Kontakter. Et program for masseutsending av e-post og brev til vinduskonvolutter. Brukermanual

Transkript

1 Kontakter Et program for masseutsending av e-post og brev til vinduskonvolutter Brukermanual Utviklet av Jamar IKT AS Kiserødveien SANDEFJORD tlf

2 Innholdsfortegnelse Formål... 3 Overordnet struktur... 3 Pålogging/Identifisering... 3 Hovedvinduet... 3 Bruk av adresseregisteret... 4 Søk i adresseregisteret... 5 Hurtigsøk... 5 Avansert søk... 5 Opprette nye kontakter og redigere eksisterende... 6 Virksomheter... 6 Privatpersoner... 6 Andre forhold ved adresseregisteret... 7 Fjerning av kontakter og overføring til inaktive registre... 7 Forholdet mellom virksomheter og ansatte... 7 Utsending av brev... 8 E-post- og papirversjon... 8 Masseutsending av lagrede versus ulagrede brev... 8 Utsending av individuelle brev... 8 E-postutsendinger... 9 Opprette og redigere en e-post... 9 Distribusjonsliste for e-post-utsendinger Sende E-post Papirbaserte brev til vinduskonvolutter Hvordan systemet er bygget opp Opprette og redigere tekst-dokumentet Distribusjonsliste for papirbaserte brev Utskrift av papirbaserte brev Rettigheter og andre egenskaper for brev Utsendingslogger Logg for lastet brev Logg for alle brev Administratoroppgaver Programinnstillinger Brukerkonti Sikkerhetskopi

3 Formål Programmet har to hovedformål. Det ene er å tilby et smidig register over kontakter som inkluderer både privatpersoner og virksomheter. Privatpersoner kan registreres som uavhengige kontakter eller som ansatte i en virksomhet. Det kan gjøres ulike utvalg i adresseregisteret og det kan opprettes underordnede kontaktlister hvor man kan registrere et utvalg av kontakter. Adresseregisteret og kontaktlister lagres i en sentral database slik at alle som er tilknyttet systemet har tilgang til, og kan redigere de samme kontaktene. Det andre formålet med programmet er å sørge for en enkel og effektiv måte å sende ut informasjon til hele eller deler av adresseregisteret. Utsendinger kan gjøres som epost eller som utskrift av brev til vinduskonvolutter. Utsendinger kan loggføres slik at man holder oversikt over hva som er sendt til ulike kontakter. Overordnet struktur Etter å ha identifisert seg når programmet starter, lastes programmets hovedvindu. Hovedvinduet består av tre skilleark: Adresseregister, Utsending av brev og Vedlikehold og systemverktøy. Vanlige brukere vil benytte skillearket for visning/redigering av adresseregister og skillearket for utsending av brev. Èn eller noen få personer vil ha administrator-funksjoner og kan gjøre systemendringer i skillearket for vedlikehold og systemverktøy. Alle funksjoner i programmet har sitt utspring i ett av de tre skillearkene i hovedvinduet. Pålogging/Identifisering Merk av deg selv i listen. Dersom du ikke står i listen, kan du ta kontakt med systemansvarlig, så vil han/hun kunne hjelpe deg med å få registrert en brukerkonto Hovedvinduet Hovedvinduet lastes etter at du har logget deg på. Dette viser de tre skillearkene for Adresseregister, Utsending av brev og Vedlikehold og systemverktøy 3

4 Bruk av adresseregisteret All søking, visning og redigering av kontakter i adresseregisteret foregår med utgangspunkt i adresseregister-skillearket i hovedvinduet. Her vises en liste over alle eller et utvalg av kontaktene som er registrert i programmet I denne nedtrekkslisten kan du velge om listen skal vise Alle kontakter eller en egendefinert kontaktliste (hvis det er opprettet slike). Her kan du opprette og gi navn til en ny kontaktliste som du deretter kan tilordne medlemmer til. Du kan selv velge hvilke opplysninger (kolonner) som skal tas med i listen over kontakter. Dette kan du gjøre gjennom å velge egendefinert visning og merke de aktuelle opplysningene du vil ha med. Har man behov for å oppdatere informasjon om en kontakt, kan man merke vedkommende i listen og klikke knappen Rediger kontakt. Et nytt vindu for redigering av denne kontakten vil bli åpnet. Man kan legge til nye kontakter med Ny kontakt -knappen. Disse alternativ-boksene kan du benytte til å avgrense hvilke kontakter som skal vises, og hvordan de skal sorteres. Dersom en egendefinert kontaktliste er valgt øverst i vinduet, kan man legge til eller fjerne medlemmer med disse knappene I dette feltet kan du søke etter en kontakt ved å skrive inne hele eller deler av navnet eller epostadressen. Disse knappene kan benyttes til å lage en utskrift av adresselisten, eller til å eksportere dem til Excel (Det er også tilgjengelig et mer avansert søkesystem hvor man bl.a. kan søke på postnummer) 4

