Vedtakssaker. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Godkjenning av protokoll fra

Transkript

1 MØTEINNKALLING Høgskolestyret Dato: kl. 9:30 Sted: Kristiansund Arkivsak: 14/01139 Arkivkode: 011 Mulige forfall meldes snarest til SAKSKART Side 39/14 40/14 14/ / Vedtakssaker Godkjenning av innkalling og saksliste 2 Godkjenning av protokoll fra /14 14/ Oppdrag fra Kunnskapsdepartementet - status og videre arbeid 4 42/14 14/ Prosjekt - Den digitale studiehverdagen 6 43/14 14/ Stillingsbeskrivelse dekan 10 44/14 14/ Opprettelse av ny, fast stilling på avdeling for logistikk 11 45/14 14/ Status økonomi pr. august 2014 og tertialrapport 2. tertial /14 14/ Lokale lønnsforhandlinger /14 14/ Tildeling av graden Philosophiae Doctor (PhD) - Lise Lillebrygfjeld Halse - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl /14 Eventuelt 18 Orienteringssaker 1

2 6/14 14/ Orientering om virksomheten 14/ Hallgeir Gammelsæter Leder 39/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 011 Saksbehandler Merete Ludviksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 40/14 Godkjenning av protokoll fra Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 011 Saksbehandler Merete Ludviksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Protokollen fra møte i Høgskolestyret godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra

3 MØTEPROTOKOLL Høgskolestyret Dato: kl. 14:00 16:15 Sted: B101 Arkivsak: 14/01139 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Hallgeir Gammelsæter, Kjetil Kåre Haugen, Jeanette Varpen Unhjem, Grete Helen Notøy, Terje Dyrseth, Odd Einar Folland(Delvis møtt), Toril Hovdenak, Gerd Marit Langøy Lars Rønhovde, Mari Bøe Svein Bråthen, Anna Mette Fuglseth, Heidi Fjellså Hærem, Morten Christoffer Dahl Sissel Waagbø Merete Ludviksen SAKSKART Side Vedtakssaker 26/14 14/ Godkjenning av innkalling og saksliste 2 27/14 14/ Styreprotokoll /14 14/ Oppdrag fra Kunnskapsdepartementet 3 29/14 14/ /14 14/ Tertialrapport 1. tertial 2014 og regnskapsoversikt pr Forslag til Handlingsplan for studenter med nedsatt funksjonsevne /14 14/ Nye vitnemålsmaler - fullmakter for signering 5 32/14 14/ Studieadministrativ omorganisering 5 1

4 33/14 14/ Styrking av forskningsledelsen - viserektor for forskning 6 34/14 14/ Opptak til videreutdanninger og masterstudier høsten /14 14/ Navn på de nye avdelingene 7 36/14 14/ /14 14/ Tildeling av graden Philosophiae Doctor (PhD) - Gladness L. Salema - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1 Endring av stillingsbetegnelse - Judith Molka Danielsen - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl /14 Eventuelt 8 Orienteringssaker 5/14 14/ Orientering om virksomheten 14/3 9 Sted, Hallgeir Gammelsæter møteleder 26/14Godkjenning av innkalling og saksliste Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. Votering Enstemmig Vedtak Innkalling og saksliste ble godkjent. 2

5 27/14Styreprotokoll Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Styreprotokoll 3 fra møtet i Høgskolestyret 30.april 2014 godkjennes Votering Enstemmig Vedtak Styreprotokoll 3 fra møtet i Høgskolestyret 30. april ble godkjent. 28/14Oppdrag fra Kunnskapsdepartementet Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Høgskolestyret tar «Oppdrag til statlige høyere utdanningsinstitusjoner: Innspill til arbeidet med framtidig struktur i Universitets og Høgskolesektoren» til etterretning. Styrets leder gis, på vegne av styret, fullmakt til å utarbeide og sende inn et kort notat til KD innen 27. august (3 uker før dialogmøtet 17.september). Det endelige innspillet (frist innen utgangen av oktober) skal behandles i styremøte 30.oktober. På dialogmøtet 17.september stiller NN (eksternt styremedlem) og NN (eksternt styremedlem) og Morten Dahl (studentrepresentant i styret) i tillegg til rektor og direktør. Votering Enstemmig. Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. Eksterne styremedlemmer som skal stille på dialogmøtet 17. september er Terje Dyrseth og Torill Hovdenak 3

6 Høgskoledirektørens ble gitt fullmakt til å utpeke eksterne styremedlemmer til dialogmøtet dersom noen av de valgte ikke kan møte. 29/14Tertialrapport 1. tertial 2014 og regnskapsoversikt pr Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Tertialrapport for 1. tertial 2014 og regnskapsoversikt pr tas til etterretning. Votering Enstemmig Vedtak Tertialrapport for 1. tertial og regnskapsoversikt pr ble tatt til etterretning 30/14 Forslag til Handlingsplan for studenter med nedsatt funksjonsevne Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Det framlagte forslaget fastsettes som høgskolens Handlingsplan for studenter med nedsatt funksjonsevne for perioden Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 4

7 31/14 Nye vitnemålsmaler - fullmakter for signering Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Høgskolestyret gir følgende fullmakter i forbindelse med utstedelse av vitnemål: Tittelsiden signeres av rektor og studiesjef Ved fravær delegeres denne oppgaven til prorektor og seniorrådgiver ved studiekontoret Grunnlag for vitnemål signeres av saksbehandler Vitnemålstillegg signeres av saksbehandler Tittelsiden på ph.d.- vitnemål signeres av rektor og direktør. Saksbehandler signerer resterende dokument. Samtlige vitnemålsdokument skal signeres med for- og etternavn. Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 32/14 Studieadministrativ omorganisering Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Styret støtter den planlagte omorganiseringen av administrasjonen, slik den er skissert i høgskoledirektørens notat. Dette medfører at de ansatte på de studieadministrative avdelingene (avd.admøis, avd.adm HS og adm.euv), med unntak av kontorsjefene, slås sammen med dagens Studiesjefens kontor, til et felles Studiekontor. Studiekontoret ledes av studiesjefen. Det jobbes videre med fordeling av de løpende/daglige oppgavene. Organisasjonsendringen har organisatorisk virkningstidspunkt 1. august 2014, og økonomisk virkningstidspunkt 1. januar Den nye organiseringen skal evalueres høsten 2015/våren 2016, samtidig med evaluering av nye faglig organisering. 5

