BLIR PIPENE FEIET? FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

2 INNHOLD 1. INNLEDNING Ansvarsfordeling på området Problemstillinger Høringssvar fra Asker og Bærum brannvesen og rådmannen KRAV TIL FEIING OG TILSYN I BÆRUM KOMMUNE Brannvesenet i Bærum kommune Brann og eksplosjonsvernloven med forskrifter Avtale med Leverandøren om feiing og tilsyn FØRES ET ELEKTRONISK REGISTER I SAMSVAR MED KRAVENE? Vurderingskriterier Funn/Fakta Revisjonens vurdering BLIR PIPENE FEIET I SAMSVAR MED FORSKRIFT OG AVTALE? Vurderingskriterier Er det dokumentert at boligene får tilbud om feiing annet hvert år? Feies det på en kvalitetsmessig måte? Revisjonens vurdering BLIR DET FØRT TILSYN I SAMSVAR MED FORSKRIFT OG AVTALE? Vurderingskriterier Er det dokumentert at boligene får tilbud om tilsyn hvert fjerde år? Føres det tilsyn på en kvalitetsmessig måte? Revisjonens vurdering FØRER ABBV BETRYGGENDE KONTROLL MED FEIING OG TILSYN? Vurderingskriterier Fører ABBV systematisk tilsyn med Leverandørens arbeid? Har kontrollen betryggende forankring i selskapets organer? HAR BÆRUM KOMMUNE BETRYGGENDE KONTROLL MED FEIERTJENESTENE? Vurderingskriterier Har kommunen tilstrekkelig kontroll med ABBV Har kommunen betryggende grunnlag for registrering av fyringsanlegg? REVISJONENS KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Revisjonens anbefalinger KILDEHENVISNINGER... 1 VEDLEGG 1 KOMMENTARER FRA ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN... 1 VEDLEGG 2 RÅDMANNENS KOMMENTARER TIL RAPPORTEN... 1 BÆRUM KOMMUNEREVISJON I BÆRUM KOMMUNE

3 INNLEDNING 1. INNLEDNING Kontrollutvalget i Bærum vedtok 1 å be revisjonen gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å vurdere om feiingen i kommunen blir utført. Prosjektet skulle kontrollere bestillingen, utførelsen og etterkontrollen av feiingen i kommunen. Kommunen skal i henhold til brannvernlovgivningen både sørge for at det blir feiet og ført tilsyn med fyringsanlegg. I kommunen utføres disse to tjenestene av samme leverandør. Revisjonen har derfor sett det nødvendig å utvide prosjektet til å se på begge oppgavene 2. Denne rapporten vil belyse om det blir feiet og ført tilsyn med fyringsanlegg i henhold til politisk vedtak og de bestemmelser som er nedfelt i lov/forskrift og inngåtte avtaler. Både Asker og Bærum brannvesen og feieren har vært imøtekommende og bidratt med all etterspurt informasjon. 1.1 Ansvarsfordeling på området Etter brann- og eksplosjonsvernlovgivningen er det i utgangspunktet Bærum kommune som har ansvaret for feiing og tilsyn i kommunen. Asker og Bærum kommune har imidlertid etablert et felles brannvesen som har fått delegert oppgaver og plikter etter lov/forskrift 3. Brannvesenet er organisert som et interkommunalt selskap - Asker og Bærum brannvesen IKS (ABBV). Kommunene utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. ABBV har inngått en kontrakt med en leverandør for utføring av feiing og tilsyn 4. Bærum kommune fastsetter feieavgift og forestår innkreving av feieavgiften fra boligeierne i kommunen. Feieavgiften innkreves som en del av de kommunale avgiftene og innkreves i like rater to ganger i året. 1.2 Problemstillinger Prosjektet er utvidet til å omfatte både feiing og tilsyn. For å belyse kontrollaspektet må vi se på brannvesenets og kommunens roller. Vi vil dele inn rapporten i følgende problemstillinger: Føres et elektronisk register i samsvar med kravene? Blir pipene feiet i samsvar med forskrift og avtale? Blir det ført tilsyn med fyringsanlegg i samsvar med forskrift og avtale? Fører ABBV betryggende kontroll med feiing og tilsyn? Har Bærum kommune betryggende kontroll med feietjenesten? Prosjektet er gjennomført og rapportert i samsvar med Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt (RSK 001) Høringssvar fra Asker og Bærum brannvesen og rådmannen Kommentarer til rapporten er vedlagt, se vedlegg 1 og 2. 1 Møte kontrollutvalget sak 035/08 Revurdering av forvaltningsrevisjonsprosjekter. 2 Jamfør møte i kontrollutvalget sak 26/08. 3 Selskapsavtale for Asker og Bærum brannvesen IKS. 4 Avtale nr 038 Feiing og tilsyn i Bærum kommune, Fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund BÆRUM KOMMUNEREVISJON 1 BÆRUM KOMMUNE

4 KRAV TIL FEIING OG TILSYN 2. KRAV TIL FEIING OG TILSYN I BÆRUM KOMMUNE I dette kapittelet vil revisjonen redegjøre for bestemmelser i lov/forskrift og politiske vedtak som stiller krav eller mål som skal oppfylles i forbindelse med feiing og tilsyn. Vi redegjør også for pliktene som fremkommer i avtalen mellom ABBV og feier. 2.1 Brannvesenet i Bærum kommune Etter brann- og eksplosjonsvernlovgivningen er det i utgangspunktet Bærum kommune som har ansvaret for feiing og tilsyn i kommunen. Asker og Bærum kommune har imidlertid etablert et felles brannvesen, Asker og Bærum brannvesen (ABBV) som har fått delegert oppgaver og plikter etter lov/forskrift 6. Asker og Bærum brannvesen ble vedtatt sammenslått i I forbindelse med sammenslåingen fremgår bl.a av kommunestyrets vedtak at: Formålet med sammenslutningen er bedre tjenester for innbyggerne til et lavest mulig kostnadsnivå og en mer effektiv utnyttelse av ressursene. Omleggingen må føre til styrking av det forebyggende brannarbeidet 7. Brannvesenet ble omdannet til et interkommunalt selskap Revisjonen har ikke funnet vedtak knyttet til arbeidet i brannvesenet eller feiertjenesten utover dette. 2.2 Brann og eksplosjonsvernloven med forskrifter Kommunens oppgaver knyttet til feiing og tilsyn med fyringsanlegg inngår som en del av kommunens plikt til å forestå brannforebyggende arbeid. Det fremgår av brann- og eksplosjonsvernloven at kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte 8. Loven nedfeller for øvrig alminnelige plikter for kommunen og innbyggerne til å forebygge brann og eksplosjon. Videre finnes bestemmelser om sentral og lokal organisering og gjennomføring av brann- og eksplosjonsvernsarbeidet. 9 Nærmere krav til ulike brannsikringstiltak, som feiing og tilsyn med fyringsanlegg, reguleres i forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggendeforskriften) 10. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har utarbeidet en veileder med nærmere beskrivelse av hvordan kravene i forskriften kan oppfylles. Forebyggendeforskriften trådte i kraft 1. juli 2002 og oppstiller krav til utførelsen av feiing og tilsyn. Samtidig oppstilles krav om registrering av opplysninger om feiing og tilsyn i et særskilt register. 6 Selskapsavtale datert 23. desember Utskrift av kommunestyrets protokoll for møte sak 75/ første ledd 9 Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver. 10 Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn, fastsatt av Direktoratet for brann- og elsikkerhet 26. juni Forskriften er fastsatt med hjemmel i lov av 14.juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 2 BÆRUM KOMMUNE