5 Søk i adresseregisteret Det er laget to ulike søkefunksjoner for adresseregisteret. Den ene funksjonen er et hurtig-søk som er tilstrekkelig for de fleste formål. Dersom man kommer til kort med denne, har man mulighet til å gjennomføre et mer avansert søk. Hurtigsøk Hurtigsøket er tilgjengelig på ulike steder i programmet bl.a. i skillearket for adresseregister i hovedvinduet. Hurtigsøket omfatter kun navn og epostadresser. Skriv inn søkeordet ditt i søkefeltet, og klikk Søk-knappen Du vil få treff på alle kontakter der søkeordet ditt inngår i navnet eller e-postadressen. Eventuelle treff vil vises slik som i vinduet under. I dette tilfellet er det søkt på ordet senter. Dersom du fant kontakten du lette etter, kan du merke den i listen og klikke Ok. Du vil komme tilbake til forrige vindu og den aktuelle kontakten vil bli valgt eller merket. Avansert søk Dersom du har behov for å søke etter andre kriterier enn navn og e-postadresse, kan du benytte programmets mer avanserte søkemetode. Skriv inn søkeordet ditt på samme måte som i hurtigsøk-funksjonen og klikk Kjør søk -knappen. Angi søkealternativene din i feltene på venstre side. Eventuelle treff vil bli vist i listen. Dersom kontakten du lette etter er blant treffene, kan du merke vedkommende i listen og klikk Ok. Søkevinduet vil bli lukket, og du kommer tilbake til forrige vindu hvor den aktuelle kontakten vil bli merket eller valgt. 5

6 Opprette nye kontakter og redigere eksisterende Etter å ha klikket Ny kontakt eller Rediger kontakt, lastes et nytt vindu for redigering av personopplysninger eller virksomhetsopplysninger avhengig av om det er en person eller virksomhet som skal opprettes eller redigeres. Virksomheter Disse feltene benyttes til å fylle inn Navn, adresse, telefonnumre etc. Hvis man ikke kjenner den riktige adressen, må man fjerne haken for Adresse OK Hvis en kontakt skal fjernes fra systemet, kan man tilordne den til et inaktivt arkiv (f.eks. Utdaterte kontakter ). Klikk knappen med tre prikker. Her kan man sende epost til vedkommende, lage brev til vinduskonvolutt, og se en oversikt over tidligere forsendelser til denne kontakten. Liste over ansatte i virksomheten. Du kan føye til og fjerne ansatte ved å benytte knappene til høyre for listen. Hvis kontakten er ført opp i noen kontaktlister, vises disse her Kontakten kan legges til eller fjernes fra kontaktlister med disse knappene Eventuelle andre opplysninger om kontakten kan skrives inn i dette feltet. Privatpersoner I hovedtrekk er opplysningene som registreres for privatpersoner de samme som for virksomheter. Figuren under viser noen unntak. Hvis en privatperson er registrert som ansatt hos en virksomhet, kan vedkommende arve arbeidsstedets adresse. Her vises eventuell informasjon om arbeidssted. Merk at du ikke kan skrive noe i feltet. Du må tilordne arbeidssted gjennom å søke i registeret over virksomheter, eller opprette en ny. (Se knappene på høyre side.) I tillegg til å angi hva slags stilling vedkommende har, kan man også angi vedkommende som Administrativ- eller faglig representant. Ved masseutsending av brev i vinduskonvolutter, kan man angi at brevet skal stiles til virksomhetens administrative- eller faglige representant. 6