8 Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 33/14 Styrking av forskningsledelsen - viserektor for forskning Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Høgskolestyret mener at forskningsledelsen ved HiM bør styrkes, og støtter forslaget om at det etableres en funksjon som viserektor for forskning. Vedkommende skal ha et spesielt ansvar for å styrke forskningens omfang, posisjon og kvalitet. Viserektor for forskning utnevnes av rektor, for perioden Dette vil medføre enkelte endringer i diverse utvalg, slik som skissert i saksfremlegget. Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 34/14 Opptak til videreutdanninger og masterstudier høsten 2014 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Styret merker seg at man har enkelte studier der antall studenter ser ut til å ikke nå studiets måltall. Styret ber om at det gjøres en evaluering av de studiene frem mot planleggingen av neste studieår. For øvrig støtter styret høgskoledirektørens innstilling om å starte alle studier som har vært utlyst i

9 Møtebehandling Styret mente at en evaluering av studiene ikke er nok, men vil ha tiltak for å sikre rekrutteringen. Markedsføringen må styrkes. Høgskoledirektøren la dette til i sin innstilling: Endret innstilling: Styret merker seg at man har enkelte studier der antall studenter ser ut til å ikke nå studiets måltall. Styret ber om at det gjøres en evaluering av de studiene frem mot planleggingen av neste studieår. Det må i tillegg settes inn tiltak for rekruttering, og da særlig en styrket markedsføring. For øvrig støtter styret høgskoledirektørens innstilling om å starte alle studier som har vært utlyst i Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens endrede innstilling ble vedtatt. 35/14 Navn på de nye avdelingene Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Når avdeling ØIS deles pr 1.august gis de to nye avdelingene følgende navn: - Avdeling for økonomi og samfunnsvitenskap (Faculty of Economics and Social Sciences) - Avdeling for logistikk (Faculty of Logistics) Møtebehandling Rektor mente at Faculty of Economics and Social Scienses ble en upresis og til dels misvisende oversettelse av avdelingsnavnet Avdeling for økonomi og samfunnsvitenskap. Han foreslo Faculty of Business Administration and Social Sciences som det engelske navnet på avdelingen. Høgskoledirektøren endret sin innstilling i tråd med dette Endret innstilling: Når avdeling ØIS deles pr 1.august gis de to nye avdelingene følgende navn: 7

10 - Avdeling for økonomi og samfunnsvitenskap (Faculty of Business Administration and Social Sciences) - Avdeling for logistikk (Faculty of Logistics) Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens endrede innstilling ble vedtatt. 36/14Tildeling av graden Philosophiae Doctor (PhD) - Gladness L. Salema Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: I samsvar med bedømmelseskomitéens innstilling kreeres Gladness Ladislaus Salema til Philosophiae Doctor Votering Enstemmig Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 37/14Endring av stillingsbetegnelse - Judith Molka Danielsen Behandlet av Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Judith Molka-Danielsen får endret sin stillingsbetegnelse til Professor i informasjonssystemer / informasjonsvitenskap (eng: Professor in information systems / information sciences). Endringen i stillingsbetegnelse medfører ingen endringer I hennes arbeidsoppgaver ved høgskolen. Votering Enstemmig 8

11 Vedtak Høgskoledirektørens forslag til innstilling ble vedtatt. 38/14Eventuelt Behandlet av Møtedato Saknr Avlønning av høgskoledirektøren Høgskoledirektør Gerd Marit Langøy var ikke til stede under orienteringen. Møtebehandling Komitéen som hadde sett på avlønning av høgskoledirektøren orienterte om sitt arbeid. Komitéen hadde funnet det rimelig med et tillegg på to lønnstrinn for høgskoledirektøren. Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 5/14 14/ Orientering om virksomheten 14/3 Høgskoledirektør Gerd Marit Langøy informerte styret om tilbakemeldingen fra etatssytingsmøtet. Ved neste styremøte ønsker styret en kommentar til sykefraværet ved høgskolen. 9

12 41/14 Oppdrag fra Kunnskapsdepartementet - status og videre arbeid Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 61 Saksbehandler Gerd Marit Langøy Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Utformes på møtet Saksutredning Ref. styresak 28/14 fra møtet 12.juni. Innen fristen 27.august sendte Høgskolen i Molde over innspillet til Kunnskapsdepartementet, etter at det hadde vært en runde på epost hos styrets medlemmer. Innsendt innspill er vedlagt denne saken. Det samme er oppdragsbrevet (var også vedlagt i sak 28/14). Vi skal foreta en selvevaluering, og vurdere hvor vi ser vår plass i en sektor med færre institusjoner. Det skal gis en beskrivelse av ønsket posisjon i 2020, og en vurdering av hovedgrepene som må gjøres for å realisere strategisk profil. Det foregår en omfattende diskusjon i sektoren. Nå har man startet serien med dialogmøter og HiM skal ha dialogmøte sammen med Høgskulen i Volda (HVo), Høgskolen i Ålesund (HiÅ), Høgskolen i Sør-Trøndelag (HIST), Høgskolen i Nord- Trøndelag (HINT) og NTNU i Molde 17.september fra Kopi av møteinnkallingen, agendaen og innspillene fra alle institusjonene er sendt styrets medlemmer i egen epost, til informasjon. Kunnskapsdepartementet har også innkalt til et møte med fagforeningene fra de samme institusjonene. Det er fra samme dag, og rektor og direktør er invitert med. Flere av styrets medlemmer skal delta på dialogmøtet. Når styret samles dagen etter vil vi informere de øvrige om møtet, og deretter bør det tas en grundig diskusjon i styret om veien videre frem til HiMs endelige svar på oppdraget. Det skal behandles i høgskolestyret 30.oktober, og sendes KD 31.oktober. Vedlegg: 1. Innspill til arbeidet med framtidig struktur i universitets- og høgskolesektoren (HiM ). 2. Oppdrag til statlige høyere utdanningsinstitusjoner: Innspill til arbeidet med framtidig struktur i universitets- og høyskolesektoren (KD ). 4