5 KRAV TIL FEIING OG TILSYN Krav til feiing og tilsyn Forskriftens 7-2 om gjennomføring av feiing og tilsyn sier at Feiingen skal utføres på en faglig tilfredsstillende måte med minst mulig ulempe for beboerne. Etter endt feiing skal feieren sørge for at all sot blir fjernet og anbrakt på egnet sted. Feieren skal under feiing og tilsyn vurdere forhold ved fyringsanlegget som har betydning for brannsikkerheten eller atkomsten. Ved avvik som ikke kan rettes på stedet, skal feieren gi en skriftlig tilbakemelding til eier, eller representant for eier om disse med frist for retting eller tilbakemelding om når retting blir gjennomført. I 7-3 om hyppighet heter det at Kommunen skal sørge for at alle røykkanaler i fyringsanlegg for oppvarming av rom og bygninger blir feid etter behov og minst en gang hvert fjerde år. Kommunen skal sørge for at det føres tilsyn med at fyringsanlegget for oppvarming av rom og bygninger er intakt, fungerer som forutsatt og ikke forårsaker brann eller annen skade, etter behov og minst en gang hvert fjerde år. Det følger også av forskriften at boligeier skal varsles før feiing skal skje, jf forskriftens 7-1. Motstykket til kommunens plikter til å gjennomføre feiing og tilsyn er at boligeier/bruker plikter å legge til rette for at feiing kan gjennomføres. Dette følger av forskriftens 2-6 Atkomst for feiing. En slik tilrettelegging kan innebære at boligeier må ha husstige tilgjengelig. Tilsynet innebærer en utvendig og innvendig gjennomgang av forhold som er av betydning for brannsikkerheten. Tilsynet skal kartlegge type fyringsanlegg, fyringsmønster og avdekke eventuelle feil/mangler som bør utbedres. For at tilsyn skal kunne gjennomføres må boligeier være hjemme eller på annen måte gjøre boligen tilgjengelig for feieren Krav om fortegnelse over fyringsanlegg Kommunen skal sørge for at det foreligger ajourførte fortegnelser over fyringsanlegg, jf forebyggendeforskriften 5-2. I veilederen til forskriften heter det på side 48 at En konsekvens av at feiing og tilsyn med fyringsanlegg nå skal være basert på behov, er at feiervesenet må føre fortegnelse over relevante opplysninger om de enkelte fyringsanleggene i kommunen så langt det er praktisk mulig. Veilederen lister opp en rekke opplysninger denne fortegnelsen bør inneholde Oppsummering Forebyggendeforskriften stiller minstekrav til hyppighet av feiing og tilsyn. Det skal feies eller føres tilsyn etter behov og minst hvert fjerde år. Det skal etableres hensiktsmessige varslingsrutiner før feiing og tilsyn. Det skal føres elektronisk register over aktiviteten. For å få utført feiing/tilsyn må boligeier legge til rette for at feiing/tilsyn kan skje. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 3 BÆRUM KOMMUNE

6 KRAV TIL FEIING OG TILSYN 2.3 Avtale med Leverandøren om feiing og tilsyn ABBV har inngått avtale om kjøp av feie- og tilsynstjenester med en privat leverandør 11. Avtaleperioden gjelder fra til Det fremgår av avtalen mellom ABBV og Leverandøren at det skal feies og føres tilsyn med fyringsanlegg i samsvar med forebyggendeforskriften. Det er videre uttrykkelig bestemt at boliger skal feies annet hvert år. Det skal føres tilsyn hvert fjerde år. Avtalen stiller krav om å benytte spesielle varslingsrutiner. Det skal varsles med lapp i postkassen to dager i forveien, hvor huseier oppfordres til å ta kontakt dersom varslet tidspunkt for feiing/tilsyn ikke passer. Dersom boligeier ikke er hjemme ved feiers besøk eller ikke har lagt til rette for feiing varsles det på nytt med lapp i postkassen med oppfordring til kontakt. Hvis det fortsatt ikke er respons skal feier ringe huseier i løpet av en uke. Etter avtalen får feier betalt per utførte feiing og tilsyn. Det er et viktig poeng i forhold til praktiseringen av denne avtalen at feier får betalt som utført også for de tilfeller hvor feier har varslet, men ikke faktisk utført feiing/tilsyn. Det forutsettes i disse tilfellene at varslingsog purrerutinene er fulgt. Det fremgår videre at Leverandøren skal føre en fortegnelse over fyringsanlegg i samsvar med forebyggendeforskriften. Fortegnelsen skal inneholde diverse opplysninger knyttet til tilstand, hyppighet av feiing, plan for neste feiing m.m. Denne fortegnelsen er et dataregister. Dataregisteret skal være ABBVs eiendom, men forvaltes av Leverandøren. Det er et krav at Leverandøren disponerer hensiktsmessig datautstyr og programvare som er kompatibelt med tilsvarende i BK 12 og kan utveksle dataopplysninger om dette. Avtalen inneholder en detaljert angivelse av hvilke forhold fortegnelsen bør inneholde opplysninger om. Avtalen inneholder videre krav til rapportering av utført feiing og tilsyn. Det skal innrapporteres fremdriftsplaner og månedsrapporter. Månedsrapportene skal angi tall for antall utførte feiinger og tilsyn Oppsummering Avtalen krever at det skal feies/føres tilsyn i samsvar med forebyggendeforskriften. Det skal feies annet hvert år og føres tilsyn hvert fjerde år. Det er pålagt spesielle varslingsrutiner feier må følge i forbindelse med feiing og tilsyn. Boligeierne må legge til rette for at feiing og tilsyn skal kunne gjennomføres. Dette innebærer i praksis at ikke alle boliger vil få utført feiing og tilsyn med disse intervallene. Sagt på en annen måte innebærer avtalen at boligeierne i kommunen skal få tilbud om feiing annet hvert år og tilbud om tilsyn hvert fjerde år. Varslings- og purrerutinene må følges slik at alle boligeiere har en reell mulighet for å benytte seg av dette tilbudet. Leverandøren er pålagt å føre fortegnelse over fyringsanlegg i samsvar med forebyggendeforskriften. Fortegnelsen skal være kompatibel med datasystemet i BK Avtale nr 038 Feiing og tilsyn i Bærum kommune, BK er Bærum kommune. 13 Systemet som brukes i Bærum kommune heter KomTek og skal inneholde all teknisk informasjon om de ulike eiendommene. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 4 BÆRUM KOMMUNE