7 Andre forhold ved adresseregisteret Fjerning av kontakter og overføring til inaktive registre Det finnes ingen funksjoner for å slette en kontakt fullstendig fra systemet når den først er registrert. En slik funksjon ville medføre at man mistet historiske opplysninger først og fremst oversikten over brev som har blitt sendt ut. Av og til har man likevel behov for å fjerne personer og virksomheter fra systemet. Det kan være at en kontakt ved en feil er blitt ført opp to ganger, en virksomhet kan av ulike grunner ha blitt uinteressant som samarbeidspartner, privatpersoner kan dø eller gå av med pensjon o.s.v. Fremgangsmåten for å fjerne en kontakt fra systemet er å overføre den til ett av flere inaktive arkiver: Utdaterte kontakter, Avviklede virksomheter, Duplikater, Døde eller Pensjonerte. (Det finnes også et register for brukerkonti hvor man kan registrere ansatte i egen virksomhet dersom de ikke skal vises i det vanlige adresseregisteret.) Flytting av en kontakt fra ett arkiv til et annet kan gjøres fra vinduet for redigering av personeller adresseinformasjon. Forholdet mellom virksomheter og ansatte Som beskrevet over er det ikke slik at man kan skrive inn navnet på en privatperson sitt arbeidssted i vinduet hvor man redigerer navn og adresseopplysninger. Systemet med ansettelser er derimot basert på at det opprettes en kobling mellom arbeidsstedet og privatpersonen i adresseregisteret. Dette har flere implikasjoner: a.) Når man redigerer opplysninger om et arbeidssted, oppdateres dette automatisk for alle de ansatte f.eks. dersom de ansatte arver arbeidsstedets adresse, b.) I lister over kontakter kan de ansatte vises sammen og underordnet arbeidsstedet, og c.) Hvis en virksomhet fjernes fra det aktive registeret, så slettes arbeidsstedet for alle personer som har vært registrert som ansatte i denne virksomheten. 7

8 Utsending av brev E-post- og papirversjon I et stort adresseregister vil det ofte være slik at man ikke kjenner både e-postadresse og fysisk adresse til alle kontakter. Programmet er derfor laget slik at det kan håndtere brev både i form av e-post og i form av utskrifter til vinduskonvolutter. Den logiske strukturen i programmet på dette området er slik at hvert brev som lagres i systemt kan ha to versjoner; èn versjon for e-post og èn versjon for fysiske brev. Uansett hvilken versjon som sendes, loggføres det at det samme brevet er sendt. Masseutsending av lagrede versus ulagrede brev Ved utsending av massebrev legger programmet i utgangspunktet opp til at man først definerer og lagrer èn e-postversjon og èn papirbasert versjon av brevet, at man deretter oppretter en distribusjonsliste for hver av versjonene, for til slutt å sende/skrive det ut. Etter utsending vil utsendingsloggen vise hvilke kontakter som har mottatt brevet og hvilken versjon de har mottatt. Selv om det i utgangspunktet er lagt opp til at man oppretter og lagrer et brev med et entydig navn, er det imidlertid mulig å sende ut massebrev i form av e-post uten å lagre det i systemet. Vær imidlertid oppmerksom på at utsendingsloggen i slike tilfeller vil mangle angivelse av hvilket brev som er sendt. Loggen vil i slike tilfeller ikke ha den samme oversiktligheten. Funksjonen for utskrift av fysiske brev til vinduskonvolutt er bare tilgjengelig for lagrede brev. Utsending av individuelle brev Dersom man har behov for å sende ut et brev til èn kontakt, er det tungvint å benytte løsningen for massebrev, selv om det naturligvis ikke er noe til hinder for å lage en distribusjonsliste med bare èn kontakt. I slike tilfeller vil det være enklere å benytte en funksjon for å sende brev direkte fra vinduet hvor man redigerer personalia- og adresseopplysninger. Knappen med brev-ikon i dette vinduet gir anleding til å åpne et nytt word-dokument med ferdig utfylt navn-og adresse til vinduskonvolutt, eller sende en individuelle epostmelding til den aktuelle kontakten. 8