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 42/14 Prosjekt - Den digitale studiehverdagen Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 436 Saksbehandler Gerd Marit Langøy Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Styret ser viktigheten av å sette fokus på digitalisering av studiehverdagen som en strategisk satsing for HiM. Styret avsetter 2 mill kroner fra styrets strategiske midler til digitaliseringsprosjektet. Styret ber om tertialvis rapportering om fremdriften i prosjektet, også den økonomiske siden. Saksutredning Vår sektor forventes å stå foran en rivende digital utvikling. Noen områder har vi kommet godt i gang med, mens andre områder ligger vi noe etter. Høgskoledirektøren ønsker med dette å sette fokus på dette området, og ønsker styrets tilslutning til en betydelig økt satsing på området. Derfor foreslås det å lage et «digitaliseringsprosjekt» der man kan favne flere delprosjekter innenfor det vi kan definere som den «nye digitale studiehverdagen». Høgskoledirektøren ser for seg at det settes ned en styringsgruppe, bestående av representanter fra hver av de tre faglige avdelingene, IT, studiekontoret og evt. andre. Høgskoledirektøren ønsker selv å være leder for styringsgruppen. Styringsgruppen skal «løfte blikket» og drøfte hvordan digitaliseringen vil endre hverdagen til både studenter og ansatte (faglige og administrative). Hvordan ser studiehverdagen ut om 5 år? Om 10 år? Hva forventes av oss? Hvordan må vi tilpasse oss for å møte denne nye hverdagen? Dette dreier seg om hvilke tekniske løsninger man velger, men i mye større grad dreier dette seg om en stor endring for organisasjonen, for arbeidsoppgavene, for arbeidsrutinene mm. Dersom vi bare skal sitte å vente på løsninger som Uninett og andre velger for oss, så vil det for det først ta svært lang tid før vi kommer i gang. Og når vi så skal starte er det kun det tekniske som er på plass. Man har ikke fått «trent» organisasjonen til å tenke annerledes, jobbe annerledes, øk kompetansen på disse områdene mm. Dette er den aller viktigste grunnen til at høgskoledirektøren mener at vi ikke skal vente, men selv være aktive med å prøve ut digitale løsninger. Prosjektet HiMoldeX er et godt eksempel på et prosjekt der vi har lykkes godt. Det har blitt initiert av en ivrig ansatt, som virkelig har glødet for prosjektet. Engasjementet har smittet, og han har fått med seg mange underveis, som har vendt seg til å undervise for «åpent kamera». Forelesningene ligger åpent på YouTube, så hvem som helst kan se de når som helst. Høgskoledirektøren ser altså for seg at styringsgruppen ivaretar den strategiske diskusjonen. Under styringsgruppen ser man pt for seg 2 konkrete prosjekt: Digital forelesning (HiMoldeX) Digital eksamen 6

25 Disse bør organiseres i hvert sitt operative prosjekt, som rapporterer til styringsgruppen. Høgskoledirektøren tror ikke man får nok fremdrift i prosjektarbeidet hvis man bare legger oppgavene på toppen av andre oppgaver. For å få nok trykk på prosjektet trengs det mer arbeidskraft og riktig arbeidskraft. Om det i så fall skal skje ved å få inn noen utenfra, eller om noen «kjøpes fri» fra sine ordinære oppgaver så vil det uansett koste penger. Høgskoledirektøren mener at digitaliseringsprosjektet er en viktig investering for HiM fremover, for å fremstå tidsriktig og attraktiv. Det foreslås derfor at høgskolestyret bevilger prosjektmidler til dette. Kostnadene vil komme på både hardware, software og personal (direkte arbeidsinnsats i prosjektet). Siden prosjektet er på et tidlig stadium er kostnadsoverslaget usikkert. Basert på kostnadene som skisseres nedenfor foreslås det at styret avsetter 2 millioner til prosjektet. Styret holdes løpende orientert om fremdriften, inkludert løpende prosjektregnskap. Det er mest hensiktsmessig at dette skjer samtidig med den økonomiske tertialrapporten. Litt om hvert delprosjekt (slik vi ser det pt): Delprosjekt: Digital forelesning (HiMoldeX) Som nevnt har HiMoldeX vært en suksess, og har gitt oss mye positiv medieoppmerkesomhet. Det er investert ca. kr ,- i utstyr. I tillegg kommer en stor arbeidsinnsats fra Per Kristian Rekdal sin side, samt innleie av student til å utføre en del av det «tekniske» arbeidet, slik som å laste forelesningene opp på nett. Det siste er nå overført til studiekontoret. Hvor mye HiMoldeX totalt har kostet oss, inkludert all arbeidsinnsatsen, er vanskelig å anslå korrekt, men at det dreier seg om minst det dobbelte av investeringskostnaden er nok et forsiktig anslag. Løsningen er enkel, og neppe varig over tid. Vi har diskutert om vi ikke bør over på en mer standardisert løsning. Det er imidlertid en god del investeringer som må tas i den sammenheng. Vi kan imidlertid gjenbruke mye av utstyret i HiMoldeX. Kompetansen og tilvenningen vi har tilegnet oss denne tiden er også «gull verdt» videre. Å gå over til andre løsninger vil kunne gi en mye mer automatisert måte å gjøre opptak på. Større investering, men mindre arbeidsinnsats. Videre vil vi måtte ta en strategisk diskusjon om forelesningens form. HiMoldeX sin «force» har vært at foreleser har kunne forelest akkurat som før. Terskelen har derfor vært lav, og dette er en av grunnene til at så mange har blitt med. Men det er ikke sikkert at forelesninger alltid skal være som i dag? Dette er en viktig strategisk diskusjon som også vil påvirke de tekniske valgene. Med HiMoldeX står vi nå ved ei veiskille; fortsette som nå eller velge løsninger som andre i sektoren velger? Uansett vil kostnadene til utredning og nye investeringer fort komme opp kr ,- - kr ,-. Mer dersom vi må ansette prosjektleder som kan dra dette videre (kombinert med delprosjekt digital eksamen? se nedenfor). Høgskoledirektøren mener det er på tide å ta diskusjonen om det videre veivelaget. 7

26 Delprosjekt: Digital eksamen På digital forelesning (HiMoldeX) har vi ligget i front, mens på digital eksamen ligger vi nok allerede litt etter mange andre i sektoren. Vi ønsker å få i gang dette arbeidet raskt. Vi har jobbet med utkast til prosjektbeskrivelse: Prosjektbeskrivelse Hovedmålet Hovedmålet med prosjektet er å gjennomføre elektroniske skoleeksamen for å få erfaringer, gjøre tilpasninger og være klar til å ta i bruk nytt system for digitalisering av eksamen når Uninett har gjennomført det nasjonale prosjektet for digital eksamen. Uninett planlegger innkjøpsprosess i For å lykkes med prosjektet er det vesentlig å få til en felles målforståelse og en god samhandling mellom administrasjon, vitenskapelige ansatte og studentene. Formål Formålet med prosjektet er å få flest mulig av eksamensprosessene planlegging, gjennomføring og etterarbeid digitalisert: Å legge til rette for en papirløs eksamensgjennomføring Eksamensgjennomføringen blir mer lik studie- og arbeidshverdagen for studentene. En papirløs eksamensgjennomføring vil forenkle de administrative oppgavene og redusere mulige feilkilder. Bakgrunn Antall skoleeksamener: nær 200 avviklinger per år Anslagsvis 8000 besvarelser per år (med 40 studenter per eksamen) Antall mappe, innleveringer og hjemmeeksamen: omkring 100 emner med ulike former for innleveringer (prosjekter, essays, mappe, bachelor- og masteroppgaver), anslagsvis 4000 besvarelser per år Fordeler med prosjektet er: Papirløs gjennomføring vil redusere papirbruk og behov for trykking (oppgavesett, innleveringer) Alle studenter får bruke PC på eksamen. Noen søknader om bruk av PC som særordning bortfaller. Kostnader ved distribusjon av papireksamener til sensorer vil bortfalle. I tillegg til administrative kostnader ved pakking og fordeling. Digital arkivering vil frigjøre arealer Mer tid til sensurering siden mindre tid går bort i postforsendelser og fysisk henting av besvarelser Enklere for sensor med maskintekst enn håndskrift Ulemper Sensorer må lese besvarelsene elektronisk eller skrive ut besvarelser selv Sårbarhet for teknisk svik under gjennomføring Ikke alle emner egner seg for PC (matematikk, statistikk etc.)? 8

