanningene. Kvantitativ informasjon skal indikere om målene er nådd. (3) Tilbyder skal innhente tilbakemeldinger om kvaliteten i utdanningene fra: a) Studenter. b) Undervisningspersonalet. c) Sensorer. d) Aktører i yrkesfeltet. (4) For hver utdanning skal tilbyder årlig gjennomgå utdanningskvaliteten basert på den informasjonen som fremkommer gjennom kvalitetssikringssystemet. Tilbyder skal også vurdere om utdanningene fyller kravene for godkjenning av fagskoleutdanning i lov og forskrifter. (5) Ledelsen skal årlig utarbeide en rapport til styret med en overordnet vurdering av utdanningskvaliteten i utdanningene. (6) For tilbydere som søker godkjenning av fagområde, må systembeskrivelsen inneholde rutine for etablering av nye utdanninger, jf. 4-4 d). (7) Tilbyder som søker godkjenning av fagområde må kunne dokumentere jevnlige dialoger med samarbeidspartnere, jf. 4-6, og vise hvordan informasjonen brukes i den årlige gjennomgangen av utdanningskvaliteten, jf. 5-1(4). Tilsynet sine funn/observasjonar: Gjennom tilsynet er det avdekka fleire forhold av alvorleg karakter. Kontrollsjefen har samanfatta NOKUT sine funn/observasjonar og deira tilrådingar i tabellen under. NOKUT sine funn/observasjonar og tilrådingar er i tabellen inndelt i samsvar med rapporten innan følgjande område: Organisasjon og leiing Studentanes læringsmiljø og rettigheiter Klagebehandling Fagskolens reglement og forskrift System for kvalitetssikring

7 Side 7 Tilsyn med Fagskolen i Ålesund opplæring etter dialogmøtet Tilsynsområde NOKUT sine funn / observasjoner Anbefaling frå NOKUT Organisasjon og ledelse Studentenes læringsmiljø og rettigheter Styrets sammensetning og ansvar - Styrets ansvar for fagskoleutdanningen er i vedtektene ikke oppdatert i henhold til ny fagskolelov - Bestemmelser i vedtektene om klagenemnda sin sammensetning er ikke i henhold til nåværende bestemmelse i fagskolelovens 20 - Det framgår ikkje tydelig av vedtekter eller andre styrende organ hvilke oppgaver innen klagebehandling styret skal inneha og hvilke oppgaver som er delegert til klagenemnda - Fagskolen i Ålesund er ikke registrert som underenhet i Enhetsregisterert, slik fagskoleloven krever Studentorgan og studentrepresentasjon - Fagskolens redegjørelse over hvem som er ansvarlig og hvordan arbeidet blir gjort når det gjelder å legge til rette for opprettelse av studentorgan, herunder ivareta studentenes interesser og samarbeid med ledelsen, gir i liten grad informasjon om hva det samarbeides om og hvilke rutiner som er etablert. - Fagskolen har ikke oppgitt hvor ofte ledelsen innkaller til møte med studentrådet, eller kva det samarbeides om - Mangelfullt kontinuitet og samarbeid mellom studentorgan og leiing - Studentrådet har i brev av 2. mai 2018 til NOKUT oppgitt følgende momenter - Vedtektene må oppdateres i samsvar med ny fagskolelov - Fagskolens styrende dokumenter må oppdateres slik at klagenemndas sammensetning framgår - Vedtektene eller styrende dokumenter må oppdateres slik at det tydelig går fram hvilke oppgaver styret og klagenemnda skal ha innen klagebehandling. - Det må sørges for at Fagskolen blir registrert som underenhet i Enhetsregisteret - Ledelsen må sammen med studentene utarbeide gode rutiner slik at bestemmelsene i ny fagskolelov 14 blir ivaretatt o o o o Studentrådet er av ledelsen ved fagskolen ikke blitt informert om NOKUT sitt tilsyn Studentrådet er ikkje blitt forespurt om innspill til betre rutiner eller samarbeid med ledelsen Studentrådet er kritisk til hvordan tillitsvalgte og studentrådet får tildelt oppgaven med å innhente tilbakemeldinger frå studentene Studentrådet er kritisk til at avdelingsledere avgjør om det er behov for å sette i gang tiltak utan at studentrådet involveres