9 E-postutsendinger Funksjonene for masseutsending av brev finner du i skilleark nr 2 i hovedvinduet. Du kan benytte disse knappene til å laget et nytt tomt brev, lagre et brev, åpne et tidligere lagret brev, eller kopiere et brev. Her vises navnet på brevet som er lastet nå. I dette tilfellet vises et ulagret brev. Skilleark som inneholder funksjoner for redigering av innholdet i brevet, samt utsendingsloggen og eventuelle rettighetsbegrensninger. Opprette og redigere en e-post Skriv inn Emne/Tittel og meldingstekst slik du er vant til fra andre E-post-programmer Når du er klar til å sende ut e-post-meldingene, klikker du denne knappen. Det vil bli lastet et nytt vindu hvor du kan angi hvem som skal stå som avsender. Som en kontroll av at E-postversjonen av brevet ser grei ut, kan du sende den som en test til din egen e- postadresse I listen vises vedlegg som skal tas med i e-postutsendingene. Benytt knappene for å legge til, fjerne og vise vedleggene. NB! Programmet er laget for å kjøres på datamaskiner i et datanettverk. Dersom en e-post skal sendes fra en annen datamaskin enn den brevet ble laget på, vil systemet være avhengig av at eventuelle vedlegg ligger på et område som er tilgjengelig for alle, og som har samme adresse sett fra alle maskiner. (Hvis alle har nettverkets fellesområde som f.eks. stasjon K:\, og man bare tilordner vedlegg fra dette området, vil problemet være løst.) 9

10 Distribusjonsliste for e-post-utsendinger I vanlige e-post-programmer kan man skrive inn adressen til mottakeren eller velge èn eller flere mottakere fra e-postprogrammets adressebok. Disse vises vanligvis i et Til-felt i tilknytning til meldingen. Ettersom dette programmet er tiltenkt masse-utsendinger, er det ikke laget noe til-felt som viser mottakerne. Til-feltet er erstattet av et tall som indikerer hvor mange mottakere som er valgt. Klikk knappen Opprett/rediger liste hvis du vil opprette, kontrollere eller redigere distribusjonslisten for e-postmeldingen. Vinduet som er vist under vil bli lastet. Vinduet til venstre viser en tom liste. Knappen Føy til mottakere lar deg tilordne mottakere fra et nytt vindu Klikk Ok-knappen for å bekrefte distribusjonslisten. Dette vinduet lar deg velge kontakter som skal legges til i distribusjonslisten. Legg merke til utvalgsmulighetene øverst og i midten av vinduet. Du kan bl.a. skjule de kontaktene som har fått dette brevet i papirversjon fra tidligere. Du kan også angi at kun kontakter med e-postadresse eller kontakter med riktig postadresse skal vises. Merk de kontaktene du vil føye til og klikk Ok. 10

11 Sende E-post Når du klikker knappen Send E-post vil et nytt vindu bli lastet. I dette vinduet kan du angi hvem som skal stå som avsender, og hvordan e-posten skal signeres. Du kan også angi om det skal sendes til hele distribusjonslisten i èn operasjon, eller om du vil sende til noen av de valgte kontaktene. Hvis du ikke vil sende ut til hele distribusjonslisten i èn operasjon, kan du angi et maks-antall utsendinger til gjeldende sendeoperasjon. Etter å ha angitt avsender og eventuelle andre valg, klikker du Ok -knappen, og et vindu som viser sendestatus lastes. Merk deg at sendingene ikke starter umiddelbart etter å klikket Ok - knappen. Du må starte sendingene fra status-vinduet. Du kan velge avsender i nedtrekkslisten. (Alternativene er begrenset til de brukerne som har registrert en e-postadresse i systemet.) Du kan også velge hvordan meldingen skal underskrives. Denne knappen starter den faktiske utsendingen av e-postmeldingene Utsendingene vil starte fra toppen av listen. Du kan avbryte underveis slik at de som ikke er sendt ennå blir stoppet. Listen viser status for de enkelte e- postutsendingene etter hvert som programmet sender dem. Dersom èn eller flere utsendinger mislykkes (f.eks. hvis det er problemer med internettforbindelsen), vil dette vises. Det er bare bekreftede utsendinger som blir loggført. (Merk: At en melding er bekreftet sendt er ikke en garanti for at den har nådd mottakeren. Hvis e- postadressen er ugyldig, vil ikke dette nødvendigvis fanges opp ved utsending. ) 11