27 Prosjektgruppas skal ha som oppgave å diskutere og foreslå løsninger på følgende: - Tekniske løsninger (utstyr, PC-er (stasjonære/bærbare), strøm, kabling etc.) - Integrasjon mot eksisterende systemer (FS, Fronter, P360?) - Valg av IT-løsning (Uninetts rammeavtale) - Eksamensrutiner (forberedelser, gjennomføring (eksamensvakter, beredskap, håndtering av fusk), etterarbeid (begrunnelse, klage, arkivering)) - Utforming av eksamensoppgaver (flervalg, hjemmeeksamen, gruppe, mappe ) - Faglig opplæring (systembruk) - Sensurering (sensurveiledning, oversendelse besvarelser, sensurarbeid, protokoll, signering, resultatformidling, arkivering) - Studentenes rolle (eksamensgjennomføring) - Gjennomføre pilot - Utrede kostnader for fullskala Disse forholdene må utredes både i forbindelse med et pilotprosjekt og i et fullskalaperspektiv. Prosjektorganisering Prosjektet bør ledes av en prosjektleder i en periode på 1-2 år. Pt. litt usikkerhet om arbeidsmengde, men her anslås 50% stilling. I tillegg må det være en prosjektgruppe bestående av personer fra eksamensteamet, avdelingene, IT og studenter. Prosjektleder skal være kontaktperson mot Uninetts prosjekt for digital eksamen, ecampus. Ressursbehov og budsjett pilotprosjekt grovt anslag Kostnadsanslag Prosjektleder (50%-stilling) pr år , ,- Systemlisenser* , ,- Integrasjoner (FS, plagiat)* , ,- Kostnad gjennomføring eksamen inkl test* , ,- Opplæring* , ,- Studiebesøk til institusjon som har , ,- gjennomført digitaleksamen Totalt , ,- Inkl. mva Samlet prosjektkostnad til forprosjekt i digital eksamen er ,- Tidsplan/Mål Høsten 2014/tidlig vår 2015: Våren/høst 2015: I løpet av 2016? gjennomføre pilot på 3-5 skoleeksamener gjennomføre et større antall eksamener være klar til å ta i bruk nytt system innkjøpt av Uninett (ukent kostnad pt), og gjennomføre ca. 75% av alle eksamensavviklinger og innleveringer digitalt. 9

28 43/14 Stillingsbeskrivelse dekan Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 011 Saksbehandler Gerd Marit Langøy Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Stillingsbeskrivelsen for dekaner vedtas i tråd med fremlagt forslag. Saksutredning I styresak 22/14 ba styret høgskoledirektøren om å legge frem forslag til instruks for dekanene på neste møte. Høgskoledirektøren beklager at denne saken dermed kommer et møte for sent. Høgskoledirektøren ønsker å være forsiktig med rene stillingsinstrukser, da disse lett kan tolkes til at alt som ikke direkte er nevnt ligger utenfor. Her brukes derfor uttrykket «stillingsbeskrivelse». Høgskoledirektøren håper at dette er tilfredsstillende, og i tråd med styrets ønske. Stillingsbeskrivelsen er utarbeidet av høgskoledirektøren i samarbeid med personalog økonomidirektøren og personalkonsulenten. Deretter et den sendt til de 3 dekanene for gjennomlesning og uttalelse. Høgskoledirektøren har ikke funnet det naturlig å sende denne til organisasjoner eller avdelinger til høring. I den forbindelse kan det påpekes at dekanens oppgaver og ansvar selvfølgelig vil ha nær sammenheng med avdelingsstyrets oppgaver og ansvar, da dekanen er leder av avdelingsstyret. Høgskolestyret har nylig vedtatt instruks for avdelingsstyret. I forkant var denne ute på høring blant organisasjoner og avdelinger. Vedlagt følger forslaget til stillingsbeskrivelse. Vedlegg: Stillingsbeskrivelse dekan Vedlegg til sak 10

29 Stillingsbeskrivelse for dekan Stillingens organisatorisk plassering og myndighetsområde Dekanen er avdelingens faglige og administrative leder. Dekanen rapporterer til rektor i faglige spørsmål, og til høgskoledirektøren i administrative spørsmål, jf. Høgskoleloven Dekanen inngår i høgskolens ledergruppe sammen med rektorat og høgskoledirektør, og skal holde disse løpende orientert om forhold av betydning for virksomheten ved avdelingen. Dekanen leder avdelingsstyret (ref. instruks for avdelingsstyret) Til avdelingen hører undervisnings- og forskerstillinger innenfor aktuelt fagområde, kontorsjef og eventuelle utdanningsstillinger. Dekanen har attestasjons- og anvisningsmyndighet delegert fra høgskoledirektøren innenfor sin avdelings budsjettområde. Det skal til enhver tid være oppnevnt en stedfortreder for dekan. Dekanen oppnevner selv sin stedfortreder. Ansvarsforhold og viktige arbeidsoppgaver Dekanen har ansvar for effektiv og kvalitetsriktig drift og utvikling av avdelingen, i tråd med høgskolens strategier og øvrig politikk. Administrativ ledelse Personalansvar for avdelingens ansatte (inkl medarbeidersamtaler, ferie- og permisjonsspørsmål, konflikthåndtering mv) Økonomiansvar, disponere avdelingens midler effektivt og målrettet innenfor høgskolens økonomiregelverk og vedtatte budsjettrammer Faglig ledelse Resultatansvar for studier, forskning og utvikling. Legge til rette for og stimulere til gode forskningsmiljø Legge til rette for og stimulere til høy kvalitet i utdanningen Inspirere og motivere studenter og tilsatte til faglig utvikling Delta i aktuelle utvalg, særskilt nevnes: Studieutvalg, forskningsutvalg, tilsettingsutvalg Utarbeide og følge opp arbeidsplaner/tidsressurser Foreslå stillinger og bedømmelseskomitéer. Detaljering av emne- og kursbeskrivelser i tilknytning til studie- og fagplaner. Foreslå endringer og tilpasninger i eksisterende studie- og fagplaner (fastsettes av rektor) Følge opp incentivordning Innstilling til støtte for utenlandsopphold (fastsettes av rektor) Saker om godskriving og godkjenning av annen utdanning (uhl 3-4) og fritak for eksamen eller prøve (uhl 3-5) Spørsmål knyttet til eksamen (uhl 3-9), (som eksamensform, oppnevning av sensorer ved ordinær sensur og klagesensur og utfyllende bestemmelser om spesielle eksamener)

30 Søknader og andre saker fra enkeltstudenter om studiemessige forhold (dispensasjon fra bestemmelser mv) Følge opp andre oppgaver pålagt av rektor og/eller høgskoledirektør Rammeverk/Referanser Delegasjon av myndighet fra styret Forskrift om eksamen ved Høgskolen i Molde, vitenskapelig høgskole i logistikk Incentiver for forskning og publisering Intern organisering og styring ved høgskolen Instruks for avdelingsstyre Introduksjonsprogram for nye medarbeidere Langvarig sykdom og tilhørende permisjon retningslinjer for oppfølging Personalreglement Personalpolitiske retningslinjer ved permisjon og sykdom Serviceerklæring Strategisk plan Støtte til utenlandsopphold Tidsressurs for vitenskapelige ansatte ved HiM retningslinjer Universitets- og høyskoleloven

31 44/14 Opprettelse av ny, fast stilling på avdeling for logistikk Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 113 Saksbehandler Gerd Marit Langøy Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Styret gir sin støtte til å opprette en ny, fast, vitenskapelig stilling på avdeling for logistikk innenfor transportøkonomi. Saksutredning I styresak 13/36 «Rekruttering av fagpersonale til Høgskolen i Molde» fra ble blant annet følgende vedtatt (dette var bare deler av vedtaket): «Så lenge høgskolen har et godt økonomisk handlingsrom ser styret positivt på å få fremlagt forslag til nyopprettede, faste stillinger i de tilfeller det åpner seg muligheter til å hente spesielt dyktige fagpersoner til Høgskolen i Molde, innenfor områder som er viktige for høgskolens videre satsing.» Denne «ventilen» har vi ikke brukt tidligere. Nå mener imidlertid høgskoledirektøren at vi å være i en situasjon der det er fornuftig. Vi har en meget god kandidat innenfor et av høgskolens viktigste satsingsområder, og det finnes tilstrekkelig økonomisk handlingsrom til å gjøre det. I den forbindelse vises det til et godt overskudd i 2013, som økte styrets strategiske pott til xx mill kroner. Videre forventer vi også et pent overskudd i Vi har startet prosessen, stilling har vært utlyst, komité er nedsatt og den har nylig kommet med sin vurdering. Prøveforelesning er pt ikke gjennomført, og saken er ikke behandlet i ansettelsesutvalget (med unntak av selve utlysningsteksten og nedsetting av komité). Denne styresaken skal berede grunnen for å ansette vedkommende, dersom ansettelsesutvalget finner personen egnet, på bakgrunn av både den faglige vurderingen og prøveforelesningen. Styrets oppgave i dette er den økonomiske, da det ikke er budsjettert med en slik fast stilling og ikke plass innenfor stillingsrammen. Stillingen vil være på avdeling logistikk, innenfor transportøkonomi. Vedkommende er førsteamanuensis, og har lang erfaring med undervisning og god forskningsproduksjon. Høgskoledirektøren vil orientere litt nærmere om kandidaten på styremøtet. 11

32 45/14 Status økonomi pr. august 2014 og tertialrapport 2. tertial 2014 Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 131 Saksbehandler Grete Rødal Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Det gis fullmakt til rektor og høyskoledirektør for signatur av tertialrapport/ledelseskommentar. Budsjettoppfølgingsrapporten med tilhørende kommentarer tas til etterretning. Saksutredning Tertialrapport for Høgskolen i Molde 2. tertial 2014 ( ) Tertialrapport skal leveres til Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) innen 1. oktober. I henhold til brev fra Kunnskapsdepartementet om delårsrapportering skal hele styret signere på tertialrapporten. På grunn av korte tidsfrister vil det imidlertid ikke være mulig å ferdigstille tertialrapporten i tide til det planlagte styremøte Administrasjonen ber derfor styret om å gi fullmakt til rektor og høyskoledirektør for signatur. Tertialrapporten vil bli lagt frem på neste styremøte. Regnskapsoversikt pr (bevilgningsregnskap) Vedlagte budsjettoppfølgingsrapport pr. utgangen av august er en sammenstilling av de enkelte enheters vedtatte driftsbudsjett mot netto driftsutgifter. Det vil si at inntekter utover budsjetterte sentrale inntekter er inkludert for de enheter der dette er aktuelt. Merk at tallene er hentet ut fra regnskapssystemet den 8.9, og at regnskapet for august på dette tidspunktet ikke er endelig avsluttet. Driftsutgifter: Pr viser rapporten et totalforbruk på ' (2013: '). Dette utgjør 92% av periodisert budsjett (2013: 94%). Rapporten viser et totalt mindreforbruk i forhold til budsjett på '. En del av dette er reelt mindreforbruk knyttet til sykefravær og ledighet i stillinger fordi tilsettingsprosesser har tatt lengre tid enn forutsatt. Mindreforbruk på lønn fordeler seg på flere enheter, men en vesentlig del knytter seg til stipendiater (1 309'), stillinger på HS (1 045') og ØIS 1 595'). Det er også satt av 4 mill til lønnsoppgjør for Etter et grovt anslag er kostnad for sentrale lønnsforhandlinger beregnet til ca 1 500', i tillegg til at det er beregnet en pott på kr 1 555' til lokale lønnsforhandlinger (årsvirkning). Annet mindreforbruk fordeler seg utover på de enkelte enheter, og med unntak av Info og IT har alle enheter totalt sett et mindreforbruk. Info har totalt et merforbruk på 486' og det kan se ut til at det ikke er tatt tilstrekkelig høyde for ekstra kostnader til markedsføring/annonsering i forbindelse med studier med opptak 2.hvert år, samt ny master. Merforbruket er noe lavere enn hva som ble rapportert pr. mai, men det er ikke realistisk å anta at hele merforbruket blir jevnet ut i løpet av gjenværende måneder. IT har et merforbruk på 667', og det er pr. august betalt fakturaer som er belastet eller periodisert utover året for ca 250' mer enn årets budsjett. Det vil si at IT kommer til å ende med et merforbruk pr Imidlertid er det et årsbudsjett på 150' til serviceavtaler på 12

33 noen kopi/skrivermaskiner som er budsjettert på 1211 (felles drift), men hvor kostnaden blir belastet IT, noe som er med på å forklare merforbruk. Det er også enkelte "doble løsninger", der man har gått over på nye løsninger, men hvor de gamle løsningene ikke er faset ut. Noe skyldes forhold utenfor huset, men noe av ansvaret ligger også internt. Det kan også være at det i budsjettet ikke er tatt tilstrekkelig høyde for de økte driftsutgifter som følger med enkelte investeringer. Frem til nyttår må det holdes fokus på å begrense merforbruket. I forbindelse med budsjettering for 2015 er det behov for en nærmere gjennomgang av IT sitt budsjett. Investeringer for IT er omtrent som budsjettert. For biblioteket fremkommer det et mindreforbruk på 800' og også et forbruk som ligger godt under fjoråret. Dette er i hovedsak ikke reelt, og skyldes fakturaer som ikke er mottatt eller ikke behandlet på grunn av diskusjoner rundt pris, samt noe annen periodisering enn fjoråret. Biblioteket har ikke sagt opp noen tjenester, og budsjettavviket forventes å jevne seg ut. For rektorat viser rapporten et mindreforbruk på førsteamanuensis/førstelektorprogram (190') og forskningstermin/utenlandsopphold (761'). Sistnevnte skyldes at vikarmidler ikke er belastet og godskrevet avdelingene ennå, samt at stipend foreløpig er utbetalt som forskudd, og ikke er gjort opp/belastet pr. august. Vikarmidler må ses i sammenheng med avdelingene sitt budsjett for timelærer mm (4110 HS og 5110 ØIS) som begge viser merforbruk. Når midler overføres avdelingene vil dette jevne seg ut. For Studiekontoret fremkommer et totalt mindreforbruk på 430'. En del av dette (120') er knyttet til eksamen, og dette antas å jevne seg ut, da budsjettet er jevnere periodisert enn kostnaden som påløper, da mye av kostnaden er konsentrert rundt eksamensperioden. For bygningers drift er det tilsynelatende et merforbruk på 269'. Dette er ikke reelt, da husleie til Statsbygg er feilperiodisert, og ført med dobbel kostnad i august. Det reelle er at vi både har en innsparing knyttet til budsjettert økning i husleie pga ombygging, og at den eksisterende husleien er budsjettert med en høyere økning enn det reelle. Budsjetterte kostnader til husleieøkning vil gi en reell innsparing pga forsinkelse i byggeprosessen, men det er usikkert hvor stort beløpet blir. Øvrige avvik består blant annet at det er budsjettert med kostnader vedr. Hiksu som vi ikke har mottatt faktura eller avsatt for i regnskapet enda (2.417'). Investeringer pr. august: INVESTERINGER PR: AUGUST 2014 Budsjett hittil Regnskap hittil Avvik R/B Bud Budenehet navn Årsbudsjett 1211 Lønn/drift % 1214 Renhold % 1500 IT % Totalt alle budsjettenheter % Mindreforbruk på investeringer er i hovedsak knyttet til ombygging. Budsjettet er jevnt fordelt over året, mens investeringen vil skje ved avslutning av ombyggingsarbeidet, som er noe forsinket. Status: 13

34 STATUS - RAPPORT PR: AUGUST 2014 Budsjett hittil Regnskap hittil Avvik Årsbudsjett Mer/mindreinntekt Mer/mindrekostnad Mer/mindre investering Netto inndekning BOA Netto Oversikten viser status i forhold til driftsbudsjett pr. august. Denne må ikke forveksles med resultat i tertialrapporter/årsregnskap som også tar med tall knyttet til forpliktelsesmodellen (investeringer/avskrivninger) og resultater i BOA-prosjekter. Mens budsjettoppfølgingsrapporten viser et mindreforbruk på ' viser denne oversikten et resultat av drift på '. Forskjellen på disse to beløpene består i differanse mellom budsjetterte og faktiske sentrale inntekter, differanse mellom budsjetterte og faktiske investeringer og netto inndekning BOA. På grunn av reelle innsparinger på flere områder forventes det at høyskolen for 2014 vil få et overskudd, men at det vil bli lavere enn det som fremkommer pr. august. Vedlegg: Budsjettoppfølgingsrapport pr. august 2014 Vedlegg til sak 14

35

36 46/14 Lokale lønnsforhandlinger 2014 Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 231 Saksbehandler Jørn Roger Gustad Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: Høyskoledirektøren gis regulær fullmakt til å gjennomføre forhandlinger etter hovedtariffavtalen. Det skytes ikke inn ytterligere midler til forhandlingen, og det foreslås ikke opprykk for høyskoledirektøren i denne forhandlingen. Saksutredning Fra det sentrale lønnsoppgjøret er det avsatt kr til lokale lønnsforhandlinger ved Høgskolen i Molde. Virkningstidspunktet for forhandlingene er 1. august 2014, og de må være sluttført innen 31. oktober Grunnlaget for forhandlingene er formidlet her: De lokale parter ved høyskolen hadde forberedende møte 10. september der kjøreplan og prosedyre for forhandlingene ble nedfelt. I delegasjonene fra styret er det ikke tatt inn at høyskoledirektøren gjennomfører forhandlingene, og det foreslås at dette er å betrakte som en regulær ordning, dvs at det ikke må delegeres fra forhandling til forhandling. Fullmaktsdelegeringen fra styret oppdateres tilsvarende. Det er adgang for virksomhetene til å skyte inn ytterligere midler til forhandlingen, som i så tilfelle må tas fra eget budsjett. Det foreslås ikke å skyte inn ekstra midler til forhandlingen. Hovedtariffavtalens pkt ledd sier at det kan gjennomføres lønnregulering for virksomhetens øverste ledernivå. Eventuell lønnsregulering tas utenfor den lokale potten. I forberedende møte er det avtalt at øverste ledernivå i denne sammenheng dreier seg om høyskoledirektøren. Det foreslås ikke å gjennomføre lønnsendring for øverste ledernivå i denne forhandlingen. 15