7 FØRES ET REGISTER? 3. FØRES ET ELEKTRONISK REGISTER I SAMSVAR MED KRAVENE? I framstillingen under hver av problemstillingene vil vi først presentere relevante kriterier/ krav på området, så fakta vi har samlet inn, for deretter å vurdere fakta opp mot kriteriene. Til slutt i rapporten vil vi gi en samlet konklusjon i forhold til problemstillingene. 3.1 Vurderingskriterier Vurderingskriteriene omfatter politiske vedtak, lovkrav, regelverk etc. som inneholder krav eller mål som skal oppfylles på området. Som det fremgår av kapittel 2 er det et krav iht til forskriften at det føres en ajourført fortegnelse over fyringsanlegg. I avtalen 14 er det satt som krav at Leverandøren skal benytte et dataregister i samsvar med forebyggendeforskriften og det er oppstilt detaljerte krav til innholdet i dataregisteret. Det er et uttrykkelig krav at dataregisteret er kompatibelt med systemet som benyttes i Bærum kommune. Det skal føres et elektronisk register over fyringsanlegg i samsvar med avtale og forskrift og som er kompatibelt med Bærum kommunes system. 3.2 Funn/Fakta Leverandør har et dataregister over fyringsanlegg i kommunen som revisjonen har fått tilgang til. Nedenfor fremgår hvilke opplysninger databasen skal inneholde i henhold til avtalen. Ved siden av har revisjonens kommentert sine funn om kravet er oppfylt: Objekter med fyringsanlegg - ja, men med vesentlige feil 15 Eier/bruker av fyringsanlegget - ja, men med vesentlige feil Type skorstein og ildsted - antall, men ikke type Monteringsår for skorstein og ildsted - nei Plassering av skorstein/ildsted - nei Hvorvidt feiing kan foregå fra loft - manuelt notert som merknad Plassering av fyringsanlegget - nei Dispensasjoner fra bygningsmyndighet - nei Feiing utført når - ja, men bare for siste besøk Av hvem - nei Hyppighet - opplysning om besøkt Neste feiing - nei Feil og mangler - notert som merknad ved siste besøk Fyringsforbud - notert som merknad ved siste besøk Pålegg - notert som merknad ved siste besøk Frist for retting - nei Gjennomføringsdato - nei Årsak, dersom feiing ikke er utført - ja ved siste besøk 14 Avtale nr 038 Feiing og tilsyn i Bærum kommune, Med vesentlige feil henviser vi til flere stikkprøver foretatt av revisjonen som viser at registeret er ufullstendig. Stikkprøvene er omtalt i dette kapittelet. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 5 BÆRUM KOMMUNE

8 FØRES ET REGISTER? Som det fremgår ovenfor inneholder registeret ikke alle de opplysningene det er forutsatt i avtalen at registeret skal ha. Det er dessuten vesentlige feil i den informasjonen som ligger der. Et av hovedpoengene ved registeret er at det skal legge til rette for sporbarhet i forhold til de aktivitetene feier utøver. Systemet er fra begynnelsen av nittitallet og det var en omfattende jobb for revisjonen å få bearbeidet registeret til leselig form. Registret er lite funksjonelt. Mye av historikken slettes ved registrering av ny aktivitet i registeret. Dette har betydning for sporing av historiske data. En sentral opplysning i brannvernarbeidet kan være å finne ut hvor ofte en bestemt bolig faktisk har blitt feiet. Sporinger foretatt av revisjonen viser at dette ikke er mulig å få til i systemet på en sikker måte. Systemet gir opplysning om en bolig ble registrert feiet ved siste besøk. For tidligere aktivitet er det kun mulig å spore om en bolig/gate har blitt besøkt dvs fått varsel om feiing, men ikke om boligen da ble registrert som feiet eller ikke. Revisjonen har fått opplyst fra ABBV at Leverandørens elektroniske register ikke er tilgjengelig for ABBV av tekniske grunner. Dette betyr at ABBV ikke selv kan spore opplysninger som ligger i registeret. ABBV må henvende seg til Leverandøren for å få tak i opplysningene. Bærum kommune oppgir det samme. Etter det revisjonen forstår tas det ikke backup av registeret. Dersom det skulle skje uforutsette hendelser som brann eller overspenning kan opplysningene i dataregisteret bli slettet for ettertiden. Registeret er ikke konvertibelt med kommunens system. Dette er et uttrykkelig krav i avtalen. Det er kommunens system som er grunnlaget for innkreving av feieavgift. Overføring av informasjon mellom kommunen og registeret eller omvendt må skje ved at informasjon blir printet ut og sendt til til/fra feier i papirformat. Revisjonen har funnet store avvik mellom Leverandørens register og kommunens eget register. I Leverandørens register er det oppført eiendommer, mens det i kommunens register er oppført eiendommer som skal betale feieavgift. Disse to tallene bør være sammenfallende. Se for øvrig mer om dette i kapittel 7. Revisjonen har innhentet opplysninger om hvilke datasystem for feiing og tilsyn som benyttes i andre kommuner. Vi har funnet at det er flere leverandører som leverer slike systemer. Disse systemene er utformet for å tilfredsstille kravene i forebyggendeforskriften og veilederen til denne. Revisjonen har fått presentert ett av disse systemene og ser at det systemet er langt over den kvalitet og funksjonalitet som benyttes i Bærum. Etter det revisjonen forstår benytter Leverandøren nyere datasystemer i forhold til de andre kommunene selskapet utfører feiing for, bla. for Asker. For å sjekke påliteligheten av informasjonen i registeret har revisjonen utført tre stikkprøver. I den ene stikkprøven sjekket vi 6 tilfeldige gater (av totalt 847 registrerte gater). Her var det opplysninger om 46 registrerte boliger. Vi holdt dette opp mot registrerte eiendommer i kommunens register (KomTek), offisielle tildelte adresser i Bærumskart og flyfoto. Stikkprøven viser at en av gatene i feierens register ikke finnes og en er åpenbart gitt galt navn. To av de registrerte adressene i de øvrige gatene finnes ikke og kan ikke noen gang ha eksistert. I registeret til feieren mangler det i disse gatene 23 adresser som betaler feieavgift og på den andre siden inneholder registeret 10 adresser som ikke betaler feieavgift. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 6 BÆRUM KOMMUNE