12 Papirbaserte brev til vinduskonvolutter Hvordan systemet er bygget opp De papirbaserte brevene benytter funksjoner i Word, og krever av den grunn at Word er installert på datamaskinen. Ved utskrift av et brev vil tre komponenter sammen utgjøre brevet: a.) En forhåndsdefinert brev-mal med f.eks. firmalogo, b.) Et Word-dokument som inneholder selve brev-teksten og c.) Navn- og adresseinformasjon fra adresseregisteret. Før systemet kan tas i bruk må systemansvarlig tilordne en standard brev-mal til systemet. Opprette og redigere tekst-dokumentet Som beskrevet tidligere i manualen kan bare lagrede brev ha en papirbasert versjon. Før man kan sette opp tekst-dokumentet som skal inngå i brevet, må man altså lagre brevoppsettet. Det er kun lagrede brev som kan ha en papirbasert versjon. Før man kan lage tekst-dokumentet som skal inngå i brevet, må man altså lagre brevoppsettet. Benytt lagreknappen med diskett-symbol øverst i vinduet. Etter at brevet har blitt lagret, vil alle senere endringer bli lagret automatisk. Etter å ha lagret brev-oppsettet og dermed også gitt det et navn, vil knappen Opprett tekstdokument bli aktivert. Denne knappen vil starte Word og opprette et dokument hvor du kan skrive brevteksten. Når teksten er ferdig, kan du lukke Word. Bekreft at du vil lagre endringene. Du kan når som helst åpne dokumentet igjenog redigere videre på teksten. Når du har laget tekstdokumentet, kan du forhåndsvise et eksempel-brev. 12

13 Distribusjonsliste for papirbaserte brev Distribusjonslisten for papirbaserte brev vises i hovedvinduet for brevet. I dette tilfellet er listen tom. På samme måte som for e-postutsendingene benytter du disse knappene for å redigere distribusjonslisten Utskrift av papirbaserte brev Knappen Skriv ut brev i hovedvinduet åpner et nytt vindu hvor man kan angi ulike alternativer for utskriftene Hvor mange brev vil du skrive ut av gangen? Angi dette her. Hvem skal stå som avsender, og skal vedkommende undertegne med både stilling, avdeling og navnet på virksomheten? Velg hvilken skriver du vil benytte, og angi hvorvidt utsendingene skal loggføres. Klikk Ok -knappen for å starte utskriftene En ansatt i en virksomhet kan være registrert som administrativ eller faglig representant. Skal brevet i slike tilfeller stiles til en slik representant? 13

14 Rettigheter og andre egenskaper for brev I tillegg til utformingen av en e-postversjon og en Word-versjon av et brev, har man også mulighet til å endre en del andre egenskaper ved brevet slik som vist i figuren under. Når det opprettes et nytt brev, vil standardverdiene for de enkelte egenskapene bli tilordnet. I de fleste tilfeller er det ingen grunn til å endre disse, men i enkelte tilfeller kan det være ønskelig å legge begrensninger f.eks. på hvem som kan sende ut et brev. I disse alternativboksene kan du angi begrensinger i hvem som skal ha anledning til å redigere eller sende ut et brev, og hvem man kan sende brevet på vegne av. 14

15 Utsendingslogger Som beskrevet tidligere vil alle utsendinger bli registrert i en utsendingslogg (med mindre det er spesielt angitt at de ikke skal loggføres). Utsendingsloggen er tilgjengelig fra ulike steder i programmet. Logg for lastet brev Når et lagret brev er aktivt, slik som vist i figuren under, vil det i brev-vinduet være tilgjengelig en egen loggvisning som bare tar for seg dette brevet. Hvis et lagret brev er aktivt, vil dette vises med navnet på brevet, samt når det ble opprettet, og hvem som står som eier av det. I denne listen vises alle utsendingene av dette brevet både e-post og papirbaserte utsendinger. Av plasshensyn vises ikke all informasjon i listen. Knappen Vis detaljer åpner et nytt vindu der du får se alle opplysningene om den enkelte utsending. I noen tilfeller kan det være ønskelig å slette oppføringer i utsendingsloggen. Det kan f.eks. være at det skjedde en feil i forbindelse med utskrift. Knappen Slett loggelementer åpner et vindu hvor du kan velge om et eller flere merkede elementer skal slettes, eller om de skal slettes og legges tilbake i distribusjonslisten slik at de kan sendes/skrives ut på nytt. 15

16 Logg for alle brev Hovedloggen som tar for seg alle utsendinger kan åpnes både fra Brev-vinduet og fra vinduene til redigering av person- eller virksomhetsopplysninger. På venstre side av vinduet kan du angi om du bare vil vise et utvalg av utsendingene, og du kan sorter listen på ulike måter. Når loggen åpnes fra vinduet for redigering av person- eller virksomhetsopplysninger, vil standardinnstillingene være at kun brev sendt til den aktuelle kontakten vil vises. Listen gir en oversikt over utsendinger i henhold til utvalgsinnstillingene. Du kan åpne et eget vindu som viser alle detaljer for èn utsending 16