37 47/14 Tildeling av graden Philosophiae Doctor (PhD) - Lise Lillebrygfjeld Halse Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1 Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 622 Saksbehandler Vera Wulff Høstmark Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskolestyret /14 Forslag til vedtak/innstilling: I samsvar med bedømmelseskomitéens innstilling kreeres Lise Lillebrygfjeld Halse til Philosophiae Doctor. Saksutredning Lise Lillebrygfjeld Halse har gjennomført doktorgradsutdanningen ved Høgskolen i Molde Vitenskapelig høgskole i logistikk. Halse ble opptatt som doktorgradsstudent i november 2009, og har under doktorgradsstudiet vært tilsatt som stipendiat ved Høgskolen i Molde. Hun har fullført opplærings-programmet, og avhandlingen ble funnet verdig til å forsvares for ph.d.- graden. Tittel på avhandlingen er "Walking the path of change: globalization of the maritime cluster in North West Norway". Tema for prøveforelesningen var "Business culture factors as antecedents to governance arrangements in business-to-business relationships". Medlemmer av bedømmelseskomitéen: Professor Arnt Buvik, Høgskolen i Molde Associate professor Anna Spadavecchia, Henley Business School, University of Reading, United Kingdom Førsteamanuensis, Inger Beate Pettersen, Høgskolen i Bergen Hovedveileder: Professor Ove Bjarnar, Høgskolen i Molde Medveileder: Førsteamanuensis Øyvind Halskau, Høgskolen i Molde Prøveforelesning og disputas ble avholdt 25. juni Det foreligger innstilling fra bedømmelseskomitéen (vedlagt) som konkluderer med at begge deler godkjennes. Etter dette ligger det til rette for at Lise Lillebrygfjeld Halse kan kreeres til doktor. Vedlegg: PhD Degree Examination result form 16

38 48/14Eventuelt Arkivsak-dok. Arkivkode. Saksbehandler Saksgang Møtedato Saknr Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 6/14 14/ Orientering om virksomheten 14/4 18

39 Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 011 Saksbehandler Gerd Marit Langøy Saksgang Møtedato Høgskolestyret ORIENTERING OM VIRKSOMHETEN 14/4 Siden forrige møte, 12.juni, kan følgende nevnes spesielt: Gradsseremoni Vi hadde gradsseremoni 13.juni. Det var totalt 88 som hadde avlagt master (ny rekord!), og 3 doktorgrader. Gjestetaler var Heidi-Iren Wedlog Olsen, kultursjef i Møre og Romsdal fylke. Årsrapport fra studentrådgiver Studentrådgiver Eve-Merete Otterlei Børstad legges ved i sin helhet. Den gir et interessant bilde av arbeidet blant studentene. Vi ser også at studentrådgiver blir mye brukt, og gjør et viktig arbeid. Stillingen er kun 50%. Kostnaden deles mellom SiMolde og HiMolde. Det bør vurderes å øke stillingsprosenten. Høgskoledirektøren vil forsøke å finne rom for dette i budsjettprosessen. Evaluering beredskapsøvelsen I samarbeid med politiet og AMK-sentralen avholdt vi en «skarp øvelse» 7.mai Vi har nå fått en evalueringsrapport fra denne øvelsen. Evalueringen var god, men det er også avdekket flere forbedringspunkt, spesielt i forhold til dagens planverk. Dette vil det jobbes videre med. Alt i alt er vi svært fornøyd med å ha gjennomført en slik stor øvelse, og synes den har gitt oss nyttig lærdom. Vi hadde ikke greid å gjennomføre en tilsvarende øvelse på «egen kjøl», og hadde svært god nytte av Jørgen Nordheim som var innleid som koordinator. Nordheim har gått vårt beredskapsstudium (tilbys via EUV i Kristiansund). Nytt studieår med mange nye studenter Høgskolen hadde tradisjonen tro åpning av studieåret med en seremoni i Bjørnsonsalen 20.august. Gjestetaler var Bente Sollid Storehaug. Deretter ble alle nye studenter registrert på høgskolen, og studieåret kunne starte med en Åpningsuke. 1

40 2 Fristen for å betale semesteravgift gikk ut 1. september. Noen etternølere kommer imidlertid ennå. Det er først når semesteravgiften er betalt at vi vet med sikkerhet hvor mange studenter vi har. Pr. 11.september er status slik («Antall møtt» er den sentrale kolonnen her): Opptak via Samordnet opptak (grunnstudier): STUDIEPROGRAM Ant. 1. prio Antall tilbudant. ja Ant. møtt Ant. Møtt 2013 Bedriftsøkonomi, årsstudium Idrett, årsstudium IT, årsstudium Statsvitenskap, årsstudium Jus, årsstudium Logistikk og SCM, bachelor Regnskap og revisjon, bachelor Økonomi og admin., bachelor Sport Management, bachelor Sykepleie, Molde, bachelor Sykepleier, Kr.Sund, bachelor Vernepleierutdanning, bachelor Jus og administrasjon, bachelor Petroleumslogistikk, bachelor Internasjonal logistikk, bachelor SUM SAMORDNA OPPTAK Lokalt opptak (videreutdanninger og EUV): Studieprogram Ant. 1. prior Ant. Tillb. Ant. Ja Antall møtt Ant. Møtt 2013 Ledelse i helse- og soisialtjenesten MSc in logistics Master samfunnsendring Erf. b. master i logistikk MSC Event Management MSc in Sport Managem Master i økonomi og adm MSC Engin. Logistics Vid. utd. i praksisveiledning (avlyst opptak i 2014) 21 Vid. utd. i aldr. og eldreoms Vid. utd. i psyk.helse Vid. utd. i psykososialt arb. barn og unge Vid. utd. i omsorg ved alvorlig sykdom og død Vid. utd. i miljøarbeid og tverrprofesjonalitet Trygg legemiddelhåndtering Vid. utd. motiverende intervju (opptaket avlyst) Master HS-2. del VIVOII-Voldsrisikohåndtering VIVOIII- Klinisk bruk av HCR-20 (frist 3. november) Årsstudium i beredskapsledelse (EVU) Internasjonale utvekslingstudenter Emnestudenter Bach. Rettsvitenskap (EVU) Sum

41 3 Høring Helse Møre og Romsdal Høgskolen har valgt å gi en administrativ høringsuttalelse på Helse Møre og Romsdal sin konsekvensutredning ift nytt fellessykehus i Nordmøre og Romsdal. Høringssvaret er ikke helt ferdigstilt i skrivende stund, men vil bli sendt innen fristen 15.september. Svaret ettersendes til styret, til informasjon. Panorama Det minnes om at mange interessante saker blir berørt i vår uavhengige nettavis Panorama. Styrets medlemmer oppfordres til å «stikke innom» den av og til: Sykefravær Sykefraværet første halvår har vært moderat, og høyskolen scorer bra totalt sett ift målprosenten på 5,6. Det er ikke gjort spesielle funn som ser ut til å trenge oppfølging. For nærmere se detaljer i vedlagte kvartalsvise oversikter per fraværstype (fordelt på egen- og sykmeldinger). Sykemeldinger 2. kvartal 2014 Sykefraværet kan sies å være normalisert, og ligger med 0,6 prosentpoeng innenfor målprosenten. FA og ØIS ligger innenfor målprosenten, HS tydelig utenfor. Ift tidligere andre kvartal, så er 2014 på gjennomsnittet (5,00). Sykefraværet for kvinner og menn er på hhv 6,6 og 2,5 %, hhv positivt og nøytralt ift respektive kvartalssnitt (6,8 og 2,5). Virksomheten står seg igjen godt ift undervisningssektoren og staten (ift 1. kvartal). Kvartalet fremstår samlet sett som litt positivt. Egenmeldinger 2. kvartal 2014 Profilen er forbedret ift forrige kvartal, og alle kvartal i Forbedringen gjelder begge kjønn og alle avdelinger. FA har en relativt hyppig egenmeldingsbruk, mens HS og ØIS ligger lavt. To av egenmeldingene har vart ut over tre dager. Andre saker Høgskoledirektøren vil kort orientere styret om et par andre saker på møtet. Klikk her for å skrive inn tekst. Skriv inn forslag til vedtak Vedlegg: 1. Årsrapport fra studentrådgiver 2. Sykemeldinger 2. kvartal Egenmeldinger 2. kvartal 2014