9 FØRES ET REGISTER? I den neste stikkprøven sjekket vi en gate hvor vi vet at det er 4 boliger med til sammen 5 pipeløp. Feieren har registrert besøk i gaten i 2004, 2006 og 2008 i sitt register. I feielistene er det alle de tre årene oppgitt 5 boliger med til sammen 9 pipeløp, dvs. en bolig og 4 pipeløp for mange. Alle pipeløpene er krysset av for feiet i feielistene fra hvert av besøkene. Den siste feiingen skulle i følge registeret ha skjedd 15. september Vi ringte noen av beboerne for å sjekke dette og de var helt sikre på at det ikke hadde blitt feid der siste halvår. Stikkprøven for denne gaten viser at det er oppgitt gal informasjon om at de aktuelle pipene faktisk har blitt feiet. En stikkprøve foretok vi på bakgrunn av adresser fra en bunke av Tilsynsskjemaene. Vi gjennomgikk 1280 tilsynsskjemaer fra Av disse har 19 % av skjemaene adresser som ikke er registrert i KomTek. Noen av disse viser til leilighetsnummer og er sannsynligvis knyttet til utleide hybler el. En høy andel viser til uregistrerte adresser. Dette kan være hus som ikke har ildsteder og derfor ikke betaler feieavgift eller det kan vise at kommunens register er mangelfullt. 3.3 Revisjonens vurdering Det er Leverandør som i henhold til avtalen skal skaffe tilveie et dataregister som tilfredsstiller kravene i forebyggendeforskriften. Revisjonen mener funnene viser at det elektroniske registeret i svært liten grad tilfredsstiller kravene i avtalen. Revisjonens gjennomgang viser at registeret inneholder vesentlige feil og mangler. Registeret ligger langt under den kvalitet og funksjonalitet som de fleste andre kommuner benytter. Registeret er ikke tilgjengelig for ABBV og oppfyller heller ikke avtalens krav om at det skal være kompatibelt med kommunens system. Dette medfører bl.a. at registeret er ufullstendig i forhold til de fakturerbare adressene i kommunen. Våre stikkprøver har avdekket flere feil og mangler, noe som igjen vanskeliggjør en god kontroll med feiertjenestene og muligheten til å yte god service overfor innbyggerne. Forebyggendeforskriften trådte i kraft 1. juli Revisjonen mener dataregisteret ikke tilfredsstiller kravene i forskriften om at det skal føres ajourførte fortegnelser over fyringsanlegg. Etter revisjonens mening innebærer særlig den manglende sporbarheten i dataregisteret at forskriften ikke er oppfylt. Revisjonen er kritisk til at et dataregister i tråd med kravene i avtale/forskrift ikke er innført for kommunen. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 7 BÆRUM KOMMUNE

10 BLIR PIPENE FEIET? 4. BLIR PIPENE FEIET I SAMSVAR MED FORSKRIFT OG AVTALE? Vi vil i dette kapitlet belyse om feiing faktisk blir utført slik det er nedfelt i forskrift og avtale. Vi vil først undersøke om det fremgår av aktuelle kontrolldokumenter at feiing skjer i henhold til avtalen. Deretter vil revisjonen så langt som mulig undersøke om slik feiing faktisk utføres i tråd med disse dokumentene. 4.1 Vurderingskriterier Det fremgår av kapittel 2 at boliger i Bærum kommune skal feies annet hvert år. Det stilles krav til registrering av opplysninger om feiing i et dataregister slik at aktiviteten kan spores. Det er en forutsetning for at feiing skal skje at boligeier legger til rette for dette. For denne problemstillingen legger revisjonen følgende kriterium til grunn: Det skal fremgå av registeret og evt. andre rapporter fra feier at boliger i Bærum kommune får tilbud om feiing annet hvert år. Alle pipeløp skal faktisk få tilbud om feiing hvert 2. år. 4.2 Er det dokumentert at boligene får tilbud om feiing annet hvert år? Det er lagt til grunn i avtalen at det skal feies totalt pipeløp i Bærum. Dette antallet pipeløp omfatter vanlige boliger, insitusjoner, skoler m.v. inkludert såkalte maskinpiper. For å kunne nå målet om at disse skal feies annet hvert år er det i avtalen fastsatt at det skal feies pipeløp hvert år. En forutsetning for at boliger i kommunen skal få tilbud om feiing annet hvert år er derfor at Leverandøren når dette målet hvert år (volum). Samtidig er det et krav at den enkelte boligeier skal få tilbud om feiing annet hvert år. Dette betyr i prinsippet at en må kunne spore feieaktiviteten ned på bolignivå for å kunne anslå om boligeier får et slikt tilbud med avtalt hyppighet. I praksis vil varsling om feiing følge gate for gate. Ved å spore hvilke gater feier har besøkt kan vi derfor angi noe om hyppigheten er i samsvar med avtalen. Der vi ikke kan spore at en bestemt gate er besøkt, vil vi legge til grunn at boliger i denne gaten ikke har fått tilbud om feiing. I dette kapitlet går vi gjennom månedsrapport, registeret og de såkalte feielistene for å vurdere om vi kan fastslå om avtalens krav til hyppighet er oppfylt. Dette vil vi gjøre ved å sjekke opplysninger om volum og opplysninger om enkeltgater. Som vi har pekt på i kapittel 2 vil det videre i praksis neppe være mulig å sikre at 100 % av pipeløpene faktisk blir feiet fordi det også er opp til den enkelte boligeier å legge til rette for at feiing kan gjennomføres. Dette forholdet understreker viktigheten av hensiktsmessige varslingsrutiner som gjør det mulig for boligeier å legge til rette for feiing. I dette kapitlet har vi derfor også foretatt en systematisering av opplysningene for å kunne belyse hvor mange boliger som reelt sett får feiet Månedsrapportering Leverandøren sender månedsrapportene til ABBV for hver måned. Månedsrapportene angir tall for utført feiing og utført tilsyn hver måned. I tillegg vises bla akkumulerte tall for året. De underliggende dokumentene til månedsrapporten er feielistene og tilsynsskjemaene. Revisjonen har summert opp tallene fra månedslistene for feiing. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 8 BÆRUM KOMMUNE

11 BLIR PIPENE FEIET? Tabell 4-1 Differanse mellom avtalen og månedsrapportene for feiing År Avtalens krav - totalt antall pipeløp Månedsrapportene totalt feide pipeløp Tillegg for maskinpiper Differanse avtalens krav Månedsrapportene Månedsrapportene må korrigeres for feiing av såkalte maskinpiper som kommer i tillegg til tallene fra månedsrapportene 16. Dette innebærer at avtalens mål om feide pipeløp er oppnådd i henhold til månedsrapporteringen. Differansen mellom avtalen og månedsrapportene viser at det disse årene utføres tilsammen flere feiinger enn avtalen krever Feielistene Leverandøren oversender en såkalt feieliste i måneden. Feielisten er utdrag fra dataregisteret og gir oversikt over adresse og eier/bruker. Mottak av feielistene er ikke registrert i ABBVs arkivsystem for innkommende post. Revisjonen har sammen med ansatte i ABBV lett gjennom det som er arkivert og lagret hos ABBV to ganger. Vi kan likevel ikke utelukke at noen feielister kan mangle. Revisjonen har registrert tallene i alle feielistene. Når vi summerer opp antall pipeløp i feielistene får vi et avvik i forhold til avtalens mål. Månedsrapportene stemmer som nevnt ovenfor rimelig godt med avtalen. Tabellen nedenfor viser avviket mellom kravet i avtalen og antallet i feielistene. Feieren får også betalt for feiing av maskinpiper. Dette er ikke nevnt i avtalen. Maskinpiper krever mer arbeid en vanlige piper. Disse pipene registreres som vanlige piper og ABBV legger til 500 pipeløp 17 for å kompensere for ekstraarbeidet. Dette har vi tatt inn i tabellen. Tabell 4-2 Differanse mellom avtale og feielistene År Avtale Feieliste totalt antall pipeløp i besøkte gater Tillegg for maskinpiper Differanse Tabellen synes å vise at det er et betydelig avvik på for få feiinger tilsammen disse årene, mellom avtalen/ månedsrapportene og summen vi får fra feielistene. Det er avvik hvert år. I 2007 har Leverandøren feid flere piper enn avtalen sier. Revisjonen har bedt ABBV om en forklaring på denne differansen. ABBV kunne ikke forklare avviket. 16 Maskinpipene utgjør 500 pipeløp for 2005 og 2006 og 750 for For 2007 og 2008 er dette hevet til Antall feide maskinpiper er ikke dokumentert og kan ikke verifiseres. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 9 BÆRUM KOMMUNE

12 BLIR PIPENE FEIET? Målt i forhold til volum indikerer feielistene at avtalen ikke er oppfylt og at boliger i kommunen derfor ikke får feiing med den hyppighet som avtalen foreskriver Registeret Gjennom opplysninger i registeret har vi sjekket hyppigheten av besøk på gatenivå. Som vi har pekt på i kapittel 3 gir registeret bare opplysninger om det ble feiet ved det siste besøket fra feier. Registeret gir historisk informasjon om hvilke gater feier skal ha besøkt (dvs varslet om feiing), men det kan ikke spores om det har blitt feiet eller ikke ved tidligere besøk. Revisjonen har funnet data tilbake til Basert på uttrekk av opplysninger i registeret kan vi beregne hyppigheten av besøk i gatene. Vi gjør oppmerksom på at revisjonen har bearbeidet informasjonen fra Leverandørens register. Vi antar at Leverandøren ikke hadde teknisk mulighet til å foreta en slik sporing. Våre sporinger angir at 77 gater med ca 2630 eiendommer ikke har registrert besøk siden For disse er avtalens krav om feiing hvert 2. år ikke oppfylt. 22 gater med ca 253 eiendommer har ikke registrert besøk siden gater med ca 206 eiendommer har ikke registrert besøk siden For disse er forskriftens minstekrav om feiing hvert 4. år ikke oppfylt. To gater med 13 eiendommer har ikke registrert besøk siden Opplysninger i registeret viser også at noen av gatene har fått besøk av feier hyppigere enn det avtalen krever. Av de totalt 845 gatene som finnes i registeret har vi sett på de 465 gatene som fikk besøk i 2007 og de 190 gatene feier har besøkt til og med september Av registeret fremgår det at 28 av disse hadde besøk året før. 5 gater hadde besøk hvert år de siste tre årene. Revisjonens gjennomgang av registeret synes å vise at det i snitt har gått 2,5 år mellom hvert besøk i de registrerte gatene, mens kravet er 2 år. Registeret synes å vise at det er besøkt 25 % færre gater enn avtalen tilsier. Revisjonen vil understreke at det er usikkerhetsfaktorer knyttet til bruk av informasjon hentet fra registeret. Historiske data kan bli slettet ved innføring av ny informasjon i registeret. Revisjonen mener likevel det er klare tegn på at et ikke ubetydelig antall gater og boliger ikke får tilbud om feiing annet hvert år. Det synes også å være flere boliger som ikke får tilbud som tilfredsstiller minstekravet i forebyggendeforskriften om feiing minst hver fjerde år Hvor mange av de feide blir feid? På listene er det en rubrikk for avkryssing for hvert pipeløp. Listen inneholder en avkrysning av hvilke boliger det er feiet hos og hvilke boliger det ikke er feiet hos. Hos sistnevnte gruppe er det angitt årsak til at det ikke er feiet. Det vanligste grunnen til at det ikke er feiet er merknaden ingen tilbakemelding. Hos noen boliger er merknaden at det mangler takstige. Med ingen tilbakemelding legger revisjonen til grunn at dette er den gruppen boligeiere som ikke var hjemme da feier ankom og at eier heller ikke har lagt til rette for at feiing kan skje eller avtalt ny dato for feiing. Feiing er som nevnt avhengig av at eier er hjemme eller at eier ellers har lagt til rette for at det kan feies bl.a. ved å stenge spjeldet eller sette fram husstige. Revisjonen antar også at gode varslings- og purrerutiner er viktige for å oppnå en BÆRUM KOMMUNEREVISJON 10 BÆRUM KOMMUNE

13 BLIR PIPENE FEIET? høy andel feide piper. Ikke minst er det viktig at disse rutinene følges av de ulike feierne som utfører tjenesten. Revisjonen har systematisert opplysningene i de innleverte feielistene og lagt informasjonen inn på regneark. Ut fra den systematiserte informasjonen fra feielistene kan vi belyse hvor mange pipeløp feier besøker årlig og hvor mange av disse som faktisk blir feiet. Tabell 4-3 Andel feide av antall besøkte År Sum pipeløp besøkt Sum feide Andel feid 87 % 83 % 85 % 83 % 68 % De siste 5 årene er ca 19 % i snitt av de besøkte pipene ikke avkrysset som feid. Tabellen viser at andelen feide piper av de besøkte boligene var relativt stabil fra Så ser vi at andelen synker markert i 2007 da den utgjør i underkant av 68 %. Denne lave andelen synes også videreført for ABBV var i utgangspunktet ikke klar over denne utviklingen. ABBV antar imidlertid at utviklingen kan ha sammenheng med at feier har strammet inn praksis ved ikke å feie dersom huseier ikke har klargjort for feiing ved bla å sette frem husstige. Ut fra feielistene kan revisjonen få ut informasjon om andelen feide pipeløp per besøkte gate. Disse tallene viser at andelen varierer veldig. At det er variasjoner i ulike gater kan ha naturlige forklaringer. En svært høy andel kan skyldes at det er rekkehus eller borettslag som har organiserte løsninger for feiing. Det kan i slike tilfeller for eksempel være en vaktmester som organiserer og legger til rette for feiing. Slike organiserte løsninger kan også innebære at andelen kan bli lav dersom organiseringen er dårlig. Det kan ikke utelukkes at variasjoner i andelen kan henge sammen med variasjoner i den enkelte feiers produksjon som for eksempel ulik praktisering av varslings- og purrerutiner eller ulik praksis i innrapportering Revisjonens vurdering Revisjonens analyse av tilgjengelig dokumentasjon gir etter vår mening en sterk indikasjon på at flere boliger i kommunen ikke får feiing annet hvert år slik avtalen tilsier. Vi mener også at avviket ikke er uvesentlig. Revisjonen mener dette understøtter vår vurdering i kapittel 3 om at det er manglende sporbarhet og funksjonalitet i datasystemet. Revisjonen ser også at det synes å være et stort avvik mellom oppgitt feide piper i månedsrapportene og i feielistene/dataregisteret. Det gir et klart avvik mellom kravet i avtalen og antall registrert feide pipeløp. Avviket er etter revisjonens vurdering betydelig. Revisjonen har ikke fått noen forklaring på avviket. Vi antar at gode varslings- og purrerutiner har direkte betydning for hvor mange boliger feier faktisk får feiet. Revisjonen ser en kraftig nedgang i andelen eiendommer som blir feid i de gatene feieren besøker fra 2006 til Over 30 % av besøkte boliger ble ikke feiet i Det bør etter revisjonens oppfatning være et bevisst forhold i ABBV til hva som kan anses å være en akseptabel andel. Nedgangen kan etter revisjonens oppfatning være en indikasjon på at kvaliteten av feietjenesten er redusert og at det bør vurderes om det er hensiktsmessig å innføre tiltak for å bedre den. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 11 BÆRUM KOMMUNE