8 Side 8 Tilsynsområde NOKUT sine funn / observasjoner Anbefaling frå NOKUT Klagebehandling Klagenemnd - Klagenemndas sammensetting tilfredsstiller ikke kravene i ny fagskolelov - Fagskolen har oppgitt at klagenemnden ikke har fått klager for behandling. - Representant for styret i fagskolen uttalte i møte med NOKUT at klagenemnden ikke har avholdt møte - I møte mellom fagskolen og NOKUT opplyste fagskolen at det ikke var oppnevnt klagenemnd - Fagskolen må dokumentere oppnevning av klagenemnd som tilfredsstiller lovens krav til sammensetning - Dersom styret bestemmer at klagenemnden skal behandle andre saken enn enkeltvedtak, og saker etter lovens 23-27, må dette komme fram i mandatet for klagenemnden. - Det må gjøres rede for hvordan studenter og ansatte ved fagskolen gjøres kjent med klagenemndens oppgaver Rutiner for behandling av klager i KS-systemet - Klagebehandlingsprosedyrene er lite omtalt i fagskolen sitt KS-system - Dersom fagskolen ønsker å benytte KS-systemet for behandling av klager og/eller andre forhold, må det sikres tydelige prosedyrer som samsvarer med bestemmelsene i fagskoleloven, fagskolens studentreglement og fagskolen sin forskrift - Alle studenter bør gis tilgang for levering av klager eller tilbakemeldinger, uten at det må gå gjennom studenttillitsvalgt Klage på undervisning - Fagskolens beskrivelse av hvordan klager på undervisning behandles, er ikke i henhold til bestemmelser i fagskolens forskrift og studentreglement, som fastslår at slike klager skal behandles av klagenemnda - Klage på undervisning er ikke å anse som klage på enkeltvedtak, og fagskolen bør vurdere om det er hensiktsmessig at klagenemnden behandler slike klager. - NOKUT anbefaler at styret vurderer behovet for endringer i skolens forskrifter og rutiner for behandling av klager på undervisning, som samsvarer med bestemmelsene i fagskolens styrende dokumenter - Fagskolen bør sikre at det i bestemmelsene skilles mellom hvordan studenters evaluering/tilbakemeldinger behandles og hvordan klage behandles

9 Side 9 Tilsynsområde NOKUT sine funn / observasjoner Anbefaling frå NOKUT forts klagebehandling Klage på karakterfastsetting - Fagskolens redegjørelse for behandling av klager på emnekrakter er ikke i henhold til gjeldende lov og forskrift. (se rapporten nederst på side 6, hvor fagskolens tilbakemelding framgår) - Det må sikres at klager på karakterfastsetting behandles i henhold til gjeldende lov og forskrift. Det innebærer at studenter kan kreve begrunnelse for karakter og at det gjennomføres en ny sensur hvor sensor ikke får kjennskap til opprinnelig karakter, opprinnelig sensors begrunnelse eller studentens begrunnelse for klagen. - NOKUT anbefaler at styret beslutter om studentene kan klage etter hver vurdering eller først når resultatet er kunngjort. Dette bør framkomme i fagskolens egen forskrift. Eksamen, sensur og ekstern evaluering av vurderingen eller vurderingsordningene - Mangelfull informasjon til studentene om hva som inngår i vurderingen av emnekarakterer - Mangelfull ekstern evaluering av vurderingene eller vurderingsordningene - Fagskolen må sørge for vurderingsordninger som sikrer at kompetanse prøves og vurderes på en upartisk og faglig betryggende måte Fagskolens reglement og forskrift - Studentreglementet inneholder gjentakelser av for mange av bestemmelsene som også inngår i fagskolen sine forskrifter - Det er ikkje gjort endringer i Forskrift om opptak og eksamen - Fagskolen må gjøre rede for hvordan ekstern deltakelse i vurderingene gjennomføres - Fagskolen må vurdere om dette er hensiktsmessig - Bestemmelsen om skikkethet i forskriftens bør fjernes, da batemmelsen ikkje kan praktiseres før departementet har gitt forskrift om at fagskolen skal vurdere om de enkelte studentene i bestemte utdanninger er skikket for yrket - Fagskolen må ta en gjennomgang av egen forskrift og studentreglementet og sikre at eventuelle endringer som følgje av ny lov implementeres i bestemmelsene.

10 Side 10 Tilsynsområde NOKUT sine funn / observasjoner Anbefaling frå NOKUT System for kvalitetssikring Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet - Mangelfull beskrivelse av system for innhenting av tilbakemeldinger frå undervisningspersonale. Det oppgis også i liten grad hvilken informasjon som blir hentet inn. - I systembeskrivelsen er det ikke fastsatt mål og indikatorer for kvalitet i utdanningen - Systembeskrivelsen er mangelfull når det gjelder hvordan informasjon innhentes frå studentene - Behandling av klager er ikke beskrevet i systembeskrivelsen - Fagskolen må sikre at systembeskrivelsen oppfyller kravene i 5-1 i fagskoleforskriften. Beskrivelsen skal omfatte ansvarsforhold og rapporteringslinjer, og det skal framgå hvordan informasjonen systemet fremskaffer blir brukt til å utvikle og forbedre utdanningen - Fagskolen må sikre at det settes mål for kvaliteten i utdanningene og at kvantitativ informasjon indikerer om målene blir nådd. Det må framgå av systembeskrivelsen hvordan målene og indikatorene fastsettes. Det bør også framkomme av systembeskrivelsen hvordan informasjonen innhentes. NOKUT anbefaler at fagskolen vurderer andre former for innhenting av informasjon enn det som praktiseres i dag. - Systembeskrivelsen skal vedtas av fagskolens styre. Dokumentasjon på innhenting av tilbakemeldinger frå studenter, undervisningspersonalet, sensorer og aktører i yrkesfeltet - NOKUT ba om å få tilsendt dokumentasjon på innhenting av tilbakemeldinger. Fagskolen har IKKE levert eksempler på innhentede tilbakemeldinger - NOKUT ber om å få tilsendt anonymiserte eksempler på innhentede tilbakemeldinger frå o Studenter o Undervinsningspersonalet o Sensorer o Aktører i yrkesfeltet Fagskolens kvalitetsarbeid, årsrapporter for 2015, 2016 og Årsrapportene for 2015, 2016 og 2017 er svært like i innhald, og det kan se ut til at mye tekst benyttes frå år til år. Eksempelvis er punkt 8 (Konklusjon) og punkt 7(Ledelsens samlede vurdering av kvaliteten), tilnærmet lik frå år til år Nevnte forhold må tas hensyn til i fremtidige årsmeldinger Oppsummering: I rapporten sitt punkt «Konklusjon og videre oppfølging» på side 10, konkluderer NOKUT med at grunnleggjande føresetnadar for å tilby fagskoleutdanning ikkje er oppfylt.

11 Side 11 Vidare oppfølging: Fagskolen i Ålesund er gitt frist til 31. januar 2019 med for å dokumentere at naudsynte endringar er gjennomført. Innan nemnte frist må fagskolen også sende inn dokumentasjon på ei rekkje forhold. Desse forholda kjem fram i tilsynsrapporten i siste punkt - «Konklusjon og vidare oppfølging» Vidare er det opplyst i NOKUT sitt oversendingsbrev, at dersom Fagskolen i Ålesund ikkje kan rette opp forholda innan den gitte fristen, vil NOKUT opne revidering av skolen. Kontrollsjefen sin vurdering av NOKUT sine funn: Hovudfunna er i stor grad knytt til manglar i system for klagebehandling samt svakheiter i kvalitetsikringssystema, derunder manglande system for elevmedverknad. Utdanningsavdelinga (som er fagskolestyret sitt sekretariat), gjennomfører årleg ei rekke skoleleiarsamlingar for rektorane ved dei vidaregåande skolane, kor nettopp nemnte element er i fokus og blir drøfta. Kontrollsjefen er kjent med at skoleleiinga ved fagskolen i Ålesund er inviterte til disse samlingane. Det er opplyst at skoleleiinga ved Fagskolen i Ålesund sjeldant deltar på skoleleiarsamlingane som skoleeigar arrangerer. Elles registrerer kontrollsjefen av side 3 i tilsynsrapporten, at i den gjennomførte studentundersøkinga ligg Fagskolen i Ålesund under det nasjonale snittet på alle område som er evaluert. NOKUT vurderer også avvika frå undersøkinga som eit stort negativt avvik. Etter kontrollsjefen sin vurdering burde denne type forhold vore gjenstand for oppfølging både av skoleleiinga og fagskolestyret. Avdekka avvik dreier seg soleis ikkje om formalitetar som er enkle å løyse, men om grunnleggjande skolestyring og oppfølging for å sikre god utdanningskvalitet. Tilsvara som fagskolen sin leiing har gitt til NOKUT undervegs i tilsynet, tyder også på svak kunnskap hos skoleleiinga om lovkrava som gjeld for studentevaluering og klagebehandling. Skoleleiinga har heller ikkje på tilfredsstillande vis involvert fagskolestyret eller fagskolestyret sitt sekretariat (utdanningsavdelinga) for å handtere NOKUT sine merknadar undervegs i tilsynet. Skoleleiinga og fagskolestyret har følgjeleg ikkje etablert dei verktøy som skal til for å følge opp at det er tilfredsstillande utdanningskvalitet ved skolen. Kontrollsjefen er samtidig også av den formeining at samhandlinga, kommunikasjonen og rapportering mellom Fagskolen i Ålesund ved leiinga og fagskolestyret sitt sekretariat (som er utdanningsavdelinga), samt samhandling med fagskolestyret er mangelfull.

12 Side 12 Fagskolestyret er skoleeigar (fylkeskommunen) sitt øverste ansvarlege styringsorgan. Dette går også fram av fagskoleloven 9 - Styrets ansvar. I same paragraf pkt f) går det vidare fram at styret skal sørge for at verksemda drives i samsvar med gjeldande lover og reglar, derunder etablere og sørge for gjennomføring av systematiske kontrolltiltak (internkontroll) for å sikre dette. I fagskoletilsynsforskrifta 5 er omtala nærare detaljar om krava fagskolen har til å etablere system for kvalitetssikring. I vedtektene for fagskolestyret i Møre og Romsdal 5 kjem det fram at styret mellom anna skal følgje opp kvalitets- og utviklingsarbeidet. Eit forsvarleg internkontrollsystem inneber at implementerte system må vere eigna til å avdekke lovstridige forhold OG sikre at det blir iverksett adekvate tiltak dersom lovstridige forhold blir oppdaga. Forsvarlegheitskravet inneber også krav til skriftlegheit. Alle forholda nemnt i rapporten og dei svake resultata i studentundersøkinga, burde etter kontrollsjefen sitt syn vore avdekka, rapport, korrigert og følgt opp dersom eit godt intern kontroll system var etablert. Dette hadde vore naturlege element som inngikk i eit forsvarleg system for å følge opp kvalitets- og utviklingsarbeidet ved skolen. Utfordringa er altså at fagskolen er prega av svak styring, kontroll, oppfølging frå Fagskolestyret sin side, som heller ikkje har sørga for å få løpande relevant rapportering. Derunder er det manglar kva gjeld system/retningslinjer og rutinar for korleis samhandlinga og informasjonsflyten skal skje mellom fagskolen, fagskolestyret sitt sekretariat (utdanningsavdelinga) og fagskolestyret. På grunnlag av NOKUT sine observasjonar meiner kontrollsjefen at fagskolestyret ikkje har etablert eit forsvarleg intern kontrollsystem for ein aktiv, planmessig og kontinuerleg styring og oppfølging av fagskolane, derunder sikrar seg relevant rapportering. Kontrollsjefen sin oppsummering: Det er viktig å vere merksam på at NOKUT kan trekke tilbake godkjenning av utdanningar på grunnlag av revidering utan bruk av sakkyndige dersom ein eller fleire av dei grunnleggande førsetnadane for å tilby fagskoleutdanning ikkje er oppfylt. Det same gjeld dersom ein revidering avdekkar klar kvalitetssvikt i ein utdanning, og NOKUT finn at kvalitetssvikten gjeld for andre utdanningar hos same tilbydar. Kontrollsjefen er ikkje kjent med at avvika i tilsynet kan ha økonomiske konsekvensar for fylkeskommunen som skoleeigar. Kontrollsjefen er rett nok kjent med at det pågår ein organisasjonsutviklingsprosess (OU-prosess) når det gjeld fagskolene i Møre og Romsdal. Mandatet i OU-prosessen er likevel retta meir mot å kvittere ut nosituasjonen og identifisere endringsbehov for fagskolen. Avdekka avvik frå NOKUT sitt tilsyn går meir på at styring, kontroll, rapportering og oppfølging er mangelfull. Det må understrekast at fagskolestyret sjølvsagt ikkje er fritatt frå sitt ansvar etter fagskolelova, fagskoletilsynsforskrifta eller vedtektene, i perioden kor OU-prosess er under gjennomføring.