17 Administratoroppgaver I tillegg til selve administrator-kontoen kan èn eller flere brukere ha administratorrettigheter. Disse brukerne har tilgang til skillearket for Vedlikehold og systemverktøy hvor man kan angi overordnede innstillinger og redigere og tilordne nye brukere i programmet. Her kan man opprette, redigere og slette kontaktlister. Merk at funksjoner for å opprette og redigere listene også er tilgjengelig fra skillearket for Adresseregister. Sletting av lister kan bare gjøres av en bruker med administratorrettigheter. Administratorer har tilgang til å vedlikeholde de ulike registerne aktive og inaktive. I Programinnstillingene angis alle overordnede innstillinger, slik som lisensnøkkel, adresse til Word-mal, Adresse til E-postserver o.s.v. Se beskrivelse av dette vinduet under. Brukere -knappen åpner et vindu der man kan redigere, slette og opprette brukere. Se beskrivelse lenger bak i manualen. Knappen Sentralbordinnstillinger gir tilgang til å angi standardinnstillinger for skillearket Adresseregister Registerne for Stillinger og Land er også tilgjengelig fra vinduene hvor man redigerer personalia- og virksomhetsopplysnin ger. 17

18 Programinnstillinger Lisensnøkkel fås fra JAMAR IKT AS. Denne må samsvare med navnet på lisens-eier. I motsatt tilfelle vil ikke programmet kunne startes. Hvis det er behov for å endre navnet på lisenseieren, må også lisensnøkkelen endres. Et administratorpassord må oppgis, men det er valgfritt om en gjeste-konto skal benyttes. Nåværende versjon av programmet har ikke støtte for bruk av passord for brukerkonti. (Unntatt admininstrator-kontoen) Lisenseierens navn- og adresseopplysninger skrives her. (Merk deg at dette ikke har noe å gjøre med underskrifter i brev eller avsenderadresse i e-postmeldinger) Adressen til SMTPserveren fås fra leverandøren av internettforbindelsen til nettverket som programmet installeres på. Rotmappe for filvedlegg må (hvis man skal unngå problemer) være en mappe på fellesområdet på nettverket slik fra alle maskiner som har programmet installert. Påse også at alle har fellesområdet tilordnet den samme stasjonsbokstaven. Dette er viktige innstillinger som må være angitt riktig for at Word-brevene skal bli fungere uten problemer. 18

19 Brukerkonti En person det skal opprettes en brukerkonto for, må være oppført i adresseregisteret. Det er imidlertid ikke nødvendig at vedkommende er registrert i det aktive arkivet. Det finnes et eget arkiv med navn Brukerkonti hvor man kan plassere personer som skal ha en brukerkonto, men som ikke skal vises i adresseregisteret. Operasjonen med å legge inn personen i adresseregisteret kan gjøres samtidig med opprettelsen av brukerkontoen. Her vises en liste over eksisterende brukerkonti. Her kan du føye til, angi egenskaper og fjerne brukerkonti. Her kan du tilordne/endre passord til Administrator-kontoen og gjestekontoen, og du kan angi hvorvidt gjestekontoen skal være i bruk eller ikke. Dette er vinduet hvor du angir egenskapene for en brukerkonto. Nåværende versjon har ikke støtte for brukernavn og passord for brukerkontiene. Disse opplysningene benyttes til Word-brevene. Signaturen til hver og èn bruker må skannes inn og lagres på et egnet sted på nettverkets fellesområde. Adressen legger du inn i feltet Signatur-fil E-postadressen til en brukerkonto angis som for andre privatpersoner i adresseregisteret. Sikkerhetskopi Programmet inneholder ingen funksjoner for sikkerhetskopiering. Ettersom databasen er filbasert (MS Access), vil den imidlertid kunne inngå i nettverkets vanlige sikkerhetskopirutiner. I de fleste tilfeller kjøres slik sikkerhetskopiering på natten. Det er en god forholdsregel at alle brukere slår av programmet ved arbeidsdagens slutt ettersom åpne filer normalt ignoreres av sikkerhetskopieringsprogrammer. 19