14 BLIR PIPENE FEIET? 4.3 Feies det på en kvalitetsmessig måte? Gjennomgang av klager på manglende feiing fra innbyggere Når kommunen får en klage på manglende feiing skal saksbehandler i kommunen formelt henvende seg til ABBV som er ansvarlig for feiingen og be om svar. ABBV må så henvende seg til feier for å få opplysninger. Feieren sjekker så i registeret og gir svar til ABBV og så svarer ABBV saksbehandler i kommunen som svarer klageren. Vi ser at dette er den saksgangen som ofte blir fulgt. Saksbehandler i kommunen eller ABBV har ikke hatt tilgang til registerets opplysninger om feiing eller tilsyn. De siste årene er det på regningen for kommunale avgifter tatt inn informasjon på baksiden om feiing. Her står det at dersom en har spørsmål angående fakturaen så skal en ringe til feieren. Det er også oppgitt telefonnummer og internettsiden til feieren. Det er ikke oppgitt nummer til Bærum kommune eller til brannvesenet. Vi har fått opplyst at de fleste klagene til kommunen blir besvart på telefonen og ikke registrert i dokumentarkivet. Saksbehandleren i kommunen som har ansvar for utsendelse av feieravgiften, opplyser 19 at hver gang de sender ut regning for feiing (to ganger i året), så får de mange klager på telefonen. For noen år siden hadde de en registrering og opptelling av klager og da fikk kommunen over 100 klager på feiing. Revisjonen fant 30 saker fra 2004 og fremover 20 der innbyggere eller organisasjoner klaget på manglende utførelse av feiing og eller at det var oppgitt for mange piper på regningen. Vi kan anta at mange klager ikke blir registrert i kommunens dokumentoversikt bl.a. fordi klagene blir rettet direkte til feier eller til brannvesenet eller henvist dit. I 15 klager har vi opplysninger om hva feieren har svart på boligeiers påstander om manglende feiing. Feier har svart at de aktuelle boligene ble feid to år tidligere eller mindre. Revisjonen har sjekket feiers svar mot opplysningene i registeret. I 10 av disse 15 sakene stemmer ikke feiers svar overens med registeret. I følge registeret er det for disse boligene mer enn 2 år siden feieren har registrert å ha vært der. I to av sakene har ikke feieren registrert besøk der på 6 år. I fem av sakene underbygger klageren påstanden om manglende feiing, med å vise til spørreundersøkelser eller lignende i egen huseierforening, borettslag eller samtlige vaktmestere. Noen saker inneholder henvisning til faktaopplysninger som tilsier at opplysningene fra feier ikke kan stemme. - Til en klager påstår feier at han har vært der to ganger. Klager påpeker da at pipen er omgjort til ventilasjonssjakt og påført lett synlig ventilasjonshatt. Dette burde feieren ha sett dersom han hadde vært der. Leverandør skal innsende informasjon om uregistrerte pipeløp som feier oppdager gjennom sin virksomhet. - Til en klager sier feier at han hadde vært der og lagt igjen beskjed om manglende takstige. Klager hevder at takstige ble montert og godkjent flere år før. Den neste gangen opplyser feier at det ikke ble feid pga ekstremvær. Klager la ved metrologisk statistikk som viste at det ikke var indikatorer på ekstremvær den måned. 19 Samtale Dokumentsystemet Web-sak ble innført i 2004 og er et elektronisk søkbart arkiv over alle arkivverdige dokumenter i kommunen. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 12 BÆRUM KOMMUNE

15 BLIR PIPENE FEIET? Hva sier brukerne i en brukerundersøkelse? Vi ønsket å få bekreftet at det er blitt feid der feieren opplyser om det. Da det etter avtalen bare skal feies hvert 2. år vil det for huseiere være vanskelig å huske når man sist har fått besøk av feieren. Av den grunn valgte vi å ta utgangspunkt i feielisten fra juli og august Revisjonen gjennomførte en brukerundersøkelse blant de innbyggerne feieren hadde avkrysset som feid hos. På listen hadde feieren krysset av for at det var gjennomført feiing hos 403 boliger. Spørreskjema ble sendt ut til disse. Spørsmålene omhandlet blant annet når det ble feid sist, og hvor fornøyd brukeren var med tjenesten. Det var også mulig å komme med egne kommentarer på spørreskjemaet. Brukerundersøkelsen ble gjennomført av TNS Gallup for Bærum kommune 21. Av de totalt 380 skjemaene som vi antar er nådd frem til brukerne 22, kom 178 skjemaer i retur i utfylt stand 23. Av disse bekreftet 66 % feierens opplysning om at det hadde blitt feid hos dem. 12 % visste ikke om det var feid, eller besvarte ikke spørsmålet. 22 % av brukerne mente at det ikke har vært feid hos dem. Vi ba de som ikke hadde hatt feiing opplyse når de mente det ble feid hos dem sist. 49 brukere besvarte spørsmålet 24. Over en fjerdedel mente det var mer enn to år siden sist. Av de 40 som opplyste at det ikke var feiet var det 18 som hadde krysset av for at de var villige til å bli kontaktet av oss senere. Det var en del vi ikke fikk tak i på telefonen eller av andre grunner ikke fikk kontrollert. Hos 5 fikk vi gjennomførte en taksering ved at vi avtalte tid med eierne og fikk to innleide feiere 25 til å sjekke og eventuelt feie disse pipene. Av rapportene fremgår det at det ble konstatert at 3 av pipene ikke var feid, en var usikker og en var feid Statistikk pipebranner Feiing blir utført i hovedsak for å unngå pipebranner. Antall pipebranner kan da gi en indikator på kvaliteten av feiingen. Pipebranner vil i stor grad avhenge av kvaliteten på den feiingen som har vært utført. I følge ABBVs årsmeldinger var det i Bærum dobbelt så mange pipebranner i 2007 som i Fra Direktoratet 26 har vi bare fått sammenligningstall for andre kommuner for 2003 og fremover 27. Tabellen nedenfor viser utviklingen de 5 siste årene for Asker og Bærum og for de øvrige ASSS kommunene Datainnsamlingen er foretatt med postalt spørreskjema. Spørreskjema ble sendt ut den , påminnelsesbrev den Feltarbeidet ble avsluttet den Blant de 403 utsendte skjemaene kom 23 i retur grunnet adressefeil, flyttinger etc. Én bruker var død. 23 Dette tilsvarer en respons på 47 %. 24 Av de som sa de hadde hatt feiing besvarte også spørsmålet. 25 Fra Oslo brannvesen. 26 Tallene i statistikken fra Direktoratet for sikkerhet og beredskap og tallene i brannvesenets årsmeldinger avviker kraftig for året 2006 der årsmeldingene oppgir 54 og direktoratet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 2008 Brann- og uhellsstatistikk 28 ASSS kommunene er de 10 største kommunene i landet og blir brukt som sammenligningsgrunnlag bla i Handlingsprogrammet. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 13 BÆRUM KOMMUNE