13 Side 13 Til orientering gjennomførte kontrollutvalet også ein forvaltningsrevisjon hausten 2017, som var retta mot «Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen». Revisjonen avdekka fleire svakheter kva gjeld styring, kontroll, rapportering og oppfølging frå fagskolestyret sin side. Derunder avdekka revisjonen uheldig praktisering av overtid ved Fagskolen i Ålesund, i strid med gjeldande arbeidsavtale. Disse forholda underbygger ytterlegare at det er svakheiter ved skoleleiinga og manglar ved styring, kontroll, rapportering og oppfølging frå fagskolestyret sin side. Konsekvensen av NOKUT sine funn er: Kan få økonomiske effektar i form av reduserte tilskot frå NOKUT Påverkar fagskolen sitt omdøme negativt Fagskolen kan miste sin akkreditering til å drive fagskole Elles konstaterar kontrollsjefen at fylkeskommunen har mindretal i fagskolestyret. Som skoleeigar har fylkestinget tre styringsvegar: a) vedtektene, b) budsjett og c) val av styret. Det er fagskolestyret som har det overordna styringsansvaret for fagskolen i Møre og Romsdal. Når fylkeskommunen sine representantar er i mindretal, kan det svekke evnen til å gjennomføre styringssignal frå fylkestinget. Kontrollsjefen har ikkje vurdert dette punktet nærare i denne omgang, og føreset at problemstillinga er til vurdering som del av OU-prosessen. Konklusjon: Med bakgrunn i NOKUT sine tilsynsrapporter og eigne vurderingar, er kontrollsjefen sin oppfatning følgande: Fagskolestyret må straks sørge for å lukke avvika identifisert i tilsynet. (NOKUT sine funn og tilrådingar kjem fram i tabellane i saksframlegget over) Fagskolestyret må straks utarbeide ei prioritert handlingsplan med tidsfristar for å etablere eit forsvarleg system for styring, kontroll, rapportering og oppfølging. I dette må fagskolestyret vurdere kva operativ rolle sekretariatet (utdanningsavdelinga) skal ha i oppfølginga av fagskolane på vegne av fagskolestyret, for å sikre samhandling og informasjonsflyt mellom aktørane samt relevant rapportering til fagskolestyret. (NB Ein OU-prosess er ikkje svar/utkvittering på dette punktet) Fagskolestyret må snarast gjennomføre ei styreevaluering etter eit systematisk opplegg, som bidrar til å avdekke forbetringspunkt i fagskolestyret sitt arbeid med å følge opp sitt ansvar på ein aktiv, planmessig og kontinuerleg måte. Fagskolestyret må evaluere fagskolen sitt leiarskap og vurdere om tilsynsfunna er av ein art som bør ha eventuelle konsekvensar Kontrollsjefen er av den formeining at funna i dette tilsynet er så alvorleg, at i tråd med retningslinjene bør saka løftast opp til fylkestinget. Kontrollsjefen rår derfor kontrollutvalet til å treffe følgjande vedtak:

14 Side 14 Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar NOKUT sine tilsynsrapportar av 5. juli 2018 og 10. oktober 2018 frå tilsyn ved Fagskolen i Ålesund til orientering. 2. Fylkestinget ser svært alvorleg på det tilsynsrapportane avdekker, og ber Fagskolestyret lukke avvika som kjem fram i tilsynsrapportane, og som også er oppsummert i tabellane i saksframlegget over. 3. Fylkestinget ber fagskolestyret straks utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som vil bli satt i verk for å følgje opp punkta under «konklusjon» i saksframlegget over. Tor Harald Hustad kontrollsjef Vedlegg 1 Tilsynsrapport av Avslutning av tilsynet med tekniske fagskoleutdanningar 2 Varsel av frå NOKUT om opning av tilsyn 3 Tilsynsrapport av Tilsyn med Fagskolen i Ålesund - oppfølging etter dialogmøtet