Håndbok for Helse- Miljø- og Sikkerhetsarbeid

Transkript

1 Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Håndbok for Helse- Miljø- og Sikkerhetsarbeid Rutiner og dokumentasjon for systematisk hms-arbeid i selskapet Vedtatt av IKA s styre

2 Innhold 1.0 Innledning Mål Organisasjon HMS-organisering og ansvar Bedriftshelsetjeneste Rutiner og instrukser Kartlegging av risiko Rutine Avvik Rutine for uønskede hendelser Rutine for nesten-ulykker og ulykker Oppfølging og saksbehandling Rutine for personalsaker Andre rutiner Brannverninstruks Egenmeldingsrutine Muggsopphåndteringsrutine Depotrutine Tjenestereiserutine Oppfølging av tiltak Revisjon og oppdatering Vedlegg 1: kartleggingsskjema Vedlegg 2: risikodiagram Vedlegg 3: handlingsplan Vedlegg 4: avviksmelding Vedlegg 5: melding om nesten-ulykker og ulykker Vedlegg 6: branninstruks Vedlegg 7: brannvernserklæring Vedlegg 8: egenmelding

3 1.0 Innledning I følge arbeidsmiljøloven 3-1 skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt. Dette gjøres ved et helhetlig og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i selskapet. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6. des.1996 (internkontrollforskriften), stiller i 5 krav til at deler av HMS-arbeidet skal dokumenteres skriftlig. Minimumskravet er at IKA skriftlig skal: Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Iverksette prosedyrer for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av det systematiske HMS- arbeidet for å sikre at dette fungerer som forutsatt. I tillegg stilles det krav om at selskapet skal sørge for at: De lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten Medarbeidere har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer Medarbeidere medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Gjeldende skjema og instrukser skal til enhver tid være tilgjengelig på fellesområdet (M:) og i WebSak. 1.1 Mål IKA skal være en helsefremmende arbeidsplass med trygge, kompetente medarbeidere som trives på jobb. 2

4 1.2 Organisasjon Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) ble opprettet i 1976 og er et interkommunalt selskap heleid av 24 kommuner og fem interkommunale samarbeidsordninger i Rogaland. Selskapet er et rådgivingsorgan og arkivdepot for eierne. IKA har fem ansatte: daglig leder og fire rådgivere. Representantskapet er selskapets øverste organ. Representantskapet møter minst en gang i året og består av 29 eierrepresentanter. Styret forbereder saker som skal behandles av representantskapet, iverksetter representantskapets vedtak og har ansvar for at selskapets driftes i henhold til selskapsavtalen, gjeldende lover og forskrifter og eventuelle pålegg. Daglig leder administrerer selskapet og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende regelverk og i henhold til de vedtak som er fattet av styret og representantskapet HMS-organisering og ansvar Alle ansatte har ansvar for egen sikkerhet. Man plikter å gjøre seg kjent med innholdet i denne håndboken og følge de anbefalinger som blir foreslått. Daglig leder har sammen med styret et overordnet ansvar for å tilse at arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet er ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Daglig leder har også et særlig ansvar for oppfølging av tiltak. I tillegg kan det velges et verneombud som skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Fra og med høsten 2013 er det bestemt å ha en forsøksordning med verneombud i to år. Verneombud har krav på opplæring som er relevant for rollen. IKA har ikke et formelt arbeidsmiljøutvalg, men et utvalg bestående av daglig leder, verneombud og ansattes representant i styret har utarbeidet, og vil ha ansvaret for å oppdatere denne håndboken for HMS-arbeid i selskapet. Alle ansatte har en årlig medarbeidersamtale med leder. I denne samtalen kan man ta opp HMS-relaterte tema. 3

5 1.2.2 Bedriftshelsetjeneste IKA kjøper bedriftshelsetjenester av St. Olav Legesenter i Stavanger. Alle ansatte får tilbud om en årlig legesjekk. Etter avtale med daglig leder kan ansatte få ytterligere konsultasjon med lege dersom det skulle være nødvendig. I tillegg kan ansatte få time hos ergoterapeut ved behov. 2.0 Rutiner og instrukser I dette kapittelet finnes det rutine for kartlegging av risiko, rutine for avviksmelding og andre rutiner som gjelder for HMS-arbeidet i selskapet. 2.1 Kartlegging av risiko Ifølge Internkontrollforskriften, plikter alle virksomheter å ha internkontroll ( 4). Internkontroll innebærer ( 5) blant annet at virksomheten skal «kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene». Dette skal dokumenteres skriftlig. Hensikten er å tilby en sikker og godt organisert arbeidsplass for ansatte og besøkende Rutine En enkel risikoanalyse kan bestå i å stille tre enkle spørsmål: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva kan vi gjøre for å forhindre det? 3. Hvordan kan vi redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje? Dessuten bør et fjerde spørsmål stilles: Hvor stor er sannsynligheten for at det skjer? I tillegg skal det foreligge en handlingsplan for hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort. Handlingsplanen skal utarbeides på bakgrunn av risikovurderingen. Se eget skjema med instrukser i appendiks. Det skal utarbeides egne skjema for risikovurdering. Verneombud har ansvar for å kartlegge risikoen ved IKA. 1. Hva kan gå galt? 4