16 BLIR PIPENE FEIET? Figur 4-1 Utvikling i pipebranner Asker og Bærum og snitt de øvrige ASSS kommnene Asker og Bærum Snitt øvrige ASSS kommuner Figuren viser at mens antall pipebranner i Asker og Bærum har holdt seg på samme nivå de siste årene, så er det en nedadgående tendens i snittet for de øvrige ASSS kommunene. Tabellen viser samtidig at det er store variasjoner fra år til år som skyldes tilfeldige variasjoner Revisjonens vurdering Det er etter revisjonens oppfatning bekymringsfullt at feier gir svar som ikke er sammenfallende med opplysninger i registeret. Det er også klare tegn på at opplysningene feier gir ikke kan stemme med faktiske forhold på stedet. Revisjonen mener det ikke er etablert et godt system for å registrere og følge opp klager. Dette kunne vært med på å kvalitetssikre tjenesten. Hos alle brukere som mottok spørreskjemaet, skulle det ifølge feieren ha vært gjennomført feiing. Av de som svarte på undersøkelsen, opplyste 22 % at det ikke var gjennomført feiing hos dem. Vi fikk bare tatt 4 takseringer der det gikk an å konkludere og 3 av disse bekreftet det innbyggerne hadde opplyst. I brukerundersøkelsen vil det være noen som husket feil eller det kan være andre i husstanden som har tatt imot feieren. Revisjonen mener dette underbygger tidligere funn om at informasjonen i registeret er upålitelig. Statistikken viser at antall pipebranner har hatt en økende tendens i Asker og Bærum. I sammenlignbare kommuner har antall pipebranner hatt en nedadgående tendens. Kommunestyrets vedtak om at Omleggingen må føre til styrking av det forebyggende brannarbeidet, synes i ikke å ha blitt oppnådd for feiingens del. Disse forholdene kan etter revisjonens vurdering være indikatorer på at kvaliteten på det forebyggende arbeidet ikke er godt nok og at det ikke blir utført i henhold til retningslinjer og avtale. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 14 BÆRUM KOMMUNE

17 BLIR PIPENE FEIET? 4.4 Revisjonens vurdering Samlet mener revisjonen alle boliger i kommunen ikke får tilbud om feiing annet hvert år slik avtalen tilsier. I følge vår beregning blir hver gate i snitt registrert som besøkt med 2 og et halvt års mellomrom. Enkelte gater har ikke blitt besøkt på over 6 år. Dette er i strid med forebyggendeforskriftens minstekrav. Det er ikke mulig å finne ut hvor lenge siden den enkelte pipe i hver gate har stått ufeid. Stikkprøver viser også at det blir registrert feiing som ikke har blitt utført. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 15 BÆRUM KOMMUNE

18 BLIR DET FØRT TILSYN? 5. BLIR DET FØRT TILSYN I SAMSVAR MED FORSKRIFT OG AVTALE? 5.1 Vurderingskriterier Som revisjonen har beskrevet i kapittel 2 skal det føres tilsyn med fyringsanlegg hvert fjerde år. Tilsynet skal kartlegge type fyringsanlegg, fyringsmønster samt avdekke eventuelle feil/mangler som bør utbedres. Det skal skrives rapport etter utført tilsyn ( tilsynsskjema ). For at tilsyn skal kunne gjennomføres i forhold til en kontroll av ildsted, varslings- og slukningsutstyr må eier i praksis være hjemme, eventuelt på annen måte gjøre huset tilgjengelig for feier. For denne problemstillingen legger revisjonen følgende kriterium til grunn: Det skal fremgå av fortegnelse og evt andre dokumenter at boligene får tilbud om tilsyn med fyringsanlegg hvert fjerde år. Alle boligenheter få kvalitetsmessig tilsyn hvert fjerde år. 5.2 Er det dokumentert at boligene får tilbud om tilsyn hvert fjerde år? ABBV får opplysninger om antall utførte tilsyn i månedsrapportene fra Leverandøren. I henhold til avtalen skal det føres ca tilsyn årlig. Basert på rapportering i månedsrapporten kan en si følgende om måloppnåelsen for tilsyn: Tabell 5-1 Differanse mellom avtalen og månedsrapportene for tilsyn År Antall tilsyn ifølge avtale Månedsrapportene - antall tilsyn Differanse Tabellen viser at Leverandøren i månedsrapportene oppgir at avtalens mål nås nesten hvert år. Differansen for disse årene blir 275 til sammen. Månedsrapporteringen viser derfor at volumkravet i avtalen langt på vei nås. Tallene i tabellen inkluderer etterslep for ett år som er tatt igjen året etter. Rapporteringen viser at det har vært et betydelig etterslep per flere år. Leverandør har gjennomgående rapportert at dette etterslepet er tatt igjen året etter. Per var det for eksempel et etterslep på tilsyn for I oktober 2008 rapporterer Leverandør at han nå hadde tatt igjen tilsyn for Denne praksis har vært godtatt av ABBV. Leverandør leverer ikke inn lister over hvor det er foretatt tilsyn tilsvarende feielistene. ABBV får imidlertid oversendt kopi av tilsynsskjemaene fra hver enkelt eiendom. Revisjonen har fått overlevert alle de tilsynsskjemaene ABBV har mottatt av Leverandøren - 29 Denne rapporterte innhentingen av tilsyn er tatt med i tallene i tabellen ovenfor. BÆRUM KOMMUNEREVISJON 16 BÆRUM KOMMUNE