42 Studentrådgivningen SiMolde/Høgskolen i Molde Av Eva-Merete Otterlei Børstad 1

43 HANDLINGSPLAN FOR STUDENTRÅDGIVNINGEN, STUDIEÅRET 2013/2014 Mål for virksomheten: Studentrådgivningen skal være tilgjengelig for studentene ved Høgskolen i Molde. Gjennom kontakt med den enkelte student og grupper av studenter skal studentrådgiver bidra til å forebygge og løse mulige problemer i læringsmiljøet. Problemene kan være av sosial, psykologisk og/eller praktisk art. Målet er at studentene får realisert sine planlagte studier eller gjør nye valg i sine liv. Delmål: 1. Studentrådgiver er tilgjengelig for studenter med tid til samtaler og veiledning. 2. Studentrådgiver er kjent blant studenter, ansatte ved Høgskolen i Molde og aktuelle samarbeidspartnere. 3. Studentrådgiver gir bistand til å etablere kontakt med øvrig hjelpeapparat når det er aktuelt. 4. Studentrådgiver samarbeider med studenter og andre ansatte ved Høgskolen i Molde om å legge til rette for godt læringsmiljø i vid forstand. Studentrådgiver møter i LMU. 5. Studentrådgiver samarbeider med fagmiljøene om å holde fokus på studiemestring. 6. Studentrådgiver er prosjektleder for prosjekt Helsestasjon for studenter. Samarbeid mellom Molde kommune, Høgskolen i Molde og Studentsamskipnaden i Molde. 7. Studentrådgiver kan være tilgjengelig på studentene sine arenaer etter avtale med studentrepresentanter. 8. Studentrådgiver har tilgjengelig informasjon om studentene sine sosiale rettigheter. 9. Studentrådgivningen har etablert administrative rutiner som synliggjør og legitimerer tjenesten. 2

44 Jeg vil i det følgende rapportere under hvert delmål. Mot slutten noen tanker "Juniseminar", sorg og utfordringer fremover. DELMÅL 1. Studentrådgiver er tilgjengelig for studenter med tid til samtaler og veiledning. Jeg arbeider i 50 % stilling. Kontoret har vært åpent hver mandag og onsdag, og annenhver fredag klokken Plan for hver måned har blitt hengt opp på døra, på informasjonstavle i Studentsamskipnaden i Molde (heretter SiMolde) og sendt elektronisk til studentservice. Dette for at tilgjengeligheten skal være forutsigbar og tydelig. Jeg holder kontakt med studentene via e-post, telefon, "åpen dør", "kantinerunder" og avtalte konsultasjoner. Totalt antall henvendelser. År 2013/ /2013 Høst Vår Sum I tallet 384 ligger antall samtaler, E-poster og telefonsamtaler med veiledning/rådgivning som innhold. All korrespondanse for å gjøre avtaler og kortere info er ikke tatt med her. Fordeling samtaler, E-post og telefon. Samtaler 179 (47%) Telefon 85 (22%) E-post 120 (31%) Sum 384 Mesteparten av tiden på kontoret bruker jeg til samtaler, selv om dette statistisk bare er 47 %. Hver samtale tar i snitt lengre tid enn telefonsamtalene og skriving av mail. De samtalene som er avtalt og forberedt i innhold, blir stort sett de beste. Summen av antall henvendelser har økt fra 217 (studieåret 12/13) til 384 dette studieåret. Jeg hadde 167 flere henvendelser i år enn i fjor. Det er vanskelig å sammenligne tallene fra før 2012, på grunn av ulike registreringsmåter hos oss studentrådgivere. Jeg registrerer fortsatt manuelt. Dette tar tid og er ikke like sikkert som digital registrering. Kommer tilbake til forslag om forbedringer i slutten av rapporten, se punkt 9. 3

45 Antall hevendelser, fordeling kvinner og menn. Kjønn Totalt i % Kvinner 66 % Menn 34 % Sum 100 % Det er en klar overvekt av kvinnelige studenter som besøker mitt kontor. Antall kvinnelige studenter ved Høgskolen i Molde er tilnærmet 60 % av studentmassen pr 1. mars Men andelen mannlige studenter som tar kontakt med studentrådgiver (34 %) er høyere enn mange andre studiesteder. Dette varierer noe i forhold til hvilke studieretninger som finnes på de ulike studiestedene, men generelt kan vi si at de mannlige studentene i Molde er flinke til å ta kontakt med studentrådgiver. Antall treffpunkt burde kunne sammenlignes med sum av kvinner og menn, men slik er det ikke. Det er en del "andre" som også tar kontakt med meg. Det kan være foreldre til studenter eller personer som har planer om å studere. Kjønn på disse blir ikke riktig i statistikken. Henvendelser i % fordelt på hvilket år i studiet. År i studiet 2012/ /14 1. år 67 % 40 % 2. år 11 % 30 % 3. år 8 % 14 % Master 7 % 3 % Andre 7 % 13 % "Andre" kan være emnestudenter, kommende studenter eller studenter i permisjon. Jeg har ikke oppgitt fordeling høst/vår her, da det er svært liten forskjell i tallene for høst og vår. Men vi ser at andelen "andre" er økende. Det er flest førsteårsstudenter (40 %) som benytter seg av rådgivningstjenesten. Men tallene viser at jeg har besøk av studenter fra alle studietrinn, men mest fra 1. og 2. årsstudenter. Det er ofte slik at de nye studentene har større behov for informasjon og veiledning, enn de som har vært i systemet ei stund. For mange er det første gang de bor hjemmefra, og da kan det dukke opp ulike utfordringer. En annen forklaring er at jeg har fokus på de nye studentene. Jeg presenterer meg ekstra for de og holder studievanekurs på høsten. Nå har jeg vært studentrådgiver i to år, skal bli spennende og se om jeg får enda flere 3.årsstudenter neste år. 4