6 Ved IKA Rogaland kan arbeidet deles inn i ulike faser: kontorarbeid, depotarbeid, innbinding, tjenestereiser og lesesal (besøkende) Kartlegging av risiko bør gjøres for hvert av stadiene. Se eget skjema i appendiks. HMS-utvalget har utarbeidet egne rutiner for tjenestereiser, muggsopphåndtering, depot og lesesal. Se punkt 2.3. Kartlegging skal foretas av verneombud når denne håndboken er godkjent og ved omorganiseringer eller lignende. 2. Hva kan gjøres for å forhindre det? Enhver ansatt plikter å sette seg inn i de til enhver tid gjeldende rutiner ved IKA Rogaland. Se for øvrig punkt for ansvar. Som et ledd i det å forhindre uønskede hendelser, har HMS-utvalget utarbeidet egne rutiner for de på forhånd antatt største risikoene. Se punkt Hvordan kan vi redusere konsekvensene? Alle ansatte har selv ansvar for å ta forholdsregler og følge de interne rutinene og instruksene som er gitt. For å redusere konsekvensene av uønskede hendelser har HMS-utvalget utarbeidet egne rutiner for de på forhånd antatt største risikoene. Se punkt Hvor stor er sannsynligheten for at det skjer? HMS-utvalget har utarbeidet egne rutiner for uønskede hendelser basert på sannsynlighet. Hendelser med størst sannsynlighet/risiko har fått egne rutiner under punkt 2.3. Se eget skjema for sannsynlighetsvurdering i appendiks. 2.2 Avvik Rutinen har som formål å sørge for at avvik, ulykker eller nestenulykker blir meldt i henhold til myndighetskrav. Rutinen gjelder for alle avvik, ulykker eller nestenulykker som skjer ved IKA Rogaland IKS. Besøkende omfattes også av rutinen. Avvik: Brudd på gjeldende krav i lov, forskrift interne bestemmelser, mål, planer. En mangel eller hendelse som kan medføre skade på mennesker, miljø eller materiell og få økonomiske konsekvenser. Ulykke: En uønsket hendelse som har ført til skade på personer, miljø og/eller verdier. Nestenulykke: En uønsket hendelse som under andre vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier. 5

7 Meldeskjema for avvik, ulykker og nestenulykker: IKA s interne skjema. Skademeldingsblanketter/skjemaer: NAV : NAV s blankett for melding av yrkesskader eller yrkessykdommer som er påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium. Skademeldingsskjema KLP: skademeldingsskjema for melding av ulykke, yrkesskader eller yrkessykdommer til Kommunal Landspensjonskasse. Medisinsk behandling: utføres av lege, sykepleier eller annet medisinsk kompetent personell Rutine for uønskede hendelser Alle forhold som er brudd på gjeldende krav i lov, forskrift eller interne bestemmelser skal registreres som avvik. Den som blir oppmerksom på avvik (gjelder spesielt verneombud) fyller snarest ut punkt 1 4 i skjema for melding av avvik og leverer skjemaet til daglig leder. Daglig leder fyller ut punkt 5 7 og iverksetter tiltak. Dersom avviket lar seg løse umiddelbart kan daglig leder og verneombud signere for utført oppgave på skjema. Skjema skannes så inn i WebSak. Ansvarlig for oppfølging av tiltak, angitt i punkt 5 på skjema, behandler sak i WebSak. Beskrivelse av tiltak og dato for gjennomføring registreres. Et avvik er ikke ferdigbehandlet før tiltak er iverksatt. Verneombud orienterer og/eller holdes orientert underveis. Ansvar: verneombud eller ansatt/ansatte som er tilstede når avvik eller en ulykke inntreffer skal fylle ut skjema for melding om avvik eller meldeskjema for nesten - ulykker og ulykker og levere dette til daglig leder. Daglig leder har ansvar for at saken blir løst på lavest mulig nivå eller meldt videre Rutine for nesten-ulykker og ulykker Dersom et avvik fører til nesten-ulykke eller ulykke skal meldeskjema fylles ut. Dette gjøres i samarbeid mellom daglig leder og den/de ansatte som var involvert. Skjema signeres av daglig leder og verneombud. Daglig leder har ansvar for å iverksette tiltak og innhente ekstern kompetanse om det er nødvendig. Hvilke skjema fylles ut? - Internt: Meldeskjema for ulykker og nestenulykker 6

8 - NAV: Skademeldingsblankett NAV KLP: Skademelding ved personskade Ansvar: Daglig leder sender inn skjemaene til NAV og KLP og arkiverer dem i personalmappe. Skademelding sendes via WebSak til HMS-ansvarlig og den/de ansatte involvert i ulykken. Presiseringer: Ved skader som ikke krever medisinsk behandling er det unødvendig å fylle ut NAV-blankett med mindre den skadde selv ønsker det, men ved medisinsk behandling skal det alltid fylles ut skademelding til NAV og KLP. Ved ulykker som har medført alvorlig skade eller dødsfall skal Arbeidstilsynet og politiet kontaktes. Denne varslingen skal dokumenteres og styret skal orienteres Oppfølging og saksbehandling Alle avvik, nesten-ulykker og ulykker skal løses raskest mulig og på lavest mulig nivå. Daglig leder skal ved årets slutt gjennomgå meldingene og gjøre opp status for HMS-arbeidet. Et sammendrag inkluderes i årsmeldingen. Følgende skal med: Antall avvik, nesten-ulykker og ulykker Type hendelser Antall skader med og uten fravær Antall skader med behov for medisinsk behandling Avvik som ikke er lukket med begrunnelse Rutine for personalsaker Uønskede hendelser som er personalsaker skal rapporteres direkte til daglig leder og for øvrig behandles etter bestemmelsene i personalreglementet og arbeidsmiljøloven. 2.3 Andre rutiner HMS-utvalget har gjort en foreløpig vurdering av de antatt største risikoene og under følger rutinene som ble utarbeidet i forbindelse med dette arbeidet. Disse rutinene kan bli supplert eller oppdatert etter at kartleggingsarbeidet er gjort eller ved behov. 7

9 2.3.1 Brannverninstruks Arbeidsgiver skal gjøre arbeidstakere og andre som utfører oppgaver i eller på vegne av virksomheten kjent med plikten i henhold til 25 i lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker. Virksomheten skal gi opplæring slik at alle arbeidsoppgaver kan gjennomføres på en sikker måte både ved normal drift og ved unormale situasjoner og driftsbetingelser. Opplæringen skal også omfatte rutiner og forholdsregler ved ulykker. Plikten til å sørge for at sikkerheten i virksomheten blir ivaretatt ligger hos ledelsen, jf. brann- og eksplosjonsvernlovens 19. IKA har derfor satt opp følgende plikter for arbeidsgiver: Alle ansatte skal gis grundig opplæring i hms-rutiner, herunder brannverninstruks Verneombud skal få særskilt opplæring innen hms-arbeidet, herunder brannvern Sørge for at det jevnlig blir avholdt brannøvelser Arbeidstaker har plikt til å fremme sikkerhet for å forebygge branner, eksplosjoner og andre ulykker, og aktivt medvirke til å fremme sikkerheten i virksomheten, jf. brann- og eksplosjonsvernlovens 25. IKA har derfor satt opp følgende plikter for den enkelte ansatte: Meld ifra hvor du går, ta helst med mobilen! Når brannalarmen går, steng alle vinduer og dører og følg ellers de retningslinjer som er gitt av branninstruks (se appendiks)! På møtestedet ved brann/-øvelse, skal man rapportere til daglig leder. Dersom han/hun ikke er til stede, rapporteres det til verneombud. Den siste som går for dagen skal påse at alle lys er slukket, alle dører lukket og at støpselet til kaffetrakter og tekoker er tatt ut. Dette gjelder også for depot. Lesesal/konferanserom: alle besøkende skal signeres inn og ut. Ved eventuelle øvelser og ved brann, skal den lesesalsansvarlige sørge for at alle besøkende, i henhold til listen, kommer seg ut av bygget. Rømningsvei kontorfløy: trappa ved heisen eller trappa i «bakgangen», dvs. forbi statsarkivets kontorer i 5.etasje. Det er IKKE lov å ta heisen! Rømningsvei depot: hoveddøra og dør ut i bakgangen. Rømningsveiene skal til en hver tid være fri Egenmeldingsrutine Ved melding om sykdom: 8

10 1. Skal den ansatte snarest mulig melde fra om sitt fravær. Den ansatte har også selv ansvar for å kansellere eller utsette eventuelle avtaler/møter i fraværsperioden. 2. Den som tar imot egenmeldingen fyller ut skjema (se vedlegg) og legger det i hyllen til den fraværende. 3. Den ansatte fyller ut sin del av skjemaet når han/hun er tilbake på jobb og legger det i hyllen til daglig leder. 4. Dersom det krysses av for samtale med bedriftshelsetjenesten, eller dersom fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen, må daglig leder straks iverksette tiltak i samarbeid med den ansatte. Ved lengre fravær skal daglig leder varsles. Se for øvrig kapittel 6 i IKAs personalreglement for utfyllende bestemmelser om sykefravær Muggsopphåndteringsrutine Muggsopp er hurtigvoksende mikroskopiske sopper som lever av å bryte ned organisk materiale. Soppen utvikler seg ved høy temperatur og luftfuktighet og vokser på papir, tre og tekstiler. Tegn på muggsopp: Stram lukt som setter seg i hals og nese Pulverlignende belegg (ofte hvit farge) Misfarging: belegg kan være hvitt, svart, brunt og grønt Papir som bukter og krøller seg Fukt eller vann NB! Vær spesielt oppmerksom på eldre materiale ved avlevering til depot. Håndtering av muggsopp: ikke rør materialet og gjør ansatte og daglig leder oppmerksom på funnet. Verneutstyr: vernemaske og hansker er minimumskrav ved behandling av mugginfisert materiale. Annet verneutstyr kan vurderes ved behov. Etter funnet: pakk inn infisert materiale. Registrer i ASTA om materialets tilstand og merk det fysisk. Kontakt fagperson på feltet om en er usikker på hvordan materialet skal håndteres. 9

11 Ansvar og sikkerhet: Alle har ansvar for egen sikkerhet ved håndtering av muggsopp. Hvor mye muggsopp en tolererer varierer fra person til person, men får en helseplager kontaktes lege. Verneombud har et særlig ansvar for rapportering til daglig leder. Daglig leder har ansvar for oppfølging av tiltak Depotrutine Ved opphold i depot skal man ta følgende forhåndsregler: Gi beskjed om du skal ned i depot. Ta med mobiltelefon slik at du er tilgjengelig for eventuelle beskjeder eller forespørsler. Gi lyd om at du er i depot til andre kollegaer som også oppholder seg der. Pass på at det ikke oppholder seg personer mellom reolene når du skal rulle fra en reol til en annen. Se etter at det ikke ligger binders eller andre gjenstander i skinnegangen som kan hindre rulling av reoler. Bruk tau til å låse reoler som ikke står av seg selv. Om en skal høyt opp i hyllene i reolene bruk «elefantfot»/krakk/trappestige. Ta forhåndsregler ved tunge løft. Løft med bena. Ved bruk av skjøteledninger: sørg for at de ikke ligger krøllet eller utgjør en fare ved at en kan snuble i dem. Sørg for at elektrisk utstyr, spesielt PC, er skrudd av når du forlater depot. Sørg for at det er frie rømningsveier. Ved avvik, nesten-ulykker eller ulykker i depot: se beskrivelse og skjemaer for avviksrutiner. Husk å skru av lys og sett på alarm om ikke postansvarlig har anledning til å gjøre det Tjenestereiserutine Arbeidsgiver har ansvar for den enkelte ansatte under hele arbeidstiden, også ved tjenestereiser. Se for øvrig kapittel 5 i IKA s personalreglement. Transport: ansatte skal, i den grad det lar seg gjøre, benytte seg av kollektiv transport. Dersom det billigste alternativet likevel er å bruke egen bil, eller dersom det er den eneste reelle transportmåten, brukes egen bil. Som bilfører er den ansatte selv ansvarlig iht. veitrafikklov m/forskrifter. 10

12 Arbeid i kommuner: ansatte ved IKA skal i størst mulig grad følge de regler og rutiner som er gjeldende i den kommunen arbeidet foregår i. Dersom disse ikke er tilstrekkelige, skal man selv vurdere risikoen ved arbeidsoppgavene, og dersom nødvendig, ta gitte forholdsregler, f.eks. ved å varsle om avvik til kommunens HMS-ansvarlig. Se for øvrig rutiner knyttet til depotarbeid under punkt og muggsopphåndteringsrutiner under punkt Oppfølging av tiltak Daglig leder har ansvar for at HMS-arbeidet blir fulgt opp i virksomheten og at eventuelle tiltak blir iverksatt. Se for øvrig eget punkt om oppfølgning og saksbehandling under avvik. 3.1 Revisjon og oppdatering Daglig leder, verneombud og ansattes representant skal årlig gjennomgå og eventuelt oppdatere denne håndboken. I tillegg skal den gjennomgås og oppdateres ved større omorganiseringer. Daglig leder skal også vurdere om håndboken må oppdateres ved uønskede hendelser (f.eks. ulykker). 11

13 Vedlegg 1: kartleggingsskjema 12

14 Om skjemaet: Trinn/Aktivitet Kartlegging av trinn/aktiviteter som inngår i risikovurderingen og som kan inneha risiko for skade på menneske eller miljø. Dette kan f.eks. være luftfuktighet, arbeid i magasin, tunge løft, trallekjøring, muggsopp, støy osv. Man må ta stilling til: "Risiko for hvem" - for ansatte, for nabomiljø, for enkeltindivider eller en gruppe, for bedriften, for samfunnet "Risiko fra hva" - hvilket anlegg, hvilken aktivitet, fra hvilke ulykkeskategorier "For hvilket tidsrom"- risikonivået kan variere over tid Risiko er et potensielt tap, ikke et oppstått tap. Aktiviteter/prosesser som i utgangspunktet blir vurdert som lite risikofylte, kan medføre økt risiko under gitte forhold. Ansvarlig Hvem er ansvarlig for de enkelte aktiviteter/prosesser? Kan ansvaret ligge hos andre instanser, f.eks. Statsarkivet, IMI-gården? Lov, forskrift o.l. Hvilke lover, forskrifter og andre myndighetskrav gjelder for aktiviteten/prosessen? Sikringstiltak Hva finnes av eksisterende sikringstiltak for området/utstyret? F.eks. ventilasjon, personlig verneutstyr, nødstopp, merking, skillevegger osv. 13

15 Vedlegg 2: risikodiagram 14

16 Om skjemaet: Skjemaet brukes for å vurdere risikoen for avvik. Dette skjemaet brukes i etterkant av skjema 1 for å kunne vurdere hvor stor risiko hver aktivitet kan innebære. I visse tilfeller bør man vurdere risiko både for mennesker, miljø og økonomi, og det må krysses av i rett rubrikk. Enhet/operasjon: Hvilken aktivitet skal risikovurderes? F.eks. «skade på grunn av løft i forbindelse med avlevering av arkivmateriale.» Sannsynlighet: Først må man vurdere sannsynligheten for om det kan skje. Rubrikkene er: Svært sannsynlig/kontinuerlig, Sannsynlig/Periodevis, Mindre sannsynlig/enkelttilfeller, Lite sannsynlig/enkelt tilfelle og Usannsynlig/Ingen tilfelle Konsekvens: Deretter må man vurdere alvorlighetsgraden, konsekvensen, av den enkelte operasjonen. Rubrikkene er: Ubetydelig, Mindre alvorlig, Betydelig, Alvorlig og Svært alvorlig Videre steg: Dersom noen operasjoner får høyeste eller nest høyeste alvorlighetsgrad må man gå videre med en handlingsplan. Dette er daglig leders ansvar. Dersom operasjoner får høyeste sannsynlighet og betydelig konsekvens bør man gå videre med en handlingsplan. Dette er daglig leders ansvar. 15

17 Vedlegg 3: handlingsplan Om skjemaet: Handlingsplan er en oppfølging av de resultatene en er kommet fram til i kartleggingen. Dersom noen operasjoner får høyeste eller nest høyeste alvorlighetsgrad må man gå videre med en handlingsplan. Dette er daglig leders ansvar. Dersom operasjoner får høyeste sannsynlighet og betydelig konsekvens bør man gå videre med en handlingsplan. Dette er daglig leders ansvar. Handlingsplanen skal belyse: - Hvilke tiltak som skal og må iverksettes i de tilfeller konsekvens og sannsynlighet tilsier det - Hvilke kostnader tiltakene innebærer - Hvilken tidsfrist som er satt - Hvem som står som ansvarlig for tiltakene 16

18 Vedlegg 4: avviksmelding 17

19 Vedlegg 5: melding om nesten-ulykker og ulykker 18

20 Vedlegg 6: branninstruks 19

21 Vedlegg 7: brannvernserklæring 20

22 Vedlegg 8: egenmelding 21

23 Om skjemaet: Del 1 fylles ut av den som mottar melding om sykefravær. Deretter legges skjemaet i hyllen til den som har sykefravær. Ved alvorlig sykdom og/eller langvarig fravær leveres meldingen rett til daglig leder. Del 2 fylles ut av den som har vært syk når han/hun er tilbake etter sykefraværet. Ferdig utfylt egenmelding legges i hyllen til daglig leder. 22