19 BLIR DET FØRT TILSYN? skjema. Tilsynsskjemaene lå innpakket hos ABBV i bunker merket med årstall og måned. 12 pakker per år fra 2001 og fremover. Pakkene inneholdt fra 140 til 550 skjema. Revisjonen har telt tilsynsskjemaene for årene og funnet at antallet ikke synes å stemme med det som er oppgitt i månedsrapportene. Tabell 5-2 Differanse mellom avtalen og innleverte tilsynsskjema År Antall tilsyn ifølge avtale Antall innleverte tilsynsskjema mangler Differanse Tabellen gir et samlet avvik på tilsynsskjema. Tabellen viser at det er levert for få alle årene og at det er innlevert ca skjema for lite for tre av de fire årene. Mottak av månedsrapportene er ikke registrert hos ABBV. Revisjonen kan derfor ikke vite med sikkerhet om vi har alle skjemaene som er tilsendt ABBV. Opplysninger om tilsyn er lagt inn i feierens dataregister som merknad med en henvisning til nummer på tilsynsskjema. Gjennom registeret kan det ikke som for feiing spores direkte om tilsyn utføres hvert fjerde år per gate. I praksis varsles det imidlertid om feiing og tilsyn samtidig. Dette innebærer at de gatene som ikke har fått besøk i forbindelse med feiing heller ikke har fått besøk med varsling om tilsyn. På bakgrunn av rapportering gjennom månedsrapporter, feielister og utdrag fra registeret er det imidlertid vanskelig å konkludere med hvilke og hvor mange boliger som ikke får tilsyn etter avtale/forskrift. Vi har, som for feiing, undersøkt hvor mange av de besøkte boligene som reelt sett får utført tilsyn. Det utarbeides skjema for alle varslede tilsyn, dvs. både for de tilsyn som faktisk utføres og de tilsyn som ikke gjennomføres fordi eier ikke er hjemme. Når huseier får utført tilsyn skal han/hun signere skjemaet for å bekrefte at tilsyn er utført. Revisjonen har derfor telt hvor mange skjemaer som er signert for å få indikasjon for andelen som faktisk får tilsyn. Tilsynsskjemaene lå i uåpnede innpakninger merket med måned. Av de skjemaene som er utført i 2008 har revisjonen gjennomgått % av disse er ikke signert av huseier. På to er det oppgitt at eier ikke ønsket å underskrive. Mange skjema er heller ikke signert av feier. Ett er verken datert eller underskrevet. Av de 5758 skjemaer som er utført i 2007, telte vi opp skjemaene i tre forskjellige bunker med til sammen 1080 skjema. Her var under halvparten (48 %) signert. Andelen signerte skjema varierte fra 78 % til 22 % per bunke Revisjonens vurdering Slik revisjonen ser det, er kontrollen med hvilke boliger det føres tilsyn med og med hvilken hyppighet alene lagt til Leverandørens kontroll. Revisjonen mener det er uheldig at ABBV ikke har større oversikt over tilsynet ut i fra kontrollhensyn, se for øvrig kapittel 6. Basert på månedsrapporteringen oppnår Leverandør, med ett unntak, det volum avtalen krever. Revisjonen har basert på telling av alle tilsynsskjema som er oppbevart hos ABBV BÆRUM KOMMUNEREVISJON 17 BÆRUM KOMMUNE

20 BLIR DET FØRT TILSYN? funnet et ikke ubetydelig avvik mellom det Leverandøren har innrapportert og det som faktisk er innlevert av skjema. Samtidig viser revisjonens funn for feiing at ikke alle gater får besøk med den hyppighet avtalen foreskriver og at noen gater ikke har hatt besøk av feier over flere år. En må kunne regne med at denne svakheten i systemet også gir seg utslag for tilbud om tilsyn. Vi ser også at andelen usignerte skjema er høy og at den varierer veldig. Som for feiing vil revisjonen påpeke at det ikke kan utelukkes at varslings- og purrerutinene ikke er gode nok og at de praktiseres forskjellig av de ulike feierne. 5.3 Føres det tilsyn på en kvalitetsmessig måte? For å belyse om boligeierne får kvalitetsmessig tilsyn kan en se på innholdet i rapportene. Som grunnlag for utførelsen av tilsynet i Bærum benytter feierne et standard skjema, heretter kalt tilsynsskjema. Tilsynsskjemaet skal utfylles av feier ved tilsynet. Skjemaet henviser til en utvendig og innvendig kontroll av boligen med tanke på brannsikkerheten. I følge skjemaet skal feier sjekke varslings- og slukningsutstyr, tilgjengelighet for feier og forhold ved fyringsanlegget som har betydning for brannsikkerheten. Det er bokser for avkryssing av eventuelle mangler som bør utbedres. Antall tilsyn utført per person per dag kan gi en indikasjon på om tilsynet utføres kvalitetsmessig. I den tidligere kontrakten er det angitt 30 at et tilsyn skal ta inntil 30 minutter. Gjennom kontakter med direktoratet og med brannvesen i andre kommuner er det revisjonens inntrykk at innholdet i tilsynet varierer fra kommune til kommune. Oslo kommune regner tilsyn per dag (inkludert feiing), mens Drammen IKS utfører ca 4 tilsyn per dag. I de 1276 skjemaene revisjonen har gjennomgått fra 2008 er det stor variasjon på hvor mange tilsyn som gjennomføres per dag av de ulike feierne. Vi har sett flere tilfeller hvor feier har utført mer enn 24 tilsyn (dvs. signerte tilsynsskjemaer) per dag. Ved en anledning har en feier utført 34 tilsyn på en dag i 5 forskjellige gater. Om vi legger 7,5 timers arbeidsdag til grunn, betyr dette at hvert av disse tilsynene, inkludert reisetid, tok mellom 19 og 13 minutter. Skjemaet har 47 punkter som skal sjekkes. Av de kontrollerte skjemaene inneholder 48 % ingen mangler, dvs. at det ikke er krysset av for noen av de 47 punktene. Dette kan synes høyt og være en indikasjon på at tilsynet ikke utføres grundig. For å kunne konkludere endelig om tilsynet utføres grundig må en foreta nytt tilsyn i den enkelte bolig og sjekke at feier har notert de avvik som er der. Dette vil fordre en omfattende undersøkelse og kreve at boligeierne er hjemme. Revisjonen har ikke funnet grunnlag for å foreta en slik etterkontroll innenfor rammene av denne undersøkelsen. I spørreundersøkelsen vi sendte ut hadde vi med et spørsmål om tilsyn. Av de 178 som besvarte spørreskjemaet, opplyste 107 at de hadde hatt tilsyn hjemme hos seg. De aller fleste av disse hadde mottatt tilsynsskjema. Åtte av brukerne har gitt utfyllende kommentarer angående tilsyn på spørreskjemaet. Halvparten var fornøyd med tilsynet. Fire av respondentene hadde negative kommentarer vedrørende tilsynet som gikk på at de syntes tilsynet virket overfladisk og at feier var inne i huset i kort tid. 30 Kontrakt mellom ABBV og feier av BÆRUM KOMMUNEREVISJON 18 BÆRUM KOMMUNE