Bakgrunn. EU har vedtatt ny personvernforordning

Transkript

1 GDPR på UB

2 Bakgrunn EU har vedtatt ny personvernforordning General Data Protection Regulation (GDPR) styrke europeiske borgeres personvern styrke tilliten til digitale tjenester gjøre det lettere å utveksle personopplysninger over landegrenser Trer i kraft 1. juli 2018

3 Hva er nytt - Highlights Økt dokumentasjonskrav til behandling av persondata - Transparens Innsamler/mottaker, hvilke data, formål, samtykke Personer vil kunne kreve å ikke bli overvåket og sporet Personer vil kunne kreve at all informasjon om en selv blir fjernet Konsesjonsplikt/tilråding fra REK/personvernombud bortfaller Erstattes av en personvernkonsekvensvurdering (personvernombud, NSD) Databrudd skal varsles innen 21 til 72 timer Straff og bøter

4 UiOs GDPR-prosjekt Mandat Prosjektet skal utrede konsekvensene av det nye regelverket og sikre at UiO følger ny lov ved å foreslå endringer i gjeldende rutiner og retningslinjer der det er nødvendig. 1. Gjennomgå UiOs personvernsstrategi: Klassifisering av data Oversikt dataflyt Oversikt over type registrerte Internkontroll inkludert datasikkerhet 2. Gjennomgå UiOs prosedyrer for etterlevelse av GDPR: Revidere felles personvernerklæring og samtykkeskjema Revidere UiOs mal for databehandleravtale Retningslinjer for innsyn, retting og sletting Retningslinjer for personvernkonsekvensvurdering Sikre at UiOs ordning for personvernombud er i tråd med nye krav Utarbeide planer for opplæring sammen med fagavdelingene

5 På UB Hva blir gjort sentralt (Digit) Innmelding av UBs systemer og tjenester Kartlegging av skytjenester Det vi tilbyr i dag Framtidige behov Sikre at tjenestene er i henhold til GDPR Hva skal gjøres lokalt Rydding Rutiner Evt. innmelding av forskningsprosjekter Kompetanseheving og bevisstgjøring Opplæring sentralt, tilpasset ulike målgrupper H-2018

6 Rydding lokalt på avdelingene Frist: 15. august Personopplysning: En opplysning eller vurdering som kan knyttes til en enkeltperson (navn, adresse, epostadresse, telefonnummer, fødselsdato etc.) Mantra: Fra kjekt-å-ha til klart formål med behandlingen

7 Rydding lokalt på avdelingene 2 Hvor: Referater/vortex, epost, dokumenter på fellesområder og hjemmeområder Hva: Personopplysninger i forbindelse med tilsettinger Lister med personopplysninger Arkiver over henvendelser Tilganger: Hvem har tilgang til hva Rydding, evt. i samråd med IT-drift Hvordan: Slett, evt. flytt til ephorte hvis nødvendig Spør oss hvis dere er i tvil! k.r.salcedo@ub.uio.no eller h.k.riis@ub.uio.no

8 Rutiner Rutiner ved innmelding av IT-systemer og skytjenester Meldes Digit eller ) ROS-analyse Databehandleravtale Personvernerklæring Samtykke Melde-app Rutiner ved innmelding av forskningsprosjekter til NSD Prosjektansvarlig melder inn i eget nettskjema Ta eventuelt kontakt med NSD-ansvarlig på UB (Eystein Gullbekk) Daglige rutiner

9 Dokumentasjon GDPR-prosjektet ved UiO: Behandling av personopplysninger i forskning: Datatilsynets veileder: